Kontekst skargi

1. Skarżący jest spółką zależną międzynarodowej korporacji, która specjalizuje się w projektowaniu operacji biznesowych, w tym rozwiązań w zakresie oprogramowania. W latach 2009–2012 skarżący przejął czeskie przedsiębiorstwo („przedsiębiorstwo uczestniczące”), które uczestniczyło w różnych projektach w ramach szóstego i siódmego programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań i rozwoju technologicznego (6PR i 7PR). Udział firmy w tych projektach został sfinansowany przez Komisję Europejską w formie dotacji. Warunki regulujące te dotacje zostały określone w różnych „umowach o udzielenie dotacji”.

2. W 2009 r. Komisja zleciła przeprowadzenie kontroli finansowych projektów. W projektach sprawozdań z audytu stwierdzono niedociągnięcia w rozliczaniu projektów i zasugerowano, że Komisja powinna dążyć do odzyskania od skarżącego znacznych kwot wypłaconych dotacji (około 50 %). W latach 2012 i 2013 Komisja przesłała skarżącemu projekty sprawozdań z audytu.

3. Skarżący uznał, że ustalenia zawarte w projektach sprawozdań z audytu były błędne i chciał, aby Komisja zakończyła lub zawiesiła procedury audytu. W szczególności skarżący zakwestionował stanowisko firmy księgowej, która przeprowadziła audyty w imieniu Komisji. Według skarżącego metody rachunkowości przedsiębiorstwa nie były zgodne z „Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej”. Skarżący chciał zatem, aby praca firmy księgowej została poddana audytowi przez Izbę Obrachunkową Republiki Czeskiej, i zwrócił się do Komisji o wyrażenie na to zgody [1]. Skarżący stwierdził również, że nie może komentować projektów sprawozdań z audytu, ponieważ nie posiada całej dokumentacji, którą firma księgowa otrzymała od firmy uczestniczącej. Ponadto skarżący podejrzewał, że Komisja umieściła go w „systemie wczesnego ostrzegania”[2].

4. W korespondencji ze skarżącym Komisja zakwestionowała ten fakt. Ponadto zgodnie z ustaleniami audytu Komisja wydała nakaz odzyskania środków.

5. We wrześniu 2015 r. skarżący złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następujących aspektów skargi:

1) Komisja popełniła błąd, akceptując ustalenia kontroli i dążąc do odzyskania powiązanych środków.

2) Komisja niesłusznie odmówiła zgody na przeprowadzenie audytu pracy firmy księgowej przez Czeską Izbę Obrachunkową.

3) Komisja nie potwierdziła, że dostarczyła skarżącemu całą dokumentację, którą jego firma księgowa otrzymała od firmy uczestniczącej.

4) Komisja nie poinformowała skarżącego, czy został on wprowadzony do systemu wczesnego ostrzegania.

7. W trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o poinformowanie skarżącego, czy cała dokumentacja została mu dostarczona i czy skarżący został umieszczony w systemie wczesnego ostrzegania. Następnie Komisja poinformowała skarżącego, że cała dokumentacja została mu dostarczona oraz że skarżący nie został wprowadzony do systemu wczesnego ostrzegania.

8. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich uwzględnia argumenty i opinie przedstawione przez strony.

Ustalenia audytu i odzyskiwanie środków

Argumenty stron

9. Skarżący twierdził zasadniczo, że ustalenia audytu były błędne. W wyniku audytu stwierdzono, że system rejestracji czasu pracy firmy uczestniczącej jest niewiarygodny, ale nie wskazano, jaki alternatywny system należało zastosować. Ponadto skarżący twierdził, że procedura audytu trwała długo i że procedury audytu dotyczące innych przedsiębiorstw, które uczestniczyły w tych samych projektach, zakończono szybciej. W związku z tym skarżący twierdził, że uczestniczące przedsiębiorstwo było dyskryminowane. Skarżący uznał również, że odzyskanie środków stanowiłoby „nadużycie praw” i że w każdym razie nastąpiło „przedawnienie”.

10. Komisja odniosła się do ustaleń audytu i stwierdziła, że nie ma powodu, by wątpić w te ustalenia. W szczególności stwierdził, że w wyniku audytu wykryto błędy systemowe, które podważyły sposób, w jaki uczestniczące przedsiębiorstwo zarządzało kosztami personelu i zgłaszało je, a także inne dowody, które nie potwierdzały zgłoszonego czasu pracy [3].

11. Komisja przyznała, że procedury kontroli trwały długo i wyraziła ubolewanie z tego powodu. Wyjaśniła, że czas ten wynikał ze złożoności spraw i nie wynikał z dyskryminującego podejścia do skarżącego. Komisja twierdziła, że nie nadużyła swoich praw określonych w umowach o udzielenie dotacji, ponieważ była uprawniona do wszczęcia audytu w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

12. Rzecznik uważa, że uzasadnienie przedstawione przez Komisję jest prawidłowe i właściwe.

13. Ustalenia z audytu są uzasadnione i zrozumiałe. Fakt, że w sprawozdaniach z audytu nie zalecono konkretnego alternatywnego systemu rejestracji czasu pracy, nie zmienia ustalenia, że zgłoszony czas pracy nie był odpowiednio poparty zastosowanym systemem rejestracji czasu pracy i innymi dowodami.

14. Komisja zgodziła się ze stanowiskiem skarżącego, że procedury audytu trwały zbyt długo. Skarżący jest tym zrozumiale zirytowany. Trudno jednak zauważyć, że długi czas trwania wiązał się z dyskryminacją skarżącego lub nadużyciem praw przez Komisję. Fakt, że nie wystąpiły opóźnienia w innych procedurach audytu, nie dowodzi, że skarżący był dyskryminowany w tej procedurze. Ze względu na swój charakter każda procedura audytu wiąże się z różnymi problemami i wyzwaniami. Wobec braku wyraźnych oznak dyskryminacji należy przyjąć, że niektóre procedury mogą trwać dłużej niż inne. Na mocy umów o udzielenie dotacji Komisja była uprawniona do przeprowadzania audytów do pięciu lat po zakończeniu projektu. Komisja nie może dopuścić się nadużycia prawa, korzystając z prawa przyznanego jej w umowie o udzielenie dotacji. Ponadto nic nie wskazuje na to, że Komisja jest przedawniona w żądaniu odzyskania środków wypłaconych w ramach dotacji, co było następnie wynikiem negatywnych ustaleń audytu.

15. W tym kontekście Rzecznik stwierdza, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Audyt przeprowadzany przez Izbę Obrachunkową

Argumenty stron

16. Skarżący uznał, że w pracy firmy księgowej wystąpiły niedociągnięcia metodologiczne, które podważają ustalenia audytu. W związku z tym Komisja zwróciła się do Czeskiej Izby Obrachunkowej o przeprowadzenie audytu wykonanej pracy. W tym celu potrzebowała ona zgody Komisji.

17. Komisja podniosła, że działalność firmy księgowej była zgodna z umową o udzielenie dotacji i w związku z tym nie wyraziła zgody na przeprowadzenie audytu przez Izbę Obrachunkową.  

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

18. Rzecznik uważa, że w okolicznościach niniejszej sprawy zrozumiałe jest, że Komisja nie wyraziła zgody na przeprowadzenie audytu firmy księgowej.

19. Zwrócenie się do strony o wyrażenie zgody na przeprowadzenie audytu własnej firmy księgowej nie jest zwykłym środkiem. Uzasadnione jest zatem wymaganie, aby strona składająca taki wniosek miała szczególnie dobrą podstawę do złożenia wniosku. Nie wystarczy, że strona po prostu twierdzi, że ustalenia firmy księgowej są błędne. Strona musi przynajmniej wykazać, że istnieją podstawy do stwierdzenia naruszenia zasad dobrej kontroli.

20. Skarżący nie przedstawił argumentu, który na pierwszy rzut oka byłby przekonujący dla jego twierdzenia o konieczności przeprowadzenia audytu przez Czeską Izbę Obrachunkową. Skarżący odniósł się jedynie do swoich niezgodności z ustaleniami firmy księgowej Komisji. W tych okolicznościach stanowisko Komisji jest uzasadnione.

Dokumentacja i system wczesnego ostrzegania

Argumenty stron

21. Skarżący zwrócił się do Komisji o potwierdzenie, że Komisja dostarczyła skarżącemu całą dokumentację, którą firma księgowa uzyskała od firmy uczestniczącej. Kiedy Komisja potwierdziła, że dostarczyła skarżącemu całą dokumentację (około 3000 dokumentów), skarżący stwierdził, że brakuje dokumentów. Komisja stwierdziła, że dostarczyła skarżącemu całą dokumentację otrzymaną od firmy księgowej, ale firma księgowa mogła również dokonać przeglądu dokumentów na miejscu u firmy uczestniczącej, bez sporządzania kopii tych dokumentów. Komisja zauważyła, że zgodnie z umowami o udzielenie dotacji przedsiębiorstwo uczestniczące (lub jego następca, w tym przypadku skarżący) jest odpowiedzialne za przechowywanie całej dokumentacji.

22. Skarżący nie zgłosił żadnych uwag do informacji Komisji, że skarżący nie został umieszczony w systemie wczesnego ostrzegania.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

23. Rzecznik rozumie, że skarżący może znajdować się w trudnej sytuacji związanej z dokumentacją wymaganą do procesu audytu, ponieważ uczestnicząca firma przestała istnieć. Jednakże, jak słusznie stwierdziła Komisja, obowiązkiem uczestniczącego przedsiębiorstwa było przechowywanie wszelkiej dokumentacji. Komisja wykazała gotowość do udzielenia pomocy skarżącemu, dostarczając mu całą dokumentację otrzymaną przez firmę księgową Komisji. Nic nie wskazuje na to, że Komisja nie dostarczyła skarżącemu całej posiadanej dokumentacji.

24. Rzecznik zauważa, że Komisja rozstrzygnęła kwestię, czy skarżący został umieszczony w systemie wczesnego ostrzegania.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem [4]:

Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Marta Hirsch-Ziembińska

Kierownik ds. dochodzeń i ICT – Dział 1

Strasburg, 3 kwietnia 2018 r.

[1] Zdaniem skarżącego z regulaminu Izby Obrachunkowej wynika, że obie strony, które spierają się o pracę firmy księgowej, muszą wyrazić zgodę na przeprowadzenie przez Izbę audytu tej pracy.

[2] System wczesnego ostrzegania był wówczas regulowany decyzją Komisji 2008/969 z dnia 16 grudnia 2008 r. Celem systemu jest ostrzeganie wszystkich organów UE o przedsiębiorstwach, które w opinii jednego z organów UE dopuściły się poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych, zwłaszcza gdy skorzystały z finansowania unijnego.

[3] Na przykład: Zgodnie z ustaleniami kontroli finansowanie unijne stanowiło mniej niż 2 % rocznego dochodu uczestniczącej firmy, a udział pracowników uczestniczącej firmy w projektach był uznawany za „działalność marginalną”, podczas gdy czas zgłoszony przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla mieścił się w przedziale 9–25 % rocznego czasu pracy.

[4] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z art. 11 decyzji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.