Strasburg, 19 listopada 2003 r.

Szanowny Panie,

W dniu 27 lutego 2003 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Europejskiemu Urzędowi Doboru Kadr (EPSO) dotyczącą sposobu, w jaki EPSO rozpatrzyło Pana odpowiedź na zaproszenie do wyrażenia zainteresowania opublikowane przez EPSO w związku z wyborem personelu pomocniczego do procedury poprzedzającej rozszerzenie.

W dniu 11 marca 2003 r. Rzecznik przekazał skargę dyrektorowi EPSO. EPSO przesłało swoją opinię w dniu 25 kwietnia 2003 r., a ja otrzymałem ją w dniu 6 maja 2003 r. Przekazałem go Panu w dniu 20 maja 2003 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag do dnia 30 czerwca 2003 r. Do tego dnia nie otrzymano od Pana żadnych uwag.

W dniu 15 lipca 2003 r. przedłożyłem EPSO propozycję polubownego rozwiązania. Został Pan o tym poinformowany w piśmie wysłanym tego samego dnia. EPSO przesłało swoją opinię w dniu 28 lipca 2003 r. Przekazałem go Panu w dniu 9 września 2003 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 5 listopada 2003 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone. Ponieważ wskazał Pan, że mogę posługiwać się językiem niemieckim, angielskim lub francuskim, niniejsza decyzja zostanie Panu przesłana w języku angielskim, który jest językiem roboczym biura Rzecznika Praw Obywatelskich.

WNIOSEK

W listopadzie 2002 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) zorganizował w imieniu instytucji UE zaproszenie do wyrażenia zainteresowania na kilka stanowisk niestałych w związku ze zbliżającym się rozszerzeniem UE. Kandydaci musieli posiadać „dogłębną” znajomość co najmniej jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących oraz „dobrą znajomość” języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego. Wnioski należało złożyć do dnia 10 stycznia 2003 r. W formularzu zgłoszeniowym wymagano od kandydatów wskazania, czy dany język jest ich językiem ojczystym, czy też ich znajomość jest „dobra”, „bardzo dobra” lub „doskonała”. Kwalifikujące się zgłoszenia miały zostać wprowadzone do bazy danych przez EPSO. Wydaje się, że rekrutować można tylko kandydatów, których nazwiska figurują w tej bazie danych.

Skarżący, obywatel Niemiec, złożył wniosek. Podniósł on, że gdy następnie zadzwonił do EPSO, został poinformowany, że wymogi językowe zostały zmienione po upływie okresu zgłaszania kandydatur. W związku z tym od kandydatów wymagano obecnie znajomości jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących jako języka ojczystego lub „doskonałej” znajomości tego języka; ponadto musieli posiadać „dobrą znajomość” języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego.

Rozpatrzenie wniosków zostało zakończone w dniu 13 lutego 2003 r. Według skarżącego do bazy danych wprowadzono 21 020 z 22 005 wnioskodawców z krajów przystępujących, ale tylko 1 126 z 3 374 wnioskodawców z obecnych państw członkowskich. Wniosek skarżącego nie znalazł się wśród pozytywnie rozpatrzonych.

Kiedy skarżący zadzwonił do EPSO, powiedziano mu, że odrzucenie jego kandydatury wynikało z faktu, że nie zaznaczył „doskonały” w odniesieniu do znajomości jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących. Zdaniem skarżącego urzędnik EPSO, z którym rozmawiał, stwierdził również, że w przypadku zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, takiego jak niniejsze, EPSO nie jest związane zasadami uzasadnionych oczekiwań i pewności prawa. Skarżący wysłał następnie dwa faksy do p.o. dyrektora EPSO w dniach 24 i 26 lutego 2003 r., w których zwrócił się o dodanie jego nazwiska do odpowiedniej bazy danych.

Wobec braku reakcji ze strony EPSO złożył on niniejsze zażalenie.

Skarżący stwierdził, że spełnia pierwotne kryteria, biorąc pod uwagę, że posiada „dobrą” znajomość języka niemieckiego, angielskiego i francuskiego oraz „dogłębną” znajomość języka polskiego. W związku z tym uznał, że jego nazwisko powinno zostać wprowadzone do bazy danych. Skarżący stwierdził, że wymogu „dogłębnej” znajomości danego języka nie można interpretować w ten sposób, że wymagana jest „doskonała” znajomość lub że język ten musi być językiem ojczystym wnioskodawcy. Wiedza „doskonała” to znacznie więcej niż wiedza „dogłębna”. Według skarżącego instytucje muszą przestrzegać praw podstawowych i ogólnych zasad prawa administracyjnego za każdym razem, gdy podejmują działania. Skarżący twierdził, że zmieniając następnie kryteria, EPSO naruszyło zasady uzasadnionych oczekiwań i pewności prawa. Skarżący twierdził również, że wnioskodawcy z obecnych państw członkowskich są dyskryminowani, ponieważ wnioskodawcy z krajów przystępujących muszą jedynie posiadać „dobrą” znajomość języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego.

Według skarżącego baza danych była dostępna dla instytucji i organów UE od dnia 14 lutego 2003 r. Skarżący uznał zatem sprawę za pilną.

WNIOSEK

Skarga została przekazana EPSO do zaopiniowania. W swoim piśmie Rzecznik zwrócił uwagę EPSO na fakt, że skarżący uznał sprawę za pilną.

W swojej opinii EPSO przedstawiło następujące uwagi:

Kandydaci musieli posiadać gruntowną znajomość („connaissance approfondie”) co najmniej jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących oraz solidną znajomość („bonne connaissance”) języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego. Odzwierciedla to ducha art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego, zgodnie z którym nikt nie może zostać powołany na urzędnika, chyba że „przedstawi dowód gruntownej znajomości jednego z języków Wspólnot oraz zadowalającej znajomości innego języka Wspólnot w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków”.

W pierwszej scentralizowanej fazie przeprowadzono wstępną selekcję kandydatów. Komitet zatwierdzający, składający się z przedstawicieli wszystkich instytucji wspólnotowych biorących udział w procedurze, określił kryteria filtrowania w celu określenia kandydatów dopuszczonych do bazy danych kandydatów, którzy spełnili kryteria kwalifikowalności. Służby EPSO pomogły w sprawdzeniu ponad 25 000 zgłoszeń.

Operacja ta została zakończona w dniu 13 lutego 2003 r., a baza danych została udostępniona instytucjom, aby mogły one rozpatrywać wnioski w świetle własnych potrzeb. Nieco ponad 3 000 wniosków nie zostało uwzględnionych w bazie danych. Były to głównie przypadki, w których kryteria przyjęcia nie zostały spełnione, ale zdarzały się również przypadki podwójnych, a tym samym nieprawidłowych wniosków.

Kandydaci musieli posiadać gruntowną znajomość co najmniej jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących. Komisja konkursowa zdefiniowała termin „gruntowna wiedza” jako równoważny z terminem „znajomość języka głównego lub ojczystego” lub „doskonała”.

Skarżący wskazał w swoim wniosku, że jego językiem ojczystym jest niemiecki, a znajomość języka polskiego jest „bardzo dobra”. Załączył także życiorys. Zgodnie z przekazanymi przez skarżącego informacjami dotyczącymi jego umiejętności językowych jego znajomość języka polskiego była „dobra”.

Ponieważ sam skarżący ocenił swoją znajomość jednego z języków krajów przystępujących (w tym przypadku polskiego) jako „dobrą” lub „bardzo dobrą”, komisja konkursowa ograniczyła się do zastosowania kryteriów filtrowania, które zostały już ustalone w celu sprawdzenia dopuszczalności wniosków, a zatem nie była w stanie włączyć wniosku skarżącego do odpowiedniej bazy danych.

Kryteria kwalifikowalności do tej procedury, które zostały opublikowane na stronie internetowej EPSO, odzwierciedlały rzeczywiste potrzeby zidentyfikowane przez instytucje europejskie w związku z zadaniami związanymi z przygotowaniem zbliżającego się rozszerzenia. Na przykład Komisja musiałaby ściśle współpracować z przyszłymi państwami członkowskimi w celu przygotowania realizacji polityki UE. W Parlamencie Europejskim prace związane z rozszerzeniem dotyczyły kilku służb, w szczególności służb tłumaczeń pisemnych i ustnych. W obu przypadkach bardzo ważna była zatem gruntowna znajomość jednego z nowych języków.

Fakt, że kandydat był obywatelem jednego z istniejących państw członkowskich, nie stanowił podstawy wykluczenia. Wszyscy kandydaci zostali wzięci pod uwagę. Nie było jednak zaskoczeniem, że duża liczba kandydatów z krajów, które mają przystąpić do UE, została uwzględniona w ostatecznej bazie danych, ponieważ większa część tych kandydatów spełniała warunki, w tym warunki dotyczące umiejętności językowych.

Uwagi skarżącego

Rzecznik przekazał opinię EPSO skarżącemu i wezwał go do przedstawienia uwag, jeśli sobie tego życzy, do dnia 30 czerwca 2003 r. Do tego dnia nie otrzymano żadnych uwag od skarżącego.

SKUTKI OMBUDSMANA DO OSIĄGNIĘCIA PRZYJAZNEGO ROZWIĄZANIA

Po dokładnym rozpatrzeniu opinii i poruszonych kwestii Rzecznik nie był przekonany, że EPSO odpowiednio zareagowało na wszystkie zarzuty skarżącego.

Propozycja rozwiązania polubownego

Art. 3 ust. 5 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich (1) nakazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich poszukiwanie, w miarę możliwości, rozwiązania we współpracy z zainteresowaną instytucją w celu wyeliminowania przypadku niewłaściwego administrowania i uwzględnienia skargi. Rzecznik wstępnie stwierdził, że decyzja EPSO o niewłączeniu wniosku skarżącego do bazy danych dopuszczalnych wniosków może stanowić przypadek niewłaściwego administrowania.

W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił Komisji następującą propozycję polubownego rozwiązania:

Rzecznik Praw Obywatelskich mógłby ponownie rozpatrzyć wniosek skarżącego w odpowiedzi na zaproszenie do wyrażenia zainteresowania opublikowane przez EPSO.

Wniosek ten opierał się na następujących przesłankach:

1 Wymóg „dogłębnej” znajomości języka może być interpretowany z uwzględnieniem potrzeb instytucji UE, dla których EPSO zorganizowało odpowiednie zaproszenie do wyrażenia zainteresowania. W świetle wyjaśnień przedstawionych przez EPSO Rzecznik uważa, że komisja konkursowa miała prawo wymagać od kandydatów bardzo dobrej znajomości danego języka. Rzecznik zauważa jednak, że wydaje się, iż skarżący w swoim formularzu wniosku wskazał, że posiada bardzo dobrą znajomość języka polskiego.

2 Odrzucenie kandydatury skarżącego było zatem zgodne z prawem tylko wtedy, gdy komisja konkursowa słusznie uznała, że wymagana jest doskonała znajomość danego języka lub że język ten musi być głównym językiem lub językiem ojczystym kandydata. Rzecznik zauważa, że komisje konkursowe dysponują dużym marginesem swobody w procedurach rekrutacyjnych. Swoboda ta musi być jednak wykonywana w ramach ogłoszenia o naborze lub, jak w niniejszej sprawie, zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zaproszenie to wymagało od kandydatów „dogłębnej” znajomości odpowiedniego języka. Jak zauważył skarżący, „doskonała” wiedza o czymś jest ogólnie rozumiana jako wykraczająca poza „dogłębną” wiedzę. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że EPSO nie przedstawiło zadowalającego wyjaśnienia, dlaczego komisja konkursowa powinna była mimo wszystko być uprawniona lub nawet zobowiązana do wymagania od kandydatów „doskonałej” znajomości danego języka lub że język ten musiał być głównym językiem lub językiem ojczystym kandydata.

3 Rzecznik wstępnie uważa zatem, że decyzja EPSO o niewłączeniu wniosku skarżącego do bazy danych dopuszczalnych wniosków może stanowić przypadek niewłaściwego administrowania.

Opinia EPSO

W swojej opinii EPSO przedstawiło następujące uwagi:

Wyjaśnienia, które zostały przedstawione w odniesieniu do wymogów językowych, nie dostarczyły jasności, którą EPSO miało nadzieję ustalić. Należy zatem jaśniej wyjaśnić stanowisko EPSO.

Była to operacja na skalę wcześniej niespotykaną, mająca na celu umożliwienie instytucjom przygotowania się do integracji dziesięciu nowych państw członkowskich jeszcze przed zakończeniem negocjacji akcesyjnych. Ustanowiła ona jednolitą, otwartą i przejrzystą procedurę, która miała zastosowanie do wszystkich kandydatów. W ten sposób wszyscy potencjalni kandydaci otrzymali dokładnie te same informacje w dokładnie taki sam sposób. W tym samym celu, jakim było ustanowienie wspólnych norm i przejrzystości, wymogi językowe były zgodne z wymogami ustanowionymi dla konkursów w regulaminie pracowniczym. Oczywiste jest, że kwestia kompetencji językowych była szczególnie ważna w tym ćwiczeniu. EPSO nigdy jednak nie zakładało, że ogólne zasady prawne nie mają zastosowania, ponieważ zajmuje się zaproszeniem do wyrażenia zainteresowania.

Decyzja o zastosowaniu tych samych wymogów językowych co wymogi określone w art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego oznaczała, że „gruntowna” znajomość danego języka była interpretowana jako znajomość na poziomie języka ojczystego/języka głównego, wskazująca na umiejętność pracy w tym języku. W ten sposób wymóg zawarty w regulaminie pracowniczym został zastosowany do konkursów.

Prawdą jest, że prawdopodobnie byłoby jaśniej, gdyby EPSO mogło używać terminu „język ojczysty”, ale ze względu na wielojęzyczność i z innych powodów kandydaci mogą wybrać język główny, który niekoniecznie jest ich językiem ojczystym. Z tego powodu w kontekście konkursów wymóg „dogłębnej” znajomości przewidziany w art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego był interpretowany jako równoznaczny z językiem ojczystym lub doskonałą znajomością innego języka wybranego przez kandydata na poziomie równoważnym językowi ojczystemu.

Taka interpretacja została przyjęta w kontekście zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Ponieważ warunek ten wynikał z regulaminu pracowniczego, logiczne było zastosowanie go w taki sam sposób, w jaki był on stosowany w ramach konkursów. Nie chodziło zatem o dodanie bardziej wymagającego, a zatem bardziej restrykcyjnego warunku, lecz po prostu o jaśniejsze zdefiniowanie „dogłębnej” wiedzy. Interpretacja ta nigdy nie była kwestionowana w kontekście konkursów. Jeżeli jednak Rzecznik uzna, że wszelkie przyszłe zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, do których zorganizowania może zostać wezwane EPSO, powinny zawierać wyjaśnienie, EPSO rozważy podjęcie niezbędnych kroków.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podkreślił, że przed złożeniem wniosku zadzwonił pod numer podany przez EPSO. Przy tej okazji nie powiedziano mu, że konieczna jest doskonała znajomość danego języka. Skarżący zauważył ponadto, że zaproszenie do wyrażenia zainteresowania nie zawierało żadnego odniesienia do art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego. Takie odniesienie doprecyzowałoby wymogi językowe.

Wnioski

W tych okolicznościach Rzecznik doszedł do wniosku, że w przedmiotowej sprawie nie jest możliwe polubowne rozwiązanie.

DECYZJA

1 Nieprawidłowe rozpatrywanie wniosku

1.1 W 2002 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) zorganizował w imieniu instytucji UE zaproszenie do wyrażenia zainteresowania na kilka stanowisk niestałych w związku ze zbliżającym się rozszerzeniem UE. Kandydaci musieli posiadać „dogłębną” znajomość co najmniej jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących oraz „dobrą znajomość” języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego. W formularzu zgłoszeniowym wymagano od kandydatów wskazania, czy dany język jest ich językiem ojczystym, czy też ich znajomość jest „dobra”, „bardzo dobra” lub „doskonała”. Kwalifikujące się zgłoszenia miały zostać wprowadzone do bazy danych przez EPSO. Skarżący, obywatel Niemiec, złożył wniosek, wskazując, że język niemiecki jest jego językiem ojczystym i że jego znajomość języka polskiego jest dobra lub bardzo dobra. Jego kandydatura została odrzucona przez EPSO ze względu na brak „doskonałej” znajomości jednego z języków krajów przystępujących lub brak języka głównego lub ojczystego. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że EPSO działało nieprawidłowo, stosując to kryterium.

1.2 W swojej opinii EPSO wskazało, że kandydaci muszą posiadać gruntowną znajomość (connaissance approfondie) co najmniej jednego z języków dziesięciu krajów przystępujących. Komisja konkursowa zdefiniowała termin „gruntowna wiedza” jako równoważny z terminem „znajomość języka głównego lub ojczystego” lub „doskonała”. Biorąc pod uwagę, że sam skarżący ocenił swoją znajomość jednego z języków krajów przystępujących (w tym przypadku polskiego) jako „dobrą” lub „bardzo dobrą”, komisja konkursowa nie była w stanie uwzględnić jego wniosku w odpowiedniej bazie danych. W odpowiedzi na propozycję polubownego rozwiązania przedstawioną przez Rzecznika EPSO wyjaśniło, że zamierza stosować te same wymogi językowe, co wymogi określone w art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego. Dodała ona, że w ramach konkursów wymóg „dogłębnej” znajomości przewidziany w art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego był interpretowany jako równoznaczny z językiem ojczystym lub doskonałą znajomością innego języka wybranego przez kandydata na poziomie równoważnym językowi ojczystemu. Nie chodziło zatem o dodanie bardziej wymagającego, a zatem bardziej restrykcyjnego warunku, lecz po prostu o jaśniejsze zdefiniowanie „dogłębnej” wiedzy. Interpretacja ta nigdy nie była kwestionowana w kontekście konkursów. Jeżeli jednak Rzecznik uzna, że wszelkie przyszłe zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, do których zorganizowania może zostać wezwane EPSO, powinny zawierać wyjaśnienie, EPSO rozważy podjęcie niezbędnych kroków.

1.3 Rzecznik uważa, że wyjaśnienia przedstawione przez EPSO w odniesieniu do konieczności znajomości przez kandydatów, którzy odpowiedzieli na zaproszenie do wyrażenia zainteresowania, danego języka równoważnego językowi ojczystemu lub doskonałej znajomości innego języka wybranego przez kandydata na poziomie równoważnym językowi ojczystemu, wydają się rozsądne.

1.4 Nie zmienia to jednak faktu, że w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania wymagano od kandydatów jedynie „dogłębnej” znajomości danego języka. Jak zauważył skarżący, „doskonała” wiedza o czymś jest ogólnie rozumiana jako wykraczająca poza „dogłębną” wiedzę. Prawdą jest, że art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego wymaga „dogłębnej” znajomości jednego z języków Wspólnot Europejskich i że kryterium to wydaje się być interpretowane w ramach konkursów jako wymagające doskonałej znajomości lub znajomości danego języka na poziomie ojczystym. Wydaje się jednak, że nic w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania nie wskazywało na to, że właściwe kryterium należy interpretować w taki sam sposób jak wspomniany wymóg zawarty w art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego. Należy ponadto zauważyć, że o ile art. 28 lit. f) regulaminu pracowniczego wymaga „dogłębnej” znajomości jednego języka i „zadowalającej” znajomości innego języka, o tyle zaproszenie do wyrażenia zainteresowania wymaga „dogłębnej” znajomości jednego języka i „dobrej” znajomości innego języka. Biorąc pod uwagę tę różnicę w brzmieniu, trudno oczekiwać, by kandydaci wiedzieli, że EPSO będzie interpretować termin „dokładnie” w taki sam sposób. Rzecznik uważa zatem, że EPSO nie wyjaśniło w wystarczającym stopniu wymogów językowych, których spełnienia oczekiwało od kandydatów. Jest to przypadek niewłaściwego administrowania. W tym kontekście zostanie poczyniona krytyczna uwaga.

1.5 Biorąc pod uwagę ustalenia Rzecznika zawarte w pkt 1.3, nie byłoby właściwe sporządzanie projektu zalecenia, w którym zwrócono by się do EPSO o umieszczenie nazwiska skarżącego na liście odpowiednich kandydatów.

2 Dyskryminacja obywateli obecnych Państw Członkowskich

2.1 Skarżący uznał, że wnioskodawcy z obecnych państw członkowskich są dyskryminowani, ponieważ wnioskodawcy z krajów przystępujących muszą jedynie posiadać „dobrą” znajomość języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego.

2.2 EPSO odpowiedziało, że fakt, iż kandydat jest obywatelem jednego z istniejących państw członkowskich, nie stanowi podstawy do wykluczenia. Wszyscy kandydaci zostali wzięci pod uwagę. Zdaniem EPSO nie było jednak zaskakujące, że duża liczba kandydatów z państw, które mają przystąpić do UE, została uwzględniona w ostatecznej bazie danych, ponieważ większa część tych kandydatów spełniała warunki, w tym warunki dotyczące umiejętności językowych.

2.3 Rzecznik zauważa, że wydaje się, iż EPSO zastosowało te same warunki do wszystkich kandydatów. Jego zdaniem skarżący nie wykazał, że EPSO dyskryminowało obywateli obecnych państw członkowskich.

3 Wnioski

3.1 Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną:

W zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania wymagano jedynie od kandydatów „dogłębnej” znajomości odpowiedniego języka. W świetle wyjaśnień przedstawionych przez EPSO zasadne wydaje się wymaganie od kandydatów doskonałej znajomości tego języka lub znajomości języka ojczystego. Rzecznik uważa jednak, że EPSO nie sprecyzowało w wystarczającym stopniu wymogów językowych, których spełnienia oczekiwało od kandydatów. Jest to przypadek niewłaściwego administrowania.

3.2 W odpowiedzi na propozycję Rzecznika dotyczącą polubownego rozwiązania EPSO wskazało, że jeśli Rzecznik uzna, że w przyszłych zaproszeniach do wyrażenia zainteresowania należy zawrzeć wyjaśnienie, EPSO rozważy podjęcie niezbędnych kroków. Rzecznik uważa zatem, że w niniejszej sprawie nie są konieczne żadne dalsze kroki.

3.3 Rzecznik zamyka zatem sprawę. Dyrektor EPSO zostanie również poinformowany o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Decyzja 94/262 Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich, Dz.U. L 113, s. 15.