Strasburg, 14 listopada 2003 r.

Szanowny Panie,

W dniu 29 listopada 2002 r. złożył Pan skargę przeciwko Radzie Unii Europejskiej dotyczącą Pańskiego udziału w Radzie ds. Konkurencji/A/394.

W dniu 10 grudnia 2002 r. skarga została przekazana sekretarzowi generalnemu Rady. W dniu 7 kwietnia 2003 r. otrzymałem angielską wersję opinii Rady, którą przesłałem Panu w dniu 16 kwietnia 2003 r., z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W tym samym dniu skierowałem pismo do Rady Unii Europejskiej i zwróciłem się do tej instytucji o dostarczenie mi, do dnia 30 kwietnia 2003 r., tłumaczenia jej opinii na język francuski. W dniu 22 kwietnia 2003 r. otrzymałem francuskie tłumaczenie opinii Rady, które przekazałem Panu w dniu 5 maja 2003 r. W dniu 27 maja 2003 r. przesłał Pan swoje uwagi.

W dniu 8 lipca 2003 r. przedłożyłem Radzie projekt zalecenia. W dniu 30 października 2003 r. Rada przekazała mi swoją szczegółową opinię dotyczącą tego projektu zalecenia. W dniu 5 listopada 2003 r. podległe mi służby skontaktowały się z Panem telefonicznie. W dniu 11 listopada 2003 r. przekazano Panu do wglądu kopię szczegółowej opinii Rady.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, obywatel Portugalii, wziął udział w konkursie Council/A/394 dla administratorów języka portugalskiego. W dniu 1 marca 2002 r. Sekretarz Generalny Rady Unii Europejskiej (zwanej dalej „Radą”) poinformował skarżącego, że nie został dopuszczony do egzaminu ustnego, ponieważ w teście VI.A.d.1, który składał się z rozprawy pisemnej, uzyskał jedynie 13 z 40 punktów, podczas gdy wymagane minimum wynosiło 20 punktów.

W dniu 5 marca 2002 r. skarżący wystosował pismo do przewodniczącego komisji konkursowej. Uznał on, że uzyskanie tak niskiej oceny jest wysoce nieprawdopodobne, i zwrócił się do komisji konkursowej o ponowne zbadanie jego testu VI.A.d.1. Pismem z dnia 11 marca 2002 r. komisja konkursowa poinformowała skarżącego, że po ponownym rozpatrzeniu oceny przyznanej jego testowi potwierdziła pierwotną decyzję.

W dniu 18 marca 2002 r. skarżący złożył zażalenie na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Poprosił o dostęp do kopii ocenionego testu pisemnego, którego nie zdał, oraz o poinformowanie go o kryteriach oceny stosowanych przez komisję konkursową. Decyzją z dnia 11 lipca 2002 r. Rada odrzuciła skargę skarżącego.

W dniu 26 sierpnia 2002 r. skarżący wystosował kolejne pismo do Rady, która odpowiedziała w dniu 25 września 2002 r. i potwierdziła decyzję z dnia 11 lipca 2002 r.

W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Rada nie przestrzegała art. 255 Traktatu WE i nie wdrożyła ogólnej zasady określonej w sprawozdaniu specjalnym sporządzonym przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w następstwie jego dochodzenia z własnej inicjatywy 1004/97/PD przeciwko Komisji, które zostało zatwierdzone przez Parlament Europejski.

Skarżący zwrócił się o udostępnienie mu kopii jego ocenionego dokumentu egzaminacyjnego oraz o poinformowanie go o kryteriach stosowanych przez komisję konkursową przy ocenie testów.

WNIOSEK

Opinia Rady

W swojej opinii Rada przedstawiła następujące uwagi:

Po otrzymaniu zawiadomienia o niedopuszczeniu do egzaminu ustnego skarżący zażądał ponownego zbadania nieudanego testu (test VI.A.d.1). Komisja konkursowa przeprowadziła ponowną analizę testu. Potwierdziła ona wyniki pierwszej oceny i powiadomiła skarżącego pismem z dnia 11 marca 2002 r.

W dniu 18 marca 2002 r. skarżący złożył zażalenie na decyzję komisji konkursowej na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Skarga została oddalona w dniu 11 lipca 2002 r. W swojej odpowiedzi skierowanej do skarżącego Rada wskazała, że komisja konkursowa działa niezależnie i że organ powołujący nie jest w stanie unieważnić ani uchylić swojej decyzji, chyba że istnieją dowody oczywistej niezgodności z prawem ze strony komisji konkursowej. Rada nie znalazła dowodów na oczywistą niezgodność z prawem działalności komisji konkursowej w przedmiotowej sprawie.

Ponadto, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów wspólnotowych (1), poufny charakter obrad komisji konkursowej, a mianowicie w przypadku porównawczego badania osiągnięć kandydatów, uniemożliwia jej ujawnienie kryteriów oceny egzaminów, ponieważ są one częścią porównawczej oceny kandydatów. Skarżący został poinformowany o ocenach uzyskanych w różnych testach, co zgodnie z orzecznictwem wspólnotowym stanowi wystarczające uzasadnienie decyzji komisji konkursowej. Wreszcie obowiązek zapewnienia niezależności i poufności prac komisji konkursowej uniemożliwił Radzie udzielenie kandydatowi dostępu do jego ocenionych dokumentów egzaminacyjnych.

W kolejnym piśmie z dnia 26 sierpnia 2002 r. skarżący zarzucił komisji konkursowej niewłaściwe administrowanie. Pismem z dnia 25 września 2002 r., podpisanym przez zastępcę sekretarza generalnego, Rada potwierdziła argumenty przedstawione już w piśmie z dnia 11 lipca 2002 r.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach dotyczących opinii Rady skarżący podtrzymał zarzut i twierdzenie.

PROJEKT ZALECENIA

W dniu 8 lipca 2003 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Rady następujący projekt zalecenia zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich:

Rada Unii Europejskiej powinna umożliwić skarżącemu dostęp do jego własnego, oznaczonego dokumentu egzaminacyjnego i poinformować go o kryteriach oceny stosowanych przez komisję konkursową.

Projekt zalecenia opierał się na następujących przesłankach:

W przedmiocie odmowy udzielenia dostępu do oznaczonego dokumentu egzaminacyjnego

1 Skarżący, obywatel Portugalii, wziął udział w konkursie Council/A/394 dla administratorów języka portugalskiego. W dniu 1 marca 2002 r. skarżący został poinformowany, że nie został dopuszczony do egzaminu ustnego, ponieważ w teście VI.A.d.1, który składał się z rozprawy pisemnej, uzyskał jedynie 13 z 40 punktów, podczas gdy wymagane minimum wynosiło 20 punktów. W związku z tym zwrócił się do komisji konkursowej o ponowne zbadanie testu, który mu się nie powiódł. Po ponownym rozpatrzeniu oceny przyznanej jego testowi komisja konkursowa potwierdziła pierwotną decyzję. Następnie skarżący złożył zażalenie na podstawie art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego, które zostało odrzucone. W związku z tym zwrócił się o udostępnienie mu kopii ocenionego testu pisemnego, który mu się nie powiódł, ale Rada odrzuciła jego wniosek.

W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdził, że Rada nie przestrzegała art. 255 Traktatu WE i nie wdrożyła ogólnej zasady określonej w sprawozdaniu specjalnym sporządzonym przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w następstwie jego dochodzenia z własnej inicjatywy 1004/97/PD przeciwko Komisji, które zostało zatwierdzone przez Parlament Europejski. Skarżący zwrócił się o udzielenie mu dostępu do kopii jego oznaczonego dokumentu egzaminacyjnego.

2 W swojej opinii Rada wskazała, że komisja konkursowa działa niezależnie i że organ powołujący nie może unieważnić ani uchylić swojej decyzji, chyba że istnieją dowody oczywistej niezgodności z prawem ze strony komisji konkursowej. Rada nie znalazła dowodów na oczywistą niezgodność z prawem działalności komisji konkursowej w przedmiotowej sprawie. Ponadto Rada uznała, że obowiązek zapewnienia niezależności i poufności prac komisji konkursowej uniemożliwił jej udzielenie kandydatowi dostępu do jego ocenionego dokumentu egzaminacyjnego.

3 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich miał już do czynienia z kwestią dostępu do ocenionych dokumentów egzaminacyjnych kandydatów w sprawach dotyczących Komisji Europejskiej (2) i Parlamentu Europejskiego (3).

4 Na podstawie swoich dochodzeń dotyczących procedur rekrutacyjnych Komisji Rzecznik Praw Obywatelskich przedłożył Parlamentowi Europejskiemu w dniu 18 października 1999 r. sprawozdanie specjalne (4), które zawiera następujące uwagi:

„Rzecznik Praw Obywatelskich nie zna żadnych przepisów prawa wspólnotowego ani orzecznictwa sądów wspólnotowych, które uniemożliwiałyby Komisji umożliwienie kandydatowi biorącemu udział w egzaminie pisemnym zapoznania się z jego własnym oznaczonym pismem. Art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego stanowi, że „postępowanie komisji konkursowej” jest tajne. Obrady komisji konkursowej muszą zatem pozostać tajne, ale niekoniecznie musi z tego wynikać, że kandydatowi należy uniemożliwić zapoznanie się z jego własnym oznaczonym scenariuszem egzaminacyjnym.

Główny argument podniesiony przez Komisję w celu uzasadnienia odmowy dotyczy charakteru postępowania w sprawie naboru. Zdaniem Komisji komisja konkursowa ocenia każdego kandydata, porównując jego wyniki z wynikami wszystkich pozostałych kandydatów w tym samym konkursie. Komisja wnioskuje z tego, że ujawnienie ocenionego scenariusza egzaminacyjnego byłoby bezcelowe, ponieważ odzwierciedla jedynie ocenę osoby, która nie oceniła wszystkich pozostałych kandydatów.

Jednak możliwość sprawdzenia własnego oznaczonego skryptu egzaminacyjnego wiąże się z kilkoma korzyściami dla kandydata. Po pierwsze, kandydat zyskuje możliwość odkrycia swoich błędów, a tym samym poprawy swoich przyszłych wyników. Po drugie, zwiększa się zaufanie kandydata do administracji. Jest to ważne, ponieważ wydaje się, że istnieje powszechne przekonanie, że testy nie zawsze są właściwie oceniane przez Komisję, a nawet że czasami nie są one w ogóle oceniane. Po trzecie, jeśli kandydat uważa, że został niewłaściwie oceniony, będzie mógł argumentować znacznie dokładniej, jeśli widział swój znakowany scenariusz egzaminacyjny. W każdym razie to obywatel, który zwraca się o informacje, powinien być sędzią, czy informacje są przydatne, a nie administracja.

Komisja odnosi się również do obciążeń administracyjnych i finansowych, jakie może pociągać za sobą ujawnienie scenariuszy badania. Rzecznik jest przekonany, że służby Komisji mogłyby zorganizować proces ujawniania informacji w sposób, który zminimalizowałby koszty, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby każdy kandydat chciał zobaczyć swój oceniony scenariusz egzaminacyjny.

(…)

Komisja słusznie zauważa również, że działalność komisji konkursowych podlega kontroli sądowej sądów wspólnotowych. Oznacza to jednak, że pytania, które z łatwością mogłyby zostać rozwiązane, gdyby kandydat miał szansę zapoznać się z oznaczonym scenariuszem egzaminu, mogą być rozpatrywane przez sądy. Rzecznik uważa, że jest to wysoce niezadowalające dla kandydatów. Z drugiej strony, przyznanie dostępu do oznaczonego skryptu egzaminacyjnego prawdopodobnie zadowoli wiele zapytań przy minimalnym wysiłku i czasie.

(…)

Jak potwierdzono w traktacie z Amsterdamu, obowiązek podejmowania decyzji w sposób jak najbardziej otwarty stanowi jedną z podstawowych zasad prawa administracyjnego Wspólnot Europejskich. Ponadto ważne jest zapewnienie obywatelom pozytywnego wrażenia podczas pierwszego spotkania z instytucjami wspólnotowymi. Obywatele, którzy chcą pracować dla Wspólnot, odnoszą bardzo złe wrażenie, jeśli mają wątpliwości co do tego, czy zostali ocenieni rzetelnie i prawidłowo. Aby rozwiać takie wątpliwości, konieczne jest, aby każdy kandydat miał możliwość zapoznania się z zaznaczoną kopią własnego skryptu egzaminacyjnego. Możliwość ta w żaden sposób nie stoi w sprzeczności z wymogiem niejawności prac komisji konkursowych, ponieważ nie dotyczy ona obrad komisji konkursowych, w których oceniane są względne osiągnięcia kandydatów. Z tych powodów brak zmiany przez Komisję jej procedur administracyjnych w taki sposób, aby umożliwić każdemu kandydatowi dostęp do jego własnego, oznaczonego skryptu egzaminacyjnego, wydaje się stanowić przypadek niewłaściwego administrowania”.

5 Na podstawie powyższych rozważań Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Komisji zalecenie, zgodnie z którym Komisja powinna, w przyszłych konkursach rekrutacyjnych, a najpóźniej od dnia 1 lipca 2000 r., udostępnić kandydatom na ich wniosek ich własne, sprawdzone scenariusze egzaminacyjne. Pismem z dnia 7 grudnia 1999 r. przewodniczący Komisji Europejskiej poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że Komisja przyjęła to zalecenie.

6 W dniu 17 listopada 2000 r. Parlament Europejski przyjął rezolucję (5), w której poparł sprawozdanie specjalne Rzecznika Praw Obywatelskich i pogratulował Komisji pozytywnej reakcji na zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich. Parlament wyraził również nadzieję, że „wszystkie inne organy i instytucje europejskie pójdą za przykładem Komisji”.

7 W dniu 17 lipca 2000 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Parlamentu Europejskiego projekt zaleceń, w których zasugerował, aby Parlament Europejski udzielił skarżącym dostępu do ich oznaczonych dokumentów egzaminacyjnych. W dniu 27 listopada 2000 r. Parlament poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że przyjął zasadę, zgodnie z którą kandydatom należy zezwolić na uzyskanie kopii ich własnych, oznakowanych dokumentów egzaminacyjnych, i opisał, w jaki sposób zamierza wdrożyć projekt zaleceń Rzecznika (6).

8 Argumenty przedstawione przez Radę w niniejszej sprawie nie odnoszą się do szczególnych cech konkursów organizowanych przez Radę, które odróżniałyby je od konkursów organizowanych przez Parlament Europejski i Komisję. Rzecznik Praw Obywatelskich jest zatem zdania, że uwagi zawarte w jego sprawozdaniu specjalnym dotyczącym procedur rekrutacyjnych Komisji mają również zastosowanie (odpowiednio) do konkursów organizowanych przez Radę.

9 W związku z powyższym Rzecznik uważa, że odmowa Rady udzielenia skarżącemu dostępu do jego oznakowanych dokumentów egzaminacyjnych stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

W odniesieniu do informowania o kryteriach oceny

1 Skarżący twierdził, że powinien zostać poinformowany o kryteriach stosowanych przez komisję konkursową przy ocenie testów.

2 W swojej opinii Rada podkreśliła, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądów wspólnotowych (7) poufny charakter obrad komisji konkursowej, a mianowicie w przypadku porównawczego badania osiągnięć kandydatów, takiego jak w konkursie otwartym, uniemożliwia jej ujawnienie kryteriów oceny egzaminów, ponieważ są one częścią porównawczej oceny kandydatów. Skarżący został poinformowany o ocenie, którą uzyskał w poszczególnych testach, co zgodnie z orzecznictwem stanowi wystarczające uzasadnienie decyzji komisji konkursowej.

3 W przeszłości Rzecznik zajmował się już kwestią informowania kandydatów o kryteriach oceny. Ma on świadomość, że zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości komisje konkursowe dysponują szerokimi uprawnieniami dyskrecjonalnymi. Takie uprawnienia oznaczają, że zakres kontroli sądowej jest ograniczony; przyznanie takich uprawnień nie wydaje się jednak uniemożliwiać organom publicznym przestrzegania zasad dobrej administracji. Rzecznik uznał zatem, że bez uszczerbku dla uprawnień dyskrecjonalnych komisji konkursowych i art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego instytucje mogą same podjąć decyzję o opracowaniu gwarancji proceduralnych dla kandydatów w ramach dobrego postępowania administracyjnego (8). Ponadto uznał on, że poinformowanie zainteresowanego skarżącego o kryteriach oceny mogłoby zwiększyć przejrzystość procesu podejmowania decyzji i zaufanie obywateli do instytucji wspólnotowych w stosunku do à, biorąc pod uwagę fakt, że pierwszy kontakt wielu obywateli z instytucjami wspólnotowymi ma miejsce w kontekście procedur rekrutacyjnych.

4 Ponadto Sąd Pierwszej Instancji orzekł niedawno, że o ile podanie do wiadomości oceny uzyskanej przez kandydatów w poszczególnych testach stanowi wystarczające uzasadnienie decyzji komisji konkursowej, o tyle wniosek ten nie oznacza, że kandydat, który się o to zwróci, nie może zostać poinformowany o ogólnych kryteriach korekty komisji konkursowej (9).

5 W związku z powyższym Rzecznik uważa, że nie ma powodów, które mogłyby uniemożliwić Radzie poinformowanie skarżącego o kryteriach oceny stosowanych przez komisję konkursową.

Szczegółowa opinia Rady

W swojej szczegółowej opinii Rada podkreśliła, że w następstwie projektu zalecenia przedstawionego przez Rzecznika Praw Obywatelskich w poprzedniej podobnej sprawie (skarga 2097/2002/GG) Sekretariat Generalny Rady ustanowił w dniu 17 września 2003 r. nowe zasady dotyczące przekazywania kandydatom oznaczonych kopii. Przepisy te miałyby zastosowanie do wszystkich konkursów zewnętrznych i wewnętrznych organizowanych przez Sekretariat Generalny Rady.

Kandydaci biorący udział w konkursach ogłaszanych począwszy od dnia 1 września 2003 r. będą mogli otrzymać kopię własnego dokumentu egzaminacyjnego oraz, w przypadku testów pisemnych, arkusza oceny komisji konkursowej. W przypadku konkursów zorganizowanych przed dniem 1 września 2003 r. odpowiednie przepisy przewidywały, że kandydaci, którzy się o to zgłosili, mogą otrzymać kopię własnego dokumentu egzaminacyjnego oraz arkusza oceny, jeżeli komisja konkursowa sporządziła taki arkusz.

W odniesieniu do niniejszej sprawy Rada postanowiła umożliwić skarżącemu dostęp do jego własnego dokumentu analitycznego. W odniesieniu do przekazania kryteriów oceny Rada podkreśliła, że zostały one wskazane w pkt VI.A.d) ogłoszenia o konkursie oraz że komisja konkursowa nie sporządziła arkusza oceny. Zdaniem Rady kopia dokumentu egzaminacyjnego skarżącego wraz z kopią ogłoszenia o konkursie zostanie przesłana skarżącemu tego samego dnia.

Uwagi skarżącego

W dniu 5 listopada 2003 r. służby Rzecznika skontaktowały się telefonicznie ze skarżącym w celu poinformowania go o odpowiedzi Rady i ustalenia, czy uważa on odpowiedź za zadowalającą. Skarżący pogratulował Rzecznikowi wyniku dochodzenia i osiągniętych wyników.

DECYZJA

1 Odmowa udzielenia dostępu do oznaczonego dokumentu egzaminacyjnego i przekazania kryteriów oceny

1.1 Skarżący zwrócił się o udostępnienie mu kopii jego ocenionego dokumentu egzaminacyjnego w konkursie Council/A/394 oraz o poinformowanie go o kryteriach stosowanych przez komisję konkursową przy ocenie testów. Rada odmówiła zastosowania się do tych wniosków. W związku z tym skarżący złożył skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

1.2 W dniu 8 lipca 2003 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich, projekt zalecenia dla Rady, zgodnie z którym Rada powinna umożliwić skarżącemu dostęp do jego własnego, oznaczonego dokumentu egzaminacyjnego i powinna poinformować go o kryteriach oceny stosowanych przez komisję konkursową.

1.3 W swojej szczegółowej opinii Rada poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, że postanowiła przyjąć jego projekt zalecenia.

Rada wskazała, że w dniu 17 września 2003 r. jej Sekretariat Generalny ustanowił nowe zasady dotyczące przekazywania kandydatom oznaczonych kopii. Przepisy te miałyby zastosowanie do wszystkich konkursów zewnętrznych i wewnętrznych organizowanych przez Sekretariat Generalny Rady.

Kandydaci biorący udział w konkursach ogłaszanych począwszy od dnia 1 września 2003 r. będą mogli otrzymać kopię własnego dokumentu egzaminacyjnego oraz, w przypadku testów pisemnych, arkusza oceny komisji konkursowej. W przypadku konkursów zorganizowanych przed dniem 1 września 2003 r. odpowiednie przepisy przewidywały, że kandydaci, którzy się o to zgłosili, mogą również otrzymać zarówno kopię własnego dokumentu egzaminacyjnego, jak i kopię arkusza oceny komisji konkursowej, w przypadku gdy komisja konkursowa sporządziła taki arkusz.

1.4 Jeśli chodzi o sprawę skarżącego, Rada poinformowała Rzecznika, że tego samego dnia zostanie mu przesłana kopia dokumentu egzaminacyjnego skarżącego i ogłoszenia o konkursie. Rada wyjaśniła, że ponieważ kryteria oceny stosowane przez komisję konkursową zostały określone w pkt VI.A.d) ogłoszenia o konkursie, komisja konkursowa nie sporządziła arkusza oceny.

2 Wnioski

2.1 Na podstawie swoich dochodzeń Rzecznik stwierdza, że Rada przyjęła projekt zalecenia Rzecznika i że środki podjęte przez Radę w celu jego wykonania są zadowalające.

2.2 W związku z tym Rzecznik zamyka sprawę. Sekretarz Generalny Rady również zostanie poinformowany o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Sprawa C-245/95 P, Parlament Europejski przeciwko Innamorati, Rec. 1996, s. I-3423.

(2) Dochodzenie z inicjatywy własnej 1004/97/(PD)/GG.

(3) Skargi 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP i 25/2000/IP.

(4) Dz.U. C 371 z 1999 r., s. 12.

(5) Dz.U. 2001, C 223, s. 352, 368.

(6) Por. decyzje Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 11 maja 2001 r. dotyczące skarg 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP i 25/2000/I, dostępne na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Sprawa C-245/95, Parlament Europejski przeciwko Innamorati, Rec. 1996, s. I-3423.

(8) Rzecznik Praw Obywatelskich wydał to oświadczenie w ramach dochodzenia z własnej inicjatywy w sprawie tajemnicy, która stanowi część procedury rekrutacyjnej Komisji (zob. nota 3).

(9) Wyrok z dnia 25 czerwca 2003 r. w sprawie T-72/01, Pyres przeciwko Komisji.