Skarga: 2038/2021/DL

Tytuł sprawy: Odmowa udzielenia przez Europejską Służbę Działań Zewnętrznych publicznego dostępu do dokumentów związanych z mianowaniem ambasadora UE

Data: Czwartek, 13 stycznia 2022 r.

Uzgodnienia dotyczące zdalnej inspekcji i fizyczna lokalizacja

Obecność

Europejska Służba Działań Zewnętrznych

p.o. kierownika działu, ESDZ SG.AFFGEN.2 – sprawy parlamentarne

Koordynacja Rzecznika Praw Obywatelskich, ESDZ SG.AFFGEN.2 - Sprawy Parlamentarne

Radca prawny, SG.AFFGEN.1 - Sprawy prawne

Urzędnik ds. polityki, RM.HR.2.SEC1 – Zarządzanie i pracownicy zatrudnieni na czas określony

Urzędnik ds. polityki, SG.2 – sprawy parlamentarne

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

O’REGAN Fergal, główny ekspert prawny, Dyrekcja ds. Dochodzenia

KING Jennifer, ekspert prawny, Dyrekcja ds. Zapytań

MS GEHRING Michaela, urzędnik ds. dochodzeń, Dyrekcja ds. Zapytań

LAERMANS Dorien, urzędnik ds. dochodzeń, Dyrekcja ds. Zapytań

Cel kontroli dokumentów i spotkania

Celem spotkania było zapoznanie się z dokumentami w celu sprawdzenia, czy Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) miała podstawy do zastosowania wyjątków przewidzianych w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów ^[1] określonych w jej „decyzji potwierdzającej”.

Ponadto zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich chciał uzyskać od ESDZ dodatkowe wyjaśnienia dotyczące powodów odmowy dostępu do odnośnych dokumentów, ponieważ okazało się, że brak szczegółowego uzasadnienia przedstawionego przez ESDZ w jej decyzji utrudnił skarżącemu zrozumienie, dlaczego jego wniosek został odrzucony w całości.

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przedstawił się, podziękował przedstawicielom ESDZ za spotkanie z nimi i określił cel spotkania. Zespół dochodzeniowy przedstawił ramy prawne mające zastosowanie do posiedzeń Rzecznika Praw Obywatelskich, w szczególności fakt, że Rzecznik nie ujawni żadnych informacji określonych przez ESDZ jako poufne ani skarżącemu, ani żadnej innej osobie spoza biura Rzecznika Praw Obywatelskich, bez uprzedniej zgody ESDZ.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika wyjaśnił, że sporządzi projekt sprawozdania z posiedzenia, które zostanie przesłane ESDZ, aby upewnić się, że jest ono zgodne ze stanem faktycznym i kompletne. Sprawozdanie ze spotkania zostanie następnie sfinalizowane, włączone do akt i przekazane skarżącemu. Sprawozdanie nie zawiera żadnych informacji poufnych.

Wymieniane informacje i kontrolowane dokumenty

Sprawdzone dokumenty

Zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał sprawozdanie z selekcji wstępnej, sprawozdanie z rozmowy kwalifikacyjnej, sprawozdanie z oceny zintegrowanej i sprawozdanie końcowe. Przedstawiciele ESDZ przedstawili również pewne dokumenty, które nie wchodziły w zakres wniosku skarżącego o publiczny dostęp.

Informacja o odmowie ujawnienia dokumentów

Przedstawiciele ESDZ szczegółowo wyjaśnili, jak przebiega proces wyboru ambasadora UE, od złożenia kandydatur do oficjalnego mianowania przez Wysokiego Przedstawiciela. Lista wybranych kandydatów jest zatwierdzana przez kolegium komisarzy przed podjęciem ostatecznej decyzji przez Wysokiego Przedstawiciela pełniącego funkcję organu powołującego. Przedstawiciele podkreślili, że istnieje stosunkowo wysoki poziom kontroli takich nominacji w porównaniu z innymi pracownikami zatrudnionymi w tej samej grupie zaszeregowania. Na przykład w skład komisji selekcyjnych wchodzą przedstawiciele ESDZ, Komisji, Sekretariatu Generalnego Rady i państw członkowskich. Po nominacji następuje komunikat prasowy i publikacja krótkiego życiorysu ambasadora. Ponadto Parlament Europejski może podjąć decyzję o wymianie poglądów z wybranym kandydatem przed objęciem przez niego obowiązków służbowych, zapewniając demokratyczną kontrolę.

Przedstawiciele ESDZ wyjaśnili, że ich decyzja w sprawie wniosku o publiczny dostęp w tej sprawie była zwięzła, ponieważ zasady prawne i orzecznictwo są jasne, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 należy odmówić dostępu, jeżeli ujawnienie go naruszyłoby prywatność i integralność osoby fizycznej.^[2] Ponadto zgodnie z orzecznictwem ^[3] przy ustalaniu, czy na mocy rozporządzenia 1049/2001 dostęp naruszyłby proces podejmowania decyzji przez instytucję, ^należy wziąć pod uwagę zasadę zawartą w regulaminie pracowniczym, zgodnie z którą prace komisji rekrutacyjnych są tajne ^[4]. Ponieważ dokumenty te zawierają nazwiska wszystkich kandydatów i ich ocenę jakościową, Komisja musiała odmówić dostępu do nich.

Przedstawiciele ESDZ uznali, że argumenty skarżącego nie wskazują na istnienie nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem ^[6], ani też nie może on sam wskazać żadnego nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem. Chociaż mianowanie ambasadora UE jest ważne, jego zdaniem ocena kandydatów nie leży w interesie publicznym.

Przedstawiciele ESDZ uznali również, że argumenty skarżącego nie wskazują na konieczność przekazania danych osobowych skarżącemu w konkretnym celu leżącym w interesie publicznym. Twierdzili oni również, że istnieje uzasadnione i przewidywalne ryzyko, że ujawnienie danych osobowych kandydatów naruszy ich uzasadnione interesy ^[7].

Przedstawiciele ESDZ stwierdzili ponadto, że ujawnienie dokumentów mogłoby utrudnić przyszłe procedury selekcji, ponieważ ujawniłoby rodzaje zadawanych pytań i sposób przeprowadzania ocen, co pozwoliłoby potencjalnym przyszłym kandydatom na osłabienie skuteczności procesu selekcji.

Zakończenie kontroli dokumentów i spotkania

Zespół śledczy podziękował przedstawicielom ESDZ za poświęcony im czas i przedstawione wyjaśnienia, a posiedzenie zakończyło się.

Bruksela, 19 stycznia 2022 r.

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Główny ekspert prawny ds. zapytań

[1] Rozporządzenie 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001.

[3] Zob. na przykład wyrok Sądu z dnia 23 września 2020 r., ZL/EUIPO, sprawa T-596/18, pkt 45–48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Art. 4 ust. 3 tiret drugie rozporządzenia 1049/2001.

[6] Zgodnie z art. 4 ust. 3 tiret drugie rozporządzenia 1049/2001.

[7] Art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że „instytucje odmawiają dostępu do dokumentu, jeżeli ujawnienie go naruszyłoby ochronę prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych”. Przepisy wspólnotowe, o których mowa, to rozporządzenie 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. Zgodnie z art. 9 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2018/1725 instytucja musi przeprowadzić trzyetapową analizę, aby ocenić, czy przekazanie danych osobowych byłoby zgodne z prawem. Po pierwsze, musi on zbadać, czy wnioskodawca wykazał konieczność przekazania mu danych osobowych w określonym celu w interesie publicznym. W takim przypadku instytucja musi ustalić, czy przekazanie mogłoby naruszyć uzasadnione interesy osób, których dane dotyczą. Ponadto instytucja musi przeprowadzić „równowagę” między interesami osoby ubiegającej się o dostęp do danych osobowych a uzasadnionymi interesami osób, których dane dotyczą.