# Decyzji w sprawie 1438/2008/DK - Opóźnienia w rozpatrywaniu wniosku o dostęp do dokumentów
- Autor: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
- Data : 2010-06-04T00:01+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/pl/decision/pl/4919)
---
> W grudniu 2007 r. -- zgodnie z rozporządzeniem nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów -- skarżący, będący obywatelem brytyjskim, złożył wniosek o dostęp do dokumentów przechowywanych przez Komisję. Komisja rozpatrzyła jednak jego wniosek dopiero w połowie maja 2008 r.
> 
> W związku z tym skarżący złożył do Rzecznika skargę przeciwko Komisji zawierającą zarzut, po pierwsze, nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia dotyczących obowiązku rozpatrzenia wniosków o dostęp do dokumentów w odpowiednim terminie, a po drugie nieprzedstawienia ważnych i adekwatnych powodów nieprzyznania pełnego dostępu do dokumentów określonych we wniosku. Komisja przyznała częściowy dostęp do dokumentów w dniu 27 maja 2008 r.
> 
> W swojej decyzji Rzecznik wskazał szereg niedociągnięć Komisji przy rozpatrywaniu złożonego przez skarżącego wniosku o dostęp do dokumentów. W szczególności Rzecznik stwierdził, że Komisja niesłusznie dodatkowo przedłużyła i tak przedłużony już termin rozpatrzenia wniosku skarżącego oraz dokonała tego bez przedstawienia ważnego lub adekwatnego uzasadnienia. W konsekwencji doszło do poważnego opóźnienia w udzieleniu odpowiedzi skarżącemu -- podjęcie decyzji w sprawie wniosku zajęło Komisji pięć miesięcy. W związku z powyższym Rzecznik wystosował uwagę krytyczną.
> 
> Jeżeli chodzi o zarzut nieprzedstawienia ważnych i adekwatnych powodów nieprzyznania pełnego dostępu do dokumentów określonych we wniosku, Rzecznik stwierdził, że uzasadnienie Komisji dotyczące częściowej odmowy było jednak ważne i adekwatne. Rzecznik zauważył również, że w trakcie prowadzonego przez niego dochodzenia Komisja przyznała pełny dostęp do dokumentów określonych we wniosku.
> 
WSTĘP DO SKARGI
---------------

1. W dniu 14 grudnia 2007 r. skarżący, obywatel brytyjski, zwrócił się do Komisji Europejskiej o publiczny dostęp do dokumentów zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1} ("rozporządzenie"). Skarżący zwrócił się o dostęp do niektórych sprawozdań dotyczących reformy wspólnych zasad wewnętrznego rynku energii, które zostały przygotowane dla Komisji przez firmę konsultingową.

2. W dniu 5 lutego 2008 r. Komisja odmówiła dostępu na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia, który dotyczy ochrony procesu decyzyjnego instytucji.

3. W dniu 12 lutego 2008 r. skarżący złożył ponowny wniosek.

4. W dniu 5 marca 2008 r. Komisja poinformowała skarżącego pismem o konieczności przedłużenia terminu na udzielenie odpowiedzi o kolejne 15 dni roboczych. W dniu 31 marca 2008 r. w kolejnym piśmie Komisja przedłużyła termin rozpatrzenia wniosku o kolejne 15 dni roboczych.

5. W dniu 17 maja 2008 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich ze skargą dotyczącą nierozpatrzenia przez Komisję jego wniosku o dostęp do dokumentów w odpowiednim czasie.

6. W dniu 27 maja 2008 r. Komisja udzieliła skarżącemu częściowego dostępu do żądanych dokumentów.

PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO
-------------------------------------

7. W dniu 17 lipca 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie następujących zarzutów i zarzutów:

1. Komisja nie przestrzegała odpowiednich przepisów rozporządzenia dotyczących terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów.
2. Komisja nie przedstawiła ważnych i odpowiednich podstaw do nieudzielenia pełnego dostępu do żądanych dokumentów.

Skarżący twierdził, że Komisja powinna udzielić mu pełnego dostępu do żądanych dokumentów.

WNIOSEK
-------

8. W dniu 17 lipca 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedstawienie opinii w sprawie powyższych zarzutów i wniosków do dnia 31 października 2008 r.

9. Pismami z dnia 29 października 2008 r. i 30 stycznia 2009 r. Komisja zwróciła się o przedłużenie terminu na przedstawienie opinii. Ostatecznie Komisja przesłała swoją opinię w dniu 25 lutego 2009 r. Opinia Komisji została przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. Skarżący nie przedstawił uwag.

ANALIZA I WNIOSKI RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
----------------------------------------------

### A. Zarzut nieprzestrzegania przez Komisję odpowiednich przepisów rozporządzenia dotyczących terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów

*Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich*

10. Skarżący twierdził, że Komisja nie przestrzegała odpowiednich przepisów rozporządzenia (WE) nr 1049/2001[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} ("rozporządzenie") dotyczących terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. Twierdził on, że rozpatrzenie jego wniosku przez Komisję zajęło prawie pięć miesięcy, podczas gdy rozporządzenie dopuszcza maksymalnie cztery razy 15 dni roboczych[\[3\],](#_ftn3){#_ftnref3} z uwzględnieniem przedłużeń, które muszą zostać należycie wyjaśnione.

11. W swojej opinii Komisja najpierw wyjaśniła kontekst sprawy. Przypomniała, że w piśmie z dnia 14 grudnia 2007 r. skarżący zwrócił się o dostęp do analizy przygotowanej przez ECORTS i Moffatt Associates na temat *reformy wspólnych zasad wewnętrznego rynku energii,* o której mowa w ocenie skutków wniosku dotyczącego trzeciego pakietu dotyczącego rynku wewnętrznego. Pismem z dnia 5 lutego 2008 r. Dyrekcja Generalna ds. Energii i Transportu Komisji odmówiła dostępu do żądanych dokumentów. W dniu 12 lutego 2008 r. skarżący złożył ponowny wniosek. Pismem z dnia 5 marca 2008 r. Komisja przedłużyła termin rozpatrzenia wniosku o 15 dni roboczych na podstawie art. 8 ust. 2[\[4\] rozporządzenia.](#_ftn4){#_ftnref4} Pismem z dnia 31 marca 2008 r. Komisja odniosła się do art. 6 ust. 3[\[5\] rozporządzenia](#_ftn5){#_ftnref5} i, wskazując na objętość żądanego dokumentu, zaproponowała, jako sprawiedliwe rozwiązanie, dalsze przedłużenie terminu o 15 dni roboczych, do dnia 21 kwietnia 2008 r. W dniu 27 maja 2008 r. Komisja poinformowała skarżącego, że żądane dokumenty są objęte wyjątkiem przewidzianym w art. 4 ust. 3 \[6\] akapit[pierwszy](#_ftn6){#_ftnref6} i że w związku z tym można udzielić jedynie częściowego dostępu.

12. Jeżeli chodzi o zarzut skarżącego w przedmiotowej sprawie dotyczący terminowości rozpatrzenia przez Komisję jego wniosku, instytucja stwierdziła, że pismem z dnia 31 marca 2008 r. poinformowała skarżącego, że niestety nie jest w stanie udzielić ostatecznej odpowiedzi w terminie określonym w art. 8 ust. 2 rozporządzenia. Komisja argumentowała, że wynikało to z faktu, że wniosek skarżącego dotyczył bardzo obszernych dokumentów, które musiały zostać starannie ocenione w celu ustalenia, czy ma zastosowanie którykolwiek z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia. W związku z tym, zgodnie z art. 6 ust. 3, zaproponowała jako sprawiedliwe rozwiązanie przedłużenie terminu rozpatrzenia wniosku o kolejne 15 dni roboczych. W dniu 27 maja 2008 r. Komisja udzieliła ostatecznej odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego. Przyznała, że z powodu szeroko zakrojonych dyskusji wewnętrznych nie była w stanie dotrzymać terminu i przeprosiła skarżącego.

*Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich*

13. Skarżący twierdził, że Komisja nie przestrzegała odpowiednich przepisów rozporządzenia dotyczących terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów. W dniu 14 grudnia 2007 r. złożył on wniosek, który wpłynął do Komisji w dniu 17 grudnia 2007 r. Pierwszą odpowiedzią Komisji na wniosek było wysłanie w dniu 5 lutego 2008 r. pisma do skarżącego, w którym odrzucono wniosek na podstawie art. 4 ust. 3 rozporządzenia.

14. W odniesieniu do rozpatrywania wniosków wstępnych art. 7 rozporządzenia stanowi, że:

„...W*ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku instytucja udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia dostęp zgodnie z art. 10 w tym terminie lub, w pisemnej odpowiedzi, podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy... Brak odpowiedzi ze strony instytucji w wyznaczonym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia wniosku potwierdzającego.";*

15. Rzecznik zauważa, że nie odnotowano faktu, że Komisja potwierdziła otrzymanie pierwotnego wniosku skarżącego. Pierwsza odpowiedź Komisji skierowana do skarżącego pochodziła z dnia 5 lutego 2008 r. Należy jednak zauważyć, że art. 7 rozporządzenia wyraźnie stanowi, że brak odpowiedzi ze strony instytucji w wyznaczonym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia ponownego wniosku.

16. W dniu 12 lutego 2008 r. skarżący złożył ponowny wniosek.

17. W dniu 5 marca 2008 r. Komisja skierowała do skarżącego pismo:

„Nawiązuję*do Pańskiego wniosku z dnia 12 lutego 2008 r., zarejestrowanego w dniu 13 lutego 2008 r., w którym zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji składa Pan ponowny wniosek o dostęp do badania przeprowadzonego przez ECORTS i Moffatt Associates na temat reformy wspólnych zasad wewnętrznego rynku energii, o którym mowa w ocenie skutków wniosku dotyczącego trzeciego pakietu dotyczącego rynku wewnętrznego. Twoja aplikacja jest obecnie obsługiwana. Ponieważ jednak nadal nie zebraliśmy wszystkich elementów niezbędnych do przeprowadzenia właściwej analizy Państwa wniosku w celu podjęcia ostatecznej decyzji, nie będziemy w stanie odpowiedzieć na Państwa ponowny wniosek w wyznaczonym terminie. W związku z tym musimy przedłużyć ten okres o kolejne 15 dni roboczych zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001. Nowy termin upływa dnia 31 marca 2008 r. Przepraszam za wszelkie niedogodności, jakie może spowodować to opóźnienie.*

18. W odniesieniu do wniosków potwierdzających art. 8 rozporządzenia stanowi, że:

„1.*Wniosek potwierdzający rozpatruje się niezwłocznie. W ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania takiego wniosku instytucja udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia dostęp...*

*2. W wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w ust. 1 może zostać przedłużony o 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i że podane zostaną szczegółowe powody."*

19. Celem napiętych terminów przewidzianych w rozporządzeniu jest zapewnienie pełnego poszanowania prawa dostępu. Nieprzestrzeganie terminów stanowi zatem naruszenie przepisów. Ponieważ skarżący złożył ponowny wniosek w dniu 12 lutego 2008 r., Komisja powinna była udzielić dostępu do żądanego dokumentu lub przedstawić na piśmie, najpóźniej do dnia 5 marca 2008 r., powody jego całkowitej lub częściowej odmowy.

20. W dniu 5 marca 2008 r. Komisja jedynie poinformowała skarżącego, że podjęła decyzję o przedłużeniu terminu na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek, zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia. Nowy termin udzielenia lub odmowy dostępu do żądanego dokumentu powinien zatem przypadać na dzień 27 marca 2008 r. Jednakże w decyzji z dnia 5 marca 2008 r. Komisja błędnie wskazała, że nowy termin upływa dnia 31 marca 2008 r.

21. Ponadto w dniu 31 marca 2008 r. Komisja skierowała do skarżącego następujące pismo:

„Nawiązuję*do Pańskiego pisma z dnia 12 lutego 2008 r., zarejestrowanego w dniu 13 lutego 2008 r., w którym zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji złożył Pan* ponowny*wniosek o dostęp do badania przeprowadzonego przez ECORTS i Moffatt Associates na temat reformy wspólnych zasad wewnętrznego rynku energii, o którym mowa w ocenie skutków wniosku dotyczącego trzeciego pakietu dotyczącego rynku wewnętrznego. Ponadto nawiązuję do mojego pisma z dnia 5 marca 2008 r., w którym ogłosiłem, że zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 musimy przedłużyć termin rozpatrzenia Pańskiego wniosku, ponieważ nadal nie zebraliśmy wszystkich elementów niezbędnych do przeprowadzenia właściwej analizy Pańskiego wniosku. Niestety w tej chwili nie jesteśmy w stanie udzielić Państwu ostatecznej odpowiedzi w przedłużonym terminie, który upływa dzisiaj. Wynika to z faktu, że Pański wniosek dotyczy bardzo obszernego dokumentu, który musimy skrupulatnie ocenić, aby ustalić, czy zastosowanie ma jakikolwiek wyjątek określony w art. 4 rozporządzenia 1049/2001, a zatem można udzielić jedynie częściowego dostępu. W związku z tym, zgodnie z art. 6 ust. 3 tego rozporządzenia, który stanowi, że „\[w\] przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów dana instytucja może nieformalnie porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia sprawiedliwego rozwiązania", chciałbym zaproponować jako sprawiedliwe rozwiązanie przedłużenie terminu rozpatrzenia wniosku o kolejne 15 dni roboczych do dnia 21 kwietnia 2008 r. Mam nadzieję, że zaakceptuje Pan tę propozycję i byłbym wdzięczny, gdyby zechciał Pan potwierdzić to pocztą elektroniczną na adres: sg-acc-doc@cec.eu.int. Dziękuję za zrozumienie."*

22. Podobnie jak art. 7 i 8 rozporządzenia, art. 2 decyzji Komisji C(2001) 3714[\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7} stanowi, że „Komisja*odpowiada na wstępne i potwierdzające wnioski o udzielenie dostępu w terminie piętnastu dni roboczych od daty rejestracji wniosku. W przypadku złożonych lub obszernych wniosków termin ten może zostać przedłużony o piętnaście dni roboczych.";*

23. Rzecznik zwraca uwagę, że ani rozporządzenie, ani decyzja Komisji C(2001) 3714 nie przewidują dalszego przedłużenia już przedłużonego terminu na podjęcie decyzji w sprawie (pierwotnego lub potwierdzającego) wniosku o dostęp do dokumentów. Ponieważ Komisja dwukrotnie przedłużyła termin udzielenia odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego, Rzecznik uważa, że Komisja naruszyła zarówno rozporządzenie, jak i decyzję Komisji, o której mowa powyżej.

24. Rzecznik zauważa ponadto, że w piśmie z dnia 31 marca 2008 r. Komisja stwierdziła, że konieczne jest dalsze przedłużenie terminu rozpatrzenia ponownego wniosku skarżącego „zgodnie*z art. 6 ust. 3 tego rozporządzenia".*

25. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów Unii[\[8\]](#_ftn8){#_ftnref8} przewidziane w art. 6 ust. 3 rozporządzenia prawo instytucji do poszukiwania wraz z wnioskodawcą sprawiedliwego rozwiązania odzwierciedla możliwość uwzględnienia, choć w sposób szczególnie ograniczony, potrzeby pogodzenia interesów wnioskodawcy z interesami dobrej administracji.

26. Jeżeli chodzi o możliwość powołania się przez instytucję na art. 6 ust. 3 rozporządzenia w celu dalszego opóźnienia odpowiedzi poprzez zaproponowanie wnioskodawcy „sprawiedliwego rozwiązania", należy przypomnieć, że rozporządzenie wyraźnie stanowi, że termin 15 dni roboczych na rozpatrzenie wniosków wstępnych i ponownych może zostać przedłużony w wyjątkowych okolicznościach. Wynika z tego, że okoliczności musiałyby być szczególnie wyjątkowe, aby Komisja mogła powołać się na art. 6 ust. 3 w celu uzasadnienia dalszego opóźnienia, które miało miejsce.

27. Ponadto art. 6 ust. 3 stanowi, że „zainteresowana*instytucja może nieformalnie porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia sprawiedliwego rozwiązania".* Artykułu 6 ust. 3 nie można zatem interpretować w ten sposób, że daje on instytucji możliwość jednostronnego narzucenia tego, co uważa ona za „sprawiedliwe rozwiązanie".

28. Wreszcie art. 6 ust. 3 ma zastosowanie do wniosków wstępnych, a nie do wniosków potwierdzających. Możliwość znalezienia sprawiedliwego rozwiązania jest przewidziana w przypadku „bardzo długiego dokumentu" lub „bardzo dużej liczby dokumentów". Kiedy instytucja przyjmuje wniosek o udostępnienie dokumentu jako formalny wniosek o udostępnienie dokumentów na mocy rozporządzenia, powinna zazwyczaj wiedzieć, jak to miało miejsce w niniejszej sprawie, czy przedmiotem wniosku jest „długi" dokument czy „duża liczba" dokumentów. Jest to moment, w którym Komisja powinna w razie potrzeby skorzystać z możliwości znalezienia sprawiedliwego rozwiązania. Powyższa logika nie wyklucza zdaniem Rzecznika możliwości poszukiwania „sprawiedliwych rozwiązań", jeżeli instytucja znajdzie się następnie w obliczu nowych i nieprzewidywalnych okoliczności dotyczących długości lub liczby żądanych dokumentów lub, na przykład, nieodwracalności dużej liczby starych dokumentów.

29. W niniejszej sprawie powołanie się przez Komisję na art. 6 ust. 3 należy jednak uznać za niezgodne z prawem we wszystkich wyżej wymienionych aspektach. Nie powołała się ona na żadne szczególnie wyjątkowe okoliczności w celu uzasadnienia dodatkowego opóźnienia i zasadniczo jednostronnie nałożyła dodatkowe opóźnienie, ponieważ było całkowicie jasne, że nawet gdyby skarżący odmówił wyrażenia zgody na zaproponowane sprawiedliwe rozwiązanie, to i tak doszłoby do opóźnienia.

30. Rzecznik Praw Obywatelskich z ubolewaniem zauważa, że podobne błędy wystąpiły w odniesieniu do powoływania się przez Komisję na art. 8 ust. 2 rozporządzenia. Art. 8 ust. 2 rozporządzenia nakłada na Komisję obowiązek przedstawienia wnioskodawcy „szczegółowych*powodów"* przedłużenia terminu. To, co stanowi wystarczająco „szczegółowe" rozumowanie w rozumieniu powyższego przepisu, może różnić się w poszczególnych przypadkach, w zależności od istotnych okoliczności. Niemniej jednak proste, sformułowane w sposób ogólny odniesienie do faktu, że Komisja „nie*zebrała wszystkich elementów niezbędnych do przeprowadzenia właściwej analizy*wniosku* \[skarżącego\]",* nie może spełnić powyższego wymogu. Takie oświadczenie nie zawiera wystarczających informacji umożliwiających sprawdzenie, czy przedłużenie jest uzasadnione w danym przypadku. Właściwe byłoby wyjaśnienie, dlaczego Komisja nie mogła uzyskać informacji niezbędnych do analizy wniosku. W niniejszym przypadku oświadczenie Komisji nie zawiera zatem „szczegółowych*powodów"* w rozumieniu art. 8 ust. 2 rozporządzenia.

31. Wreszcie Rzecznik zauważa, że dopiero w dniu 27 maja 2008 r. Komisja udzieliła częściowego dostępu do żądanych dokumentów. Było to ponad pięć miesięcy po dniu 14 grudnia 2007 r., tj. dacie złożenia pierwotnego wniosku.

32. W świetle powyższych rozważań Rzecznik stwierdza, że Komisja naruszyła przepisy rozporządzenia dotyczące terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów w następujących trzech aspektach: (i) Komisja dodatkowo przedłużyła już przedłużony termin rozpatrzenia ponownego wniosku skarżącego, opierając się na art. 6 ust. 3 rozporządzenia, ale bez przedstawiania żadnych ważnych lub odpowiednich wyjaśnień; (ii) zamierzała zastosować możliwość przedłużenia terminu zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia, ale nie przedstawiła żadnych ważnych i odpowiednich wyjaśnień; oraz (iii) rażąco opóźniła udzielenie odpowiedzi skarżącemu, podejmując decyzję w sprawie jego wniosku w terminie pięciu miesięcy. Działania Komisji stanowiły przypadki niewłaściwego administrowania, a Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej istotną uwagę krytyczną.

### B. Zarzut, że Komisja nie przedstawiła ważnych i odpowiednich podstaw do nieudzielenia pełnego dostępu do żądanych dokumentów, oraz powiązany zarzut

*Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich*

33. Skarżący twierdził, że Komisja nie przedstawiła ważnych i odpowiednich podstaw do nieudzielenia pełnego dostępu do żądanych dokumentów. Stwierdził, że prawie wszyscy obywatele Unii są nabywcami lub użytkownikami energii, a zatem reforma rynku energii ma na nich wpływ. W związku z tym istniał nadrzędny interes publiczny w publicznym dostępie do analizy leżącej u podstaw wniosków Komisji. Stwierdził on, że Komisja powinna udzielić mu pełnego dostępu do żądanych dokumentów.

34. W swojej opinii Komisja wyjaśniła, że ponieważ w momencie złożenia wniosku negocjacje były w toku, obawiała się, że ujawnienie żądanych dokumentów poważnie naruszyłoby jej proces decyzyjny dotyczący stanowisk, które mogła przyjąć w trakcie tych negocjacji. Następnie stwierdził, że trzeci pakiet energetyczny był przedmiotem ożywionych debat i trudnych negocjacji między Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją. W związku z tym ujawnienie informacji ograniczyłoby margines swobody Komisji, zagroziłoby jej elastyczności i zdolności do skutecznego przyczyniania się do końcowych etapów negocjacji. Faktu, że reforma rynku energii dotyczy prawie wszystkich obywateli Unii, jako nabywców lub użytkowników energii, nie można interpretować jako stanowiącego nadrzędny interes publiczny uzasadniający ujawnienie żądanych dokumentów. Biorąc pod uwagę, że wszystkie polityki UE wpływają na życie jej obywateli, samo powiązanie z polityką nie jest wystarczające, aby uzasadnić ujawnienie informacji. W świetle sprzecznych interesów w tym przypadku Komisja uznała, że interesowi publicznemu najlepiej służyłyby udane negocjacje międzyinstytucjonalne i szybkie przyjęcie trzeciego pakietu energetycznego. Ujawnienie żądanych dokumentów zagroziłoby realizacji tego celu. Biorąc jednak pod uwagę postępy w negocjacjach międzyinstytucjonalnych, dyskusje w Parlamencie Europejskim w czerwcu i lipcu 2008 r. oraz porozumienia polityczne zawarte w Radzie w dniu 10 października 2008 r., Komisja uważa obecnie, że żądane dokumenty nie są już objęte wyjątkiem, na którym wcześniej się oparła. W związku z tym postanowiła udzielić pełnego dostępu do wnioskowanych dokumentów i załączyła ich kopie do swojej opinii.

*Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich*

35. Artykuł 4 ust. 3 rozporządzenia stanowi:

„Dostępu*do dokumentu sporządzonego przez instytucję na użytek wewnętrzny lub otrzymanego przez instytucję, który dotyczy sprawy, w której instytucja nie podjęła decyzji, odmawia się, jeżeli ujawnienie dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.";*

36. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów unijnych wyjątki określone w rozporządzeniu muszą być skonstruowane i stosowane w sposób zawężający, tak aby nie naruszać ogólnej zasady ustanowionej w rozporządzeniu, zapewniającej społeczeństwu możliwie najszerszy dostęp do dokumentów[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9}

37. Ponadto powyższy artykuł jednoznacznie przewiduje obowiązek, a nie tylko możliwość ujawnienia żądanych dokumentów, chyba że Komisja udowodni, że takie działanie „poważnie naruszyłoby" jej proces decyzyjny.

38. W niniejszej sprawie pierwszą kluczową kwestią jest zatem to, czy Komisja rzeczywiście uczestniczyła w procesie decyzyjnym, w którym miała rzeczywistą i rzeczywistą możliwość podjęcia konkretnej decyzji. W tym względzie Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje do wiadomości oświadczenie Komisji zawarte w odpowiedzi z dnia 27 maja 2008 r., zgodnie z którym nawet jeśli „przyjęła*ona już swoje wnioski, to jednak*aktywnie uczestniczy* w negocjacjach międzyinstytucjonalnych"* oraz że może „zmieniać*swoje wnioski do czasu zakończenia tych negocjacji".*

39. Rzecznik Praw Obywatelskich zgadza się ze stanowiskiem Komisji, że w przypadku udziału w takich negocjacjach międzyinstytucjonalnych zaangażowane są jej procedury wewnętrzne. Oznacza to, że istnieje rzeczywista i rzeczywista możliwość podjęcia przez Komisję konkretnej decyzji. Artykuł 4 ust. 3 może zatem co do zasady mieć zastosowanie do niniejszej sytuacji.

40. Jeżeli chodzi o adekwatność argumentu Komisji, że publiczne ujawnienie „poważnie podważyłoby" proces decyzyjny, Rzecznik przyjmuje do wiadomości wyjaśnienie Komisji, że nadal aktywnie uczestniczyła w negocjacjach międzyinstytucjonalnych w czasie, gdy skarżący złożył ponowny wniosek, i że w związku z tym istnieje możliwość, że może ona podjąć decyzję o zmianie swojego wniosku aż do zakończenia tych negocjacji. Ponadto „trzeci*pakiet energetyczny* \[był\]*w drugim czytaniu procedury ustawodawczej i* \[był\]*przedmiotem ożywionych debat i trudnych negocjacji między Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją".*

41. W świetle tych wyjaśnień Rzecznik uważa, że powody, dla których Komisja nie ujawniła dokumentów, są uzasadnione i że spełniają one minimalne wymogi dotyczące udzielania odpowiednich wyjaśnień dotyczących nieujawniania. Rzecznik uważa, że jest to szczególnie istotne w niniejszej sprawie, biorąc pod uwagę fakt, że żądane dokumenty były wykorzystywane w toczących się negocjacjach między Komisją a podmiotami zewnętrznymi.

42. W odniesieniu do wymogu, zgodnie z którym wyjątek ten może być stosowany tylko wtedy, gdy nie istnieje nadrzędny interes publiczny przemawiający za ujawnieniem danego dokumentu, Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził we wcześniejszych decyzjach[\[10\],](#_ftn10){#_ftnref10} że ze struktury i brzmienia danego przepisu wynika, iż zazwyczaj to osoba ubiegająca się o dostęp musi wykazać istnienie nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem. W niniejszej sprawie skarżący twierdził, że prawie wszyscy obywatele Unii są nabywcami lub użytkownikami energii, a zatem reforma rynku energii ma na nich wpływ. Rzecznik zgadza się z uwagą Komisji, że stwierdzenie to nie może być interpretowane jako stanowiące nadrzędny interes publiczny, który uzasadniałby ujawnienie. Wobec braku dalszych konkretnych argumentów ze strony skarżącego Rzecznik uważa, że skarżący nie wykazał istnienia nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem dokumentów.

43. Wreszcie Rzecznik zauważa i pochwala fakt, że w jego opinii Komisja postanowiła udzielić pełnego dostępu do żądanych dokumentów oraz że dostarczono kopie.

44. W świetle powyższych ustaleń Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania odpowiadającego zarzutowi skarżącego.

### C. Wnioski

Na podstawie swoich dochodzeń w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka sprawę z następującą uwagą krytyczną:

{#CR09/2010}

W świetle powyższych rozważań Rzecznik stwierdza, że Komisja naruszyła przepisy rozporządzenia dotyczące terminowości rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów w następujących trzech aspektach: (i) Komisja dodatkowo przedłużyła już przedłużony termin rozpatrzenia ponownego wniosku skarżącego, opierając się na art. 6 ust. 3 rozporządzenia, ale bez przedstawiania żadnych ważnych lub odpowiednich wyjaśnień; (ii) zamierzała zastosować możliwość przedłużenia terminu zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia, ale nie przedstawiła żadnych ważnych i odpowiednich wyjaśnień; oraz (iii) rażąco opóźniła udzielenie odpowiedzi skarżącemu, podejmując decyzję w sprawie jego wniosku w terminie pięciu miesięcy. Te działania Komisji stanowiły przypadki niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sporządzono w Strasburgu dnia 28 maja 2010 r.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145, s. 43.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Zob. tamże.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Np. 15 + 15 dni roboczych w przypadku wniosku wstępnego i 15 + 15 dni roboczych w przypadku wniosku potwierdzającego.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Artykuł 8 ust. 2 rozporządzenia stanowi: „W*wyjątkowych przypadkach, na przykład w przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin przewidziany w ust. 1 może zostać przedłużony o 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i że podane zostaną szczegółowe powody."*

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Artykuł 6 ust. 3 rozporządzenia stanowi: „W*przypadku wniosku dotyczącego bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów dana instytucja może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą w celu znalezienia sprawiedliwego rozwiązania."*

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Artykuł 4 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia stanowi: „Dostępu*do dokumentu sporządzonego przez instytucję na użytek wewnętrzny lub otrzymanego przez instytucję, który dotyczy sprawy, w której instytucja nie podjęła decyzji, odmawia się, jeżeli ujawnienie dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia nadrzędny interes publiczny.";*

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} 2001/937/WE, EWWiS, Euratom: Decyzja Komisji z dnia 5 grudnia 2001 r. zmieniająca jej regulamin wewnętrzny \[notyfikowana jako dokument nr C(2001) 3714\] Dz.U. L 345, s. 94, dotycząca stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji.

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Sprawa T-2/03 *Verein für Konsumenteninformation przeciwko Komisji,* Zb.Orz. 2005, s. II-01121, pkt 101.

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Zob. wyrok z 2000 r. w sprawie C-189/98 P *Niderlandy i van der Wal przeciwko Komisji,* Rec. s. I-1, pkt 27, oraz wyrok z 2002 r. w sprawie T-211/00 *Kuijer przeciwko Radzie,* Rec. s. II-485, pkt 55 i przytoczone tam orzecznictwo. I sprawa T-36/04 API *przeciwko Komisji,* wyrok z dnia 12 września 2007 r. \[dotychczas nieopublikowany w Zbiorze\], pkt 54 (sprawy cytowane), przywołana w decyzji w sprawie skargi 3402/2004/PB, pkt 1.7.

[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Zob. decyzje Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich 2821/2004/OV i 2403/2003/MF, dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich ([http://www.ombudsman.europa.eu](/)).