Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący jest obywatelem Hiszpanii, który zgłosił się do udziału w procedurze rekrutacyjnej organizowanej przez EPSO.[1] Skarżący nie dotrzymał terminu rezerwacji testu komputerowego (CTB), rzekomo dlatego, że EPSO nie wysłało mu automatycznego zaproszenia na czas. Zwracając się do EPSO w tej sprawie, EPSO poinformowało skarżącego o dacie udostępnienia zaproszenia na jego koncie EPSO [2] i stwierdziło, że odpowiedzialność za sprawdzenie konta EPSO spoczywa na kandydatach uczestniczących w procedurach rekrutacyjnych.

2. Skarżący zapytał następnie EPSO, w jaki sposób można mieć pewność, że wiadomość została do niego wysłana w tym dniu. W rzeczywistości dwukrotnie zalogował się na swój profil EPSO w okresie rezerwacji, aby pracować nad innym zgłoszeniem. Widział jednak wiadomość z zaproszeniem dopiero po upływie terminu rezerwacji CBT. EPSO odpowiedziało, że zaproszenia do dokonania rezerwacji CBT zostały udostępnione na kontach wszystkich kandydatów tego samego dnia i że dokonanie rezerwacji nie jest już możliwe.

W przedmiocie dochodzenia

3. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi i zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia:

Zarzut

EPSO nie wysłało w odpowiednim czasie automatycznego zaproszenia do zarezerwowania testu komputerowego na profilu EPSO skarżącego, tak jak miało to miejsce w przypadku innych kandydatów, co doprowadziło do niesprawiedliwego wykluczenia skarżącego z procedury rekrutacji.

Roszczenia

1. Automatyczne wiadomości EPSO do kandydatów powinny wyraźnie wskazywać datę i godzinę ich wysłania, dostarczenia i odczytania na profilu EPSO.

2. EPSO powinno zaprosić skarżącego do udziału w CBT.

4. Rzecznik uznał, że w pierwszej kolejności należy zbadać akta EPSO w tej sprawie, aby ocenić zasadność zarzutu skarżącego.

Wgląd do akt

5. Zespół dochodzeniowy Rzecznika przeprowadził inspekcję w dniu 9 września 2015 r. w siedzibie EPSO. Wstępny wniosek zespołu śledczego po kontroli był taki, że EPSO nie przesłało skarżącemu automatycznego zaproszenia do udziału w CBT w odpowiednim czasie [3].

6. Sprawozdanie z kontroli zostało przedłożone skarżącemu w celu przedstawienia uwag, który nie zgodził się ze wstępną oceną, argumentując, że EPSO powinno udowodnić, że był w stanie zapoznać się z komunikatem.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

7. Rzecznik stwierdza, że wiadomość zachęcająca kandydatów do zarezerwowania CBT została niewątpliwie stworzona, a następnie aktywowana w tym samym czasie we wszystkich profilach kandydatów, w tym w profilach skarżącego. Dokumenty dostarczone przez EPSO podczas kontroli wyraźnie pokazują zaproszenie w profilu EPSO skarżącego, w sekcji odpowiedniej procedury naboru. Profil EPSO wydaje się być zamkniętym środowiskiem informatycznym (w przeciwieństwie do usług poczty elektronicznej, które działają za pośrednictwem różnych serwerów, co czasami wyjaśnia opóźnienie w przekazywaniu wiadomości elektronicznych), w którym wysyłanie i odbieranie wiadomości wydaje się stanowić jeden i ten sam krok techniczny. W związku z tym aktywacja wiadomości w profilu kandydata oznacza natychmiastowy odbiór tej samej wiadomości w profilu EPSO kandydata.

8. Chociaż skarżący twierdzi, że nie był w stanie wyświetlić wiadomości z zaproszeniem na swoim profilu EPSO w okresie rezerwacji CBT, Rzecznik nie znalazł zatem nic na poparcie tego argumentu. Rzecznik uważa, że łącznie informacje dostarczone przez EPSO podczas kontroli stanowią wystarczający dowód na to, że wysłało ono skarżącemu odpowiednie zaproszenie w odpowiednim czasie. Fakt, że skarżący dwukrotnie zalogował się na swoje konto EPSO w okresie, w którym mógł zarezerwować swój CBT, nie dowodzi, że odpowiednia wiadomość nie była widoczna, a jedynie potwierdza fakt, że nie przyjął zaproszenia do wiadomości (profil EPSO skarżącego składa się z kilku procedur rekrutacyjnych, które należy kliknąć i otworzyć, aby wyświetlić powiązane wiadomości).

9. W związku z powyższym Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez EPSO w odniesieniu do zarzutu skarżącego. Twierdzenie skarżącego, że EPSO powinno zaprosić go do udziału w CBT, nie może zatem zostać uwzględnione.

10. Jeżeli chodzi o twierdzenie skarżącego dotyczące identyfikowalności wiadomości w profilach kandydatów, Rzecznik zauważa, że EPSO nie odniosło się jeszcze do tej podniesionej kwestii. W ramach kontroli EPSO zobowiązało się jednak do udzielenia w odpowiednim czasie odpowiedzi na pytanie skarżącego. Biorąc pod uwagę, że sprawa ta nie jest bezpośrednio związana z głównym zarzutem skarżącego dotyczącym wykluczenia go z procedury rekrutacyjnej, Rzecznik uważa, że dalsze prowadzenie tej sprawy w kontekście niniejszego dochodzenia nie jest uzasadnione. Ufa, że EPSO podejmie działania następcze w związku ze swoją gwarancją, aby udzielić odpowiedzi skarżącemu. Jeżeli jednak skarżący nie otrzyma zadowalającej odpowiedzi w rozsądnym terminie, może rozważyć złożenie nowej skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich w tym zakresie.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez EPSO.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Strasburg, 28 października 2015 r.

ZAŁĄCZNIK: Wyciąg ze sprawozdania z inspekcji

Sprawdzone akta

Przedstawiciele EPSO przedstawili do wglądu następujące dokumenty:

a) wydruki widoku zaplecza EPSO profilu EPSO skarżącego, jak również widoku profilu EPSO skarżącego;

b) listę kandydatów EPSO biorących udział w konkursie otwartym EPSO/AD/301/15 (w tym skarżącego); oraz

c) wydruki podstrony profilu EPSO skarżącego przedstawiające komunikaty związane z konkursem otwartym EPSO/AD/301/15.

Uwagi ogólne

Jako dokument a) – wydruk widoku zaplecza EPSO

Niniejszy dokument zawiera przegląd danych identyfikacyjnych i kontaktowych skarżącego, a także procedur rekrutacyjnych EPSO, o które się ubiegał. Wymieniono w nim również wizyty skarżącego na jego profilu EPSO.

Z analizy dokumentu jasno wynika, że w czasie, gdy kandydaci byli zapraszani do rezerwacji CBT (tj. między 6 a 18 maja 2015 r.), skarżący zalogował się na swój profil EPSO zarówno w dniach 8, jak i 12 maja 2015 r.

Dokument b) – Lista kandydatów EPSO biorących udział w konkursie otwartym EPSO/AD/301/15 (nabór)

Z dokumentu wynika, że skarżący przeczytał zaproszenie w dniu 22 maja 2015 r. o godz. 10:32, czyli cztery dni po upływie terminu rezerwacji testu.

Na liście znajduje się również data utworzenia wiadomości z zaproszeniem (24 kwietnia 2015 r.). W związku z tym przedstawiciele EPSO wyjaśnili, że wiadomość z zaproszeniem jest tworzona w systemie, zanim zostanie aktywowana i będzie widoczna dla kandydatów. Lista wydaje się wskazywać, że wiadomość została poprawnie utworzona w profilach EPSO kandydatów w dniu 24 kwietnia 2015 r., a pozostali kandydaci EPSO zaczęli ją czytać w dniu 5 maja 2015 r. Tylko skarżący nie przeczytał wiadomości na czas. Lista nie wskazuje, z jakiego dokładnie momentu wiadomość była widoczna.

Dokument c) – Komunikaty dotyczące konkursu otwartego EPSO/AD/301/15

Wspomniane pole wiadomości w profilu EPSO skarżącego wyraźnie pokazuje zaproszenie EPSO do zarezerwowania CBT.

Przedstawiciele EPSO oświadczyli, że EPSO udzieli odpowiedzi i przeprosi w piśmie, które zostanie wysłane do skarżącego. Pismo EPSO zostanie przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich tytułem informacji.

Wniosek wstępny

Ze skontrolowanych dokumentów oraz z uwag przedstawicieli EPSO wynika, że skarżący zalogował się na swoje konto EPSO w okresie, w którym mógł dokonać rezerwacji CBT (tj. w dniach 8 i 12 maja 2015 r.).

Nic nie wskazuje na to, że fakt, iż skarżący nie widział zaproszenia do udziału w konkursie otwartym EPSO/AD/301/15, wynikał z usterki technicznej. W rzeczywistości nie ma dowodów na to, że EPSO miało jakiekolwiek problemy techniczne związane z wysyłaniem zaproszeń do udziału w konkursie otwartym EPSO/AD/301/15. Z dowodów przedstawionych przedstawicielom Rzecznika wynika, że EPSO przygotowało zaproszenie dla wszystkich kandydatów w dniu 24 kwietnia 2015 r., które następnie było czytelne na profilu EPSO kandydatów od dnia 5 maja 2015 r.

W związku z powyższym wydaje się, że EPSO nie przesłało skarżącemu automatycznego zaproszenia do udziału w CBT w odpowiednim czasie.

[1] Konkurs otwarty EPSO/AD/301/15.

[2] Konto EPSO to przestrzeń osobista kandydatów, którzy ubiegają się o udział w konkursie otwartym. Zawiera on dane dotyczące ich profilu osobistego, takie jak imię i nazwisko oraz kwalifikacje, a także wiadomości wysyłane przez EPSO.

[3] Więcej informacji można znaleźć w załączonym wyciągu ze sprawozdania z kontroli.