Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący, poseł do Parlamentu Europejskiego, chciał uzyskać informacje na temat kontaktów Komisji Europejskiej z prywatnymi przedsiębiorstwami informatycznymi podczas przygotowywania wniosku dotyczącego dyrektywy UE w sprawie danych dotyczących przelotu pasażera (PNR)^[1]. W tym celu zwróciła się, na mocy rozporządzenia UE w sprawie dostępu do dokumentów (rozporządzenie 1049/2001)^[2], o „wszystkie dokumenty Komisji odpowiadające spotkaniom i kontaktom lobbingowym komisarzy i urzędników Komisji z (...) przedsiębiorstwami specjalizującymi się w tworzeniu i utrzymywaniu systemów danych dotyczących przelotu pasażera (PNR) lub danych pasażera przekazywanych przed podróżą (API) w okresie od 2010 r. do chwili obecnej”.

2. Po utajnieniu danych osobowych [3] Komisja udzieliła częściowego dostępu do trzech pism między nią a przedsiębiorstwem oraz do dwóch sprawozdań ze spotkań z zainteresowanymi stronami z branży zorganizowanych przez Dyrekcję Komisji ds. Migracji i Spraw Wewnętrznych (DG HOME).

3. Skarżący wniósł o dokonanie przeglądu [4] decyzji Komisji i wskazał, że Komisja nie wskazała żadnych wiadomości elektronicznych jako wchodzących w zakres wniosku.

4. Po ponownym, ukierunkowanym poszukiwaniu wiadomości e-mail Komisja zidentyfikowała kolejne 19 dokumentów wchodzących w zakres wniosku skarżącego, a mianowicie wiadomości e-mail wymieniane między DG HOME a szeregiem przedsiębiorstw. Po konsultacji z autorami niektórych e-maili [5] i po przeprowadzeniu własnej analizy Komisja przyznała szeroki częściowy dostęp do nowo zidentyfikowanych dokumentów, z zastrzeżeniem utajnienia danych osobowych i szczególnie chronionych danych handlowych.

5. W przypadku jednej konkretnej wiadomości e-mail z dnia 9 lutego 2015 r. wysłanej przez przedsiębiorstwo informatyczne do pracownika DG HOME Komisja utajniła część treści. Zredagowane zdanie w opublikowanej wiadomości e-mail brzmi następująco: „Ostatnio podpisaliśmy umowę na dostawę [redacted]”. Komisja twierdziła, że utajnienie było uzasadnione na podstawie wyjątku dotyczącego ochrony interesów handlowych zawartego w rozporządzeniu 1049/2001 [6].

6. Komisja wyjaśniła, że „utajnione części odnoszą się do klientów” tego przedsiębiorstwa „i do jego kontaktów”. Uznał on, że „informacje te rzeczywiście mają wartość handlową, w szczególności w kontekście konkurencji, w której kilka przedsiębiorstw konkuruje o zamówienie”, oraz że ich ujawnienie naruszyłoby „interesy handlowe przedsiębiorstwa w odniesieniu do jego klientów i jego strategii handlowej, które mają zasadnicze znaczenie dla jego działalności handlowej”.

7. Komisja stwierdziła, że zbadała, czy istnieje interes publiczny przemawiający za ujawnieniem, który mógłby przeważyć nad interesami handlowymi chronionymi przez wyjątek i uzasadniać ujawnienie pełnej wiadomości e-mail. Komisja stwierdziła, że skarżąca nie wskazała takiego interesu publicznego w swoim wniosku o dokonanie przeglądu ani nie była w stanie zidentyfikować takiego interesu publicznego. W związku z tym Komisja stwierdziła, że „w tym przypadku interesowi publicznemu lepiej służy zachowanie części dokumentów [...] nieujawnionych zgodnie z interesami chronionymi wyjątkiem przewidzianym w art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001”.

8. W dniu 24 października 2016 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

9. Rzecznik wszczął dochodzenie w następujących kwestiach:

(i) Komisja niesłusznie odmówiła udzielenia pełnego publicznego dostępu do wiadomości elektronicznej otrzymanej od przedsiębiorstwa informatycznego podczas przygotowywania wniosku Komisji dotyczącego dyrektywy PNR.

(ii) Komisja, po zidentyfikowaniu dodatkowych istotnych dokumentów dotyczących przeglądu, nie umożliwiła skarżącemu złożenia wniosku o dalszy przegląd jego decyzji o odmowie pełnego dostępu do przedmiotowej wiadomości e-mail.

10. Zespół dochodzeniowy Rzecznika przeprowadził kontrolę akt Komisji i odbył dwa spotkania następcze z Komisją. Następnie Rzecznik zwrócił się do Komisji z pytaniem, czy rozważy ujawnienie niektórych utajnionych informacji. Komisja odpowiedziała na ten wniosek, a następnie skarżący przesłał uwagi do odpowiedzi Komisji.

11. Komisja początkowo odmówiła ujawnienia większej części omawianego wyroku. Po ponownych konsultacjach i uzyskaniu zgody odpowiedniego przedsiębiorstwa informatycznego Komisja ostatecznie zgodziła się jednak ujawnić niektóre z utajnionych informacji. Dotyczyło to kontrahenta przedsiębiorstwa i celu transakcji, o której mowa w ujawnionych już częściach . Komisja powtórzyła, że pozostała nieujawniona część tego zdania, która dotyczyła strategii handlowej spółki, nie mogła zostać ujawniona z powodów przedstawionych w jej decyzji.

12. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich uwzględnia argumenty i opinie przedstawione przez strony na wszystkich etapach dochodzenia.

Odmowa udzielenia przez Komisję pełnego publicznego dostępu do wiadomości e-mail otrzymanej podczas przygotowywania dyrektywy w sprawie danych dotyczących przelotu pasażera

13. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznaje, że Komisja ujawniła, po jej interwencji, więcej części wyroku, do których skarżący zwrócił się o pełny dostęp. Po zapoznaniu się z dokumentem Rzecznik może potwierdzić, że pozostałe nieujawnione informacje są związane ze strategią handlową przedsiębiorstwa. Składająca petycję zgadza się z powodami przedstawionymi przez Komisję w celu uzasadnienia jej opinii, że ujawnienie tych informacji naruszyłoby interesy handlowe przedsiębiorstwa.

14. W związku z tym Rzecznik uważa, że Komisja podjęła odpowiednie kroki w celu rozstrzygnięcia pierwszej kwestii podniesionej przez skarżącego i zadowoliła się tym aspektem skargi, a mianowicie nieujawnieniem części wiadomości e-mail.

Możliwość złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie decyzji o odmowie dostępu do dokumentów

15. Skarżący twierdził, że za każdym razem, gdy Komisja identyfikuje nowe dokumenty w następstwie wniosku o dokonanie przeglądu i odmawia pełnego lub częściowego dostępu do nich, powinna zapewnić wnioskodawcy możliwość dalszego przeglądu swojej decyzji dotyczącej tych dokumentów.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

16. Rozporządzenie 1049/2001 ustanawia dwuetapową procedurę. W przypadku gdy pierwotna odpowiedź instytucji na wniosek o dostęp do dokumentów nie prowadzi do pełnego ujawnienia, wnioskodawca ma prawo zwrócić się do instytucji o ponowne rozważenie swojego stanowiska [7].  Ostateczne stanowisko przyjęte w takim przypadku może zostać poddane kontroli zewnętrznej przez Trybunał Sprawiedliwości UE lub Rzecznika Praw Obywatelskich.

17. Możliwe jest, tak jak w niniejszej sprawie, że po ponownym rozpatrzeniu swojej pierwotnej odpowiedzi instytucja zidentyfikuje więcej dokumentów objętych zakresem pierwotnego wniosku o udzielenie dostępu. Zdaniem skarżącego w takich przypadkach wnioskodawcy powinni mieć możliwość ponownego rozpatrzenia nowo zatrzymanych dokumentów lub ich części.

18. Rzecznik zauważa, że rozporządzenie 1049/2001 nie zawiera takiego przepisu. Chociaż punkt widzenia skarżącego jest zrozumiały i logiczny, nie odzwierciedla on jasnych przepisów rozporządzenia. Dostępność kontroli zewnętrznej, która została uwzględniona przez skarżącą w jej podejściu do Rzecznika Praw Obywatelskich, daje skarżącym możliwość zakwestionowania odmowy instytucji i przedstawienia uwag na jej temat. Proces kontroli zewnętrznej wymaga, aby instytucja uzasadniła swoje stanowisko, co w sposób dorozumiany skłania ją do kontroli swojej decyzji o utajnieniu danego dokumentu lub jakiejkolwiek jego części.

19. W tych okolicznościach Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania ze strony Komisji w związku z brakiem zaoferowania skarżącemu dalszego przeglądu części nowo znalezionych dokumentów, które zostały wstrzymane. W innych okolicznościach adekwatność pierwotnego poszukiwania dokumentów objętych zakresem pierwotnego wniosku na podstawie rozporządzenia 1049/2001 mogłaby potencjalnie być przedmiotem skargi, ale w tym przypadku dochodzenie w tym aspekcie nie jest uzasadnione.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Po interwencji Rzecznika Komisja podjęła odpowiednie kroki w celu rozstrzygnięcia pierwszej kwestii podniesionej przez skarżącego.

Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do drugiej kwestii podniesionej przez skarżącego.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Emily OħReilly
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 19 grudnia 2017 r.

^[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/681 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie wykorzystywania danych dotyczących przelotu pasażera (danych PNR) w celu zapobiegania przestępstwom terrorystycznym i poważnej przestępczości, ich wykrywania, prowadzenia postępowań przygotowawczych w ich sprawie i ich ścigania, Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 132.

[2] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43–48.

[3] Zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001.

^[4] Składając „ponowny wniosek” na podstawie rozporządzenia 1049/2001.

[5] Zgodnie z wymogami art. 4 ust. 4 rozporządzenia 1049/2001.

[6] art. 4 ust. 2 tiret pierwsze.

[7] Artykuł 7 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 daje wnioskodawcy prawo do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie decyzji instytucji poprzez złożenie „wniosku potwierdzającego”.