Kontekst dochodzenia z własnej inicjatywy

1. W 2010 r. EPSO wprowadziło „nowy model” konkursów na stałych pracowników instytucji UE, na który składają się testy wstępne CBT i testy oceny zintegrowanej (testy końcowe). Ten nowy model został wprowadzony w celu przyspieszenia całej procedury konkursowej.[1]

2. W konkursach "starego modelu" dokumenty potwierdzające kandydatów zostały zweryfikowane przed wydaniem zaproszeń do egzaminu końcowego (egzamin pisemny/ustny). Oznaczało to, że wszyscy kandydaci zaproszeni do egzaminu końcowego mogli zostać wpisani na listę rezerwową, jeżeli pomyślnie przeszli ten egzamin.

3. Procedura EPSO w konkursach „nowego modelu” polega na tym, że komisje konkursowe sprawdzają dokumenty potwierdzające wyłącznie kandydatów, którzy pomyślnie przeszli testy końcowe konkursu, tj. testy przeprowadzane w ramach oceny zintegrowanej. Jeżeli komisje konkursowe nie akceptują dokumentów potwierdzających laureatów, kandydaci ci zostają odrzuceni i nie zostają umieszczeni na liście rezerwowej.

4. Byłoby prawdopodobnie lepiej dla kandydatów, gdyby zostali poinformowani o decyzji komisji konkursowych w sprawie dokumentów potwierdzających przed przystąpieniem do testów oceny zintegrowanej, do których zazwyczaj się przygotowują, oraz aby zainwestowali czas, wysiłek, a nawet pieniądze. Dzieje się tak w szczególności dlatego, że związek doświadczenia zawodowego kandydatów, o którym mowa w dokumentach potwierdzających, z obowiązkami na stanowisku, o które się ubiegają (warunek kwalifikowalności w konkursach EPSO), nie zawsze jest obiektywnie oczywisty. Jeżeli kandydaci nie są świadomi znaczenia doświadczenia zawodowego dla pełnionych obowiązków, ostatecznie nie odniosą sukcesu w konkursie, nawet jeśli pomyślnie przejdą procedurę oceny zintegrowanej.

5. Wydaje się również, że udział w testach oceny zintegrowanej kandydatów, którzy zostali ostatecznie odrzuceni z powodu braku lub niewystarczających dokumentów potwierdzających, może nie być uzasadniony z ekonomicznego punktu widzenia. Zaproszenia do oceny zintegrowanej wiążą się z kosztami UE, których można by uniknąć, gdyby dokumenty potwierdzające kandydatów zostały zweryfikowane przed wystosowaniem zaproszeń do oceny zintegrowanej.

6. Informacje przekazane przez EPSO na jego stronie internetowej [2] oraz w przewodniku po konkursach otwartych [3] nie wyjaśniają, dlaczego obecna procedura przewiduje sprawdzanie dokumentów potwierdzających dopiero w ostatnim momencie, tj. gdy laureaci zostali już wyłonieni po przeprowadzeniu testów oceny zintegrowanej.

7. Rzecznik uznał zatem, że EPSO musi wyjaśnić wyżej wymienione kwestie. Artykuł 228 TFUE upoważnia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do prowadzenia z własnej inicjatywy dochodzeń w sprawie ewentualnych przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji i organów wspólnotowych. W związku z tym Rzecznik postanowił wszcząć niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy, aby umożliwić EPSO wyjaśnienie terminów oceny kwalifikacji kandydatów przez komisje konkursowe na podstawie załączonych dokumentów potwierdzających.

Przedmiot dochodzenia z własnej inicjatywy

8. W piśmie otwierającym niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy Rzecznik odniósł się do skargi przeciwko EPSO dotyczącej konkursu otwartego EPSO/AST/112/10 i stwierdził, że okoliczności faktyczne tej skargi zwróciły jego uwagę na kwestie będące przedmiotem niniejszego dochodzenia z własnej inicjatywy. Zwrócił się do EPSO o wskazanie, czy w konkursach, w których nie więcej niż 100 kandydatów kwalifikuje się do egzaminów w ramach oceny zintegrowanej, komisja konkursowa może zweryfikować dokumenty potwierdzające, w szczególności dokumenty dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, przed wysłaniem zaproszeń do oceny zintegrowanej.

9. Rzecznik zwróciła się do EPSO o uwzględnienie w swojej odpowiedzi (i) możliwych oszczędności dla budżetu UE wynikających z takiego podejścia; (ii) interes kandydatów w uzyskaniu informacji, jeżeli ich doświadczenie zawodowe nie zostanie uznane za istotne, zanim zainwestują oni czas i wysiłek w testy oceny zintegrowanej; oraz (iii) fakt, że w konkursach „starego modelu” dokumenty potwierdzające zostały zweryfikowane przed wydaniem zaproszeń na egzaminy pisemne/ustne.

W przedmiocie dochodzenia

10. W dniu 19 stycznia 2012 r. Rzecznik zwrócił się do EPSO o wydanie opinii. W dniu 31 maja 2012 r. EPSO przedstawiło swoją odpowiedź.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Termin oceny kwalifikacji kandydatów przez komisje konkursowe na podstawie dokumentów potwierdzających

Argumenty EPSO

11. EPSO odniosło się do konkursu otwartego EPSO/AST/112/10 („konkurs”). Wskazała ona, że komisja konkursowa sporządziła listę kandydatów, którzy uzyskali najwyższą całkowitą liczbę punktów w testach wstępnych i którzy, w świetle informacji podanych w zgłoszeniu elektronicznym, spełnili ogólne i szczegółowe warunki wymienione w ogłoszeniu o konkursie. Kandydaci ci zostali następnie zaproszeni na testy oceny zintegrowanej. Według EPSO „oznacza to, że wszyscy kandydaci zaproszeni do udziału w testach oceny zintegrowanej spełniają, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu elektronicznym, warunki ogólne i szczegółowe wymagane w ogłoszeniu”.

12. Po weryfikacji dokumentów potwierdzających komisja konkursowa może być zdania, że dokumenty potwierdzające niektórych kandydatów nie potwierdzają lub nie potwierdzają w wystarczającym stopniu informacji podanych w zgłoszeniu elektronicznym. Nawiązując do wyżej wymienionego konkursu, EPSO wyjaśniło: „Nie chodzi o to, czy... Doświadczenie zawodowe [kandydatów] było istotne z punktu widzenia obowiązków opisanych w zawiadomieniu, lecz dotyczyło raczej przedstawienia dowodów potwierdzających informacje podane w zgłoszeniu elektronicznym. Komisja konkursowa zdecydowała już na podstawie tych informacji, że ich doświadczenie zawodowe jest istotne dla dopuszczenia kandydatów, jednak pod warunkiem, że informacje te zostaną później poparte niezbędnymi dokumentami dowodowymi." Zdaniem EPSO kandydaci wiedzieli, jak sporządzić informacje w swoim zgłoszeniu online w taki sposób, aby przekonać komisję konkursową, że kwalifikują się do dopuszczenia do konkursu, ale niektórzy nie poparli tych informacji wymaganą dokumentacją.

13. Etap weryfikacji dokumentów potwierdzających może zmienić się z konkurencji na konkurencję, ale tylko w bardzo wyjątkowych przypadkach instytucja nadal nalega na sporządzenie ogłoszenia w taki sposób, aby dokumenty zostały zweryfikowane na wcześniejszym etapie. W szczególności w przypadku konkursów z dużą liczbą kandydatów przeprowadzenie pełnej weryfikacji „jedynie przed umieszczeniem laureatów na liście rezerwowej” jest bardziej opłacalne i efektywne pod względem czasu.

14. EPSO porównało koszty wynikające z dwóch podejść proceduralnych: pierwsze podejście, w przypadku którego dokumenty potwierdzające zostały zweryfikowane przed ostatecznymi testami; oraz obecne podejście, w ramach którego są one weryfikowane dopiero po tych testach. W konkursie do udziału w testach oceny zintegrowanej zaproszono łącznie 499 kandydatów, a tylko 193 z nich odniosło sukces. W ramach obecnego systemu, w którym sprawdzane są dokumenty potwierdzające tylko kandydatów, którzy pomyślnie przeszli testy oceny zintegrowanej, komisja konkursowa musiała zweryfikować tylko 193 dokumenty, a nie 499 dokumentów, które musiałaby sprawdzić w ramach poprzedniego podejścia. W rezultacie mniej niż połowa roboczogodzin była potrzebna do przeprowadzenia weryfikacji. Weryfikacja dokumentów potwierdzających jest bardzo czasochłonna i pracochłonna. Doświadczenie pokazuje, że tylko bardzo ograniczona liczba kandydatów nie jest w stanie przedstawić niezbędnego dowodu informacji, które podają w swoim zgłoszeniu online. W przypadku konkursu tylko 11 kandydatów (spośród 193) ostatecznie nie było w stanie przedstawić niezbędnych dokumentów potwierdzających informacje podane w zgłoszeniu elektronicznym. EPSO jest przekonane, że obecna metoda przynosi realne oszczędności w budżecie UE w porównaniu z poprzednim podejściem.

15. Ponadto w ogłoszeniu o konkursie określono liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni na testy oceny zintegrowanej, jako wielokrotność (2,5-krotność) liczby kandydatów, którzy mogą zostać umieszczeni na liście rezerwowej. W związku z tym weryfikacja dokumentów potwierdzających przed wysłaniem zaproszeń na testy oceny zintegrowanej nie zmniejszyłaby liczby zaproszonych kandydatów, a zatem nie przyniosłaby dalszych oszczędności dla budżetu UE. W przypadku omawianego konkursu doprowadziłoby to do sytuacji, w której zamiast 11 kandydatów, którzy ostatecznie nie byli w stanie przedstawić niezbędnych dokumentów potwierdzających, zaproszono by 11 innych kandydatów.

16. EPSO stwierdziło, że w odniesieniu do kandydatów zaproszonych do oceny zintegrowanej komisja konkursowa podjęła decyzję o ich kwalifikowalności i dopuściła ich do testów oceny zintegrowanej na podstawie informacji podanych przez nich w zgłoszeniach online. Ograniczenie kontroli kryteriów kwalifikowalności do dokumentów kandydatów, którzy mogą zostać wpisani na listę rezerwową, wiąże się ze znacznym przyrostem czasu, a tym samym skraca czas trwania etapu rekrutacji.

17. Przed zainwestowaniem czasu i wysiłku w testy oceny zintegrowanej kandydaci mają interes w uzyskaniu informacji o tym, czy ich doświadczenie zawodowe uznaje się za istotne. EPSO jest przekonane, że tak jest w obecnym systemie. Jeżeli kandydaci, zgodnie z oświadczeniem, które podpisują, przedstawią dokumenty potwierdzające informacje podane online, weryfikacja tych dokumentów nie zmieni ich kwalifikowalności.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

18. Na wstępie Rzecznik zwraca uwagę, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi konkursów dokumenty potwierdzające, które komisja konkursowa musi sprawdzić po przeprowadzeniu testów oceny zintegrowanej, to zasadniczo dokumenty potwierdzające oświadczenia złożone przez kandydatów w zgłoszeniu elektronicznym dotyczące: obywatelstwo; (ii) doświadczenie zawodowe; oraz (iii) kwalifikacje akademickie.[4]

19. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał już skargi, w których twierdził, że nawet jeśli kandydat powołał się na dokumenty potwierdzające będące w jego posiadaniu i w ten sposób zamieścił w zgłoszeniu internetowym informacje na temat swoich konkretnych zaświadczeń [5] lub konkretnych umów o pracę lub faktur dotyczących okresów prowadzenia działalności na własny rachunek [6] (na podstawie których został następnie przyjęty do CBT), komisja konkursowa, podczas weryfikacji dokumentów potwierdzających na ostatnim etapie konkursu, nie uznała tych dokumentów za wystarczający dowód wymaganych kwalifikacji.

20. Rzecznik nie jest zatem w pełni przekonany co do tego, że (i) wskazanie odpowiedniego doświadczenia zawodowego/dyplomów w zgłoszeniu elektronicznym oraz (ii) dostępność tych samych danych w dokumentach potwierdzających będących w posiadaniu kandydatów stanowią dla kandydatów skuteczną gwarancję, że komisja konkursowa uzna te dokumenty za wystarczające przy ich sprawdzaniu jeden po drugim, po przeprowadzeniu testów oceniających. W tym kontekście Rzecznik pragnie przypomnieć argument wysunięty przez EPSO w wielu dochodzeniach Rzecznika (i którego nie kwestionuje), a mianowicie, że komisje konkursowe mają szeroki zakres uznania w odniesieniu do znaczenia dokumentów potwierdzających, który to zakres uznania jest uznawany w orzecznictwie sądów Unii.

21. Wynika z tego, że kandydaci, którzy zdecydują się wziąć udział w konkursie i posiadają konkretne dokumenty potwierdzające, nie zawsze mogą mieć pewność co do ostatecznej oceny tych dokumentów przez komisje konkursowe. W tym kontekście należy zauważyć, że kandydaci muszą przygotować się do testów oceniających. Wiąże się to z inwestycją czasu, a często i pieniędzy. Byłoby zatem dla nich lepiej, gdyby przed dokonaniem takiej inwestycji mogli wiedzieć, jaka jest ostateczna decyzja komisji konkursowej w sprawie ich dokumentów potwierdzających.

22. Ta sama sytuacja może być również postrzegana z innej perspektywy. Jeżeli kandydat najpierw przedstawi w swoim zgłoszeniu internetowym informacje o swoich kwalifikacjach, następnie zostanie przyjęty do CBT na podstawie tych informacji, pomyślnie przejdzie przez CBT i procedurę testów oceniających, a na koniec komisja konkursowa uzna, że jego dokumenty potwierdzające nie są wystarczające, kandydat ten faktycznie zastępuje w centrum oceny zintegrowanej innego kandydata, którego dokumenty potwierdzające mogłyby być wystarczające, ale który uzyskał wyniki w testach CBT, które są nieco poniżej ustalonego progu dla określonej liczby kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni do oceny zintegrowanej. W tym względzie Rzecznik przyjmuje do wiadomości stwierdzenie EPSO zawarte w jego opinii, zgodnie z którym liczba kandydatów dopuszczonych do etapu oceny zintegrowanej jest „... mniej więcej stała. Z tego powodu weryfikacja dokumentów potwierdzających przed wysłaniem zaproszeń na testy oceny zintegrowanej nie zmniejszyłaby liczby zaproszonych kandydatów, a zatem nie przyniosłaby dalszych oszczędności dla budżetu UE. W przypadku przedmiotowego konkursu doprowadziłoby to do sytuacji, w której zamiast 11 kandydatów, którzy ostatecznie nie byli w stanie przedstawić niezbędnych dokumentów potwierdzających, zaproszono by 11 innych kandydatów. Zdaniem Rzecznika taka sytuacja, choć hipotetyczna, może budzić wątpliwości co do tego, czy konkurs rzeczywiście stwarza możliwość wpisania na listę rezerwową najbardziej zasłużonych kandydatów.

23. Rzecznik jest wdzięczny, że w swojej opinii EPSO zastosowało się do jego pierwotnej sugestii i przedstawiło argumenty na poparcie przedmiotowej procedury związanej z (i) możliwymi korzyściami finansowymi dla budżetu UE oraz (ii) możliwą oszczędnością czasu. Rzecznik nie jest jednak w pełni przekonany do wszystkich tych argumentów.

24.  Argument EPSO (cytowany w pkt 22 powyżej), zgodnie z którym liczba kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni na testy oceny zintegrowanej, jest mniej więcej stała, ma swoje zalety w wykazaniu, że moment, w którym sprawdzane są dokumenty potwierdzające, nie ma wpływu na koszty UE, takie jak koszty podróży i pobytu kandydatów. Niezależnie od tego, czy dokumenty potwierdzające zostaną sprawdzone przed testami oceny zintegrowanej, czy po nich, koszty podróży i pobytu kandydatów będą zawsze takie same, ponieważ ta sama stała liczba kandydatów zostanie zaproszona do oceny zintegrowanej.

25. Z drugiej strony, nawet przy założeniu, że na koszty operacyjne oceny zintegrowanej nie ma wpływu fakt, że dokumenty potwierdzające są sprawdzane przed lub po zaproszeniu na testy oceny zintegrowanej, ponieważ ocena zintegrowana jest przez cały czas operacyjna w siedzibie EPSO w Brukseli, można by rzeczywiście twierdzić, że niewłaściwie wykorzystano czas i pieniądze, gdyby członkowie komisji konkursowej przeprowadzali testy oceny zintegrowanej dla kandydatów, którzy nie powinni byli zostać dopuszczeni, gdyby ich dokumenty potwierdzające zostały wcześniej sprawdzone i którzy w każdym razie nie mogliby zostać umieszczeni na listach rezerwowych, nawet gdyby pomyślnie przeszli te testy.

26. Ponadto EPSO podniosło w istocie, że komisje konkursowe potrzebują więcej czasu na sprawdzenie akt wszystkich kandydatów zaproszonych do udziału w testach oceny zintegrowanej niż na sprawdzenie akt tylko tych kandydatów, którzy pomyślnie przeszli te testy.

Oświadczenie EPSO należy jednak przeanalizować w kontekście czasu trwania całej procedury konkursowej, tj. około 6–8 miesięcy. W tym kontekście nie ma istotnej różnicy czasowej, jeżeli komisja konkursowa sprawdza dokumenty potwierdzające przed egzaminami oceny zintegrowanej i po ich zakończeniu. Rzecznik uważa, że uzasadnione jest założenie, że jeden doświadczony członek profesjonalnej komisji konkursowej powinien mieć możliwość łatwego sprawdzenia około 100 akt (dokumentów potwierdzających) w ciągu jednego dnia roboczego. Wynika z tego, że istniałaby raczej minimalna różnica między liczbą dni potrzebnych na sprawdzenie 499 plików (pliki wszystkich kandydatów zaproszonych na testy oceny zintegrowanej w konkursie, do których EPSO odniosło się w opinii), a liczbą zaledwie 193 plików (pliki wszystkich kandydatów, którzy pomyślnie przeszli te testy). Wydaje się zatem, że czas zaoszczędzony dzięki takiemu sposobowi postępowania jest minimalny [7]. Oczywiście, gdyby więcej niż jeden członek komisji konkursowej był odpowiedzialny za te kontrole (co powinno być normalnym przypadkiem), zaoszczędzony czas byłby minimalny, zwłaszcza w porównaniu z czasem potrzebnym „niedopuszczalnym kandydatom” na przejście długich i kosztownych testów oceny zintegrowanej.

27. W świetle powyższych ustaleń Rzecznik uważa, że wyjaśnienia EPSO dotyczące korzyści płynących z procedury sprawdzania dokumentów potwierdzających po przeprowadzeniu testów oceniających nie są całkowicie przekonujące. Biorąc jednak pod uwagę, że – jak wskazało EPSO – procedura ta jest przeprowadzana na wyraźne życzenie instytucji, dla których EPSO organizuje konkursy, Rzecznik uważa, że dalsze dochodzenia dotyczące EPSO nie są w tym przypadku uzasadnione.

B. Wnioski

W związku z tym Rzecznik zamyka niniejsze dochodzenie z własnej inicjatywy następującym wnioskiem:

Dalsze dochodzenie w tej sprawie nie jest uzasadnione.

EPSO zostanie poinformowane o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 19 grudnia 2012 r.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] Dz.U. 2011, C 315A, s. 1–14. Taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku najnowszej wersji przewodnika (Dz.U. 201270A).

[4] Przewodnik po konkursach otwartych, pkt 6.1.4.

[5] Na przykład skarga 962/2011/AN dotyczy dokumentów potwierdzających kwalifikacje akademickie lub równoważne. Skarżący wziął udział w konkursie EPSO, który wymagał dyplomu potwierdzającego ukończenie rocznego szkolenia w danej dziedzinie. Skarżący posiadał świadectwo zawodowe potwierdzające czas trwania szkolenia w danej dziedzinie, wydane przez Institut du Monde Arabe. Wspomniała o tym w formularzu zgłoszeniowym. Po zdaniu testów oceny zintegrowanej z oceną doskonałą została wykluczona z listy rezerwy kadrowej, ponieważ jej świadectwo odbycia szkolenia zawodowego nie mogło zostać uznane za dyplom wydany przez szkołę. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił propozycję polubownego rozwiązania, która została odrzucona. Sprawa nie została jeszcze zamknięta.

[6] Skarga 2518/2011/MHZ dotyczy dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe. Skarżący pomyślnie przeszedł testy oceny zintegrowanej. Komisja konkursowa uznała jednak na podstawie dostarczonych dokumentów, że jej doświadczenie zawodowe nie jest wystarczające, aby mogła zostać umieszczona na liście rezerwowej. Po otrzymaniu opinii EPSO i uwag skarżącego Rzecznik postanowił przeprowadzić dalsze dochodzenia, które są w toku.

[7] Z pewnością nie więcej niż dwa lub trzy dni, jeśli tylko jedna osoba wykona kontrolę.