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Aufzeichnung von Textnachrichten, die von Mitarbeiter*innen im Dienst gesendet oder empfangen werden – Praktische Empfehlungen für EU-Behörden

These practical recommendations may guide the EU administration in the recording of text and instant messages in the future. They result from an information-gathering exercise carried out by the European Ombudsman and reflect good practices she identified in this context.

Die vorliegenden praktischen Empfehlungen sollen der EU-Verwaltung bei der künftigen Aufzeichnung von Textnachrichten als Leitfaden dienen. Grundlage ist eine Informationserhebung durch die Europäische Ombudsstelle. In den Empfehlungen werden gute Praktiken beschrieben, die in diesem Zusammenhang identifiziert wurden.

Die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union sollten:

  • der immer häufigeren Nutzung von Textnachrichten in den Vorschriften und Verfahren für die Dokumentenverwaltung Rechnung tragen. Konkret bedeutet dies, dass die Entscheidung, eine bestimmte Information im Dokumentenverwaltungssystem zu erfassen, nicht von deren Medium – sei es ein Brief, eine E-Mail, oder eine Textnachricht – abhängen sollte, sondern von deren Inhalt.
  • technologische Lösungen einführen, um Textnachrichten in Dokumentenverwaltungssystemen aufzeichnen zu können. In der Zwischenzeit sollten alternative Möglichkeiten für die Aufzeichnung solcher Nachrichten bereitgestellt werden.
  • Mitarbeiter*innen klare Leitlinien dazu bereitstellen, wie Textnachrichten, die die Kriterien für die Aufzeichnung von Dokumenten erfüllen, extrahiert, übertragen und aufgezeichnet werden. Alle Mitarbeiter*innen, die elektronische Geräte für dienstliche Zwecke verwenden, sollten wissen, wie Textnachrichten aus den entsprechenden Apps oder Plattformen in das jeweilige Dokumentenverwaltungssystem übertragen werden können.
  • Mitarbeiter*innen dafür sensibilisieren, dass Textnachrichten, die die Kriterien für die Aufzeichnung von Dokumenten erfüllen, regelmäßig und routinemäßig aufgezeichnet werden sollten. Dies könnte z. B. durch Schulungen und durch Einführungsprogramme für neues Personal geschehen.
  • sicherstellen, dass die Aufbewahrungsfristen für Textnachrichten auf elektronischen Dienstgeräten mit den entsprechenden Vorschriften im Einklang stehen.
  • ein Verfahren einführen, mit dem sichergestellt wird, dass alle Dokumente, die sich im Besitz einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters befinden, die/der aus dem Dienst ausscheidet, aufgezeichnet werden. Darunter auch Textnachrichten, die die Kriterien für die Aufzeichnung von Dokumenten erfüllen.
  • sich der Tatsache bewusst sein, dass Textnachrichten mit dienstlichem Bezug „Dokumente“ im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten sind.
  • bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die sich auf Textnachrichten beziehen, alle möglichen Speicherorte berücksichtigen. Darunter auch die von Mitarbeiter*innen verwendeten elektronischen Geräte. Mitarbeiter*innen, die möglicherweise über solche Nachrichten verfügen, sind bei der Suche zu unterstützen, z. B. durch entsprechende Anweisungen.
  • sicherstellen, dass ihre Standard-Suchprogramme Textnachrichten erkennen, die in ihrem Dokumentenverwaltungssystem registriert wurden.