Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [1]

Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący, Fundacja na rzecz Wolnej Infrastruktury Informacyjnej [2], złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą sposobu, w jaki Parlament rozpatrzył jego wniosek o publiczny dostęp do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji [3].

2. W dniu 8 lipca 2011 r. skarżący zwrócił się o sporządzenie protokołów posiedzeń parlamentarnej Komisji Handlu Międzynarodowego (INTA), Komisji Prawnej (JURI) i Komisji Spraw Konstytucyjnych (AFCO) dotyczących negocjacji w sprawie umowy handlowej dotyczącej zwalczania obrotu towarami podrobionymi (ACTA)[4]. Zwróciła się również o protokoły wszystkich powiązanych posiedzeń koordynatorów komisji.

3. W dniu 28 lipca 2011 r. Dział ds. Przejrzystości i Publicznego Dostępu do Dokumentów Parlamentu odpowiedział, że protokoły wszystkich posiedzeń komisji parlamentarnych są dostępne na stronie internetowej Parlamentu [5]. Następnie stwierdziła, że protokół ten zawiera punkt zatytułowany „Decyzje koordynatorów” lub „Ogłoszenia przewodniczącego” wraz z odpowiednimi decyzjami koordynatorów. Dodała jednak, że nie dysponuje odrębnymi protokołami posiedzeń koordynatorów komisji.

4. W dniu 29 lipca 2011 r. skarżący złożył ponowny wniosek o publiczny dostęp do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji. Skarżący wskazał, że w wyszukiwarce Google „posiedzenia koordynatorów Parlamentu Europejskiego” zidentyfikowano odrębne protokoły posiedzeń koordynatorów komisji ds. środowiska, zdrowia publicznego i bezpieczeństwa żywności (komisji ENVI).

5. W dniu 5 sierpnia 2011 r. Parlament podkreślił, że zazwyczaj nie istnieją odrębne protokoły posiedzeń koordynatorów komisji. Dodała, że niektóre komisje, podobnie jak komisja ENVI, postanowiły opublikować wyniki swoich posiedzeń.

6. W dniu 5 października 2011 r. skarżący skierował pismo do sekretariatu komisji INTA. Odniosła się do poprzednich odpowiedzi Parlamentu, zgodnie z którymi „nie istnieją odrębne protokoły posiedzeń koordynatorów”, i stwierdziła, że oświadczenia te okazały się błędne, ponieważ w piśmie posła Carla Schlytera do komisji INTA odniesiono się do protokołów koordynatorów. Skarżący stwierdził, że sekretariat komisji INTA zaprzeczył istnieniu dokumentów lub je ukrył, i wezwał sekretariat do rejestrowania wszystkich istniejących dokumentów w jednym z rejestrów dokumentów Parlamentu, tak aby opinia publiczna mogła odwołać się od decyzji o odmowie dostępu.

7. W dniu 25 października 2011 r. Parlament, powołując się na wniosek skarżącego z dnia 5 października 2011 r. skierowany do sekretariatu komisji INTA, udzielił dostępu do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji INTA poświęconych ACTA, tj. do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji INTA, które odbyły się w dniu 21 czerwca 2011 r.[6].

8. W dniu 20 listopada 2011 r. skarżący skierował do Parlamentu pismo, w którym podziękował mu za przesłanie kopii protokołu posiedzenia koordynatorów komisji INTA poświęconego ACTA. Zwróciła jednak uwagę, że we wniosku z dnia 8 lipca 2011 r. zwróciła się również o protokoły z posiedzenia koordynatorów komisji JURI, ale Parlament trzykrotnie zaprzeczył istnieniu tych posiedzeń. Komisja ponownie zwróciła się o publiczny dostęp do tych protokołów.

9. W dniu 28 listopada 2011 r. Parlament odpowiedział skarżącemu, że „po otrzymaniu informacji od sekretariatu komisji JURI potwierdzamy naszą odpowiedź udzieloną w lipcu zeszłego roku: sekretariat komisji JURI nie opracowuje odrębnego protokołu koordynatora. Protokoły posiedzeń komisji JURI są dostępne na stronie internetowej PE: [odniesienie] . Decyzje podjęte przez koordynatorów są włączone do protokołu posiedzenia komisji (punkt „Ogłoszenia przewodniczącego”) ...”.

Przedmiot dochodzenia

10. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Parlamentu o wydanie opinii w sprawie następujących zarzutów i zarzutów:

Zarzut:

Parlament nie rejestruje wszystkich istniejących dokumentów Parlamentu w elektronicznym rejestrze dokumentów, w szczególności protokołów posiedzeń koordynatorów komisji parlamentarnych.

Roszczenie:

Parlament powinien zarejestrować wszystkie istniejące dokumenty Parlamentu w swoim elektronicznym rejestrze dokumentów, w szczególności protokoły posiedzeń koordynatorów komisji parlamentarnych.

W przedmiocie dochodzenia

11. Skarga została przekazana Parlamentowi do zaopiniowania. Parlament przesłał swoją opinię w dniu 31 maja 2012 r. Opinia została następnie przekazana skarżącemu, który przesłał swoje uwagi w dniu 25 lipca 2012 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Domniemany brak rejestracji wszystkich istniejących dokumentów Parlamentu w rejestrze

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

12. Skarżący twierdził, że Parlament narusza rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (rozporządzenie 1049/2001)[7], ponieważ nie rejestruje wszystkich dokumentów Parlamentu (takich jak protokoły posiedzeń koordynatorów komisji INTA, JURI i AFCO) w publicznym rejestrze dokumentów. Stwierdziła również, że uchybienie to prowadzi również do naruszenia art. 103 Regulaminu Parlamentu („Przejrzystość działalności Parlamentu”), który stanowi: „Parlament zapewnia jak największą przejrzystość swoich działań, zgodnie z art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej, art. 15 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i art. 42 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej.”

13. W swojej opinii Parlament zauważył, że motyw 14 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że „aby ułatwić obywatelom korzystanie z przysługujących im praw, każda instytucja powinna zapewnić dostęp do rejestru dokumentów”. Zauważono również, że motyw 6 stanowi, że „[n]ider dostęp do dokumentów powinien być przyznawany w przypadkach, gdy instytucje działają w charakterze prawodawcy”. Powołała się również na art. 12 rozporządzenia 1049/2001, który ma następujące brzmienie:

„1. W miarę możliwości instytucje udostępniają dokumenty bezpośrednio opinii publicznej w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru zgodnie z przepisami danej instytucji.

2. W szczególności dokumenty ustawodawcze, tj. dokumenty sporządzone lub otrzymane w ramach procedur przyjmowania aktów prawnie wiążących w państwach członkowskich lub dla państw członkowskich, powinny być bezpośrednio dostępne, z zastrzeżeniem art. 4 i 9.

3. W miarę możliwości należy udostępnić bezpośrednio inne dokumenty, w szczególności dokumenty dotyczące rozwoju polityki lub strategii.

4. W przypadku gdy bezpośredni dostęp nie jest możliwy za pośrednictwem rejestru, rejestr w miarę możliwości wskazuje, gdzie znajduje się dokument.”;

14. Następnie Parlament wyjaśnił strukturę swojego rejestru elektronicznego. Wskazała ona, że w celu zapewnienia zgodności z art. 11 rozporządzenia 1049/2001 sporządziła spis kategorii dokumentów sporządzonych przez Parlament lub otrzymanych przez Parlament w ramach procedur międzyinstytucjonalnych. Po sporządzeniu tego wykazu dokumentów Parlament opracował niezbędne narzędzia informatyczne umożliwiające automatyczne wprowadzanie (wytworzonych/otrzymanych) dokumentów do elektronicznego rejestru publicznego. Poszczególne kategorie dokumentów są wymienione w rejestrze publicznym, co umożliwia wyszukiwanie online według kategorii. Bezpośrednie pobieranie dokumentów jest możliwe w większości (95%) przypadków. W przypadku gdy bezpośrednie pobranie nie jest możliwe, w rejestrze pojawia się odniesienie do odpowiedniego dokumentu. Dokument ten można następnie zwrócić się do Parlamentu.

15. Parlament stwierdził, że przy tworzeniu rejestru publicznego zastosował kryteria, zgodnie z którymi wymienione dokumenty muszą być dokumentami „formalnymi”, tj. dokumentami o pewnym stopniu finalizacji, które zostały zarejestrowane w wewnętrznym systemie zarządzania dokumentami. Parlament stwierdził, że dokumenty ulotne lub przejściowe (np. notatki osobiste, wewnętrzne projekty przygotowawcze, e-maile itp.) nie są rejestrowane w żadnym systemie, chyba że są niezbędne do podjęcia odpowiednich działań następczych w związku z konkretnymi aktami. W związku z tym nie figurują one w rejestrze publicznym. Natomiast oficjalne projekty lub dokumenty przygotowawcze istotne dla dyskusji nad dossier (głównie ustawodawczymi), które mają zostać przyjęte przez komisje parlamentarne lub przez zgromadzenie plenarne Parlamentu, są wpisywane do rejestru publicznego.

16. Parlament argumentował, że opracowując automatyczny system karmienia, priorytetowo traktował dokumenty opracowane i otrzymane w kontekście procedury ustawodawczej, aby zapewnić zgodność z art. 12 i motywem 6 rozporządzenia oraz proaktywnie przyczynić się do przejrzystości procedury ustawodawczej. Parlament stwierdził ponadto, że zakres rejestru rozszerza się stopniowo w miarę identyfikowania i opracowywania nowych typologii dokumentów, równolegle ze zwiększonymi kompetencjami Parlamentu.

17. W odpowiedzi na twierdzenie skarżącego, że Parlament powinien zarejestrować wszystkie istniejące dokumenty Parlamentu w elektronicznym rejestrze publicznym, Parlament stwierdził, że jego zdaniem art. 11 rozporządzenia nie nakłada na instytucje obowiązku wpisywania do ich rejestrów wszystkich dokumentów będących w ich posiadaniu. Ponadto z punktu widzenia dobrej administracji nie jest wykonalne ani wskazane rejestrowanie wszystkich istniejących dokumentów, niezależnie od ich statusu formalnego i stopnia ich wypełnienia. Byłoby to również sprzeczne ze skuteczną przejrzystością.

18. Parlament argumentował, że z technicznego punktu widzenia i biorąc pod uwagę bardzo szeroką definicję „dokumentu” w art. 3 lit. a) rozporządzenia, utworzenie w pełni wyczerpującego rejestru jest niemożliwe. W praktyce szeroka definicja oznacza, że każdy dokument przygotowawczy zawierający pierwsze pomysły (nawet odręczne) dotyczące przyszłego sprawozdania można uznać za dokument. To samo dotyczy wszystkich wstępnych wersji projektu sprawozdania. Takie dokumenty (notatki osobiste, e-maile, posty, wstępne projekty) oczywiście "istnieją". Jednak ze względu na ich efemeryczny charakter nie są one zwykle rejestrowane.

19. Parlament argumentował, że zarzut skarżącego wynikał z pomylenia zasady szerokiego dostępu (motyw 11 rozporządzenia) z obowiązkiem utworzenia rejestru przez instytucje. Stwierdził, że rejestr publiczny jest narzędziem ułatwiającym publiczny dostęp. Parlament stwierdził, że w rozporządzeniu nie ma paraleli między zakresem zasady publicznego dostępu a zakresem rejestru. Gdyby taka paralela została stwierdzona, jej realizacja byłaby nierealistyczna. Stanowiłoby to duże obciążenie administracyjne dla instytucji ze względu na znaczną liczbę różnego rodzaju dokumentów wstępnych i nieformalnych, które znajdują się w posiadaniu instytucji. Wymaganie od instytucji rejestracji wszystkich takich dokumentów utrudniłoby prawidłowe funkcjonowanie instytucji.

20. Takie rozróżnienie (między prawem dostępu a zakresem rejestru) nie oznacza jednak, jak podkreślił Parlament, że istnieje ograniczenie prawa dostępu. Wręcz przeciwnie, oznacza to, że w przypadku złożenia wniosku dana instytucja ma obowiązek zidentyfikowania odpowiedniego dokumentu i zbadania jego treści w celu zapewnienia publicznego dostępu na podstawie rozporządzenia. Zadanie to jest niezależne od tego, czy rejestr publiczny odnosi się do żądanych dokumentów.

21. Parlament stwierdził zatem, że jego publiczny rejestr dokumentów spełnia wymogi art. 11 i 12 rozporządzenia 1049/2001.

22. W swoich uwagach skarżący stwierdził, że z opinii Parlamentu wynika, iż Parlament nie rejestruje dokumentów ulotnych ani przejściowych. Stwierdziła jednak, że istnieje wiele dokumentów, które nie są ulotne ani przejściowe i które powinny zostać włączone do rejestru, takich jak (i) protokoły posiedzeń koordynatorów komisji oraz (ii) dokumenty negocjacyjne.

23. Skarżący twierdził, że protokoły posiedzeń koordynatorów nie są dokumentami ulotnymi ani przejściowymi. Stwierdziła, że sekretariaty komisji sporządzają odrębne szczegółowe protokoły koordynatorów i przesyłają je wszystkim członkom komisji. Dokumenty te odgrywają zasadniczą rolę, ponieważ informują członków Komitetu i mogą rejestrować decyzje. Skarżący twierdził, że w rejestrze nie wskazano, które sekretariaty komisji sporządzają protokoły koordynatorów. Skarżący wskazał, że nadal nie otrzymał protokołu koordynatorów komisji JURI, o który wnioskowano. Według skarżącego protokoły te istnieją. Skarżący twierdził, że wydaje się, iż komisje nie udostępniają swoich dokumentów rejestrowi. Dodała, że sekretariaty komisji działają jak „małe królestwa” w Parlamencie, poza zasięgiem rejestru. Parlament powinien zatem, jego zdaniem, wyjaśnić, które komisje sporządzają odrębne protokoły koordynatorów, i odpowiednio zaktualizować swój rejestr. Podobnie sekretariaty komitetów powinny przekazywać prawidłowe informacje do rejestru, który powinien mieć dostęp do wszystkich systemów zarządzania dokumentami (na razie skarżący twierdzi, że tak nie jest).

24. Skarżący twierdził, że odpowiedzi Parlamentu z dnia 28 lipca i 5 sierpnia 2011 r., w których stwierdził on, że nie sporządza się protokołów posiedzeń komisji przy drzwiach zamkniętych (AFFO, JURI i INTA), mogą być prawidłowe w odniesieniu do pełnych posiedzeń komisji, które odbywają się przy drzwiach zamkniętych. Nie miało to jednak miejsca w przypadku posiedzeń koordynatorów komisji przy drzwiach zamkniętych, ponieważ co najmniej dwa z trzech sekretariatów (komisji INTA i JURI) sporządzają (oddzielne) szczegółowe protokoły posiedzeń koordynatorów przy drzwiach zamkniętych. Skarżący stwierdził, że dowodzi tego fakt, iż otrzymał kopię protokołu koordynatora komisji INTA.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

25. Rzecznik zauważa, że niniejsze dochodzenie nie dotyczy odmowy udzielenia publicznego dostępu do dokumentów. Gdy tylko służby Parlamentu potwierdziły istnienie żądanego dokumentu, skarżący uzyskał pełny publiczny dostęp do tego dokumentu. Niniejsza skarga dotyczy jedynie domniemanego bezprawnego niezamieszczenia przez Parlament protokołów posiedzeń koordynatorów komisji w publicznym rejestrze dokumentów. Skarżący twierdzi, że brak wpisu tych dokumentów do publicznego rejestru dokumentów utrudnia korzystanie z prawa publicznego dostępu do dokumentów.

26. Motyw 14 rozporządzenia 1049/2001 ma następujące brzmienie:

„Każda instytucja powinna podjąć środki niezbędne do poinformowania opinii publicznej o nowych obowiązujących przepisach oraz do przeszkolenia swoich pracowników w zakresie pomocy obywatelom korzystającym z praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia. Aby ułatwić obywatelom korzystanie z przysługujących im praw, każda instytucja powinna zapewnić dostęp do rejestru dokumentów”(podkreślenie dodane).

27. Artykuł 11 rozporządzenia 1049/2001 ma następujące brzmienie:

„1. Aby prawa obywateli wynikające z niniejszego rozporządzenia były skuteczne, każda instytucja zapewnia publiczny dostęp do rejestru dokumentów. Dostęp do rejestru powinien być zapewniony w formie elektronicznej. Odniesienia do dokumentów są niezwłocznie wpisywane do rejestru.

2. W odniesieniu do każdego dokumentu rejestr zawiera numer referencyjny (w tym, w stosownych przypadkach, numer międzyinstytucjonalny), przedmiot lub krótki opis treści dokumentu oraz datę jego otrzymania lub sporządzenia i wpisania do rejestru. Odesłań dokonuje się w sposób nienaruszający ochrony interesów określonych w art. 4.

3. Instytucje niezwłocznie podejmują środki niezbędne do ustanowienia rejestru, który zacznie funkcjonować do dnia 3 czerwca 2002 r.”

28. Artykuł 12 rozporządzenia 1049/2001 ma następujące brzmienie:

„1. W miarę możliwości instytucje udostępniają dokumenty bezpośrednio opinii publicznej w formie elektronicznej lub za pośrednictwem rejestru zgodnie z przepisami danej instytucji.

2. W szczególności dokumenty ustawodawcze, tj. dokumenty sporządzone lub otrzymane w ramach procedur przyjmowania aktów prawnie wiążących w państwach członkowskich lub dla państw członkowskich, powinny być bezpośrednio dostępne, z zastrzeżeniem art. 4 i 9.

3. W miarę możliwości należy udostępnić bezpośrednio inne dokumenty, w szczególności dokumenty dotyczące rozwoju polityki lub strategii.

4. W przypadku gdy bezpośredni dostęp nie jest możliwy za pośrednictwem rejestru, rejestr w miarę możliwości wskazuje, gdzie znajduje się dokument.”;

29. Ustalono, że służby Parlamentu nie włączają systematycznie odrębnych protokołów posiedzeń koordynatorów komisji do publicznego rejestru dokumentów Parlamentu, mimo że protokoły te z pewnością istnieją [8]. Na przykład w publicznym rejestrze dokumentów Parlamentu nie ma obecnie odniesienia do dokumentu INTA(2011)0621_2, mimo że dokument ten z pewnością istnieje, a skarżący ostatecznie uzyskał do niego dostęp (zob. pkt 9 powyżej).

30. Niewłączenie tego dokumentu przez służby Parlamentu do publicznego rejestru dokumentów Parlamentu oznacza nie tylko, że wykonanie przez skarżącego prawa dostępu do tego dokumentu zostało opóźnione [9], ale oznacza również, że inni obywatele nie są nawet dzisiaj informowani o istnieniu tego dokumentu.

31. Rzecznik zgadza się, że brzmienie i cel art. 11 i 12 rozporządzenia 1049/2001 nie pociągają za sobą obowiązku posiadania przez Parlament w publicznym rejestrze dokumentów odniesienia do każdego dokumentu, który posiada. Na przykład, aby poinformować opinię publiczną o istnieniu niezliczonych przyziemnych dokumentów administracyjnych stworzonych przez Parlament w kontekście zarządzania personelem i infrastrukturą, Parlament powinien opisać te kategorie dokumentów w rejestrze publicznym (nawet jeśli każdy pojedynczy dokument w tych kategoriach nie jest wymieniony oddzielnie w rejestrze)[10]. Jeżeli obywatele kiedykolwiek zażądają publicznego dostępu do takich dokumentów, mogą złożyć wniosek do Parlamentu, który powinien pomóc im w identyfikacji konkretnych dokumentów.

32. Parlament powinien jednak z pewnością interpretować art. 11 i 12 rozporządzenia 1049/2001 w sposób umożliwiający społeczeństwu uzyskanie jak najpełniejszego obrazu tego, w jaki sposób Parlament wykonuje swoje podstawowe zadania. Dokumenty związane z tymi podstawowymi zadaniami powinny być w miarę możliwości wpisywane do publicznego rejestru dokumentów Parlamentu.

33. Praca posłów do PE w komisjach z pewnością stanowi podstawowe zadanie Parlamentu. Prace te obejmują prace na posiedzeniach koordynatorów komisji. Jeżeli sporządzane są odrębne protokoły z posiedzeń koordynatorów komisji [11], istnienie takich protokołów należy odnotować w publicznym rejestrze dokumentów Parlamentu.

34. Przepisy wewnętrzne Parlamentu mające na celu wdrożenie prawa publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego [12] są zgodne z powyższymi zasadami. Artykuł 4 ust. 3 tego regulaminu stanowi: „Dokumenty sporządzone w ramach procedury ustawodawczej lub do celów działalności parlamentarnej są wpisywane do [rejestru publicznego] niezwłocznie po ich złożeniu lub podaniu do wiadomości publicznej”(podkreślenie dodane).

35. W niniejszej sprawie Parlament nie zastosował się jednak do własnych przepisów wewnętrznych. Mimo że istnieje protokół co najmniej jednego posiedzenia koordynatorów komisji dotyczący negocjacji ACTA (zob. pkt 9 powyżej) i mimo że protokół ten z pewnością należy do kategorii „dokumentów d sporządzonych [...]”. do celów działalności parlamentarnej”, żadne odniesienie do tego dokumentu nie znajduje się w rejestrze publicznym Parlamentu.

36. Rzecznik rozumie, że Parlament, w ramach ogólnej polityki, nie umieszcza odniesień do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji w publicznym rejestrze dokumentów Parlamentu. W związku z tym, zamiast odosobnionego nieujawniania przez Parlament istnienia jednolitego dokumentu odnoszącego się do pracy posłów do PE, Parlament systemowo nie wspomina w publicznym rejestrze dokumentów o istnieniu całej serii dokumentów odnoszących się do pracy posłów do PE.

37. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że nieuwzględnienie przez Parlament w rejestrze dokumentów odniesień do protokołów posiedzeń koordynatorów komisji stanowi przypadek niewłaściwego administrowania. W związku z tym składająca petycję przedstawia poniżej odpowiedni projekt zalecenia, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

38. Rzecznik podkreśla, że niniejsza skarga została wszczęta z powodu braku przejrzystości w odniesieniu do dostępu do dokumentów dotyczących negocjacji międzynarodowej umowy handlowej, w tym przypadku ACTA. W swojej niedawnej odpowiedzi z dnia 10 stycznia 2014 r. skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich [13] przewodniczący Parlamentu opowiedział się za większą przejrzystością w międzynarodowych negocjacjach handlowych. Mając to na uwadze, Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia również niniejszy projekt zalecenia.

B. Projekt zalecenia

Przy sporządzaniu protokołów posiedzeń koordynatorów komisji Parlament powinien włączyć te protokoły do swojego publicznego rejestru dokumentów i zasadniczo udostępnić je bezpośrednio, zgodnie z art. 12 rozporządzenia 1049/2001.

 

Emily O'Reilly

Sporządzono w Strasburgu dnia 31 marca 2014 r.

---

[1] Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113, s. 15.

[2] Fundacja oświadcza, że jest stowarzyszeniem non-profit zajmującym się rozwojem dóbr informacyjnych dla pożytku publicznego, opartym na prawie autorskim, wolnej konkurencji i otwartych standardach.

[3] Parlament Europejski składa się z 20 komisji parlamentarnych, w których skład wchodzi od 24 do 76 posłów. Komisje parlamentarne spotykają się publicznie raz lub dwa razy w miesiącu w Brukseli. Sporządzają sprawozdania na temat wniosków ustawodawczych, które są następnie przedstawiane zgromadzeniu plenarnemu Parlamentu. Artykuł 192 Regulaminu Parlamentu stanowi, że grupy polityczne w Parlamencie mogą wyznaczyć jednego ze swoich członków na „koordynatora” w każdej komisji. Posiedzenia „koordynatorów komisji” są następnie zwoływane, zwykle w tym samym dniu co posiedzenia komisji, w celu przygotowania decyzji, które mają zostać podjęte przez tę komisję, w szczególności decyzji dotyczących procedury i wyznaczenia sprawozdawców. Komisja może również przekazać koordynatorom uprawnienia do podejmowania niektórych decyzji, z wyjątkiem decyzji dotyczących przyjmowania sprawozdań, opinii lub poprawek.

[4] ACTA jest międzynarodowym traktatem mającym na celu ustanowienie międzynarodowych standardów egzekwowania praw własności intelektualnej. ACTA została podpisana w październiku 2011 r. przez Australię, Kanadę, Japonię, Maroko, Nową Zelandię, Singapur, Koreę Południową i Stany Zjednoczone. W dniu 26 stycznia 2012 r. również Meksyk, Unia Europejska i 22 państwa członkowskie Unii Europejskiej podpisały ACTA. Po ratyfikacji przez sześć krajów ACTA wejdzie w życie w krajach, które ją ratyfikowały. Ponieważ Unia Europejska i jej państwa członkowskie dzielą kompetencje w zakresie tej konwencji, wejście w życie ACTA wymagało ratyfikacji zarówno przez państwa członkowskie, jak i Unię Europejską. Ratyfikacja przez Unię Europejską wymagała zgody Parlamentu Europejskiego (zgodnie z art. 218 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej). W głosowaniu w dniu 4 lipca 2012 r. Parlament Europejski odrzucił jednak ratyfikację ACTA.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Fundacja na rzecz Wolnej Infrastruktury Informacyjnej udostępniła niniejszy protokół (numer referencyjny INTA(2011)0621_2) na swojej stronie internetowej pod adresem: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] Dz.U. L 145, s. 43.

[8] To, czy dane posiedzenie koordynatorów komisji zostanie zredagowane, zależy wyłącznie od uznania uczestników tego posiedzenia (tj. sami koordynatorzy komisji decydują, czy protokół zostanie sporządzony na danym posiedzeniu). (art. 192 Regulaminu Parlamentu, który dotyczy roli koordynatorów komisji, nie nakłada obowiązku sporządzania protokołów.)

Ponieważ prawo publicznego dostępu do dokumentów (oraz konieczność umieszczenia odniesień do dokumentów w publicznym rejestrze dokumentów w celu ułatwienia korzystania z tego prawa) ma zastosowanie wyłącznie do dokumentów, które istnieją i nie pociąga za sobą żadnego obowiązku stworzenia dokumentu, kwestia publicznego dostępu do odrębnych protokołów z danego posiedzenia koordynatorów komisji po prostu nie powstaje, jeżeli uczestnicy tego posiedzenia nie zdecydowali się na sporządzenie odrębnego protokołu z posiedzenia.

Jeżeli koordynatorzy komisji zdecydują się na sporządzenie protokołu posiedzenia koordynatorów komisji, służby Parlamentu odpowiedzialne za sporządzenie takiego protokołu (tj. odpowiedni sekretariat komisji) mają do wyboru dwie opcje. Po pierwsze, protokół posiedzenia koordynatorów komisji może zostać bezpośrednio włączony do protokołu danego posiedzenia komisji. Na przykład sekretariat komisji JURI wyraźnie stwierdził, że nigdy nie sporządza odrębnego protokołu koordynatorów komisji oraz że decyzje podjęte przez koordynatorów są włączone do protokołu komisji w sekcji „Ogłoszenia przewodniczącego”. Koordynatorzy komisji mogą również zdecydować się na sporządzenie odrębnego protokołu posiedzenia. Na przykład protokół posiedzenia komisji INTA z dnia 21 czerwca 2011 r. nie zawiera protokołu posiedzenia koordynatorów komisji z tego samego dnia (zob. dokument o numerze referencyjnym INTA_PV(2011)0621_1). Zamiast tego (zob. pkt 9 powyżej) sporządzono odrębny protokół tego posiedzenia koordynatorów i nadano mu oficjalny numer rejestracyjny (INTA(2011)0621_2).

Nic nie zobowiązuje Komitetu do konsekwentnego podążania za jedną lub drugą opcją. W istocie ta sama komisja, komisja INTA, przyjęła jedno podejście na posiedzenie w dniu 21 czerwca 2011 r. i inne podejście na posiedzenie w dniach 25–26 kwietnia 2012 r. (protokół posiedzenia koordynatorów komisji związany z posiedzeniem komisji INTA w dniu 25 kwietnia 2012 r. znajduje się na stronach 4–9 protokołu posiedzenia komisji INTA w dniach 25–26 kwietnia 2012 r. (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do protokołu w dniu 8 lipca 2011 r. Dopiero w dniu 25 października 2011 r. Parlament uznał istnienie protokołu i przekazał jego kopię skarżącemu.

[10] Oczywiście te dokumenty, które są wpisane do rejestru, mogą być uporządkowane według kategorii, aby ułatwić korzystanie z nich.

[11] Zob. przypis 8 powyżej.

[12] Decyzja Prezydium z dnia 28 listopada 2001 r., Dz.U. 2011, C 216, s. 19, zob. również http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark