Strasburg, 15 grudnia 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 3 maja 2004 r. złożył Pan w imieniu GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą wniosku o dostęp do dokumentów.

W dniu 19 maja 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 25 sierpnia 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 30 sierpnia 2004 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 27 września 2004 r. W uwagach tych przedstawił Pan kolejny zarzut.

W dniu 20 października 2004 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o dostarczenie mi dalszych informacji dotyczących Pana sprawy oraz o ustosunkowanie się do podniesionego przez Pana dodatkowego zarzutu. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 14 grudnia 2004 r. Przekazałem go Panu w dniu 14 grudnia 2004 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 30 grudnia 2004 r.

W dniu 18 stycznia 2005 r. zwróciłem się do Komisji o dostęp do jej akt. W dniu 22 lutego 2005 r. podległe mi służby przeprowadziły kontrolę odnośnych dokumentów. Kopia tego sprawozdania została Panu przekazana w dniu 28 lutego 2005 r. wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 9 marca 2005 r.

W dniu 29 kwietnia 2005 r. skierowałem do Komisji projekt zalecenia z prośbą o przedłożenie szczegółowej opinii Komisji do dnia 31 lipca 2005 r.

Pismem z dnia 5 sierpnia 2005 r. Sekretariat Generalny Komisji poinformował mnie o opóźnieniu wydania szczegółowej opinii.

W dniu 31 sierpnia 2005 r. zwrócił się Pan z pytaniem, czy otrzymano odpowiedź Komisji. Pismo to dotarło do mojego biura w dniu 7 września 2005 r. W rozmowie telefonicznej z panem Grillem z podległych mi służb został Pan poinformowany tego samego dnia, że nie otrzymano jeszcze szczegółowej opinii Komisji.

Szczegółowa opinia Komisji została mi przekazana w dniu 6 października 2005 r. (oryginał w języku angielskim) oraz w dniu 24 października 2005 r. (tłumaczenie na język niemiecki). Przekazałem go Panu w dniu 13 października 2005 r. (oryginał w języku angielskim) oraz w dniu 25 października 2005 r. (tłumaczenie na język niemiecki) wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 7 listopada 2005 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Wprowadzenie

Niniejsza skarga jest związana z inną skargą (skarga 402/2004/GG), złożoną przez tego samego skarżącego, niemieckie przedsiębiorstwo.

Skarga 402/2004/GG

W dniu 3 sierpnia 1999 r. Komisja zawarła umowę o świadczenie usług z Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, niemiecka spółka) jako liderem konsorcjum obejmującego skarżącego. Umowa dotyczyła zapewnienia dwóch ekspertów UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego ds. pomocy technicznej dla projektu zintegrowanego środowiska UE-Chiny Liaoning (LIEP), część: Zarządzanie Biurem Programowym i Projektem Świadomości Środowiskowej. We wrześniu 2000 r. pan W., ekspert zatrudniony przez skarżącego, został dyrektorem finansowym/administracyjnym. W następstwie aneksu do umowy podpisanej we wrześniu 2001 r. pan W. został zastępcą współdyrektora.

W dniu 15 września 2003 r. delegatura Komisji w Pekinie poinformowała RRI listem poleconym, że podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy na podstawie art. 15 tej ostatniej oraz z uwagi na to, że zastępca współdyrektora nie wypełnił swoich zadań zmienionych w aneksie nr 2. Komisja wyjaśniła, że w dwóch pismach wysłanych w dniach 6 czerwca 2002 r. i 30 stycznia 2003 r. wskazała, że usługi świadczone przez skarżącego nie zostały wykonane w sposób zadowalający Komisję, i ostrzegła, że jeżeli zastępca współdyrektora nie wypełni swoich obowiązków, uzna konsorcjum kierowane przez RRI za naruszające umowę.

W piśmie wysłanym w dniu 22 września 2003 r. RRI zakwestionowała tę decyzję i zwróciła się do Komisji o udzielenie bardziej szczegółowych informacji na temat jej uzasadnienia. W odpowiedzi z dnia 26 września 2003 r. delegacja wskazała, że zastępca współdyrektora ponosi m.in. „odpowiedzialność za zamówienia i zawieranie umów”. Zdaniem delegatury ekspert skarżącego nie dopełnił tego obowiązku.

RRI skierowała kolejne pismo do delegacji w dniu 10 listopada 2003 r. W odpowiedzi z dnia 18 listopada 2003 r. przedstawicielstwo nie przedstawiło żadnych dalszych szczegółów dotyczących powodów swojej decyzji o rozwiązaniu umowy.

W wyniku rozwiązania umowy o świadczenie pomocy technicznej skarżący uznał za konieczne rozwiązanie umowy o pracę z panem W. Ten ostatni odwołał się od tej decyzji do Arbeitsgericht (sądu pracy) w Bonn (Niemcy). Okazało się, że w toku niniejszego postępowania skarżący musiał przedstawić szczegółowe informacje dotyczące rzekomej odmowy wykonania obowiązków przez pana W.

W skardze 402/2004/GG skarżący zasadniczo twierdził, że Komisja nie dostarczyła wystarczająco precyzyjnych informacji dotyczących powodów rozwiązania umowy o pomoc techniczną.

Rzecznik Praw Obywatelskich zadecydował, że należy przeprowadzić dochodzenie. W związku z tym skierował on skargę do Komisji w celu uzyskania jej opinii. Opinia ta została następnie przekazana skarżącemu w celu przedstawienia uwag. Na podstawie wyników tych dochodzeń Rzecznik uznał, że Komisja dostarczyła wystarczająco dokładnych informacji na temat powodów rozwiązania umowy i że w związku z tym nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do zarzutu przedstawionego przez skarżącego. Sprawa została zatem zamknięta decyzją z dnia 12 sierpnia 2004 r.(1).

Pismo skarżącego z dnia 19 marca 2004 r.

W swojej skardze skarżący wspomniał, że na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (2) („rozporządzenie nr 1049/2001”) złożył do Komisji wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów dotyczących rozwiązania umowy dokładnie w dniu, w którym skierował pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich (5 lutego 2004 r.).

W kolejnym piśmie z dnia 19 marca 2004 r. skarżący poinformował Rzecznika, że wniosek ten został odrzucony w dniu 26 lutego 2004 r., że wniosek potwierdzający został złożony w dniu 4 marca 2004 r. oraz że dochodzenie Rzecznika powinno zostać rozszerzone tak, aby obejmowało odmowę udzielenia dostępu przez Komisję.

Biorąc pod uwagę, że termin, w którym Komisja musiała rozpatrzyć ponowny wniosek zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 (15 dni roboczych po rejestracji), jeszcze nie upłynął w momencie, gdy skarżący napisał niniejsze pismo, Rzecznik poinformował skarżącego, że nie jest jeszcze w stanie rozpatrzyć tego dalszego zarzutu, ale że skarżący może ponownie złożyć tę sprawę, gdy tylko upłynie odpowiedni termin, jeśli Komisja nadal nie udzieli odpowiedzi.

W przedmiocie niniejszego zarzutu

Pismem z dnia 3 maja 2004 r. skarżący przedłużył swoją skargę w odniesieniu do kwestii dostępu do dokumentów, wskazując, że ponowny wniosek został odrzucony w dniu 26 kwietnia 2004 r. Pismo to zostało zatem zarejestrowane jako nowa skarga (skarga 1368/2004/GG).

W swojej decyzji Komisja rozróżniła trzy kategorie dokumentów. Dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii (1: dokumenty umowne; 2: Wymieniono korespondencję dotyczącą realizacji zamówienia), natomiast dokumenty kategorii 3 wymieniono jedynie w sposób ogólny („różna korespondencja, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między różnymi osobami w związku z realizacją zamówienia”). Komisja stwierdziła, że kwestia dostępu nie może być rozpatrywana w odniesieniu do poszczególnych wnioskodawców, ponieważ ujawnione dokumenty należą do domeny publicznej, a zatem są dostępne dla wszystkich.

Po stwierdzeniu, że skarżący powinien już posiadać dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii, Komisja przedstawiła następujące uwagi w odniesieniu do wszystkich dokumentów.

Dokumenty te zawierały informacje o charakterze handlowym dotyczące przedsiębiorstw, ekspertów i zaangażowanych osób. Udzielanie dostępu do tych dokumentów zostało zatem uniemożliwione na mocy art. 4 ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym odmawia się dostępu, jeżeli ujawnienie go naruszyłoby ochronę interesów handlowych.

Ujawnienie naruszyłoby również ochronę prywatności i integralności poszczególnych osób. Dotyczyło to w szczególności dokumentów zawierających nazwiska niektórych osób (w niektórych przypadkach nawet ich życiorysów). W związku z tym zastosowanie miał również wyjątek określony w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia.

Nie można było udzielić częściowego dostępu, biorąc pod uwagę, że wszystkie informacje zawarte w tych dokumentach w odniesieniu do wykonania umowy były objęte koniecznością ochrony interesów handlowych zainteresowanych osób. Nic nie wskazywało na istnienie nadrzędnego interesu publicznego przemawiającego za ujawnieniem.

W skardze do Rzecznika skarżący przyznał, że posiada dokumenty należące do dwóch pierwszych kategorii, ale nie posiada dokumentów należących do trzeciej kategorii. Podkreśliła, że nie jest zainteresowana żadnymi dokumentami dotyczącymi osób trzecich, a jedynie tymi, które dotyczą rozwiązania jej „własnej” umowy. Skarżący stwierdził również, że rozumowanie Komisji w odniesieniu do ochrony prywatności i integralności pana W. było „groteskowe”. Podkreśliła ona, że Komisja uzasadniła rozwiązanie umowy zarzucanym W. uchybieniem i w ten sposób zakwestionowała integralność W. w znacznie gorszy sposób niż w przypadku jakiegokolwiek dostępu do dokumentów.

Skarżący twierdził ponadto, że podejście Komisji sprawiłoby, że rozporządzenie 1049/2001 stałoby się bezprzedmiotowe, biorąc pod uwagę, że większość dokumentów dotyczy osobistych lub handlowych interesów osób trzecich.

Skarżący zasadniczo zarzucał zatem Komisji, że nie zastosowała się do rozporządzenia 1049/2001, odmawiając udzielenia dostępu do dokumentów, o które wnioskowała w pismach z dnia 5 lutego 2004 r. i 4 marca 2004 r. Twierdziła ona, że Komisja powinna udzielić dostępu do odpowiednich dokumentów.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi.

Zmienione obowiązki pana W. zostały określone w aneksie do umowy. Jednakże pan W. nigdy nie przejął nowych obowiązków, być może dlatego, że jego umowa o pracę z konsorcjum nie została zmieniona w celu odzwierciedlenia nowego zakresu zadań. Delegacja próbowała wyjaśnić tę kwestię, ale nigdy nie otrzymała jasnej odpowiedzi. Sytuacja ta doprowadziła do skarg ze strony nowo zatrudnionego współdyrektora i chińskiego dyrektora. Ostatecznie Komisja podjęła decyzję o rozwiązaniu umowy.

Wniosek o udzielenie dostępu dotyczył wymiany informacji, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między innymi osobami zaangażowanymi w realizację programu, wskazując na fakt, że pan W. nie przejął nowych obowiązków wynikających ze zmiany jego stanowiska w zmienionym zakresie zadań. Ujawnienie tych wiadomości byłoby szkodliwe dla pana W. jako osoby fizycznej. Miałoby to wpływ zarówno na jego integralność osobistą, jak i na jego interesy handlowe w odniesieniu do jego pozycji na rynku pracy. Komisja uznała, że powinna chronić interesy handlowe pana W., a nie interesy jakiejkolwiek innej strony. Nie było powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. Jego odmowa przyjęcia nowych obowiązków mogła być spowodowana jego stanowiskiem umownym z RRI lub skarżącym.

Po udostępnieniu dokumentu wnioskodawcy stał się on własnością publiczną, a dostęp powinien zostać przyznany każdemu innemu wnioskodawcy. Oczywiste było, że dokumenty, do których skarżący wnioskował o dostęp, nie mogły zostać udostępnione publicznie. Celem wniosku było wykorzystanie dokumentów w postępowaniu sądowym przeciwko W. Nie miało to nic wspólnego z otwartością i interesem publicznym w ujawnieniu dokumentów będących w posiadaniu instytucji.

Na podstawie powyższych rozważań Komisja podtrzymała swoją decyzję o nieujawnianiu dokumentów skarżącemu. Dodała ona, że dokumenty te mogą zostać udostępnione organowi sądowemu wyłącznie na podstawie nakazu sądowego ich przedstawienia.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące dalsze uwagi.

Opinia Komisji, że zachowanie pana W. miało być wyjaśnione przez jego rzekomo niezadowalającą umowę o pracę ze skarżącym, miała charakter czysto spekulacyjny. W dniu 11 kwietnia 2002 r. skarżący poinformował Komisję, po skontaktowaniu się z panem W., że jest on w pełni świadomy swoich obowiązków. Jej wniosek o udzielenie dostępu do sprawozdań z misji dotyczących projektu lub przynajmniej ich fragmentów dotyczących rzekomo słabych wyników pana W. został jednak odrzucony. W dniu 5 lutego 2003 r. konsorcjum oświadczyło, zgodnie z wnioskiem delegacji: „Należy zauważyć, że umowa zawarta między [W.] a [skarżącym] nie może powodować żadnych przeszkód w realizacji projektu”.

Skarżący wskazał, że stanowisko, jakie Komisja przyjęła w odniesieniu do dostępu do dokumentów, skłoniło go do uznania, że rozwiązanie odnośnej umowy z powodu domniemanej bezczynności pana W. nie było zgodne z prawem. W związku z tym zwróciła się do Rzecznika o uwzględnienie tej kwestii w swoim dochodzeniu. W tym kontekście skarżący stwierdził, że dziwne jest, iż decyzja o rozwiązaniu umowy została podjęta po złożeniu skargi przez nowego współdyrektora i dyrektora chińskiego. Skarżący podkreślił, że nowy współdyrektor był pracownikiem przedsiębiorstwa konkurującego z konsorcjum.

Dalsze zapytania

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia.

Wniosek o dodatkowe informacje i opinię uzupełniającą

Rzecznik zwrócił się zatem do Komisji (1) o wyjaśnienie, dlaczego fakt, że skarżący zamierzał wykorzystać dokumenty, o dostęp do których wystąpił w postępowaniu sądowym, powinien mieć znaczenie dla rozpatrywania przez Komisję wniosków złożonych na podstawie rozporządzenia 1049/2001 oraz (2) o przekazanie mu wykazu dokumentów należących do kategorii 3 wraz ze wskazaniem, dla każdego dokumentu lub każdej kategorii dokumentów, wyjątku (wyjątków) określonego (określonych) w rozporządzeniu 1049/2001, na podstawie którego Komisja uznała, że skarżącemu nie można udzielić dostępu.

Rzecznik zwrócił się również do Komisji o wydanie opinii w sprawie dodatkowego zarzutu skarżącego, zgodnie z którym rozwiązanie odpowiedniej umowy z powodu zachowania pana W. nie było zgodne z prawem.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi.

W odniesieniu do kwestii dostępu do dokumentów

Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 wnioskodawca nie musiał uzasadniać wniosku o dostęp do dokumentów. Interesy skarżącej nie miały zatem znaczenia w tym kontekście. Odnosząc się do sposobu, w jaki skarżący zamierzał wykorzystać odpowiednie dokumenty, Komisja miała na myśli, że celu tego nie można uznać za nadrzędny interes publiczny, który przeważałby nad potrzebą ochrony interesów handlowych drugiej strony postępowania.

Kategoria 3 dokumentów, o dostęp do których wystąpił skarżący, obejmowała 16 dokumentów (3). Ujawnienie tych dokumentów naruszyłoby ochronę „prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych” (art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001). Dyskusje na temat takich danych mogą mieć miejsce tylko wtedy, gdy spełnione są warunki przetwarzania danych osobowych określone w rozporządzeniu 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (4). W art. 8 lit. b) tego rozporządzenia zobowiązano wnioskodawcę do wykazania konieczności przekazania mu danych osobowych oraz zobowiązano instytucję do upewnienia się, że przekazanie nie naruszyło uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą.

W odniesieniu do dodatkowego zarzutu skarżącego

Umowa o świadczenie usług na rzecz dwóch ekspertów z UE (współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego) została podpisana w dniu 3 sierpnia 1999 r. W dniu 8 września 2000 r. RRI ogłosiła, że z przyczyn rodzinnych biegły finansowo-administracyjny musiał zrezygnować z pracy pod koniec października 2000 r. i zaproponowała pana W. na jego miejsce. Komisja zgodziła się z tym.

W związku z zastąpieniem współdyrektora Komisja w piśmie z dnia 10 sierpnia 2001 r. zaproponowała RRI zwiększenie statusu i zakresu odpowiedzialności pana W. RRI to zaakceptowało. Doprowadziło to do podpisania w dniu 3 września 2001 r. aneksu (addendum nr 2) do umowy o świadczenie usług. W aneksie tym w sposób bardzo szczegółowy zwiększono obowiązki kierownika finansowego/administracyjnego, w tym określono (w art. 1.2.2 zakresu zadań), że „będzie on ponosił odpowiedzialność za podpisanie umowy (w odniesieniu np. do aspektów związanych z zamówieniami publicznymi, wniosków o przeniesienie środków, zarządzania rachunkami i umowami) wspólnie z chińskim dyrektorem”. Wśród powierzonych mu obowiązków i funkcji znajdowały się "zamówienia i odpowiedzialność kontraktowa". Inną ważną funkcją było zastępowanie, ad interim, współdyrektora KE, kierownika zespołu (art. 4 ust. 1 zakresu uprawnień). Menedżer finansowy/administracyjny (W.) został zatem faktycznie zastępcą współdyrektora, a jego stawka wynagrodzenia została podwyższona.

W dniu 2 kwietnia 2002 r. Komisja skierowała do RRI pismo, w którym skarżyła się, że pan W. nie wypełnia swoich nowych obowiązków i funkcji. Zgodnie z art. 6 umowy RRI była jedynym punktem kontaktowym w zakresie komunikacji dotyczącej umowy. W dniu 6 czerwca 2002 r. obawy te zostały ponownie zgłoszone. Sytuacja nie uległa jednak zmianie.

W dniu 30 stycznia 2003 r. Komisja ponownie ostrzegła RRI, że jeżeli sytuacja ta nie ulegnie zmianie, zostanie uznana za niezgodną z umową. W odpowiedzi z dnia 5 lutego 2003 r. RRI obiecała wyjaśnić tę kwestię, gdy tylko pan W. wróci ze swoich wakacji. Sytuacja nie uległa jednak zmianie, a pan W. nadal odkładał przyjęcie wszystkich nowych obowiązków. Skargi na ten temat wciąż napływały do delegatury od wszystkich zainteresowanych stron (współdyrektora z Chin i współdyrektora z UE), które były zmuszone przejąć to dodatkowe obciążenie pracą.

W dniu 15 września 2003 r. przedstawicielstwo rozwiązało umowę zgodnie z jej art. 15.

Komisja zakończyła stwierdzeniem, że uznała, iż działała zgodnie z postanowieniami umowy, którą zawarła z konsorcjum kierowanym przez RRI.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podkreślił, że sześć z ośmiu dokumentów należących do kategorii 3 i pochodzących z 2003 r. pochodziło od współdyrektora UE, pracownika konkurencyjnego przedsiębiorstwa. Skarżący wskazał ponadto, że jeżeli odpowiednie dokumenty rzeczywiście powinny zawierać dane prywatne, Komisja może pozostawić te części dokumentów niewypełnione. Podniosła ona jednak, że w odniesieniu do pana W. nie działał on jako osoba prywatna w ramach odnośnej umowy, lecz jako pracownik skarżącego.

W przedmiocie wglądu do akt Komisji

W dniu 22 lutego 2005 r. służby Rzecznika zbadały akta Komisji. Przy tej okazji pracownicy Rzecznika wskazali, że Komisja zidentyfikowała dokumenty zawarte w aktach jako poufne i że w związku z tym nie będą sporządzane żadne kopie. W odpowiedzi na pytanie skierowane do nich przez pracowników Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawiciele Komisji obecni podczas kontroli wyjaśnili, że Komisja podtrzymała swoje stanowisko, zgodnie z którym należy odmówić dostępu do odpowiednich dokumentów zarówno na podstawie art. 4 ust. 1 lit. b), jak i art. 4 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001, pomimo faktu, że tylko pierwszy z tych wyjątków został wymieniony w piśmie Komisji z dnia 2 grudnia 2004 r.

Uwagi skarżącego

Kopia sprawozdania z kontroli została przesłana skarżącemu w celu przedstawienia uwag.

W swoich uwagach skarżący wskazał, że jego stanowisko pozostaje niezmienione. Biorąc pod uwagę, że Rzecznik Praw Obywatelskich zapoznał się już z odpowiednimi dokumentami, skarżący zapytał go (1), czy dokumenty te zawierają wystarczające elementy uzasadniające rozwiązanie umowy; 2) czy zarzuty zawarte ewentualnie w tych dokumentach mogłyby zostać rozpatrzone i obalone, gdyby Komisja udzieliła dostępu do tych dokumentów w odpowiednim czasie; 3) czy dokumenty zawierały dane osobowe osób trzecich oraz czy Komisja w wystarczającym stopniu uznała, że pan W. działał jako jej pracownik (skarżącego); 4) czy istniały powody lub uzasadnienia uznania dokumentów za poufne; (5) czy Komisja wzięła pod uwagę, że uznanie dokumentów za poufne stanowiło przeszkodę w przyznaniu dostępu, zgodnie z art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, jedynie w przypadku gdy dokumenty te dotyczyły bezpieczeństwa publicznego, obronności lub spraw wojskowych; oraz 6) czy istniały przesłanki sugerujące, że Komisja próbowała ukryć niewłaściwe administrowanie lub niepożądany wpływ konkurentów.

PROJEKT ZALECENIA RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

Projekt zalecenia

Po zbadaniu wszystkich dowodów, które zostały mu przedstawione lub zebrane przez jego służby, Rzecznik doszedł do wniosku, że chociaż nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do rozwiązania umowy, Komisja nie przedstawiła racjonalnego wyjaśnienia odmowy udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów. Zdaniem Rzecznika stanowiło to niewłaściwe administrowanie.

Wniosek ten opierał się na następujących przesłankach:

1 Rzecznik nie może zgodzić się ze stanowiskiem Komisji w odniesieniu do art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001. Na wstępie należy zauważyć, że odpowiednie dokumenty dotyczą realizacji projektu finansowanego przez UE. Pan W. był jedną z osób, które zostały zatrudnione w tym celu. Trudno zatem zrozumieć, w jaki sposób ujawnienie dokumentów dotyczących realizacji tego projektu mogłoby naruszyć ochronę „prywatności” lub „integralności” pana W. Rzecznik zauważa ponadto, że odpowiednie dokumenty potwierdzają jedynie argument Komisji, zgodnie z którym pan W. nie wypełnił wszystkich obowiązków powierzonych mu w umowie. Biorąc pod uwagę, że Komisja przedstawiła swój argument w swojej opinii, która jest publicznie dostępnym dokumentem, trudno jest stwierdzić, jakie dalsze szkody ujawnienie odnośnych dokumentów mogłoby wyrządzić prawu pana W. do prywatności i integralności. Jednakże nawet przy założeniu, że ujawnienie dokumentów może mieć wpływ na prywatność lub integralność pana W., Rzecznik uważa, że Komisja nie rozważyła w odpowiedni sposób możliwości udzielenia częściowego dostępu, na przykład poprzez udzielenie dostępu do wersji dokumentów, w których nazwisko pana W. zostało wymazane.

2 Ogólniej rzecz ujmując, stanowisko zajęte przez Komisję w niniejszej sprawie można rozumieć w ten sposób, że w przypadku gdy nazwisko osoby (która stanowi dane osobowe) jest wymienione w dokumencie będącym w posiadaniu Komisji, dokument ten może zostać ujawniony tylko wtedy, gdy osoba wnioskująca o dostęp wykaże konieczność przekazania jej danych osobowych, zgodnie z art. 8 lit. b) rozporządzenia 45/2001. Biorąc pod uwagę, że większość dokumentów zawiera nazwiska, taka wykładnia pozbawiłaby prawo publicznego dostępu do dokumentów większości jego znaczenia, mimo że jest to prawo podstawowe uznane w art. 42 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej. W tym kontekście należy w szczególności zauważyć, że art. 6 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 stanowi, że wnioskodawca, który wnosi o dostęp do dokumentów znajdujących się w posiadaniu instytucji Wspólnoty, nie musi podawać powodów. Stanowisko Komisji, zgodnie z którym osoba wnioskująca o dostęp do dokumentu musi wykazać konieczność nadania jej nazwiska w każdym przypadku, gdy dany dokument zawiera takie nazwisko, jest trudne do pogodzenia z tym przepisem.

W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie podkreślić, że zgadza się, iż konieczność ochrony prywatności danej osoby może spowodować konieczność nieujawniania przez instytucję wspólnotową nazwiska tej osoby w przypadku wniosku o dostęp do dokumentu zawierającego nazwisko tej osoby. Rzecznik uważa jednak, że taka decyzja musi opierać się na okolicznościach faktycznych danej sprawy i że należy ją podjąć z należytym uwzględnieniem faktu, że wyjątki od prawa dostępu należy interpretować wąsko. Ponadto jest zdania, że w takich przypadkach należy szczególnie uważnie rozważyć możliwość udzielenia częściowego dostępu.

4 Komisja powołała się również na art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001, zgodnie z którym można odmówić dostępu, jeżeli ujawnienie naruszyłoby interesy handlowe osoby fizycznej lub prawnej. W tym kontekście należy zauważyć, że Komisja podkreśliła, iż miała na myśli interesy handlowe pana W. i żadnej innej osoby. Trudno jednak zrozumieć, jakie mogą być interesy handlowe pana W., których broni Komisja. Jak wspomniano powyżej, odpowiednie dokumenty potwierdzają jedynie argument Komisji, zgodnie z którym pan W. nie wypełnił wszystkich obowiązków, które zostały mu powierzone w umowie. Biorąc pod uwagę, że Komisja przedstawiła swój argument w swojej opinii, która jest publicznie dostępnym dokumentem, trudno jest stwierdzić, jakie dalsze szkody ujawnienie odnośnych dokumentów mogłoby wyrządzić domniemanym interesom handlowym pana W. Ponadto należy zauważyć, że Komisja podkreśliła, iż nie ma powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. W związku z tym jeszcze trudniej jest zrozumieć, w jaki sposób ujawnienie dokumentów mogłoby naruszyć interesy handlowe pana W.

W związku z tym w dniu 29 kwietnia 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji, zgodnie z art. 3 ust. 6 swojego statutu, następujący projekt zalecenia (5):

Komisja powinna ponownie rozpatrzyć wniosek skarżącego o dostęp do dokumentów.

Szczegółowa opinia

W szczegółowej opinii na temat projektu zalecenia Komisja przedstawiła następujące uwagi.

Komisja była przekonana, że właściwie rozpatrzyła wniosek skarżącego o udzielenie dostępu do dokumentów oraz że należycie uzasadniła swoją decyzję o nieujawnianiu 16 przedmiotowych dokumentów (wykaz tych dokumentów przekazała). Niemniej jednak ponownie rozpatrzyła wniosek skarżącego, w duchu dobrej współpracy.

Komisja nie uznała, że za każdym razem, gdy dokument zawierał nazwisko osoby, nie powinien być ujawniany. Uznał on, że zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001 informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby muszą zostać wstrzymane, jeżeli ich ujawnienie naruszyłoby prywatność lub integralność danej osoby lub w inny sposób stanowiłoby niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych na mocy rozporządzenia 45/2001. Zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia 1049/2001 częściowy dostęp może zostać przyznany poprzez usunięcie danych osobowych.

W przypadku gdy na mocy rozporządzenia 1049/2001 nie można było udzielić dostępu do danych osobowych, na mocy rozporządzenia 45/2001 należy rozważyć możliwość przekazania danych konkretnemu odbiorcy w określonym celu. Zgodnie z tym rozporządzeniem należało ustalić konieczność przekazania danych.

Ponieważ wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów nie musiał być uzasadniony, dokument, który został ujawniony jednemu wnioskodawcy, musiał zostać udostępniony każdemu innemu wnioskodawcy. W związku z tym przy ocenie szkody, jaką mogłoby spowodować uwzględnienie wniosku o udzielenie dostępu, Komisja musiała wziąć pod uwagę konsekwencje ujawnienia publicznego.

Komisja uznała, że w niniejszej sprawie ujawnienie dokumentów naruszyłoby reputację biegłego. Podważyłoby to ochronę jego integralności i interesów handlowych, ponieważ mogłoby postawić go w niekorzystnej sytuacji na rynku pracy.

Z wyjątkiem dokumentu nr 13 znajdującego się w wykazie wszystkie dokumenty zawierały części, których autorami były osoby spoza Komisji. Ponieważ Komisja uznała, że nie jest jasne, czy dokumenty powinny zostać ujawnione, konieczne było skonsultowanie się z autorami zgodnie z art. 4 ust. 4 rozporządzenia 1049/2001. Ponieważ jednak Komisja nie mogła skontaktować się z tymi autorami, musiała uwzględnić ich uzasadnione interesy na podstawie informacji, którymi dysponowała.

Po ponownym zbadaniu każdego z przedmiotowych dokumentów Komisja pozostała przekonana, że pełne ujawnienie naruszyłoby ochronę integralności eksperta skarżącego, a także jego interesów handlowych. Dokonując przeglądu dokumentów, Komisja rozważyła jednak możliwość udzielenia częściowego dostępu.

Komisja wielokrotnie stwierdzała, że ekspert skarżącego nie wypełnił nowych zadań, które zostały uwzględnione w zmienionym zakresie zadań. W zakresie, w jakim dokumenty odzwierciedlały ten stan rzeczy, ich treść mogła zostać ujawniona. Jednakże ujawnienie dokumentów zawierających zarzuty dotyczące eksperta skarżącego, które wykraczały poza powyższe stwierdzenie, wyraźnie zaszkodziłoby reputacji tej osoby.

Komisja uznała ponadto, że ujawnienie tożsamości współdyrektora UE naruszyłoby ochronę jego integralności, ponieważ jego nazwisko pojawiło się w związku z zarzutami dotyczącymi niewłaściwego wykonywania zobowiązań umownych. Ponadto w odniesieniu do dokumentów nr 1, 2 i 6 Komisja uznała, że nazwiska osób fizycznych dokonujących jedynie przekazania dokumentów w imieniu innych osób naruszyły ich reputację.

Z powyższych powodów Komisja uznała, że nie może ujawnić tożsamości następujących osób: 1) eksperta; 2) współdyrektor UE; 3) osoba kontaktowa w biurze pracodawcy współdyrektora; oraz 4) osobę, która korespondowała z biegłym w imieniu wykonawcy.

Na tej podstawie Komisja zajęła następujące stanowisko:

(1) Treść dokumentów nr 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 i 13 mogła zostać ujawniona w wersji usuniętej, z której usunięto nazwiska niektórych osób.

(2) Dokumenty nr 4, 5, 7 i 8 zawierały fragmenty niezwiązane z wnioskiem skarżącego o udzielenie dostępu. Wiadomości te zostały pominięte w dokumentach. Treść pozostałych części mogła zostać ujawniona w wersji usuniętej, z której usunięto nazwiska niektórych osób.

(3) W dokumentach nr 3, 4 i 5 nazwa przedsiębiorstwa będącego stroną umowy została usunięta w celu ochrony jego interesów handlowych, ponieważ przedsiębiorstwo to zostało wymienione w związku z problemem administracyjnym. Ponadto kwoty zaliczek wypłaconych skarżącemu i innemu przedsiębiorstwu również zostały zablokowane z tego samego powodu.

(4) Należy odmówić dostępu do dokumentów nr 14, 15 i 16, ponieważ ich ujawnienie naruszyłoby ochronę zidentyfikowanej osoby fizycznej, a także jej interesy handlowe. Ponieważ pisma te nie zawierały innych elementów niż zarzuty dotyczące możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, nie można było udzielić częściowego dostępu.

Komisja załączyła zredagowane wersje dokumentów, do których udzielono częściowego dostępu.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący wskazał, że z zadowoleniem przyjmuje ustępstwa poczynione przez Komisję, ale podkreślił, że nie posunęły się one wystarczająco daleko.

Skarżący przedstawił następujące uwagi szczegółowe dotyczące szczegółowej opinii.

Nie można było zobaczyć, w jaki sposób ujawnienie nazwiska współdyrektora UE mogłoby zagrozić jego integralności. Wydaje się, że zarzuty wysunięte przez tę osobę odegrały ważną rolę w odniesieniu do decyzji Komisji o rozwiązaniu umowy. Należy założyć, że Komisja nadal uważa te zarzuty za uzasadnione.

Jeśli chodzi o konsultacje z osobami trzecimi, należy wziąć pod uwagę fakt, że wniosek o udzielenie dostępu został złożony już w lutym 2004 r. Całkowicie nie można było uwierzyć, że Komisja nie mogła uzyskać zgody tych stron trzecich na ujawnienie odpowiednich dokumentów, zwłaszcza że autorem wielu z tych dokumentów był współdyrektor UE, który, jak się wydawało, pracował nad LIEP do sierpnia 2004 r. Gdyby jednak Komisja miała przynajmniej zapewnić, by dokumenty pochodzące od współdyrektora UE zawierały co najmniej tytuł tego ostatniego, skarżący nie nalegałby na ujawnienie nazwy.

Nie sprzeciwiono się wymazaniu nazwisk osoby wyznaczonej do kontaktów w biurze pracodawcy współdyrektora i osoby, która korespondowała z ekspertem w imieniu wykonawcy, ani wymazaniu danych umownych.

Nie było jednak powodu, aby wymazać nazwisko pana W., eksperta skarżącego. Odpowiednie dokumenty opisywały okoliczności czysto faktyczne, a mianowicie fakt, że niektóre usługi nie zostały wykonane. Na tej podstawie Komisja mogła jednak jedynie zarzucić swojemu kontrahentowi niewykonanie umowy. Komisja nie była w stanie odpowiedzieć na pytanie, czy wina za to pominięcie leży po stronie skarżącego, czy po stronie jego eksperta. Niemieckie sądy pracy miały wyłączną kompetencję do udzielenia odpowiedzi na to pytanie, a postępowanie toczące się przed tymi sądami było jedynym forum, w którym można było przywrócić uczciwość eksperta skarżącego, która została podważona decyzją Komisji o rozwiązaniu umowy.

W odniesieniu do dokumentów nr 14-16 Komisja podniosła, że ujawnienie dokumentów zawierających zarzuty dotyczące biegłego, wykraczające poza stwierdzenie, że nie wypełnia on zadań wynikających z nowego zakresu zadań, wyraźnie zaszkodziłoby tej osobie. To było zaskakujące. Jej wniosek o udzielenie dostępu miał na celu wyłącznie uzyskanie dostępu do dokumentów, na których oparto decyzję o rozwiązaniu umowy. To Komisja odniosła się do dokumentów nr 1-16 jako istotnych w tym kontekście. Fakt, że Komisja odniosła się teraz do dalszych zarzutów wobec eksperta skarżącego, sugerował, że Komisja wypowiedziała umowę (również) z powodów innych niż te określone w piśmie przesłanym wówczas przez Komisję. Nie było podstaw do odmowy dostępu do odpowiednich dokumentów. Rzecznik Praw Obywatelskich powinien zatem starać się, aby Komisja udzieliła dostępu do dokumentów nr 14-16.

DECYZJA

1 Uwagi wstępne

1.1 Niniejsza skarga została wniesiona przez spółkę niemiecką. W 1999 r. Komisja zawarła umowę o świadczenie usług z Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, przedsiębiorstwo niemieckie) jako liderem konsorcjum obejmującego skarżącego. Umowa dotyczyła zapewnienia dwóch ekspertów z UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego projektu w Chinach. Pan W., ekspert zatrudniony przez skarżącego, został powołany na stanowisko dyrektora finansowego/administracyjnego we wrześniu 2000 r. W następstwie aneksu (addendum nr 2) do umowy podpisanej we wrześniu 2001 r. pan W. został faktycznie zastępcą współdyrektora. W dniu 15 września 2003 r. przedstawicielstwo Komisji w Pekinie poinformowało RRI, że postanowiło rozwiązać umowę ze względu na to, że zastępca współdyrektora nie wypełnił swoich zadań zmienionych w aneksie nr 2. Skarżący zwrócił się następnie do Komisji o dostęp do dokumentów, na których oparto wypowiedzenie. Wniosek ten został odrzucony przez Komisję.

1.2 W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, złożonej w maju 2004 r., skarżący zarzucił zasadniczo Komisji, że odmawiając udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów, Komisja naruszyła rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (6) ("rozporządzenie nr 1049/2001").

1.3 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji w sprawie tej skargi skarżący przedstawił dodatkowy zarzut, zgodnie z którym rozwiązanie odpowiedniej umowy z powodu zachowania pana W. nie było zgodne z prawem. Rzecznik postanowił uwzględnić ten zarzut w swoim dochodzeniu i zwrócił się do Komisji o wydanie opinii uzupełniającej.

1.4 Rzecznik przystąpił następnie do kontroli akt Komisji. W swoich uwagach dotyczących sprawozdania z tej kontroli skarżący zwrócił się do Rzecznika (1) z pytaniem, czy dokumenty te zawierają wystarczające elementy uzasadniające rozwiązanie umowy; 2) czy zarzuty zawarte ewentualnie w tych dokumentach mogłyby zostać rozpatrzone i obalone, gdyby Komisja udzieliła dostępu do tych dokumentów w odpowiednim czasie; 3) czy dokumenty zawierały dane osobowe osób trzecich oraz czy Komisja w wystarczającym stopniu uznała, że pan W. działał jako jej pracownik (skarżącego); 4) czy istniały powody lub uzasadnienia uznania dokumentów za poufne; (5) czy Komisja wzięła pod uwagę, że uznanie dokumentów za poufne stanowiło przeszkodę w przyznaniu dostępu, zgodnie z art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, jedynie w przypadku gdy dokumenty te dotyczyły bezpieczeństwa publicznego, obronności lub spraw wojskowych; oraz 6) czy istniały przesłanki sugerujące, że Komisja próbowała ukryć niewłaściwe administrowanie lub niepożądany wpływ konkurentów.

1.5 Należy zauważyć, że rolą Rzecznika jest badanie zarzutów niewłaściwego administrowania, a nie udzielanie odpowiedzi na konkretne pytania zadawane mu przez skarżących. W każdym razie Rzecznik Praw Obywatelskich nie byłby w stanie udzielić odpowiedzi na pytania hipotetyczne, takie jak drugie z pytań przedstawionych przez skarżącego. Wydaje się jednak, że większość pozostałych pytań jest związana z zarzutami będącymi przedmiotem niniejszego dochodzenia. W związku z tym badanie tych zarzutów przez Rzecznika Praw Obywatelskich również odpowie na te pytania.

1.6 Rzecznik uważa jednak za stosowne dodanie wyjaśnień co do faktów, na których wydaje się opierać czwarte i piąte pytanie skarżącego. Odniesienie do „poufnego” charakteru odnośnych dokumentów w sprawozdaniu z kontroli akt miało na celu wskazanie, że Rzecznik Praw Obywatelskich przyjął do wiadomości stanowisko Komisji, zgodnie z którym odpowiednie dokumenty nie powinny być ujawniane skarżącemu. Użycie tego wyrażenia przez Rzecznika nie oznacza, że Komisja przedstawiła dalsze argumenty na poparcie swojego stanowiska, zgodnie z którym dokumenty nie powinny zostać ujawnione. Jeżeli chodzi o odniesienie skarżącego do art. 9 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001, należy zauważyć, że przepis ten obejmuje dokumenty „wrażliwe” (a nie „poufne”).

2 Rzekomo niezgodne z prawem rozwiązanie umowy

2.1 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący twierdził, że decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy z powodu zachowania pana W. była niezgodna z prawem.

2.2 Komisja wyjaśniła, że umowa o świadczenie usług przewidywała zatrudnienie dwóch ekspertów z UE, współdyrektora i kierownika finansowo-administracyjnego, oraz że w 2000 r. pan W. został mianowany kierownikiem finansowo-administracyjnym. Aneks do umowy został podpisany we wrześniu 2001 r. Zdaniem Komisji w aneksie tym znacznie zwiększono zakres odpowiedzialności zarządzającego finansami/administracją, w tym określono (w art. 1.2.2 zakresu uprawnień), że „będzie on ponosił odpowiedzialność za podpisanie umowy (w odniesieniu np. do aspektów związanych z zamówieniami publicznymi, wniosków o przeniesienie środków, zarządzania rachunkami i umowami) wspólnie z chińskim dyrektorem”. Komisja stwierdziła, że wśród obowiązków i funkcji powierzonych panu W. znajduje się „odpowiedzialność za zamówienia publiczne i zawieranie umów” oraz obowiązek „zastępowania, ad interim, współdyrektora KE, kierownika zespołu” (art. 4 ust. 1 zakresu uprawnień).

W dniu 2 kwietnia 2002 r. Komisja skierowała do RRI pismo, w którym skarżyła się, że pan W. nie wypełnia swoich nowych obowiązków i funkcji. W dniu 6 czerwca 2002 r. obawy te zostały ponownie zgłoszone. Zdaniem Komisji sytuacja nie uległa jednak zmianie.

W dniu 30 stycznia 2003 r. Komisja ponownie ostrzegła RRI, że jeżeli sytuacja ta nie ulegnie zmianie, zostanie uznana za niezgodną z umową. W odpowiedzi z dnia 5 lutego 2003 r. RRI obiecała wyjaśnić tę kwestię, gdy tylko pan W. wróci ze swoich wakacji. Zdaniem Komisji sytuacja nie uległa jednak zmianie, a pan W. nadal odkładał przyjęcie wszystkich nowych obowiązków. Komisja stwierdziła, że skargi w tej sprawie nadal trafiały do delegatury od wszystkich zainteresowanych stron (współdyrektora z Chin i współdyrektora z UE), które były zmuszone przejąć to dodatkowe obciążenie pracą.

Komisja podniosła, że jej decyzja o rozwiązaniu umowy zgodnie z jej art. 15 była zatem słuszna.

2.3 Przed rozpatrzeniem niniejszego zarzutu Rzecznik uważa za użyteczne podkreślenie, że nie ma on mandatu do zbadania postępowania pana W. W związku z tym jego dochodzenie ogranicza się do sprawdzenia, czy decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy z powodu zachowania pana W. była zgodna z prawem.

2.4 Rzecznik zauważa, że skarżący nie kwestionuje faktu, iż obowiązki pana W. zostały zwiększone na mocy wyżej wymienionego aneksu do umowy oraz że obowiązki te obejmowały odpowiedzialność w dziedzinie "zamówień publicznych i zawierania umów".

2.5 Rzecznik zbadał akta Komisji w tej sprawie. Z dokumentów skontrolowanych przy tej okazji wynikało, że pan W. rzeczywiście wydawał się zakładać, że nie ponosi żadnej odpowiedzialności w dziedzinie „zamówień publicznych i zawierania umów” i że w związku z tym kilka kwestii wchodzących w zakres tej dziedziny musiało zostać rozpatrzonych przez inne osoby zaangażowane w realizację projektu. Prawdą jest, że skarżący podkreślił, że niektóre z istotnych dokumentów pochodziły od współdyrektora UE, pracownika konkurencyjnego przedsiębiorstwa. Należy jednak zauważyć, że odpowiednie dokumenty zawierają również komunikaty samego pana W. oraz że treść tych komunikatów również potwierdza stanowisko Komisji.

2.6 W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący przypuszczał, że Komisja mogła mieć dalsze powody do rozwiązania umowy. Rzecznik Praw Obywatelskich, którego służby skontrolowały akta Komisji, nie zna takich dalszych powodów. Ponadto uważa on, że fakt, iż pan W. nie przejął wszystkich obowiązków, które zostały mu powierzone w zmienionym zakresie zadań, byłby w każdym razie wystarczający, aby uprawnić Komisję do rozwiązania umowy w niniejszej sprawie.

2.7 W tych okolicznościach i biorąc pod uwagę wysiłki Komisji zmierzające do rozwiązania tego problemu, stanowisko Komisji wydaje się rozsądne. Nie można zatem stwierdzić niewłaściwego administrowania w odniesieniu do decyzji Komisji o rozwiązaniu umowy.

3 Zarzut nieudzielenia dostępu do dokumentów

3.1 W lutym 2004 r. skarżący zwrócił się do Komisji o dostęp do dokumentów dotyczących rozwiązania umowy. Wniosek ten został odrzucony przez Komisję. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że czyniąc to, Komisja naruszyła rozporządzenie 1049/2001. Skarżący wyjaśnił, że jego skarga dotyczyła jedynie trzeciej z trzech kategorii dokumentów wskazanych przez Komisję w tym kontekście. Komisja opisała tę kategorię jako obejmującą „różną korespondencję, głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, między różnymi osobami w związku z realizacją umowy”.

3.2 W swojej opinii Komisja uznała, że ujawnienie tych komunikatów byłoby szkodliwe dla pana W. jako jednostki, biorąc pod uwagę, że wpłynęłoby to zarówno na jego integralność osobistą, jak i na jego interesy handlowe w odniesieniu do jego pozycji na rynku pracy. Komisja wskazała, że nie ma powodu, aby zakładać, że pan W. był osobiście odpowiedzialny za nieprzestrzeganie nowego zakresu zadań. Jego odmowa przyjęcia nowych obowiązków mogła być spowodowana jego stanowiskiem umownym z RRI lub skarżącym.

3.3 W odpowiedzi na wniosek Rzecznika o udzielenie dodatkowych informacji Komisja wskazała, że odnośna kategoria dokumentów obejmuje 16 dokumentów. Komisja argumentowała, że ujawnienie tych dokumentów naruszyłoby ochronę „prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym dotyczącym ochrony danych osobowych” (art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001). Podniosła ona ponadto, że ujawnienie takich danych może mieć miejsce tylko wtedy, gdy spełnione są warunki przetwarzania danych osobowych określone w rozporządzeniu 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (7). Komisja zauważyła, że art. 8 lit. b) tego rozporządzenia wymaga od wnioskodawcy wykazania konieczności przekazania mu danych osobowych oraz wymaga od instytucji upewnienia się, że przekazanie nie naruszyło uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą. Przy okazji wglądu do akt Komisja wyjaśniła, że nadal uważa, iż jej decyzja była również uzasadniona na podstawie art. 4 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001.

3.4 W dniu 29 kwietnia 2005 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji projekt zalecenia, w którym zalecił Komisji ponowne rozpatrzenie wniosku skarżącego o dostęp do dokumentów. Wniosek ten opierał się na opinii, że Komisja nie przedstawiła racjonalnego wyjaśnienia odmowy udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów.

3.5 W swojej szczegółowej opinii Komisja wyjaśniła, że chociaż była przekonana, że właściwie rozpatrzyła wniosek skarżącego o dostęp do dokumentów i że należycie uzasadniła swoją decyzję o nieujawnianiu 16 przedmiotowych dokumentów (wykaz, który dostarczyła), to jednak ponownie rozpatrzyła wniosek skarżącego w duchu dobrej współpracy. W związku z tym Komisja postanowiła udzielić częściowego dostępu do dokumentów nr 1–13.

Komisja podkreśliła, że musiała wziąć pod uwagę konsekwencje ujawnienia publicznego. Jej zdaniem ujawnienie dokumentów rozpatrywanych w niniejszej sprawie naruszyłoby dobre imię biegłego. Podważyłoby to ochronę jego integralności i interesów handlowych, ponieważ mogłoby postawić go w niekorzystnej sytuacji na rynku pracy. Komisja rozważyła jednak możliwość udzielenia częściowego dostępu.

Komisja wielokrotnie stwierdzała, że ekspert skarżącego nie wypełnił nowych zadań, które zostały uwzględnione w zmienionym zakresie zadań. W zakresie, w jakim dokumenty odzwierciedlały ten stan rzeczy, ich treść mogła zostać ujawniona. Jednakże ujawnienie dokumentów zawierających zarzuty dotyczące eksperta skarżącego, które wykraczały poza powyższe stwierdzenie, wyraźnie zaszkodziłoby reputacji tej osoby.

Komisja uznała ponadto, że ujawnienie tożsamości współdyrektora UE naruszyłoby ochronę jego integralności, ponieważ jego nazwisko pojawiło się w związku z zarzutami dotyczącymi niewłaściwego wykonywania zobowiązań umownych. Ponadto w odniesieniu do dokumentów nr 1, 2 i 6 Komisja uznała, że nazwiska osób fizycznych dokonujących jedynie przekazania dokumentów w imieniu innych osób naruszyły ich reputację.

3.6 Z powyższych powodów Komisja uznała, że nie może ujawnić tożsamości następujących osób: 1) eksperta; 2) współdyrektor UE; 3) osoba kontaktowa w biurze pracodawcy współdyrektora; oraz 4) osobę, która korespondowała z biegłym w imieniu wykonawcy.

Na tej podstawie Komisja zajęła następujące stanowisko:

(1) Treść dokumentów nr 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 i 13 mogła zostać ujawniona w wersji usuniętej, z której usunięto nazwiska niektórych osób.

(2) Dokumenty nr 4, 5, 7 i 8 zawierały fragmenty niezwiązane z wnioskiem skarżącego o udzielenie dostępu. Wiadomości te zostały pominięte w dokumentach. Treść pozostałych części mogła zostać ujawniona w wersji usuniętej, z której usunięto nazwiska niektórych osób.

(3) W dokumentach nr 3, 4 i 5 nazwa przedsiębiorstwa będącego stroną umowy została usunięta w celu ochrony jego interesów handlowych, ponieważ przedsiębiorstwo to zostało wymienione w związku z problemem administracyjnym. Ponadto kwoty zaliczek wypłaconych skarżącemu i innemu przedsiębiorstwu również zostały zablokowane z tego samego powodu.

(4) Należy odmówić dostępu do dokumentów nr 14, 15 i 16, ponieważ ich ujawnienie naruszyłoby ochronę zidentyfikowanej osoby fizycznej, a także jej interesy handlowe. Ponieważ pisma te nie zawierały innych elementów niż zarzuty dotyczące możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, nie można było udzielić częściowego dostępu.

Komisja załączyła zredagowane wersje dokumentów, do których udzielono częściowego dostępu.

3.7 W swoich uwagach skarżący wskazał, że z zadowoleniem przyjmuje ustępstwa poczynione przez Komisję, ale podkreślił, że nie posunęły się one wystarczająco daleko. Skarżący wskazał, że nie ma sprzeciwu wobec wymazywania nazwisk osoby wyznaczonej do kontaktów w biurze pracodawcy współdyrektora i osoby, która korespondowała z ekspertem w imieniu wykonawcy, ani wobec wymazywania danych umownych.

Skarżący uznał jednak, że nie można stwierdzić, w jaki sposób ujawnienie nazwiska współdyrektora UE mogłoby zagrozić jego integralności. Zdaniem skarżącego nie było również powodu, aby wymazać nazwisko pana W.

W odniesieniu do dokumentów nr 14-16 skarżący stwierdził, że Komisja argumentowała, iż ujawnienie dokumentów zawierających zarzuty dotyczące biegłego, wykraczające poza stwierdzenie, że nie wypełnia on zadań wynikających z nowego zakresu zadań, wyraźnie zaszkodziłoby tej osobie. Skarżący uznał to za zaskakujące. Podkreśliła ona, że jej wniosek o udzielenie dostępu miał na celu wyłącznie uzyskanie dostępu do dokumentów, na których oparto decyzję o rozwiązaniu umowy. To Komisja odniosła się do dokumentów nr 1-16 jako istotnych w tym kontekście. Zdaniem skarżącego fakt, że Komisja odniosła się teraz do dalszych zarzutów wobec pana W., sugerował, że Komisja wypowiedziała umowę (również) z powodów innych niż wymienione w piśmie przesłanym wówczas przez Komisję. Nie było podstaw do odmowy dostępu do odpowiednich dokumentów. Rzecznik Praw Obywatelskich powinien zatem starać się, aby Komisja udzieliła dostępu do dokumentów nr 14-16.

3.8 Rzecznik zauważa, że Komisja ponownie rozpatrzyła wniosek skarżącego o dostęp do dokumentów i w związku z tym zastosowała się do jego projektu zalecenia. Należy zatem zbadać, czy środki podjęte przez Komisję w tym kontekście są zadowalające.

3.9 Z rozporządzenia 1049/2001 wynika, że dostęp do dokumentów musi zostać przyznany, chyba że można wykazać, że ma zastosowanie jeden z wyjątków określonych w tym rozporządzeniu. Dobra praktyka administracyjna wymaga zatem, aby administracja, która chce powołać się na taki wyjątek, przedstawiła racjonalne wyjaśnienie w celu wykazania, że wyjątek ten rzeczywiście ma zastosowanie.

3.10 Rzecznik zauważa, że w swojej szczegółowej opinii Komisja przedstawiła szczegółowe wyjaśnienia, aby uzasadnić swoją opinię, że pełne ujawnienie odpowiednich dokumentów naruszyłoby ochronę integralności eksperta skarżącego oraz jego interesów handlowych, a zatem byłoby sprzeczne z art. 4 ust. 1 lit. b) i art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001. W związku z tym Komisja uznała, że można udzielić jedynie częściowego dostępu, i dostarczyła kopie wygasłych wersji, do których jej zdaniem można było udzielić dostępu. W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący wskazał, że nie sprzeciwia się wymazywaniu nazwisk osoby wyznaczonej do kontaktów w biurze pracodawcy współdyrektora i osoby, która korespondowała z ekspertem w imieniu wykonawcy, ani wymazywaniu danych umownych. W związku z tym Rzecznik uważa, że jego badanie musi ograniczyć się do oceny, czy Komisja działała prawidłowo: 1) wymazując nazwisko pana W., eksperta skarżącego, 2) wymazując nazwisko współdyrektora europejskiego oraz 3) odmawiając dostępu do dokumentów nr 14-16.

3.11 W odniesieniu do pierwszej z tych kwestii Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że aby uzasadnić swoje stanowisko, zgodnie z którym nie było żadnego powodu uzasadniającego wymazanie nazwiska biegłego, skarżący oparł się na fakcie, że w odpowiednich dokumentach opisano wyłącznie okoliczności faktyczne, tj. fakt, że w niniejszej sprawie niektóre usługi nie zostały wykonane. Zdaniem skarżącego Komisja nie była w stanie na tej podstawie odpowiedzieć na pytanie, czy wina za to pominięcie leży po stronie skarżącego, czy po stronie jego eksperta. Rzecznik zgadza się, że treść odpowiednich dokumentów nie odpowiada na to pytanie. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że z dokumentów tych jasno wynika, że ekspert skarżącego - z jakiegokolwiek powodu - nie wywiązał się ze swoich obowiązków określonych w zmienionym zakresie zadań. Rzecznik uważa zatem, że stanowisko Komisji, zgodnie z którym pełne ujawnienie tych dokumentów naruszyłoby ochronę integralności eksperta skarżącego, a także jego interesów handlowych, nie wydaje się nieuzasadnione. Należy ponadto uwzględnić fakt, że – jak słusznie zauważyła Komisja – dokument udostępniony wnioskodawcy na podstawie rozporządzenia 1049/2001 musi zostać następnie udostępniony każdemu innemu wnioskodawcy. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja działała prawidłowo, decydując się na udzielenie jedynie częściowego dostępu, tj. poprzez ujawnienie odpowiednich dokumentów, przy jednoczesnym wykreśleniu nazwiska eksperta skarżącego.

3.12 Dla pełności wywodu Rzecznik uważa za użyteczne dodanie, że powyższa ocena koncentruje się na sposobie, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek skarżącego o udzielenie dostępu oparty na rozporządzeniu 1049/2001. W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący odniósł się do pozwu między nim a jego ekspertem, który wydaje się nadal toczący się przed niemieckimi sądami pracy. W tym kontekście należy zauważyć, że w swojej pierwotnej opinii w sprawie skargi Komisja stwierdziła, że odpowiednie dokumenty mogą zostać udostępnione organowi sądowemu po wydaniu nakazu sądowego w celu ich przedstawienia.

3.13 W odniesieniu do drugiej z wyżej wymienionych kwestii Rzecznik zauważa, że Komisja uzasadniła swoją decyzję o wykreśleniu nazwiska współdyrektora UE, uznając, że ujawnienie tożsamości tej osoby naruszyłoby ochronę jej integralności, ponieważ jej nazwisko pojawiło się w związku z zarzutami dotyczącymi niewłaściwego wykonywania zobowiązań umownych. Oczywiste jest jednak, że zarzuty te były skierowane przeciwko ekspertowi skarżącego lub samemu skarżącemu, ale nie przeciwko współdyrektorowi UE. Ponadto, jak słusznie zauważył skarżący, Komisja wyraźnie uznaje zarzuty przedstawione lub przekazane przez tę osobę za słuszne. W tych okolicznościach Rzecznik nie dostrzega, w jaki sposób potrzeba ochrony integralności tej osoby na mocy art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001 mogłaby uprawniać Komisję do usunięcia nazwiska współdyrektora UE z przedmiotowych dokumentów.

Ponadto należy wziąć pod uwagę, że Komisja uzasadniła swoją decyzję z dnia 26 kwietnia 2004 r. o odmowie udzielenia dostępu na podstawie art. 4 ust. 1 lit. b) i art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia 1049/2001 wyłącznie w odniesieniu do eksperta skarżącego. Przyjęcie argumentu Komisji, zgodnie z którym należy również uwzględnić potrzebę ochrony interesów współdyrektora UE, byłoby zatem równoznaczne z umożliwieniem Komisji oparcia się na przyczynie, która nie została podniesiona w pierwotnej decyzji. Rzecznik uważa, że byłoby to nie do przyjęcia.

3.14 Jeśli chodzi o trzecią z wyżej wymienionych kwestii, należy przede wszystkim zauważyć, że w odpowiedzi na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich o udzielenie dalszych informacji Komisja wymieniła dokumenty należące do trzeciej kategorii dokumentów, do których odmówiono dostępu. Wykaz ten obejmuje dokumenty nr 14-16. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Komisja nie byłaby w stanie twierdzić, że dokumenty te nie są objęte wnioskiem o udzielenie dostępu. Rzecznik uważa, że stanowisko, jakie Komisja faktycznie zajęła w odniesieniu do tych dokumentów w swojej szczegółowej opinii, nie jest do końca jasne. W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący wydawał się zakładać, że Komisja odmówiła udzielenia dostępu do tych dokumentów ze względu na to, że zawierały one (według Komisji) zarzuty wobec eksperta skarżącego wykraczające poza zarzuty wielokrotnie powtarzane przez Komisję (mianowicie, że nie wypełnił on nowych zadań, które zostały uwzględnione w zmienionym zakresie zadań). Rzecznik uważa, że taka interpretacja szczegółowej opinii wydaje się rozsądna.

Co się tyczy istoty stanowiska Komisji, prawdą jest, że w swoim projekcie zalecenia Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał, iż Komisja przedstawiła argument, zgodnie z którym pan W. uchybił swoim obowiązkom w swojej opinii, będącej publicznie dostępnym dokumentem. Rzecznik doszedł do wniosku, że w związku z tym trudno jest stwierdzić, jakie dalsze szkody ujawnienie odnośnych dokumentów mogłoby wyrządzić prawu pana W. do prywatności i integralności lub jego interesom handlowym. Rozumowanie to oczywiście nie miałoby zastosowania w przypadku dalszych zarzutów wobec pana W., które mogły jeszcze nie zostać upublicznione. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że w swoim projekcie zalecenia Rzecznik Praw Obywatelskich uznał również, że nawet przy założeniu, iż ujawnienie dokumentów może mieć wpływ na prywatność, integralność lub interesy handlowe pana W., Komisja nie rozważyła w odpowiedni sposób możliwości udzielenia częściowego dostępu, na przykład poprzez udzielenie dostępu do wersji dokumentów, w których nazwisko pana W. zostało wymazane. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że argument ten jest nadal zasadny i miałby również zastosowanie w sytuacji, o której wydaje się, że Komisja miała na myśli przy sporządzaniu szczegółowej opinii. Trudno zatem zrozumieć, dlaczego Komisja nie mogłaby udzielić częściowego dostępu do dokumentów nr 14-16 w taki sam sposób, w jaki udzieliła dostępu do wszystkich innych dokumentów, to znaczy po wymazaniu nazwiska pana W.

3.15 W tych okolicznościach i przyznając, że w swojej szczegółowej opinii Komisja poczyniła znaczne postępy w celu uwzględnienia jego obaw, Rzecznik nadal uważa, że Komisja nie przedstawiła racjonalnego wyjaśnienia odmowy udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów w odniesieniu do nazwiska współdyrektora UE i dokumentów nr 14-16. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

4 Wnioski

4.1 Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną:

Z rozporządzenia 1049/2001 wynika, że dostęp do dokumentów musi zostać przyznany, chyba że można wykazać, że zastosowanie ma jeden z wyjątków określonych w tym rozporządzeniu. Dobra praktyka administracyjna wymaga zatem, aby administracja, która chce powołać się na taki wyjątek, przedstawiła racjonalne wyjaśnienie w celu wykazania, że wyjątek ten rzeczywiście ma zastosowanie. W niniejszej sprawie Komisja nie przedstawiła racjonalnego wyjaśnienia odmowy udzielenia dostępu do odpowiednich dokumentów w odniesieniu do nazwiska współdyrektora UE i dokumentów nr 14-16. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

4.2 W swoich uwagach dotyczących szczegółowej opinii Komisji skarżący zasugerował, że Rzecznik powinien spróbować zmusić Komisję do udzielenia dostępu do dokumentów nr 14-16. Należy jednak zauważyć, że Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił już projekt zalecenia w niniejszej sprawie. Należy zauważyć, że art. 3 ust. 7 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich stanowi, że po przedstawieniu projektu zalecenia i po otrzymaniu szczegółowej opinii zainteresowanej instytucji lub organu Rzecznik Praw Obywatelskich przesyła sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu oraz zainteresowanej instytucji lub zainteresowanemu organowi. Oczywiste jest zatem, że Rzecznik nie ma możliwości wydania kolejnego projektu zalecenia, jeżeli uzna, że projekt zalecenia, który przedstawił, nie został prawidłowo wdrożony.

4.3 W swoim sprawozdaniu rocznym za rok 1998 Rzecznik Praw Obywatelskich podkreślił, że możliwość przedstawienia Parlamentowi Europejskiemu sprawozdania specjalnego ma nieocenioną wartość dla jego pracy. Dodał, że w związku z tym sprawozdania specjalne nie powinny być przedstawiane zbyt często, lecz jedynie w odniesieniu do szczególnie ważnych kwestii, w przypadku których Parlament może podjąć działania w celu udzielenia pomocy Rzecznikowi (8). Sprawozdanie roczne za rok 1998 zostało przedłożone Parlamentowi Europejskiemu i przez niego zatwierdzone.

4.4 Rzecznik zauważa, że niniejsza sprawa dotyczy rozpatrzenia przez Komisję wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów dotyczących konkretnej umowy. Zauważa on ponadto, że nie jest jasne, jakie działania Parlament mógłby podjąć w celu udzielenia pomocy Rzecznikowi Praw Obywatelskich i skarżącemu w niniejszej sprawie. W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że nie należy przedkładać Parlamentowi sprawozdania specjalnego.

4.5 Rzecznik prześle zatem Komisji kopię tej decyzji i zamieści krótkie streszczenie w sprawozdaniu rocznym za 2005 r., które zostanie przedłożone Parlamentowi. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) Dz.U. L 145, s. 43.

(3) Komisja przedstawiła wykaz tych dokumentów.

(4) Dz.U. 2001, L 8, s. 1.

(5) Projekt zalecenia jest dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) Dz.U. L 145, s. 43.

(7) Dz.U. 2001, L 8, s. 1.

(8) Sprawozdanie roczne za 1998 r., s. 27–28.