Przedmowa

Mam przyjemność przedstawić tegoroczne sprawozdanie „Putting it Right Report”, w którym analizuję zgodność instytucji z moimi decyzjami podjętymi w 2016 r. W 2016 r. wskaźnik zgodności wyniósł 85%, nieznacznie wzrósł w porównaniu z wynikiem 83% osiągniętym w 2015 r.

Instytucje zareagowały pozytywnie na 77 z 91 propozycji, które przedstawiłem w celu skorygowania lub poprawy ich zachowania w sprawach zamkniętych w 2016 r. Odnotowano kolejne 132 przypadki, w których uznałem, że instytucje podjęły kroki w celu poprawy ich funkcjonowania. 12 z 14 zbadanych instytucji uzyskało wynik 100%, podczas gdy Komisja – która odpowiada za większość spraw rozpatrywanych przez moje biuro – uzyskała wynik 77%.

W tym roku zaszły zmiany w sposobie, w jaki staramy się uchwycić wpływ naszej pracy i sposób, w jaki ją prezentujemy.

Jest to pierwsze sprawozdanie obejmujące sprawy zamknięte na podstawie nowych „przepisów wykonawczych”. Nowe IP zostały zmienione, aby umożliwić nam skuteczniejsze rozpatrywanie spraw i przyspieszyć ich realizację. Głównym celem jest zapewnienie, aby zastosowane środki dochodzeniowe odzwierciedlały szczególne potrzeby każdego dochodzenia. Ponadto zapewniają one Rzecznikowi większą elastyczność w zakresie uzyskiwania informacji lub dokumentów. Nowe IP ułatwiają i przyspieszają znajdowanie rozwiązań eliminujących niewłaściwe administrowanie i mają na celu zapewnienie, aby zalecenia były zwykle wykorzystywane do radzenia sobie ze wszystkimi ustaleniami dotyczącymi niewłaściwego administrowania przed zamknięciem dochodzenia. W kontekście pomiaru zgodności nowe IP przyniosły zmiany w używanej przez nas terminologii.

Ponadto jest to pierwsze sprawozdanie, któremu nie towarzyszy załącznik. W przeszłości załącznik zawierał streszczenia wszystkich spraw zamkniętych w danym roku. Postanowiliśmy teraz włączyć do tekstu niniejszego sprawozdania jedynie streszczenia wybranych „spraw dotyczących gwiazd”. 

Wprowadziliśmy również sekcje, które ilustrują wpływ naszych prac w obszarach, które nie są odzwierciedlone w wskaźniku zgodności, takich jak inicjatywy strategiczne.

Chociaż z zadowoleniem odnotowuję, że wskaźnik zgodności pozostaje wysoki, pragnę powtórzyć, że każda odmowa zastosowania się przez instytucję do wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich powinna być postrzegana jako stracona szansa na zaradzenie niedociągnięciom administracyjnym.

Emily O'Reilly

grudzień 2017 r.

 

Sprawozdanie

1. Wprowadzenie

W niniejszym sprawozdaniu opisano zakres, w jakim instytucje UE [1] odpowiedziały na propozycje przedstawione przez Rzecznika Praw Obywatelskich w 2016 r. Propozycje te mają formę rozwiązań, zaleceń, sugestii/dalszych uwag i uwag krytycznych.

W sekcji 3 (poniżej) dotyczącej wpływu prac Rzecznika wyjaśniono, co oznaczają rozwiązania, zalecenia, sugestie/dalsze uwagi Rzecznika oraz uwagi krytyczne/ustalenia dotyczące niewłaściwego administrowania. Nowe IP [2], które weszły w życie w dniu 1 września 2016 r., w pewnym stopniu wpływają na sposób, w jaki korzystamy z tych warunków. Na przykład terminy „dalsze uwagi” i „uwagi krytyczne” nie będą już używane. Wyjaśniamy wszystkie zmiany poniżej w odpowiednich częściach sekcji. Szereg dochodzeń zawartych w niniejszym sprawozdaniu zamknięto po dacie wejścia w życie nowych OD. W tych przypadkach użyto zatem nowej terminologii.

W sekcji 3 opisano również wpływ prac Rzecznika Praw Obywatelskich w innych sprawach; gdy sprawa jest rozstrzygana przez instytucję lub gdy Rzecznik Praw Obywatelskich podejmuje decyzję o uruchomieniu inicjatywy strategicznej.

W przeszłości sprawozdanie to zostało opublikowane wraz z załącznikiem podsumowującym przypadki, w których przyjęto propozycje rozwiązań, zalecenia, uwagi krytyczne i dalsze uwagi. Od tego roku nie będziemy już publikować aneksu. W niniejszym sprawozdaniu znajdą Państwo jednak streszczenia spraw, które zasługują na szczególną wzmiankę jako „sprawy gwiezdne” w odniesieniu do każdej kategorii działań następczych.

2. Uprawnienia i procedury Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik pomaga osobom fizycznym, przedsiębiorstwom i stowarzyszeniom, które mają problem z instytucją UE [3]. Jednocześnie służy ona interesowi publicznemu, pomagając instytucjom w poprawie jakości świadczonych przez nie usług. Oprócz rozpatrywania skarg Rzecznik Praw Obywatelskich może również wszczynać dochodzenia z własnej inicjatywy.

Rzecznik Praw Obywatelskich może zażądać od danej instytucji dostarczenia informacji, wglądu do jej akt i złożenia zeznań przez urzędników. Uprawnienia te są określone w statucie Rzecznika Praw Obywatelskich [4] (zwanym dalej „statutem”). Jeżeli Rzecznik uzna to za stosowne w konkretnej sprawie, wzywa instytucję do zmiany swojego stanowiska, zapewnienia zadośćuczynienia lub wprowadzenia ogólnych zmian w przyszłości. Jeżeli instytucja odmówi współpracy, może zwrócić uwagę polityczną na daną sprawę, sporządzając specjalne sprawozdanie dla Parlamentu Europejskiego.

3. Wpływ pracy Rzecznika Praw Obywatelskich

a. Rozwiązania

Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że skarga może zostać szybko rozpatrzona, może przedstawić danej instytucji propozycję rozwiązania na podstawie art. 3 ust. 5 statutu [5]. Nowe IP Rzecznika ułatwiają i przyspieszają znalezienie rozwiązań eliminujących niewłaściwe administrowanie.

b. Zalecenia

Nowe IP mogą zawierać zalecenia, gdy Rzecznik stwierdzi niewłaściwe administrowanie. Zalecenia skierowane do instytucji są jednocześnie publikowane na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.

Jeżeli zalecenie zostanie odrzucone przez instytucję, Rzecznik zamyka sprawę, potwierdzając stwierdzenie niewłaściwego administrowania. Jeżeli zalecenie zostanie przyjęte, Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę zgodnie z ustaleniami danej instytucji.

c. Propozycje i dalsze uwagi

Nowe IP zastępują pojęcie „dalszych uwag” jaśniejszym i bardziej użytecznym pojęciem „sugestii dotyczących poprawy”, które mają na celu zapewnienie systemowej poprawy w administracji UE. Podobnie jak w przypadku dalszych uwag, propozycje ulepszeń nie opierają się na stwierdzeniu niewłaściwego administrowania i nie oznaczają wotum nieufności dla instytucji, do której są skierowane.

d. Uwagi krytyczne i ustalenia dotyczące niewłaściwego administrowania

W przeszłości Rzecznik używała terminu „uwaga krytyczna” za każdym razem, gdy zamykała sprawę ze stwierdzeniem niewłaściwego administrowania. Krytyczna uwaga poinformowała instytucję o tym, co zrobiła niewłaściwie w konkretnym przypadku. W uwadze wskazano na naruszoną regułę lub zasadę i (chyba że było to oczywiste) wyjaśniono, w jaki sposób instytucja powinna była działać w kontekście sprawy. Instytucja złożyła sprawozdanie w ciągu sześciu miesięcy, na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich.

Nowe IP zastępują pojęcie „uwag krytycznych” prostym i jasnym pojęciem „stwierdzeń niewłaściwego administrowania”.  W przypadku odrzucenia zalecenia przez instytucję sprawa zostaje zamknięta stwierdzeniem niewłaściwego administrowania.

e. Sprawy rozstrzygane przez instytucje

Rzecznik Praw Obywatelskich może zamknąć dochodzenie na wczesnym etapie bez proponowania rozwiązania, jeżeli instytucja spontanicznie rozstrzygnie sprawę skarżącego w trakcie dochodzenia.

Sprawa 253/2016/MDC: Odmowa przyjęcia przez Komisję Europejską niektórych pozycji wydatków jako kosztów kwalifikowalnych zgodnie z warunkami umowy o udzielenie dotacji

Skarżący był koordynatorem projektu współfinansowanego przez Komisję w kontekście umowy o udzielenie dotacji. Po pomyślnym zakończeniu projektu Komisja powiadomiła jednak skarżącego, że wiele kosztów poniesionych w ramach projektu związanych z kosztami personelu, podróży i doradztwa było niekwalifikowalnych.

Skarżący twierdził, że decyzja Komisji była niesprawiedliwa. Rzecznik wszczął dochodzenie i zwrócił się do Komisji o udzielenie odpowiedzi na zarzuty skarżącego. Jeżeli chodzi o koszty personelu, Komisja zauważyła, że skarżący powinien był poinformować ją o znacznym wzroście obciążenia pracą niektórych swoich pracowników i że miał na to wystarczająco dużo czasu. Jeżeli chodzi o koszty podróży i diety dziennej, Komisja uznała, że praktyki, które zdaniem skarżącego były zgodne z jego zwyczajową praktyką, nie były udokumentowane ani wystarczająco udowodnione.

W odniesieniu do odrzuconych kosztów doradztwa Komisja stwierdziła jednak, że jest gotowa ponownie rozważyć swoje stanowisko ze względu na wyjaśnienia skarżącego, które wskazywały, że błędna klasyfikacja tych kosztów wynikała z rzeczywistego błędu. Rzecznik wyraża zadowolenie, że Komisja ponownie rozważyła swoje stanowisko.

f. Inicjatywy strategiczne

Rzecznik Praw Obywatelskich może również podjąć decyzję o zajmowaniu się tematami o znaczeniu strategicznym bez wszczynania dochodzenia, wszczynając tzw. inicjatywę strategiczną. Celem tych strategicznych inicjatyw jest dzielenie się z instytucjami sugestiami dotyczącymi ważnych tematów, zwrócenie uwagi na kwestie leżące w interesie publicznym i dowiedzenie się więcej na temat konkretnej kwestii przed podjęciem decyzji o konieczności wszczęcia dochodzenia. W 2016 r. Rzecznik uruchomił 10 inicjatyw strategicznych.

SI/5/2016/EA: Przejrzystość Eurogrupy

W marcu 2016 r. Rzecznik wystosował pismo do przewodniczącego Eurogrupy, w którym wyraził zadowolenie z jego inicjatywy dotyczącej przedstawienia szeregu proaktywnych środków na rzecz przejrzystości, na które część członków Eurogrupy już się zgodzili. Po tym piśmie nastąpiła dalsza wymiana korespondencji między Rzecznikiem Praw Obywatelskich a przewodniczącym Eurogrupy w 2016 r.

W korespondencji tej Rzecznik poruszył takie kwestie, jak rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów Eurogrupy, w tym dokumentów niebędących w posiadaniu instytucji UE, oraz przejrzystość grup zaangażowanych w przygotowanie posiedzeń Eurogrupy, w szczególności grupy roboczej Eurogrupy. Rzecznik zauważyła, że jej biuro nie było w stanie zidentyfikować żadnego urzędnika.

dokument dotyczący regulaminu wewnętrznego Grupy Roboczej Eurogrupy oraz fakt, że chociaż „Metody pracy Eurogrupy” przypuszczalnie odnoszą się do Grupy Roboczej Eurogrupy, dokument ten również nie wydaje się jawny.

Przewodniczący Eurogrupy wyjaśnił, że wnioski o dostęp do dokumentów Eurogrupy będą rozpatrywane przez instytucję UE posiadającą odpowiednie dokumenty lub zostaną przekierowane do odpowiedniej instytucji krajowej i będą rozpatrywane zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi przejrzystości. W 2017 r. na stronie internetowej Eurogrupy opublikowano „Metody pracy Eurogrupy”.

4. Jak instytucje zareagowały na wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich w 2016 r.

a. Propozycje rozwiązań i rekomendacje przyjęte w 2016 r.

W 2016 r. instytucje UE zaakceptowały łącznie 9 propozycji rozwiązań. Komisja odrzuciła jeden wniosek dotyczący rozwiązania [6].

W 2016 r. instytucje UE zaakceptowały również lub częściowo zaakceptowały łącznie 14 zaleceń.[7] Dwa zalecenia zostały odrzucone przez Komisję, a dwa przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)[8], chociaż w trzech przypadkach instytucje przedstawiły pozytywne działania następcze w związku z późniejszymi uwagami krytycznymi. Druga sprawa dotycząca Komisji doprowadziła do stwierdzenia niewłaściwego administrowania.

Instytucja	Rozwiązania Zaakceptowano	Przyjęte zalecenia
Parlament Europejski	1
Rada Unii Europejskiej	1
Komisja Europejska	6	6
Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)		4
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)		3
Agencja Praw Podstawowych (FRA)	1
Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA)		1
Ogółem	9	14

Sprawa 946/2014/PL: Polityka językowa Agencji Praw Podstawowych (FRA) w odniesieniu do jej strony internetowej i publikacji

Skarżący, obywatel Hiszpanii, zwrócił się do FRA o informacje na temat jej polityki językowej dotyczącej używania języków urzędowych na jej stronie internetowej, w szczególności w odniesieniu do publikacji. Zauważył, że większość publikacji jest dostępna tylko w języku angielskim i francuskim, a czasami niemieckim i włoskim. FRA wyjaśniła, że różne traktowanie języków urzędowych wynikało z ograniczeń budżetowych i ograniczeń w zakresie zasobów ludzkich, a także z czasu potrzebnego na zakończenie procesu tłumaczenia.

Rzecznik uznał, że ograniczone zasoby ludzkie i finansowe są niewystarczającym uzasadnieniem praktyk FRA w zakresie tłumaczenia jej publikacji. Rzecznik wyraził zadowolenie, że FRA zobowiązała się do udostępnienia statycznej strony portalu zawierającej podstawowe informacje na temat FRA we wszystkich językach. Chociaż w pewnych okolicznościach tłumaczenie wszystkich dokumentów na wszystkie języki urzędowe UE byłoby nieproporcjonalne, Rzecznik zauważył, że istnieją mniej uciążliwe środki zapewniające, w miarę możliwości, obywatelom dostęp do publikacji w ich własnym języku. W związku z tym zaproponowała, aby FRA określiła i opublikowała jasną politykę w odniesieniu do języków UE, w których jej publikacje mają być udostępniane.

Rzecznik wyraził zadowolenie, że FRA zaakceptowała jej rozwiązanie. FRA prowadzi obecnie politykę językową online i politykę publikacji na swojej stronie internetowej. Ponadto FRA wprowadziła również środki mające na celu zapewnienie tłumaczenia publikacji na jak największą liczbę języków.

Sprawa 1398/2013/ANA: Odmowa udzielenia przez Komisję Europejską dostępu do dokumentów dotyczących amerykańskiej ustawy o wypełnianiu obowiązków podatkowych w odniesieniu do rachunków zagranicznych („FATCA”)

Pewien poseł do Parlamentu Europejskiego zwrócił się z wnioskiem o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu Komisji na temat negocjacji między niektórymi państwami członkowskimi UE a USA w sprawie skutków FATCA, amerykańskiego ustawodawstwa, które nakłada na instytucje finansowe spoza USA obowiązek informowania Internal Revenue Service o swoich klientach.

Komisja udzieliła pełnego lub częściowego dostępu do kilku dokumentów, odmawiając jednocześnie dostępu do innych. Komisja uznała część wniosku posłanki za bardzo szeroką i zwróciła się do niej o zawężenie zakresu wniosku. Poseł do PE był niezadowolony ze stanowiska Komisji i zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Rzecznik zalecił, aby Komisja podjęła nową próbę określenia zakresu żądanych dokumentów i ostatecznie podjęła decyzję, czy dokumenty te powinny zostać przekazane bez zbędnej zwłoki. Z kolei Komisja określiła liczbę dokumentów objętych wnioskiem, przeprowadziła ocenę i ujawniła wiele z tych dokumentów. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że Komisja zastosowała się do jej sugestii i podjęła znaczne wysiłki w celu wdrożenia tego zalecenia.

Rzecznik zalecił również, aby Komisja ponownie rozpatrzyła wniosek o dostęp do dokumentów nieujawnionych w celu udzielenia

szerszy dostęp publiczny. Komisja albo udzieliła dostępu do dodatkowych dokumentów, albo przedstawiła bardziej szczegółowe i przekonujące wyjaśnienia uzasadniające jej odmowę. Rzecznik Praw Obywatelskich przeanalizował decyzję Komisji i uznał ją za prawidłową.

Sprawa 852/2014/LP: Zgodność Komisji Europejskiej z Konwencją o ograniczeniu użycia tytoniu

Sprawa ta dotyczyła niewywiązania się przez Komisję z obowiązku wynikającego z art. 5 ust. 3 Ramowej konwencji Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) o ograniczeniu użycia tytoniu (zwanej dalej „konwencją”), której UE jest stroną. Skarżący, organizacja pozarządowa Corporate Europe Observatory, argumentował w szczególności, że Komisja, z wyjątkiem Dyrekcji Generalnej ds. Zdrowia (DG ds. Zdrowia), nie upubliczniała w sposób proaktywny wszystkich informacji na temat spotkań z przemysłem tytoniowym.

Rzecznik wszczął dochodzenie i stwierdził, że obecna praktyka Komisji (z wyjątkiem DG ds. Zdrowia) jest niezadowalająca i nieodpowiednia. Rzecznik Praw Obywatelskich był zdania, że art. 5 ust. 3 konwencji i wytyczne wprowadzające ją w życie wymagają, aby organy publiczne przyjmowały podejście proaktywne, a nie reaktywne lub bierne, w celu zapewnienia przejrzystości w kontaktach z przemysłem tytoniowym. Uznała również, że obowiązek przejrzystości obejmuje wszelkie spotkania między Służbą Prawną Komisji a przemysłem tytoniowym. Nie rozumiała również, dlaczego wymogi przejrzystości powinny mieć zastosowanie wyłącznie do najwyższych urzędników Komisji. Rzecznik zalecił zatem Komisji, aby proaktywnie publikowała w internecie wszystkie spotkania z lobbystami tytoniowymi lub ich przedstawicielami prawnymi, a także protokoły z tych spotkań oraz aby polityka ta miała zastosowanie do wszystkich urzędników Komisji, niezależnie od ich stażu pracy.

W swojej odpowiedzi Komisja podtrzymała swoje pierwotne stanowisko, zgodnie z którym nie musi rozszerzać proaktywnej praktyki DG ds. Zdrowia na pozostałą część Komisji. Jego zdaniem obecne ogólne zasady etyczne i zasady przejrzystości były wystarczające, aby zapobiec nadmiernym naciskom ze strony przemysłu tytoniowego i zapewnić zgodność z konwencją.

Rzecznik wyraża głębokie ubolewanie, że Komisja nie skorzystała z możliwości ustanowienia norm zgodnych z wymogami art. 5 ust. 3 i zapewnienia, aby proaktywna polityka przejrzystości w odniesieniu do spotkań z lobbystami ds. wyrobów tytoniowych miała zastosowanie do wszystkich służb i pracowników Komisji. W związku z tym zamknęła sprawę stwierdzeniem niewłaściwego administrowania, podkreślając, że Komisja nie przedstawiła żadnych uzasadnionych powodów odmowy podjęcia działań zaproponowanych przez jej urząd.

b. Działania następcze w związku z uwagami krytycznymi i sugestiami/dalszymi uwagami zgłoszonymi w 2016 r.

W 2016 r. w 11 decyzjach sformułowano 16 uwag krytycznych, natomiast w 26 decyzjach sformułowano 47 sugestii/dalszych uwag.[9] Jedna decyzja może zawierać więcej niż jedną uwagę, a w tej samej decyzji można zawrzeć zarówno uwagi krytyczne, jak i sugestie/dalsze uwagi.

Propozycje ulepszeń zostały wykorzystane przez Rzecznik głównie w jej decyzjach zamykających dochodzenia z własnej inicjatywy.

Instytucje zostały poproszone o ustosunkowanie się do uwag/sugestii w terminie sześciu miesięcy. Otrzymano odpowiedzi na wszystkie uwagi/sugestie zgłoszone w 2016 r., choć w niektórych przypadkach z opóźnieniem.

i) Działania następcze w związku z uwagami krytycznymi poczynionymi w 2016 r.

Działania następcze w związku z uwagami krytycznymi wyniosły 63 %. To znacznie więcej niż zeszłoroczna stopa 41%, która była rekordowo niska. Najwyższą liczbą odnotowaną do tej pory, jeśli chodzi o pozytywne działania następcze w związku z uwagami krytycznymi, był wskaźnik 88 % w 2014 r. Przegląd odpowiedzi instytucji na uwagi krytyczne sugeruje, że nawet po zakończeniu dochodzenia niektóre z nich nadal kwestionują ustalenia Rzecznika i powtarzają argumenty przedstawione w toku dochodzenia. Chociaż w pewien sposób można zrozumieć, że w obliczu publicznej krytyki ze strony Rzecznika Praw Obywatelskich instytucja ma trudności z podjęciem konstruktywnych działań następczych, ważne jest, aby instytucje były gotowe wyciągnąć wnioski z dochodzeń Rzecznika Praw Obywatelskich i dążyć do zmniejszenia ryzyka pojawienia się podobnych problemów w przyszłości.

Instytucja	Krytyczne uwagi	Zadowalające odpowiedzi	% zadowalające odpowiedzi
Komisja Europejska	10	5	50%
Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)	3	2	67%
Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Ogółem	16	10	63%

Sprawa 2063/2014/PMC: Przekazanie przez Komisję Europejską danych osobowych skarżącego osobie trzeciej bez jego zgody

Sprawa dotyczyła rzekomo niezgodnego z prawem ujawnienia przez Komisję nazwiska skarżącego pracodawcy bez jego zgody. Komisja uczyniła to w celu sprawdzenia, czy skarżący rzeczywiście istniał, w celu rozpatrzenia jego wniosku o publiczny dostęp do dokumentów. Biorąc pod uwagę szczególnie inwazyjny charakter środka podjętego przez Komisję, który mógł wyrządzić skarżącemu szkodę wizerunkową w stosunku do organizacji, dla której pracował, Rzecznik stwierdził poważne niewłaściwe administrowanie i zamknął sprawę uwagą krytyczną.

W następstwie krytycznej uwagi Rzecznika Komisja przyznała, że skontaktowanie się z pracodawcą skarżącego bez wcześniejszego poinformowania go mogło nie być właściwe. Przeprosił. Komisja dodała, że potwierdzanie tożsamości danej osoby nie jest praktyką stosowaną regularnie.

Rzecznik zauważa, że Komisja przyznała, iż jej działanie w tej sprawie nie było właściwe.

Sprawa 1409/2014/MHZ: Komisja Europejska zgadza się przeprowadzić dogłębną ocenę wpływu na prawa człowieka w ramach trwających lub zbliżających się negocjacji handlowych z państwami Stowarzyszenia Narodów Azji Południowo-Wschodniej (ASEAN)

Sprawa dotyczyła tego, czy Komisja powinna była przeprowadzić ocenę wpływu na prawa człowieka w kontekście negocjacji w sprawie zawarcia umowy o wolnym handlu z Wietnamem. Komisja uznała, że taka ocena nie jest konieczna, zauważając, że w 2009 r. przeprowadzono już ocenę wpływu na zrównoważony rozwój w odniesieniu do proponowanej umowy o wolnym handlu między UE a ASEAN, która obejmowała Wietnam. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że nieprzeprowadzenie przez Komisję szczegółowej oceny wpływu na prawa człowieka stanowiło niewłaściwe administrowanie. Zaleciła, aby Komisja przeprowadziła taką ocenę bez dalszej zwłoki. Komisja odmówiła, a Rzecznik zamknęła sprawę uwagą krytyczną.

W swojej odpowiedzi uzupełniającej Komisja utrzymywała, że ze względu na konkretny harmonogram negocjacji uzasadnione było nieprzeprowadzenie oceny ex ante wpływu na prawa człowieka. Jednocześnie Komisja zgodziła się, że systematyczna analiza ex ante wszystkich prawdopodobnych skutków dla praw człowieka „jest kluczowym elementem lepszego kształtowania polityki handlowej”. Komisja poinformowała Rzecznika, że w kwietniu 2016 r. DG ds. Handlu opublikowała zmienioną wersję podręcznika dotyczącego oceny wpływu na zrównoważony rozwój, który obecnie zawiera szczególny nacisk na zapewnienie przeprowadzenia dogłębnej analizy wpływu na prawa człowieka. W komunikacie „Handel z korzyścią dla wszystkich” Komisja zobowiązała się również do dalszej poprawy analizy wpływu polityki handlowej na prawa człowieka zarówno w ocenach skutków, jak i ocenach ex post, w oparciu o niedawno opracowane wytyczne DG ds. Handlu.

Komisja wyjaśniła ponadto, że rozszerzono i wzmocniono analizę mającą na celu ocenę wpływu na prawa człowieka. Na poparcie tego Komisja wskazała na projekt sprawozdania końcowego w sprawie oceny wpływu na zrównoważony rozwój wspierającego negocjacje w sprawie umowy UE-Mjanma/Birma o ochronie inwestycji, który został opublikowany w celu przedstawienia uwag w dniu 18 marca 2016 r. Przygotowywano również SPI z oceną wpływu na prawa człowieka na potrzeby negocjacji z Filipinami oraz

Indonezja. Komisja zapewniła Rzecznika, że to samo miałoby zastosowanie w przypadku wznowienia negocjacji z Malezją i Tajlandią oraz podobnie z Indiami. Ponadto Komisja stwierdziła, że jest przekonana, iż propagowanie praw człowieka musi odbywać się przede wszystkim poprzez zaangażowanie i dialog, aby zapewnić jak największy wpływ.

Rzecznik zgadza się z Komisją, że oceny ex ante wpływu na prawa człowieka są kluczowym elementem lepszego kształtowania polityki handlowej. Z zadowoleniem przyjmuje szereg środków zapowiedzianych w odpowiedzi Komisji, które powinny przyczynić się do zminimalizowania ryzyka ponownego wystąpienia niewłaściwego administrowania stwierdzonego w tym przypadku.

ii) Działania następcze w związku z sugestiami/dalszymi uwagami zgłoszonymi w 2016 r.

Działania następcze w związku z sugestiami/dalszymi uwagami były zadowalające w 94 % przypadków. Jest to wskaźnik wyższy niż zeszłoroczny, który wyniósł 92 %. Najwyższą liczbą odnotowaną do tej pory, jeśli chodzi o pozytywne działania następcze w związku z dalszymi uwagami, był wskaźnik 100% w 2008 r.

Instytucja	Sugestie/dalsze uwagi	Zadowalające odpowiedzi	% zadowalające odpowiedzi
Komisja Europejska	22	19	86%
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej	3	3	100%
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ)	2	2	100%
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny (EKES)	1	1	100%
Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)	9	9	100%
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)	2	2	100%
Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC)	1	1	100%
Europejska Agencja Leków (EMA)	5	5	100%
Europejska Sieć Bezpieczeństwa Informacji (ENISA)	2	2	100%
Ogółem	47	44	94%

Sprawa OI/8/2015/JAS: Przejrzystość rozmów trójstronnych

To strategiczne dochodzenie dotyczyło przejrzystości rozmów trójstronnych, nieformalnych negocjacji między przedstawicielami Parlamentu Europejskiego (Parlamentu) i Rady Unii Europejskiej (Rady), wspieranych przez Komisję w celu osiągnięcia porozumienia w sprawie proponowanych przepisów.

Rzecznik zbadał, jakie informacje można aktywnie udostępniać i w jakim momencie, aby zwiększyć rozliczalność i udział społeczeństwa w procesie stanowienia prawa UE. W swojej decyzji końcowej Rzecznik przedstawiła osiem propozycji dotyczących sposobów zwiększenia przejrzystości negocjacji trójstronnych.

Parlament, Rada i Komisja odpowiedziały, że rozpoczęły dyskusje na temat publicznego udostępniania większej ilości informacji, w tym kalendarza rozmów trójstronnych, porządków obrad rozmów trójstronnych, zaangażowanych decydentów politycznych i mandatów negocjacyjnych instytucji. Specjalna wspólna legislacyjna baza danych, która ma zostać utworzona na podstawie Porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie lepszego stanowienia prawa z 2016 r., mogłaby zapewnić takie informacje w łatwo dostępny sposób.

Jeżeli chodzi o propozycje Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące publikacji kluczowych dokumentów sporządzonych podczas rozmów trójstronnych, instytucje stwierdziły, że będą musiały poczekać na orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości w powiązanej toczącej się sprawie De Capitani przeciwko Parlamentowi (T-540/15).

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Parlamentu, Rady i Komisji do rozpoczęcia dyskusji na temat wdrażania jej wniosków. Składająca petycję zachęca w szczególności do podjęcia inicjatywy na rzecz utworzenia wspólnej bazy danych ustawodawczych i podejmie działania następcze w związku z jej rozwojem.

Sprawa OI/10/2015/NF: Procedura EPSO dotycząca rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie złożonych przez kandydatów w konkursach otwartych

To dochodzenie z własnej inicjatywy dotyczyło rozpatrywania przez EPSO wniosków o ponowne rozpatrzenie złożonych przez niewybranych kandydatów w konkursach selekcyjnych. W szczególności dochodzenie koncentrowało się na opóźnieniach EPSO w odpowiedzi na wnioski kandydatów o dokonanie przeglądu. Celem dochodzenia było ustalenie, czy wystąpiły problemy systemowe powodujące opóźnienia, a jeśli tak, pomoc EPSO we wprowadzeniu usprawnień w procedurze. Rzecznik zamknęła dochodzenie sześcioma propozycjami ulepszeń.

Jeśli chodzi o sugestię, aby EPSO zapewniało komisjom konkursowym lepsze wsparcie, tak aby mogły one bardziej szczegółowo uzasadniać swoje decyzje w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie, EPSO wprowadziło nowy wzór do rejestrowania decyzji komisji konkursowej na etapie rekrutacji i udoskonaliło swój program szkoleń dla członków komisji konkursowej. EPSO zastanawia się ponadto, w jaki sposób udoskonalić swoje wytyczne dotyczące rejestrowania decyzji komisji konkursowej.

EPSO wprowadziło nowy system informatyczny, który miał pozytywny wpływ na skuteczność rozpatrywania wniosków o dokonanie przeglądu, a obecnie wykorzystuje technologię telekonferencji do przeprowadzania posiedzeń komisji konkursowej w sprawie przeglądu.

Zgodnie z sugestią Rzecznika EPSO systematycznie szacuje obecnie liczbę wniosków o przegląd, które spodziewa się otrzymać w toczących się konkursach, aby móc przeznaczyć wystarczające zasoby na ich obsługę.

Czwarta i piąta propozycja dotyczyła zapewnienia, aby kandydaci otrzymywali jasne i dokładne informacje na temat procedury odwoławczej. EPSO informuje teraz kandydatów o spodziewanych opóźnieniach oraz o tym, że priorytetowo traktuje wysyłanie odpowiedzi na pozytywnie rozpatrzone wnioski. EPSO zaktualizowało również

oraz poszerzyła swoją stronę internetową z najczęściej zadawanymi pytaniami o więcej informacji na temat procedur składania skarg.

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje szereg działań zainicjowanych przez EPSO w celu wprowadzenia jej sugestii dotyczących ulepszeń.

Sprawa OI/11/2015/EIS: Terminowość płatności dokonywanych przez Komisję

Dochodzenie to dotyczyło terminowości płatności dokonywanych przez Komisję w ramach zarządzania bezpośredniego i pośredniego, ze szczególnym uwzględnieniem płatności na rzecz prywatnych wykonawców i beneficjentów. Komisja przeprowadziła cztery dochodzenia w tej samej sprawie.

Celem było zebranie danych statystycznych dotyczących opóźnień w płatnościach Komisji oraz ocena zarówno przyczyn tych opóźnień, jak i środków zaradczych podjętych przez Komisję. Rzecznik zamknęła dochodzenie dwoma sugestiami, zachęcając Komisję do kontynuowania wysiłków w konkretnych obszarach oraz do publikowania dodatkowych informacji w rocznych sprawozdaniach z działalności.

W swojej odpowiedzi Komisja podkreśliła, że w 2016 r. nastąpiła ogólna poprawa w zarządzaniu procesem płatności. Stwierdziła, że wynikało to w szczególności z bardziej rygorystycznego monitorowania faktur i wniosków o płatność, rozwoju internetowych narzędzi sprawozdawczych oraz równoległej analizy sprawozdań przez podmioty operacyjne i finansowe o wspólnych terminach. Komisja zwróciła również uwagę, że w 2016 r. przedstawiła wniosek dotyczący zmiany rozporządzenia finansowego i wprowadziła przepisy zachęcające do szerszego stosowania uproszczonych formularzy dotacji.

Jeżeli chodzi o sugestię włączenia informacji o czasie płatności brutto Komisji, który jest czasem, na jaki beneficjenci muszą czekać przed otrzymaniem płatności, Komisja zgodziła się opublikować te informacje od 2017 r.

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje kroki podjęte przez Komisję w związku z procesem płatności. Wyraża uznanie dla Komisji za jej wysiłki, które doprowadziły do poprawy statystyk dotyczących zarządzania opóźnieniami w płatnościach i zawieszenia płatności w 2016 r.

iii) Działania następcze w związku z uwagami/sugestiami zgłoszonymi w 2016 r.

Łącznie z uwagami krytycznymi i sugestiami/dalszymi uwagami wskaźnik zadowalających działań następczych wyniósł 86 %. Jest to wynik wyższy niż zeszłoroczny, wynoszący 81 %, i niższy od rekordowego poziomu 94 % z 2014 r.

Instytucja	Uwagi krytyczne i sugestie/dalsze uwagi	Zadowalające odpowiedzi	% zadowalające odpowiedzi
Komisja Europejska	32	24	75%
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej	3	3	100%
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ)	2	2	100%
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny (EKES)	1	1	100%
Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)	12	11	92%
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)	2	2	100%
Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC)	3	3	100%
Europejska Agencja Leków (EMA)	5	5	100%
Europejska Sieć Bezpieczeństwa Informacji (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Ogółem	63	54	86%

c. Wskaźnik ogólnej zgodności w podziale na instytucje w 2016 r.

Ogólna wartość pod względem zgodności z propozycjami Rzecznika w 2016 r. wynosi 85 %. Instytucje zareagowały pozytywnie na 77 z 91 propozycji Rzecznika mających na celu skorygowanie lub poprawę ich zachowania.[11] Wskaźnik zgodności opiera się na liczbie pozytywnych odpowiedzi na propozycje rozwiązań, zalecenia, uwagi krytyczne, sugestie/dalsze uwagi zgłoszone w sprawach zamkniętych w 2016 r. Odnotowano kolejne 132 przypadki, w których Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że instytucje podjęły kroki w celu poprawy ich funkcjonowania.

Jak wynika z tabeli 5 poniżej, wskaźnik zgodności różni się w zależności od instytucji – od 100 % w wielu przypadkach do 77 % w najgorszym przypadku. Chociaż statystyki te często opierają się na bardzo niewielu przypadkach, każdy wynik niższy niż 100 % oznacza, że instytucja nie zastosowała się do propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich.

Instytucja	rozwiązania, zalecenia, uwagi i sugestie		Zadowalające odpowiedzi		% Zadowalające odpowiedzi
Parlament Europejski		1		1 100%
Rada Unii Europejskiej		1		1 100%
Komisja Europejska		47		36 77%
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej		3		3 100%
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ)		2		2 100%
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny (EKES)		1		1 100%
Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO)		18		15 83%
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)		5		5 100%
Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC)		3		3 100%
Europejska Agencja Leków (EMA)		5		5 100%
Europejska Sieć Bezpieczeństwa Informacji (ENISA)		2		2 100%
Agencja Praw Podstawowych (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA)		1		1 100%
Ogółem		91		77 85%

5. Wnioski

Niniejsze sprawozdanie stanowi coroczne badanie zgodności z propozycjami Rzecznika Praw Obywatelskich pod względem statystycznym. W przypadku niektórych prac Rzecznika nie można jednak mierzyć wpływu w sposób konwencjonalny. Dotyczy to na przykład strategicznych inicjatyw Rzecznika Praw Obywatelskich, w ramach których angażuje się on w konstruktywny dialog z instytucjami na ważne tematy. Mogłoby to również obejmować szereg spraw rozstrzyganych co roku przez instytucje w następstwie interwencji Rzecznika Praw Obywatelskich, która nie przybiera formy rozwiązania, zalecenia, uwagi lub sugestii. W tym roku Trybunał dodał takie przykłady do sprawozdania, aby lepiej zilustrować wpływ Rzecznika. Ponadto zdarzają się przypadki, w których zastosowanie się do propozycji Rzecznika może nastąpić nieco później niż w roku, w którym zamknięto dochodzenie.  

Należy pamiętać, że zasadniczą zmianą jest zmiana kultury instytucjonalnej. Trudno określić, kiedy nastąpi znacząca zmiana w kulturze. Rzecznik Praw Obywatelskich dąży do osiągnięcia tej zmiany kulturowej. Jej stały wpływ na dobrą administrację niekoniecznie znajduje odzwierciedlenie we wskaźnikach zgodności.

 

[1] W niniejszym sprawozdaniu termin „instytucja” odnosi się do wszystkich instytucji, organów, urzędów i agencji UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/pl/resources/provisions.faces

[3] Art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej upoważnia Rzecznika Praw Obywatelskich do badania przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji Unii, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wykonującego swoje funkcje sądowe.

[4] Decyzja Parlamentu Europejskiego 2008/587 z dnia 18 czerwca 2008 r. zmieniająca decyzję 94/262 w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 189, s. 25.

[5] Art. 3 ust. 5 statutu stanowi, że „w miarę możliwości Rzecznik Praw Obywatelskich dąży do znalezienia wraz z zainteresowaną instytucją lub organem rozwiązania, które wyeliminowałoby przypadek niewłaściwego administrowania i usatysfakcjonowało skargę”.

[6] W jednym przypadku instytucja odrzuciła propozycję rozwiązania, ale przyjęła kolejne zalecenie. Aby uniknąć podwójnego liczenia, statystyki obejmują jedynie zalecenie w tym przypadku, a nie propozycję rozwiązania.

[7] Mamy częściową akceptację zalecenia, gdy instytucja rzeczywiście odpowiedziała na główne punkty zalecenia w konstruktywny sposób.

[8] W jednym przypadku instytucja odrzuciła zalecenie, a następnie nie podjęła zadowalających działań następczych w związku z uwagą krytyczną. Ponownie, aby uniknąć podwójnego liczenia, w statystykach uwzględniono jedynie negatywne działania następcze w związku z uwagą krytyczną.

[9] Dane statystyczne zawarte w niniejszym sprawozdaniu nie obejmują:

i) cztery sugestie zawarte w decyzji zamykającej wspólne dochodzenie w sprawach 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, ponieważ zostaną one przeanalizowane w ramach trwającego dochodzenia z własnej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie zarządzania przez Komisję sytuacjami efektu „drzwi obrotowych” dotyczącego pracowników UE (OI/3/2017/AB),

ii) Dwie z sugestii dotyczących przejrzystości rozmów trójstronnych (OI/8/2015/JAS), ponieważ odpowiednie instytucje czekają na orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości w celu podjęcia działań następczych.

[10] Do celów statystyk zawartych w niniejszym sprawozdaniu sugestie dotyczące przejrzystości rozmów trójstronnych (OI/8/2015/JAS) wydają się być skierowane wyłącznie do Komisji. Dochodzenie dotyczyło jednak trzech instytucji; Rada Unii Europejskiej, Parlament Europejski i Komisja. 

[11] Zob. przypisy 6-8, 9-10 powyżej.