(Wykonane zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (1))

STRESZCZENIE

Skarga w tej sprawie dotyczy odmowy wypłaty uzgodnionych funduszy przez Komisję beneficjentowi programu wsparcia joint venture (Joint Venture Programme Phare - "JOP Phare"). W dniu 13 czerwca 2000 r. służby Komisji przeprowadziły audyt przedsiębiorstwa skarżącego. Kontrola nie została jeszcze zakończona. Nawiasem mówiąc, skarga dotyczy odmowy przez Komisję zwrotu skarżącemu księgi sporządzonej podczas audytu. Podczas obecnego dochodzenia skarżący twierdził również, że jego przedsiębiorstwo zostało zarejestrowane na czarnej liście.

Komisja twierdzi, że audyt nie mógł zostać zakończony z powodu niedostarczenia przez skarżącego niezbędnych dokumentów. Ponadto rejestr sporządzony w trakcie audytu nie był rejestrem pierwotnym. Ponadto skarżący nie został wpisany na czarną listę, lecz do wewnętrznego systemu wczesnego ostrzegania Komisji.

Na podstawie dostępnych dowodów Rzecznik uważa, że Komisja nie poinformowała odpowiednio skarżącego o dokumentach, które musiał dostarczyć, aby umożliwić Komisji zakończenie audytu i podjęcie w odpowiednim czasie decyzji w sprawie wypłaty środków. Ponadto Rzecznik uważa, że Komisja nie przedstawiła mu racjonalnego wyjaśnienia odmowy zwrotu księgi. Ponadto Rzecznik ufa, że Komisja ponownie rozważy rejestrację przedsiębiorstwa skarżącego w SWO w świetle wyników audytu.

W tych okolicznościach Rzecznik Praw Obywatelskich sporządza projekt zalecenia. Składający petycję zwraca się do Komisji o poinformowanie skarżącego o dokumentach, które ma dostarczyć na potrzeby audytu, oraz o zwrot księgi.

WNIOSEK

Skarżący jest dyrektorem wykonawczym GERE; Spółka zarejestrowana w Luksemburgu. GERE ubiegała się o fundusze UE w ramach programu JOP Facility 2. Zgodnie z procedurą składania wniosków wniosek musiał zostać złożony za pośrednictwem pośrednika finansowego (FI). Według skarżącego Komisja zaakceptowała projekt w październiku 1998 r. W sierpniu 1999 r. dokumenty potwierdzające zostały przekazane Komisji za pośrednictwem FI, a spółka oczekiwała zapłaty w ciągu 60 dni. Komisja, ponownie za pośrednictwem instrumentu finansowego, kilkakrotnie zwracała się o dalsze informacje. Wydaje się, że żadna z dostarczonych informacji nie zadowoliła Komisji i w związku z tym postanowiła ona przeprowadzić audyt przedsiębiorstwa. Dokonano tego 13 czerwca 2000 r. Do końca października 2000 r. przedsiębiorstwo nie otrzymało płatności i pomimo kilku kontaktów z Komisją nie zostało poinformowane o wynikach audytu ani nie odesłano mu niektórych oryginalnych dokumentów, które Komisja odebrała mu podczas audytu.

Skarżący postanowił zatem złożyć skargę przeciwko Komisji Europejskiej i przedstawił następujące zarzuty:

1. Sytuacja umowna przedsiębiorstw ubiegających się o środki z JOP w stosunku do Komisji jest niejasna. Chociaż GERE nigdy nie podpisała umowy z Komisją, nakłada na nią obowiązki.

2. Sposób, w jaki informacje są rozpowszechniane, przynosi efekty odwrotne do zamierzonych. Stosunki między GERE a Komisją były prowadzone głównie za pośrednictwem instrumentu finansowego. Nie jest zatem jasne, czy skarżący został poproszony o dostarczenie informacji, których Komisja rzeczywiście potrzebowała.

3. Przeprowadzając kontrole, Komisja powinna była ograniczyć swoje dochodzenia do elementów związanych z finansowanym projektem bez kontrolowania całej rachunkowości przedsiębiorstwa.

4. GERE nigdy nie została poinformowana o wynikach audytu przeprowadzonego w dniu 13 czerwca 2000 r.

5. Komisja odmówiła zwrotu oryginałów dokumentów, które zostały jej przekazane do celów wspomnianego audytu.

Skarżący domagał się wypłaty środków i zwrotu oryginalnych dokumentów, które zostały powierzone Komisji.

WNIOSEK

Opinia Komisji Europejskiej

Opinia Komisji Europejskiej w sprawie skargi była w skrócie następująca:

1. Komisja i FI podpisały umowę ramową w dniu 18 stycznia 1996 r. W odniesieniu do każdego projektu Komisja i Instytucja Finansowa podpisują umowę szczegółową. Ten ostatni z kolei podpisuje umowę finansową (FinA) z beneficjentem funduszy. W przypadku GERE SA i FinA zostały podpisane w dniu 26 października 1998 r. FinA odniosła się konkretnie do FA i ON. Obydwa zawierają przepisy nakładające na beneficjenta obowiązki wobec Komisji. Skarżący nie mógł zatem twierdzić, że nie jest świadomy sytuacji i swoich zobowiązań wobec Komisji.

2. Zasadniczo wszystkie kontakty z beneficjentami odbywają się za pośrednictwem instrumentu finansowego, Komisja nie uważa tego za przynoszące efekty odwrotne do zamierzonych. Wręcz przeciwnie, daje to potencjalnym beneficjentom w całej Europie możliwość skorzystania z pomocy doświadczonych specjalistów. W niniejszej sprawie problemy wydają się wynikać ze stosunków między FI a skarżącym.

3. FinA odnosi się do przepisów FA i ON uprawniających Komisję do przeprowadzania „…any and all controls…”. Przeprowadzone kontrole miały na celu sprawdzenie, czy GERE kwalifikuje się do finansowania, oraz kontrolę samego finansowanego działania. Wymagało to dostępu do wszystkich plików firmy.

4. W dniu 13 czerwca 2000 r. audytorzy Komisji poinformowali GERE o tymczasowych wnioskach. Beneficjent został jednak poproszony o dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających przed zakończeniem audytu. Jedno z oświadczeń złożonych przez adwokata skarżącego w dniu 16 sierpnia 2000 r. nie było zadowalające. Od tego czasu Komisja stara się uzyskać odpowiedni dokument od osoby, która wydała oświadczenie. Skarżący nigdy nie wywiązał się ze swoich zobowiązań, nigdy nie dostarczono odpowiednich dokumentów potwierdzających, w związku z czym nie można było ich zatwierdzić, a w konsekwencji nie wypłacono środków.

5. Księga (Grand Livre) znajdująca się w posiadaniu Komisji jest datowana na dzień 13 czerwca 2000 r., dzień audytu, i została wydrukowana przez księgowego GERE na wniosek audytorów H. Księgowy GERE przekazał sprawozdania finansowe za 1999 r. w dniu 13 kwietnia 2000 r.; w związku z tym pierwotna księga została koniecznie przygotowana przed tą datą. Ponadto Komisja zaoferowała prawnikowi skarżącego możliwość zapoznania się z dokumentami będącymi w posiadaniu Komisji. Ta szansa nigdy nie została wykorzystana.

Uwagi skarżącego

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przekazał opinię Komisji Europejskiej skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W swojej odpowiedzi skarżący w podsumowaniu stwierdził, co następuje:

1. Pomimo swoich próśb FI nigdy nie ujawniła kopii ani nie zezwoliła GERE na skonsultowanie się z FA i ON. Chociaż dokumenty te są wymienione jako załączniki do FinA, GERE nigdy ich nie widziała. Komisja została poinformowana o tej sytuacji. GERE przyjmuje jednak na siebie odpowiedzialność w tym zakresie.

2. Ten rodzaj umowy z odniesieniami do innych umów z udziałem osób trzecich jest mylący. Wbrew oczekiwaniom Komisji skarżący nie uważa przedmiotowego FI za wysoko wykwalifikowanego specjalistę. GERE mogła mieć nadzieję na lepsze monitorowanie tej sprawy i uważa, że Komisja powinna monitorować działania pośredników finansowych.

3. GERE nigdy nie był przeciwny audytowi. Jednakże sprawozdania techniczne i finansowe zostały dostarczone w dniu 5 sierpnia 1999 r. Od tego czasu GERE nigdy nie otrzymała żadnych pisemnych uwag ani płatności ze strony Komisji. Chociaż zgodnie z dobrą praktyką administracyjną wszystkie dodatkowe informacje mogły zostać poproszone na piśmie, bezpośrednio przez Komisję lub przez FI, GERE zostało poproszone o udzielenie informacji ustnie i kilkakrotnie. Ponadto wnioski te zostały złożone dopiero wtedy, gdy GERE zapytała o postępy w pracach nad tą sprawą.

4. GERE nie otrzymała żadnych pisemnych wniosków ani wstępnych wniosków z audytu. Pisemne wnioski Komisji o udzielenie informacji były następstwem pisemnych wniosków GERE dotyczących zwrotu jego księgi. Chociaż GERE wielokrotnie zwracała się do Komisji o wyniki audytu i wypłatę środków, skarżący nadal nie jest świadomy powodów, dla których Komisja nie zakończyła audytu.

5. Skarżący uważa, że decyzja o tym, czy dostarczony dokument jest oryginałem, czy nie, nie należy do Komisji. W rzeczywistości za każdym razem, gdy drukowana jest księga, jest ona fakturowana na GERE. Każde przedsiębiorstwo mające siedzibę w Luksemburgu musi jednak prowadzić księgę w swoich siedzibach. Odmowa zwrotu księgi przez Komisję kosztuje GERE co najmniej 100 EUR.

Ponadto skarżący wyraża ubolewanie, że wszystkie konsekwencje wad tego projektu ponosi najsłabsza strona, tj. GERE. Chociaż GERE nie została poinformowana o wszystkich warunkach umowy, nigdy nie odmówiła współpracy. Skarżący ubolewa, że w przypadku GERE wyrok został wydany przed wydaniem wyroku i został umieszczony na czarnej liście.

Dalsze zapytania

W dniu 2 maja 2001 r. skarżący przedstawił Rzecznikowi dowody dotyczące wpisania GERE na czarną listę Komisji. Skarżący otrzymał faks wysłany przez Wspólne Centrum Badawcze (JRC) Komisji Europejskiej w Isprze informujący go, że płatność na inny projekt została zablokowana, ponieważ GERE znalazła się na „czarnej liście UE”.

Po dokładnym rozważeniu tego nowego elementu okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia. Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji o poinformowanie go, czy Komisja zablokowała płatności na rzecz GERE w ramach niekwestionowanych umów. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich zakwestionował funkcjonowanie czarnej listy, o której wspomniał urzędnik Komisji.

Komisja wyraziła ubolewanie z powodu sformułowania użytego przez jednego z jej urzędników w odniesieniu do wewnętrznego systemu wczesnego ostrzegania ustanowionego na wniosek Parlamentu Europejskiego. SWO ma na celu identyfikację beneficjentów funduszy wspólnotowych, którzy popełnili błędy administracyjne lub nadużycia finansowe. SWO nie zatrzymuje płatności; tylko to utrudnia i wymaga dalszych kontroli ze strony właściwych służb. W przypadku GERE wystąpiły godne ubolewania opóźnienia. W lipcu Komisja przeprosiła za to i zapłaciła kwoty należne w ramach niekwestionowanego projektu, a także odsetki za zwłokę.

Skarżący stwierdził, że GERE nigdy nie został poinformowany o jakimkolwiek oszustwie lub błędzie administracyjnym, które uzasadniałyby jego rejestrację w SWO. Skarżący utrzymuje, że urzędnicy Komisji powszechnie określają SWO jako czarną listę i że jego skutkiem jest blokowanie płatności. Ponadto jeżeli SWO nie był czarną listą, nie powinien być traktowany jako taki, a zarejestrowane spółki powinny być o tym informowane na piśmie.

DECYZJA

1 Rzekomo niejasna sytuacja umowna wobec Komisji

1.1 Skarżący uznał, że sytuacja umowna przedsiębiorstw ubiegających się o fundusze JOP w stosunku do Komisji jest niejasna. GERE nigdy nie podpisała umowy z Komisją i nałożyła na nią obowiązki.

1.2 Komisja argumentowała, że skarżący nie może być nieświadomy swoich zobowiązań umownych wobec Komisji. Wszystkie postanowienia zostały jasno określone w umowie w sprawie finansowania oraz w załączonych do niej umowach ramowych i szczegółowych.

1.3 Rzecznik zauważa, że skarżący uważa, iż FI nie poinformował odpowiednio GERE o wszystkich postanowieniach umownych mających zastosowanie do umowy finansowej. Skarżący przyznał się również do własnej odpowiedzialności w tym aspekcie sprawy. Wydaje się, że GERE zawarła umowę bez zapoznania się z załącznikami do tej umowy, które zawierały postanowienia tworzące zobowiązania wobec Komisji. Rzecznik uważa zatem, że nie ma dowodów na niewłaściwe administrowanie przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

2 Przekazywanie informacji między GERE a Komisją

2.1 Skarżący uznał, że sposób rozpowszechniania informacji przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Stosunki między GERE a Komisją były prowadzone głównie za pośrednictwem instrumentu finansowego. Nie jest zatem jasne, czy skarżący został poproszony o dostarczenie informacji, których Komisja rzeczywiście potrzebowała.

2.2 Komisja argumentowała, że korzystanie z instrumentu finansowego gwarantuje, że dokumentacja jest rozpatrywana przez doświadczonego specjalistę.

2.3 Rzecznik zauważa, że w aktach sprawy nie ma dowodów na to, że system korzystania z pośredników finansowych jako taki jest odpowiedzialny za trudności w stosunkach między GERE a Komisją. Wydaje się, że zarówno Komisja, jak i skarżący przypisują FI część odpowiedzialności za wady w obiegu informacji. Rzecznik stwierdza zatem, że nie ma dowodów na niewłaściwe administrowanie przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

3 Zakres audytu

3.1 Skarżący uznał, że przeprowadzając audyt, Komisja powinna była ograniczyć swoje dochodzenia do elementów związanych z finansowanym projektem bez kontrolowania całej rachunkowości przedsiębiorstwa.

3.2 Komisja argumentowała, że zakres audytu był zgodny ze zobowiązaniami umownymi GERE.

3.3 Biorąc pod uwagę postanowienia umowne, w szczególności odpowiednie porozumienie ramowe, wydaje się, że Komisja nie przekroczyła swoich uprawnień przy przeprowadzaniu audytu GERE. Rzecznik stwierdza zatem, że nie ma przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

4 Niepoinformowanie GERE o wynikach audytu

4.1 Zdaniem skarżącego GERE nigdy nie została poinformowana o wynikach audytu przeprowadzonego w dniu 13 czerwca 2000 r.

4.2 Komisja uznała, że audytorzy Komisji poinformowali GERE o tymczasowych wnioskach z dnia 13 czerwca 2000 r. Beneficjent został jednak poproszony o dostarczenie dodatkowych dokumentów potwierdzających przed zakończeniem audytu. Pomimo wielokrotnych próśb skarżący nigdy nie wywiązał się ze swoich zobowiązań, dokumenty te nigdy nie zostały dostarczone, w związku z czym nie mogły zostać zatwierdzone, a zatem środki nie zostały wypłacone.

4.3 Rzecznik zauważa, że na podstawie dostępnych dokumentów wydaje się, iż Komisja nie powiadomiła skarżącego o dokumentach, które powinien dostarczyć, aby nie opóźniać decyzji Komisji w sprawie wypłaty środków. Może to stanowić przypadek niewłaściwego administrowania, w związku z czym Rzecznik Praw Obywatelskich sporządzi projekt zalecenia zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich.

5 Odmowa zwrotu oryginalnych dokumentów pobranych podczas audytu

5.1 Skarżący twierdził, że Komisja odmówiła zwrotu oryginalnych dokumentów, które zostały mu przekazane do celów wyżej wymienionego audytu.

5.2 Komisja argumentowała, że księga, która została przekazana audytorom przez GERE i która jest przechowywana przez służby Komisji, nie jest dokumentem oryginalnym. Został wydrukowany w dniu audytu.

5.3 Rzecznik rozumie, że Komisja od dnia 13 czerwca 2000 r. do chwili obecnej wykorzystuje do celów kontroli księgę GERE za rok 1999. Chociaż dokument został wydrukowany specjalnie na potrzeby audytu, skarżący twierdzi, że jego przedsiębiorstwu naliczono znaczną opłatę za ponowne wydanie tego dokumentu. Skarżący zwrócił się zatem o zwrot księgi, którą uważa za własność GERE.

5.4 Komisja nie przedstawiła Rzecznikowi Praw Obywatelskich racjonalnego wyjaśnienia odmowy kontynuowania prac nad kserokopią księgi i zwrotu GERE dokumentu wydrukowanego w dniu 13 czerwca 2000 r. Rzecznik Praw Obywatelskich sporządzi zatem projekt zalecenia zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich.

6 Rzekoma rejestracja GERE na czarnej liście i jej konsekwencje

6.1 Skarżący twierdził, że GERE znalazła się na czarnej liście Komisji. Zablokowało to wszystkie płatności dokonywane na rzecz GERE przez Komisję nawet w ramach niekwestionowanych umów.

6.2 Komisja wyjaśniła, że płatności zostały opóźnione z powodu wewnętrznego systemu wczesnego ostrzegania Komisji. System ten wymaga dalszej kontroli przed dokonaniem płatności na rzecz beneficjentów zarejestrowanych w SWO z powodu błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych. W niniejszej sprawie GERE została zarejestrowana w SWO ze względu na trudności związane z umową podpisaną w ramach projektu JOP.

6.3 Rzecznik zauważa, że w trakcie obecnego dochodzenia można było dokonać płatności na rzecz GERE w ramach niekwestionowanych umów. Komisja przedstawiła Rzecznikowi Praw Obywatelskich racjonalne wyjaśnienie powodów rejestracji GERE w SWO. Rzecznik stwierdził zatem, że nie ma dowodów na niewłaściwe administrowanie w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

6.4 Rzecznik zauważa, że niektórzy urzędnicy Komisji wydają się uważać SWO za czarną listę, chociaż Komisja stwierdziła, że tak nie jest. Rzecznik Praw Obywatelskich może zatem rozważyć w późniejszym terminie przeprowadzenie dochodzenia w sprawie ogólnego funkcjonowania SWO w ramach dochodzenia z własnej inicjatywy.

7 Wnioski

Rzecznik uważa, że podejście Komisji w przedmiotowej sprawie doprowadziło do przypadków niewłaściwego administrowania. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia zatem Komisji następujący projekt zalecenia, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich:

Projekt zalecenia

Komisja powinna poinformować skarżącego na piśmie o dokumentach, które ma dostarczyć, aby umożliwić Komisji podjęcie decyzji w sprawie płatności w rozsądnym terminie. Ponadto Komisja powinna zwrócić księgę GERE skarżącego za 1999 r. wydrukowaną dnia 13 czerwca 2000 r.

Komisja i skarżący zostaną poinformowani o niniejszym projekcie zalecenia. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przesyła szczegółową opinię do dnia 28 lutego 2002 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich i opisie sposobu jego wdrożenia.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasburg, 4 grudnia 2001 r.

---

(1) Decyzja 94/262 Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 113 z 1994 r., s. 15.