Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący pracuje jako dyrektor programowy szwedzkiej organizacji pozarządowej działającej w dziedzinie praw człowieka.

2. W dniu 14 marca 2016 r. złożył on do ESDZ wstępny wniosek o publiczny dostęp do dokumentów na podstawie rozporządzenia 1049/2001 [1]. Chciał uzyskać dostęp do „umowy o dialogu politycznym i współpracy” między UE a Kubą (zwanej dalej „umową o dialogu politycznym i współpracy”), parafowanej w Hawanie w dniu 11 marca 2016 r.

3. W dniu 27 kwietnia 2016 r. ESDZ odpowiedziała na pierwotny wniosek skarżącego. Stwierdzono w nim, że ponieważ umowa o dialogu politycznym i współpracy ma „tymczasowy charakter i jest częścią trwających negocjacji”, jej ujawnienie mogłoby (i) poważnie zagrozić instytucjonalnemu procesowi decyzyjnemu; oraz (ii) ryzyko podważenia stosunków międzynarodowych, ponieważ „ujawnienie przed finalizacją mogłoby zaszkodzić stosunkom UE z Kubą”. Zgodnie z art. 4 ust. 3 [2] i art. 4 ust. 1 tiret trzecie [3] rozporządzenia 1049/2001 dokument, którego dotyczy wniosek, nie mógł zatem zostać ujawniony w całości ani w części.

4. Następnie w dniu 2 maja 2016 r. skarżący wniósł o ponowne rozpatrzenie tej decyzji („wniosek potwierdzający”).

5. W dniu 26 maja 2016 r. ESDZ odpowiedziała na ponowny wniosek skarżącego. Podtrzymała swoje wcześniejsze stanowisko. Stwierdziła, że PDCA ma wówczas charakter tymczasowy i po parafowaniu tekstu przez negocjatorów nadal musi zostać poddana wewnętrznej kontroli obu stron przez prawników lingwistów i innych ekspertów. Tekst nie był zatem ostatecznym wynikiem negocjacji, które odbywały się w ograniczonej formie i na podstawie ograniczonego mandatu negocjacyjnego. Każde ujawnienie mogłoby zatem zagrozić trwającemu procesowi decyzyjnemu.

6. ESDZ dodała, że umowa o dialogu politycznym i współpracy stanie się ostateczna, gdy Wysoki Przedstawiciel i Komisja zalecią Radzie jej podpisanie. Na tym etapie ESDZ oświadczyła, że zostanie ona również podana do wiadomości publicznej.

7. Zdaniem skarżącego stanowisko ESDZ nie było przekonujące, ponieważ ponieważ dokument został parafowany, nie można go uznać za „tymczasowy”. Zwrócił się zatem do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

8. W dniu 1 lipca 2016 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie skargi i zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia:

1) ESDZ niesłusznie postanowiła nie ujawniać tego dokumentu.

2) ESDZ powinna ujawnić dokument.

9. W trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich należycie uwzględnił informacje zawarte w skardze. W szczególności przeprowadziła analizę korespondencji, która miała miejsce między ESDZ a skarżącym, zanim skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zarzut, że ESDZ niesłusznie postanowiła nie ujawniać dokumentu

Dalszy rozwój sytuacji

10. W dniu 12 sierpnia 2016 r., czyli przed przeprowadzeniem przez Rzecznika planowanej kontroli akt sprawy, ESDZ wysłała do służb Rzecznika wiadomość e-mail z informacją, że ujawni żądany dokument skarżącemu po jego przyjęciu przez Komisję. Miało to nastąpić przed końcem września 2016 r.

11. W wiadomości e-mail z dnia 17 sierpnia 2016 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wezwał skarżącego do przedstawienia uwag na temat pisma ESDZ. Skarżący uczynił to w dniu 18 sierpnia 2016 r. W swoich uwagach skarżący podziękował Rzecznikowi Praw Obywatelskich za jej wysiłki na rzecz rozwiązania tej kwestii. Powołał się również na art. 10 i 11 TUE i argumentował, że nie publikując dokumentu, który został publicznie parafowany przez odpowiednie zespoły negocjacyjne, ESDZ wyraźnie ogranicza zdolność obywateli do publicznej wymiany poglądów w tej sprawie. Twierdził, że umowa jest dokumentem publicznym, a nie projektem, niezależnie od jej przyjęcia przez Komisję.

12. W dniu 27 września 2016 r. ESDZ przekazała Rzecznikowi e-mail, który wysłała do skarżącego w dniu 22 września 2016 r., informując go, że ponieważ dokument został wówczas uznany za ostateczny, może mieć do niego dostęp. ESDZ przekazała skarżącemu kopię żądanego dokumentu jako załącznik do tej wiadomości e-mail. ESDZ stwierdziła ponadto, że Komisja przyjęła wniosek skierowany do Rady w sprawie podpisania PDCA dzień wcześniej, tj. w dniu 21 września 2016 r.

13. ESDZ załączyła również do swojego pisma skierowanego do Rzecznika kopię wiadomości e-mail wysłanej do niej przez skarżącego w dniu 22 września 2016 r., w której potwierdził on otrzymanie dokumentu i podziękował za niego ESDZ.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

14. Skarżący otrzymał już żądany dokument. Skarżący nie zgłosił żadnych dalszych obaw co do terminu ujawnienia. W związku z tym Rzecznik zamyka dochodzenie zgodnie z ustaleniami ESDZ.

15. Rzecznik pragnie jednak wyjaśnić, że wniosku tego nie należy rozumieć jako sugerującego, że ESDZ w rzeczywistości ujawniła informacje w odpowiednim czasie.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

ESDZ rozstrzygnęła sprawę.

Skarżący i ESDZ zostaną poinformowani o tej decyzji.

Strasburg, 10 listopada 2016 r.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

[1] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145, s. 43.

[2] „Dostępu do dokumentu sporządzonego przez instytucję na użytek wewnętrzny lub otrzymanego przez instytucję, który odnosi się do sprawy, w której instytucja nie podjęła decyzji, odmawia się, jeżeli ujawnienie dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.
Dostępu do dokumentu zawierającego opinie na użytek wewnętrzny w ramach obrad i wstępnych konsultacji w danej instytucji odmawia się nawet po podjęciu decyzji, jeżeli ujawnienie dokumentu poważnie naruszyłoby proces decyzyjny instytucji, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.”[podkreślenie dodane]

[3] "Instytucje odmawiają dostępu do dokumentu, jeżeli ujawnienie go naruszyłoby ochronę stosunków międzynarodowych". [podkreślenie dodane]