Okoliczności powstania skargi

1. Skarga do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczy odmowy przekazania skarżącemu przez EPSO kopii arkusza oceny komisji konkursowej.

2. Skarżący wziął udział w konkursie otwartym EPSO/AD/181-182/. Nie została zaproszona do udziału w etapie oceny zintegrowanej, ponieważ za swoje kwalifikacje uzyskała jedynie 40 punktów (minus 41 punktów).

3. Skarżąca zwróciła się o przegląd wyników i kopię arkusza oceny dotyczącego jej kwalifikacji. EPSO odpowiedziało, że jej wniosek został złożony po upływie terminu na złożenie wniosku o udzielenie informacji lub wniosku o ponowne rozpatrzenie (EPSO stwierdziło, że wnioski powinny były zostać złożone w ciągu 10 dni kalendarzowych od daty publikacji wyników).

Przedmiot dochodzenia

4. Skarżąca twierdziła [1], że EPSO niesłusznie odmówiło jej dostępu do arkusza oceny komisji konkursowej dotyczącego jej kwalifikacji.

5. Skarżąca twierdziła, że EPSO powinno dostarczyć jej kopię arkusza oceny wykorzystanego przez komisję selekcyjną do oceny jej kandydatury.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w dniu 23 maja 2012 r. i zwrócił się do EPSO o wydanie opinii w sprawie skargi do dnia 30 września 2012 r. Opinia została przekazana skarżącemu wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag do dnia 30 listopada 2012 r. Skarżący nie przedstawił żadnych uwag.

7. W piśmie otwierającym dochodzenie Rzecznik zwrócił się do EPSO o rozważenie podczas przygotowywania opinii, czy 10-dniowy termin na zwrócenie się o informacje jest uzasadniony w świetle poniższych rozważań.

8. Po pierwsze, chociaż 10-dniowy termin na złożenie wniosku o dokonanie przeglądu wydaje się uzasadniony ze względów praktycznych, , nie ma takiego uzasadnienia dla nałożenia krótkiego terminu na uzyskanie informacji.

9. Po drugie, ograniczenie w czasie prawa danej osoby do dostępu do jej akt bezpośrednio ogranicza dwa prawa podstawowe, a mianowicie prawo dostępu do własnych akt, określone w art. 41 Karty praw podstawowych, oraz prawo dostępu do zgromadzonych danych dotyczących tej osoby i (w razie potrzeby) do ich sprostowania, określone w art. 8 ust. 2 Karty praw podstawowych.

10. Po trzecie, krótki termin na uzyskanie informacji również pośrednio ogranicza prawa podstawowe do ubiegania się o kontrolę sądową i wnoszenia skarg do Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik zauważył w tym względzie, że kandydat nie jest zobowiązany do złożenia wniosku o wszczęcie wewnętrznej procedury odwoławczej przed wniesieniem sprawy do sądu lub wniesieniem sprawy do Rzecznika Praw Obywatelskich. W odniesieniu do korzystania z tych praw podstawowych zastosowanie ma odpowiedni dwumiesięczny lub dwuletni termin.

11. Rzecznik zauważył, że jeśli kandydat zwróci się o informacje w terminie 10 dni, jest mało prawdopodobne, aby odpowiedź dotarła wystarczająco szybko, aby umożliwić kandydatowi podjęcie świadomej decyzji o ewentualnym zwróceniu się o przegląd. Biorąc pod uwagę, że krótki termin złożenia wniosku o dokonanie przeglądu jest rozsądny, jedynym sposobem na zapewnienie skuteczności procesu przeglądu byłoby automatyczne dostarczenie wszystkim kandydatom arkusza oceny dotyczącego ich kwalifikacji (w odniesieniu do etapu dopuszczenia) oraz odpowiedzi na egzaminy pisemne/praktyczne (w odniesieniu do etapu oceny zintegrowanej).

12. Ponadto, biorąc pod uwagę krótki termin złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, Rzecznik zwrócił się do EPSO o poinformowanie go, czy rozważa utworzenie systemu generującego automatyczne wiadomości e-mail dla kandydatów informujące ich o nowych informacjach zawartych w ich profilach EPSO.

13. W dniu 8 lipca 2013 r. Rzecznik Praw Obywatelskich sporządził projekt zalecenia dla EPSO w sprawie skargi, zwracając się do EPSO o wydanie szczegółowej opinii. EPSO przesłało szczegółową opinię w dniu 30 września 2013 r., a dalsze informacje przekazano w dniu 29 października 2013 r. Szczegółowa opinia EPSO w sprawie projektu zalecenia została przekazana skarżącej z prośbą o przedstawienie ewentualnych uwag do dnia 30 listopada 2013 r. Rzecznik nie otrzymał żadnych uwag od skarżącego.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Odmowa udzielenia dostępu do arkusza oceny

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

14. Skarżąca twierdziła, że powinna mieć dostęp do arkusza oceny wykorzystywanego do oceny jej wniosku, tak aby mogła zobaczyć, które kryteria uznano za niespełnione.

15. W swojej opinii EPSO wskazało, że w dniu 20 sierpnia 2010 r. skarżąca została poinformowana, że nie została zaproszona do etapu oceny zintegrowanej konkursu, ponieważ przy ocenie jej kwalifikacji komisja konkursowa przyznała jej mniej punktów niż wymagane minimum. Po zwróceniu się o przegląd i kopię arkusza oceny oraz po poinformowaniu o przedawnieniu swoich wniosków, skarżąca ponownie zwróciła się pocztą elektroniczną z dnia 15 września 2010 r. o przekazanie arkusza oceny wykorzystanego przez komisję konkursową do oceny jej kandydatury. W wiadomości e-mail z dnia 12 listopada 2010 r. EPSO poinformowało skarżącą, że jej wniosek został przekazany do sekretariatu konkursu.

16. Zdaniem EPSO argumenty skarżącej sugerują, że uważa ona, iż nie podano jej wystarczających powodów odmowy udzielenia jej dostępu do arkusza oceny. Obowiązek uzasadnienia przewidziany w art. 296 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej należy jednak pogodzić z poszanowaniem tajemnicy, która ma zastosowanie do prac komisji konkursowych na mocy art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego. Ochrona tej tajemnicy uniemożliwia ujawnienie stanowiska zajmowanego przez poszczególnych członków komisji konkursowych lub jakichkolwiek szczegółów dotyczących osobistych lub porównawczych ocen kandydatów.

17. EPSO wskazało następnie, że w ramach badania kwalifikacji kandydatów prace komisji konkursowej mają przede wszystkim charakter porównawczy i w związku z tym są objęte tajemnicą tych prac. W konsekwencji zgodnie z utrwalonym orzecznictwem powiadomienie o uzyskanych ocenach stanowi wystarczające uzasadnienie decyzji komisji konkursowych i umożliwia sądom Unii przeprowadzenie odpowiedniej kontroli sądowej. Ponadto zgodnie z utrwalonym orzecznictwem komisja konkursowa nie może być zobowiązana, przy uzasadnianiu niepowodzenia kandydata w teście, do sprecyzowania, które z odpowiedzi kandydata zostały uznane za niewystarczające, ani do wyjaśnienia, dlaczego. Takie szczegółowe uzasadnienie nie jest konieczne, aby umożliwić Sądowi (a tym samym organowi powołującemu) dokonanie kontroli, a w konsekwencji umożliwić kandydatowi ustalenie, czy należy wnieść zażalenie lub, w razie potrzeby, wnieść skargę do sądu.

18. EPSO uznało zatem, że skarżący otrzymał wszystkie informacje, które obowiązujące prawo określa jako niezbędne do wypełnienia obowiązku uzasadnienia. EPSO przeprosiło jednak za brak odpowiedzi na e-mail skarżącego z dnia 12 listopada 2010 r.

19. W odpowiedzi na obawy Rzecznika dotyczące dziesięciodniowego terminu EPSO stwierdziło, że prawo kandydatów do otrzymania informacji przewiduje, że kandydaci, którzy nie zostali wybrani, mogą otrzymać, bez uszczerbku dla tajemnicy prac komisji konkursowej, informacje i dokumenty umożliwiające im podjęcie świadomej decyzji o przydatności zakwestionowania decyzji komisji konkursowej. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem 10-dniowy termin jest uzasadniony, ponieważ umożliwia niewybranym kandydatom uzyskanie informacji i dokumentów co najmniej na miesiąc przed upływem terminu na wniesienie odwołania do Trybunału lub terminu na złożenie zażalenia do EPSO [2]. EPSO nie dostrzegło zatem żadnego pośredniego ograniczenia podstawowego prawa do wystąpienia o kontrolę sądową ani do wniesienia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich.

20. Zdaniem EPSO prawo dostępu do zebranych danych na swój temat i ich sprostowania, określone w art. 8 ust. 2 Karty praw podstawowych, nie może zostać naruszone, ponieważ zgodnie z art. 14 rozporządzenia 45/2001 o ochronie danych osobowych [3] osoba, której dane dotyczą, ma prawo do niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych. Zgodnie z pkt 3.9 opinii EIOD [4] z dnia 24 lutego 2006 r. w sprawie powiadomienia o kontroli wstępnej otrzymanego od inspektora ochrony danych Komisji Europejskiej w sprawie systemu "rekrutacji, w drodze konkursu, stałych pracowników instytucji europejskich lub organów i jednostek organizacyjnych Wspólnoty" "prawo do sprostowania [...] może oczywiście mieć zastosowanie wyłącznie do danych faktycznych. Przyznane znaki w żadnym wypadku nie mogą być przedmiotem prawa do sprostowania przez osobę, której dane dotyczą.”

21. Jeśli chodzi o sugestię automatycznego dostarczenia wszystkim kandydatom arkuszy oceny dotyczących ich kwalifikacji na etapie rekrutacji, a także odpowiedzi na egzaminy pisemne lub praktyczne na etapie oceny zintegrowanej, EPSO ponownie podniosło, że przy określaniu kwalifikacji kandydatów prace komisji konkursowej mają charakter porównawczy, a zatem są objęte tajemnicą towarzyszącą takim pracom.

22. W odniesieniu do sugestii, że można by generować automatyczne wiadomości e-mail w celu poinformowania kandydatów o nowych informacjach w ich profilach EPSO, EPSO stwierdziło, że opracowało „robomailowe” powiadomienie ostrzegające kandydatów o pojawieniu się nowej wiadomości na ich koncie EPSO. EPSO wskazało jednak, że jest to dodatkowa usługa, z której kandydaci nie mogą wywodzić żadnych praw.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do sporządzenia projektu zalecenia

23. EPSO podniosło w sumie, że skarżąca nie mogła uzyskać dostępu do arkusza oceny swoich kwalifikacji ze względu na tajność prac komisji konkursowych na podstawie art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego. W tym względzie Rzecznik powtórzył ustalenia poczynione w kontekście dochodzenia z własnej inicjatywy OI/5/2005/PB [5]: przepis regulaminu pracowniczego stanowiący, że prace komisji konkursowych są tajne, nie uniemożliwia ujawnienia kandydatom kryteriów oceny lub szczegółowego podziału ocen w odniesieniu do konkretnego testu. W wyniku tego dochodzenia z własnej inicjatywy EPSO zobowiązało się do dostarczenia kandydatom arkusza oceny zawierającego nie tylko ogólną ocenę końcową, ale również zastosowane kryteria oceny i częściowe oceny przyznane za każde kryterium.

24. Rzecznik zauważył ponadto w tym względzie, że zgodnie z przypisem 1 do odpowiedniego ogłoszenia o konkursie „[c] idydatki niezaproszone do oceny zintegrowanej mogą otrzymać kopię arkusza oceny kwalifikacji komisji konkursowej, składając wniosek w ciągu 10 dni od otrzymania powiadomienia o wynikach.” W związku z tym EPSO samo przyjęło stanowisko, że arkusz oceny nie był objęty tajemnicą dotyczącą prac komisji konkursowej w ciągu 10 dni od przekazania kandydatom ich wyników. Jeżeli arkusz oceny nie był objęty tajnością prac komisji konkursowej w tym okresie, logicznie i koniecznie, Rzecznik nie rozumiał procesu rozumowania, w ramach którego mógłby zostać objęty tajnością prac komisji konkursowej po tym okresie.

25. W odniesieniu do odniesienia EPSO do niedawnego orzecznictwa Rzecznik zauważył, że wyrok, do którego odnosi się EPSO, podkreśla spoczywający na EPSO obowiązek przestrzegania terminów udzielania odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji składane przez kandydatów, aby umożliwić im skorzystanie z prawa do podjęcia świadomej decyzji o ewentualnym zaskarżeniu decyzji podjętych przez komisje konkursowe [6]. Chociaż wyrok odnosi się również do krótkiego terminu składania przez kandydatów wniosków o udzielenie informacji [7], nie sugeruje on, że prawo kandydatów do uzyskania informacji po tym terminie byłoby wykluczone.

26. W związku z powyższym Rzecznik nie znalazł przekonujących argumentów EPSO na poparcie odmowy udzielenia skarżącej dostępu do arkusza oceny komisji konkursowej dotyczącego jej kwalifikacji, ograniczając tym samym jej podstawowe prawo dostępu do akt [8] i zgromadzonych danych dotyczących jej [9]. Rzecznik odniósł się do nieuzasadnionej odmowy EPSO, która stanowi przypadek niewłaściwego administrowania, przedstawiając następujący projekt zalecenia:

Biorąc pod uwagę ustalenia Rzecznika, EPSO powinno dostarczyć skarżącej kopię jej arkusza oceny dotyczącego jej kwalifikacji.

27. Rzecznik Praw Obywatelskich przyznał, że dzięki systemowi "robomail" nastąpiła poprawa w zakresie informowania kandydatów. Nie wykluczył jednak możliwości wprowadzenia dalszych ulepszeń. Biorąc pod uwagę brak uzasadnionych powodów przedstawionych przez EPSO w celu zachowania w tajemnicy arkusza oceny oraz w celu umożliwienia kandydatom jak najpełniejszego prawa do przeglądu, EPSO mogłoby ponownie rozważyć możliwość automatycznego przekazania wszystkim kandydatom arkuszy oceny. Rzecznik stwierdził, że będzie dalej rozważał tę kwestię przy ocenie uzasadnionej opinii EPSO w sprawie projektu zalecenia i że z zadowoleniem przyjąłby stanowisko EPSO również w tym względzie.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi po projekcie zalecenia

28. W szczegółowej opinii na temat projektu zalecenia EPSO stwierdziło, że realizuje obecnie projekt mający na celu poprawę jakości komunikacji z kandydatami. Wiąże się to z ustanowieniem jasnych i publicznych wytycznych dotyczących m.in. spraw takich jak sprawa skarżącego. EPSO podkreśla, że uważa przejrzystość swoich procesów za sprawę najwyższej wagi. Świadczy o tym wprowadzenie nowej metodologii konkursu, wraz z nowym modelem ogłoszeń o konkursach oraz przewodnikiem po konkursach otwartych, który zawiera wspólne zasady mające zastosowanie do wszystkich procedur konkursowych.

29. EPSO stwierdziło, że od czasu zorganizowania konkursu, w którym uczestniczył skarżący, zmieniło swoją politykę i teraz automatycznie przekazuje kandydatom ubiegającym się o udział w konkursach otwartych informacje na temat oceny ich talent screenera. EPSO oświadczyło, że w związku z tym uwzględni projekt zalecenia Rzecznika i prześle skarżącemu żądane informacje.

30. EPSO przekazało następnie Rzecznikowi kopię pisma skierowanego do skarżącej, w którym przekazało jej arkusz oceny przedstawiający kryteria, wagi i punkty przyznane za jej kwalifikacje.

Ocena Rzecznika po projekcie zalecenia

31. EPSO przekazało skarżącej kopię arkusza oceny jej kwalifikacji. EPSO zmieniło również swoją ogólną politykę w tym zakresie i obecnie automatycznie przekazuje kandydatom informacje na temat oceny ich kwalifikacji. W związku z tym EPSO w pełni zaakceptowało projekt zalecenia i ustosunkowało się do obaw Rzecznika dotyczących informowania kandydatów. Rzecznik dziękuje EPSO za konstruktywne i przejrzyste podejście do sprawy.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

EPSO przyjęło projekt zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly

Sporządzono w Strasburgu dnia 23 stycznia 2014 r.

[1] Skarżąca twierdziła również, że EPSO niesłusznie wykluczyło ją z udziału w konkursie otwartym, i twierdziła, że EPSO powinno: 1) ponownej oceny wniosku; oraz 2) Jeżeli ponowna ocena, o którą wnioskowano w ramach wniosku (1), wykaże, że powinna była zostać zaproszona na ten etap konkursu, należy umożliwić jej udział w etapie oceny zintegrowanej. Rzecznik stwierdził jednak, że nie ma wystarczających podstaw do uwzględnienia tego zarzutu i tych twierdzeń w swoim dochodzeniu z następujących powodów. Biorąc pod uwagę ograniczenia organizacyjne i czasowe związane z organizacją konkursów, Rzecznik uznał za rozsądne, aby EPSO wyznaczyło ścisłe i krótkie terminy składania wniosków o przegląd na różnych etapach konkursów. Cel zarzutu i związanych z nim roszczeń można było osiągnąć jedynie poprzez odrzucenie tych uzasadnionych powodów wyznaczenia ścisłych terminów.

[2] Sprawa F-96/09 Martorell przeciwko Komisji, wyrok z dnia 18 września 2012 r., dotychczas nieopublikowany w Zbiorze, pkt 47.

[3] Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r.

w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych przez Wspólnotę

instytucje i organy oraz swobodny przepływ takich danych, Dz.U. 2001, L 8, s. 1.

[4] Europejski Inspektor Ochrony Danych.

[5] Decyzja jest dostępna pod adresem: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Sprawa F-96/09 Martorell przeciwko Komisji, przywołana w przypisie 3 powyżej. Punkt 48 tego wyroku ma następujące brzmienie: „Z przeprowadzonej właśnie analizy wynika, że ścisłe przestrzeganie przez EPSO szczególnego prawa przyznanego kandydatom, zarówno w odniesieniu do treści tego prawa, jak i terminu na udzielenie odpowiedzi, odzwierciedla obowiązki wynikające z zasady dobrej administracji, publicznego prawa dostępu do dokumentów oraz prawa do skutecznego środka prawnego, zgodnie z art. 41, 42 i 47 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej. W związku z tym, poza ewentualnym skłonieniem wyeliminowanych kandydatów do wniesienia skargi lub zażalenia bez posiadania wystarczających informacji, nieprzestrzeganie przez EPSO konkretnego prawa przyznanego kandydatom może stanowić działanie niezgodne z prawem w ramach wykonywania obowiązków publicznych, które w pewnych okolicznościach może prowadzić do powstania prawa do odszkodowania po stronie kandydata”(tłumaczenie nieoficjalne i podkreślenie dodane).

[7] Sprawa F-96/09 Martorell przeciwko Komisji, przywołana w przypisie 3 powyżej, pkt 47.

[8] Artykuł 41 ust. 2 lit. b) Karty praw podstawowych Unii Europejskiej.

[9] Artykuł 8 ust. 2 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej