# Projekt zalecenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie dochodzenia z własnej inicjatywy OI/10/2010/JF dotyczącego Komisji Europejskiej
- Autor: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
- Data : 2012-07-26T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pl/recommendation/pl/11801)
---
Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich[\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1}

Kontekst dochodzenia
--------------------

**1.** Dochodzenie dotyczy umowy o udzielenie dotacji między Komisją a uniwersytetem w Libanie na realizację projektu mającego na celu wzmocnienie prawodawstwa w zakresie ochrony środowiska w tym kraju (odniesienie: Life 02/TCY/RL/032-SELDAS - "*Strengthening the environmental legislation development and application system in Lebanon"*- projekt SELDAS). Komisja zawarła umowę z uniwersytetem we wrześniu 2002 r.

**2.** Wiceprezes uniwersytetu, który pełnił funkcję koordynatora projektu, wniósł skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, że chociaż projekt SELDAS został pomyślnie zakończony, Komisja odmówiła pokrycia kosztów poniesionych przez skarżącego, ponieważ nie przedstawił on kart czasu pracy ani żadnych innych dowodów na poparcie czasu, który według niego poświęcił projektowi. Skarżący twierdził, że koszty, które twierdził, powinny były być dopuszczalne na podstawie dokumentacji, którą już przedłożył, lub na podstawie „arkuszy*czasu pracy z mocą wsteczną"*(arkusze czasu pracy są nieznaną koncepcją w tradycji Libanu).

**3.** Rzecznik Praw Obywatelskich uznał skargę za niedopuszczalną, ponieważ skarżący nie był obywatelem ani rezydentem UE. Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił jednak wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy na podstawie przedstawionych powyżej argumentów skarżącego (OI/1/2008/(VIK)JMA).

**4.** Po przeanalizowaniu wszystkich dowodów, w tym odpowiednich klauzul umownych, Rzecznik uznał, że Komisja miała prawo zażądać, aby Uniwersytet uzasadnił deklarowane koszty dotyczące prac wykonywanych przez pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w ramach projektu (takich jak skarżący) za pomocą arkuszy czasu pracy, które można uznać za dowody potwierdzające takie wydatki. Uczelnia nigdy bowiem nie sporządzała takich kart czasu pracy, odpowiadając na konkretne żądania Komisji w tym zakresie. Rzecznik uznał jednak, że argument skarżącego, że arkusze czasu pracy jako sposób na uzasadnienie kosztów wydawały się obcym pojęciem w kontekście lokalnej kultury prawnej (opartej na zaufaniu), był rozsądny. Podobnie uzasadniony był również argument, że arkusze czasu pracy nie były częścią ani procedur weryfikacji uniwersytetu, ani jego partnerów.

**5.** W trakcie wspomnianego wyżej dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przyznała, że nadal może rozważyć dowody potwierdzające, które mogłyby dowieść, że sporne koszty odpowiadają pracom faktycznie poświęconym projektowi SELDAS. Komisja odniosła się w szczególności do osobistych porządków obrad pracowników. Jednakże do dnia przedstawienia stanowiska Komisji przedstawionego powyżej skarżący nie był jeszcze w stanie przedłożyć żadnych dokumentów, które wskazywałyby na faktyczny czas, jaki poświęcił projektowi SELDAS, lub które pozwoliłyby Komisji na zaakceptowanie tego czasu z odpowiednim stopniem pewności. W związku z tym Rzecznik zamknęła dochodzenie z własnej inicjatywy OI/1/2008/(VIK)JMA, zwracając uwagę Komisji na fakt, że w interesie uczciwości i sprawiedliwych stosunków umownych może rozważyć poinstruowanie pozostałych stron umowy, które nie są zaznajomione z europejską kulturą prawną, o znaczeniu niektórych potencjalnie spornych warunków prawnych zawartych w umowie (takich jak wymóg arkuszy czasu pracy). Taka praktyka pomogłaby uniknąć podobnych problemów w przyszłości.

**6.** W dniu 23 lipca 2009 r. skarżący wyraził uznanie dla dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich. Zwrócił się również do Rzecznika Praw Obywatelskich o wsparcie Komisji w rozstrzygnięciu sprawy na podstawie nowych dowodów, które załączył do swojego pisma; a mianowicie jego osobisty program na rok 2004 i dokonane w nim nagrania. Skarżący zarejestrował w tym porządku dziennym godziny przepracowane przy projekcie SELDAS.

**7.** Ponieważ powyższy porządek obrad nigdy wcześniej nie został ujawniony, Rzecznik przekazał go Komisji, aby mogła ona dokonać przeglądu jego treści i ustalić, czy może przyjąć go jako dowód pracy skarżącego nad projektem SELDAS, a ostatecznie zapłacić mu. W ten sposób Rzecznik wyjaśnił również skarżącemu, że jeżeli uzna przyszłą odpowiedź Komisji za niewystarczającą, może złożyć nową skargę do Rzecznika.

**8.** W dniu 3 listopada 2009 r. Komisja udzieliła skarżącemu odpowiedzi, wyjaśniając, że po przeanalizowaniu osobistego porządku obrad stwierdziła, iż porządek ten nie zawiera żadnych wiarygodnych informacji, które pozwoliłyby jej na ponowne rozważenie wcześniejszej oceny. Po pierwsze, nie było żadnych wskazówek co do tego, kto jest właścicielem programu. Po drugie, liczba godzin przeznaczonych na projekt SELDAS każdego dnia została dodana ołówkiem, co zdaniem Komisji "oznaczało,*że uzupełnienia wyraźnie nie były współczesne z pozostałymi informacjami w agendzie"*i nie było możliwości bezpośredniego powiązania ich z listami działań opisanych w agendzie. Wreszcie porządek obrad nie zawsze zawierał informacje na temat harmonogramu każdego z wymienionych działań, a w bardzo nielicznych przypadkach informacje te nie pokrywały się z zadeklarowaną liczbą godzin. W związku z tym Komisja stwierdziła, że wpisy wprowadzone do porządku dziennego nie mogą zostać zaakceptowane jako zastąpienie arkuszy czasu pracy ani jako dowód czasu poświęconego na projekt SELDAS.

**9.** W dniu 3 marca 2010 r. skarżący odpowiedział Komisji, że przyjął kopie programów osobistych w ramach innego projektu w Libanie, a mianowicie projektu wymienionego pod numerem referencyjnym Life00 TCY/INT/021 SEA -- „Strategiczna*ocena oddziaływania na środowisko \& Planowanie użytkowania gruntów w Libanie"* („projekt SEA"). Skarżący załączył kopie osobistych porządków obrad związanych z projektem strategicznej oceny oddziaływania na środowisko[\[2\].](#_ftn2 ""){#_ftnref2} Zdaniem skarżącego porządki te nie zawierały żadnych wskazówek co do: i) ich właścicieli; (ii) liczba przepracowanych godzin; (iii) wymienione rodzaje działalności; lub (iv) informacje na temat terminów. Komisja zaakceptowała jednak tę dokumentację dotyczącą projektu SEA w obecnej formie, odmawiając jednocześnie realizacji programu skarżącego dotyczącego projektu SELDAS. Skarżący zwrócił się do Komisji o wyjaśnienie, co to oznacza, gdy stwierdza, że wpisy wprowadzone do jego porządku dziennego nie są zgodne z pozostałymi informacjami zawartymi w tym porządku dziennym. Chciał, aby Komisja przedstawiła wytyczne dotyczące sprawiedliwego rozwiązania tej kwestii. Podkreślił również w swoim piśmie, że zgodnie z własną oceną Komisji pomyślnie ukończył projekt SELDAS. W ciągu ostatnich czterech lat skarżący poświęcił wiele czasu i wysiłku, aby zapewnić właściwe ukończenie projektu SELDAS. Ufał, że Komisja pomoże mu w pokryciu związanych z tym wydatków i strat.

**10.** W dniu 30 czerwca 2010 r. Komisja udzieliła odpowiedzi, powołując się na wcześniejsze pismo, które skierowała do skarżącego w dniu 24 kwietnia 2007 r. Na tym etapie projekt SELDAS został już ukończony. W piśmie tym Komisja stwierdziła, że projekt SELDAS nie może już podlegać ponownej ocenie, ponieważ uznano go za sfinalizowany w jej systemie rachunkowości („umorzony"). Jednak w przeciwieństwie do projektu SELDAS projekt SEA nie został jeszcze ukończony i mógł zostać poddany ponownej ocenie. W związku z tym skarżący nie mógł porównać projektu SELDAS z projektem SEA. Niemniej jednak Komisja zaakceptowała osobisty program oceny skarżącego. Z powodów wyjaśnionych już skarżącemu w dniu 3 listopada 2009 r. Komisja potwierdziła jednak, że koszty personelu skarżącego były niekwalifikowalne.

**11.** W dniu 1 października 2010 r. skarżący ponownie zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 2219/2010/JF). W związku z tym, że skarżący nie jest obywatelem ani rezydentem UE, Rzecznik Praw Obywatelskich uznał tę skargę za niedopuszczalną zgodnie z art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Niemniej jednak Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził również, że informacje dostarczone przez skarżącego wymagają jego starannego rozważenia i w dniu 29 listopada 2010 r. wszczął obecne dochodzenie z własnej inicjatywy w sprawie wyżej wymienionej odmowy przyjęcia przez Komisję osobistego programu skarżącego jako dowodu czasu poświęconego na pracę nad projektem SELDAS.

Przedmiot dochodzenia
---------------------

**12.** Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczyło zarzutu skarżącego, że odmowa przyjęcia przez Komisję jego osobistego programu jako dowodu czasu spędzonego na projekcie SELDAS jest niesprawiedliwa i niespójna.

**13.** W toku dochodzenia zbadano również twierdzenie skarżącego, że Komisja powinna zaakceptować jego program i ponownie rozważyć koszty personelu poniesione w ramach projektu SELDAS.

W przedmiocie dochodzenia
-------------------------

**14.** W dniu 29 listopada 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do przewodniczącego Komisji o opinię w sprawie zarzutu i zarzutu przedstawionych powyżej.

**15.** W dniu 10 lutego 2011 r. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał opinię Komisji, którą przekazał skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał uwagi skarżącego w dniu 21 marca 2011 r.

**16.** W dniu 31 października 2011 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji wniosek w sprawie polubownego rozwiązania. Komisja udzieliła odpowiedzi w dniu 2 lutego 2012 r. Skarżący przesłał swoje uwagi dotyczące tej odpowiedzi w dniu 1 marca 2012 r.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich
----------------------------------------------

### A. Zarzut niesprawiedliwości i niespójności

#### Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

**17.** Skarżący twierdził, że odmowa przyjęcia przez Komisję jego osobistego programu jako dowodu czasu poświęconego projektowi SELDAS była niesprawiedliwa i niespójna.

**18.** Na poparcie tego zarzutu skarżący argumentował, że: a) informacje zawarte w jego programie były bardziej szczegółowe niż informacje zawarte w programie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, który został zaakceptowany przez Komisję jako dowód czasu poświęconego temu projektowi; oraz b) Komisja pomogła beneficjentom podobnych projektów w Libanie.

**19.** Skarżący twierdził, że Komisja powinna zaakceptować jego program i ponownie rozważyć jego koszty osobowe w ramach projektu SELDAS.

**20.** Ponadto skarżący twierdził, że zgodnie z obowiązującymi standardowymi przepisami administracyjnymi LIFE („przepisy LIFE") Komisja może przeprowadzać kontrole i wizyty do pięciu lat po zakończeniu projektu lub dokonaniu płatności końcowej[\[3\].](#_ftn3 ""){#_ftnref3} W związku z tym projektu SELDAS nie można było jeszcze uznać za w pełni ukończony.

**21.** W swojej opinii Komisja zakwestionowała argumenty skarżącego. Po pierwsze, odniosła się do wyjaśnień przedstawionych w pismach do skarżącego z dnia 24 kwietnia 2007 r. i 3 listopada 2009 r. Po drugie, Komisja podkreśliła, że w programie prac skarżącego nie ma żadnego nazwiska. Podkreśliła również ponownie, że informacje dotyczące godzin spędzonych na projekcie SELDAS zostały dodane ołówkiem. Wpisy te, dodane ołówkiem, nie były spójne z pozostałymi informacjami zawartymi w porządku obrad (Komisja przedstawiła kilka przykładów). Zdaniem Komisji nie było zatem możliwe powiązanie tych wpisów z działaniami opisanymi w porządku obrad.

**22.** Komisja przyznała, że beneficjent projektu SEA dostarczył jej osobisty program, w którym odnotował czas, w którym pracował nad różnymi projektami. Następnie Komisja przeanalizowała ten program. Zapisy beneficjenta odpowiadały czasowi zadeklarowanemu w sprawozdaniu końcowym i rezultatom projektu SEA. Z tego powodu Komisja zaakceptowała część kosztów osobowych tego beneficjenta.

**23.** Ponadto Komisja podkreśliła, że zastosowała te same kryteria do oceny dwóch innych projektów w Libanie. „Agendy*osobiste muszą stanowić wystarczający dowód na to, że godziny przepracowane przez pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy były rzeczywiste, ponoszone i weryfikowalne oraz nie opierały się na szacunkach."* Komisja wspierała wszystkie libańskie projekty LIFE, traktowała różne projekty jednakowo oraz starannie identyfikowała i oceniała sprawozdania okresowe i końcowe. Zgodnie z przepisami LIFE czas poświęcony na pracę nad projektami musi być rejestrowany w arkuszach czasu pracy[\[4\].](#_ftn4 ""){#_ftnref4}

**24.** W swoich uwagach skarżący ponownie podkreślił, że podobnie jak jego porządek obrad, porządek obrad dotyczący projektu SEA nie zawierał żadnych wskazówek co do jego właściciela.

**25.** Skarżący wyjaśnił następnie, że godziny, które napisał ołówkiem w swoim porządku dziennym, były podsumowaniem tego, co zostało napisane piórem. Podczas gdy skarżący wymienił szczegółowe działania każdego dnia piórem, podsumował całkowitą liczbę godzin tych działań związanych z każdym projektem ołówkiem. Skarżący odniósł się do przykładów, które Komisja wskazała w swojej opinii, i wyjaśnił, ile godzin odpowiada każdemu działaniu.

**26.** Skarżący zakwestionował opinię Komisji, że jego wpisy ołówkiem były „dodatkami". W tym względzie uznał on, że łatwiej byłoby mu wydrukować kalendarze programu Outlook podobne do tych stosowanych w projekcie SEA, wstawić odpowiednie informacje i przesłać arkusze do Komisji. Składając pierwotny porządek obrad, skarżący działał w sposób całkowicie przejrzysty.

**27.** Ponadto skarżący podkreślił, że Komisja uznała projekt SELDAS za „sukces*techniczny* \[i\]*sztandarowy projekt prawodawstwa w zakresie ochrony środowiska".* Twierdził on, że jest traktowany na równi z tym, jakie Komisja przyznała projektowi SEA, podkreślił jego znaczną stratę finansową i zwrócił się o dokonanie przeglądu jego kosztów osobowych.

#### Wstępna ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do propozycji polubownego rozwiązania

**28.** Na początku Rzecznik wyraził zadowolenie, że Komisja należycie uwzględniła kontekst prawny i społeczny danego obszaru geograficznego i zgodziła się rozważyć osobiste programy lokalnych beneficjentów, a tym samym dokonane na nich osobiste nagrania, jako możliwy sposób dostarczenia dowodów na czas, jaki beneficjenci poświęcili projektom sponsorowanym przez Komisję. W tym względzie Rzecznik zauważył, że Komisja zbadała zarówno programy skarżącego, jak i innych beneficjentów. Było to zgodne z opinią Komisji z dnia 22 kwietnia 2008 r. wyrażoną w ramach dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich OI/1/2008/(VIK)JMA i stwierdził on w swojej decyzji w sprawie tego dochodzenia, że:

„Komisja***zadeklarowała gotowość rozważenia*** innych dowodów potwierdzających zamiast kart czasu pracy, które mogłyby dowieść, że przedmiotowe koszty faktycznie odpowiadały pracom faktycznie poświęconym projektowi. W związku z tym Komisja odniosła się w szczególności do**środków dowodowych, takich jak osobiste programy pracowników,** dzienniki projektów/pamiętniki osobiste lub zapisy dotyczące wyników..."[\[5\]](#_ftn5 ""){#_ftnref5}

**29.** Rzecznik zrozumiał zatem, że ostatecznie analiza i ewentualna akceptacja nagrań beneficjentów zawartych w ich programach osobistych nie zależały od tego, czy przedmiotowe projekty zostały już zamknięte, czy też nie. Rzecznik uznał powyższe za zachęcające.

**30.** Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił również uwagę na argumenty przedstawione w opinii Komisji uzasadniające, dlaczego nie mogła ona przyjąć programu skarżącego jako dowodu czasu poświęconego przez niego projektowi SELDAS. Czyniąc to, Komisja przedstawiła również powody, dla których zaakceptowała koszty osobiste związane z projektem SEA, po przeanalizowaniu osobistego programu tego beneficjenta projektu. Rzecznik szczegółowo ocenił te powody, jak opisano poniżej.

Właściciele porządków obrad i wykonywanie nagrań

**31.** Po pierwsze, Komisja ponownie podkreśliła, że porządek obrad przedstawiony przez skarżącego nie odnosił się do jego własności. Wskazała również, że godziny poświęcone projektowi SELDAS każdego dnia zostały napisane ołówkiem. Komisja uznała te pisma za „dodatki", niezgodne z pozostałymi informacjami zawartymi w porządku obrad. W związku z tym Komisja ponownie odniosła się do swojego pisma z dnia 3 listopada 2009 r.,*w którym stwierdziła, że te „dodatki\[były\] wyraźnie niewspółczesne z pozostałymi informacjami zawartymi w porządku obrad",* co wynika z faktu, że „wskazanie*liczby godzin poświęconych*na projekt \[SELDAS\]* w każdym dniu zostało dodane ołówkiem \[...\]".*

**32.** Rzecznik podkreślił, że skarżący jasno stwierdził, iż porządek obrad należy do niego. Również opinia Komisji skierowana do Rzecznika Praw Obywatelskich wydawała się wskazywać, że Komisja przyznała, iż porządek obrad rzeczywiście należał do skarżącego[\[6\].](#_ftn6 ""){#_ftnref6} Ponadto Rzecznik zauważył, że Komisja współpracowała już ze skarżącym przy wielu okazjach w przeszłości jako profesor i wiceprzewodniczący znanego uniwersytetu libańskiego. W tym kontekście Rzecznik nie rozumiał, jaką dodatkową wartość dowodową miałby program, gdyby skarżący wpisał na nim swoje nazwisko.

**33.** Ponadto Rzecznik nie rozumiał, dlaczego fakt, że skarżący wpisywał ołówkiem godziny, które spędził na projekcie SELDAS, dowodził, że wpisy te stanowiły „niewspółczesne*uzupełnienie"* informacji zapisanych w porządku obrad piórem. Zdaniem Rzecznika jedynym wnioskiem, jaki można wyciągnąć z całą pewnością z faktu, że skarżący napisał pewne wpisy ołówkiem, jest to, że chciał wyraźnie odróżnić takie wpisy od tych, które napisał piórem.

Czas poświęcony na projekty oraz oceny sprawozdań końcowych i wyników

**34.** Komisja stwierdziła w opinii, że beneficjent projektu strategicznej oceny oddziaływania na środowisko „\[o\]dnotował*czas, w którym pracował w ramach różnych projektów".* Z powodów wyjaśnionych poniżej Rzecznik nie był w stanie zrozumieć, dlaczego Komisja uznała, że skarżący również tego nie zrobił.

**35.** Rzecznik przeanalizował kopie części porządku obrad skarżącego, które Komisja załączyła do swojej opinii. Skarżący wymienił tam szereg działań przeprowadzonych w dniach 19, 23 i 29 stycznia 2004 r. i wskazał liczbę godzin poświęconych na szereg projektów, a mianowicie Oltero,*LIBNOR* i SELDAS. W ciągu powyższych trzech dni skarżący spędził łącznie 20 godzin na projekcie SELDAS. W swoich uwagach skarżący przedstawił racjonalne i bardziej szczegółowe wyjaśnienie dotyczące związku między godzinami spędzonymi na powyższych różnych projektach, w tym na projekcie SELDAS, a wykazem działań, które wykonywał w każdym z tych dni. Wynika z tego, że podobnie jak beneficjent projektu SEA, skarżący również zapisywał w swoim programie czas poświęcony na pracę nad różnymi projektami[\[7\].](#_ftn7 ""){#_ftnref7}

**36.** W tym względzie Rzecznik zauważył, że zgodnie z opinią Komisji przedstawioną w niniejszym dochodzeniu informacje przedstawione przez beneficjenta w projekcie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko były zgodne z: (i) czas zadeklarowany w sprawozdaniu końcowym dotyczącym strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz (ii) wyniki projektu dotyczącego strategicznej oceny oddziaływania na środowisko. W związku z tym Komisja przyjęła program beneficjenta jako „wystarczający*dowód na to, że godziny przepracowane przez pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy były rzeczywiste, poniesione i możliwe do zweryfikowania oraz nie opierały się na szacunkach".*

**37.** Rzecznik zauważył, że Komisja oceniła program kierownika projektu strategicznej oceny oddziaływania na środowisko na podstawie wyników tego projektu i sprawozdania końcowego. Skutkowało to tym, że Komisja uznała ten program za wystarczający dowód czasu poświęconego temu projektowi przez beneficjenta SOOŚ.

**38.** Według Komisji dwa inne projekty w Libanie zostały poddane podobnej ocenie[\[8\].](#_ftn8 ""){#_ftnref8} Komisja nie stwierdziła jednak w swojej opinii, że zastosowała tę samą procedurę również do projektu SELDAS ani że, podobnie jak w przypadku innych projektów, oceniła również program SELDAS skarżącego w odniesieniu do (udanych) rezultatów tego projektu i sprawozdania końcowego[\[9\].](#_ftn9 ""){#_ftnref9}

**39.** Z powyższego wynika, że Komisja nie wykazała, iż nie mogła przyjąć programu skarżącego jako dowodu na pokrycie jego kosztów osobowych, ani że w tym względzie potraktowała skarżącego w taki sam sposób jak innych beneficjentów swoich projektów w Libanie. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zaproponował rozwiązanie polubowne, zgodnie z art. 3 ust. 5 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Propozycja była następująca:

**„Biorąc*pod uwagę ustalenia Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisja mogłaby ponownie ocenić wartość dowodową programu skarżącego w odniesieniu do czasu poświęconego przez niego projektowi SELDAS i w związku z tym ponownie rozważyć jego koszty osobowe."***

Przedstawiając ten wniosek, Rzecznik Praw Obywatelskich wziął pod uwagę dotychczasową współpracę między skarżącym a Komisją w projektach zakończonych pomyślnie w Libanie, co z pewnością powinno zwiększyć możliwość osiągnięcia w przedmiotowej sprawie rozwiązania satysfakcjonującego obie strony.

#### Argumenty przedstawione Rzecznikowi po jego propozycji polubownego rozwiązania

**40.** W odpowiedzi na propozycję polubownego rozwiązania Komisja wyraziła ubolewanie, że nie jest w stanie przyjąć propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich. Podkreślił, że chociaż skarżący miał do tego wystarczające możliwości, nie przedstawił w odpowiednim czasie alternatywnych dowodów dotyczących kosztów personelu. Dopiero po zamknięciu dochodzenia z własnej inicjatywy OI/1/2008/(VIK)JMA skarżący przekazał Rzecznikowi swój osobisty program. Program ten nie zawiera wystarczająco wiarygodnych i szczegółowych informacji, które umożliwiłyby Komisji dokonanie jego właściwej oceny w odniesieniu do wyników i sprawozdania końcowego z projektu SELDAS. W konsekwencji nie można stwierdzić, że godziny spędzone w ramach tego projektu były rzeczywiste, poniesione i możliwe do zweryfikowania. Fakt, że program został przedłożony cztery lata po zakończeniu projektu, również nie ułatwiał sprawy.

**41.** W swoich uwagach skarżący podkreślił między innymi, że żaden beneficjent projektu LIFE w Libanie nie przedłożył w odpowiednim czasie arkuszy czasu pracy. Dopiero na początku do połowy 2007 r. Komisja określiła i zaakceptowała odpowiednią alternatywę dla kart czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w ramach tych projektów. Zostało to potwierdzone przez Komisję w opinii skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich[\[10\].](#_ftn10 ""){#_ftnref10}

**42.** Skarżący ponownie podkreślił, że przedstawiając swój pierwotny porządek obrad, działał w sposób w pełni przejrzysty i że przedstawione w ten sposób dowody były bardziej merytoryczne niż dowody przedstawione w odniesieniu do projektu SEA, które Komisja uznała jednak za odpowiednie dowody alternatywne. Skarżący poniósł znaczną stratę finansową, a Komisja powinna mu ją przynajmniej częściowo zrekompensować.

#### Ocena Rzecznika po jego propozycji polubownego rozwiązania

**43.** Na wstępie Rzecznik zauważa, że w odpowiedzi na jego propozycję polubownego rozwiązania Komisja stwierdziła, że „fakt,*iż* \[porządek obrad\]*został przedłożony cztery lata po zakończeniu projektu **d*** \[id\]*również nie ułatwia spraw"*(podkreślenie dodane). Rzecznik jest zaskoczony tym stwierdzeniem, ponieważ wydaje się ono sprzeczne z wcześniej wyrażoną przez Komisję gotowością do zbadania wartości dowodowej porządku obrad skarżącego, mimo że porządek obrad został przedłożony dopiero po zamknięciu przez Rzecznika dochodzenia z własnej inicjatywy OI/1/2008/(VIK)JMA.

**44.** Ponadto Komisja nie wyjaśniła, dlaczego fakt, że skarżący przedstawił swój porządek obrad w 2009 r., miałby mieć jakikolwiek negatywny wpływ na jej ocenę **informacji** zawartych w tym porządku obrad. Komisja nie wyjaśniła również, w jaki sposób przedstawienie porządku obrad w 2007 r.[\[11\]](#_ftn11 ""){#_ftnref11} mogło "ułatwić \[d\]*sprawy"* w odniesieniu do oceny takich **informacji.**

**45.** Ponadto wydaje się, że Komisja nie wzięła pod uwagę swojej długotrwałej relacji opartej na zaufaniu ze skarżącym, pomimo sugestii Rzecznika, że powinna to zrobić. Rzecznik podkreśla w tym względzie, że po zaakceptowaniu przez Komisję (co nie jest kwestionowane) zasady, zgodnie z którą agendy osobiste mogą stanowić alternatywę dla kart czasu pracy jako źródła dowodów, nie może ona racjonalnie pominąć faktu, że ze względu na swój osobisty charakter takie agendy mogą być sporządzane w sposób nieformalny.

**46.** W świetle powyższego Rzecznik nie jest przekonany, że stanowisko Komisji wyrażone w odpowiedzi na jego propozycję polubownego rozwiązania

„Agenda*osobista skarżącego nie dostarcza wystarczająco wiarygodnych i szczegółowych informacji, aby właściwie ocenić ją w odniesieniu do* *wyników projektu \[SELDAS\] i sprawozdania końcowego w celu stwierdzenia, że przepracowane godziny były rzeczywiste, poniesione i możliwe do zweryfikowania".*

opiera się na rzeczywistej ocenie wartości dowodowej programu jako alternatywy dla arkuszy czasu pracy.

**47.** Rzecznik wyraża ubolewanie, że zasadniczo odpowiedź Komisji na propozycję rozwiązania polubownego stanowi jedynie powtórzenie stanowiska, które Komisja wyraziła już w swojej opinii, bez przedstawiania nowych argumentów. Rzecznik wyraźnie wskazał Komisji, dlaczego stanowiska tego nie można uznać za zadowalające[\[12\].](#_ftn12 ""){#_ftnref12} Komisja nie skomentowała jednak nawet, a tym bardziej nie zakwestionowała analizy Rzecznika.

**48.** W związku z tym Rzecznik stwierdza, że Komisja po raz kolejny nie wykazała, że nie może zaakceptować porządku obrad skarżącego jako dowodu na poparcie jego zestawień poniesionych wydatków na personel. Nie wykazała ona również w tym względzie, że potraktowała skarżącego w taki sam sposób jak innych beneficjentów swoich projektów w Libanie. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia zatem poniżej projekt zalecenia zgodnie z art. 3 ust. 6 swojego statutu.

**49.** Przygotowując niniejszy projekt zalecenia, Rzecznik ponownie bierze pod uwagę poprzednią historię współpracy między skarżącym a Komisją w projektach zakończonych pomyślnie w Libanie i zwraca się do Komisji o poważne uwzględnienie tej historii w celu poprawy możliwości osiągnięcia zadowalającego rozwiązania w niniejszej sprawie.

**50.** Rzecznik zachęca Komisję, aby przygotowując szczegółową opinię na temat projektu zalecenia, przyjęła wyważone podejście, które uwzględnia nie tylko ryzyko finansowe, ale także ryzyko utraty reputacji przez Unię Europejską, ponieważ Komisja jest postrzegana jako działająca niesprawiedliwie. Rzecznik podkreśla w tym względzie, że przyjęcie projektu zalecenia w przedmiotowej sprawie świadczyłoby o gotowości Komisji do słuchania, rozsądnego działania i współpracy z Rzecznikiem.

### B. Projekt zalecenia

Na podstawie swoich dochodzeń w tej sprawie Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia Komisji następujący projekt zalecenia:

**Komisja powinna ponownie ocenić wartość dowodową programu skarżącego w odniesieniu do czasu poświęconego przez niego projektowi SELDAS i w związku z tym ponownie rozważyć jego koszty osobowe.**

Przewodniczący Komisji zostanie poinformowany o niniejszym projekcie zalecenia. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja przesyła szczegółową opinię do dnia 31 października 2012 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu projektu zalecenia i opisie sposobu jego wdrożenia.

Rzecznik Praw Obywatelskich poinformuje również skarżącego o projekcie zalecenia.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 26 lipca 2012 r.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113, s. 15.

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Kopia pisma skierowanego do Rzecznika nie zawierała załączników.

[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Komisja przekazała kopię przepisów LIFE wraz ze swoją opinią. Art. 29 ust. 2 przepisów LIFE stanowi, że „\[c\]*ontrol można rozpocząć do pięciu lat po zakończeniu projektu lub dokonaniu płatności końcowej \[...\]".*

[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} Art. 21 ust. 2 przepisów LIFE: „\[p\]koszty*osobowe są naliczane w odniesieniu do rzeczywistego czasu poświęconego na realizację projektu \[...\]. Czas pracy każdego pracownika w ramach projektu... jest rejestrowany na podstawie kart czasu pracy sporządzonych i poświadczonych przez beneficjenta i jego ewentualnych partnerów."*

[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} Punkt 31 decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie OI/1/2008/(VIK)JMA, dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (www.ombudsman.europa.eu).

[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} Opinia Komisji zawiera następujące stwierdzenia: „Na*tym późniejszym etapie \[skarżący\]* ***przesłał Rzecznikowi swoją osobistą agendę na rok 2004...*** Osobisty **porządek obrad \[skarżącego\],** *przesłany Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich w 2009 r.... Z wyżej wymienionych powodów Komisja musiała odrzucić **osobisty porządek obrad \[skarżącego\]*** *\[...\]. Komisja wykazała wolę współpracy, przyjmując **osobisty program \[skarżącego\]*** *w 2009 r. do oceny... Z podanych powodów... Komisja nie może zaakceptować **osobistego porządku obrad skarżącego..."***(podkreślenie dodane)

[\[7\]](#_ftnref7 ""){#_ftn7} "*19.01.2004: 7:30 - 17:00 MoE* \[Ministerstwo Gospodarki\]*(tj. łączna liczba godzin wynosi około 9 godzin)*

*- "Libnor, Libnor, Libnor, listy, listy wodne, Raport Roczny i telefon" to szczegółowe działania*

*OLTERO (jest OGERO) 3 godziny, LIBNOR 3 godziny i SELDAS 3 godziny to sumy dla każdego projektu; tj. Libnor, Libnor, Libnor podsumowuje się jako LIBNOR (3 godz.); listy, listy wodne, Raport Roczny są podsumowywane jako SELDAS (3 godziny) i telefon jako OGERO (narzędzie telefoniczne w Libanie) (3 godziny) - w sumie 9 godzin zgodnie z okresem pokazanym obok MoE (7h30 - 17h00)*

*23.01.2004: MoE 7h30 - 16h00 (łącznie około 9 godzin), różne działania (plan prac, briefing, DEA itp.) są przeznaczone na projekt SELDAS, stąd 9 godzin jest rozliczanych na SELDAS*

*29.01.2004: MoE 7h30 - 15h20 (łącznie około 8 godzin), różne działania (pierwszy projekt prezydium, wynagrodzenie, e-maile, kwestia TVA itp.) są przeznaczone na projekt SELDAS, stąd 9 godzin jest rozliczanych na SELDAS*".

[\[8\]](#_ftnref8 ""){#_ftn8} "Dwa*inne projekty libańskie, które przedstawiły swoje sprawozdania końcowe po projekcie SEA (TARGET i SISPAM), również przedstawiły osobiste programy, które zostały ocenione zgodnie z tymi samymi kryteriami, które zastosowano do projektu SEA..."*

[\[9\]](#_ftnref9 ""){#_ftn9} Zgodnie z opinią Komisji „\[d\]o*2006 r. przy ocenie sprawozdania końcowego z **projektu strategicznej oceny oddziaływania na środowisko** ocena doprowadziła między innymi do niekwalifikowalnych kosztów personelu ze względu na fakt, że Komisja nie wypełniła arkuszy czasu pracy i nie zaakceptowała ich z mocą wsteczną. Był to zasadniczo ten sam problem i ta sama ocena, co w przypadku projektu SELDAS. Jednakże w następstwie wymiany korespondencji beneficjent poinformował Komisję, że dysponuje osobistym programem, w którym odnotował czas pracy nad różnymi projektami. Ten **osobisty program** został zweryfikowany przez Komisję i doprowadził do częściowego uznania kosztów personelu zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy za **zapis odpowiadający czasowi zadeklarowanemu w sprawozdaniu końcowym i rezultatom projektu. Dwa inne projekty libańskie, które przedstawiły swoje sprawozdania końcowe po projekcie SEA (TARGET i SISPAM), również przedstawiły osobiste programy, które zostały ocenione zgodnie z tymi samymi kryteriami, które zastosowano do projektu SEA... We wszystkich tych ocenach Komisja stosowała podstawową zasadę, zgodnie z którą osobiste programy muszą stanowić wystarczający dowód na to, że godziny przepracowane przez pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy były rzeczywiste, poniesione i możliwe do zweryfikowania oraz że nie opierały się na szacunkach"***(podkreślenie dodane).

[\[10\]](#_ftnref10 ""){#_ftn10} "\[T\]*Komisji zwrócono uwagę na istnienie osobistych programów dopiero na początku 2007 r., po dokonaniu oceny sprawozdania końcowego z projektu SEA, w związku z czym to samo podejście zastosowano do TARGET i projektu SISPAM. Komisja wykazała wolę współpracy, przyjmując osobisty program* \[skarżącego\] *w 2009 r. do oceny..."*

[\[11\]](#_ftnref11 ""){#_ftn11} Zob. przypis 10 powyżej.

[\[12\]](#_ftnref12 ""){#_ftn12} Zob. pkt 31-39 niniejszego projektu zalecenia.