Strasburg, 26 listopada 2004 r.

Szanowny Panie,

W dniu 16 października 2002 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą odmowy Komisji Europejskiej udzielenia Panu dostępu do akt dotyczących pomocy państwa. Okazało się, że wysłał Pan to samo pismo jednocześnie do Rzecznika Praw Obywatelskich i do Sekretarza Generalnego Komisji. W dniu 25 listopada 2002 r. Komisja przekazała Rzecznikowi kopię odpowiedzi na Pańskie pismo z dnia 16 października 2002 r., którą instytucja przesłała Panu w dniu 11 listopada 2002 r. W dniu 27 listopada 2002 r. przesłał Pan Rzecznikowi dodatkowe dokumenty na poparcie swojej skargi. W dniu 11 grudnia 2002 r. Rzecznik Praw Obywatelskich przesłał Panu decyzję w sprawie Pańskiej skargi.

W dniu 13 grudnia 2002 r. przesłał Pan kolejne pismo do Rzecznika Praw Obywatelskich, które zostało zarejestrowane w dniu 6 stycznia 2003 r. Potwierdził Pan otrzymanie odpowiedzi Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 11 grudnia 2002 r. i poprosił go o ponowne rozpatrzenie Pańskiej skargi. Po tym piśmie nastąpiła dalsza korespondencja z dnia 13 i 31 grudnia 2002 r., 10 i 20 stycznia 2003 r. W dniu 20 lutego 2003 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował Pana o swojej decyzji dotyczącej uznania Pańskiego pisma z dnia 13 grudnia 2003 r. oraz dalszej korespondencji za nową skargę o numerze referencyjnym 322/2003/IP.

W dniu 18 marca 2003 r. Rzecznik przekazał skargę przewodniczącemu Komisji. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 10 czerwca 2003 r. W dniu 26 czerwca 2003 r. przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. Przesłał Pan swoje uwagi w dniu 18 lipca 2003 r. Otrzymałem od Pana dalszą korespondencję w dniach 30 września 2003 r., 19 maja, 30 lipca, 7 i 13 września 2004 r.

W dniu 23 lipca 2004 r. wysłałem do Pana pismo, w którym poinformowałem, że do końca października poinformuję Pana o działaniach, jakie podejmę w Pana sprawie. Jednakże w dniu 28 października 2004 r. przesłałem Panu kolejne pismo, w którym poinformowałem Pana, że do zakończenia dochodzenia w sprawie Pańskiej skargi potrzebny będzie dodatkowy czas oraz że poinformuję Pana o działaniach, które podejmę do końca listopada 2004 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone. Przepraszam za czas, jaki minął do zakończenia tych badań.

WNIOSEK

Kontekst

W dniu 16 września 2001 r. skarżący zwrócił się do Komisji Europejskiej o dostęp (1) do wymiany korespondencji między Komisją a władzami włoskimi przed decyzją Komisji z dnia 12 lipca 2002 r., na mocy której Komisja zgodziła się przedłużyć pomoc państwa przewidzianą we włoskiej ustawie nr 488/1992 na lata 2000-2006.

W dniu 27 września 2001 r. Komisja odrzuciła wniosek skarżącego i stwierdziła, że skarżący powinien skierować swój wniosek bezpośrednio do władz włoskich. Instytucja wskazała jednak, że nie ma zastrzeżeń co do ujawnienia skarżącemu dokumentów, których jest autorem.

W dniu 6 października 2001 r. skarżący złożył ponowny wniosek do Sekretariatu Generalnego Komisji przeciwko odmowie udzielenia mu przez instytucję dostępu do żądanych dokumentów. W dniu 7 listopada 2001 r. Komisja potwierdziła otrzymanie pisma skarżącego. Skarżący został poinformowany, że nie będzie możliwe podjęcie ostatecznej decyzji w sprawie jego wniosku w terminie jednego miesiąca.

W dniu 10 grudnia 2001 r. skarżący zwrócił się pisemnie do Komisji, informując, że w piśmie z dnia 7 listopada 2001 r. instytucja odroczyła decyzję sine die w sprawie jego wniosku. W związku z tym zwrócił się on do Komisji o wskazanie ewentualnej daty udzielenia odpowiedzi, zgodnie z art. 4 kodeksu postępowania przyjętego przez Komisję w dniu 17 października 2000 r.

W dniu 1 lutego 2002 r. Komisja przesłała skarżącemu pismo, w którym poinformowała go, że ze względu na kwestie zasadnicze poruszone we wniosku skarżącego, służby Komisji nadal prowadzą dochodzenie w tej sprawie.

Według skarżącego w dniach 12, 18 i 21 marca 2002 r. miały miejsce rozmowy telefoniczne między nim a urzędnikiem Komisji odpowiedzialnym za jego sprawę, który zapewnił go, że otrzyma pisemną odpowiedź. Okazało się jednak, że skarżącemu nie przekazano żadnej odpowiedzi.

Poprzednia skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich

W dniu 16 października 2002 r. skarżący złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rozpatrywania przez Komisję jego wniosku o dostęp do dokumentów.

W dniu 25 listopada 2002 r. Rzecznik otrzymał kopię pisma wysłanego przez Komisję do skarżącego w odpowiedzi na jego pismo z dnia 16 października 2002 r., które zostało skierowane jednocześnie do Komisji i Rzecznika. W swoim piśmie Komisja przypomniała, że w dniu 27 września 2001 r. Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji odmówiła skarżącemu dostępu do tych dokumentów, które zostały sporządzone przez władze włoskie, zgodnie z przepisami decyzji 94/90, która była ustawodawstwem obowiązującym w chwili złożenia wniosku. Skarżący został poproszony o skierowanie swojego wniosku bezpośrednio do władz włoskich. W dniu 6 października 2001 r. skarżący złożył ponowny wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów, a w kolejnym piśmie z dnia 10 października 2001 r. oświadczył, że zwrócił się do władz włoskich z wnioskiem o udzielenie dostępu do dokumentów zgodnie z sugestią Komisji i że odmówiły one udzielenia dostępu.

W odniesieniu do argumentu skarżącego zawartego w piśmie z dnia 16 października 2002 r., zgodnie z którym brak terminowej odpowiedzi Komisji na jego wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów uniemożliwił mu wniesienie sprawy do Sądu Pierwszej Instancji, Komisja stwierdziła, że zarówno decyzja 94/90, jak i rozporządzenie 1049/2001, które weszły w życie, przewidywały, że brak wyraźnej odpowiedzi należy uznać za odrzucenie. Komisja odniosła się również do faktu, że każdy wniosek o dostęp do dokumentów był rozpatrywany indywidualnie. W związku z tym odniesienie skarżącego do faktu, że włoskie przedsiębiorstwo zwróciło się o dostęp do niektórych dokumentów, które były podobne do dokumentów, o które wnioskował, i uzyskało do nich dostęp, nie miało znaczenia. Instytucja odniosła się wreszcie do faktu, że Sąd Pierwszej Instancji zajmował się sprawą Y, w której skarżąca, reprezentowana przez skarżącego, zwróciła się do Trybunału o stwierdzenie nieważności decyzji Komisji o odmowie dostępu do tych samych dokumentów, o które wnioskował skarżący. Po podjęciu przez Trybunał decyzji w tej sprawie Komisja zastosowałaby się do wskazówek Trybunału.

W kolejnym piśmie do Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 27 listopada 2002 r. skarżący zarzucił przedstawicielom Komisji reprezentującym instytucję w sprawie Y naruszenie rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (2) przy ujawnianiu jego danych osobowych w duplice w sprawie Y.

W dniu 11 grudnia 2002 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął sprawę. W odniesieniu do zarzutu dotyczącego odmowy przez Komisję udzielenia dostępu do dokumentów, o które wnioskował skarżący, Rzecznik uznał, że na podstawie treści pisma Komisji otrzymanego w dniu 25 listopada 2002 r. dochodzenie z jego strony nie było uzasadnione w odniesieniu do tej części skargi. W odniesieniu do zarzutu przedstawionego przez skarżącego w piśmie z dnia 27 listopada 2002 r. dotyczącego zachowania przedstawicieli Komisji reprezentujących instytucję w sprawie Y, Rzecznik zauważył, że skarżący nie podjął wcześniej żadnych działań administracyjnych i w związku z tym postanowił zamknąć sprawę na podstawie art. 2 ust. 4 swojego statutu.

W dniu 6 stycznia 2003 r. służby Rzecznika Praw Obywatelskich zarejestrowały kolejne pismo wysłane przez skarżącego w dniu 13 grudnia 2002 r. W swoim piśmie skarżący potwierdził otrzymanie pisma Rzecznika z dnia 11 grudnia 2002 r. i zwrócił się do Rzecznika o ponowne rozpatrzenie jego skargi. Po tym piśmie nastąpiła dalsza korespondencja skarżącego z dnia 13 i 31 grudnia 2002 r., 10 i 20 stycznia 2003 r. W dniu 20 lutego 2003 r. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował skarżącego, że postanowił zarejestrować swoje pismo otrzymane w dniu 6 stycznia 2003 r. jako nową skargę o numerze referencyjnym 322/2003/IP.

Skarga 322/2003/IP

W skardze skarżący uznał, że Komisja nie przestrzegała zasady dobrego postępowania administracyjnego przy rozpatrywaniu jego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów złożonego we wrześniu 2001 r., ponieważ nie udzieliła mu wyraźnej odpowiedzi na jego wniosek.

Twierdził on ponadto, że w postępowaniu w sprawie Y, które toczyło się przed Sądem Pierwszej Instancji, przedstawiciele Komisji reprezentujący instytucję ujawnili informacje dotyczące jego osoby (skarżący był prawnym przedstawicielem powoda w tej sprawie), które nie były istotne dla celu sprawy. Zdaniem skarżącego pracownicy Komisji naruszyli tym samym art. 4 lit. c) i d) rozporządzenia 45/2001, zgodnie z którym:

„Dane osobowe muszą być:

c) odpowiednie, stosowne i nienadmierne w stosunku do celów, dla których są gromadzone i/lub dalej przetwarzane”.

d) dokładne i, w razie potrzeby, aktualizowane (…)".

Skarżący uznał, że ujawnienie danych osobowych jego i jego klienta nie było konieczne do celów sprawy.

Zarzucił ponadto naruszenie art. 5 lit. a), na podstawie którego:

„dane osobowe mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy a) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym na podstawie Traktatów (...)”.

Według skarżącego ujawnienie jego danych osobowych dotyczących jego nazwiska, izby adwokackiej, w której został zarejestrowany, odniesienia do niektórych spraw, w których brał udział jako przedstawiciel prawny, nazwisk niektórych jego klientów, a także wyniku niektórych postępowań sądowych, nie było konieczne do celów sprawy.

Skarżący zarzucił wreszcie naruszenie art. 7 ust. 1, który stanowi, że „[…] dane osobowe są przekazywane w ramach innych instytucji lub organów Wspólnoty lub do innych instytucji lub organów Wspólnoty tylko wtedy, gdy dane te są niezbędne do zgodnego z prawem wykonywania zadań wchodzących w zakres kompetencji odbiorcy”.

Zdaniem skarżącego kwestie te były już przedmiotem skargi złożonej przez niego do Komisji w dniu 27 listopada 2002 r., w odniesieniu do której Komisja przesłała potwierdzenie odbioru w dniu 18 grudnia 2002 r. W dniu 19 grudnia 2002 r. skarżący skierował do Komisji kolejną wiadomość e-mail z zapytaniem, kiedy jego skarga została zarejestrowana przez właściwe służby (3). Później tego samego dnia Komisja odpowiedziała skarżącemu pocztą elektroniczną podpisaną przez kierownika działu SG/B/2. W odpowiedzi tej Komisja stwierdziła, że instytucja odpowiedziała już na zarzuty skarżącego w piśmie z dnia 11 listopada 2002 r., podpisanym przez sekretarza generalnego, oraz że z uwagi na fakt, iż złożył on skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisja uznała, że dalsze korespondowanie ze skarżącym nie jest właściwe.

W piśmie z dnia 18 marca 2003 r. skierowanym do przewodniczącego Komisji Europejskiej Rzecznik zwrócił się do Komisji o wydanie opinii w sprawie następujących zarzutów:

- skarżący twierdził, że Komisja nie przestrzegała zasad dobrego postępowania administracyjnego przy rozpatrywaniu jego wniosku o dostęp do dokumentów.

naruszenie rozporządzenia (WE) nr 45/2001 przez przedstawicieli Komisji reprezentujących instytucję w sprawie Y. Według skarżącego zarzut ten był przedmiotem pisma z dnia 27 listopada 2002 r., które skierował on do Komisji i na które instytucja nie udzieliła odpowiedzi.

W swoim piśmie otwierającym skierowanym do Komisji Rzecznik wskazał, że w odniesieniu do pierwszego zarzutu, ponieważ Sąd Pierwszej Instancji zajmował się sprawą (Y)(4) dotyczącą wniosku o dostęp do tych samych dokumentów, dochodzenie Rzecznika ograniczało się do administracyjnego rozpatrzenia przez Komisję wniosku skarżącego i nie dotyczyło merytorycznej kwestii, czy odmowa dostępu przez Komisję była uzasadniona. Skarżący został o tym poinformowany.

WNIOSEK

Opinia Komisji Europejskiej

W swojej opinii w sprawie skargi Komisja przypomniała fakty leżące u podstaw skargi. Instytucja wskazała, że gdy skarżący złożył wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów w dniu 16 września 2001 r., rozporządzenie 1049/2001 nie obowiązywało jeszcze i że zgodnie z kodeksem postępowania załączonym do decyzji 94/90 dokumenty osób trzecich nie mogły zostać ujawnione. W kolejnych pismach z dnia 7 listopada 2001 r., 20 grudnia 2001 r. i 1 lutego 2002 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jego wniosek dotyczył zasadniczych kwestii związanych z wprowadzeniem w życie przepisów dotyczących dostępu do dokumentów, które instytucja badała w tym czasie. Komisja nie mogła zatem udzielić mu wówczas odpowiedzi innej niż ta, która została mu udzielona w dniu 27 września 2001 r. przez Dyrekcję Generalną ds. Konkurencji, gdy odrzuciła wniosek skarżącego o udzielenie dostępu do dokumentów.

Komisja odniosła się również do faktu, że w dniu 4 grudnia 2001 r. jeden z jego klientów, pani M., złożył wniosek o udzielenie dostępu do tych samych dokumentów, o które wnioskował skarżący, a który oparł swój wniosek na rozporządzeniu 1049/2001. Pismem z dnia 19 grudnia 2001 r. Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji odmówiła jej dostępu do żądanych dokumentów. W dniu 14 stycznia 2002 r. pani M. złożyła ponowny wniosek do sekretarza generalnego Komisji. W dniu 1 lutego 2002 r. służby Komisji przesłały jej odpowiedź. W dniu 11 marca 2002 r. skarżący, jako przedstawiciel prawny pani M., wniósł do Sądu Pierwszej Instancji skargę o stwierdzenie nieważności decyzji Komisji odmawiającej jej klientowi dostępu do żądanych dokumentów.

W piśmie z dnia 16 października 2002 r., skierowanym zarówno do Komisji Europejskiej, jak i do Rzecznika Praw Obywatelskich, skarżący skarżył się na rozpatrywanie przez Komisję jego wniosku o dostęp do dokumentów. Komisja odpowiedziała na uwagi skarżącego pismem z dnia 11 listopada 2002 r., którego kopia została przesłana Rzecznikowi Praw Obywatelskich tytułem informacji. W dniu 27 listopada 2002 r. skarżący przesłał kolejne pismo do Sekretarza Generalnego Komisji. Ponieważ Komisja uznała, że skarżący nie przedstawił nowych informacji dotyczących jego wcześniejszej korespondencji z instytucją, poinformowała go pismem z dnia 19 grudnia 2002 r., że nie jest właściwe dalsze korespondowanie z nim, również ze względu na fakt, że złożył on skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W odniesieniu do zarzutu skarżącego zawartego w jego skardze, zgodnie z którym Komisja nie przestrzegała zasad dobrego postępowania administracyjnego przy rozpatrywaniu jego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, ponieważ instytucja nie udzieliła mu wyraźnej odpowiedzi na jego wniosek, Komisja podkreśliła, że gdy skarżący złożył swój wniosek, mającym zastosowanie ustawodawstwem była decyzja 94/90. W dniu 3 grudnia 2001 r. weszło w życie rozporządzenie (WE) nr 1049/2001, które od tego czasu stanowiło podstawę prawną wykonywania prawa publicznego dostępu do dokumentów. Zgodnie z art. 2 ust. 4 decyzji 94/90 „nieudzielenie odpowiedzi w terminie jednego miesiąca od złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie stanowi odmowę”. Podobny przepis został jednak ustanowiony w art. 4 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, który stanowi, że „nieudzielenie odpowiedzi przez instytucję w wyznaczonym terminie uznaje się za odpowiedź odmowną i uprawnia wnioskodawcę do wszczęcia postępowania sądowego przeciwko instytucji lub złożenia skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z odpowiednimi postanowieniami Traktatu WE”. Komisja uznała zatem, że fakt, iż nie udzieliła skarżącemu wyraźnej odpowiedzi na jego ponowny wniosek, nie może zostać uznany za przypadek niewłaściwego administrowania.

Ponadto Komisja odniosła się do uwagi skarżącego, że jego zdaniem przedstawiciel Komisji reprezentujący instytucję w przypadku naruszenia przez Y rozporządzenia (WE) nr 45/2001. Komisja stwierdziła, że kwestia ta została po raz pierwszy poruszona w piśmie skarżącego z dnia 27 listopada 2002 r. skierowanym do Rzecznika Praw Obywatelskich i że Komisja nie była o tym świadoma. Ponadto Komisja uznała, że zajęcie się tą kwestią należy do Sądu Pierwszej Instancji, ponieważ dotyczy ona postępowania przed Sądem. Komisja uznała, że Rzecznik Praw Obywatelskich nie jest właściwy do zajmowania się tym aspektem sprawy.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący podkreślił, że opis faktów dokonany przez instytucję był błędny w zakresie, w jakim dotyczył on punktu Komisji, zgodnie z którym Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji odrzuciła wniosek skarżącego o dostęp do dokumentów złożony w dniu 16 września 2001 r. Skarżący wskazał, że w odpowiedzi z dnia 27 września 2001 r. Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji oświadczyła, że nie ma zastrzeżeń co do ujawnienia dokumentów, które przesłała władzom włoskim i których w związku z tym jest autorem dla skarżącego. Ponadto skarżący uznał, że pisma Komisji z dnia 7 listopada 2001 r., 20 grudnia 2001 r. i 1 lutego 2002 r. nie zawierały odrzucenia jego wniosku potwierdzającego, a jedynie zawierały odpowiedzi, których znaczenie nie było jasne.

Skarżący zasadniczo podtrzymał swoje stanowisko, że pomimo faktu, iż Komisja zapewniła go, że otrzyma odpowiedź, instytucja nie działała zgodnie ze swoimi oświadczeniami i nie przestrzegała zasad dobrej administracji.

Jeśli chodzi o aspekt sprawy dotyczący zachowania przedstawicieli Komisji w trakcie postępowania przed Sądem Pierwszej Instancji w sprawie Y, skarżący uznał, że Rzecznik Praw Obywatelskich może zająć się tą kwestią. Ponadto stwierdził, że na podstawie art. 32 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 wydaje się, że do Trybunału Sprawiedliwości, a nie do Sądu Pierwszej Instancji, należy rozpatrywanie podobnych spraw.

DECYZJA

1 Rozpatrywanie przez Komisję wniosku skarżącego o dostęp do dokumentów

1.1 W dniu 16 września 2001 r. skarżący zwrócił się do Komisji z wnioskiem o dostęp do dokumentów. W swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich twierdził, że przy rozpatrywaniu jego wniosku o dostęp do dokumentów Komisja naruszyła zasady dobrego postępowania administracyjnego.

Biorąc pod uwagę fakt, że w czasie, gdy skarżący składał skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich, Sąd Pierwszej Instancji rozpatrywał sprawę dotyczącą wniosku o dostęp do tych samych dokumentów, dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich ograniczało się do administracyjnego rozpatrzenia przez Komisję wniosku skarżącego i nie dotyczyło merytorycznej kwestii, czy odmowa dostępu ze strony Komisji była uzasadniona.

1.2 W swojej opinii w sprawie skargi Komisja wskazała, że ustawodawstwem obowiązującym w chwili złożenia wniosku przez skarżącego w dniu 16 września 2001 r. była decyzja 94/90 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów. W dniu 27 września 2001 r. Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji poinformowała skarżącego o swojej decyzji o odrzuceniu jego wniosku. W dniu 6 października 2001 r. skarżący złożył ponowny wniosek do Sekretariatu Generalnego Komisji przeciwko odmowie udzielenia mu przez instytucję dostępu do żądanych dokumentów. W pismach z dnia 7 listopada 2001 r., 20 grudnia 2001 r. i 1 lutego 2002 r. Komisja poinformowała skarżącego, że wniosek skarżącego dotyczył kwestii zasadniczych związanych z wprowadzeniem w życie zasad dostępu do dokumentów, które instytucja badała w tym czasie. Komisja nie mogła zatem udzielić mu wówczas odpowiedzi innej niż ta, która została mu udzielona w dniu 27 września 2001 r. przez Dyrekcję Generalną ds. Konkurencji.

W kolejnym piśmie skierowanym do Komisji Europejskiej i Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 16 października 2002 r. skarżący wniósł skargę (5) przeciwko rozpatrzeniu przez Komisję jego wniosku o dostęp do dokumentów. Komisja odpowiedziała na uwagi skarżącego pismem z dnia 11 listopada 2002 r. W dniu 27 listopada 2002 r. skarżący przesłał kolejne pismo do sekretarza generalnego Komisji, na które instytucja odpowiedziała w dniu 19 grudnia 2002 r.

Komisja uznała, że rozpatrując wniosek skarżącego, działała zgodnie z odpowiednimi przepisami. Zgodnie z art. 2 ust. 4 decyzji 94/90 „nieudzielenie odpowiedzi w terminie jednego miesiąca od złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie stanowi odmowę”. Faktu, że Komisja nie udzieliła skarżącemu wyraźnej odpowiedzi na jego ponowny wniosek, nie można uznać za przypadek niewłaściwego administrowania.

1.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał swoje stanowisko, że Komisja nie przestrzegała zasad dobrej administracji przy rozpatrywaniu jego wniosku o dostęp do dokumentów.

1.4 Rzecznik zauważa, że kiedy skarżący zwrócił się do Komisji z wnioskiem o udzielenie dostępu do dokumentów we wrześniu 2001 r. oraz z ponownym wnioskiem w październiku 2001 r., obowiązującym prawodawstwem była decyzja 94/90. Zgodnie z art. 2 ust. 4 tej decyzji brak odpowiedzi zainteresowanej instytucji w terminie jednego miesiąca na ponowny wniosek stanowił odmowę (6).

1.5 Zasada, zgodnie z którą brak odpowiedzi na ponowny wniosek stanowi decyzję odmowną, ma na celu ochronę zainteresowanej osoby przed dalszym opóźnieniem w przypadku, gdy organ nie podejmie działań w przewidzianym terminie. Rzecznik uważa jednak, że zasady dobrej administracji wymagają, aby instytucje odpowiadały na wnioski obywateli i uzasadniały ich decyzje. Wyżej wymieniona zasada nie uprawnia organu do odstąpienia od obowiązku przestrzegania zasad dobrego postępowania administracyjnego (7).

1.6 Rzecznik uważa ponadto, że chociaż brak odpowiedzi na ponowny wniosek nie uniemożliwia wnioskodawcy wszczęcia postępowania sądowego lub kontynuowania jego wniosku przed Rzecznikiem Praw Obywatelskich, skarżący nie byłby w takim przypadku w stanie dowiedzieć się, na jakich merytorycznych podstawach uzasadniono odmowę udzielenia dostępu. Brak odpowiedzi na ponowny wniosek mógłby zatem osłabić zdolność skarżącego do dalszego prowadzenia sprawy.

1.7 Rzecznik uważa zatem, że nieudzielenie przez Komisję uzasadnionej odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

1.8 Rzecznik zauważa ponadto, że skarżący twierdził, iż Komisja wielokrotnie obiecywała mu pisemną odpowiedź na jego ponowny wniosek z dnia 6 października 2001 r. Dowody w postaci dokumentów znajdujące się w posiadaniu Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdzają, że rzeczywiście tak było. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja nie zakwestionowała tej kwestii. Rzecznik uważa zatem, że fakt, iż Komisja nie odpowiedziała na ponowny wniosek skarżącego, mimo że obiecała to uczynić, stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

1.9 Rzecznik Praw Obywatelskich zwróci zatem krytyczną uwagę na przypadki niewłaściwego administrowania opisane w pkt 1.7 i 1.8.

2 Zarzucane naruszenie rozporządzenia 45/2001 przez pracowników Komisji

2.1 W swojej skardze skarżący twierdził, że przedstawiciele Komisji reprezentujący instytucję w sprawie Y naruszyli rozporządzenie (WE) nr 45/2001 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych. Zdaniem skarżącego zarzut ten był przedmiotem pisma z dnia 27 listopada 2002 r., które skierował on do Komisji i na które instytucja nie udzieliła odpowiedzi.

2.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że kwestia ta została po raz pierwszy poruszona przez skarżącego w jego piśmie z dnia 27 listopada 2002 r. skierowanym do Rzecznika Praw Obywatelskich i że Komisja nie wiedziała o tym. Ponadto Komisja uznała, że zajęcie się tą kwestią należy do Sądu Pierwszej Instancji, ponieważ dotyczy ona postępowania przed Sądem. Komisja uznała, że Rzecznik Praw Obywatelskich nie jest właściwy do zajmowania się tym aspektem sprawy.

2.3 W swoich uwagach skarżący podtrzymał swoje stanowisko dotyczące tego aspektu sprawy i wyraził opinię, że Rzecznik Praw Obywatelskich jest właściwy do rozpatrzenia tego zarzutu.

2.4 Artykuł 195 Traktatu upoważnia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do przyjmowania skarg od każdego obywatela Unii lub każdej osoby fizycznej lub prawnej mającej miejsce zamieszkania lub statutową siedzibę w państwie członkowskim, dotyczących przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości i Sądu Pierwszej Instancji pełniących funkcje sądowe.

W odniesieniu do niniejszej sprawy wydaje się, że zarzut skarżącego nie dotyczy działalności sądowniczej Trybunału, lecz zachowania przedstawicieli Komisji w ramach odnośnego postępowania. Rzecznik uważa zatem, że wyjątek przewidziany w art. 195 Traktatu nie ma zastosowania w niniejszej sprawie.

2.5 Jeśli chodzi o uwagę Komisji, że nie wiedziała o piśmie wysłanym przez skarżącego w dniu 27 listopada 2002 r., z informacji posiadanych przez Rzecznika wynika, że pismo to zostało skierowane zarówno do Rzecznika, jak i do Komisji. Rzecznik założył zatem, że Komisja otrzymała to pismo. Na tej podstawie Rzecznik Praw Obywatelskich uznał ten aspekt sprawy za dopuszczalny przy wszczynaniu dochodzenia w sprawie niniejszej skargi. W każdym razie Komisja została poinformowana o zarzutach skarżącego przez Rzecznika Praw Obywatelskich w piśmie z dnia 18 marca 2003 r.

2.6 Rzecznik zauważa, że Komisja nie zajęła się jeszcze merytorycznie tą kwestią. W związku z tym kwestia ta musi jeszcze zostać zbadana. Należy jednak zauważyć, że Europejski Inspektor Ochrony Danych, niezależny organ nadzorczy przewidziany w art. 286 traktatu WE, został powołany decyzją Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 22 grudnia 2003 r.(8), po złożeniu niniejszej skargi. Zgodnie z art. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Europejski Inspektor Ochrony Danych jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przez instytucje i organy wspólnotowe podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawa do prywatności, w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.

W świetle okoliczności niniejszej sprawy Rzecznik uważa, że Europejski Inspektor Ochrony Danych jest najwłaściwszym organem do rozpatrzenia zarzutu skarżącego.

Na tej podstawie Rzecznik uważa, że nie ma podstaw do kontynuowania dochodzenia w tym aspekcie sprawy. Skarżący mógłby zatem zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następujące uwagi krytyczne:

1 Zasada, zgodnie z którą brak odpowiedzi na ponowny wniosek stanowi decyzję odmowną, ma na celu ochronę zainteresowanego przed dalszym opóźnieniem w przypadku, gdy organ nie podejmie działań w przewidzianym terminie. Rzecznik uważa jednak, że zasady dobrej administracji wymagają, aby instytucje odpowiadały na wnioski obywateli i uzasadniały ich decyzje. Wyżej wymieniona zasada nie uprawnia organu do odstąpienia od obowiązku przestrzegania zasad dobrego postępowania administracyjnego.

Rzecznik Praw Obywatelskich uważa ponadto, że chociaż brak odpowiedzi na ponowny wniosek nie uniemożliwia wnioskodawcy wszczęcia postępowania sądowego przeciwko instytucji lub kontynuowania jego wniosku przed Rzecznikiem Praw Obywatelskich, skarżący w takim przypadku nie byłby w stanie dowiedzieć się, z jakich merytorycznych powodów uzasadniono odmowę udzielenia dostępu. Brak odpowiedzi na ponowny wniosek mógłby zatem osłabić zdolność skarżącego do dalszego prowadzenia sprawy.

Rzecznik uważa zatem, że brak uzasadnionej odpowiedzi Komisji na ponowny wniosek skarżącego stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

2 Rzecznik zauważa ponadto, że skarżący twierdził, iż Komisja wielokrotnie obiecywała mu pisemną odpowiedź na jego ponowny wniosek z dnia 6 października 2001 r. Dowody w postaci dokumentów znajdujące się w posiadaniu Rzecznika Praw Obywatelskich potwierdzają, że rzeczywiście tak było. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja nie zakwestionowała tej kwestii. Rzecznik uważa zatem, że fakt, iż Komisja nie odpowiedziała na ponowny wniosek skarżącego, mimo że obiecała to uczynić, stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

Biorąc pod uwagę, że te aspekty sprawy dotyczą procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Wniosek został złożony na mocy decyzji Komisji 94/90/CECA, EWG, Euratom z dnia 8 lutego 1994 r., która była obowiązującym wówczas prawodawstwem.

(2) Dziennik Urzędowy L 8 z dnia 12 stycznia 2001 r., s. 1–22.

(3) W piśmie z dnia 14 stycznia 2003 r. skierowanym do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący wyjaśnił, że wniosek ten został złożony w celu określenia terminu, w którym Komisja powinna była udzielić odpowiedzi na jego skargę.

(4) (dotychczas nieopublikowana w ECR).

(5) Pismo to zostało zarejestrowane jako skarga o numerze referencyjnym 1810/2002/IP, którą Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął w dniu 11 grudnia 2002 r. (s. 2 i 3 niniejszej decyzji).

(6) Podobny przepis znajduje się w art. 8 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43–48), zgodnie z którym brak odpowiedzi ze strony instytucji w wyznaczonym terminie uznaje się za odpowiedź odmowną.

(7) Rzecznik zajął podobne stanowisko w sprawach 1479/99/(OV)MM i 729/2000/OV dotyczących braku odpowiedzi na skargę złożoną na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Teksty tych decyzji można znaleźć na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich:
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm
http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm

(8) Dz.U. L 12 z 17.1.2004, s. 47.