WSTĘP DO SKARGI

1. W dniu 17 stycznia 2007 r. Parlament ogłosił zaproszenie do składania ofert (1) dotyczących organizacji „imprezy na świeżym powietrzu” w kontekście a) Festiwalu Europy organizowanego przez Parlament Europejski w Brukseli oraz b) powiązanych działań komunikacyjnych (EP/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. W dniu 12 lutego 2007 r. skarżący przesłał swoją ofertę do Parlamentu. W dniu 28 lutego 2007 r. Parlament poinformował skarżącego, że nie udzielono mu zamówienia. W odpowiedzi z dnia 14 marca 2007 r. na wniosek skarżącego Parlament przekazał mu dodatkowe informacje dotyczące powodów odrzucenia jego oferty.

PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO

3. Skarżący twierdził, że Parlament popełnił oczywisty błąd w ocenie, oceniając swoją ofertę w ramach wspomnianego zaproszenia do składania ofert.

WNIOSEK

4. W dniu 28 listopada 2007 r. prawnik, działając w imieniu skarżącego, złożył skargę (3042/2007/ELB) do Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Parlamentowi Europejskiemu w związku z wyżej wymienionym zaproszeniem do składania ofert. Rzecznik początkowo uznał, że nie ma wystarczających podstaw do wszczęcia dochodzenia w sprawie wspomnianej skargi i w dniu 21 stycznia 2008 r. poinformował o tym skarżącego.

5. Po skardze 3042/2007/ELB nastąpiła dalsza korespondencja z dnia 27 lutego 2008 r. i 14 kwietnia 2008 r. (zarejestrowana pod nowym numerem referencyjnym: 1235/2008/ELB), a także spotkanie między skarżącym a służbami Rzecznika Praw Obywatelskich, które zostało przyznane w drodze wyjątku, w celu wyjaśnienia treści skargi. W związku z dalszymi dokumentami i wyjaśnieniami przedstawionymi podczas wspomnianego posiedzenia Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił wszcząć dochodzenie w sprawie skargi.

6. W dniu 19 maja 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował Parlament o skardze i zwrócił się do niego o umożliwienie jego służbom zapoznania się z aktami postępowania przetargowego.

7. Kontrola miała miejsce w dniu 25 czerwca 2008 r. W dniu 8 lipca 2008 r. skarżący został poinformowany o tej kontroli i otrzymał kopię sprawozdania z kontroli. W dniu 14 lipca 2008 r. skarżący potwierdził otrzymanie wspomnianego sprawozdania.

ANALIZA I WNIOSKI RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Uwaga wstępna

8. W niniejszej sprawie i w celu poczynienia szybkich postępów w dochodzeniu Rzecznik uznał za stosowne, aby jego służby przeprowadziły kontrolę akt Parlamentu, zanim zwróci się do niego o opinię w sprawie skargi. Biorąc pod uwagę wyniki kontroli przeprowadzonej przez jego służby, Rzecznik uznał, że nie ma potrzeby zwracania się do Parlamentu o opinię.

A. Zarzut oczywistego błędu w ocenie przy ocenie oferty skarżącego

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

9. Skarżący uznał, że Parlament popełnił oczywisty błąd w ocenie, przyznając mu mniej niż 60 punktów w ocenie porównawczej ofert.

10. Po pierwsze, przypomniała, że jest twórcą „koncepcji” wydarzenia na wolnym powietrzu, którą Parlament organizuje od kilku lat. W związku z tym nie rozumiała, dlaczego Parlament uznał, że jej oferta nie ma silnej „koncepcji” i „wiodącego tematu”. Przypomniała, że „koncepcja”, którą opracowała, została faktycznie opisana w zaproszeniu do składania ofert.

11. Po drugie, jeśli chodzi o opinię Parlamentu, że jego „metodologia” jest słaba, skarżący przypomniał, że kontaktował się z 26 ambasadami i wieloma innymi zainteresowanymi stronami, zwłaszcza dzięki zorganizowaniu podobnego wydarzenia. Ponadto skarżący wykazał w przeszłości, że jest w stanie zebrać niezbędnych partnerów. Skarżący nie rozumiał, jakich innych gwarancji mógł udzielić.

12. Jeżeli chodzi o stanowisko Parlamentu dotyczące braku w ofercie skarżącego życiorysów pracowników zewnętrznych, skarżący zauważył, że zgodnie z warunkami szczególnymi zawartymi w zakresie zadań nie ma obowiązku dostarczania takich dokumentów pracownikom nienależącym do przedsiębiorstwa. Ponadto podwykonawstwo było możliwe bez dostarczenia dokumentów potwierdzających. Skarżący argumentował zatem, że w przypadku zastosowania takiej zasady wszyscy oferenci byliby zobowiązani do przedłożenia życiorysów wszystkich swoich podwykonawców, co byłoby oczywiście nieproporcjonalne i sprzeczne z postanowieniami dokumentów umownych oraz z zasadą pewności prawa.

13. W odniesieniu do krytyki Parlamentu, zgodnie z którą oferta skarżącego była ważna tylko do dnia 1 marca 2007 r., skarżący zwrócił uwagę na ograniczony okres między ogłoszeniem zaproszenia do składania ofert a datą wydarzenia. W tym kontekście uznała, że odpowiedź Parlamentu jest potrzebna do dnia 1 marca 2007 r., aby umożliwić jej przeprowadzenie przygotowań do tego wydarzenia.

14. Skarżący twierdził również, że Parlament nie był uprawniony do powołania się w piśmie z dnia 14 marca 2007 r. na powody odrzucenia oferty, o których nie wspomniano wcześniej w piśmie Parlamentu z dnia 28 lutego 2007 r. Następnie przypomniała, że w piśmie z dnia 28 lutego 2007 r. stwierdzono, iż jej oferta została odrzucona, ponieważ nie była najlepsza, i nie powołała się na brak spełnienia wymogu formalnego jako powód odrzucenia oferty. Te dodatkowe argumenty zostały zawarte w piśmie Parlamentu z dnia 14 marca 2007 r. Skarżący twierdził, że dodatkowe powody podane przez Parlament we wspomnianym piśmie z dnia 14 marca 2007 r. nie zostały poparte dokumentami, do których skarżący miał dostęp, ani oceną wolną od „oczywistych błędów”.

15. Skarżący twierdził, że cena wybranej oferty była znacznie wyższa niż jego własna cena i uznał, że ta wyższa cena nie była uzasadniona ze względu na faktyczną organizację wydarzenia w dniu 5 maja 2007 r.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

16. Do administracji organizującej zaproszenie do składania ofert należy ocena, czy skarżące spełniają warunki określone w zaproszeniu do składania ofert, oraz przeprowadzenie oceny porównawczej ofert. Rzecznik Praw Obywatelskich nie może zastępować oceny administracji własną oceną (2). Przegląd Rzecznika w takich przypadkach ogranicza się do oceny, czy wystąpiły błędy proceduralne lub oczywiste błędy w ocenie ze strony administracji.

17. Służby Rzecznika zbadały sprawozdanie komisji oceniającej, aby ocenić, czy argumenty skarżącego były uzasadnione. W tym kontekście służby Rzecznika dokładnie przeanalizowały uwagi zgłoszone w odniesieniu do pozostałych złożonych ofert, a także uwagi zgłoszone w odniesieniu do wybranej oferty.

Ocena „koncepcji” i metodyki skarżącego

18. Zgodnie z informacjami przekazanymi skarżącemu przez Parlament w pismach z dnia 28 lutego 2007 r. i 14 marca 2007 r. komisja oceniająca nie określiła silnej „koncepcji” ani głównego tematu łączącego różne działania w ofercie skarżącego. Parlament stwierdził, że a) oferta opierała się głównie na wcześniejszych doświadczeniach; b) nie było żadnego wyjaśnienia w odniesieniu do ogólnej "koncepcji"; c) większość propozycji przedstawionych przez firmę skarżącego na to wydarzenie opierała się na tematach drugorzędnych; d) proponowana metodologia była słaba, ponieważ opierała się wyłącznie na kontaktach osobistych; oraz e) nie wyjaśniono roli i konkretnych zadań czterech członków zespołu.

19. Służby Rzecznika dokładnie skontrolowały sprawozdanie komisji oceniającej, aby ocenić, czy wyjaśnienia Parlamentu były wystarczające i spójne. W tym kontekście służby Rzecznika dokładnie przeanalizowały uwagi poczynione w sprawozdaniu w odniesieniu do pozostałych złożonych ofert, a także uwagi poczynione w odniesieniu do wybranej oferty.

20. Rzecznik zauważa, że w Warunkach Szczególnych określono listę kryteriów udzielenia zamówienia, które obejmowały:

rozumienie celów umowy i zadań do wykonania;

jakość i adekwatność proponowanej metodyki;

- skuteczność, jakość i użyteczność proponowanych produktów i rozwiązań (...)”

W tym kontekście Rzecznik uważa, że Parlament był uprawniony do oceny ofert na podstawie sposobu, w jaki jasno określono w nich cele umowy i zadania do wykonania. Parlament miał również prawo ocenić jakość i adekwatność metodologii stosowanej przez każdego oferenta. Ponadto Parlament powinien ocenić skuteczność, jakość i użyteczność proponowanych produktów i rozwiązań.

21. Dokonana przez komisję oceniającą ocena kryteriów opisanych w pkt 20 powyżej może być opisana jako odnosząca się do „koncepcji” wydarzenia. Rzecznik rozumie zatem, że oferenci byli zobowiązani do opracowania w swoich ofertach spójnej „koncepcji” w odniesieniu do obchodów „imprezy na świeżym powietrzu”. Sprawozdanie komisji oceniającej, które skontrolowały służby Rzecznika Praw Obywatelskich, potwierdza, że przeprowadzono ocenę porównawczą wszystkich ofert w odniesieniu do celów zamówienia i zadań do wykonania. Jak zauważył Parlament w piśmie do skarżącego, jego oferta opierała się głównie na wcześniejszych doświadczeniach i nie zawierała żadnych wyjaśnień dotyczących ogólnej „koncepcji” przyszłego wydarzenia. Rzecznik zauważa, że Parlament dysponuje szerokim marginesem swobody przy określaniu, co stanowi odpowiednią „koncepcję”. Parlament uznał, że „koncepcja” przedstawiona w ofercie skarżącego była mniej rozwinięta niż „koncepcja” w zwycięskiej ofercie. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik stwierdza, że nie ma dowodów na oczywisty błąd w ocenie popełniony przez Parlament. Ponadto wyjaśnienia Parlamentu dla skarżącego były wystarczające i spójne.

22. Sprawozdanie komisji oceniającej potwierdza, że przeprowadzono również ocenę porównawczą wszystkich ofert w odniesieniu do jakości i adekwatności proponowanej metodyki. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik zauważa, że (i) metodologia zaproponowana w ofercie skarżącego opierała się na kontaktach osobistych oraz (ii) rola i konkretne zadania czterech członków zespołu nie zostały wyjaśnione. Zauważa on również, że Parlament dysponuje szerokim marginesem swobody w odniesieniu do sposobu oceny metodologii. Parlament uznał, że metodologia oferty skarżącego była mniej skuteczna niż metoda zwycięskiej oferty. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik stwierdza również, że nie ma dowodów na oczywisty błąd w ocenie popełniony przez Parlament. Ponadto Rzecznik uważa, że wyjaśnienia Parlamentu dla skarżącego były wystarczające i spójne.

23. Sprawozdanie komisji oceniającej potwierdza, że przeprowadzono również ocenę porównawczą wszystkich ofert w odniesieniu do efektywności, jakości i użyteczności proponowanych produktów i rozwiązań. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik zauważa, że w ofercie skarżącego określono szereg tematów oraz że Parlament dysponuje szerokim marginesem swobody w odniesieniu do tego, co stanowi istotne tematy. W przypadku skarżącego Parlament uznał, że jego oferta opierała się na „podstawowych tematach”. W związku z powyższym i po dokonaniu analizy oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik stwierdza, że nie ma dowodów na oczywisty błąd w ocenie popełniony przez Parlament. Uważa on również, że wyjaśnienia Parlamentu dla skarżącego były wystarczające i spójne.

Możliwości techniczne i zawodowe podwykonawców

24. Jednym z kryteriów wyboru, określonych w warunkach szczególnych (pkt 15.2 A), była zdolność techniczna i zawodowa oferentów. Kryterium to oceniono na podstawie „doświadczenia potwierdzonego kwalifikacjami, zarówno edukacyjnymi, jak i zawodowymi, usługodawcy lub wykonawcy oraz kadry kierowniczej firmy, a w szczególności osób odpowiedzialnych za świadczenie usług. Życiorys musi być dołączony do oferty." (podkreślenie dodane)

25. Sprawozdanie komisji oceniającej, które skontrolowały służby Rzecznika Praw Obywatelskich, potwierdza, że przeprowadzono ocenę porównawczą wszystkich ofert w odniesieniu do wyżej wymienionego kryterium. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik zauważa, że oferta skarżącego nie zawierała życiorysów wszystkich osób odpowiedzialnych za świadczenie usług. Po dokonaniu przeglądu oceny dokonanej przez komisję oceniającą Rzecznik stwierdza, że nie ma dowodów na oczywisty błąd w ocenie popełniony przez Parlament. Rzecznik uważa również, że wyjaśnienia Parlamentu dla skarżącego były wystarczające i spójne.

Ważność oferty

26. Skarżący wyjaśnił, że jego oferta była ważna tylko do dnia 1 marca 2007 r. Rzecznik zauważa, że w Warunkach Szczególnych wskazano, że oferenci powinni zagwarantować swoją ofertę do dnia 12 sierpnia 2007 r.

27. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że komisja słusznie nie wybrała oferty, która nie była gwarantowana do czasu podpisania umowy. Nie stwierdza on zatem oczywistego błędu w ocenie w odniesieniu do tego aspektu zarzutu.

W przedmiocie wykorzystania dodatkowych powodów odrzucenia oferty

28. W piśmie z dnia 14 marca 2007 r. Parlament dodał, że skarżący nie przedstawił zaświadczeń o swoich wcześniejszych projektach (pkt 15.2.A.2 warunków szczegółowych) oraz że nie przedstawił kompletnej oferty budżetowej, tj. załącznika B do oferty (pkt 8 warunków szczegółowych).

29. Rzecznik zauważa, że obowiązek przedstawienia wykazu wcześniejszych projektów i odpowiednich zaświadczeń stanowi część kryteriów wyboru. Ponadto obowiązek przedstawienia kompletnej oferty budżetowej został określony w zaproszeniu do składania ofert. Ponadto w odpowiedzi na pytanie zadane przez jednego z oferentów; określono, że niespełnienie któregokolwiek z tych kryteriów doprowadziłoby do wykluczenia oferenta z procedury przetargowej.

30. Z kontroli Rzecznika Praw Obywatelskich wynika, że te dwa powody zostały faktycznie wymienione w sprawozdaniu z oceny. Jednak pomimo tych niedociągnięć komisja oceniająca postanowiła zbadać ofertę skarżącego i przyznać mu punkty.

31. W tym względzie Rzecznik uważa, że gdyby komisja oceniająca w rzeczywistości nie uwzględniła tych dodatkowych powodów wykluczenia skarżącego z procedury przetargowej, Parlament nie powinien był informować skarżącego, że powody te są również istotne w odniesieniu do jego braku powodzenia w procedurze przetargowej. W tym kontekście Rzecznik Praw Obywatelskich poczyni dalszą uwagę poniżej.

Cena oferowana przez wybranego oferenta

32. Rzecznik przypomina, że zgodnie z Warunkami szczególnymi rynek został przyznany ofercie, która przedstawiała najlepszy stosunek jakości do ceny i której wynik był powyżej wymaganego minimum (70 punktów).

33. Skarżący twierdził, że jego oferta była tańsza niż wybrana oferta.

34. Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina, że zgodnie z art. 138 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego „ofertą najkorzystniejszą ekonomicznie jest oferta o najlepszym stosunku jakości do ceny, z uwzględnieniem kryteriów uzasadnionych przedmiotem zamówienia, takich jak podana cena, wartość techniczna, właściwości estetyczne i funkcjonalne, cechy środowiskowe, koszty eksploatacji, rentowność realizacji lub czas dostawy, obsługa posprzedażna i pomoc techniczna.”(3). Ponadto zgodnie z orzecznictwem sądów wspólnotowych „kryteria przyjęte przez instytucję zamawiającą w celu określenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie niekoniecznie muszą być ilościowe lub odnosić się wyłącznie do cen. Nawet jeżeli kryteria udzielenia zamówienia, które nie są wyrażone ilościowo, są zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, mogą one być stosowane w sposób obiektywny i jednolity w celu porównania ofert i są wyraźnie istotne dla określenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie. W związku z tym, nawet jeśli oferta skarżącego była tańsza, cena nie była jedynym kryterium, które należało wziąć pod uwagę przy wyborze zwycięskiej oferty.

35. W odniesieniu do każdego z pozostałych kryteriów o charakterze jakościowym komisja oceniająca przyznała również punkty, przy czym wymagana minimalna liczba wynosiła 70. Rzecznik przypomina, że oferta skarżącego nie uzyskała minimalnej wymaganej liczby punktów.

36. Służby Rzecznika dokładnie przeanalizowały porównanie cen przedstawionych przez oferentów, przeprowadzone przez komisję oceniającą. W wyniku tych ustaleń Rzecznik stwierdza, że nie wystąpił oczywisty błąd w ocenie w odniesieniu do tego aspektu skargi.

37. Wreszcie, w odniesieniu do uwagi skarżącego dotyczącej rzekomych braków w wydarzeniu zorganizowanym przez zwycięskiego oferenta, Rzecznik pragnie wyjaśnić, że Parlament może oceniać jedynie oferty przedstawione mu w procedurze przetargowej; w momencie składania ofert nie mógł ocenić ewentualnej realizacji wydarzenia. Gdyby Parlament uznał, że zwycięski oferent nie świadczył usług określonych w zwycięskiej ofercie, miałby możliwość skorzystania ze swoich praw umownych wobec zwycięskiego oferenta.

38. Aby zapewnić kompletność swojego dochodzenia, Rzecznik uznał za konieczne zweryfikowanie składu komisji oceniającej. Przypomina, że zgodnie z art. 146 przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego (5) „[a]ll wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty uznane za spełniające wymogi są oceniane i uszeregowane przez komisję oceniającą ustanowioną dla każdego z dwóch etapów na podstawie, odpowiednio, wcześniej ogłoszonych kryteriów wykluczenia i wyboru oraz kryteriów udzielenia zamówienia. Komisja ta jest powoływana przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu wydania opinii doradczej w sprawie umów (...) Komisja oceniająca składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne danej instytucji, bez powiązań hierarchicznych między nimi, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.„Po zapoznaniu się z dokumentacją Parlamentu Rzecznik Praw Obywatelskich jest zdania, że Parlament przestrzegał obowiązujących przepisów.

B. Wnioski

Na podstawie swoich dochodzeń w sprawie tej skargi Rzecznik stwierdza, że nie doszło do niewłaściwego administrowania przez Parlament. Zwraca on jednak uwagę na następujące kwestie:

Komisja oceniająca nie uwzględniła dodatkowych powodów przedstawionych przez Parlament w piśmie do skarżącego z dnia 14 marca 2007 r. Parlament nie powinien zatem przedstawiać tych powodów jako dodatkowych powodów odrzucenia oferty skarżącego.

Skarżący i Parlament zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sporządzono w Strasburgu dnia 19 listopada 2008 r.

(1) Dz.U. 2007/S 11-011658.

(2) Zob. decyzja w sprawie skargi 1043/2000/GG.

(3) Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, Dz.U. L 357, s. 1.

(4) Sprawa T-59/05 Evropaïki Dynamiki przeciwko Komisji, wyrok z dnia 10 września 2008 r., dotychczas nieopublikowany, pkt 59.

(5) Zob. przypis 3.