Kontekst skargi

1. Skarżący wziął udział w procedurze naboru zorganizowanej przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) w celu rekrutacji asystentów w dziedzinie technologii informacyjno-komunikacyjnych – EPSO/AST/151/22 [1]. Procedura wyboru obejmowała testy z zakresu rozumienia i analizy, które przeprowadzono w drodze testów zdalnych [2]. EPSO korzystało z usług usługodawcy, który organizował i nadzorował te testy [3].

2. Skarżący miał uczestniczyć w testach nadzorowanych zdalnie 16 maja 2023 r. Według skarżącej, po zapoznaniu się z instrukcjami dotyczącymi studium przypadku [4], podjęła ona próbę rozpoczęcia tego ćwiczenia. Dokumenty potwierdzające były jednak wyświetlane na środku ekranu, bez funkcji edycji ani narzędzia do sporządzania notatek do wpisywania studium przypadku. Ponadto zegar pokazujący pozostały czas na ukończenie studium przypadku wykazał jedynie dwie minuty zamiast 90, jak przewidziano.

3. Skarżący niezwłocznie poinformował „producenta”[5] monitorującego testy, ustnie i pisemnie na czacie. Prokurator zwrócił się do skarżącego o kliknięcie przycisku „Dalej”, który był jedyną wyświetloną opcją. Skarżący zrobił to i został przekierowany na stronę ankiety. Skarżąca ponownie skontaktowała się z prokuratorem, wyrażając obawy, ponieważ zrozumiała, że badanie jest zwykle na końcu testów. Poprosiła prokuratora o sporządzenie protokołu „incydentu”.

4. Prokurator polecił skarżącemu opuszczenie aplikacji i udostępnił link do internetowego wsparcia technicznego dostawcy usług, stwierdzając, że skarżący powinien skontaktować się z nim w przypadku, gdy nie może już ponownie połączyć się z testem po opuszczeniu aplikacji. Skarżący zrobił to i ponownie przystąpił do testów, ale ponownie został przekierowany do ankiety. Poprosiła o pomoc, a prokurator poprosił ją o wypełnienie ankiety. Skarżący to zrobił, a następnie we wniosku wyświetlił się komunikat, że skarżący ukończył test.

5. Skarżący ponownie skontaktował się z prokuratorem, który ostatecznie poinformował ją, że nie może rozwiązać problemu. Poleciły one skarżącemu, aby skontaktował się ze wsparciem technicznym. Skarżący próbował skontaktować się ze wsparciem technicznym na stronie internetowej usługodawcy, ale został po prostu przekierowany do sekcji „Często zadawane pytania”. Ostatecznie skarżący skorzystał z „formularza kontaktowego”, aby złożyć skargę do usługodawcy. Równolegle skarżący przesłał skargę do EPSO.

6. EPSO odrzuciło skargę skarżącej na tej podstawie, że nie skontaktowała się ona ze wsparciem technicznym usługodawcy podczas testów ani nie przedstawiła „numeru biletu”[6] jako dowodu na to, że to zrobiła. Skarżący zakwestionował stanowisko EPSO, ale EPSO potwierdziło swoją decyzję.

7. 24 lipca 2023 r. skarżąca otrzymała wiadomość od EPSO, w której poinformowała ją, że nie „zarezerwowała egzaminu ze studium przypadku ani nie przystąpiła do niego” i że w związku z tym została zdyskwalifikowana z procedury naboru. Skarżący zwrócił się do EPSO o ponowne rozpatrzenie [7] jego decyzji. EPSO odrzuciło ten wniosek ze względu na to, że nie można było złożyć wniosku o dokonanie przeglądu w odniesieniu do kwestii technicznych. EPSO poinformowało skarżącego, że nie będzie prowadzić dalszej korespondencji w tej sprawie.

8. Skarżąca, niezadowolona ze sposobu rozpatrzenia skargi przez EPSO, zwróciła się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

9. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie skargi. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EPSO na wniosek Rzecznika o udzielenie informacji, a następnie uwagi skarżącego na temat odpowiedzi EPSO.

10. W piśmie skierowanym do EPSO Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do EPSO o weryfikację dzienników technicznych związanych z testami skarżącego.

11. Przed otrzymaniem tej skargi Rzecznik przeprowadził kilka dochodzeń dotyczących sposobu, w jaki EPSO rozpatrywało skargi dotyczące kwestii technicznych związanych z testami zdalnymi. Ustalenia poczynione w ramach tych dochodzeń mają znaczenie dla niniejszej sprawy [8].

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

12. W skardze podniosła ona zasadniczo, że EPSO niesłusznie oddaliło jej skargę z powodu nieprzestrzegania instrukcji dotyczących rozwiązywania problemów technicznych. W zażaleniu podniesiono, że zaalarmowała ona prokuratora podczas egzaminu i w związku z tym zastosowała się zarówno do instrukcji EPSO, jak i do ogłoszenia o konkursie.

13. W odpowiedzi skierowanej do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich EPSO powtórzyło, że skarżący nie skontaktował się ze wsparciem technicznym swojego usługodawcy podczas testu i nie przedstawił numeru biletu jako dowodu, że to zrobił. EPSO wyjaśniło, że ponieważ jego stosunek umowny z usługodawcą został rozwiązany, dostęp do rejestrów technicznych nie jest już możliwy. Zamiast tego EPSO przedstawiło wyciągi z własnej dokumentacji, a w szczególności „sprawozdanie z incydentu” istotne dla pierwotnej skargi złożonej przez skarżącego.

14. EPSO stwierdziło, że na podstawie tego dokumentu nie było powodu, aby kwestionować ocenę dokonaną w tamtym czasie.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. Rzecznik przeprowadził wcześniej kilka dochodzeń w sprawach, w których EPSO odrzuciło skargi dotyczące kwestii technicznych na tej podstawie, że skarżący nie podali numeru biletu wydanego przez wsparcie techniczne usługodawcy. W szeregu decyzji Rzecznik stwierdził, że zgodnie z ogłoszeniem o konkursie i instrukcjami dotyczącymi testów zdalnych kandydaci, którzy napotkali problemy techniczne, mogli zwrócić się do promotora lub wsparcia technicznego online w celu zgłoszenia problemu. W związku z tym EPSO nie mogło odrzucić skarg tylko dlatego, że skarżący nie podał numeru biletu.

16. W tym przypadku Rzecznik Praw Obywatelskich jest również zdania, że EPSO niesłusznie odrzuciło skargę tylko dlatego, że skarżący nie podał numeru biletu.

17. W kontekście dochodzeń, o których mowa powyżej, Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał, że za każdym razem, gdy skarżący oświadczają, że postępowali zgodnie z instrukcjami prokuratorów, i zwracają się o odnotowanie skargi na piśmie, EPSO powinno wykazać się elastycznością i dokonać dalszej oceny wszelkich późniejszych powiązanych skarg.

18. W tym przypadku z dokumentów dostarczonych przez EPSO wraz z odpowiedzią na niniejsze zapytanie wynika, że po otrzymaniu skargi EPSO zweryfikowało dzienniki techniczne [9]. Rejestry te wykazały, że skarżący rzeczywiście został przekierowany na stronę ankiety po rozpoczęciu studium przypadku. Rejestry wykazały również, że skarżący został odłączony od platformy testowej na 20 minut przed ponownym połączeniem. Ze sprawozdania dotyczącego incydentu wynika również, że na podstawie tych informacji EPSO rozważyło zwrócenie się do usługodawcy o więcej informacji na temat incydentu.

19. Zdaniem Rzecznika świadczy to o tym, że EPSO dysponowało wystarczającymi przesłankami wskazującymi na wystąpienie problemu technicznego, o czym poinformował skarżący. Oczywiste jest również, że kwestia ta mogła mieć „istotny charakter”, biorąc pod uwagę, że skarżąca nie mogła w ogóle przeprowadzić testu, co osłabiło jej zdolność do odniesienia sukcesu w postępowaniu w sprawie naboru.  EPSO uznało jednak, że w braku numeru biletu skarga nie może zostać uwzględniona. Szczególnie niefortunne jest to, że EPSO nie zastosowało się do sugestii zawartej w sprawozdaniu z incydentu, aby przeprowadzić dalsze dochodzenie.

20. W świetle powyższego i zgodnie z ustaleniami z poprzednich dochodzeń, o których mowa powyżej, Rzecznik stwierdza, że EPSO niesłusznie odrzuciło skargę. Stanowiło to niewłaściwe administrowanie.

21. W odpowiedziach na ustalenia i sugestie zawarte w dochodzeniach Rzecznika, o których mowa powyżej, EPSO poinformowało Rzecznika o zamiarze zaoferowania skarżącym możliwości ponownego przeprowadzenia testów w kilku przypadkach [10]. W związku z tym Rzecznik proponuje EPSO podjęcie dialogu ze skarżącym w celu znalezienia odpowiedniego i sprawiedliwego rozwiązania w tej sprawie, np. zaoferowanie skarżącemu możliwości ponownego przystąpienia do testów.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę z następującym wnioskiem [11]:

W sposób, w jaki EPSO rozpatrywało skargę skarżącego bez dalszego dochodzenia, doszło do niewłaściwego administrowania.

Propozycja

EPSO powinno nawiązać dialog ze skarżącym w celu znalezienia odpowiedniego i sprawiedliwego rozwiązania, takiego jak umożliwienie skarżącemu ponownego przystąpienia do testów.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 13 lutego 2025 r.

[1] Asystenci – cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja biur i obliczenia mobilne https://eu-careers.europa.eu/pl/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Testy są przeprowadzane przez kandydatów zdalnie, za pośrednictwem dedykowanej aplikacji.

[3] Od tego czasu EPSO rozwiązało umowę z danym usługodawcą.

[4] Studium przypadku było egzaminem pisemnym, podczas którego kandydaci musieli przeanalizować dokumenty i sporządzić pisemną odpowiedź na problematyczne lub zadane pytanie (pytania).

[5] Proktorzy byli pracownikami usługodawcy EPSO, którzy byli odpowiedzialni za monitorowanie testów i udzielanie pomocy kandydatom, którzy napotkali problemy podczas testów.

[6] Według EPSO numer ten umożliwia mu dostęp do pisemnego rejestru incydentu.

[7] Jeżeli kandydaci uznają, że doszło do istotnego błędu lub naruszenia zasad procedury naboru, mogą zwrócić się o ponowne rozpatrzenie każdej decyzji komisji konkursowej lub EPSO, która ma wpływ na ich postępy na dowolnym etapie procedury naboru: https://eu-careers.europa.eu/en/help/faq/2342.

[8] Zob. np. sprawa 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/64094

[9] Tym samym wykazanie, że numer biletu nie jest wymogiem opartym na uzasadnieniu technicznym, lecz jedynie wymogiem proceduralnym.

[10] Zob. np. sprawa 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65774

[11] Niniejsza skarga została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.