# Rejestrowanie wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych wysyłanych/otrzymywanych przez pracowników w ramach ich obowiązków zawodowych – praktyczne zalecenia dla administracji UE
- Autor: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
- Data : 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pl/doc/correspondence/pl/158302)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/pl/158302)
---
> Te praktyczne zalecenia mogą pomóc administracji UE w rejestrowaniu wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych w przyszłości. Wynikają one z procesu gromadzenia informacji przeprowadzonego przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i odzwierciedlają dobre praktyki, które wskazała w tym kontekście.
> 
**Instytucje, organy, urzędy i agencje UE powinny:**

* **Uwzględnienie w zasadach i praktykach** zarządzania dokumentami **coraz powszechniejszego korzystania z wiadomości tekstowych i komunikatorów internetowych .** Konkretnie oznacza to, że decyzja o zarejestrowaniu określonej informacji w systemie zarządzania dokumentami administracji nie powinna zależeć od nośnika -- czy to listu, e-maila, tekstu czy wiadomości błyskawicznej -- ale od jego treści.
* **Wprowadzenie rozwiązań technologicznych** umożliwiających łatwe rejestrowanie wiadomości tekstowych i błyskawicznych w systemach zarządzania dokumentami. W międzyczasie należy przewidzieć alternatywne sposoby rejestrowania takich wiadomości.
* **Wydanie jasnych wytycznych dla pracowników**dotyczących sposobu pobierania, przekazywania i rejestrowania wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych, które spełniają kryteria dotyczące rejestrowania dokumentów. Wszyscy pracownicy korzystający z urządzeń elektronicznych do pracy powinni być w stanie zrozumieć, w jaki sposób wyodrębniać i przesyłać wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne z aplikacji lub platform do przesyłania wiadomości do odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami.
* **Podnoszenie świadomości wśród pracowników**na temat potrzeby zapewnienia, aby wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne spełniające kryteria rejestracji były pobierane, przekazywane i rejestrowane regularnie i rutynowo. Oprócz standardowych komunikatów komunikacji wewnętrznej można to osiągnąć poprzez oferowanie szkoleń obecnym pracownikom oraz na przykład w ramach programów wprowadzających dla nowych pracowników.
* **Należy upewnić się,** że **okresy przechowywania** wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych przechowywanych na urządzeniach elektronicznych wykorzystywanych do pracy **są zgodne z polityką przechowywania.**
* **wdrożyły proces mający na celu zapewnienie, aby w** momencie odejścia pracownika wszelkie posiadane przez niego dokumenty, w tym wszelkie **wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne spełniające kryteria rejestracji, były rejestrowane.**
* **Uznanie, że wiadomości tekstowe i komunikaty natychmiastowe związane z pracą są „dokumentami"** w rozumieniu rozporządzenia 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów.
* Rozpatrując wnioski o publiczny dostęp do dokumentów, które mogłyby obejmować wiadomości tekstowe i wiadomości błyskawiczne, **należy wziąć pod uwagę wszystkie miejsca, w których takie wiadomości mogą być przechowywane,** w tym urządzenia elektroniczne wykorzystywane przez pracowników, oraz pomagać pracownikom potencjalnie posiadającym takie wiadomości w ich wyszukiwaniu, na przykład poprzez wydawanie instrukcji.
* **Zapewnienie, aby ich standardowe narzędzie wyszukiwania umożliwiało identyfikację wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych**(jako takich) po ich zarejestrowaniu w ich systemie zarządzania dokumentami.