Przedmowa

Z przyjemnością przedstawiam tegoroczne sprawozdanie „Putting it Right?”, w którym analizuję, w jaki sposób instytucje UE zastosowały się do propozycji przedstawionych w moich dochodzeniach. Instytucje UE dobrze zareagowały w zdecydowanej większości dochodzeń, a w sprawach zamkniętych w 2017 r. odnotowano ogólny wskaźnik zgodności na poziomie 81 %. Jest to dobry wynik, ale instytucje muszą zrobić więcej, aby zwiększyć zgodność, zwłaszcza gdy wydaję zalecenie dotyczące rozwiązania problemu niewłaściwego administrowania.

Instytucje zareagowały pozytywnie na 80 z 99 propozycji, które przedstawiłem w celu skorygowania lub poprawy ich praktyki administracyjnej. Było 148 innych przypadków, w których uznałem, że instytucje podjęły kroki w celu poprawy ich funkcjonowania. Osiem z 14 instytucji miało wskaźnik zgodności na poziomie 100%, podczas gdy Komisja Europejska - która odpowiada za większość przypadków - miała wskaźnik zgodności na poziomie 76%.

Obywatele oczekują, że administracja UE naprawi sytuację, gdy coś pójdzie nie tak, i poprawi sytuację na przyszłość. Do tego dąży Rzecznik Praw Obywatelskich. Będę nadal monitorować wdrażanie moich sugestii i zaleceń, aby obywatele mogli mieć pewność, że ich skargi są rozpatrywane i słuchane.

Zachęcam administrację UE do dalszej pracy nad poprawą jej interakcji ze społeczeństwem. Z niecierpliwością oczekuję na przykłady dobrej pracy wykonywanej przez instytucje i organy w ramach nadchodzącej „Nagrody za dobrą administrację”, której drugą edycję niedawno uruchomiliśmy.

Emily O'Reilly

grudzień 2018 r.

Sprawozdanie

1. Wprowadzenie

W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono, w jaki sposób instytucje UE ^[1] zareagowały na propozycje przedstawione przez Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawach zamkniętych w 2017 r. Propozycje te mają formę rozwiązań, zaleceń i sugestii.

W sekcji 3 dotyczącej wpływu prac Rzecznika wyjaśniono, jakie są rozwiązania, zalecenia i sugestie Rzecznika. Nowe przepisy wykonawcze ^[2], które weszły w życie w dniu 1 września 2016 r., w pewnym stopniu wpłynęły na stosowane przez nas terminy ^[3]. Wszystkie dochodzenia objęte niniejszym sprawozdaniem zostały zamknięte po wejściu w życie nowych OD.

W sekcji 3 opisano również wpływ prac Rzecznika Praw Obywatelskich w innych przypadkach, w których skarga została rozpatrzona przez instytucję lub w których Rzecznik Praw Obywatelskich podjął decyzję o uruchomieniu inicjatywy strategicznej ^[4].

Istnieją również streszczenia spraw uzasadniające „wyróżnienie” jako wiodące przykłady w każdej kategorii.

2. Uprawnienia i procedury Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik pomaga osobom fizycznym, przedsiębiorstwom i stowarzyszeniom, które mają problem z instytucją UE ^[5]. Jednocześnie Rzecznik służy interesowi publicznemu, pomagając instytucjom w poprawie jakości świadczonych przez nie usług. Oprócz rozpatrywania skarg Rzecznik Praw Obywatelskich może również wszczynać dochodzenia z własnej inicjatywy.

Instytucje są zobowiązane do przekazywania Rzecznikowi Praw Obywatelskich informacji niezbędnych do przeprowadzenia dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich może sprawdzać wszelkie akta przechowywane przez instytucję i przyjmować zeznania od pracowników. Uprawnienia te określono w statucie Rzecznika Praw Obywatelskich ^[6] (zwanym dalej „statutem”). Jeżeli jest to konieczne lub stosowne w danej sprawie, Rzecznik Praw Obywatelskich może wezwać instytucję do zmiany swojego stanowiska, zapewnienia zadośćuczynienia lub wprowadzenia ogólnych zmian w przyszłości. Jeżeli instytucja ustosunkuje się do stwierdzenia niewłaściwego administrowania w sposób niezadowalający, Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić uwagę polityczną na daną sprawę, sporządzając sprawozdanie specjalne dla Parlamentu Europejskiego.

3. Wpływ pracy Rzecznika Praw Obywatelskich

a. Rozwiązania

Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że skarga może zostać szybko rozpatrzona, może przedstawić danej instytucji propozycję rozwiązania na podstawie art. 3 ust. 5 statutu ^[7]. Nowe adresy IP ułatwiły i przyspieszyły znalezienie rozwiązań dotyczących niewłaściwego administrowania.

b. Zalecenia

Zalecenia mogą być wydawane w każdym przypadku, gdy Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi niewłaściwe administrowanie. Zalecenia skierowane do instytucji są jednocześnie publikowane na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.

Jeżeli zalecenie zostanie odrzucone przez instytucję, Rzecznik zamyka sprawę, potwierdzając stwierdzenie niewłaściwego administrowania. Rzecznik Praw Obywatelskich może przedłożyć Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie specjalne dotyczące każdego dochodzenia zakończonego stwierdzeniem niewłaściwego administrowania, które Rzecznik Praw Obywatelskich uznaje za leżące w istotnym interesie publicznym. Jeżeli zalecenie zostanie przyjęte, Rzecznik zamyka sprawę, odnotowując to.

c. Propozycje

Propozycje ulepszeń mają na celu zapewnienie systemowej poprawy w administracji UE. Są one podejmowane albo w decyzji zamykającej sprawę, albo na wcześniejszym etapie dochodzenia.

d. Sprawy rozstrzygnięte

Rzecznik Praw Obywatelskich może zamknąć dochodzenie na wczesnym etapie bez proponowania rozwiązania, jeżeli instytucja spontanicznie rozstrzygnie sprawę po otrzymaniu informacji na ten temat.

e. Inicjatywy strategiczne

Rzecznik Praw Obywatelskich może podjąć decyzję o zajmowaniu się tematami o znaczeniu strategicznym bez wszczynania dochodzenia, wszczynając tzw. „inicjatywę strategiczną”^[8]. Celem tych inicjatyw jest dzielenie się z instytucjami sugestiami dotyczącymi ważnych tematów, zwrócenie uwagi na kwestie leżące w interesie publicznym lub dowiedzenie się więcej na temat konkretnej kwestii przed podjęciem decyzji o konieczności wszczęcia dochodzenia. W 2017 r. Rzecznik Praw Obywatelskich otworzył 8 inicjatyw strategicznych i zamknął 6.

4. Jak instytucje zareagowały na działania Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawach zamkniętych w 2017 r.

a. Rozwiązania osiągnięte lub częściowo osiągnięte

Instytucje UE zaakceptowały łącznie 20 propozycji rozwiązań w sprawach zamkniętych w 2017 r.^[9]. Komisja odrzuciła dwa wnioski dotyczące rozwiązania ^[10].

Tabela 1 – Rozwiązania osiągnięte lub częściowo osiągnięte przez instytucję

Instytucja	Rozwiązania (częściowo) osiągnięte
Komisja Europejska	9
Europejska Służba Działań Zewnętrznych	1
Europejski Bank Inwestycyjny	2
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)	1
Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex)	4
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności	1
Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego	2
Ogółem	20

 

Sprawa 1616/2016/MDC: W jaki sposób Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do sprawozdań dotyczących „poważnych incydentów” związanych z jej działalnością w Bułgarii

Dziennikarz, który zwrócił się do „operacji” Fronteksu w Bułgarii o „raporty poważnych incydentów” ^[11] i uzyskał do nich publiczny dostęp, uznał, że Frontex nie zidentyfikował wszystkich zgłoszeń poważnych incydentów z okresu objętego jego wnioskiem. Skarżył się Rzecznikowi Praw Obywatelskich, że (i) Frontex konsekwentnie nie identyfikuje wszystkich SIR dotyczących operacji w Bułgarii; oraz (ii) przy rozpatrywaniu wniosków o publiczny dostęp Frontex redaguje SIR w sposób niezgodny z przepisami UE dotyczącymi publicznego dostępu do dokumentów ^[12].

W następstwie dochodzenia Rzecznik zaproponowała, aby Frontex: (i) ujawnia dodatkowe SIR, które zostały zidentyfikowane podczas kontroli Rzecznika Praw Obywatelskich; jak najszybsze opracowanie narzędzi ułatwiających identyfikację dokumentów w systemie ewidencji; (iii) zobowiązać się do lepszego wyjaśnienia, dlaczego redaguje dokumenty lub ich nie ujawnia; oraz (iv) dokonała ponownej oceny utajnień niektórych SIR, o które wnioskował skarżący, w celu udzielenia dalszego częściowego dostępu do nich.

Frontex zaakceptował propozycje rozwiązań i podjął działania w celu ich wdrożenia. Rzecznik stwierdziła zatem, że znaleziono rozwiązanie i zamknęła dochodzenie.

b. Rekomendacje przyjęte lub częściowo przyjęte

Instytucje UE zaakceptowały lub częściowo zaakceptowały łącznie 11 zaleceń w sprawach zamkniętych w 2017 r.^[13].

Komisja odrzuciła pięć zaleceń, jedno zostało odrzucone przez Europejską Służbę Działań Zewnętrznych, jedno przez EBI, a jedno przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Sprawy te zamknięto ustaleniami dotyczącymi niewłaściwego administrowania.

Tabela 2 – Zalecenia przyjęte lub częściowo przyjęte przez instytucję

Instytucja	Zalecenia (częściowo) przyjęte
Komisja Europejska	7
Europejski Bank Centralny	1
Europejska Służba Działań Zewnętrznych	1
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny	2
Ogółem	11

 

Sprawa OI/6/2014/NF: Skład i przejrzystość grup ekspertów Komisji Europejskiej

W ramach tego strategicznego dochodzenia przeanalizowano grupy powołane przez Komisję w celu zapewnienia doradztwa ze strony ekspertów zewnętrznych w konkretnych obszarach polityki. Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził konsultacje publiczne i przedstawił Komisji szereg sugestii dotyczących sposobów: zapewnienie zrównoważonego składu grup ekspertów, w tym sposobów usprawnienia procedur wyboru ich członków; poprawa zgodności i synergii z rejestrem służącym przejrzystości ^[14]; wzmocnienie polityki w zakresie konfliktu interesów w odniesieniu do indywidualnych ekspertów powołanych we własnym imieniu; oraz udoskonaliła informacje dostępne w publicznym rejestrze grup ekspertów. Rzecznik Praw Obywatelskich

wydała również dwa szczegółowe zalecenia dla Komisji w celu zwiększenia przejrzystości prac grup ekspertów: protokoły posiedzeń grup ekspertów powinny być merytoryczne i szczegółowe, a obrady grup domyślnie nie powinny być poufne.

W trakcie dochodzenia Komisja zreformowała swój system grup ekspertów w dużej mierze zgodnie z sugestiami Rzecznika Praw Obywatelskich, zmieniając obowiązujące przepisy ^[15]. W szczególności Komisja zwiększyła przejrzystość procedury wyboru członków grup ekspertów, wprowadziła nową politykę dotyczącą konfliktu interesów w odniesieniu do ekspertów indywidualnych oraz wprowadziła wymóg rejestracji organizacji i osób samozatrudnionych w rejestrze służącym przejrzystości w celu powołania ich do grup ekspertów.

Komisja zwiększyła również przejrzystość prac grup ekspertów. Protokoły posiedzeń muszą być teraz „znaczące i kompletne”, a grupy ekspertów mogą zdecydować się na publiczne obrady. Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że stanowi to duży postęp, ale będzie monitorować, w jaki sposób Komisja nadal poprawia przejrzystość prac swoich grup ekspertów.

Sprawa 454/2014/PMC: Praktyka Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) polegająca na oferowaniu bezpłatnych staży w delegaturach UE

Rzecznik przyjrzał się praktyce ESDZ polegającej na oferowaniu wyłącznie bezpłatnych staży w delegaturach UE w następstwie skargi złożonej przez byłego stażystę, który twierdził, że dyskryminuje to młodych ludzi z mniej zamożnych środowisk.

Rzecznik stwierdziła, że bezpłatne staże mogą prowadzić do sytuacji dyskryminacyjnej, ponieważ osoby ze środowisk mniej uprzywilejowanych są bardziej narażone na brak środków finansowych na odbycie takich staży. Stwierdziła, że praktyka ESDZ stanowi niewłaściwe administrowanie, i w związku z tym zaleciła ESDZ wypłacenie wszystkim stażystom, w tym stażystom w delegaturach UE, odpowiedniego dodatku.

ESDZ przyjęła to zalecenie i po uzyskaniu zgody „władz budżetowych” wprowadziła nowe przepisy w celu zapewnienia, aby staże te były obecnie opłacane ^[16]. 

Sprawa 1688/2015/JAP: Decyzja Komisji Europejskiej o odzyskaniu środków od uczestnika unijnego projektu dotyczącego osób starszych i technologii informacyjno-komunikacyjnych

Skarżący jest belgijską organizacją nienastawioną na zysk, która wzięła udział w finansowanym przez UE projekcie mającym na celu rozwiązanie problemów, z jakimi borykają się osoby starsze korzystające z rozwiązań ICT. Audyt finansowy wykazał, że system wykorzystywany przez skarżącego do rejestrowania czasu pracy był niewiarygodny. W związku z tym Komisja starała się odzyskać od skarżącego ponad 85 000 EUR.

Podczas dochodzenia Rzecznik zauważył, że audytorzy uznali również, że praca wykonana przez skarżącego w odniesieniu do dwóch konkretnych „rezultatów” była zgodna z prawem, podobnie jak związany z nią czas pracy. Uznała to za niesprawiedliwe i

nieproporcjonalne, że Komisja chciała odzyskać wszystkie środki finansowe ze względu na ogólne wady systemu rejestracji czasu pracy. Rzecznik stwierdziła niewłaściwe administrowanie w postępowaniu Komisji i zaleciła, aby zmieniła ona swoją decyzję i odpowiednio zmniejszyła kwotę, którą zamierza odzyskać.

Komisja w pełni zaakceptowała zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich i zgodziła się zmniejszyć kwotę podlegającą odzyskaniu o prawie 37 000 EUR.

Poniższy przykład dotyczy sprawy, w której zalecenia Rzecznika nie zostały przyjęte, a Rzecznik zamknęła sprawę, potwierdzając swoje ustalenia dotyczące niewłaściwego administrowania.

Sprawa 682/2014/JF: Wymóg Komisji Europejskiej, aby osoby fizyczne ubiegające się o publiczny dostęp do dokumentów podawały swój adres pocztowy

Sprawa ta dotyczyła odmowy rejestracji przez Komisję wniosku o publiczny dostęp do dokumentów złożonego przez organizację pozarządową, ponieważ nie podała ona adresu pocztowego. Chociaż Rzecznik Praw Obywatelskich zgodziła się, że instytucje UE muszą podjąć odpowiednie i proporcjonalne środki w celu weryfikacji tożsamości osób ubiegających się o publiczny dostęp do dokumentów, uznała, że powinny one również zapewnić jak najszerszy i najłatwiejszy dostęp.

Rzecznik Praw Obywatelskich wydał zalecenia, aby rozwiązać ten problem. W szczególności zwróciła się do Komisji o zarejestrowanie się i szybkie rozpatrzenie wniosku skarżącego oraz o rezygnację z wymogu podawania adresu pocztowego przez osoby wnioskujące o dostęp do dokumentów, jeżeli zapewnią one odpowiednią alternatywną formę kontaktu (np. adres e-mail). Ponieważ Komisja odrzuciła zalecenia, Rzecznik zamknęła sprawę dwoma ustaleniami dotyczącymi niewłaściwego administrowania.

W kontekście tego dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił również Komisji sugestie dotyczące unowocześnienia sposobu rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Jedną z sugestii było rozważenie przez Komisję alternatywnych systemów internetowych lub elektronicznych środków komunikacji. Po zamknięciu dochodzenia Komisja poinformowała Rzecznika, że analizuje możliwość utworzenia nowego elektronicznego systemu powiadamiania o wnioskach o dostęp do dokumentów.

c. Działania następcze w związku z sugestiami dotyczącymi ulepszeń

Łącznie zgłoszono 58 sugestii w 26 sprawach, które zamknięto w 2017 r.[^17]. Wiele z tych sugestii przedstawiono w ramach dochodzeń z własnej inicjatywy. Działania następcze w związku z sugestiami były zadowalające w 84 % przypadków. Jest to wskaźnik niższy niż w ubiegłym roku, który wyniósł 94 %.

Tabela 3 – Zadowalające odpowiedzi na sugestie przedstawione w 2017 r. przez instytucje

Instytucja	Propozycje	Zadowalające odpowiedzi	% zadowalające odpowiedzi
Parlament Europejski	1	0	0%
Komisja Europejska	35	28	80%
Europejska Służba Działań Zewnętrznych	3	3	100%
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny	1	1	100%
Europejski Bank Inwestycyjny	1	1	100%
Europejski Urząd Doboru Kadr	7	6	86%
Europejska Agencja Środowiska	1	1	100%
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności	1	1	100%
Europejska Agencja Leków	5	5	100%
Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu	1	1	100%
Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego	2	2	100%
Ogółem	58	49	84%

Dochodzenie z inicjatywy własnej OI/2/2016/RH: W jaki sposób Komisja Europejska rozpatrywała dossier dotyczące toksyczności substancji chemicznych

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja zajmowała się dokumentacją dotyczącą oceny substancji chemicznych na podstawie unijnych przepisów REACH ^[18]. W dochodzeniu przeanalizowano w szczególności opóźnienia w przetwarzaniu dokumentacji oceniającej toksyczność reprodukcyjną 216 substancji chemicznych. Ze względu na postępy poczynione w toku dochodzenia Rzecznik zamknęła sprawę, ale zwróciła się do Komisji o złożenie sprawozdania w celu potwierdzenia, że podjęła uzgodnione środki. Rzecznik zwróciła się również do wszystkich stron zaangażowanych w działania następcze w związku z ocenami substancji chemicznych na podstawie rozporządzenia REACH o zaradzenie systemowemu niedociągnięciu stwierdzonemu w jej dochodzeniu, a mianowicie brakowi zachęt dla osób rejestrujących substancje chemiczne do aktualizacji dokumentacji.

Komisja złożyła Rzecznikowi sprawozdanie, w którym opisała postępy poczynione w rozpatrywaniu spraw. Przyznała, że nadal występują problemy z nakłanianiem przedsiębiorstw do aktualizowania swoich rejestrów oraz że przedstawi propozycje rozwiązania tego problemu w 2019 r., po konsultacji z odpowiednimi stronami, w tym za pośrednictwem nowego prawa wtórnego.

Dochodzenie z inicjatywy własnej OI/6/2016/AB: Zapobieganie konfliktom interesów z „specjalnymi doradcami” Komisji Europejskiej

W ramach tego strategicznego dochodzenia przeanalizowano zasady i praktyki Komisji mające na celu zapewnienie, aby jej „specjalni doradcy”, którzy udzielają porad komisarzom, nie mieli konfliktów interesów wynikających z ich działalności poza Komisją.  Podczas dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjął fakt, że Komisja poprawiła sposób formułowania obowiązków specjalnych doradców. Pozytywnie odniosła się również do środków

został sporządzony w celu ograniczenia ryzyka wystąpienia ewentualnych konfliktów interesów. Zauważyła jednak, że Komisja nie zawsze przedstawiała przekonujące wyjaśnienie, dlaczego uznała działalność zewnętrzną specjalnych doradców za niestanowiącą potencjalnego ryzyka.

Rzecznik stwierdziła, że Komisja mogłaby jeszcze bardziej udoskonalić swoje praktyki, i przedstawiła dziesięć sugestii. Koncentrowały się one na: przyjęcie bardziej proaktywnego podejścia do oceny ryzyka konfliktów, zanim przekształcą się one w rzeczywiste problemy; stosowanie jasnych i skutecznych środków łagodzących w celu przeciwdziałania pojawiającym się zagrożeniom; oraz zwiększenie publicznego dostępu do informacji o specjalnych doradcach.

Komisja zgodziła się, że konieczne są dalsze postępy w ocenie ryzyka konfliktu interesów oraz w stosowaniu bardziej szczegółowych i operacyjnych środków łagodzących w celu przeciwdziałania temu ryzyku. Przyznała, że mogłaby lepiej sformułować mandaty specjalnych doradców i przyjąć przykłady oceny potencjalnych konfliktów.

Komisja zobowiązała się również do pełnego stosowania istniejącego zobowiązania umownego spoczywającego na specjalnych doradcach do zgłaszania wszelkich nowych działań, które podejmują. Uzgodniła również, że rozważy publikowanie w internecie oświadczeń o działalności specjalnych doradców i poświadczeń wiarygodności składanych przez specjalnych doradców. Rzecznik z zadowoleniem przyjęła zobowiązanie Komisji do dalszej poprawy praktyk i zobowiązała się do podjęcia działań następczych w związku z dochodzeniem w ciągu dwóch lat.

Sprawa 1475/2016/JAS: W jaki sposób Europejska Agencja Leków (EMA) przeprowadziła ocenę ryzyka związanego ze szczepionkami przeciwko wirusowi brodawczaka ludzkiego (HPV)

Sprawa ta dotyczyła sposobu, w jaki EMA przeprowadziła ocenę ryzyka związanego ze szczepionkami przeciwko HPV. Tzw. „procedura przekazania” miała na celu zbadanie, czy istnieją jakiekolwiek dowody na związek przyczynowy między szczepieniem przeciwko HPV a dwoma zespołami, ale nie stwierdzono żadnego związku. Skarżący nie zgodzili się z pracami naukowymi, na których oparto to ustalenie, i wyrazili obawy co do przejrzystości i bezstronności procedury.

Rzecznik wszczęła dochodzenie, aby ocenić, czy EMA dysponowała niezbędnymi gwarancjami proceduralnymi w celu zapewnienia, aby badanie dowodów naukowych było kompletne i niezależne, oraz czy zabezpieczenia te były w tym przypadku właściwie stosowane.

W odpowiedzi na sugestię Rzecznika wysuniętą podczas dochodzenia EMA zgodziła się dokonać przeglądu wymogów poufności dotyczących jej ekspertów, tak aby mogli oni publicznie omawiać szczegóły debaty naukowej po jej zakończeniu. Rzecznik stwierdziła, że EMA nie dopuściła się niewłaściwego administrowania, ale zasugerowała, aby aktywnie upubliczniała jak najwięcej informacji na temat prac naukowych swoich wewnętrznych komitetów doradczych oraz rozważyła upublicznienie wykazów wszystkich istotnych dokumentów związanych z każdą procedurą przekazania sprawy lub rozważyła inne sposoby pomocy zainteresowanym osobom w zidentyfikowaniu dokumentów, które chciałyby uzyskać.

Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ogólnie rzecz biorąc EMA wykazała gotowość do działania w odpowiedzi na jej sugestie. Komisja dokonuje przeglądu swoich wymogów w zakresie poufności. Zobowiązała się również do poprawy dostępu do informacji o produktach i opracowuje bardziej przyjazne dla społeczeństwa informacje na temat swoich procedur oceny. EMA przebudowuje również swoją stronę internetową, aby poprawić użyteczność i funkcję wyszukiwania dokumentów. EMA nie zgodziła się z sugestią Rzecznika, aby sporządzić wykazy

odpowiednie dokumenty upublicznione. Ustanawiając jednak zespół, który ma pomagać we wnioskach o dostęp do dokumentów, Rzecznik uważa, że EMA znalazła akceptowalną alternatywę.

Sprawa 7/2016/PL: Języki dostępne w ramach konsultacji publicznych organizowanych przez Komisję Europejską

Sprawa dotyczyła faktu, że konsultacje publiczne na stronie internetowej Komisji często nie były dostępne we wszystkich językach urzędowych UE. Rzecznik wszczął dochodzenie, w trakcie którego Komisja przygotowała nową politykę językową dotyczącą konsultacji publicznych. Nowe środki obejmują na przykład tłumaczenie konsultacji publicznych związanych z programem prac Komisji na wszystkie języki urzędowe UE. Nowa polityka wprowadziła również procedurę określania, na jakie języki powinny być tłumaczone inne konsultacje społeczne.

Rzecznik zamknęła dochodzenie, ale zasugerowała, aby Komisja uważnie monitorowała wpływ swojej nowej polityki językowej oraz stopień, w jakim przestrzega ona zasady udostępniania konsultacji publicznych we wszystkich językach urzędowych UE. Rzecznik zasugerowała również, aby na specjalnej stronie internetowej poświęconej konsultacjom publicznym Komisja zamieściła sekcję opisującą jej nową politykę językową oraz wyjaśnienie, dlaczego niektóre konsultacje nie są dostępne we wszystkich językach UE.

W odpowiedzi uzupełniającej Komisja stwierdziła, że nastąpił już znaczny wzrost liczby przetłumaczonych konsultacji publicznych. Uwzględniła również wyjaśnienie swojej polityki językowej w internecie. Rzecznik Praw Obywatelskich będzie nadal monitorować sytuację w kontekście szeroko zakrojonych konsultacji publicznych, które rozpoczęła w sprawie stosowania języków w instytucjach UE.

d. Wskaźniki zgodności w sprawach zamkniętych w 2017 r.

Ogólny wskaźnik zgodności z wnioskami Rzecznika dotyczącymi spraw zamkniętych w 2017 r. wyniósł 81 %. Instytucje zareagowały pozytywnie na 80 z 99 propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich mających na celu skorygowanie lub ulepszenie ich praktyk administracyjnych ^[19]. Wskaźnik zgodności opiera się na liczbie pozytywnych odpowiedzi na propozycje rozwiązań, zalecenia i sugestie sformułowane w sprawach zamkniętych w 2017 r. Odnotowano kolejne 148 przypadków, w których Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że instytucje podjęły kroki w celu poprawy ich funkcjonowania.

Jak wynika z tabeli 4 poniżej, wskaźnik zgodności różni się w zależności od instytucji. W przypadku ośmiu z 14 zbadanych instytucji wskaźnik zgodności wyniósł 100 %, natomiast w przypadku Komisji – która odpowiada za większość przypadków – wskaźnik zgodności wyniósł 76 %.

Chociaż statystyki te często opierają się na bardzo niewielu przypadkach, każdy wynik niższy niż 100 % oznacza, że instytucja nie zastosowała się do propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wskaźnik przestrzegania zaleceń Rzecznika Praw Obywatelskich był niższy niż w przypadku propozycji rozwiązań lub sugestii. Instytucje zaakceptowały 11 z 19 wydanych zaleceń.

Tabela 4 – Wskaźnik ogólnej zgodności w podziale na instytucje

Instytucja	rozwiązania, zalecenia, sugestie	Zadowalające odpowiedzi	% Zadowalające odpowiedzi
Parlament Europejski	1	0	0%
Komisja Europejska	58	44	76%
Europejski Bank Centralny	1	1	100%
Europejska Służba Działań Zewnętrznych	6	5	83%
Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny	3	3	100%
Europejski Bank Inwestycyjny	4	3	75%
Europejski Urząd Doboru Kadr	7	6	86%
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)	2	1	50%
Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex)	4	4	100%
Europejska Agencja Środowiska	1	1	100%
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności	2	2	100%
Europejska Agencja Leków	5	5	100%
Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu	1	1	100%
Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego	4	4	100%
Ogółem	99	80	81%

5. Wnioski

Niniejsze sprawozdanie stanowi coroczne badanie zgodności z propozycjami Rzecznika Praw Obywatelskich pod względem statystycznym. W niektórych przypadkach wpływ niekoniecznie jest uwzględniany w rocznym wskaźniku zgodności. Zdarzają się na przykład przypadki, w których instytucje mogą zastosować się w późniejszym terminie do propozycji Rzecznika Praw Obywatelskich.

Na przykład w lipcu 2015 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o proaktywne publikowanie decyzji o zezwoleniu na działania podejmowane przez byłych komisarzy po zakończeniu kadencji, a także opinii na temat tych działań wydanych przez komitet ad hoc ds. etyki, trzyosobowy organ doradczy ^[20] . Komisja odmówiła w tym czasie ze względu na prywatność i ochronę informacji handlowych. We wrześniu 2017 r. Komisja przedstawiła jednak nowy projekt kodeksu postępowania komisarzy, który przewiduje proaktywną publikację tych decyzji i związanych z nimi opinii Komitetu. Zostało to formalnie przyjęte w lutym 2018 r.^[21]. Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjmuje te postępy.

Tam, gdzie to możliwe, lepiej jest wcześniej wprowadzić ulepszenia. Jest to pierwsze sprawozdanie obejmujące sprawy zamknięte wyłącznie w ramach nowych OD. Głównym celem nowych IP jest umożliwienie nam sprawniejszego rozpatrywania spraw i przyspieszenie ich realizacji. Jesteśmy w trakcie oceny ich wpływu i będziemy o tym informować w nadchodzącym roku.

 

[1] W niniejszym sprawozdaniu termin „instytucja” odnosi się do wszystkich instytucji, organów, urzędów i agencji UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/pl/resources/provisions.faces

[3] W ramach nowych OD „zalecenia” są zwykle stosowane w celu zajęcia się wszystkimi ustaleniami dotyczącymi niewłaściwego administrowania przed zamknięciem dochodzenia. W przeszłości Rzecznik używała terminu „uwaga krytyczna”, gdy zamykała sprawę ze stwierdzeniem niewłaściwego administrowania. Nowe IP zastąpiły pojęcie „uwag krytycznych” prostym i jasnym pojęciem „stwierdzeń niewłaściwego administrowania”. Jeżeli zalecenie zostanie odrzucone przez instytucję, sprawa zostaje zamknięta wraz z „stwierdzeniem niewłaściwego administrowania”.

Nowe IP zastąpiły również pojęcie „dalszych uwag” pojęciem „sugestii dotyczących poprawy”, które mają na celu zapewnienie systemowej poprawy w administracji UE.

[4] Zob. sekcja 3e poniżej.

[5] Art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej upoważnia Rzecznika Praw Obywatelskich do badania przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji Unii, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wykonującego swoje funkcje sądowe.

[6] Decyzja Parlamentu Europejskiego 2008/587 z dnia 18 czerwca 2008 r. zmieniająca decyzję 94/262 w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 189, s. 25.

[7] Art. 3 ust. 5 statutu stanowi, że „w miarę możliwości Rzecznik Praw Obywatelskich dąży do znalezienia wraz z zainteresowaną instytucją lub organem rozwiązania, które wyeliminowałoby przypadek niewłaściwego administrowania i usatysfakcjonowało skargę”.

[8] Więcej informacji na temat inicjatyw strategicznych Rzecznika Praw Obywatelskich można znaleźć pod następującym adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] W dwóch z tych przypadków, mimo że nie przedstawiono formalnego rozwiązania, instytucje zaakceptowały propozycje przedstawione przez Rzecznika Praw Obywatelskich w toku dochodzenia. Wynik tych spraw został odnotowany jako „rozwiązanie (częściowo) osiągnięte”.

[10] W czterech przypadkach instytucje odrzuciły propozycje rozwiązań i późniejsze zalecenia. Aby uniknąć podwójnego liczenia, statystyki obejmują jedynie negatywne działania następcze w związku z zaleceniami w tych przypadkach.

[11] „poważny incydent” jest zdefiniowany przez Frontex jako zdarzenie lub zdarzenie, które może mieć wpływ na misję Fronteksu lub jej wizerunek, lub na bezpieczeństwo i ochronę uczestników misji, lub które może mieć znaczenie dla misji Fronteksu lub jej wizerunku. Przykłady obejmują naruszenia praw podstawowych, prawa UE, prawa międzynarodowego dotyczącego dostępu do ochrony międzynarodowej oraz kodeksu postępowania Fronteksu. Zgłoszenia poważnych incydentów są gromadzone i analizowane przez „ośrodek sytuacyjny” Fronteksu.

[12] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145, s. 43.

[13] Częściowa akceptacja zalecenia ma miejsce, gdy instytucja rzeczywiście odpowiedziała konstruktywnie na główne punkty zalecenia.

[14] Unijny rejestr służący przejrzystości jest publicznym rejestrem prowadzonym wspólnie przez Komisję i Parlament Europejski, którego celem jest dostarczanie informacji na temat organizacji i przedstawicieli grup interesu, którzy wchodzą w interakcje z instytucjami.

[15] Decyzja Komisji ustanawiająca przepisy horyzontalne dotyczące tworzenia i funkcjonowania grup ekspertów Komisji, 30 maja 2016 r., C(2016) 3301 final.

[16] Decyzja Dyrektora Generalnego ds. Budżetu i Administracji Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych z dnia 21 grudnia 2017 r., dostępna pod adresem:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] W przypadku gdy w decyzji zamykającej dochodzenie pojawia się sugestia, instytucja jest zwykle proszona o udzielenie odpowiedzi w terminie sześciu miesięcy. Ponieważ zainteresowane instytucje nie udzieliły jeszcze odpowiedzi, dane statystyczne zawarte w niniejszym sprawozdaniu nie obejmują:

i) dwie sugestie przedstawione w decyzji zamykającej sprawę 266/2016/PMC przeciwko Komisji, oraz

ii) jedna sugestia zawarta w decyzji zamykającej sprawę 639/2017/TN przeciwko Europejskiemu Urzędowi Doboru Kadr.

[18] Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów, Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

[19] Zob. przypisy 9-10 powyżej.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Decyzja Komisji z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie kodeksu postępowania członków Komisji Europejskiej, który uchyla i zastępuje kodeks postępowania z dnia 20 kwietnia 2011 r. oraz decyzja Komisji ustanawiająca komitet ad hoc ds. etyki z dnia 21 października 2003 r.