Strasburg, 20 stycznia 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 25 października 2003 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą decyzji delegatury Komisji o nierekomendowaniu Pana nazwiska na stanowisko doradcze u wicedziekana uniwersytetu Y w ramach programu finansowanego przez UE.

W dniu 15 grudnia 2003 r. przekazałem Pani skargę przewodniczącemu Komisji. Otrzymałem opinię Komisji w dniu 11 marca 2004 r. i przekazałem ją Państwu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W dniu 17 maja 2004 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji. W dniu 22 października 2004 r. zwrócił się Pan o informacje na temat statusu skargi.

Na Pana wniosek Pana skarga została rozpatrzona w sposób poufny.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone. Przepraszam za czas potrzebny na rozpatrzenie Pana skargi.

WNIOSEK

Według skarżącego stan faktyczny sprawy przedstawia się w skrócie następująco:

Skarżący pracuje jako niezależny konsultant edukacyjny. Po umieszczeniu swojego CV online w agencji rekrutacyjnej otrzymał od firmy konsultingowej Z w Brukseli zaproszenie do ubiegania się o stanowisko doradcy prodziekana uniwersytetu joint venture (University Y). Projekt uniwersytetu Y został sfinansowany przez UE. Przedsiębiorstwo Z podpisało umowę z Komisją na opracowanie tej inicjatywy i w związku z tym działało jako wykonawca projektu. Jednym z głównych działań, jakie należy podjąć w ramach projektu Y, było opracowanie programu Executive MBA, który miał zostać uruchomiony w styczniu 2004 r. Istnieje ryzyko opóźnienia tej inicjatywy, ponieważ nie zrealizowano szeregu podstawowych zadań, w szczególności ustanowienia bazy zasobów i niezbędnych obszarów wsparcia.

Skarżący odbył wstępną rozmowę, która została przeprowadzona na podstawie informacji zawartych w jego życiorysie. Pracownicy Z poinformowali go, że ostateczną decyzję w sprawie mianowania ma podjąć właściwa delegatura UE wspólnie z lokalnym kierownictwem projektu Y. Aby jak najszybciej osiągnąć ostateczny wynik, Z postanowiła przesłać do zatwierdzenia przez delegaturę UE jedynie życiorysy dwóch potencjalnych kandydatów.

Zdaniem skarżącego Z był pewien, że nadaje się na to stanowisko. Podpisał nawet ze spółką Z oświadczenie, w którym zgodził się być dostępnym w okresie od dnia 1 października 2003 r. do dnia 30 września 2007 r.

Ze względu na krótki okres przed przewidywaną datą rozpoczęcia pracy skarżący zaczął natychmiast przygotowywać się do pracy. Wskazał, że bez żadnych kosztów zaoferował kierownictwu Y swoje obecne internetowe bazy danych programów i programów szkoleniowych, tak aby można było szybko wprowadzić niezbędne zmiany. Prace obejmowały zarys planu działania sporządzony po rozmowie kwalifikacyjnej.

Spotkanie z delegaturą UE i dziekanem Y zostało zaplanowane na 25 września 2003 r. i składało się z piętnastominutowego wywiadu. Następnie w dniu 20 października 2003 r. Z poinformował go, że jego wniosek nie został uwzględniony, i wyjaśnił, że komisja jest zaniepokojona jego brakiem doświadczenia w pracy i zamieszkiwaniu za granicą. Skarżący zauważył, że kryterium to nie figuruje wśród zastrzeżeń określonych w zakresie zadań projektu.

Zdaniem skarżącego, gdyby panel dokonał przeglądu jego życiorysu, zauważyłby, że większość jego życia zawodowego spędził za granicą, często z dala od domu, w miejscach takich jak Indie lub Malezja. Skarżącego poinformowano nieformalnie, że delegatura UE zamierza ponownie przesłuchać wcześniej odrzuconego kandydata, który nie spełniał kryteriów wyboru na to stanowisko.

Skarżący przedstawił szereg uwag dotyczących kryteriów, których brakowało kandydatowi, który miał zostać wybrany. Wyraził on sprzeciw wobec stanowiska delegatury UE.

Skarżący oświadczył, że jest w pełni gotów przyjąć rozsądną decyzję, jeżeli instytucja mogłaby ją uzasadnić. Zaznaczył, że nie otrzymano odpowiedzi na żadne z jego zapytań.

W świetle informacji przedstawionych przez skarżącego Rzecznik zwrócił się do Komisji o wydanie opinii w sprawie następujących zarzutów:

1. uzasadnienie zalecenia przyjętego przez przedstawicielstwo Komisji, aby nie zatrudniać skarżącego, a mianowicie jego rzekomy brak doświadczenia zawodowego za granicą, nie było przewidziane w zakresie zadań projektu; oraz

2. Komisja nie odpowiedziała na pisma, które skarżący skierował do swojej delegatury z prośbą o dalsze wyjaśnienia.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja najpierw opisała stan faktyczny sprawy. Wyjaśniła, że skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczyła odrzucenia wniosku skarżącego o stanowisko w ramach programu finansowanego przez UE. Program ten miał na celu wspieranie reform gospodarczych podjętych przez kraj rozwijający się poprzez utworzenie krajowych i regionalnych ośrodków edukacji w zakresie zarządzania. Jedną z inicjatyw, które miały zostać opracowane w kontekście programu, było ustanowienie krajowego systemu umożliwiającego świadczenie usług w zakresie zarządzania i doradztwa na rzecz przedsiębiorstw. W okresie pięciu lat do listopada 2007 r. Komisja zgodziła się udzielić temu projektowi wsparcia finansowego w wysokości 14 mln EUR.

W ramach programu Y Komisja Europejska podpisała umowę z konsorcjum kierowanym przez firmę konsultingową Z, która obejmowała rekrutację i zapewnienie czterech długoterminowych kluczowych ekspertów i personelu pomocniczego.

W ramach programu zespół czterech ekspertów zatrudnionych przez Z przybył do kraju odbiorcy w dniu 20 listopada 2002 r. Komisja podkreśliła, że ich umowy zostały podpisane z przedsiębiorstwem Z, a zatem nie mają one żadnego związku umownego z Komisją.

Umowa z zastępcą kierownika zespołu i doradcą wicedziekana wygasła 15 czerwca 2003 r. W celu znalezienia zastępcy na to stanowisko w dniu 6 lipca 2003 r. Z przeprowadził rozmowy z dwoma kandydatami, z których jeden był panem XX. Komisja wyjaśniła, że zgodnie z umową o świadczenie usług Z była odpowiedzialna za rekrutację ekspertów długo- i krótkoterminowych w ramach programu Y i w tym charakterze wszystkie informacje dotyczące tego procesu znajdowały się pod jej kontrolą. Ponieważ żaden z dwóch kandydatów nie wydawał się spełniać wymogów zakresu zadań projektu, nie zostali oni zatrzymani.

W wyniku częstych zmian w zespole ekspertów delegatura UE postanowiła wziąć udział w wyborze ekspertów długoterminowych, tak aby można było przeprowadzić kontrolę jakości ex ante.

W dniu 25 września 2003 r. Z przeprowadził dodatkowe rozmowy, w których uczestniczył skarżący. Kandydaci nie wydawali się jednak spełniać wymogów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ponieważ projekt pilnie potrzebował doradcy zastępcy dziekana, zespół oceniający postanowił wezwać pana XX, jednego z dwóch pierwszych kandydatów wykluczonych na rozmowie kwalifikacyjnej, która odbyła się w dniu 6 lipca 2003 r., biorąc pod uwagę, że posiadał on tytuł doktora i odpowiednie doświadczenie w podobnym projekcie. Po ponownym przeprowadzeniu z nim wywiadu w dniu 2 października 2003 r. zespół Y i delegatura WE wspólnie postanowiły zaproponować mu umowę o pracę w charakterze krótkoterminowego eksperta w celu obsadzenia stanowiska zastępcy kierownika zespołu i doradcy wicedziekana. Komisja wskazała, że wydaje się on być najbardziej odpowiednim kandydatem. Z został jednak poproszony o kontynuowanie poszukiwań kandydata, który mógłby obsadzić to stanowisko w perspektywie długoterminowej.

Komisja wyjaśniła, że kwalifikacje skarżącego nie spełniają kryteriów określonych w zakresie wymagań i obowiązków programu. Instytucja zauważyła, że jego kwalifikacje nie obejmują m.in.: (i) niezbędny stopień doktora; (ii) 10-letnie doświadczenie w zakresie rozwoju zasobów ludzkich; (iii) minimum 5-letnie doświadczenie w realizacji podobnych projektów międzynarodowych UE lub innej dwustronnej i/lub wielostronnej współpracy na rzecz rozwoju, najlepiej w krajach śródziemnomorskich; (iv) niezbędne międzynarodowe doświadczenie lub międzykulturowe umiejętności komunikacyjne, (v) umiejętności związane z procedurami "zarządzania cyklem projektu" (PCM) KE; oraz (vi) udowodniona zdolność do pracy w wielokulturowym zespole. Instytucja załączyła do swojej opinii tabelę oceny, w której oceniono kwalifikacje każdego z kandydatów.

Komisja odniosła się również do szeregu uwag zgłoszonych przez skarżącego w jego skardze. Zauważyła, że jej służby nigdy nie przedstawiły żadnych uwag dotyczących przydatności skarżącego na to stanowisko i że nie mogą być pociągnięte do odpowiedzialności za rzekome oświadczenia złożone w tym względzie przez Z.

W odniesieniu do przesłuchania skarżącego instytucja wyjaśniła, że odbyło się ono w dniu 25 września 2003 r. i trwało od godz. 14.15 do 14.40. Ten okres czasu pozwolił panelowi zadać wszystkie niezbędne pytania, po czym dyskusja naturalnie dobiegła końca. Mimo że drugi kandydat na to stanowisko był wówczas przesłuchiwany przez dziesięć minut dłużej niż skarżący, obaj kandydaci zostali jednogłośnie odrzuceni przez komisję.

W odpowiedzi na zarzut skarżącego, że nie otrzymał odpowiedzi na swoje zapytania, Komisja zauważyła, że w dniu 20 października 2003 r. wysłał tylko jedną wiadomość e-mail do swojej delegatury, na którą niestety nie otrzymał żadnej odpowiedzi. Instytucja przeprosiła za brak odpowiedzi na korespondencję skarżącego, mimo że wskazała, że wszystkie wnioski związane z rozmową kwalifikacyjną powinny były zostać skierowane do Z, jako organu odpowiedzialnego za rekrutację na podstawie umowy o świadczenie usług.

Komisja podkreśliła, że ocena skarżącego i pozostałych kandydatów została przeprowadzona zgodnie z zakresem zadań projektu. Uznała ona zatem, że jej służby działały prawidłowo, przestrzegały wiążących ją przepisów i zasad oraz że w związku z tym nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący powtórzył zarzuty zawarte w skardze. Uznał on, że Komisja nie udzieliła odpowiednich lub zadowalających odpowiedzi na jego skargę, ale zamiast tego jej opinia wzbudziła dalsze poważne obawy co do uczciwości polityki doboru personelu instytucji oraz sposobu jej zastosowania w jego konkretnym przypadku.

Skarżący powtórzył, że jego rozmowa kwalifikacyjna na to stanowisko była zbyt krótka i w dużej mierze nieistotna, aby umożliwić mu wyjaśnienie wszelkich wątpliwości dotyczących jego kwalifikacji.

Zauważył, że chociaż nie posiadał tytułu doktora, jego tytuł magistra edukacji podyplomowej był bardziej odpowiedni dla stanowiska do obsadzenia, ponieważ może być przyznany tylko w dziedzinach związanych z edukacją, zwykle trwa co najmniej rok dłużej i wymaga kwalifikacji akademickich do zarządzania instytucjonalnego. Skarżący przedstawił również szereg uwag dotyczących stopnia doktora pana XX.

Skarżący zakwestionował twierdzenie Komisji, że brakowało mu międzynarodowego doświadczenia. Podkreślił, że oprócz ponad 10-letniego doświadczenia w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej jako niezależny konsultant ds. zarządzania, posiada doświadczenie przemysłowe na poziomie zarządu, które obejmuje doświadczenie w zarządzaniu zasobami ludzkimi i personelem. Szczegółowo opisał swoje doświadczenie biznesowe w ostatnich latach.

Nie zgodził się również z dokonaną przez Komisję oceną jego kwalifikacji, w szczególności w odniesieniu do otwartości na nowe wyzwania i praktycznego doświadczenia w negocjacjach i komunikacji międzykulturowej, umiejętności komunikacji międzykulturowej oraz zrozumienia kwestii płci. Skarżący wskazał, że jego kwalifikacje i doświadczenie zostały zilustrowane wynikami i rzeczywistymi próbkami pracy przedstawionymi na jego stronach internetowych.

Skarżący uznał, że Z nie odegrał żadnej roli w decyzji w sprawie naboru na wolne stanowisko, lecz że Komisja była wyłącznie odpowiedzialna za wynik procesu selekcji.

DECYZJA

1 Uzasadnienie zalecenia Komisji dotyczącego rekrutacji skarżącego

1.1 Skarżący ubiegał się o stanowisko doradcy prodziekana uniwersytetu Y w kraju rozwijającym się. Skarżący twierdzi, że uzasadnienie zalecenia przyjętego przez delegaturę Komisji w tym kraju, aby nie zatrudniać skarżącego, a mianowicie jego domniemany brak doświadczenia zawodowego za granicą, nie było przewidziane w zakresie zadań projektu.

1.2 Komisja wyjaśnia, że w ramach programu Y jej służby podpisały umowę z konsorcjum kierowanym przez firmę konsultingową Z, która obejmowała rekrutację i zapewnienie czterech długoterminowych kluczowych ekspertów. Instytucja twierdzi, że zgodnie z umową o świadczenie usług Z była odpowiedzialna za rekrutację ekspertów długo- i krótkoterminowych.

Instytucja wyjaśnia również, że kwalifikacje skarżącego nie spełniały kryteriów określonych w zakresie programu i wskazuje, że jego kwalifikacje nie obejmowały m.in.: (i) niezbędny stopień doktora; (ii) 10-letnie doświadczenie w zakresie rozwoju zasobów ludzkich; (iii) minimum 5-letnie doświadczenie w realizacji podobnych projektów międzynarodowych UE lub innej dwustronnej i/lub wielostronnej współpracy na rzecz rozwoju, najlepiej w krajach śródziemnomorskich; (iv) niezbędne międzynarodowe doświadczenie lub międzykulturowe umiejętności komunikacyjne, (v) umiejętności związane z procedurami "zarządzania cyklem projektu" (PCM) KE; oraz (vi) udowodniona zdolność do pracy w wielokulturowym zespole.

1.3 W ramach dowodów przedstawionych w toku dochodzenia Rzecznik dokładnie zbadał podstawę prawną działań Komisji w tej sprawie, a mianowicie umowę podpisaną między Komisją [instytucją zamawiającą] a firmą Z [doradcą], w szczególności załącznik I do tej umowy, w tym ogólne warunki umów o świadczenie usług finansowanych przez Wspólnotę Europejską, oraz załącznik II zawierający zakres zadań.

Rzecznik zauważa, że przedmiotem umowy, jak określono w art. 1, było zapewnienie pomocy technicznej dla projektu. Jak określono w art. 15 załącznika I, w przypadku gdy umowa wiąże się z pomocą techniczną, konsultant jest odpowiedzialny za zapewnienie niezbędnych ekspertów. Artykuł 16 ust. 1 załącznika I stanowi jednak, że:

„Personel wykorzystywany przez konsultanta do realizacji zamówienia jest zatwierdzany przez instytucję zamawiającą. Zakres uprawnień określa minimalny poziom kwalifikacji i doświadczenia personelu konsultanta oraz, w stosownych przypadkach, wymaganą specjalizację.”

Rzecznik zauważa również, że szczególne kwalifikacje techniczne na stanowisko doradcy wicedziekana zostały określone w pkt 3.2.B załącznika II. Kryteria, o których mowa, obejmują między innymi doświadczenie podyplomowe w zakresie administracji biznesowej, udane nauczanie, doświadczenie w rozwoju zasobów ludzkich, uznane doświadczenie międzynarodowe, umiejętności komunikacyjne i analityczne, umiejętność obsługi komputera oraz zrozumienie procedur „zarządzania cyklem projektu”(1).

Wydaje się zatem, że Komisja była uprawniona do dokonania przeglądu propozycji przedstawionych przez konsultanta w zakresie rekrutacji nowego personelu w celu upewnienia się, że kandydaci spełniają kryteria określone w załączniku II do umowy.

1.4 Jeśli chodzi o ocenę doświadczenia skarżącego dokonaną przez Komisję, Rzecznik jest świadomy faktu, że instytucja ta była w stanie opracować tabelę oceny, w której kwalifikacje wszystkich kandydatów zostały ocenione na podstawie każdego z kryteriów określonych w zakresie zadań projektu, w tym doświadczenia międzynarodowego. Nawet jeśli skarżący nie zgadza się z wieloma aspektami tej oceny, w toku dochodzenia nie udostępniono żadnych informacji, które mogłyby skłonić Rzecznika do uznania, że ocena ta była obarczona oczywistym błędem lub że doszło do nadużycia władzy.

Rzecznik zauważa, że skarżący odniósł się również w swojej skardze do faktu, że Komisja zdecydowała się obsadzić wakat kandydatem, który został początkowo odrzucony po pierwszej rundzie rozmów kwalifikacyjnych. Jednak zdaniem Rzecznika Komisja dokładnie wyjaśniła powody, dla których, w świetle doświadczenia zawodowego tego kandydata, doszła do wniosku, że jest on najbardziej odpowiednim kandydatem.

Na podstawie informacji dostarczonych przez skarżącego i Komisję w trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że dochodzenie nie ujawniło przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

2 Zarzucany brak odpowiedzi Komisji na pisma skarżącego

2.1 Skarżący twierdzi, że Komisja nie odpowiedziała na pisma, które skarżący skierował do swojej delegatury z prośbą o dalsze wyjaśnienia.

2.2 Komisja przeprosiła za brak odpowiedzi na korespondencję skarżącego, mimo że wskazała, że wszystkie wnioski związane z rozmową kwalifikacyjną powinny były zostać skierowane do Transtec, jako organu odpowiedzialnego za rekrutację na podstawie umowy o świadczenie usług.

2.3 Zgodnie z Kodeksem dobrego postępowania administracyjnego (2) odpowiedź na pismo skierowane do Komisji jest przesyłana w ciągu piętnastu dni roboczych od daty otrzymania pisma od właściwego departamentu Komisji. W niniejszej sprawie Komisja nie działała zgodnie z własnymi przepisami. Rzecznik zauważa jednak, że w swojej opinii instytucja skierowała do Rzecznika pytania skarżącego, a także przeprosiła za to, że wcześniej nie udzieliła odpowiedzi.

2.4 W tych okolicznościach Rzecznik nie uważa za konieczne dalszego zajmowania się tym aspektem sprawy.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Wykaz kryteriów wymienionych w pkt 3.2.B załącznika II przedstawiał się następująco:

"• Kwalifikacje na poziomie podyplomowym w zakresie administracji biznesowej lub innych pokrewnych dziedzinach, a doktorat jest atutem.
• 10 lat doświadczenia w zakresie rozwoju zasobów ludzkich, w tym co najmniej 5 lat w działalności konsultingowej, zarządzaniu szkołą biznesu lub programem szkoleń w zakresie zarządzania.
• Niedawne i udane nauczanie na studiach magisterskich i podyplomowych.
• Uznane międzynarodowe doświadczenie, otwartość na nowe wyzwania i praktyczne doświadczenia w negocjacjach i komunikacji międzykulturowej, znajomość kraju W jest atutem.
• udane doświadczenie (minimum 5 lat) w realizacji podobnych międzynarodowych projektów UE lub innej dwustronnej lub wielostronnej współpracy na rzecz rozwoju, najlepiej w krajach śródziemnomorskich.
• Doświadczenie w zakresie rozwoju zasobów ludzkich dla przedsiębiorstw sektora prywatnego w obszarze administracji biznesowej.
• doskonałe umiejętności komunikacyjne i analityczne, umiejętności interpersonalne i zarządcze.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej w języku angielskim [...].
• Umiejętność obsługi komputera i dobra znajomość oprogramowania do zarządzania projektami, baz danych i oprogramowania informatycznego jest atutem.
• Pełne zrozumienie procedur "zarządzania cyklem projektu" KE, monitorowanie analiz i nadzór.
• Umiejętność pracy w zespole międzykulturowym oraz w złożonych środowiskach instytucjonalnych i organizacyjnych.
• Pełne zrozumienie kwestii związanych z płcią w kontekście programu.”

(2) Dz.U. L 308 z 8 grudnia 2000 r., s. 26–34.