Szanowna Pani X!

W załączeniu przekazuję powyższą decyzję.

Na podstawie mojego dochodzenia z własnej inicjatywy postanowiłam zamknąć sprawę następującymi wnioskami:

Agencje UE powinny przyjąć solidną procedurę oceny powiadomień (byłych) pracowników wyższego szczebla w celu objęcia funkcji w sektorze prywatnym ściśle związanych z ich poprzednimi obowiązkami.

Agencje UE nieposiadające wewnętrznej polityki zapobiegania konfliktom interesów członków Rady (niebędących pracownikami) powinny zachęcać swoje organy zarządzające do przyjęcia takiej polityki.

Aby pomóc agencjom UE w poprawie ich praktyk w odniesieniu do efektu „drzwi obrotowych”, Rzecznik Praw Obywatelskich przyjął załączone „Wytyczne dotyczące dobrych praktyk w zakresie postępowania w sytuacjach efektu „drzwi obrotowych”.

Zamierzam stosować wytyczne dotyczące dobrych praktyk w odniesieniu do spraw, na które zwrócę w przyszłości uwagę. Wytyczne znajdują się w załączniku do niniejszego pisma.

Proszę zauważyć, że w decyzji powołałem się na przykłady dobrych praktyk administracyjnych, które uważam za dobre, w tym z Pańskiej agencji. Jeżeli chcą Państwo zgłosić sprzeciw wobec włączenia tych odniesień do opublikowanej wersji decyzji, proszę poinformować o tym moje biuro przed godz. 10.00 w dniu 22 kwietnia 2026 r. (data publikacji).

Z poważaniem,

Teresa Anjinho

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 20 kwietnia 2026 r.

Załącznik – Wytyczne dotyczące dobrych praktyk w zakresie obchodzenia się z efektem „drzwi obrotowych”

1. Zapobieganie

posiadać standardową procedurę oceny sytuacji związanych z efektem „drzwi obrotowych”, która obejmuje jasny przewodnik krok po kroku dla agencji, jej pracowników i członków zarządu w odniesieniu do powiadomień, oceny, środków łagodzących, przejrzystości i zgodności.

Zapewnienie pracownikom i członkom zarządu kompleksowych szkoleń i materiałów zawierających wytyczne oraz prowadzenie regularnych kampanii uświadamiających i inicjatyw komunikacyjnych w celu promowania przestrzegania obowiązujących zasad etycznych.

Ustanowienie jasnych kryteriów dotyczących (i) zakazu przeprowadzek po zakończeniu służby lub po zakończeniu mandatu lub (ii) wydawania zaleceń w sprawach dotyczących niektórych członków zarządu zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy mianowanych przez organy krajowe, zapewniając, aby potencjalni pracownicy lub członkowie zarządu rozumieli te ograniczenia przed przystąpieniem do agencji.

Po uzyskaniu informacji o zamiarze podjęcia nowego zatrudnienia przez pracownika lub członka zarządu należy niezwłocznie ocenić, czy należy cofnąć prawa dostępu lub, w przypadku pracowników, wycofać ich z określonych zadań.

Wymóg, aby pracownicy, którzy zamierzają objąć nowe stanowisko, informowali swoje zespoły ds. etyki lub zgodności z przepisami, które mogą pomóc w ocenie potencjalnego ryzyka i doradzać w sprawie kolejnych kroków, w tym informować bezpośredniego przełożonego.

2. Powiadomienie

W przypadku (byłych) pracowników:

W przypadku opóźnionych powiadomień polecić (byłemu) członkowi personelu oczekiwanie na formalne zatwierdzenie przed rozpoczęciem nowej działalności (jeżeli nadal jest to możliwe) i wyraźnie przypomnieć mu o jego obowiązkach zapewnienia w przyszłości przestrzegania terminów powiadamiania.

W przypadku niekompletnych lub niejasnych powiadomień należy niezwłocznie zwrócić się o brakujące informacje i zawiesić 30-dniowy termin na podjęcie decyzji do czasu zakończenia powiadomienia lub rozpocząć bieg terminu dopiero po dostarczeniu wszystkich niezbędnych informacji.

Dla (byłych) członków zarządu:

zwrócenie się do (byłych) członków zarządu o powiadamianie o działaniach po zakończeniu mandatu przez dwa lata od zakończenia mandatu, a przed rozpoczęciem planowanych działań po zakończeniu mandatu, analogicznie do przepisów mających zastosowanie do pracowników.

3. Ocena

Zapewnienie (byłym) pracownikom lub członkom Rady możliwości zgłaszania uwag na temat projektów decyzji lub projektów zaleceń proponujących ograniczenia lub zakazy.

Niezwłocznie przyjmuje uzasadnioną decyzję, która informuje (byłych) pracowników i członków zarządu o przysługującym im prawie do zaskarżenia decyzji.

Dokumentowanie oceny zgłoszeń i powiązanych procesów decyzyjnych w celu zapewnienia, aby wszystkie istotne informacje były gromadzone i aby możliwy był skuteczny nadzór.

W przypadku (byłych) pracowników:

Skonsultuj się z (byłym) przełożonym pracownika na wczesnym etapie.

Konsekwentne konsultowanie się ze wspólnymi komitetami w sprawie planowanej działalności (byłych) pracowników po zakończeniu służby w sektorze prywatnym lub w sprawie innych stanowisk, które mogą stwarzać ryzyko.

Zwrócenie się do (byłych) pracowników o przedstawienie wraz z powiadomieniem formalnego opisu ich nowej roli lub powiązanego ogłoszenia o naborze (jeśli jest dostępne).

Dla (byłych) członków zarządu:

W przypadku braku prawnie wiążących mechanizmów egzekwowania ocenia działania po zakończeniu mandatu pod kątem wszelkich konfliktów, które mogą powstać w związku z uzasadnionymi interesami agencji, oraz, w stosownych przypadkach, formułuje odpowiednie zalecenia dla odpowiedniego właściwego organu krajowego. Powinno to nastąpić tak szybko, jak to możliwe, a najlepiej przed rozpoczęciem przez (byłego) członka zarządu notyfikowanej działalności.

Aby zapewnić terminowe przyjmowanie zaleceń, należy wdrożyć pisemne procedury zatwierdzania dla odpowiedniego organu zarządzającego, unikając w ten sposób potencjalnych opóźnień spowodowanych rzadkimi posiedzeniami osobistymi.

4. Środki łagodzące

Zbadanie pełnego zakresu dostępnych środków podczas oceny działalności po zakończeniu służby lub po zakończeniu mandatu, takich jak okresy karencji, zakazy kontaktów lub lobbingu oraz ewentualne zakazy dotyczące niektórych ról w sektorze prywatnym.

Jeżeli ryzyka nie można w wystarczającym stopniu ograniczyć, (tymczasowo) należy zakazać danej osobie podejmowania takiej działalności. W przypadku (byłego) członka zarządu reprezentującego organ krajowy ustalenie to może przyjąć formę zalecenia skierowanego do organu krajowego.

W przypadku (byłych) pracowników:

W przypadku gdy ograniczenia zabraniają zajmowania się niektórymi kwestiami, należy ułatwić przestrzeganie przepisów poprzez sporządzenie wykazu tych kwestii i udostępnienie go zainteresowanemu (byłemu) członkowi personelu.

5. Przejrzystość

Upublicznianie informacji na temat zatwierdzonej działalności po zakończeniu służby przez byłych pracowników wyższego szczebla oraz działalności byłych członków zarządu po zakończeniu mandatu na stronie internetowej agencji, wkrótce po przyjęciu odpowiednich decyzji lub zaleceń.

W przypadku (byłych) pracowników:

Podziel się decyzjami warunkowymi bezpośrednio z nowym pracodawcą (byłego) pracownika.

Stosowanie wystarczająco szerokiej definicji personelu wyższego szczebla przy wdrażaniu przepisu art. 16 regulaminu pracowniczego UE w celu uwzględnienia wszystkich kluczowych ról kierowniczych w agencji.

Należy przedstawić szczegółowe informacje na temat ograniczeń mających zastosowanie do byłych pracowników w odniesieniu do odpowiednich pracowników zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.

Dla (byłych) członków zarządu:

Podziel się zaleceniami dotyczącymi (byłych) działań członków zarządu po zakończeniu kadencji, obejmujących ograniczenia lub zakazy, z odpowiednim organem krajowym i organami zarządzającymi agencji.

6. Zgodność i monitorowanie

Monitorowanie przestrzegania wszelkich zastosowanych środków łagodzących, a także obowiązku zachowania poufności.

W przypadku domniemanego naruszenia zgodności należy niezwłocznie ustalić fakty, ocenić wagę nieprzestrzegania przepisów oraz, w najpoważniejszych przypadkach, wszcząć (dyscyplinarne) działania następcze.

W przypadku pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym:

Wdrożenie zautomatyzowanego systemu ostrzegania w celu powiadamiania zarówno zainteresowanych pracowników, jak i odpowiedzialnego zespołu o zbliżających się terminach odnowienia zatwierdzonych działań zewnętrznych.