Strasburg, 15 listopada 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 25 stycznia 2005 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą opóźnień w odniesieniu do dwóch płatności na rzecz rad lokalnych Saksonii, które uczestniczyły w programie partnerstwa miast Unii Europejskiej.

W dniu 23 lutego 2005 r. przekazałem Pani skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej.

W dniu 22 marca 2005 r. poinformował mnie Pan, że Komisja dokonała dwóch przedmiotowych płatności.

Komisja przesłała swoją opinię w dniu 5 lipca 2005 r. Przekazałem go Panu w dniu 6 lipca 2005 r. z zaproszeniem do przedstawienia uwag.

W dniu 7 lipca 2005 r. poinformował mnie Pan pocztą elektroniczną, że nie chce zgłaszać żadnych uwag, i podziękował mi Pan za moją pracę. W rozmowie telefonicznej z Panem Peterem Bonnorem w dniu 19 września 2005 r. potwierdził Pan, że Pana skarga została rozpatrzona.

Proszę zauważyć, że ze względów związanych z wewnętrzną organizacją pracy mojego biura Pana skarga została przekazana innemu prawnikowi, pani Wiebke Pankauke, w dniu 13 października 2005 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący jest szefem Europabüro der Sächsischen Kommunen (Biura Łącznikowego UE Saksońskich Rad Lokalnych). Twierdził, że istnieje powtarzający się problem opóźnień w płatnościach w ramach programu partnerstwa miast Unii Europejskiej. Podał dwa konkretne przykłady:

(1) W dniu 11 sierpnia 2004 r. gmina Mittweida w Saksonii przedłożyła działowi 2 Dyrekcji D Dyrekcji Generalnej Komisji ds. Edukacji i Kultury dokumenty wymagane do ostatecznej oceny projektu partnerskiego (nr ref. 04/1202).

(2) W dniu 31 sierpnia 2004 r. Freundeskreis der Städte Königstein przedłożyła działowi 2 Dyrekcji D Dyrekcji Generalnej ds. Edukacji i Kultury Komisji Europejskiej dokumenty wymagane do ostatecznej oceny innego projektu twinningowego (nr ref. 04/1552).

W obu przypadkach skarżący poinformował, że w dniu złożenia skargi Komisja nie otrzymała żadnej płatności. Stwierdził, że uznaje wysoką motywację i zaangażowanie pracowników odpowiedzialnego działu Komisji oraz że w pełni docenia fakt, iż Komisja modernizuje obecnie swój system rachunkowości. Podkreślił jednak, że mniejsze rady lokalne często są uzależnione od terminowych płatności. Dodał, że pozytywny wizerunek Unii Europejskiej stworzony dzięki programowi Town Twinning ucierpiał z powodu opóźnień w płatnościach.

Skarżący poinformował, że kilkakrotnie kontaktował się z działem 2 Dyrekcji D Dyrekcji Generalnej Komisji ds. Edukacji i Kultury, ale nie otrzymał żadnych informacji na temat terminu dokonania płatności.

Zarzuty i twierdzenia skarżącego były następujące:

1. Komisja nie dokonała płatności na rzecz beneficjentów w ramach projektów partnerskich 04/1202 i 04/1552;
2. Komisja regularnie nie dokonywała w rozsądnym terminie płatności na rzecz beneficjentów z Saksonii w ramach projektów partnerskich;
3. Skarżący twierdził, że powinien zostać poinformowany, kiedy Komisja wypłaci beneficjentom płatności w ramach projektów partnerskich 04/1202 i 04/1552; oraz
4. Skarżący twierdził, że powinien zostać poinformowany, jakie środki podejmie Komisja, aby zapobiec nadmiernym opóźnieniom w płatnościach w przyszłości.

WNIOSEK

W dniu 23 lutego 2005 r. Rzecznik przekazał skargę Komisji Europejskiej.

W dniu 22 marca 2005 r. skarżący poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że Komisja dokonała dwóch przedmiotowych płatności oraz że w jednej ze spraw kierownik działu ds. partnerstwa miast Komisji zadzwonił do osoby odpowiedzialnej w radzie lokalnej i wyjaśnił sytuację, co zostało bardzo docenione. Skarżący oświadczył, że teraz z niecierpliwością czeka na odpowiedź Komisji co do tego, jakie środki podejmie, aby zapobiec opóźnieniom w przyszłości.

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja wyjaśniła, że a) znaczny wzrost liczby projektów wybranych przez Komisję ze względu na wzrost budżetu o ponad 40 % w okresie czterech lat; b) wymogi nowego rozporządzenia finansowego; oraz c) wdrożenie nowego systemu rachunkowości miało negatywny wpływ na operacje finansowe w tym sektorze i w niektórych przypadkach uniemożliwiło dotrzymanie terminów. Ze względu na duże obciążenie pracą czasami trudno było wskazać przewidywaną datę płatności, kiedy beneficjenci skontaktowali się z Komisją. Beneficjent Freundeskreis der Städte Königstein został jednak poinformowany w dniu 20 grudnia 2004 r., że płatność może zostać opóźniona.

Komisja oświadczyła, że podjęła środki w celu zmiany sytuacji i nadrobienia opóźnień. Sektor został tymczasowo zaopatrzony w dodatkowy personel. Opracowano wytyczne, aby umożliwić wnioskodawcom lepsze spełnienie wymogów nowego systemu rachunkowości. Ponadto Komisja pracowała nad możliwościami uproszczenia procedury składania wniosków oraz nad stroną internetową służącą poprawie informacji dostępnych dla wnioskodawców.

Komisja odniosła się również do utworzenia Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego, która miała przejąć zarządzanie operacyjne programem partnerstwa miast na początku 2006 r.

Komisja stwierdziła, że środki te powinny znacznie poprawić sytuację. Stwierdziła, że żałuje opóźnienia w płatnościach i że wysłała już pismo z przeprosinami do skarżącego. Komisja załączyła niniejsze pismo i dowód płatności.

Uwagi skarżącego

Po otrzymaniu opinii Komisji i wezwania Rzecznika do przedstawienia uwag skarżący poinformował Rzecznika, że nie chce przedstawiać żadnych uwag, i podziękował mu za jego pracę. W dniu 19 września 2005 r. potwierdził on telefonicznie, że jego skarga została rozpatrzona.

DECYZJA

1 Opóźnienia w płatnościach

1.1 W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, złożonej w dniu 25 stycznia 2005 r., skarżący twierdził, że Komisja nie dokonała płatności na rzecz beneficjentów projektów partnerstwa miast 04/1202 i 04/1552. Skarżący twierdził ponadto, że Komisja regularnie nie dokonywała płatności w rozsądnym terminie na rzecz beneficjentów saksońskich w ramach projektów partnerstwa miast.

Skarżący twierdził, że powinien zostać poinformowany, kiedy Komisja dokona płatności na rzecz beneficjentów oraz jakie środki podejmie Komisja, aby zapobiec nadmiernym opóźnieniom w płatnościach w przyszłości.

1.2 W swojej opinii Komisja wyjaśniła, że a) znaczny wzrost liczby projektów wybranych przez Komisję ze względu na wzrost budżetu o ponad 40% w okresie czterech lat; b) wymogi nowego rozporządzenia finansowego; oraz c) wdrożenie nowego systemu rachunkowości miało negatywny wpływ na operacje finansowe w tym sektorze i w niektórych przypadkach uniemożliwiło dotrzymanie terminów. Ze względu na duże obciążenie pracą czasami trudno było wskazać przewidywaną datę płatności, kiedy beneficjenci skontaktowali się z Komisją.

Komisja oświadczyła, że podjęła środki w celu zmiany sytuacji i nadrobienia opóźnień. Sektor został tymczasowo zaopatrzony w dodatkowy personel. Opracowano wytyczne, aby umożliwić wnioskodawcom lepsze spełnienie wymogów nowego systemu rachunkowości. Ponadto Komisja pracowała nad możliwościami uproszczenia procedury składania wniosków oraz nad stroną internetową służącą poprawie informacji dostępnych dla wnioskodawców.

Komisja odniosła się również do utworzenia Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego, która miała przejąć zarządzanie operacyjne programem partnerstwa miast na początku 2006 r.

Komisja stwierdziła, że środki te powinny znacznie poprawić sytuację. Stwierdziła, że żałuje opóźnienia w płatnościach i że wysłała już pismo z przeprosinami do skarżącego.

1.3 W dniu 7 lipca 2005 r. skarżący oświadczył pocztą elektroniczną, że nie chce zgłaszać żadnych uwag, i podziękował Rzecznikowi Praw Obywatelskich za jego pracę. W dniu 19 września 2005 r. poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że uważa skargę za rozstrzygniętą.

2 Wnioski

Z opinii Komisji i uwag skarżącego wynika, że Komisja podjęła kroki w celu rozstrzygnięcia sprawy i tym samym usatysfakcjonowała skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS