Offentligt samråd – Användningen av språk i EU:s institutioner, organ och byråer[1]

Bakgrund

Språket är den väsentliga komponenten i hur vi kommunicerar. Europeiska unionen har 28 medlemsstater, 24 officiella språk och över 500 miljoner medborgare och har ett åtagande om att respektera och säkerställa den språkliga mångfalden som en del av vårt kulturarv. Detta åtagande anges specifikt i EU-fördragen[2] och EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna[3].

De språk som EU:s institutioner använder för att kommunicera med allmänheten är därför av stor betydelse. Olika specifika språkliga rättigheter har skapats på detta område. EU:s medborgare kan skriva till alla EU-institutioner på ett officiellt språk efter eget val och har rätt att få ett svar på samma språk[4]. Alla EU-lagar måste offentliggöras på alla officiella språk så att det är mer sannolikt att allmänheten förstår de lagar som gäller. I andra fall har EU-institutionerna en viss frihet när det gäller vilka språk som ska användas i specifika situationer. Hur de utövar denna frihet är en fråga om god förvaltning.

Antalet officiella språk har ökat från fyra språk (år 1958) till 24 språk i dag. Detta innebär många utmaningar för EU:s offentliga förvaltning. Ökade översättningskostnader, långsammare beslutsfattande och avvikelser mellan olika språkversioner är några av de praktiska svårigheter som oftast nämns. Det hävdas att den språkliga mångfalden och den språkliga jämlikheten inte bör vara absoluta och att de måste förenas med administrativ effektivitet och budgetmässiga begränsningar.

Eftersom många EU-medborgare endast talar ett enda officiellt språk (eller ett begränsat antal officiella språk)[5] innebär begränsningar när det gäller användningen av officiella språk att medborgarnas förmåga att interagera med EU:s institutioner minskar. Det är viktigt att se till att alla begränsningar när det gäller användningen av språk är proportionella och rättvisa. EU:s institutioner och organ bör till exempel noggrant överväga de situationer där det är acceptabelt att kommunicera, eller bedriva verksamhet, på ett enda officiellt språk eller ett fåtal officiella språk.

Ombudsmannen har på senare år undersökt språkpolicyerna vid ett par enskilda EU-institutioner. En av de slutsatser som drogs var att det är legitimt för EU:s institutioner att begränsa användningen av språk i interna kommunikationer och dokument[6]. En annan slutsats var att språkliga begränsningar kan göras på ett legitimt sätt i administrativa förfaranden med externa intressenter, t.ex. i offentliga upphandlingar och förslagsinfordringar, där EU interagerar med ett begränsat antal intressenter. Ombudsmannen konstaterar dock att det finns stora skillnader mellan olika institutioner: För närvarande varierar de språkliga begränsningarna, med respektive regler, mellan de olika EU-institutionerna, i de fall där sådana begränsningar förekommer. När det saknas tydliga regler och en ordentlig motivering för att tillämpa språkliga begränsningar är det inte överraskande att allmänheten kan bli förvirrad.

Ett särskilt bekymmersamt område har att göra med hur språken används på institutionernas webbplatser, som är bland de första informationskällorna för personer som är intresserade av EU:s politik och program. Det verkar som att varje EU-institution själv beslutar om huruvida dess EU-webbplats ska översättas (och, i så fall, vilka delar av den som ska översättas och till vilka språk). Om webbplatser inte finns tillgängliga på alla officiella språk är det troligtvis svårt eller omöjligt för en stor del av allmänheten att komma åt information.

Ett annat problematiskt område har att göra med offentliga samråd för att samla in allmänhetens uppfattningar om nya politiker eller möjliga lagstiftningsförslag. Eventuella språkliga begränsningar i dessa offentliga samråd gör det sannolikt mycket svårare för vanliga personer att bidra till samråden.

Inbjudan att lämna synpunkter

Ombudsmannen skulle vilja främja en diskussion om hur EU-institutionerna bäst kan kommunicera med allmänheten på ett sätt som reflekterar en godtagbar balans mellan å ena sidan behovet av att respektera och stödja den språkliga mångfalden och å andra sidan administrativa och budgetmässiga begränsningar.

För att starta denna diskussion inbjuder ombudsmannen allmänheten att besvara följande frågor:

 

I. Regler och praxis för språkliga begränsningar

1. Det råder brist på transparens om (och finns få formella regler för) hur de olika delarna av EU:s förvaltning gör information tillgänglig på de olika officiella EU-språken. Detta inkluderar till exempel de kriterier som används för att avgöra vilket eller vilka språk som ska användas i specifika sammanhang. Hur kan dessa luckor åtgärdas? Vilka andra kriterier bör eventuellt gälla?

2. Bör varje EU-institution ha en språkpolicy, och vad bör i så fall ingå i en språkpolicy? Bör sådana språkpolicyer offentliggöras på institutionernas webbplatser? Hur detaljerad bör en sådan policy vara när det gäller specifika situationer där endast ett begränsat antal språk kan väljas?

3. Bör varje institution ha en policy för under vilka omständigheter översättningar av information eller dokument kan tillhandahållas på begäran? Hur kan i så fall en sådan policy utformas för att undvika orimliga kostnader?

II. EU:s webbplatser

4. Vilka allmänna språkprinciper bör gälla för EU-institutionernas webbplatser? Vilka delar av EU:s webbplatser anser du framför allt bör vara tillgängliga på alla eller många EU-språk?

5. Skulle det vara praktiskt om sammanfattningar av viktiga frågor publicerades på alla eller många officiella språk?

6. Är det under vissa omständigheter godtagbart att material tillhandahålls på ett litet antal språk och inte på alla officiella språk? Vilka kriterier bör i så fall användas för att avgöra hur dessa språk väljs (till exempel, befolkningsstorleken hos alla som talar språket, den språkliga mångfalden i befolkningen osv.)?

III. Offentliga samråd

7. I april 2017 antog Europeiska kommissionen nya interna regler som kräver att dokument i samband med offentliga samråd beträffande ”prioriterade initiativ” i kommissionens årliga arbetsprogram publiceras på alla officiella EU-språk. Alla andra offentliga samråd måste göras tillgängliga åtminstone på engelska, franska och tyska. Offentliga samråd av ”brett allmänt intresse” bör göras tillgängliga på ytterligare språk. Dessutom måste ”samrådssidor eller en sammanfattning därav översättas till alla officiella EU-språk”.

Anser du att denna policy uppnår rätt balans mellan, å ena sidan, behovet att respektera och stödja den språkliga mångfalden och, å andra sidan, administrativa och budgetmässiga begränsningar? Är detta en typ av policy som rimligen kan antas av andra EU-institutioner?

IV. Övrigt

8. Den enda specifika lagstiftningen om EU-förvaltningens användning av språk härrör från 1958[7], när det fanns sex medlemsstater och fyra officiella språk. Anser du att en ny lagstiftning skulle vara praktisk under rådande omständigheter? Eller anser du att språkfrågor hanteras bäst utanför en detaljerad rättslig ram?

9. Alla ökningar i volymen av information och dokument som offentliggörs på alla EU-språk innebär ytterligare översättningskostnader. Hur föreslår du att dessa ytterligare kostnader täcks? Från någon annanstans i EU:s budget? Genom öronmärkt ytterligare finansiering från de enskilda medlemsstater som berörs? På något annat sätt?

10. I vilken utsträckning kan teknik användas för att tillhandahålla översättningar mellan de olika EU-språken? I den mån ”maskinöversättningar” inte alltid stämmer helt, är detta ett godtagbart pris att betala för att få översatta dokument tillgängliga på ett snabbare och mer ekonomiskt sätt än vad som annars skulle vara fallet?

Din medverkan

Sista datum för att lämna kommentarer är den 30 september 2018.

Vi föredrar att bidrag lämnas via webformuläret. Om detta inte är möjligt, får bidrag göras via e-post med vårt kontaktformulär eller per post till:

Europeiska ombudsmannen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F‑67001 Strasbourg Cedex, Frankrike

Ange tydligt ”Samråd om språk – SI/98/2018/TE” högst upp i dina synpunkter.

Du kan lämna dina synpunkter på vilket som helst av EU:s 24 officiella språk.

Ombudsmannen avser att göra synpunkterna tillgängliga på sin webbplats. Fysiska personer som, i enlighet med förordning nr 45/2001 om skydd av personuppgifter[8], inte vill att deras namn ska offentliggöras bör informera ombudsmannen om detta.

Kontakta Tanja Ehnert, handläggare hos ombudsmannen, om du behöver ytterligare information (tfn +32 2 284 67 68).

 

[1] Kallas i korthet ”EU-institutioner” nedan.

[2] Artikel 3.3 i fördraget om Europeiska unionen.

[3] Artiklarna 21 och 22 i EU-stadgan om de grundläggande rättigheterna.

[4] Artiklarna 20.2 och 24 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och artikel 41.4 i EU-stadgan om de grundläggande rättigheterna.

[5] För en översikt över EU-medborgarnas språkkunskaper, se Europaparlamentet, European Strategy for Multilingualism: benefits and costs (2016), s. 8. Tillgänglig på: http://www.europarl.europa.eu/RegData/etudes/STUD/2016/573460/IPOL_STU(2016)573460_EN.pdf.

[6] Artikel 6 i förordning nr 1/1958 om vilka språk som ska användas i Europeiska ekonomiska gemenskapen, EGT 1958 017, s. 385 (förordning nr 1/1958).

[7] Förordning nr 1/1958.

[8] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, EGT L 8, 12.1.2001, s. 1. Se även: http://www.ombudsman.europa.eu/sv/resources/dataprotection/home.faces.