(Wykonane zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (1))

WNIOSEK

Wprowadzenie

Niniejsza skarga jest związana z inną skargą (skarga 402/2004/GG), złożoną przez tego samego skarżącego, niemieckie przedsiębiorstwo.

Skarga 402/2004/GG

W dniu 3 sierpnia 1999 r. Komisja zawarła umowę o świadczenie usług z RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, spółką niemiecką) jako liderem konsorcjum obejmującego skarżącego. Umowa dotyczyła zapewnienia dwóch ekspertów UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego ds. pomocy technicznej dla projektu zintegrowanego środowiska UE-Chiny Liaoning (LIEP), część: Zarządzanie Biurem Programowym i Projektem Świadomości Środowiskowej. We wrześniu 2000 r. pan W., ekspert zatrudniony przez skarżącego, został dyrektorem finansowym/administracyjnym. W następstwie aneksu do umowy podpisanej we wrześniu 2001 r. pan W. został zastępcą współdyrektora.

W dniu 15 września 2003 r. delegatura Komisji w Pekinie poinformowała RRI listem poleconym, że podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy na podstawie art. 15 tej ostatniej oraz z uwagi na to, że zastępca współdyrektora nie wypełnił swoich zadań zmienionych w aneksie nr 2. Komisja wyjaśniła, że w dwóch pismach wysłanych w dniach 6 czerwca 2002 r. i 30 stycznia 2003 r. wskazała, że usługi świadczone przez skarżącego nie zostały wykonane w sposób zadowalający Komisję, i ostrzegła, że jeżeli zastępca współdyrektora nie wypełni swoich obowiązków, uzna konsorcjum kierowane przez RRI za naruszające umowę.

W piśmie wysłanym w dniu 22 września 2003 r. RRI zakwestionowała tę decyzję i zwróciła się do Komisji o udzielenie bardziej szczegółowych informacji na temat jej uzasadnienia. W odpowiedzi z dnia 26 września 2003 r. delegacja wskazała, że zastępca współdyrektora ponosi m.in. „odpowiedzialność za zamówienia i zawieranie umów”. Zdaniem delegatury ekspert skarżącego nie dopełnił tego obowiązku.

RRI skierowała kolejne pismo do delegacji w dniu 10 listopada 2003 r. W odpowiedzi z dnia 18 listopada 2003 r. przedstawicielstwo nie przedstawiło żadnych dalszych szczegółów dotyczących powodów swojej decyzji o rozwiązaniu umowy.

W wyniku rozwiązania umowy o świadczenie pomocy technicznej skarżący uznał za konieczne rozwiązanie umowy o pracę z panem W. Ten ostatni odwołał się od tej decyzji do Arbeitsgericht (sądu pracy) w Bonn (Niemcy). Okazało się, że w toku niniejszego postępowania skarżący musiał przedstawić szczegółowe informacje dotyczące rzekomej odmowy wykonania obowiązków przez pana W.

W skardze 402/2004/GG skarżący zasadniczo twierdził, że Komisja nie dostarczyła wystarczająco precyzyjnych informacji dotyczących powodów rozwiązania umowy o pomoc techniczną.

Rzecznik Praw Obywatelskich zadecydował, że należy przeprowadzić dochodzenie. W związku z tym skierował on skargę do Komisji w celu uzyskania jej opinii. Opinia ta została następnie przekazana skarżącemu w celu przedstawienia uwag. Na podstawie wyników tych dochodzeń Rzecznik uznał, że Komisja dostarczyła wystarczająco dokładnych informacji na temat powodów rozwiązania umowy i że w związku z tym nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do zarzutu przedstawionego przez skarżącego. Sprawa została zatem zamknięta decyzją z dnia 12 sierpnia 2004 r.(2).

Pismo skarżącego z dnia 19 marca 2004 r.

W swojej skardze skarżący wspomniał, że złożył do Komisji, na podstawie rozporządzenia 1049/2001, wniosek o dostęp do dokumentów dotyczących rozwiązania umowy w dniu, w którym skierował pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich (5 lutego 2004 r.).

W kolejnym piśmie z dnia 19 marca 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika, że wniosek ten został odrzucony w dniu 26 lutego 2004 r., że wniosek potwierdzający został złożony w dniu 4 marca 2004 r. oraz że dochodzenie Rzecznika powinno zostać rozszerzone tak, aby obejmowało odmowę udzielenia dostępu przez Komisję.

Biorąc pod uwagę, że termin, w którym Komisja musiała rozpatrzyć ponowny wniosek zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 (15 dni roboczych po rejestracji), jeszcze nie upłynął w momencie, gdy skarżący napisał niniejsze pismo, Rzecznik poinformował skarżącego, że nie jest jeszcze w stanie rozpatrzyć tego dalszego zarzutu, ale że skarżący może ponownie złożyć tę sprawę, gdy tylko upłynie odpowiedni termin.

W przedmiocie niniejszego zarzutu

Pismem z dnia 3 maja 2004 r. skarżący przedłużył swoją skargę w odniesieniu do kwestii dostępu do dokumentów, wskazując, że ponowny wniosek został odrzucony w dniu 26 kwietnia 2004 r. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako nowa skarga (skarga 1368/2004/GG).

W swojej decyzji Komisja rozróżniła trzy kategorie dokumentów. Dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii (1: dokumenty umowne; 2: Wymieniono korespondencję dotyczącą realizacji zamówienia), natomiast kategoria 3 została wymieniona jedynie w sposób ogólny („różna korespondencja, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między różnymi osobami w związku z realizacją zamówienia”). Komisja stwierdziła, że kwestia dostępu nie może być rozpatrywana w odniesieniu do poszczególnych wnioskodawców, ponieważ ujawnione dokumenty należą do domeny publicznej, a zatem są dostępne dla wszystkich.

Po stwierdzeniu, że skarżący powinien już posiadać dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii, Komisja przedstawiła następujące uwagi w odniesieniu do wszystkich dokumentów:

Dokumenty te zawierały informacje o charakterze handlowym dotyczące przedsiębiorstw, ekspertów i zaangażowanych osób. Udzielanie dostępu do tych dokumentów zostało zatem uniemożliwione na mocy art. 4 ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym odmawia się dostępu, jeżeli ujawnienie go naruszyłoby ochronę interesów handlowych.

Ujawnienie naruszyłoby również ochronę prywatności i integralności poszczególnych osób. Dotyczyło to w szczególności dokumentów zawierających nazwiska niektórych osób (w niektórych przypadkach nawet ich życiorysów). W związku z tym zastosowanie miał również wyjątek określony w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia.

Nie można było udzielić częściowego dostępu, biorąc pod uwagę, że wszystkie informacje zawarte w tych dokumentach w odniesieniu do wykonania umowy były objęte koniecznością ochrony interesów handlowych zainteresowanych osób. Nic nie wskazywało na istnienie nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem.

W skardze do Rzecznika skarżący przyznał, że posiada dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii, ale nie dokumenty należące do trzeciej kategorii. Podkreśliła, że nie jest zainteresowana żadnymi dokumentami dotyczącymi osób trzecich, a jedynie tymi, które dotyczą rozwiązania jej „własnej” umowy. Skarżący stwierdził również, że rozumowanie Komisji w odniesieniu do ochrony prywatności i integralności pana W. było „groteskowe”. Podkreśliła ona, że Komisja uzasadniła rozwiązanie umowy zarzucanym W. uchybieniem, a tym samym naraziła na szwank integralność W. w znacznie gorszy sposób niż w przypadku jakiegokolwiek dostępu do dokumentów.

Skarżący twierdził ponadto, że podejście Komisji sprawiłoby, że rozporządzenie 1049/2001 stałoby się bezprzedmiotowe, biorąc pod uwagę, że większość dokumentów dotyczy osobistych lub handlowych interesów osób trzecich.

Skarżący zasadniczo zarzucał zatem Komisji, że nie zastosowała się do rozporządzenia 1049/2001, odmawiając udzielenia dostępu do dokumentów, o które wnioskowała w pismach z dnia 5 lutego 2004 r. i 4 marca 2004 r. Twierdziła ona, że Komisja powinna udzielić dostępu do odpowiednich dokumentów.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Zmienione obowiązki pana W. zostały określone w aneksie do umowy. Jednakże pan W. nigdy nie przejął nowych obowiązków, być może dlatego, że jego umowa o pracę z konsorcjum nie została zmieniona w celu odzwierciedlenia nowego zakresu zadań. Delegacja próbowała wyjaśnić tę kwestię, ale nigdy nie otrzymała jasnej odpowiedzi. Sytuacja ta doprowadziła do skarg ze strony nowo zatrudnionego współdyrektora i chińskiego dyrektora. Ostatecznie Komisja podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy.

Wniosek o udzielenie dostępu dotyczył wymiany informacji, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między innymi osobami zaangażowanymi w realizację programu, wskazując na fakt, że pan W. nie przejął nowych obowiązków wynikających ze zmiany jego stanowiska w zmienionym zakresie zadań. Ujawnienie tych wiadomości byłoby szkodliwe dla pana W. jako osoby fizycznej. Miałoby to wpływ zarówno na jego integralność osobistą, jak i na jego interesy handlowe w odniesieniu do jego pozycji na rynku pracy. Interes handlowy pana W. polegał na tym, że Komisja uznała, iż ma obowiązek chronić, a nie interes jakiejkolwiek innej strony. Nie było powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. Jego odmowa przyjęcia nowych obowiązków mogła być spowodowana jego stanowiskiem umownym z RRI lub skarżącym.

Po udostępnieniu dokumentu wnioskodawcy stał się on własnością publiczną, a dostęp powinien zostać przyznany każdemu innemu wnioskodawcy. Oczywiste było, że dokumenty, do których skarżący wnioskował o dostęp, nie mogły zostać udostępnione publicznie. Celem wniosku było wykorzystanie dokumentów w postępowaniu sądowym przeciwko W. Nie miało to nic wspólnego z otwartością i interesem publicznym w ujawnieniu dokumentów będących w posiadaniu instytucji.

Na podstawie powyższych rozważań Komisja podtrzymała swoją decyzję o nieujawnianiu dokumentów skarżącemu. Dodała ona, że dokumenty te mogą zostać udostępnione organowi sądowemu wyłącznie na podstawie nakazu sądowego ich przedstawienia.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące dalsze uwagi:

Domysły Komisji, że zachowanie pana W. miało być wyjaśnione przez jego rzekomo niezadowalającą umowę o pracę ze skarżącym, były czystą spekulacją. Już w dniu 11 kwietnia 2002 r. (skarżący) poinformował Komisję, po skontaktowaniu się z panem W., że jest on w pełni świadomy swoich obowiązków. Jej wniosek o udzielenie dostępu do sprawozdań z misji dotyczących projektu lub przynajmniej ich fragmentów dotyczących rzekomo słabych wyników pana W. został jednak odrzucony. W dniu 5 lutego 2003 r. konsorcjum oświadczyło, zgodnie z wnioskiem delegacji: „Należy zauważyć, że umowa zawarta między [W.] a [skarżącym] nie może powodować żadnych przeszkód w realizacji projektu”.

Skarżący wskazał, że stanowisko, jakie Komisja przyjęła w odniesieniu do dostępu do dokumentów, skłoniło go do uznania, że rozwiązanie odnośnej umowy z powodu domniemanej bezczynności pana W. nie było zgodne z prawem. W związku z tym zwróciła się do Rzecznika o uwzględnienie tej kwestii w swoim dochodzeniu. W tym kontekście skarżący stwierdził, że dziwne jest, iż decyzja o rozwiązaniu umowy została podjęta po złożeniu skargi przez nowego współdyrektora i dyrektora chińskiego. Skarżący podkreślił, że nowy współdyrektor był pracownikiem przedsiębiorstwa konkurującego z konsorcjum.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek o dodatkowe informacje i opinię uzupełniającą

Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji (1) o wyjaśnienie, dlaczego fakt, że skarżący zamierzał wykorzystać dokumenty, o dostęp do których wystąpił w postępowaniu sądowym, powinien mieć znaczenie dla rozpatrywania przez Komisję wniosków złożonych na podstawie rozporządzenia 1049/2001 oraz (2) o przekazanie mu wykazu dokumentów należących do kategorii 3 wraz ze wskazaniem, dla każdego dokumentu lub każdej kategorii dokumentów, wyjątku (wyjątków) określonego (określonych) w rozporządzeniu 1049/2001, na podstawie którego Komisja uznała, że skarżącemu nie można udzielić dostępu.

Rzecznik zwrócił się również do Komisji o wydanie opinii w sprawie dodatkowego zarzutu skarżącego, zgodnie z którym rozwiązanie odpowiedniej umowy z powodu zachowania pana W. nie było zgodne z prawem.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi:

W odniesieniu do kwestii dostępu do dokumentów

Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 wnioskodawca nie musiał uzasadniać wniosku o dostęp do dokumentów. Interes wnioskodawcy nie był zatem istotny w tym kontekście. Odnosząc się do sposobu, w jaki skarżący zamierzał wykorzystać odpowiednie dokumenty, Komisja miała na myśli to, że celu tego nie można uznać za nadrzędny interes publiczny, który przeważałby nad potrzebą ochrony interesów handlowych drugiej strony postępowania.

Kategoria 3 dokumentów, o dostęp do których wystąpił skarżący, obejmowała 16 dokumentów (3). Ujawnienie tych dokumentów naruszyłoby ochronę „prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych” (art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001). Dyskusje na temat takich danych mogą mieć miejsce tylko wtedy, gdy spełnione są warunki przetwarzania danych osobowych określone w rozporządzeniu 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (4). W art. 8 lit. b) tego rozporządzenia zobowiązano wnioskodawcę do wykazania konieczności przekazania mu danych osobowych oraz zobowiązano instytucję do upewnienia się, że przekazanie nie naruszyło uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą.

W odniesieniu do dodatkowego zarzutu skarżącego

Umowa o świadczenie usług na rzecz dwóch ekspertów z UE (współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego) została podpisana w dniu 3 sierpnia 1999 r. W dniu 8 września 2000 r. RRI ogłosiła, że z przyczyn rodzinnych biegły finansowo-administracyjny musiał zrezygnować z pracy pod koniec października 2000 r. i zaproponowała pana W. na jego miejsce. Komisja zgodziła się z tym.

W związku z zastąpieniem współdyrektora Komisja w piśmie z dnia 10 sierpnia 2001 r. zaproponowała RRI zwiększenie statusu i zakresu odpowiedzialności pana W. RRI to zaakceptowało. Doprowadziło to do podpisania w dniu 3 września 2001 r. aneksu (addendum nr 2) do umowy o świadczenie usług. W aneksie tym w sposób bardzo szczegółowy zwiększono obowiązki kierownika finansowego/administracyjnego, w tym określono (w art. 1.2.2 zakresu zadań), że „będzie on ponosił odpowiedzialność za podpisanie umowy (w odniesieniu np. do aspektów związanych z zamówieniami publicznymi, wniosków o przeniesienie środków, zarządzania rachunkami i umowami) wspólnie z chińskim dyrektorem”. Wśród powierzonych mu obowiązków i funkcji znajdowały się "zamówienia i odpowiedzialność kontraktowa". Inną ważną funkcją było zastępowanie, ad interim, współdyrektora KE, kierownika zespołu (art. 4 ust. 1 zakresu uprawnień). Menedżer finansowy/administracyjny (W.) został zatem faktycznie zastępcą współdyrektora, a jego stawka wynagrodzenia została podwyższona.

W dniu 2 kwietnia 2002 r. Komisja skierowała do RRI pismo, w którym skarżyła się, że pan W. nie wypełnia swoich nowych obowiązków i funkcji. Zgodnie z art. 6 umowy RRI była jedynym punktem kontaktowym w zakresie komunikacji dotyczącej umowy. W dniu 6 czerwca 2002 r. obawy te zostały ponownie zgłoszone. Sytuacja nie uległa jednak zmianie.

W dniu 30 stycznia 2003 r. Komisja ponownie ostrzegła RRI, że jeżeli sytuacja ta nie ulegnie zmianie, zostanie uznana za niezgodną z umową. W odpowiedzi z dnia 5 lutego 2003 r. RRI obiecała wyjaśnić tę kwestię, gdy tylko pan W. wróci ze swoich wakacji. Sytuacja nie uległa jednak zmianie, a pan W. nadal odkładał przyjęcie wszystkich nowych obowiązków. Skargi na ten temat wciąż napływały do delegatury od wszystkich zainteresowanych stron (współdyrektora z Chin i współdyrektora z UE), które były zmuszone przejąć to dodatkowe obciążenie pracą.

W dniu 15 września 2003 r. przedstawicielstwo rozwiązało umowę zgodnie z jej art. 15.

Komisja zakończyła stwierdzeniem, że uznała, iż działała zgodnie z postanowieniami umowy, którą zawarła z konsorcjum kierowanym przez RRI.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podkreślił, że sześć z ośmiu dokumentów należących do kategorii 3 i pochodzących z 2003 r. pochodziło od współdyrektora UE, pracownika konkurencyjnego przedsiębiorstwa. Skarżący wskazał ponadto, że jeżeli odpowiednie dokumenty rzeczywiście powinny zawierać dane prywatne, Komisja może pozostawić te części dokumentów niewypełnione. Podniosła ona jednak, że w odniesieniu do pana W. nie działał on jako osoba prywatna w ramach odnośnej umowy, lecz jako pracownik skarżącego.

W przedmiocie wglądu do akt Komisji

W dniu 22 lutego 2005 r. służby Rzecznika zbadały akta Komisji. Przy tej okazji pracownicy Rzecznika wskazali, że Komisja zidentyfikowała dokumenty zawarte w aktach jako poufne i że w związku z tym nie będą sporządzane żadne kopie. W odpowiedzi na pytanie skierowane do nich przez pracowników Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawiciele Komisji obecni podczas kontroli wyjaśnili, że Komisja podtrzymała swoje stanowisko, zgodnie z którym należy odmówić dostępu do odpowiednich dokumentów zarówno na podstawie art. 4 ust. 1 lit. b), jak i art. 4 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001, pomimo faktu, że tylko pierwszy z tych wyjątków został wymieniony w piśmie Komisji z dnia 2 grudnia 2004 r.

Uwagi skarżącego

Kopia sprawozdania z kontroli została przesłana skarżącemu w celu przedstawienia uwag.

W swoich uwagach skarżący wskazał, że jego stanowisko pozostaje niezmienione. Biorąc pod uwagę, że Rzecznik Praw Obywatelskich zapoznał się już z odpowiednimi dokumentami, skarżący zapytał go: 1) czy dokumenty te zawierały wystarczające elementy uzasadniające rozwiązanie umowy; 2) czy można było odpowiedzieć na zarzuty zawarte w tych dokumentach i je obalić, gdyby Komisja udzieliła dostępu do tych dokumentów w odpowiednim czasie; 3) czy dokumenty te zawierały dane osobowe osób trzecich i czy Komisja w wystarczającym stopniu uznała, że pan W. działał jako jej pracownik (skarżącego); 4) czy istniały powody lub uzasadnienia uznania tych dokumentów za poufne; 5) czy Komisja wzięła pod uwagę, że uznanie dokumentów za poufne stanowiło przeszkodę w przyznaniu dostępu, zgodnie z art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, jedynie w przypadku gdy dokumenty te dotyczyły kwestii bezpieczeństwa publicznego, obronności lub spraw wojskowych; oraz 6) czy istniały przesłanki sugerujące, że Komisja próbowała ukryć niewłaściwe administrowanie lub niewłaściwy wpływ konkurentów.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 Niniejsza skarga została wniesiona przez spółkę niemiecką. W 1999 r. Komisja zawarła umowę o świadczenie usług z RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, niemiecką spółką) jako liderem konsorcjum obejmującego skarżącego. Umowa dotyczyła zapewnienia dwóch ekspertów z UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego projektu w Chinach. Pan W., ekspert zatrudniony przez skarżącego, został powołany na stanowisko dyrektora finansowego/administracyjnego we wrześniu 2000 r. W następstwie aneksu (addendum nr 2) do umowy podpisanej we wrześniu 2001 r. pan W. został faktycznie zastępcą współdyrektora. W dniu 15 września 2003 r. delegatura Komisji w Pekinie poinformowała RRI, że podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy ze względu na to, że zastępca współdyrektora nie wypełnił swoich zadań zmienionych w aneksie nr 2. Skarżący zwrócił się następnie do Komisji o dostęp do dokumentów, na których oparto wypowiedzenie. Wniosek ten został odrzucony przez Komisję.

1.2 W skardze złożonej do Rzecznika Praw Obywatelskich w maju 2004 r. skarżący zarzucił zasadniczo, że odmawiając udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów, Komisja naruszyła rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (5).

1.3 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji w sprawie tej skargi skarżący przedstawił dodatkowy zarzut, zgodnie z którym rozwiązanie odpowiedniej umowy z powodu zachowania pana W. nie było zgodne z prawem. Rzecznik postanowił uwzględnić ten zarzut w swoim dochodzeniu i zwrócił się do Komisji o wydanie opinii uzupełniającej.

1.4 Rzecznik przystąpił następnie do kontroli akt Komisji. W swoich uwagach dotyczących sprawozdania z tej kontroli skarżący zapytał Rzecznika (1), czy dokumenty te zawierały wystarczające elementy uzasadniające rozwiązanie umowy, (2) czy możliwe było udzielenie odpowiedzi na zarzuty zawarte w tych dokumentach i ich obalenie, gdyby Komisja udzieliła dostępu do tych dokumentów w odpowiednim czasie, (3) czy dokumenty te zawierały dane osobowe osób trzecich i czy Komisja w wystarczającym stopniu uznała, że pan W. działał jako jej pracownik (skarżącego), (4) czy istniały powody lub uzasadnienia uznania tych dokumentów za poufne, (5) czy Komisja wzięła pod uwagę, że uznanie dokumentów za poufne stało na przeszkodzie przyznaniu dostępu, zgodnie z art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, jedynie w przypadku gdy dokumenty te dotyczyły kwestii bezpieczeństwa publicznego, obronności lub spraw wojskowych oraz (6) czy istniały przesłanki sugerujące, że Komisja próbowała ukryć niewłaściwe administrowanie lub niewłaściwy wpływ konkurentów.

1.5 Należy zauważyć, że rolą Rzecznika jest badanie zarzutów niewłaściwego administrowania, a nie udzielanie odpowiedzi na konkretne pytania zadawane mu przez skarżących. Rzecznik w każdym razie nie byłby w stanie udzielić odpowiedzi na hipotetyczne pytania, takie jak drugie z pytań przedstawionych przez skarżącego. Wydaje się jednak, że większość pozostałych pytań jest związana z zarzutami będącymi przedmiotem niniejszego dochodzenia. W związku z tym badanie tych zarzutów przez Rzecznika Praw Obywatelskich również odpowie na te pytania.

1.6 Rzecznik uważa jednak za stosowne dodanie wyjaśnień co do faktów, na których wydaje się opierać czwarte i piąte pytanie skarżącego. Odniesienie do „poufnego” charakteru odnośnych dokumentów w sprawozdaniu z kontroli akt miało na celu wskazanie, że Rzecznik Praw Obywatelskich przyjął do wiadomości stanowisko Komisji, zgodnie z którym odpowiednie dokumenty nie powinny być ujawniane skarżącemu. Użycie tego wyrażenia przez Rzecznika nie oznacza, że Komisja przedstawiła dalsze argumenty na poparcie swojego stanowiska, zgodnie z którym dokumenty nie powinny zostać ujawnione. Jeżeli chodzi o odniesienie skarżącego do art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, należy zauważyć, że przepis ten obejmuje dokumenty „wrażliwe” (a nie „poufne”).

2 Rzekomo niezgodne z prawem rozwiązanie umowy

2.1 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący twierdził, że decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy z powodu zachowania pana W. była niezgodna z prawem.

2.2 Komisja wyjaśniła, że umowa o świadczenie usług przewidywała zatrudnienie dwóch ekspertów z UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego, oraz że w 2000 r. pan W. został mianowany kierownikiem finansowo-administracyjnym. Aneks do umowy został podpisany we wrześniu 2001 r. Zdaniem Komisji w aneksie tym znacznie zwiększono zakres odpowiedzialności zarządzającego finansami/administracją, w tym określono (w art. 1.2.2 zakresu uprawnień), że „będzie on ponosił odpowiedzialność za podpisanie umowy (w odniesieniu np. do aspektów związanych z zamówieniami publicznymi, wniosków o przeniesienie środków, zarządzania rachunkami i umowami) wspólnie z chińskim dyrektorem”. Komisja stwierdziła, że wśród obowiązków i funkcji powierzonych panu W. znajduje się „odpowiedzialność za zamówienia publiczne i zawieranie umów” oraz obowiązek „zastępowania, ad interim, współdyrektora KE, kierownika zespołu” (art. 4 ust. 1 zakresu uprawnień).

W dniu 2 kwietnia 2002 r. Komisja skierowała do RRI pismo, w którym skarżyła się, że pan W. nie wypełnia swoich nowych obowiązków i funkcji. W dniu 6 czerwca 2002 r. obawy te zostały ponownie zgłoszone. Zdaniem Komisji sytuacja nie uległa jednak zmianie.

W dniu 30 stycznia 2003 r. Komisja ponownie ostrzegła RRI, że jeżeli sytuacja ta nie ulegnie zmianie, zostanie uznana za niezgodną z umową. W odpowiedzi z dnia 5 lutego 2003 r. RRI obiecała wyjaśnić tę kwestię, gdy tylko pan W. wróci ze swoich wakacji. Zdaniem Komisji sytuacja nie uległa jednak zmianie, a pan W. nadal odkładał przyjęcie wszystkich nowych obowiązków. Komisja stwierdziła, że skargi w tej sprawie nadal trafiały do delegatury od wszystkich zainteresowanych stron (współdyrektora z Chin i współdyrektora z UE), które były zmuszone przejąć to dodatkowe obciążenie pracą.

Komisja podniosła, że jej decyzja o rozwiązaniu umowy zgodnie z jej art. 15 była zatem słuszna.

2.3 Przed rozpatrzeniem niniejszego zarzutu Rzecznik uważa za użyteczne podkreślenie, że nie ma on mandatu do zbadania postępowania pana W. W związku z tym jego dochodzenie ogranicza się do sprawdzenia, czy decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy z powodu zachowania pana W. była zgodna z prawem.

2.4 Rzecznik zauważa, że skarżący nie kwestionuje faktu, iż obowiązki pana W. zostały zwiększone na mocy wyżej wymienionego aneksu do umowy oraz że obowiązki te obejmowały odpowiedzialność w dziedzinie "zamówień publicznych i zawierania umów".

2.5 Rzecznik zbadał akta Komisji w tej sprawie. Z dokumentów skontrolowanych przy tej okazji wynikało, że pan W. rzeczywiście wydawał się zakładać, że nie ponosi żadnej odpowiedzialności w dziedzinie „zamówień publicznych i zawierania umów” i że w związku z tym kilka kwestii wchodzących w zakres tej dziedziny musiało zostać rozpatrzonych przez inne osoby zaangażowane w realizację projektu. Prawdą jest, że skarżący podkreślił, że niektóre z istotnych dokumentów pochodziły od współdyrektora UE, pracownika konkurencyjnego przedsiębiorstwa. Należy jednak zauważyć, że odpowiednie dokumenty zawierają również komunikaty samego pana W. oraz że treść tych komunikatów również potwierdza stanowisko Komisji.

2.6 W tych okolicznościach i biorąc pod uwagę wysiłki Komisji zmierzające do rozwiązania tego problemu, stanowisko Komisji wydaje się rozsądne. Nie można zatem stwierdzić niewłaściwego administrowania w odniesieniu do decyzji Komisji o rozwiązaniu umowy.

3 Zarzut nieudzielenia dostępu do dokumentów

3.1 W lutym 2004 r. skarżący zwrócił się do Komisji o dostęp do dokumentów dotyczących rozwiązania umowy. Wniosek ten został odrzucony przez Komisję. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że czyniąc to, Komisja naruszyła rozporządzenie 1049/2001. Skarżący wyjaśnił, że jego skarga dotyczyła jedynie trzeciej z trzech kategorii dokumentów wskazanych przez Komisję w tym kontekście. Komisja opisała tę kategorię jako obejmującą „różną korespondencję, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między różnymi osobami w związku z realizacją umowy”.

3.2 W swojej opinii Komisja uznała, że ujawnienie tych komunikatów byłoby szkodliwe dla pana W. jako jednostki, biorąc pod uwagę, że wpłynęłoby to zarówno na jego integralność osobistą, jak i na jego interesy handlowe w odniesieniu do jego pozycji na rynku pracy. Komisja wskazała, że nie ma powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. Jego odmowa przyjęcia nowych obowiązków mogła być spowodowana jego stanowiskiem umownym z RRI lub skarżącym.

3.3 W odpowiedzi na wniosek Rzecznika o udzielenie dodatkowych informacji Komisja wskazała, że odnośna kategoria dokumentów obejmuje 16 dokumentów. Komisja argumentowała, że ujawnienie tych dokumentów naruszyłoby ochronę „prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych” (art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001). Podniosła ona ponadto, że ujawnienie takich danych może mieć miejsce tylko wtedy, gdy spełnione są warunki przetwarzania danych osobowych określone w rozporządzeniu 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (6). Komisja zauważyła, że art. 8 lit. b) tego rozporządzenia wymaga od wnioskodawcy wykazania konieczności przekazania mu danych osobowych oraz wymaga od instytucji upewnienia się, że przekazanie nie naruszyło uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą. Przy okazji wglądu do akt Komisja wyjaśniła, że nadal uważa, iż jej decyzja była również uzasadniona na podstawie art. 4 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001.

3.4 Rzecznik nie może zgodzić się ze stanowiskiem Komisji w odniesieniu do art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001. Na wstępie należy zauważyć, że odpowiednie dokumenty dotyczą realizacji projektu finansowanego przez UE. Pan W. był jedną z osób, które zostały zatrudnione w tym celu. Trudno zatem zrozumieć, w jaki sposób ujawnienie dokumentów dotyczących realizacji tego projektu mogłoby podważyć ochronę "prywatności" lub "integralności" pana W. Rzecznik zauważa ponadto, że - jak stwierdzono powyżej (zob. pkt 2.4) - odpowiednie dokumenty potwierdzają jedynie argument Komisji, że pan W. nie wypełnił wszystkich obowiązków powierzonych mu w umowie. Biorąc pod uwagę, że Komisja przedstawiła swój argument w swojej opinii, która jest publicznie dostępnym dokumentem, trudno jest stwierdzić, jakie dalsze szkody ujawnienie odnośnych dokumentów mogłoby wyrządzić prawu pana W. do prywatności i integralności. Jednakże nawet przy założeniu, że ujawnienie dokumentów może mieć wpływ na prywatność lub integralność pana W., Rzecznik uważa, że Komisja nie rozważyła w odpowiedni sposób możliwości udzielenia częściowego dostępu, na przykład poprzez udzielenie dostępu do wersji dokumentów, w których nazwisko pana W. zostało wymazane.

3.5 Ogólnie rzecz biorąc, stanowisko zajęte przez Komisję w niniejszej sprawie można rozumieć w ten sposób, że w przypadku gdy nazwisko osoby (stanowiące dane osobowe) jest wymienione w dokumencie będącym w posiadaniu Komisji, dokument ten może zostać ujawniony tylko wtedy, gdy osoba wnioskująca o dostęp wykaże konieczność przekazania jej danych osobowych, zgodnie z art. 8 lit. b) rozporządzenia 45/2001. Biorąc pod uwagę, że większość dokumentów zawiera nazwiska, taka interpretacja pozbawiłaby większość znaczenia prawa publicznego dostępu do dokumentów - prawa podstawowego uznanego w art. 42 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej. W tym kontekście należy w szczególności zauważyć, że art. 6 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że wnioskodawca, który wnosi o dostęp do dokumentów znajdujących się w posiadaniu instytucji wspólnotowej, nie musi przedstawiać żadnych powodów. Stanowisko Komisji, zgodnie z którym osoba wnioskująca o dostęp do dokumentu musi wykazać konieczność nadania jej nazwiska w każdym przypadku, gdy dany dokument zawiera takie nazwisko, jest trudne do pogodzenia z tym przepisem.

3.6 Aby uniknąć jakichkolwiek wątpliwości, Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie podkreślić, że zgadza się, iż konieczność ochrony prywatności danej osoby może spowodować konieczność nieujawniania przez instytucję wspólnotową nazwiska tej osoby w przypadku wniosku o dostęp do dokumentu zawierającego nazwisko tej osoby. Rzecznik uważa jednak, że taka decyzja musi opierać się na okolicznościach faktycznych danej sprawy i że należy ją podjąć z należytym uwzględnieniem faktu, że wyjątki od prawa dostępu należy interpretować wąsko. Ponadto jest zdania, że w takich przypadkach należy szczególnie uważnie rozważyć możliwość udzielenia częściowego dostępu.

3.7 Komisja powołała się również na art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001, zgodnie z którym można odmówić dostępu, jeżeli ujawnienie naruszyłoby interesy handlowe osoby fizycznej lub prawnej. W tym kontekście należy zauważyć, że Komisja podkreśliła, iż miał na myśli interes handlowy pana W. i żadnej innej osoby. Trudno jednak zrozumieć, jakie mogą być interesy handlowe pana W., których broni Komisja. Jak wspomniano powyżej, odpowiednie dokumenty potwierdzają jedynie argument Komisji, zgodnie z którym pan W. nie wypełnił wszystkich obowiązków, które zostały mu powierzone w umowie. Biorąc pod uwagę, że Komisja przedstawiła swój argument w swojej opinii, która jest publicznie dostępnym dokumentem, trudno jest stwierdzić, jakie dalsze szkody mogłoby wyrządzić panu W.sowi domniemane interesy handlowe ujawnienie istotnych dokumentów. Ponadto należy zauważyć, że Komisja podkreśliła, iż nie ma powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. W związku z tym jeszcze trudniej jest zrozumieć, w jaki sposób ujawnienie dokumentów mogłoby naruszyć interesy handlowe pana W.

3.8 W świetle powyższych rozważań Rzecznik uważa, że Komisja nie przedstawiła racjonalnego wyjaśnienia odmowy udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

4 Wnioski

W związku z powyższym Rzecznik sporządza następujący projekt zalecenia dla Komisji, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich:

Projekt zalecenia

Komisja powinna ponownie rozpatrzyć wniosek skarżącego o dostęp do dokumentów.

Komisja i skarżący zostaną poinformowani o niniejszym projekcie zalecenia. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przesyła szczegółową opinię do dnia 31 lipca 2005 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich i opisie środków podjętych w celu wdrożenia projektu zalecenia.

Strasburg, 29 kwietnia 2005 r.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decyzja 94/262 Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 113, s. 15.

(2) Dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Komisja przedstawiła wykaz tych dokumentów.

(4) Dz.U. 2001, L 8, s. 1.

(5) Dz.U. L 145, s. 43.

(6) Dz.U. 2001, L 8, s. 1.