Szanowny Panie Przewodniczący!

Terminowy publiczny dostęp do dokumentów ustawodawczych ma zasadnicze znaczenie dla skutecznego uczestnictwa zainteresowanych osób i organizacji w procesie stanowienia prawa UE. Zasada przejrzystości legislacyjnej jest zapisana w traktatach UE [1] i znajduje odzwierciedlenie w prawodawstwie UE dotyczącym publicznego dostępu do dokumentów. Rozporządzenie 1049/2001 stanowi, że „dokumenty ustawodawcze” muszą być bezpośrednio publicznie dostępne, chyba że ich ujawnienie naruszyłoby jeden lub kilka wyraźnie chronionych interesów publicznych lub prywatnych.[2] Zgodnie z orzecznictwem UE instytucje UE mogą odmówić ujawnienia dokumentów ustawodawczych jedynie w wyjątkowych przypadkach. W takich przypadkach ich rozumowanie musi być wystarczająco szczegółowe i oparte na konkretnych elementach [3].

Nadal otrzymuję skargi dotyczące niewystarczającego i opóźnionego publicznego dostępu do dokumentów ustawodawczych będących w posiadaniu Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej. Sprawy, którymi się zajmuję, sugerują, że instytucje nie zapewniają jeszcze pełnej skuteczności wyżej wymienionego prawa UE i powiązanego orzecznictwa.

Zdaję sobie sprawę z dużej liczby wniosków o udzielenie dostępu otrzymywanych co roku przez Parlament Europejski, Radę UE i Komisję Europejską i że liczba ta rośnie. Skargi, które otrzymuje moje biuro, stanowią jedynie ograniczoną próbę spraw i z definicji wskazują na problemy, z którymi borykają się wnioskodawcy. Nie muszą one zatem odzwierciedlać sposobu, w jaki instytucje ogólnie wdrażają rozporządzenie 1049/2001.

Niemniej jednak skargi [4], które docierają do mojego biura, nadal budzą obawy dotyczące odmowy dostępu do dokumentów ustawodawczych, zakresu utajnień w żądanych dokumentach, niewystarczającego uzasadnienia decyzji instytucji lub czasu potrzebnego na rozpatrzenie wniosków, które ze względu na swój charakter są terminowe.

W związku z tym postanowiłem wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy - zwracając się jednocześnie do Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej - w celu zapewnienia systemowych ulepszeń w tym niezwykle ważnym obszarze. Dochodzenie to skoncentruje się w szczególności na tym, w jaki sposób trzy instytucje UE rozpatrują wnioski o publiczny dostęp do dokumentów ustawodawczych [5].   

Jako pierwszy krok w tym dochodzeniu uważam, że byłoby wskazane, aby Komisja przekazała mojemu Urzędowi informacje określone w załączniku 2 do niniejszego pisma. Byłbym wdzięczny za przekazanie mi tych informacji do dnia 30 listopada. Zwracam się z tym samym wnioskiem do Parlamentu Europejskiego i Rady UE.

Na podstawie tych informacji moje biuro wybierze próbę akt administracyjnych dotyczących wniosków o publiczny dostęp do dokumentów ustawodawczych otrzymanych przez trzy instytucje.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub trudności z uzyskaniem żądanych informacji pracownicy mogą skontaktować się z odpowiedzialnym urzędnikiem ds. zapytań, Panem Michałem Krajewskim.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 2 października 2023 r.

Załącznik 1 – Wykaz przykładów niedawnych skarg do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących publicznego dostępu do dokumentów ustawodawczych UE

• Parlament Europejski

o Sprawa 253/2023/MIK dotycząca sposobu rozpatrzenia przez Parlament Europejski wniosku o publiczny dostęp do „dokumentu czterokolumnowego” związanego z negocjacjami trójstronnymi w sprawie unijnego aktu o rynkach cyfrowych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63316.

•  Rada UE

o Sprawa 360/2021/TE dotycząca odmowy udzielenia przez Radę UE pełnego publicznego dostępu do dokumentów związanych z negocjacjami trójstronnymi w sprawie emisji z pojazdów silnikowych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/58819.

o Sprawa 717/2021/SF dotycząca odmowy udzielenia przez Radę UE pełnego publicznego dostępu do opinii prawnej dotyczącej umowy handlowej UE ze Zjednoczonym Królestwem, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59170.

o Sprawa 788/2022/SF dotycząca odmowy udzielenia przez Radę UE publicznego dostępu do dokumentów związanych z negocjacjami w sprawie projektu aktu o rynkach cyfrowych i aktu o usługach cyfrowych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/61556.

o Sprawa 1499/2021/SF dotycząca odmowy udzielenia przez Radę UE pełnego publicznego dostępu do dokumentów związanych z negocjacjami w sprawie projektu aktu o rynkach cyfrowych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59957.

o Sprawa 1703/2021/AMF w sprawie odmowy udzielenia przez Radę UE publicznego dostępu do dokumentów dotyczących trwających negocjacji w sprawie opodatkowania usług cyfrowych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60163.

o Sprawa 1834/2022/NH dotycząca odmowy udzielenia przez Radę UE pełnego publicznego dostępu do opinii prawnej w sprawie proponowanej dyrektywy UE w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62606.

• Komisja

o Sprawa 1053/2023/MIK dotycząca niepodjęcia przez Komisję Europejską w obowiązującym terminie ostatecznej decyzji w sprawie dwóch wniosków o publiczny dostęp do ocen skutków i opinii Rady ds. Kontroli Regulacyjnej dotyczących planowanego przeglądu rozporządzenia REACH i rozporządzenia w sprawie rtęci, https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/171657.

Załącznik 2 – Wniosek o udzielenie informacji

Po pierwsze, proszę podać informacje statystyczne dotyczące wszystkich wstępnych wniosków o publiczny dostęp do wszelkich dokumentów sporządzonych lub otrzymanych w toku procedur w Państwa instytucji (w tym korespondencji, protokołów posiedzeń, dokumentów dotyczących oceny skutków, dokumentów roboczych, zmian, sprawozdań, dokumentów czterokolumnowych, opinii prawnych i wszelkich innych dokumentów) prowadzących do przyjęcia następujących aktów:

• Akt o rynkach cyfrowych [6]
• Przegląd dyrektywy w sprawie systemu handlu uprawnieniami do emisji,[7]
• Dyrektywa w sprawie płacy minimalnej.[8]

Informacje te powinny obejmować:

• liczbę wstępnych wniosków o publiczny dostęp do dokumentów ustawodawczych dotyczących powyższych dossier;
• liczbę wstępnych decyzji i liczbę przypadków, w których Komisja a) odmówiła dostępu, b) udzieliła częściowego dostępu, c) udzieliła pełnego dostępu; jak również
• średni i mediana czasu potrzebnego na rozpatrzenie wniosków.

Proszę wyłączyć z powyższych statystyk te wnioski o publiczny dostęp, które dotyczyły wyłącznie dokumentów, które były już publicznie dostępne.

Po drugie, proszę przedstawić wykaz wszystkich ponownych wniosków o publiczny dostęp do wszelkich dokumentów sporządzonych lub otrzymanych w toku procedur w Państwa instytucji prowadzących do przyjęcia trzech wyżej wymienionych aktów ustawodawczych.

Proszę podać w wykazach informacje na temat rodzaju żądanych dokumentów (takie jak „korespondencja między ...”, „protokoły”, „sprawozdanie z oceny skutków”, „opinia prawna”), daty wniosków potwierdzających i decyzji potwierdzających oraz informacje na temat wyniku decyzji (potwierdzone nieujawnienie, potwierdzone częściowe ujawnienie, przyznany szerszy dostęp, przyznany pełny dostęp).

[1] Artykuł 15 TFUE.

[2] Rozporządzenie 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[3] Wyrok z dnia 25 stycznia 2023 r., sprawa T-163/21, De Capitani/Rada, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=269684&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3531724 

[4] Skargi te wymieniono w załączniku 1 do niniejszego pisma.

[5] Zob. poprzednie dochodzenia z własnej inicjatywy w tej sprawie: OI/2/2017/TE w sprawie przejrzystości procesu legislacyjnego Rady (sprawozdanie specjalne), https://www.ombudsman.europa.eu/en/special-report/en/94921 oraz OI/8/2015/JAS w sprawie przejrzystości rozmów trójstronnych, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/69206

[6] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2022/1925 z dnia 14 września 2022 r. w sprawie kontestowalnych i uczciwych rynków w sektorze cyfrowym, Dz.U. L 265/1, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32022R1925 

[7] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2023/959 z dnia 10 maja 2023 r. zmieniająca dyrektywę 2003/87/WE ustanawiającą system handlu przydziałami emisji gazów cieplarnianych w Unii oraz decyzję (UE) 2015/1814 w sprawie ustanowienia i funkcjonowania rezerwy stabilności rynkowej dla unijnego systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych, Dz.U. L 130/134, https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/959/oj.

[8] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 z dnia 19 października 2022 r. w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej, Dz.U. L 275/33, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32022L2041