Szanowny Panie Przewodniczący!

W kontekście rosyjskiej wojny napastniczej przeciwko Ukrainie UE finansuje darowizny sprzętu wojskowego przekazywane Ukrainie przez państwa członkowskie UE za pośrednictwem Europejskiego Instrumentu na rzecz Pokoju ^[1] i przyjęła przepisy mające na celu zwiększenie produkcji amunicji, aby pomóc państwom członkowskim w utrzymaniu rezerw przy jednoczesnym zapewnieniu dostaw amunicji do Ukrainy [2]. 

W latach 2021–2027 UE wyda również 8 mld EUR za pośrednictwem Europejskiego Funduszu Obronnego, aby uzupełnić inwestycje państw członkowskich w badania i rozwój w dziedzinie bezpieczeństwa i obrony. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie Europejskiego Funduszu Obronnego [3] Komisja Europejska jest odpowiedzialna za podjęcie decyzji w sprawie sposobu przydziału tych środków. Pomagają mu w tym eksperci zewnętrzni, którzy uczestniczą w ocenie, przeglądzie etycznym i ocenie szacunkowego budżetu wniosków.

Komisja musi wybrać ekspertów na podstawie ich umiejętności, doświadczenia i wiedzy, biorąc pod uwagę powierzone im zadania, dążąc do zapewnienia odpowiedniej rotacji ekspertów i odpowiedniej równowagi między sektorem prywatnym a publicznym. Niezależni eksperci nie powinni oceniać, doradzać ani pomagać w kwestiach, w odniesieniu do których mają jakiekolwiek konflikty interesów, w szczególności w odniesieniu do ich stanowiska w momencie przeprowadzania oceny. Zazwyczaj, gdy Komisja wybiera i wynagradza ekspertów zewnętrznych, którzy mają pomóc w ocenie wniosków, listy ekspertów są podawane do wiadomości publicznej, co umożliwia pewną kontrolę publiczną. Rozporządzenie w sprawie EFR wyraźnie stanowi jednak odstępstwo od tej ogólnej zasady, ponieważ tożsamość tych ekspertów nie jest podawana do wiadomości publicznej [4]. Dlatego tym ważniejsze jest, aby ocena konfliktu interesów przeprowadzana przez Komisję przy wyborze ekspertów była rzetelna.

W kontekście wcześniejszej korespondencji na temat Europejskiego Funduszu Obronnego ^[5] Komisja poinformowała moje biuro o swoim „podejściu korporacyjnym” dotyczącym zarządzania konfliktami interesów, które wydaje się w dużej mierze opierać na oświadczeniu własnym wybranych ekspertów o (braku) konfliktu interesów.

W tym kontekście postanowiłem wszcząć dochodzenie w celu zbadania, w jaki sposób Komisja zapewnia brak konfliktu interesów z ekspertami zewnętrznymi, którzy pomagają jej w ocenach wniosków dotyczących projektów, ocenach etycznych i szacunkach kosztów w ramach Europejskiego Funduszu Obronnego.

Doszedłem do wniosku, że w pierwszej kolejności należałoby otrzymać pisemną odpowiedź Komisji na pytania wymienione w załączniku. Uprzejmie informuję, że upublicznię odpowiedź Komisji ^[6].

Funkcjonariuszem odpowiedzialnym za dochodzenie jest Koen Roovers.

Byłbym wdzięczny za otrzymanie odpowiedzi Komisji do dnia 31 stycznia 2024 r.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 10 listopada 2023 r.

Załącznik – Pytania do Komisji w OI/5/2023/KR

1. W kontekście wcześniejszej korespondencji na temat Europejskiego Funduszu Obronnego ^[7] Komisja wyjaśniła, że pracownicy Komisji odpowiedzialni za specjalne tematy związane z Europejskim Funduszem Obronnym przeprowadzają wstępne kontrole braku konfliktu interesów przy wstępnej selekcji ekspertów z Expert Management Internal (EMI), bazy danych zawierającej profile ekspertów („etap wstępnej selekcji”). Wyjaśniła ponadto, że pracownicy Komisji składają odpowiedzialnemu kierownikowi działu wewnętrzne sprawozdania na temat metody stosowanej przy wstępnej selekcji ekspertów, indywidualnie i jako całość. Obejmuje to takie aspekty, jak weryfikacja wiedzy fachowej, dostępność, pozorny brak konfliktu interesów i różnorodność środowisk.

Zanim wnioski dotyczące projektów w ramach Europejskiego Funduszu Obronnego zostaną przydzielone ekspertom zewnętrznym do oceny, pracownicy Komisji sprawdzają, na podstawie życiorysów ekspertów, czy eksperci wyznaczeni do oceny wniosków nie mają tego samego pracodawcy co eksperci ubiegający się o finansowanie (etap poprzedzający otrzymanie wniosków).

a. Może pracownicy Komisji uczestniczący w tych ocenach:

• zwrócenie się do potencjalnych ekspertów o dodatkowe informacje, aby lepiej zrozumieć, czy istnieje ryzyko konfliktu interesów? Jeśli tak, proszę podać kilka przykładów.
• wykorzystują publicznie dostępne materiały do porównywania lub weryfikowania aspektów, czy też opierają się wyłącznie na informacjach dostarczonych przez ekspertów (lub w odpowiedzi)?

b. Jakie informacje muszą podać eksperci podczas rejestracji online?[8] Proszę podać odpowiedni szablon.

Jeżeli eksperci są zobowiązani do załączenia życiorysu, czy Komisja określa określony format/minimalne informacje, które należy podać?

c. Czy Komisja może wyjaśnić, w jaki sposób elementy przewidziane w rozdziale 2 „Bezstronność” mającego zastosowanie kodeksu postępowania ekspertów [9] są oceniane na etapie wstępnej selekcji?

2. W kontekście wcześniejszej korespondencji na temat Europejskiego Funduszu Obronnego [10] okazało się, że Komisja stosuje „podejście korporacyjne” w odniesieniu do zarządzania konfliktami interesów, które opiera się w dużej mierze na oświadczeniu własnym wybranych ekspertów o (braku) konfliktu interesów.

a. Jak często eksperci do tej pory zgłaszali konflikty interesów? Proszę podać dane dla każdej rocznej rundy wydatków.[11]

b. Podobnie, jak często eksperci byli wyłączani z oceny wniosków? Proszę podać dane dotyczące każdej rocznej rundy wydatków.

3. W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów, który normalnie prowadziłby do wykluczenia eksperta [12], pracownicy Komisji mogą podjąć decyzję o zatrzymaniu eksperta, jeżeli spełnione są łącznie trzy następujące warunki:

• i. biegły pracuje w innym departamencie/laboratorium/instytucie niż ten, w którym działanie ma zostać przeprowadzone, oraz
• departamenty/laboratoria/instytucje w ramach danej organizacji działają w wysokim stopniu autonomicznie oraz
• udział jest uzasadniony wymogiem wyznaczenia najlepszych dostępnych ekspertów oraz ograniczoną liczbą wykwalifikowanych ekspertów”.

a. Jak często eksperci znajdujący się w sytuacji konfliktu interesów [13] byli zatrzymywani w zespołach oceniających?

b. Podobnie, czy Komisja wydała wytyczne dla pracowników zaangażowanych w zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów, w tym w odniesieniu do sposobu korzystania ze swobody uznania przy stosowaniu odstępstwa od wykluczenia? Jeśli tak, proszę dostarczyć kopię tych wytycznych wraz z odpowiedzią.

4. Następujące sytuacje można uznać za konflikt interesów, jeżeli pracownicy Komisji podejmą taką decyzję „z uwagi na obiektywne okoliczności, dostępne informacje i potencjalne ryzyko”:

i. zatrudnienie biegłego przez jednego ze skarżących (lub powiązane osoby trzecie lub inne osoby trzecie zaangażowane w działanie) w ciągu ostatnich trzech lat

ii. zaangażowanie eksperta w umowę, [..] lub członkostwo w strukturach zarządzania (np. członek zarządu lub rady doradczej itp.) lub współpracę badawczą z wnioskodawcą, powiązaną osobą trzecią lub inną osobą trzecią zaangażowaną w działanie w ciągu ostatnich trzech lat;

iii. każdą inną sytuację, która mogłaby podać w wątpliwość jego zdolność do bezstronnego udziału w ocenie lub która mogłaby racjonalnie wydawać się taka w oczach zewnętrznej osoby trzeciej [14].

a. Czy na podstawie wzoru umowy właściwe jest, aby w przypadku wystąpienia co najmniej jednego z tych przypadków odpowiedzialni pracownicy Komisji mogli podjąć decyzję o wykluczeniu eksperta z oceny danego wniosku, a także w przypadku konkurencyjnych wniosków lub całego zaproszenia do składania wniosków oraz, w razie potrzeby, o jego zastąpieniu i zorganizowaniu ponownej oceny?

b. Ile przypadków Komisja zidentyfikowała jako objęte pkt (i)–(iii) powyżej? Proszę podać dane dotyczące każdej rocznej rundy wydatków.

c. W ilu z tych przypadków eksperci dotknięci konfliktami interesów zostali wykluczeni z paneli oceniających? Proszę podać dane dotyczące każdej rocznej rundy wydatków.

d. Czy Komisja wydała wytyczne dla pracowników przeprowadzających tę ocenę konfliktu interesów, w tym w odniesieniu do sposobu korzystania z uprawnień dyskrecjonalnych w zakresie zatrzymywania potencjalnie sprzecznych ekspertów w zespołach oceniających? Jeśli tak, proszę dostarczyć kopię tych wytycznych wraz z odpowiedzią.

5. a. Czy oprócz oświadczeń własnych ekspertów Komisja otrzymała ostrzeżenia, na przykład od innych ekspertów, wnioskodawców lub osób trzecich, dotyczące ryzyka konfliktu interesów? Jeśli tak, proszę podać przykłady i dane dla każdej rocznej rundy wydatków.

b. Czy Komisja przewiduje inne możliwości zgłaszania takich ostrzeżeń?

c. Czy eksperci są informowani o obowiązujących przepisach dotyczących informowania o nieprawidłowościach? Jeśli tak, to w jaki sposób?

d. Czy Komisja może przeprowadzać audyty lub przeglądy ex post w celu upewnienia się, że powołani eksperci nie są ze sobą sprzeczni?

6. Czy Komisja składa sprawozdania na temat wszelkich kwestii związanych z konfliktami interesów poza Komisją, na przykład komitetowi programowemu (przedstawicielom państw członkowskich UE) lub Parlamentowi Europejskiemu?

[1] Europejski Instrument na rzecz Pokoju opiera się na decyzji przyjętej przez Radę. Zob.: https://www.consilium.europa.eu/en/policies/european-peace-facility/.

[2] Zob. ustawa o wspieraniu produkcji amunicji (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Rozporządzenie 2021/697 ustanawiające Europejski Fundusz Obronny, zob.: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Zobacz art. 26 ust. 2 rozporządzenia 2021/697, powiązany w przypisie 2.

[5] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Jeżeli chcą Państwo przedłożyć dokumenty lub informacje, które uważają Państwo za poufne i których nie należy podawać do wiadomości publicznej, proszę zaznaczyć je jako „Poufne”. Zaszyfrowane wiadomości e-mail można przesyłać na naszą dedykowaną skrzynkę pocztową. Informacje i tego rodzaju dokumenty zostaną usunięte z akt Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich wkrótce po zakończeniu dochodzenia.

[7] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Zob.: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Zob. sytuacje wymienione w lit. a) na stronach 1–5 załącznika 1 do wzoru umowy dla ekspertów: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Patrz: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] Komisja podjęła decyzje w odniesieniu do dwóch rocznych rund wydatków:

· 20 lipca 2022 r.: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-res_en;

· 26 czerwca 2023 r.: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20wybrano%20for%20funding

[12] Zob. sytuacje wymienione w załączniku I „Kodeks postępowania”, pkt 2.1 lit. a) na s. 2 wzoru umowy dla ekspertów: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Zgodnie z art. 2 ust. 1 lit. a) załącznika 1 do wzoru umowy dla biegłych, zob. przypis 7.

[14] Idem.