Kontekst skargi

1. Skarżący jest pracownikiem UE. W czerwcu 2023 r. złożyli oni do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) dwie odrębne skargi dotyczące przetwarzania ich danych osobowych przez pracodawcę, instytucję, organ, urząd lub agencję UE (IBOA) oraz innych kwestii organizacyjnych i technicznych w celu zapewnienia odpowiedniego przetwarzania danych osobowych pracowników.  

2. W czerwcu 2023 r. EIOD postanowił rozpatrzyć jedną z dwóch skarg i zwrócił się do zainteresowanego IBOA o przedstawienie uwag.

3. W lipcu i wrześniu 2023 r. skarżący przesłał dodatkowe informacje dotyczące drugiej skargi. W listopadzie 2023 r. EIOD postanowił rozpatrzyć drugą skargę.

4. W październiku 2023 r. i w marcu 2024 r. w odniesieniu do dwóch przedmiotowych skarg skarżący przesłał dodatkowe informacje i przedstawił nowe zarzuty. EIOD zwrócił się do IBOA o dodatkowe wyjaśnienia. 

5. We wrześniu 2025 r. EIOD skontaktował się ze skarżącym i przeprosił za opóźnienie w rozpatrzeniu dwóch skarg, dodając, że obie skargi są traktowane priorytetowo.

6. W październiku 2025 r. skarżący przekazał EIOD więcej informacji w następstwie powiązanego wyroku Sądu UE. W listopadzie 2025 r. skarżący zwrócił się do EIOD o określenie harmonogramu zakończenia oceny. EIOD odpowiedział, że ocenia wyrok i że nie jest jeszcze w stanie przedstawić wymaganego harmonogramu. EIOD powtórzył, że obie sprawy są rozpatrywane priorytetowo.

7. W grudniu 2025 r. skarżący, niezadowolony ze sposobu, w jaki EIOD zajął się tą sprawą, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

8. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie czasu potrzebnego EIOD na podjęcie decyzji w sprawie skarg.

9. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EIOD na skargę skierowaną do Rzecznika. Skarżący miał możliwość ustosunkowania się do odpowiedzi EIOD. Ponieważ EIOD wydał w międzyczasie wstępną ocenę [1] dotyczącą tych dwóch spraw, skarżący postanowił nie przedstawiać żadnych dalszych uwag w kontekście dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich.  

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

10. Skarżący uznał, że rozpatrywanie jego skarg zajęło EIOD zbyt dużo czasu.

11. EIOD uznał znaczenie rozpatrywania skarg z należytą starannością i w rozsądnym terminie oraz przyznał, że rozpatrywanie skarg trwało dłużej niż normalnie. EIOD przeprosił skarżącego za opóźnienie. EIOD stwierdził, że przez cały czas trwania procedury starał się informować skarżącego o postępach w obu sprawach.

12. W odpowiedzi skierowanej do Rzecznika EIOD przedstawił harmonogram podjętych działań dochodzeniowych i argumentował, że opóźnienie było uzasadnione złożonością spraw, zmieniającymi się okolicznościami dochodzeń oraz znacznymi ograniczeniami zasobów, z którymi miał do czynienia w odnośnym okresie.

13. W szczególności EIOD wyjaśnił, że skarżący przedstawił dodatkowe zarzuty i informacje na różnych etapach procedury, co znacznie rozszerzyło zakres pierwotnych skarg. EIOD potrzebował zatem czasu na ocenę dodatkowych informacji i podjęcie decyzji w sprawie najwłaściwszego kolejnego kroku. EIOD wyjaśnił ponadto, że biorąc pod uwagę faktyczne i prawne powiązania między obiema skargami, postanowił ocenić je wspólnie, aby zapewnić wymagany stopień spójności i kompletności.

14. EIOD podkreślił, że w przedmiotowym okresie borykał się z ograniczeniami zasobów i znacznym wzrostem obciążenia pracą. Uznała jednak, że niedobory zasobów ludzkich nie mogą uzasadniać nieuzasadnionych opóźnień w rozpatrywaniu skarg. W tym celu EIOD wprowadził wzmocnienie personelu i inne wewnętrzne środki organizacyjne mające na celu usprawnienie rozpatrywania skarg i uniknięcie podobnych problemów w przyszłości.

15. Podczas dochodzenia w lutym 2026 r. EIOD przyjął wstępne stanowisko w obu sprawach [2].

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

16. Z zasad dobrej administracji wynika, że organy UE powinny podejmować decyzje w rozsądnych ramach czasowych ^[3]. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy procedura dotyczy praw podstawowych, takich jak prawo do ochrony danych osobowych i ochrony prywatności ^[4].

17. „Rozsądny termin” zależy od okoliczności sprawy. Czynnikami, które należy wziąć pod uwagę, są m.in. złożoność sprawy, zachowanie stron, różne kroki proceduralne podjęte przez administrację oraz ogólny kontekst sprawy.^[5] Wymóg podjęcia działań w rozsądnym terminie ma zastosowanie nie tylko do całego czasu trwania postępowania, ale także do czasu upływającego między każdym etapem postępowania.^[6] Jeżeli czas trwania przekracza rozsądny termin, do administracji należy uzasadnienie opóźnienia ^[7] i proaktywne informowanie skarżącego o postępach w sprawie ^[8].

18. W trakcie dochodzenia EIOD przedstawił racjonalne wyjaśnienia uzasadniające częściowe opóźnienie w ocenie skarg. W szczególności EIOD wyjaśnił, że skarżący przedstawił dodatkowe informacje, które „poszerzyły zakres faktyczny i prawny” pierwotnych skarg. Uzasadnione było zatem, że EIOD potrzebował czasu na ocenę tych informacji i podjęcie decyzji w sprawie najwłaściwszych działań następczych. Rzecznik zauważa również, że rozsądnie było, aby EIOD rozpatrywał obie skargi wspólnie, biorąc pod uwagę ich powiązania faktyczne i prawne, w celu zapewnienia spójnego i kompleksowego podejścia oraz pełnej zgodności z odpowiednimi przepisami o ochronie danych.

19.  Niemniej jednak Rzecznik zauważa, że EIOD potrzebował prawie półtora roku, aby ocenić dodatkowe informacje i argumenty przedstawione przez skarżącego oraz podjąć decyzję w sprawie kolejnego kroku (od marca 2024 r. do września 2025 r.). W odpowiedzi skierowanej do Rzecznika EIOD przyznał, że opóźnienie to wynikało częściowo z braku zasobów.

20. Rzecznik Praw Obywatelskich orzekł wcześniej, że organizacje międzybranżowe mają obowiązek zorganizowania swoich służb w sposób umożliwiający im wypełnianie obowiązków [9]. Rzecznik jest świadomy napięć nakładanych na administrację UE w związku z koniecznością rozpatrywania rosnącej liczby zadań i skarg bez odpowiedniego zwiększenia zasobów ludzkich lub materialnych. W związku z tym Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje środki podjęte przez EIOD w 2025 r. w celu zaradzenia zaległościom i zapobieżenia podobnym problemom w przyszłości.

21. Po dokładnym rozważeniu sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że podczas dochodzenia EIOD przedstawił racjonalne i przekonujące wyjaśnienia uzasadniające czas potrzebny na ocenę obu przedmiotowych spraw. Biorąc również pod uwagę, że EIOD przekazał skarżącemu wstępną ocenę swoich dwóch skarg, a także wobec braku dalszych uwag ze strony skarżącego, Rzecznik stwierdza, że dalsze dochodzenia w sprawie skargi nie są uzasadnione.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem [10]:

Biorąc pod uwagę, że w trakcie dochodzenia Europejski Inspektor Ochrony Danych przedstawił racjonalne wyjaśnienia w celu uzasadnienia części opóźnienia w rozpatrywaniu dwóch rozpatrywanych skarg oraz że podjął środki mające na celu zaradzenie zaległościom i uniknięcie podobnych sytuacji w przyszłości, dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

Skarżący i Europejski Inspektor Ochrony Danych zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Teresa Anjinho

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 21 lipca 2026 r.

[1] Zgodnie z art. 18 regulaminu wewnętrznego EIOD, dostępnego pod adresem: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[2] Zgodnie z art. 18 regulaminu wewnętrznego EIOD, dostępnego pod adresem: https://www.edps.europa.eu/about/office-edps/edps-rules-procedure_en.

[3] Zob. na przykład decyzje Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1609/2021/VS, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433 oraz w sprawie 2029/2020/PL, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/147845. Zob. również art. 41 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, dostępny pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:12012P/TXT#d1e570-393-1.

[4] Zob. na przykład decyzje Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1888/2023/TM, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224 oraz w sprawie 1609/2021/VS, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/158433.

[5] Zob. na przykład wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 17 grudnia 1998 r. w sprawie C-185/95 P Baustahlgewebe przeciwko Komisji, pkt 29, dostępny pod adresem: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=8F1C0778C9B8C96192ACB213E890C455?text=&docid=43779&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4441718 oraz decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 484/2015/DR, pkt 28, dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/90382.

[6] Zob. na przykład wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 1994 r., De Compte przeciwko Parlamentowi, sprawa C-326/91 P, pkt 21, dostępny pod adresem: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=98282&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4442402 oraz decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1873/2018/LM, pkt 23, dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[7] Zob. na przykład wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 5 maja 1983 r. w sprawie 207/81 Ditterich przeciwko Komisji, pkt 26, dostępny pod adresem: http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=91654&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=4443230.

[8] Zob. na przykład decyzje Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 1888/2023/TM, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/195224 oraz w sprawie 1873/2018/LM, dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129250.

[9] Tamże.

[10] Niniejsza skarga została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.