Strasburg, 11 listopada 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 10 stycznia 2005 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Europejskiemu Urzędowi Doboru Kadr („EPSO”) dotyczącą wykluczenia Pana z konkursu otwartego EPSO/A/18/04.

W dniu 27 stycznia 2005 r. przekazałem skargę dyrektorowi EPSO. EPSO przesłało swoją opinię w dniu 4 kwietnia 2005 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy, do dnia 31 maja 2005 r. Do tego dnia nie otrzymano od Pana żadnych uwag.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty są następujące:

Skarżący zarejestrował się drogą elektroniczną w konkursie otwartym EPSO/A/18/04 (Administratorzy (A7/A6) w specjalistycznych dziedzinach zdrowia publicznego i bezpieczeństwa żywności)(1). W połowie listopada 2004 r. dowiedział się, że nie został dopuszczony do testów preselekcyjnych, ponieważ nie potwierdził swojego zgłoszenia przed dniem 24 lipca 2004 r.

W dniu 19 listopada 2004 r. skarżący wniósł odwołanie i zwrócił się o ponowne rozpatrzenie jego kandydatury, ponieważ EPSO, jak wskazano na s. 11 ogłoszenia o konkursie, nie wysłało formalnego zaproszenia do potwierdzenia jego kandydatury, a instrukcje dla kandydatów były niejasne i mylące. Pismem z dnia 2 grudnia 2004 r. EPSO potwierdziło jednak jego niedopuszczenie do udziału w konkursie, powołując się na pismo, które zostało wpisane do profilu EPSO w dniu 24 czerwca 2004 r., oraz na komunikat „pop-up”. W piśmie tym kandydaci zostali poproszeni o potwierdzenie, do dnia 24 lipca 2004 r., swojego udziału w konkursie.

Skarżący zwraca uwagę, że w dniu 20 grudnia 2004 r. zauważył, że EPSO zmieniło jego profil EPSO, zastępując nagłówek „dopuszczenie do testów wstępnych” na „wniosek o potwierdzenie”. Według skarżącego oznaczało to, że jego argumenty z dnia 19 listopada 2004 r. zostały faktycznie zaakceptowane przez EPSO.

W dniu 20 grudnia 2004 r. skarżący złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga nr 3699/2004/OV). Ponieważ skarżący nie załączył wystarczających dowodów potwierdzających, Rzecznik stwierdził w swojej decyzji z dnia 13 stycznia 2005 r., że nie ma wystarczających podstaw do wszczęcia dochodzenia w sprawie skargi, i wezwał skarżącego do złożenia nowej skargi i załączenia dowodów potwierdzających. W dniu 22 grudnia 2004 r. skarżący złożył drugie odwołanie do EPSO.

W dniu 10 stycznia 2005 r. skarżący złożył niniejszą nową skargę. Podtrzymał swoją opinię, że EPSO wydało niejasne i mylące instrukcje dotyczące konkursu. Stwierdził on, że na żadnym etapie nie otrzymał od EPSO zaproszenia do potwierdzenia udziału w konkursie. Skarżący wskazał, że jego drugie odwołanie z dnia 22 grudnia 2004 r. zostało odrzucone przez EPSO pismem z dnia 6 stycznia 2005 r. Skarżący zwrócił uwagę na ustęp w piśmie EPSO, w którym stwierdza się, że „fakt, że wyrażenie »dopuszczenie do testów wstępnych« zostało zastąpione wyrażeniem »wniosek o potwierdzenie«, należy uznać za dorozumiane uznanie przez EPSO zasadności Państwa argumentów [sic]”. W dniu 3 stycznia 2005 r. skarżący zauważył, że EPSO ponownie zmodyfikowało swój profil EPSO, zamieszczając wiadomość „niepotwierdzoną przez kandydata w wyznaczonym terminie”. Testy wstępne miały się odbyć w dniu 28 stycznia 2005 r.

W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że decyzja EPSO o niedopuszczeniu go do konkursu otwartego EPSO/A/18/04 była nieuzasadniona, ponieważ opierała się na niejasnych i mylących instrukcjach. Skarżący twierdził, że powinien zostać dopuszczony do testów preselekcyjnych.

WNIOSEK

Opinia EPSO

EPSO przedstawiło w swojej opinii następujące uwagi:

Tytuł C ogłoszenia o konkursie zawierał niezbędne informacje na temat sposobu składania wniosków. Zgodnie z przepisami tytułu C zarejestrowani kandydaci zostali poinformowani, że mogą śledzić przebieg konkursu oraz sprawdzać daty i miejsca egzaminów, odwiedzając stronę internetową EPSO i klikając na zakładkę „Konkursy” – „Konkursy w toku”.

W tytule C poinformowano również kandydatów, że „po upływie terminu składania zgłoszeń EPSO wyznacza jeden miesiąc na zaproszenie kandydatów do potwierdzenia zgłoszenia, a w takim przypadku na wybór miasta, w którym chcą wziąć udział w naborze wstępnym lub egzaminie(-ach) pisemnym(-ych). Wniosek o potwierdzenie zostanie złożony za pośrednictwem profilu EPSO”. Urząd dodał, że „[j]eżeli w terminie dwóch miesięcy od upływu terminu składania zgłoszeń nie otrzymano potwierdzenia, EPSO uzna zgłoszenie za wycofane. To wycofanie spowoduje anulowanie wniosku".

Rejestracja skarżącego została zatwierdzona w dniu 10 maja 2004 r. Informacje zawarte w jego profilu EPSO potwierdziły, że jego rejestracja została przeprowadzona prawidłowo.

W dniu 16 czerwca 2004 r. EPSO umieściło na swojej stronie internetowej ogłoszenie informujące kandydatów, że w dniu „24 czerwca kandydaci otrzymają na swoim profilu EPSO wiadomość z zaproszeniem do potwierdzenia zgłoszenia (za pośrednictwem swojego profilu EPSO) i wybrania najpóźniej do dnia 24 lipca miasta, w którym chcą wziąć udział w naborze wstępnym lub testach pisemnych”. W wiadomości/pismie stwierdzono również, że w przypadku braku potwierdzenia wnioskodawcy zostaną uznani za wycofających swój wniosek, który zostanie anulowany. W dniu 24 czerwca 2004 r. każdy z kandydatów miał dostęp do niniejszego pisma za pośrednictwem swojego profilu EPSO. EPSO załączyło kopię pisma skierowanego do skarżącego jako załącznik do swojej opinii. W dniu 30 czerwca 2004 r. EPSO wysłało e-maile do wszystkich kandydatów, przypominając im o konieczności zapoznania się z ich profilem EPSO. W dniu 20 lipca 2004 r. na stronie internetowej EPSO opublikowano ostateczne „zawiadomienie dla kandydatów”, w którym przypomniano, że kandydaci muszą odpowiedzieć do dnia 24 lipca 2004 r. na wniosek o potwierdzenie zgłoszenia, w przeciwnym razie nie zostaną zaproszeni na testy wstępne i test pisemny. EPSO sporządziło następnie listę kandydatów, którzy potwierdzili swoją rejestrację w wyznaczonym terminie. Skarżącego nie było na tej liście.

W dniu 19 listopada 2004 r. skarżący zwrócił się do EPSO o ponowne rozpatrzenie decyzji - o której dopiero co się dowiedział - o niedopuszczeniu go do konkursu. Twierdził on, że na żadnym etapie nie otrzymał wiadomości informującej o zaproszeniu do potwierdzenia zgłoszenia i że z informacji zawartych w jego profilu EPSO wywnioskował, iż został dopuszczony do testów preselekcyjnych. W odpowiedzi z dnia 2 grudnia 2004 r. EPSO potwierdziło niedopuszczenie skarżącego i przypomniało mu o różnych komunikatach, które zostały wysłane do wszystkich kandydatów z prośbą o potwierdzenie ich obecności na testach. EPSO stwierdziło również, że jego adres e-mail (adres biura w Komisji) został sprawdzony i uznany za poprawny, bez wskazania jakichkolwiek problemów operacyjnych dotyczących wewnętrznego systemu poczty elektronicznej Komisji. W wiadomości elektronicznej z dnia 22 grudnia 2004 r. skarżący poinformował EPSO, że nie może zaakceptować decyzji o niedopuszczeniu i że podtrzymuje argumenty przedstawione w poprzednim piśmie. W dniu 6 stycznia 2005 r. EPSO udzieliło skarżącemu odpowiedzi, potwierdzając informacje zawarte w piśmie z dnia 2 grudnia 2004 r., zgodnie z którymi instrukcje dla wnioskodawców dotyczące potwierdzania zgłoszeń były jasne i zrozumiałe od samego początku.

Jeśli chodzi o zażalenie, EPSO wskazało, że ogłoszenie o konkursie i komunikat z dnia 16 czerwca 2004 r. bardzo wyraźnie informowały o treści pisma, które miało zostać wysłane do kandydatów za pośrednictwem ich profilu EPSO w dniu 24 czerwca 2004 r. Pismo to zostało umieszczone na profilu EPSO każdego kandydata w dniu 24 czerwca 2004 r. pod nagłówkiem „Dopuszczenie do testów wstępnych” i konieczne było kliknięcie na ten nagłówek w celu zapoznania się z pismem.

Ta metoda komunikacji została również zastosowana w konkursie otwartym EPSO/A/17/04, o który ubiegał się również skarżący. W ramach tego konkursu zaproszenie do potwierdzenia udziału zostało umieszczone na jego profilu EPSO w dniu 1 czerwca 2004 r. Skarżący potwierdził swoją obecność na egzaminach i poinformował o wyborze ośrodka egzaminacyjnego. Ten sam nagłówek „Dopuszczenie do testów wstępnych” został użyty w komunikacie z dnia 24 czerwca 2004 r., w którym zwrócono się do kandydatów o potwierdzenie ich obecności na testach konkursu EPSO/A/18/04. Nagłówek „Dopuszczenie do testów wstępnych” nie mógł prowadzić do nieporozumień ze strony skarżącego ze względu na rzekomy brak jasności, ponieważ prawidłowo otworzył on komunikat do konkursu COM/A/17/04, który był identyczny z komunikatem wysłanym trzy tygodnie później do konkursu EPSO/A/18/04.

W celu wykazania, że EPSO przekazało niejasne i mylące informacje dotyczące konkursu otwartego EPSO/A/18/04, skarżący twierdzi, że po złożeniu wniosku o ponowne rozpatrzenie jego wykluczenia z konkursu w dniu 19 listopada 2004 r. odkrył, że EPSO dokonało post factum zmiany swojego profilu EPSO, zastępując nagłówek „Dopuszczenie do testów wstępnych” na „Wniosek o potwierdzenie”, uwzględniając w ten sposób argumenty przedstawione we wniosku z dnia 19 listopada 2004 r.

W odpowiedzi EPSO potwierdziło, że tytuł pisma z prośbą o potwierdzenie uczestnictwa został rzeczywiście zmieniony, ale od dnia 19 października 2004 r. (przed złożeniem przez skarżącego wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy). Wprowadzając tę zmianę w odniesieniu do wszystkich konkursów będących w toku, EPSO próbowało lepiej opisać treść pisma, w którym zwrócono się do kandydatów o potwierdzenie ich udziału. Należy jednak podkreślić, że nagłówek użyty w dniu 24 czerwca 2004 r. wydawał się być właściwie zrozumiany przez zdecydowaną większość kandydatów (w tym skarżącego w przypadku konkursu EPSO/A/17/04), którzy nie mieli żadnych trudności ze zrozumieniem, że konieczne jest zapoznanie się z pismem ogłoszonym w punkcie „Dopuszczenie do testów wstępnych”, ponieważ sam nagłówek nie informował ich, kiedy testy zostaną przeprowadzone, ani nie umożliwiał im wyboru centrum egzaminacyjnego.

EPSO uznało, że liczne informacje i komunikaty na temat postępów testów były wystarczająco jasne i spójne. Ogłoszenie o konkursie z dnia 21 kwietnia 2004 r., informacje umieszczone na profilu EPSO skarżących oraz e-maile (od dnia 16 czerwca do dnia 20 lipca 2004 r.) były bardzo jasne i konsekwentnie powtarzały tę samą wiadomość za pośrednictwem różnych środków komunikacji, jak ogłoszono w ogłoszeniu o konkursie.

Podsumowując, EPSO uznało, że podjęło wszelkie odpowiednie i niezbędne środki dotyczące informowania o uczestnictwie w testach, nie tylko na profilu EPSO kandydatów, ale również za pośrednictwem poczty elektronicznej, w szczególności na ich korzyść.

Uwagi skarżącego

Rzecznik przekazał opinię EPSO skarżącemu w celu uzyskania ewentualnych uwag. Skarżący nie przedstawił jednak żadnych uwag.

DECYZJA

1 W przedmiocie rzekomego nieuzasadnionego wykluczenia z konkursu i wniosku o dopuszczenie do udziału
w konkursie

1.1 Skarżący zgłosił się do konkursu otwartego EPSO/A/18/04 i zarejestrował się on-line. W połowie listopada 2004 r. dowiedział się, że nie został dopuszczony do testów preselekcyjnych, ponieważ nie potwierdził swojego zgłoszenia on-line przed dniem 24 lipca 2004 r. W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że decyzja EPSO o niedopuszczeniu go do konkursu otwartego EPSO/A/18/04 była nieuzasadniona, ponieważ opierała się na niejasnych i mylących instrukcjach. Skarżący twierdził, że powinien zostać dopuszczony do testów preselekcyjnych.

1.2 W swojej opinii EPSO zauważyło, że ogłoszenie o konkursie i ogłoszenie z dnia 16 czerwca 2004 r. bardzo wyraźnie informowały o treści pisma, które miało zostać wysłane do kandydatów za pośrednictwem ich profilu EPSO w dniu 24 czerwca 2004 r. Pismo zostało umieszczone na profilu EPSO każdego kandydata w dniu 24 czerwca 2004 r., tj. miesiąc po terminie składania zgłoszeń w dniu 24 maja 2004 r., pod nagłówkiem „Dopuszczenie do testów wstępnych” i konieczne było kliknięcie na ten nagłówek w celu zapoznania się z pismem. EPSO dodało, że tę metodę komunikacji zastosowano również w konkursie otwartym EPSO/A/17/04, o który ubiegał się również skarżący. EPSO stwierdziło, że nagłówek „Dopuszczenie do testów wstępnych” nie mógł zostać błędnie zrozumiany przez skarżącego ze względu na rzekomy brak jasności, ponieważ prawidłowo otworzył on wiadomość do konkursu COM/A/17/04, która była identyczna z wiadomością wysłaną trzy tygodnie później do konkursu EPSO/A/18/04. W odniesieniu do wiadomości e-mail z przypomnieniem wysłanych do wnioskodawców w dniu 30 czerwca 2004 r. EPSO wskazało, że adres e-mail skarżącego (adres biura w Komisji) został sprawdzony i uznany za poprawny, bez wskazania jakichkolwiek problemów operacyjnych dotyczących wewnętrznego systemu poczty elektronicznej Komisji.

1.3 Rzecznik zauważa, że instrukcje dotyczące rejestracji w konkursie otwartym EPSO/A/18/04 zostały opisane w punkcie C "Jak się zgłosić" ogłoszenia o konkursie, w którym odniesiono się również do przewodnika dla kandydatów, który można znaleźć na stronie internetowej EPSO. Ogłoszenie o konkursie w zakładce „online registration form” stanowiło, że „[j]eżeli kandydat chce zgłosić swoją kandydaturę, musi to zrobić za pośrednictwem Internetu, przechodząc na stronę EPSO i postępując zgodnie z instrukcjami na kolejnych etapach procedury”. W ogłoszeniu o konkursie wskazano ponadto, że rejestracja online musi zostać dokonana najpóźniej do dnia 24 maja 2004 r. do godz. 12.00 czasu obowiązującego w Brukseli. Wydaje się, że skarżący dokonał wstępnej rejestracji online w dniu 10 maja 2004 r. i otrzymał numer kandydata 161399.

1.4 Rzecznik zauważa, że ogłoszenie o konkursie przewidywało również, że "[p]o zarejestrowaniu kandydat może zapoznać się ze stroną internetową EPSO ("Konkursy" - "Konkursy w toku") w celu śledzenia przebiegu konkursu oraz sprawdzenia dat i lokalizacji testów". W ogłoszeniu o konkursie stwierdzono ponadto, że „[p]o upływie terminu zgłaszania kandydatur EPSO wyznacza termin jednego miesiąca na zaproszenie kandydatów do potwierdzenia zgłoszenia, a w takim przypadku do wyboru miasta, w którym chcą wziąć udział w naborze wstępnym lub egzaminie pisemnym” i wskazano, że „[n]iniejszy wniosek o potwierdzenie zostanie złożony za pośrednictwem profilu EPSO” oraz że „[j]eżeli w terminie dwóch miesięcy od upływu terminu zgłaszania kandydatur [tj. 24 lipca 2004 r.] nie otrzymano potwierdzenia, EPSO uzna zgłoszenie za wycofane. To wycofanie spowoduje anulowanie wniosku".

1.5 Prawdą jest, że nagłówek "dopuszczenie do testów preselekcyjnych" sam w sobie mógł prowadzić do nieporozumień ze strony kandydatów. Jednakże w świetle informacji zawartych w ogłoszeniu o konkursie, zgodnie z którymi kandydaci musieli następnie potwierdzić swoją rejestrację on-line, Rzecznik uważa, że uważny czytelnik nie mógł domniemywać, iż nagłówek "dopuszczenie do testów preselekcyjnych" oznacza, że dany kandydat został już dopuszczony do testu preselekcyjnego i że wbrew temu, co przewidywało ogłoszenie o konkursie, nie było już konieczne potwierdzenie rejestracji.

1.6 W świetle powyższego Rzecznik stwierdza, że instrukcji tych nie można uznać za niejasne i mylące.

1.7 W odniesieniu do oświadczenia skarżącego, że nigdy nie otrzymał w swoim profilu EPSO pisma wzywającego go do potwierdzenia zgłoszenia, Rzecznik zauważa, że z powodu upływu czasu prawdopodobnie nie będzie już możliwe ustalenie na tym etapie, czy profil EPSO skarżącego rzeczywiście zawierał w dniu 24 czerwca 2004 r. pod nagłówkiem "Dopuszczenie do testów preselekcyjnych" wspomniane pismo wzywające go do potwierdzenia zgłoszenia. Wydruki profilu EPSO skarżącego, które załączył on do skargi, nie stanowią istotnego dowodu w tym względzie, ponieważ pochodzą z dni 25 października i 20 grudnia 2004 r., czyli ponad cztery miesiące później. Nie można jednak wykluczyć, że ze względu na błąd techniczny w systemie z profilem EPSO skarżący mógł nie otrzymać wspomnianego pisma pod nagłówkiem „Dopuszczenie do testów wstępnych” w swoim profilu EPSO. Z drugiej strony skarżący nie wspomniał w żadnym momencie w korespondencji z EPSO ani w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, że kliknął wspomniany nagłówek, aby sprawdzić jego treść, ani że odkrył, iż jest on pusty.

1.8 Ponadto Rzecznik zauważa, że EPSO wskazało, czemu skarżący nie zaprzeczył, że skarżący pomyślnie ukończył mniej więcej w tym samym czasie równoległy i podobny proces rejestracji do innego konkursu (2) i w związku z tym znał szczegóły techniczne procedury rejestracji oraz konieczność kliknięcia na nagłówek "dopuszczenie do testów wstępnych" w swoim profilu EPSO (3).

1.9 Prawdą jest, że w piśmie EPSO z dnia 6 stycznia 2005 r. stwierdzono, że "fakt zastąpienia wyrażenia »dopuszczenie do testów wstępnych« wyrażeniem »wniosek o potwierdzenie« należy uznać za dorozumiane uznanie przez EPSO zasadności Państwa argumentów". Jednakże z uwag poczynionych przez EPSO w jego opinii w odniesieniu do przyczyn zmiany brzmienia nagłówka wynika, że EPSO chciało powiedzieć, iż brzmienie to, choć jako takie możliwe do zaakceptowania, może zostać poprawione.

1.10 Na podstawie powyższych rozważań Rzecznik stwierdza, że nie można było stwierdzić żadnego przypadku niewłaściwego administrowania przez EPSO.

1.11 W wyniku tych ustaleń twierdzenie skarżącego, że powinien zostać dopuszczony do testów preselekcyjnych, nie może zostać podtrzymane.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że EPSO nie dopuściło się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Dyrektor EPSO zostanie również poinformowany o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dz.U. 2004, C 96 A, s. 1.

(2) Skarżący pomyślnie zakończył proces rejestracji w konkursie otwartym EPSO/A/17/04, w którym należało dokonać równoległej rejestracji około 20 dni wcześniej i w przypadku którego profil EPSO skarżącego (druk z dnia 25 października 2004 r.), zawierający jednocześnie informacje dotyczące zarówno konkursu EPSO/A/18/04, jak i konkursu EPSO/A/17/04, wspominał o „01/06/2004 Dopuszczenie do testów wstępnych” – „Potwierdzenie zarejestrowane”.

(3) Na indywidualnym profilu EPSO widnieje napis „Kliknij na tytuł komunikatu, aby wyświetlić tekst komunikatu”.