Strasburg, 8 lutego 2008 r.

Szanowna Pani B.,

W dniu 27 stycznia 2006 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Dyrekcji Generalnej ds. Personelu i Administracji Komisji Europejskiej dotyczącą Pańskiego pisma wysłanego do tej Dyrekcji w dniu 19 grudnia 2005 r. W piśmie tym zwróciła się Pani do wspomnianej DG z pytaniem, czy Komisja przekazała „bardzo znaczne środki”(1) na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez Pani byłego męża w celu sfinansowania jej delegatury w Ałmaty (Kazachstan).

W dniu 8 marca 2006 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. Zwróciłem się do Komisji o wydanie opinii w sprawie skargi przed dniem 31 maja 2006 r.

Komisja przesłała swoją opinię w dniu 20 czerwca 2006 r. W dniu 21 czerwca 2006 r. przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 3 lipca 2006 r.

W dniu 10 grudnia 2006 r. przesłał mi Pan dalsze dokumenty związane z Pana skargą.

W dniu 29 marca 2007 r. zwróciłem się do Komisji o udzielenie dalszych informacji w związku z Pańską skargą i zwróciłem się o udzielenie odpowiedzi do dnia 15 maja 2007 r.

W dniu 28 maja 2007 r. przesłał mi Pan dalszą korespondencję dotyczącą Pańskiej skargi.

W związku z brakiem odpowiedzi ze strony Komisji w przewidzianym terminie, w dniu 12 czerwca 2007 r. podległe mi służby zadzwoniły do służb Komisji. W dniu 21 czerwca 2007 r. zwróciłem się do Komisji o udzielenie mi odpowiedzi najpóźniej do dnia 15 lipca 2007 r. Został Pan o tym poinformowany pismem z tego samego dnia.

Komisja przesłała mi swoją odpowiedź w dniu 17 lipca 2007 r.

W dniu 18 lipca 2007 r. przekazałem Panu odpowiedź Komisji wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 24 lipca 2007 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Kontekst: skarga 1139/2005/JMA

W dniu 12 września 2000 r. skarżąca złożyła pierwszą skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (nr ref. 1139/2000/JMA) przeciwko Komisji Europejskiej, dotyczącą jej decyzji o zmianie statusu osobowego jej męża z „żonatego” na „rozwiedzionego” oraz związanego z tym działania wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego w celu wykluczenia skarżącej z jego zakresu.

Rzecznik zamknęła dochodzenie, a skargę zamknięto jako „rozstrzygniętą przez Komisję Europejską” ku zadowoleniu skarżącego. W dniach 18 sierpnia 2005 r. i 10 października 2005 r. otrzymano od skarżącego dwa kolejne pisma zarejestrowane pod numerem referencyjnym 1139/2005/JMA.

Obecna skarga nr 313/2006/MF

Według skarżącego istotne fakty przedstawiały się w skrócie następująco:

W dniu 19 grudnia 2005 r. skarżąca wysłała list polecony do Dyrekcji Generalnej ds. Personelu i Administracji Komisji („DG”) w sprawie rzekomego przekazania przez Komisję znacznych środków na prywatne rachunki bankowe jej byłego męża w celu sfinansowania jej delegatury w Ałmaty („delegatura”).

W dniu 27 stycznia 2006 r. skarżący złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich. Twierdziła ona, że Komisja nie wysłała potwierdzenia odbioru dotyczącego jej pisma z dnia 19 grudnia 2005 r. Twierdziła ona ponadto, że Komisja nie zajęła stanowiska w kwestii podniesionej we wspomnianym piśmie, a mianowicie w kwestii zarzutu, że Komisja przekazała bardzo znaczne środki na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej byłego męża w celu sfinansowania swojego przedstawicielstwa w Ałma-Acie.

WNIOSEK

Opinia Komisji

Podsumowując, Komisja wydała następującą opinię w sprawie skargi:

W odniesieniu do pierwszego zarzutu skarżącego Komisja przyznała, że pismo rzeczywiście wpłynęło do DG ds. Personelu i Administracji. Biorąc jednak pod uwagę, że przedmiot pisma wykraczał poza zakres odpowiedzialności tej dyrekcji generalnej, zostało ono niezwłocznie przekazane pocztą wewnętrzną do OLAF-u. Komisja stwierdziła ponadto, że po weryfikacji okazało się, iż pismo nigdy nie dotarło do służb OLAF-u i wydaje się, że zostało utracone w wewnętrznym systemie poczty. Komisja wyraziła ubolewanie, że do skarżącej nie wysłano potwierdzenia odbioru, informując ją, zgodnie z wymogami kodeksu dobrego postępowania administracyjnego, że jej pismo zostało przeniesione. Zdaniem Komisji pominięcie to mogło częściowo wynikać z zaległości w rozsyłaniu korespondencji w okresie przed świętami Bożego Narodzenia i po nich. Komisja przeprosiła skarżącą i Rzecznika Praw Obywatelskich za ten wewnętrzny błąd administracyjny związany z rozpatrywaniem jej pisma.

W odniesieniu do drugiego zarzutu skarżącego Komisja zauważyła, że środkami przekazanymi na finansowanie delegatury zarządzano zgodnie z jej zasadami dotyczącymi zasobów finansowych. Komisja stwierdziła, że „w żadnym wypadku” środki nie zostały przekazane na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej urzędników, lecz zawsze na lokalne rachunki bankowe delegatury zarządzane przez upoważnionych urzędników, a mianowicie szefów delegatur, w imieniu i na rzecz Komisji.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca podtrzymała skargę.

Dalsze pismo skarżącego z dnia 10 grudnia 2006 r.

W dniu 10 grudnia 2006 r. skarżąca skierowała do Rzecznika kolejne pismo dotyczące jej skargi. Załączyła również zaświadczenie wydane przez urzędnika DG ds. Budżetu Komisji, w którym urzędnik ten zaświadczył, że Komisja dokonała pięciu przesunięć na rzecz byłego męża skarżącego w dniach 7 października 1994 r., 9 stycznia 1995 r., 1 maja 1995 r., 13 marca 1995 r. i 3 kwietnia 1995 r.

Rzecznik zauważył, że z zaświadczenia wynika, iż dwa pierwsze transfery, z dnia 7 października 1994 r. i 9 stycznia 1995 r., zostały dokonane w gotówce na rzecz byłego męża skarżącego. Kolejne trzy przelewy zostały dokonane na rachunek bankowy w banku z siedzibą w Luksemburgu. Urzędnik potwierdził, że przelewy te miały na celu pokrycie wydatków delegatury przed otwarciem własnego rachunku bankowego Komisji.

Skarżący stwierdził, że zaświadczenie to, które nie zostało podpisane ani opatrzone datą, nie może stanowić dowodu na to, że przelewy Komisji nie zostały dokonane na prywatne rachunki bankowe posiadane przez byłego męża skarżącego.

W piśmie z dnia 10 grudnia 2006 r. skarżąca odniosła się również do toczącego się przed sądem krajowym w Luksemburgu postępowania w sprawie podziału majątku, który posiadała wspólnie ze swoim byłym mężem. W tym kontekście skarżąca złożyła kolejny wniosek o udzielenie jej informacji dotyczących wynagrodzeń jej byłego męża za okres od dnia 16 lutego 1994 r. do dnia 31 maja 1999 r. Biorąc jednak pod uwagę, że skarżąca nie przedstawiła żadnego dokumentu na poparcie swojego wniosku, Rzecznik stwierdził, na podstawie art. 195 Traktatu WE, że wydaje się, iż nie ma wystarczających podstaw do rozszerzenia obecnego dochodzenia w odniesieniu do tego nowego wniosku.

Dalsze dochodzenia Wniosek
o udzielenie informacji skierowany do Komisji

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji, uwag skarżącej oraz dokumentu załączonego do jej kolejnego pisma z dnia 10 grudnia 2006 r. okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się zatem do Komisji o udzielenie odpowiedzi na następujące pytanie:

„W odniesieniu do drugiego zarzutu skarżącego Komisja stwierdziła w swojej opinii, że środki dla delegatury w Ałma-Acie nigdy nie zostały przekazane na prywatne rachunki bankowe jej urzędników, lecz zawsze na lokalne rachunki bankowe delegatury zarządzane przez upoważnionych urzędników.

Skarżący przedłożył dokument sugerujący, że Komisja trzykrotnie przelała pewne kwoty pieniężne na rachunki bankowe w Luksemburgu, które najwyraźniej należały do byłego męża skarżącego.”

Rzecznik zwrócił się również do Komisji o przedstawienie uwag na temat dowodów przedstawionych przez skarżącego.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja stwierdziła, że dzięki dokumentowi przesłanemu przez skarżącego była w stanie przeprowadzić pełniejsze przeszukanie swoich archiwów historycznych w związku z zarzutem, że kwoty przeznaczone na administrację delegatury zostały przeniesione na niektóre rachunki bankowe prowadzone przez byłego męża skarżącego. Komisja potwierdziła, że przedmiotowy dokument jest w rzeczywistości autentyczny. Na poparcie tego faktu Komisja załączyła kopię przedmiotowego dokumentu, która została opatrzona datą i podpisana przez pana H., ówczesnego kierownika właściwych służb.

Komisja stwierdziła ponadto, że pragnie wyjaśnić, iż odpowiedź na tę kwestię udzielona w jej pierwszej opinii w sprawie skargi opierała się na informacjach zawartych w elektronicznej bazie danych, która zaczęła działać dopiero w 2003 r. Komisja wskazała, że chociaż dołożono wszelkich starań w celu zapewnienia, aby informacje historyczne sprzed 2003 r. były zawarte w bazie danych, nie zawsze było tak, że istotne informacje były zawarte w bazie danych. Komisja wskazała, że znaleziono dodatkowe informacje, z których wynikało, że zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami finansowymi w momencie otwierania nowych przedstawicielstw nie było niczym niezwykłym przekazywanie środków na rachunki bankowe urzędników w oczekiwaniu na uruchomienie lokalnych rachunków bankowych.

Podsumowując, Komisja wyraziła nadzieję, że wyjaśni to sprawę i wyraziła ubolewanie z powodu wszelkich niedogodności spowodowanych informacjami zawartymi w jej pierwotnej odpowiedzi.

Dalsze uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżąca stwierdziła, że należycie przyjęła do wiadomości dalszą odpowiedź Komisji i miała jedynie następującą uwagę: chociaż jej były mąż został powołany do delegatury w dniu 23 sierpnia 1994 r., ostatni przekaz pieniężny dokonany przez szefa delegatury na jego prywatny rachunek bankowy miał miejsce w dniu 1 maja 1995 r. Zdaniem skarżącego długo trwało, zanim szef delegatury otworzył rachunek bankowy w imieniu delegatury.

DECYZJA

1 Zarzucany brak przesłania przez Komisję potwierdzenia odbioru pisma skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r.

1.1 W dniu 19 grudnia 2005 r. skarżąca wysłała list polecony do Dyrekcji Generalnej Komisji Europejskiej ("DG") ds. Skarżąca twierdziła, że Komisja nie przesłała jej potwierdzenia odbioru dotyczącego jej pisma z dnia 19 grudnia 2005 r.

1.2 W swojej opinii Komisja uznała, że pismo skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r. rzeczywiście wpłynęło do DG ds. Biorąc jednak pod uwagę, że przedmiot pisma wykraczał poza zakres odpowiedzialności tej dyrekcji generalnej, zostało ono niezwłocznie przekazane OLAF-owi w celu podjęcia działań pocztą wewnętrzną. Komisja stwierdziła ponadto, że po weryfikacji okazało się, iż pismo nigdy nie dotarło do OLAF-u i że wydawało się, iż zostało utracone w wewnętrznym systemie poczty. Komisja wyraziła ubolewanie, że do skarżącej nie wysłano potwierdzenia odbioru, informując ją, że jej pismo, zgodnie z wymogami kodeksu dobrego postępowania administracyjnego, zostało przeniesione. Zdaniem Komisji pominięcie to mogło częściowo wynikać z zaległości w rozsyłaniu korespondencji w okresie przed świętami Bożego Narodzenia i po nich. Komisja przeprosiła skarżącego i Rzecznika Praw Obywatelskich za ten wewnętrzny błąd administracyjny dotyczący postępowania z pismem skarżącego.

1.3 Skarżąca nie przedstawiła w swoich uwagach żadnych konkretnych uwag na ten temat.

1.4 Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie przypomnieć, że art. 14 ust. 1 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego (3) stanowi, co następuje:

„Każde pismo lub skarga skierowane do instytucji otrzymują potwierdzenie odbioru w terminie dwóch tygodni, chyba że w tym terminie można przesłać odpowiedź merytoryczną.”;

1.5 W niniejszej sprawie Rzecznik zauważa, że brak przesłania przez Komisję potwierdzenia odbioru pisma skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r. wydaje się wynikać zarówno z (i) wewnętrznego błędu administracyjnego dotyczącego postępowania z pismem skarżącego, ponieważ po jego przekazaniu OLAF-owi pismo to nigdy nie zostało otrzymane przez jego służby, jak i (ii) zaległości w rozpatrywaniu przesyłek pocztowych w okresie przed świętami Bożego Narodzenia i po nich.

1.6 Rzecznik zauważa jednak, że w swojej odpowiedzi Komisja przeprosiła skarżącego za ten wewnętrzny błąd administracyjny.

1.7 W tych okolicznościach, przyznając, że doszło do godnego ubolewania nieskutecznego postępowania z korespondencją obywatela, Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w sprawie tego zarzutu.

2 Zarzucany brak zajęcia przez Komisję stanowiska w sprawie podniesionej w piśmie skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r.

2.1 Skarżąca twierdziła, że Komisja nie zajęła stanowiska w kwestii poruszonej w jej piśmie z dnia 19 grudnia 2005 r., a mianowicie zarzutu, że Komisja przekazała bardzo znaczne środki na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej byłego męża w celu sfinansowania przedstawicielstwa.

2.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że środkami przekazanymi na finansowanie jej delegatury zarządzano zgodnie z jej zasadami dotyczącymi zasobów finansowych. Komisja stwierdziła, że „w żadnym wypadku” środki nie zostały przekazane na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej urzędników, lecz zawsze na lokalne rachunki bankowe delegatury zarządzane przez upoważnionych urzędników, a mianowicie szefów delegatur, w imieniu i na rzecz instytucji.

2.3 Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji, uwag skarżącego oraz nowych dowodów załączonych do jego kolejnego pisma z dnia 10 grudnia 2006 r. Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji o przedstawienie uwag na temat dowodów przedstawionych przez skarżącego, a mianowicie dokumentu sugerującego, że Komisja trzykrotnie przelała pewne kwoty pieniężne na rachunki bankowe w banku z siedzibą w Luksemburgu, które najwyraźniej należały do byłego męża skarżącego.

2.4 W swojej odpowiedzi Komisja stwierdziła, że dzięki dokumentowi przedstawionemu przez skarżącego była w stanie przeprowadzić pełniejsze przeszukiwanie swoich fizycznych archiwów historycznych w związku z zarzutem skarżącego, że kwoty przeznaczone na administrację przedstawicielstwa zostały przeniesione na niektóre rachunki bankowe posiadane przez byłego męża skarżącego. Komisja stwierdziła ponadto, że pragnie wyjaśnić, iż odpowiedź na tę kwestię udzielona w jej pierwszej opinii w sprawie skargi opierała się na informacjach zawartych w elektronicznej bazie danych, która zaczęła działać dopiero w 2003 r. Komisja wskazała, że chociaż dołożono wszelkich starań, aby informacje historyczne sprzed 2003 r. zostały włączone do bazy danych, nie zawsze tak było. Komisja stwierdziła, że znaleziono dodatkowe informacje, z których wynikało, że zgodnie z obowiązującymi wówczas zasadami finansowymi w momencie otwierania nowych przedstawicielstw nie było niczym niezwykłym przekazywanie środków w ten sposób w oczekiwaniu na uruchomienie lokalnych rachunków bankowych. Komisja stwierdziła, że ma nadzieję, iż wyjaśnienie to wyjaśni sprawę, i wyraziła ubolewanie z powodu wszelkich niedogodności spowodowanych informacjami zawartymi w jej pierwotnej odpowiedzi.

2.5 W swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji skarżąca stwierdziła, że należycie uwzględniła dalszą odpowiedź Komisji. Zauważyła jedynie, że wiele czasu zajęło szefowi delegatury otwarcie nowego rachunku bankowego w imieniu delegatury.

2.6 W przedmiotowej sprawie Rzecznik zauważa, że w swojej pierwszej opinii w sprawie skargi Komisja wskazała, że "w żadnym wypadku" środki nie zostały przekazane na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej urzędników, lecz zawsze na lokalne rachunki bankowe przedstawicielstwa zarządzane przez upoważnionych urzędników, a mianowicie szefów przedstawicielstw, w imieniu i na rzecz instytucji. Rzecznik zauważa jednak, że w odpowiedzi na jego wniosek o udzielenie dalszych informacji Komisja stwierdziła, że znaleziono dodatkowe informacje, z których wynika, że zgodnie z obowiązującymi wówczas zasadami finansowymi „w momencie otwierania nowych przedstawicielstw nie było niczym niezwykłym” przelewanie środków na prywatne rachunki bankowe prowadzone przez jej urzędników, w oczekiwaniu na uruchomienie własnych lokalnych rachunków bankowych przedstawicielstwa. Rzecznik uważa zatem, że wydaje się, iż między dwiema opiniami Komisji występuje pewna niespójność.

2.7 Rzecznik zauważa jednak, że Komisja wyraziła ubolewanie z powodu niedogodności spowodowanych błędnymi informacjami zawartymi w jej pierwotnej odpowiedzi. Ponadto wyjaśniła, że wynikało to z faktu, iż jej pierwotne stanowisko w pierwszej odpowiedzi udzielonej skarżącemu opierało się na informacjach zawartych w elektronicznej bazie danych oddanej do użytku w 2003 r., która następnie okazała się niekompletna. Rzecznik uważa zatem, że Komisja zajęła obecnie stanowisko w kwestii podniesionej w piśmie skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r. i odpowiednio wyjaśniła podniesioną w nim kwestię, odpowiadając, że nie wykluczono, iż w odnośnym czasie, w przypadku nowo utworzonych przedstawicielstw, środki zostały przeniesione na rachunki bankowe posiadane przez jej urzędników do czasu oddania do użytku własnych lokalnych rachunków bankowych Komisji.

2.8 Na podstawie powyższych rozważań, a mianowicie wyjaśnienia Komisji w kwestii poruszonej w piśmie skarżącego z dnia 19 grudnia 2005 r. oraz faktu, że Komisja wyraziła ubolewanie z powodu niedogodności spowodowanych informacjami zawartymi w jej pierwotnej odpowiedzi, Rzecznik uważa, że dalsze dochodzenie w sprawie tego zarzutu nie jest konieczne.

2.9 W odniesieniu do argumentu przedstawionego przez skarżącą w jej dalszych uwagach, zgodnie z którym otwarcie nowego rachunku bankowego w imieniu delegatury zajęło szefowi delegatury dużo czasu, Rzecznik uważa, że - jak stwierdziła sama skarżąca - kwestia ta nie stanowi zarzutu, lecz jedynie uwagę. Nie wydaje się zatem konieczne dalsze dochodzenie w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że nie było podstaw do dalszych dochodzeń w sprawie dwóch zarzutów skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) W oryginale francuskim: „des fonds très importants”.

(2) Zob. przypis 1 powyżej.

(3) Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).