Pytania i odpowiedzi dotyczące prawa publicznego dostępu do dokumentów

1. Czym jest prawo publicznego dostępu do dokumentów UE?

Traktaty UE oraz Karta praw podstawowych UE dają społeczeństwu prawo do żądania kopii dokumentów posiadanych przez instytucje, organy, urzędy i agencje UE (instytucje UE). Instytucje UE muszą udzielić dostępu do żądanych dokumentów, z wyjątkiem pewnych okoliczności określonych w prawie i przepisach europejskich (zob. pytanie 8).

2. Jak prawo publicznego dostępu odnosi się do administracji UE?

Ogólne przepisy nadające skuteczność temu prawu są określone w rozporządzeniu nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów UE.

Rozporządzenie nr 1049/2001 stosuje się bezpośrednio do Komisji Europejskiej, Rady UE i Parlamentu Europejskiego, które przyjęły regulaminy określające sposób stosowania rozporządzenia nr 1049/2001. Rada Europejska stosuje również rozporządzenie nr 1049/2001 oraz odnośny regulamin wewnętrzny Rady Unii Europejskiej.

Trzy pozostałe instytucje UE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Bank Centralny – stosują odrębne przepisy, które różnią się w różnym stopniu od rozporządzenia nr 1049/2001, ale zasadniczo są na nim wzorowane.

3. Kto może złożyć wniosek o publiczny dostęp do dokumentów?

O publiczny dostęp do dokumentów UE ma prawo wnioskować każdy obywatel UE, każda osoba zamieszkująca w państwie członkowskim UE lub każda „osoba prawna” zarejestrowana w państwie członkowskim UE (np. spółka, organizacja lub stowarzyszenie).

Instytucja ma prawo zwrócić się do Państwa o dane kontaktowe w celu rozpatrzenia wniosku o dostęp, w tym sprawdzenia, czy są Państwo mieszkańcami lub obywatelami UE.

4. O dostęp do jakich treści może wnioskować społeczeństwo?

Termin „dokument” obejmuje wszelkie treści (słowa, liczby, symbole, kody komputerowe, obrazy, dźwięki) w dowolnym formacie (takie jak dokumenty papierowe lub elektroniczne, wiadomości e-mail, wiadomości SMS lub nagrania dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne). Prawo publicznego dostępu do dokumentów dotyczy dokumentów związanych z polityką, działalnością i decyzjami w sferze odpowiedzialności instytucji. Zgodnie z rozporządzeniem nr 1049/2001 wszystkie instytucje są zobowiązane do prowadzenia rejestru posiadanych dokumentów.

Osoby fizyczne mogą wnioskować o dostęp do dokumentów, o których istnieniu wiedzą, ale mogą również wnioskować o dostęp do wszelkich dokumentów przechowywanych przez instytucję, związanych z konkretną, określoną sprawą, nie znając dokładnego opisu danych dokumentów. Chociaż nie istnieje limit ilości dokumentów, o które można się ubiegać, zgodnie z rozporządzeniem nr 1049/2001 instytucje UE mogą odmówić rozpatrzenia wniosku dotyczącego bardzo obszernych dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów. W takich przypadkach powinny one jednak najpierw spróbować wypracować sprawiedliwe rozwiązanie z osobą wnioskującą o dostęp.

5. W jakich językach można złożyć wniosek i otrzymać dokumenty?

Osoby fizyczne mogą złożyć wniosek o dostęp do dokumentów w dowolnym z 24 języków urzędowych UE, a instytucja jest zobowiązana do udzielenia odpowiedzi w tym języku. Jeśli instytucja udziela dostępu do dokumentu, ujawnia go w języku lub w językach, w których on istnieje, ale nie jest zobowiązana do przetłumaczenia dokumentu.

6. Jak wygląda procedura i jaki jest termin składania wniosków o dostęp do dokumentów?

Osoby fizyczne muszą wystąpić o dostęp do dokumentów w formie pisemnej. Niektóre instytucje dysponują formularzami lub portalami internetowymi do obsługi wniosków, co może pomóc w szybszym rozpatrywaniu wniosków. Składając wniosek, osoby fizyczne powinny podać informacje dotyczące ich tożsamości oraz określić, o jakie dokumenty wnioskują.

Po otrzymaniu wniosku instytucje powinny zazwyczaj potwierdzić jego otrzymanie. Instytucje są zobowiązane do udzielenia odpowiedzi w ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku, chyba że wniosek należy doprecyzować. W przypadku wniosków skomplikowanych lub obszernych instytucje mogą przedłużyć termin o 15 dni.

Jeśli instytucja odmówi dostępu do wnioskowanego dokumentu, powołując się na jeden z wyjątków przewidzianych w rozporządzeniu nr 1049/2001 (zob. pytanie 8), dana osoba może zwrócić się do instytucji o ponowne rozpatrzenie jej decyzji (składając „wniosek potwierdzający”). Obowiązuje wówczas taki sam harmonogram jak w przypadku wniosku pierwotnego.

Jeżeli instytucja podtrzymuje swoją decyzję o odmowie dostępu (lub nie udziela odpowiedzi w obowiązującym terminie), osoby fizyczne mogą zwrócić się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich lub do sądów UE (zob. pytanie 7).

7. W jakich okolicznościach instytucja, organ, urząd lub agencja UE może odmówić dostępu?

Rozporządzenie nr 1049/2001 określa pewne wyjątkowe okoliczności, w których instytucja UE może odmówić dostępu do dokumentów (art. 4 rozporządzenia). Wyjątki te obejmują sytuacje, w których instytucja uzna, że ujawnienie informacji naruszyłoby interes publiczny w pewnych wrażliwych obszarach lub naruszyłoby prywatność osób fizycznych (zgodnie z unijnymi przepisami o ochronie danych). Wyjątki obejmują również ochronę trwających procedur decyzyjnych, procedur prawnych lub interesów handlowych.

Powołując się na te wyjątki w celu wstrzymania dostępu, instytucja musi wykazać, że nie istnieje żaden nadrzędny interes publiczny, który uzasadniałby ujawnienie dokumentów.

8. Co zrobić w przypadku odrzucenia wniosku o dostęp. Jak wygląda procedura odwoławcza w przypadku decyzji o odmowie dostępu do dokumentów?

Osoby fizyczne mogą złożyć skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, jeżeli w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy (decyzji potwierdzającej) instytucja odrzuciła w całości lub w części ich wniosek lub nie udzieliła odpowiedzi w obowiązujących ramach czasowych. Rzecznik Praw Obywatelskich dąży do jak najszybszego rozpatrzenia takich skarg i w tym celu wprowadziła procedurę przyspieszoną. Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich przysługuje prawo wglądu do spornych dokumentów i może on wydać zalecenie ich ujawnienia.

Osoby fizyczne mogą również wnieść sprawę do sądów UE, jeżeli instytucja w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy odrzuciła w całości lub w części ich wniosek.

9. Jakie przepisy obowiązują w przypadku informacji dotyczących środowiska?

Dostęp do informacji i dokumentów, udział społeczeństwa w podejmowaniu decyzji oraz dostęp do wymiaru sprawiedliwości w sprawach dotyczących środowiska reguluje na poziomie międzynarodowym tzw. konwencja z Aarhus (1998), która wiąże instytucje UE i która została włączona do prawa UE. Uważa się, że w szczególnym interesie publicznym leży przejrzystość informacji i decyzji dotyczących środowiska, a informacje takie powinny być łatwo dostępne. Instytucje UE mogą nadal powoływać się na wyjątki przewidziane w rozporządzeniu nr 1049/2001 w celu odmowy dostępu, ale wyjątki te należy interpretować w sposób restrykcyjny, biorąc pod uwagę interes publiczny, któremu służy ujawnienie informacji.

10. Czy dokumenty ujawnione w wyniku wniosku o dostęp do dokumentów są publikowane?

Fakt, że instytucja musi ujawnić dokument wnioskodawcy, nie oznacza, że ma ona obowiązek proaktywnego opublikowania tego dokumentu. Instytucje mają jednak obowiązek w jak największym stopniu udostępniać dokumenty bezpośrednio, na przykład udostępniając je na swoich stronach internetowych lub za pośrednictwem publicznych rejestrów dokumentów.

Osoby fizyczne, które uzyskały dostęp do dokumentów, mogą je publikować, z wyjątkiem sytuacji, w których instytucja wskazuje na konieczność wprowadzenia ograniczeń, np. jeśli dokument jest objęty prawem autorskim lub innymi prawami własności intelektualnej.

11. Jakie przepisy obowiązują w przypadku dokumentów „niejawnych”?

Dokumenty sensytywne mogą zostać oznaczone klauzulą tajności, aby chronić podstawowe interesy UE, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa publicznego, obrony i spraw wojskowych. Zgodnie z rozporządzeniem nr 1049/2001 osoby fizyczne mogą wnioskować o dostęp do dokumentów niejawnych. Wnioski takie mogą być rozpatrywane wyłącznie przez osoby posiadające uprawnienia do wglądu w takie dokumenty, a instytucja nie ma obowiązku potwierdzenia, że dokument sensytywny w ogóle istnieje.