Strasburg, 19 czerwca 2008 r.

Szanowny Panie,

W dniu 18 października 2007 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą jej twierdzenia, sformułowanego w opinii w sprawie Pańskiej skargi 488/2007/PB, że pewien dokument, o który Pan prosił, nie istnieje. Pańska skarga została zawarta w Pana uwagach dotyczących wyżej wymienionej opinii Komisji.

W dniu 17 stycznia 2008 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 14 marca 2008 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 28 marca 2008 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarga dotyczyła twierdzenia Komisji Europejskiej, podniesionego w kontekście rozpatrywania przez nią wniosku o udzielenie dostępu, że dany dokument nie istnieje, a zatem nie można udzielić dostępu.

W sprawie 488/2007/PB skarżący zwrócił się o dostęp, na mocy rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (1) ("rozporządzenie 1049/2001"), do szeregu dokumentów będących w posiadaniu Europejskiej Grupy Regulatorów ("ERG"), utworzonej przez Komisję. Komisja odmówiła dostępu do niektórych dokumentów. W swoim piśmie do Komisji, w którym zwrócił się o opinię w sprawie skargi, Rzecznik zwrócił się również do niej o wyjaśnienie swojej decyzji w szczególności w odniesieniu do „Sprawozdania ERG (06) 45 a”, w odniesieniu do którego skarżący przesłał swoje pismo z dnia 20 listopada 2006 r. „Sprawozdanie ERG (06) 45 a” nie zostało wyraźnie wymienione w odpowiedzi Komisji na ponowny wniosek skarżącego złożony na podstawie rozporządzenia 1049/2001.

W swojej opinii Komisja stwierdziła, że w odniesieniu do „Sprawozdania ERG (06) 45 a” dokumenty ERG zarejestrowane pod literą „a” są notatkami podsumowującymi treść powiązanych dokumentów. Taka notatka powinna być zwykle sporządzona dla „Sprawozdania ERG (06) 45” i „Sprawozdania ERG (06) 45b”. Nie sporządzono jednak takiej noty, ponieważ na krótko przed posiedzeniem plenarnym ERG postanowiono nie omawiać tych sprawozdań i „[w] związku z tym nie ma dokumentu o numerze referencyjnym ERG (06) 45a”.

W swoich uwagach z dnia 18 października 2007 r. dotyczących opinii Komisji w sprawie wyżej wymienionej skargi skarżący poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że otrzymał kopie rzekomo nieistniejącego „Sprawozdania ERG (06) 45a”. Skarżący wyraził zaniepokojenie faktem, że Komisja najwyraźniej podała w swojej opinii nieprawdziwe informacje, i zachęcił Rzecznika do zbadania tej sprawy.

Skarżący wskazał, że z treści wspomnianego dokumentu nie wynika jasno, dlaczego nie powinien był zostać upubliczniony, ponieważ dokument ten zawierał jedynie streszczenie „Sprawozdania ERG (06) 45b” oraz uwagę, że nie było pilnej potrzeby publikacji.

Skarżący zachęcił Rzecznika do zajęcia się tą kwestią oddzielnie, biorąc pod uwagę, że dotyczyła ona „podstawowej współpracy [»grundsätzliche Zusammenarbeit«] między Rzecznikiem a organami i instytucjami Wspólnoty Europejskiej”.

W dniu 17 stycznia 2008 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął niniejsze dochodzenie w sprawie następującego zarzutu: Komisja przekazała Rzecznikowi Praw Obywatelskich nieprawdziwe informacje, stwierdzając w swojej opinii w sprawie skargi 488/2007/PB, że dokument „Sprawozdanie ERG (06) 45 a” nie istnieje.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii w przedmiocie skargi Komisja przyznała zasadniczo, że dokument ten istniał, i przedstawiła szereg uwag dotyczących jej pierwotnego wniosku w tej kwestii (zob. część decyzji poniżej). Komisja załączyła do swojej opinii kopię wspomnianego dokumentu.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący stwierdził, że nie ma żadnych istotnych uwag do opinii Komisji, ale wskazał, że jego zaufanie do Komisji nie zostało wzmocnione jego opinią (por. część dotycząca decyzji poniżej).

DECYZJA

1 Zarzut, że Komisja przekazała Rzecznikowi Praw Obywatelskich nieprawdziwe informacje

1.1 Skarżący twierdził, że Komisja przekazała Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich nieprawdziwe informacje, stwierdzając w swojej opinii w sprawie skargi 488/2007/PB, że dokument "Sprawozdanie ERG (06) 45 a"(na wniosek skarżącego) nie istnieje.

1.2 W swojej opinii Komisja przedstawiła informacje, które zasadniczo potwierdziły zarzut skarżącego. W tym względzie Komisja poczyniła szereg uwag:

1. W następstwie ostatniego wniosku skarżącego o dokumenty przeprowadzono dalszą analizę dokumentów dostępnych ERG. To wyszukiwanie potwierdziło, że "Raport ERG (06) 45a" istnieje. Zostało ono ostatecznie pobrane na stronie internetowej CIRCA (2).
2. Jak już wyjaśniono w odpowiedzi Komisji skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącej skargi nr 488/2007/PB, dokumenty zarejestrowane pod literą „a” stanowią uwagi do uwag. Noty te pokrótce podsumowują kwestie przedstawione w powiązanych dokumentach i mają na celu wprowadzenie dokumentów na posiedzenia plenarne ERG do dyskusji przed przyjęciem. Odpowiadając na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie informacji dotyczących skargi 488/2007/PB, służby Komisji uznały w dobrej wierze, że (i) nie przygotowano żadnej noty zgłoszeniowej, biorąc pod uwagę, że „sprawozdanie ERG (06) 45” należy traktować jako punkt A bez dyskusji (3), a zatem (ii) dokument ten nie może być w jego posiadaniu.
3. Początkowo służby Komisji próbowały pobrać dokument z miejsca, w którym zazwyczaj przechowuje się takie dokumenty, przez ograniczony czas, zanim został on usunięty z powodu ograniczeń przestrzennych, tj. na komputerach osobistych i na elektronicznych nośnikach przeznaczonych do zapisywania dokumentów związanych z posiedzeniem plenarnym ERG. Komisja nie zapoznała się ze stroną internetową CIRCA, która jest przeznaczona raczej do użytku delegatów krajowych organów regulacyjnych.
4. Jeżeli chodzi o treść przedmiotowej noty wyjaśniającej, służby Komisji potwierdzają, że w części merytorycznej jest ona identycznym odtworzeniem wniosków zawartych na s. 21 „Sprawozdania ERG (06) 45”, które zostało wcześniej ujawnione przez Komisję skarżącemu.

1.3 Skarżący w swoich uwagach podniósł następujące kwestie: Stwierdził, że pozostawiono mu wrażenie, iż Komisja nie traktuje zbyt poważnie obowiązku współpracy z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich. Nie uznał on za prawdopodobne, że Komisja rzeczywiście poszukiwała rzekomo nieistniejącego dokumentu. Wskazał, że trudno sobie wyobrazić, aby "Raport ERG(06) 45b" istniał, ale dokument logicznie poprzedzający to, czyli "Raport ERG(06) 45a", nie istniał. Stwierdził, że mógł na przykład zrozumieć wyjaśnienie, że dokument został uznany za zbyt nieistotny, a zatem usunięty. Wyjaśnienie, że dokument nigdy nie został stworzony, nie wzmocniło jednak jego zaufania do Komisji.

1.4 Rzecznik zauważa, że stwierdzenie faktyczne instytucji, że dokument nie istnieje, niesie ze sobą (podważalne) domniemanie prawdziwości (4). Domniemanie to ma zastosowanie do wszystkich tych podmiotów, które mogą być zaangażowane w kontekście wniosków o dostęp do dokumentów, niezależnie od tego, czy są to obywatele czy inne instytucje wspólnotowe. W szczególności w odniesieniu do Rzecznika Praw Obywatelskich domniemanie prawdziwości opiera się przede wszystkim na wysokim poziomie zaufania, jakie istnieje między wszystkimi instytucjami a Rzecznikiem Praw Obywatelskich w odniesieniu do stosowania rozporządzenia 1049/2001. Ponadto wiąże się to z korzyścią dla ekonomii procesowej – zarówno dla administracji, jak i dla Rzecznika Praw Obywatelskich – poprzez znaczne ograniczenie konieczności przeprowadzania kontroli odnośnych akt lub dokumentów administracyjnych. Jednocześnie domniemanie prawdziwości zakłada szczególnie ścisły obowiązek staranności w celu zapewnienia prawidłowości oświadczeń dotyczących nieistnienia dokumentu.

1.5 W niniejszej sprawie Komisja w pełni przyznała, że zakwestionowane stwierdzenie faktyczne, którego dokonała, było błędne, to znaczy, że rzekomo nieistniejący dokument faktycznie istniał. Istotną kwestią na tym etapie dochodzenia jest zatem to, czy Komisja dopełniła wyżej wymienionego obowiązku staranności.

1.6 Po dokładnym zbadaniu opinii Komisji Rzecznik uważa, że nie dostarczono mu informacji ani wyjaśnień, które świadczyłyby o wywiązaniu się z wyżej wymienionego obowiązku, z następujących powodów:

Po pierwsze, w pkt 1 opinii Komisji wskazano, że jej służby w jakiś sposób wywnioskowały nieistnienie dokumentu z faktu, że dokumenty zarejestrowane literą „a” są notatkami do przedłożenia. Noty te pokrótce podsumowują kwestie przedstawione w powiązanych dokumentach i mają na celu wprowadzenie dokumentów na posiedzenia plenarne ERG do dyskusji przed przyjęciem. Wydaje się, że powyższy wniosek został sformułowany w powiązaniu z faktem, że „dokument ERG (06) 45 miał być traktowany jako punkt A bez dyskusji”. Komisja nie wyjaśniła jednak wystarczająco, dlaczego, ogólnie rzecz biorąc, taki wniosek byłby uzasadniony(5) i dlaczego, w szczególnych okolicznościach niniejszej sprawy, taki wniosek ostatecznie nie odzwierciedla rzeczywistości.

Po drugie, w pkt 2 opinii Komisji nie przedstawiono jasnych i odpowiednich informacji na temat odpowiednich poszukiwań przeprowadzonych przez jej służby. Odnosi się on jedynie ogólnie do nieokreślonego „miejsca”, w którym dokumenty są przechowywane przez nieokreślony „ograniczony okres” przed ich usunięciem. Nie jest jasne, czy odesłanie ma na celu przekazanie informacji, że służby Komisji, które poszukiwały dokumentu, uczyniły to po upływie ustalonego terminu przechowywania dokumentów i że z tego powodu (oczywiście) nie mogły go znaleźć. W związku z tym w opinii ponownie odniesiono się do strony internetowej „CIRCA”, wskazując, że jest ona „raczej przeznaczona” do użytku delegatów krajowych organów regulacyjnych. Nie przekazuje to między innymi żadnych jasnych i konkretnych informacji na temat tego, czy nie można było racjonalnie oczekiwać, że jej usługi przeszukiwały również wspomnianą stronę internetową "CIRCA".

Wreszcie należy zauważyć, że Komisja wskazała, iż sporny dokument nigdy nie istniał, a nie że nie był już w jej posiadaniu lub że jej próba odzyskania go z jej systemu(-ów) komputerowego(-ych) nie była owocna.

1.7 Biorąc pod uwagę charakter stwierdzonego powyżej niewłaściwego administrowania, Rzecznik zwraca uwagę, że zgodnie z zasadami dobrej administracji Komisja powinna była przeprosić skarżącego. Komisja postanowiła tego nie robić, w związku z czym Rzecznik zamyka sprawę uwagą krytyczną.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną:

Domniemanie prawdziwości stwierdzenia faktycznego administracji, że dany żądany dokument nie istnieje, implikuje szczególnie ścisły obowiązek staranności w celu zapewnienia prawdziwości takich oświadczeń. W świetle ustaleń zawartych w pkt 1.6 powyżej Rzecznik nie uważa, aby przekazano mu informacje i wyjaśnienia, które świadczyłyby o spełnieniu tego obowiązku w niniejszej sprawie. Odpowiednie zachowanie Komisji wiąże się zatem z niewłaściwym administrowaniem.

Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Jak wynika z porządku obrad (ERG (06) 35 Rev 1) 18. posiedzenia plenarnego ERG w dniach 5-6 października 2006 r.( http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) oraz protokołu tego posiedzenia plenarnego (ERG (06) 52).

(4) Por. sprawa T-311/00 British American Tobacco przeciwko Komisji, Rec. 2002, s. II-2781, pkt 35.

(5) Na przykład wydaje się możliwe, że (i) do celów dyskusji nad danym zagadnieniem/projektem dokumentu na posiedzeniach plenarnych ERG zostanie przygotowana notatka zgłoszeniowa zarejestrowana literą „a”, a następnie podjęta zostanie decyzja o nierozpatrywaniu tego zagadnienia/dokumentu.