- PL Polski
Tłumaczenia maszynowe mogą zawierać błędy potencjalnie zmniejszające zrozumiałość i dokładność; Rzecznik Praw Obywatelskich nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek rozbieżności. Aby uzyskać najbardziej wiarygodne informacje i pewność prawną, należy zapoznać się z następującymi informacjami wersja źródłowa na angielski, do której odnośnik znajduje się powyżej.
Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce językowej i tłumaczeniowej.
Decyzja w sprawie 682/2014/JF w sprawie wymogu Komisji Europejskiej dotyczącego podawania adresu pocztowego przez osoby wnioskujące o publiczny dostęp do dokumentów
Decyzja
Sprawa 682/2014/JF - Otwarta Wtorek | 20 maja 2014 - Zalecenia w sprawie Piątek | 16 grudnia 2016 - Decyzja z Wtorek | 19 grudnia 2017 - Instytucja, której sprawa dotyczy Komisja Europejska ( Stwierdzony przypadek niewłaściwego administrowania ) - Kraj Hiszpania
Komisja Europejska odmówiła zarejestrowania wniosku o publiczny dostęp do dokumentów złożonego przez organizację Access Info Europe, ponieważ nie podała ona adresu pocztowego. Access Info Europe skarżyło się, że Komisja nie powinna mieć możliwości zwrócenia się o adres pocztowy do osoby, która składa wniosek o publiczny dostęp do dokumentów.
Rzecznik Praw Obywatelskich zapoznał się z administracyjnymi powodami, dla których Komisja zwróciła się o podanie adresu pocztowego. Komisja twierdziła, że bez wymogu podania adresu pocztowego osoby fizyczne mogą łatwo (i w sposób stanowiący nadużycie) złożyć wniosek pod wymyśloną tożsamością, niejasną tożsamością lub pod tożsamością osoby trzeciej. Było już kilka takich konkretnych przypadków. Komisja przedstawiła również argument prawny. Twierdziła ona, że jest prawnie zobowiązana do przesyłania („zgłaszania”) swoich decyzji w sprawie dostępu do dokumentów pocztą papierową.
Rzecznik Praw Obywatelskich nie miał wątpliwości co do stanu faktycznego. Stwierdziła jednak, że stosowanie wymogu dotyczącego adresu pocztowego do wszystkich osób ubiegających się o dostęp jest nieproporcjonalne. Jeżeli wydaje się, że wniosek został złożony pod fałszywą tożsamością, Komisja może po prostu zwrócić się do danej osoby o przesłanie jej adresu pocztowego, dowodu tożsamości lub innego środka identyfikacji.
Stanowisko Komisji, zgodnie z którym jest ona prawnie zobowiązana do przesyłania wszystkich swoich decyzji pocztą papierową, nie było przekonujące. Rzecznik wskazała, że praktyka Komisji jest archaiczna w XXI wieku i że praktyka ta nie jest dostrzegalna w wielu innych identycznych lub podobnych procedurach administracyjnych w administracji UE.
Rzecznik Praw Obywatelskich wydał odpowiednie zalecenia w świetle swoich ustaleń. Zostały one odrzucone przez Komisję. W swojej decyzji zamykającej dochodzenie Rzecznik przedstawiła propozycje ulepszeń w celu unowocześnienia praktyk Komisji. Zwróciła się również ponownie do Komisji o ostateczną rejestrację i rozpatrzenie konkretnego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, do którego skarżąca nadal chciała się zwrócić.
Zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich [1] (2016)
1. W swoim zaleceniu Rzecznik zwróciła się do Komisji, aby nie wymagała już od wszystkich wnioskodawców podawania adresu pocztowego, jeżeli zostanie dostarczony odpowiedni alternatywny adres do korespondencji.
2. Zaleciła również, aby Komisja dokonała rejestracji wniosku skarżącego i niezwłocznie go rozpatrzyła.
3. Na koniec zasugerowała, aby Komisja rozważyła alternatywne systemy online lub elektroniczne środki informowania o swoich decyzjach w sprawie wniosków o publiczny dostęp do dokumentów.
Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich po wydaniu zalecenia
4. Komisja odrzuciła zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich, aby nie wymagać od wszystkich wnioskodawców podania adresu pocztowego, jeżeli zostanie dostarczony odpowiedni alternatywny adres do korespondencji. Zasadniczo powtórzyła argumenty zawarte w jej poprzednich uwagach i podkreśliła, że „Komisja z szacunkiem podkreśla, że ma swobodę decydowania o zastosowaniu najodpowiedniejszego systemu powiadamiania o decyzjach na mocy rozporządzenia 1049/2001, o ile system ten jest zgodny z wymogami prawnymi [...]”.
5. Komisja poinformowała Rzecznika, że nie zastosowała się do zalecenia Rzecznika dotyczącego rejestracji wniosku skarżącego i szybkiego rozpatrzenia go. Stwierdziła jednak, że jeżeli skarżący jest nadal zainteresowany zarejestrowaniem swojego wniosku, uczyni to teraz.
6. Komisja odpowiedziała na sugestię Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą alternatywnych systemów internetowych, stwierdzając, że „[p]omimo że Komisja nie wyklucza żadnych możliwych przyszłych zmian w sposobie powiadamiania o swoich decyzjach administracyjnych, obecnie nie ma zadowalających alternatywnych sposobów zapewnienia pewności prawa, unikając nadużywania prawa do publicznego dostępu ...”.
7. Podsumowując, Komisja nie przyjęła zaleceń Rzecznika ani jego sugestii dotyczących poprawy sytuacji.
8. Rzecznik wyraża ubolewanie z powodu stanowiska Komisji w tej sprawie, które uważa za błędne pod względem faktycznym i prawnym. Sprawozdawczyni jest szczególnie zaniepokojona faktem, że odpowiedź Komisji jest sprzeczna z jej własną opinią, że sama administracja UE w pełni uwzględnia erę cyfrową i maksymalizuje wykorzystanie komunikacji elektronicznej.
9. Rzecznik Praw Obywatelskich w pełni poparł praktykę sprawdzania, indywidualnie dla każdego przypadku, tożsamości osób składających wnioski o publiczny dostęp do dokumentów, w przypadku gdy istnieją jakiekolwiek podstawy do podejrzeń, że korzystanie z tego prawa jest nadużywane. Jednak postępowanie na tej podstawie w każdym przypadku jest brakiem szacunku dla obywateli i ich praw podstawowych wynikających z Karty UE. Rzecznik Praw Obywatelskich w tym dochodzeniu udzielała porad na temat alternatywnych metod pracy i czyniła to w ramach wykonywania swojego wynikającego z Traktatu mandatu do wykrywania niewłaściwego administrowania i wydawania zaleceń w celu położenia kresu temu zjawisku. Rzecznik wyraża głębokie ubolewanie, że Komisja Europejska odrzuciła tę radę, wyraźnie sugerując, że dopóki jej systemy i procedury są „legalne”, uważa, że nie ma potrzeby rozważania ulepszeń z korzyścią dla obywateli i zgodnie z ogólnymi zasadami dobrej administracji.
10. Zamykając to dochodzenie, Rzecznik Praw Obywatelskich, oprócz potwierdzenia swoich ustaleń dotyczących niewłaściwego administrowania, przedstawia kolejną sugestię dotyczącą poprawy.
11. W odniesieniu do konkretnego wniosku o publiczny dostęp do dokumentów złożonego w tej sprawie Rzecznik Praw Obywatelskich może potwierdzić, że skarżący jest nadal zainteresowany wymaganymi dokumentami. Po raz kolejny Rzecznik wyraża głębokie ubolewanie, że Komisja postanowiła zignorować wszystkie bardzo wyraźne oznaki utrzymującej się chęci publicznego dostępu do żądanych dokumentów. Upieranie się przy ponownych wnioskach i formalnościach proceduralnych, gdy są one zbędne i nie służą żadnemu oczywistemu użytecznemu celowi, wskazuje na brak poszanowania praw podstawowych obywateli. Komisja jest zatem uprzejmie proszona o formalną rejestrację wniosku po otrzymaniu niniejszej decyzji oraz o jej szybkie rozpatrzenie, a w każdym razie w terminie przewidzianym w rozporządzeniu 1049/2001.
Wnioski
Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującymi wnioskami:
Wymóg Komisji, zgodnie z którym wszystkie osoby, które zwracają się o publiczny dostęp do dokumentów, muszą podać swój adres pocztowy w systemie przesyłania przesyłek papierowych, stanowi niewłaściwe administrowanie.
Niezarejestrowanie się przez Komisję i nieudzielenie odpowiedzi na wniosek skarżącego o udzielenie dostępu do dokumentów było przypadkiem niewłaściwego administrowania.
Oprócz powyższych wniosków Rzecznik proponuje następujące udoskonalenia:
Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca się do Komisji o zwrócenie się o wzajemną ocenę kwestii w tej sprawie do komitetu międzyinstytucjonalnego przewidzianego w art. 15 rozporządzenia 1049/2001.
Artykuł 15 stanowi:
„1. Instytucje opracowują dobre praktyki administracyjne w celu ułatwienia korzystania z prawa dostępu gwarantowanego niniejszym rozporządzeniem.
2. Instytucje ustanawiają komitet międzyinstytucjonalny w celu zbadania najlepszych praktyk, rozwiązania ewentualnych konfliktów i omówienia przyszłych zmian w zakresie publicznego dostępu do dokumentów.
Rzecznik sugeruje, aby w odniesieniu do wniosków otrzymywanych pocztą elektroniczną uzgodnić, że odpowiedzialność za rzetelność tego środka komunikacji spoczywa na osobie składającej wniosek, co oznacza na przykład, że do tego nadawcy należy wybór niezawodnego systemu poczty elektronicznej, poinformowanie instytucji o możliwych problemach dotyczących limitów objętości oraz sprawdzenie, czy korespondencja otrzymana przez instytucję jest filtrowana jako spam. Powinno to złagodzić obawy, jakie instytucje mogą mieć w związku z powiadomieniem o przedmiotowych decyzjach.
Jeżeli nadal utrzymuje się pogląd, że wysyłanie decyzji pocztą elektroniczną nie jest zgodne z wymogami prawnymi, Rzecznik sugeruje przeprowadzenie wzajemnej oceny tego punktu widzenia w ramach Komitetu Art. 15 ust. 2, który mógłby również odnieść się konkretnie do twierdzenia, że obecnie nie ma alternatywy dla wysyłania decyzji pocztą papierową. Zachęca się przy tym Komisję do uwzględnienia na przykład ambitnej agendy cyfrowej UE, która została zainicjowana przez Komisję siedem lat temu. Ponadto zachęca się do uwzględnienia powszechnego stosowania systemów łączności elektronicznej online, w tym podpisów elektronicznych, wykorzystywanych w całej Europie przez administracje publiczne.
Rzecznik pragnie zostać poinformowany o wynikach takiej wzajemnej oceny do końca pierwszego kwartału 2018 r.
Pozostali uczestnicy wspomnianego Komitetu Art. 15 ust. 2 (Parlament i Rada) zostaną oddzielnie poinformowani o niniejszej decyzji i sugestiach.
Skarżący i przewodniczący Komisji Europejskiej zostaną poinformowani o tej decyzji.
Emily O'Reilly
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
Strasburg, 19 grudnia 2017 r.
[1] Więcej informacji na temat kontekstu skargi, argumentów stron i dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich można znaleźć w pełnym tekście wniosku Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącego rozwiązania i zalecenia, a także w powiązanych opiniach i uwagach, dostępnych pod adresem:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
Zalecenie to było następstwem próby rozwiązania sprawy za pomocą propozycji rozwiązania, której główna część została jednak odrzucona przez Komisję. Komisja zniosła jedynie wymóg zwracania się do osób o wskazanie zakresu ich działalności zawodowej przy składaniu wniosków o dokumenty.