Strasburg, dnia 2 czerwca 2004 r.

Szanowna Pani!

W dniu 20 sierpnia 2003 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w imieniu stowarzyszenia DIK. Pańska skarga dotyczy decyzji Komisji o zwrocie części środków przyznanych stowarzyszeniu DIK na realizację projektu Leonardo da Vinci (S 95/2/179/III.2.a).

W dniu 27 października 2003 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji. W dniu 29 stycznia 2004 r. otrzymałem opinię Komisji, którą przekazałem Panu z prośbą o przedstawienie uwag. Wydaje się, że nie otrzymano od Pana żadnych uwag.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Według skarżącego stan faktyczny sprawy przedstawia się w skrócie następująco:

Skarżący jest prezesem Stowarzyszenia DIK, małej organizacji zawodowej i związku zawodowego m.in. bibliotekarzy, archiwistów i muzealników. Jej stowarzyszenie było odpowiedzialne za opracowanie projektu finansowanego przez Komisję Europejską w ramach programu Leonardo da Vinci (nr ref.: S95/2/179/III.2.a).

W 2001 r. stowarzyszenie DIK otrzymało od Komisji fakturę z żądaniem zapłaty 50 000 EUR, bez dalszych wyjaśnień. Po kilku próbach znalezienia urzędnika odpowiedzialnego za projekt, w tym wizycie w Komisji, skarżący został poinformowany o obawach instytucji dotyczących projektu. Wiązały się one z szeregiem nieprawidłowości, takich jak brak podpisów niektórych partnerów, konieczność pokrycia przez stowarzyszenie własnych kosztów, nadmierna kwota naliczona przez jednego z partnerów tytułem kosztów podróży oraz okres, za który partner wystąpił o zwrot kosztów. Skarżący wyjaśnił, że taki stan rzeczy wynikał z faktu, że projekt sprawozdania z projektu przygotowany pierwotnie przez kierowników projektu nie został zaakceptowany przez uczestników oraz że za ostateczne sporządzenie sprawozdania musiał odpowiadać zewnętrzny specjalista muzealny.

W związku z obawami zgłoszonymi przez Komisję skarżący wprowadził szereg poprawek do sprawozdania dotyczącego projektu. Wydaje się, że w wyniku tych zmian Komisja ponownie rozpatrzyła niektóre ze swoich zastrzeżeń i zmniejszyła swój wniosek o zwrot do 20 911,09 EUR. Skarżący wskazał jednak, że projekt został zrealizowany z powodzeniem, a ponadto, że sprawozdanie Stowarzyszenia DIK na temat projektu zostało ukończone i opublikowane. Zgodziła się, że realizacja projektu mogła częściowo odbiegać od specyfikacji określonych w umowie, chociaż zakwestionowała kwotę wnioskowaną przez Komisję.

Po kilku wymianach i osobistych spotkaniach z właściwymi urzędnikami skarżący przystąpił do zwrotu wnioskowanej kwoty 20 911,09 EUR. Wyraziła jednak niezadowolenie z decyzji Komisji i zauważyła, że jest małą organizacją zrzeszającą m.in. bibliotekarzy, archiwistów i muzealników. Kwota wnioskowanych pieniędzy nie mogła zostać pokryta z budżetu stowarzyszenia, a zatem spowodowała spustoszenie w jego członkach.

Skarżący podkreślił, że chociaż Stowarzyszenie DIK nie wiedziało o niektórych zasadach regulujących projekt, a ich realizacja kosztowała dużo czasu i pieniędzy, zrealizowało projekt zgodnie z umową.

Podsumowując, skarżący twierdzi w swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich, że Komisja nie rozpatrzyła projektu prawidłowo, w szczególności w odniesieniu do jego wniosku o zwrot części finansowania, i nie poinformowała Stowarzyszenia DIK o niektórych wymogach umowy.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja wyjaśniła, że skarżący pracował jako wykonawca w projekcie finansowanym w ramach programu Leonardo da Vinci (umowa S.95.2.179.III.2.a; nr 3854). Umowa obowiązywała od dnia 1 grudnia 1995 r. do dnia 30 stycznia 1997 r.

Projekt był przedmiotem licznych kontaktów między tzw. Biurem Pomocy Technicznej (TAO) w imieniu Komisji a wykonawcą w celu rozwiązania licznych problemów wynikających z oceny postępów i sprawozdań końcowych. Komisja zauważyła, że jej służby poinformowały skarżącego, zarówno na piśmie, jak i ustnie, o tych problemach.

Komisja wskazała, że stosunki z wykonawcą reguluje umowa, do której załączono podręcznik administracyjny i finansowy. W niniejszym podręczniku określono kryteria kwalifikowalności wydatków w ramach projektów. Instytucja podkreśliła, że w związku z tym wykonawca był przez cały czas informowany o swoich zobowiązaniach umownych.

Instytucja zauważyła, że zakwestionowany przez skarżącą nakaz zwrotu został wydany po zakończeniu przez jej służby przetwarzania drugiej wersji sprawozdania końcowego przedłożonego w dniu 6 czerwca 1999 r. Pierwsze sprawozdanie końcowe wpłynęło do TAO w dniu 19 lutego 1998 r. Nie został on zatwierdzony, ponieważ projektowany produkt nie został ukończony, co uniemożliwiło dokonanie oceny.

Ze względu na problemy spowodowane zamknięciem TAO i zapieczętowaniem jego akt przez belgijskie organy sądowe druga wersja sprawozdania końcowego została opracowana przez Komisję dopiero w 2000 r. Na podstawie swojej oceny Komisja stwierdziła, że sprawozdanie jest niekompletne, w związku z czym w dniach 17 maja i 18 sierpnia 2000 r. służby Komisji zwróciły się do wykonawcy o dodatkowe informacje.

W związku z brakiem odpowiedzi na te wnioski Komisja postanowiła zamknąć sprawę w dniu 12 grudnia 2000 r. i zadeklarować niektóre wydatki niekwalifikowalne. W piśmie do skarżącego z dnia 12 grudnia 2000 r. Komisja uzasadniła swoje stanowisko następującymi powodami: można było uwzględnić jedynie wydatki poniesione w okresie obowiązywania umowy (od dnia 1 grudnia 1995 r. do dnia 30 listopada 1997 r.); sprawozdania z postępu prac i sprawozdania końcowe nie zostały podpisane przez tę samą osobę, która podpisała umowę; w tabelach występowały niespójności i brak podpisu na niektórych z nich; druga wersja sprawozdania końcowego nie mogła zostać uwzględniona, ponieważ została przedłożona później niż 10 miesięcy po zakończeniu okresu obowiązywania umowy; skarżący nie odpowiedział na wnioski Komisji o udzielenie informacji; a umowy z partnerami nie zostały zawarte. W związku z tym sprawa została zamknięta, a w dniu 31 maja 2001 r. do wykonawcy wysłano notę debetową wraz z objaśniającymi załącznikami finansowymi.

Stowarzyszenie DIK złożyło skargę do Komisji w dniu 21 czerwca 2001 r. Biorąc pod uwagę okoliczności związane z zamknięciem TAO, Komisja założyła, że skarżący nigdy nie otrzymał wniosku o dodatkowe informacje z dnia 17 maja 2000 r. i w związku z tym podjęła decyzję o ponownym otwarciu akt. Po przedłożeniu przez skarżącą we wrześniu 2001 r. dodatkowych żądanych informacji oraz jej piśmie z dnia 15 października 2001 r., Komisja zmieniła swoją ocenę i zaakceptowała część wydatków, które początkowo zostały uznane za niekwalifikowalne. Na podstawie tej nowej oceny Komisja oszacowała pozostałe koszty niekwalifikowalne na 20 911,09 EUR i przedłożyła wykonawcy odpowiedni wniosek.

W piśmie z dnia 23 października 2001 r. wykonawca formalnie zaakceptował tę propozycję. W dniu 13 sierpnia 2003 r. zapłaciła ona Komisji kwotę 20 911,09 EUR należną z tytułu projektu. Zdaniem Komisji płatność ta potwierdziła zgodę wykonawcy na podjęcie ostatecznej decyzji.

Uwagi skarżącego

Rzecznik nie otrzymał żadnych uwag od skarżącego.

DECYZJA

1 Realizacja projektu przez Komisję

1.1 Skarga dotyczy decyzji Komisji o zwrocie części środków przyznanych Stowarzyszeniu DIK na realizację projektu Leonardo da Vinci. Skarżący twierdzi, że Komisja nie rozpatrzyła prawidłowo projektu, w szczególności w odniesieniu do jego wniosku o zwrot części finansowania, i nie poinformowała Stowarzyszenia DIK o niektórych wymogach umownych. Według skarżącego, chociaż Stowarzyszenie DIK nie wiedziało o niektórych zasadach regulujących projekt, a ich realizacja kosztowała dużo czasu i pieniędzy, zrealizowało projekt zgodnie z umową.

1.2 Komisja podnosi, że jej stosunki z wykonawcą były regulowane umową, do której załączono podręcznik administracyjny i finansowy. W niniejszym podręczniku określono kryteria kwalifikowalności wydatków w ramach projektów. Instytucja podkreśliła, że w związku z tym wykonawca był przez cały czas informowany o swoich zobowiązaniach umownych.

Jeśli chodzi o obsługę umowy, Komisja twierdzi, że zwróciła się o zwrot niektórych wydatków, stwierdzając, że sprawozdanie końcowe przesłane przez skarżącego było niekompletne.

Po otrzymaniu dodatkowych informacji przesłanych przez skarżącego Komisja zaakceptowała część wydatków pierwotnie uznanych za niekwalifikowalne. Na podstawie tej nowej oceny Komisja oszacowała pozostałe koszty niekwalifikowalne na 20 911,09 EUR i przedłożyła odpowiedni wniosek wykonawcy, który formalnie zaakceptował wniosek w dniu 23 października 2001 r.

1.3 Zgodnie z art. 195 Traktatu WE Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do przyjmowania skarg "dotyczących przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych". Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że niewłaściwe administrowanie ma miejsce, gdy organ publiczny nie działa zgodnie z regułą lub zasadą, która jest dla niego wiążąca (1). Niewłaściwe administrowanie można zatem stwierdzić również w przypadku wykonania zobowiązań wynikających z umów zawartych przez instytucje lub organy Wspólnot.

1.4 Rzecznik uważa jednak, że zakres kontroli, jaką może przeprowadzić w takich przypadkach, jest z konieczności ograniczony. Rzecznik Praw Obywatelskich jest zdania, że nie powinien dążyć do ustalenia, czy doszło do naruszenia umowy przez którąkolwiek ze stron, jeżeli sprawa jest sporna. Kwestia ta mogłaby zostać skutecznie rozstrzygnięta jedynie przez właściwy sąd, który miałby możliwość wysłuchania argumentów stron dotyczących odpowiedniego prawa krajowego i oceny sprzecznych dowodów w odniesieniu do wszelkich spornych kwestii faktycznych.

1.5 Rzecznik uważa zatem, że w sprawach dotyczących sporów umownych uzasadnione jest ograniczenie dochodzenia do zbadania, czy instytucja lub organ wspólnotowy przedstawiły mu spójną i racjonalną podstawę prawną swoich działań i dlaczego uważa, że jego opinia na temat sytuacji umownej jest uzasadniona. W takim przypadku Rzecznik stwierdzi, że jego dochodzenie nie ujawniło przypadku niewłaściwego administrowania.

Wniosek ten nie będzie miał wpływu na prawo stron do tego, aby ich spór umowny został zbadany i prawomocnie rozstrzygnięty przez właściwy sąd.

1.6 Na podstawie dowodów przedstawionych w toku dochodzenia wydaje się, że umowa podpisana między Komisją a stowarzyszeniem skarżącego (S.95.2.179.III.2.a; nr 3854) zawierała szereg załączników, w tym podręcznik administracyjno-finansowy projektu. W niniejszym dokumencie szczegółowo określono kryteria kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. Ponieważ kryteria określające wydatki pokrywane przez Komisję stanowiły integralną część umowy podpisanej i uzgodnionej przez skarżącego, Rzecznik uważa, że Komisja dostarczyła skarżącemu wystarczających informacji na temat praw i obowiązków wynikających z umowy.

1.7 Jeśli chodzi o obsługę umowy przez Komisję, w szczególności decyzję o zwrocie części jej finansowania, z dostępnych dowodów wynika, że Komisja uzasadniła swoje wnioski o zwrot części pomocy, uzasadniając to tym, że niektóre wydatki poniesione przez skarżącego były niekwalifikowalne. Rzecznik Praw Obywatelskich jest świadomy faktu, że Komisja uzasadniła swoje stanowisko, powołując się na szereg wymogów umownych, które nie wydają się być kwestionowane przez skarżącego, takich jak, między innymi, że można uwzględnić jedynie wydatki poniesione w okresie obowiązywania umowy (1 grudnia 1995 r. – 30 listopada 1997 r.); wydaje się, że sprawozdania z postępu prac i sprawozdania końcowe nie zostały podpisane przez tę samą osobę, która podpisała pierwotną umowę; lub że w tabelach występowały niespójności i brak podpisu na niektórych z nich.

1.8 Na podstawie informacji dostarczonych przez skarżącego i Komisję w trakcie dochodzenia Rzecznik uważa, że stanowisko zajęte przez Komisję w tej kwestii nie wydaje się nieracjonalne i że Komisja wydaje się odpowiednio informować skarżącego o powodach swojego stanowiska.

W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że dochodzenie nie ujawniło przypadku niewłaściwego administrowania.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zob. sprawozdanie roczne Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z 1997 r., s. 22.