Strasburg, 3 grudnia 2003 r.

Szanowni Państwo!

W dniu 24 października 2002 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu Interdyscyplinarnego Centrum Badań Porównawczych w Naukach Społecznych (ICCR). Skarga przeciwko Komisji Europejskiej i Trybunałowi Obrachunkowemu wpłynęła w dniu 7 listopada 2002 r. Skarga dotyczy zaległej płatności końcowej w wysokości 80 671,61 EUR z tytułu umowy dotyczącej sieci tematycznej nr 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” w ramach piątego programu ramowego oraz kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy.

Pragnę poinformować, że pan Jacob Söderman, z którym wcześniej korespondował Pan w sprawie Pańskiej skargi, przeszedł na emeryturę i że od dnia 1 kwietnia 2003 r. jestem jego następcą na stanowisku Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W dniu 31 grudnia 2002 r. Rzecznik przekazał skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej i prezesowi Trybunału Obrachunkowego. Trybunał Obrachunkowy przesłał swoją opinię w dniu 7 kwietnia 2003 r., a ja przekazałem ją Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 27 maja 2003 r. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 27 maja 2003 r. i została Pani przekazana wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag, które przesłała Pani w dniu 22 września 2003 r. W dniach 14 października i 5 listopada 2003 r. sekretariat Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktował się z Panem telefonicznie w sprawie Pańskich uwag.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Komisja Europejska i Interdyscyplinarne Centrum Badań Porównawczych w Naukach Społecznych (zwane dalej „ICCR”) jako jeden z głównych wykonawców podpisał umowę w dniu 22 grudnia 1999 r. Kontrakt został nazwany Kontraktem Sieci Tematycznej nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" w ramach Piątego Programu Ramowego. Umowa ta obejmowała okres 18 miesięcy, od stycznia 2000 r. do końca czerwca 2001 r. Całkowite szacunkowe koszty projektu wyniosły 601 015 EUR, a wstępną zaliczkę ustalono na 180 305 EUR, która ma zostać rozdzielona między pięciu głównych wykonawców. ICCR składał zestawienia poniesionych wydatków w regularnych sześciomiesięcznych odstępach czasu.

W dniu 31 października 2001 r. ICCR został powiadomiony, że Trybunał Obrachunkowy przeprowadzi kontrolę projektu. Kontrola miała miejsce w dniach 16-18 stycznia 2002 r. Według skarżących audytorzy oświadczyli, że przedstawią swoje sprawozdanie Komisji do końca stycznia 2002 r.

W sierpniu 2001 r. ICCR przedłożyło Komisji końcowe zestawienie kosztów. W dniu 11 grudnia 2001 r. Komisja zatwierdziła ją DG TREN. Ponieważ ICCR nie otrzymała od Komisji żadnych informacji, koordynator projektu skontaktował się z urzędnikiem finansowym Komisji w dniu 26 lutego 2002 r. za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu uzyskania informacji na temat statusu płatności końcowej. W wiadomości elektronicznej z dnia 28 lutego 2002 r. została ona poinformowana, że płatność końcowa nie może zostać dokonana przed otrzymaniem sprawozdania Trybunału Obrachunkowego.

W dniu 13 czerwca 2002 r. urzędnik finansowy Komisji przekazał pocztą elektroniczną sprawozdanie audytorów z prośbą o wyjaśnienia. Sprawozdanie biegłego rewidenta zostało sporządzone w dniu 15 kwietnia 2002 r. ICCR dostarczył Komisji żądane informacje pocztą elektroniczną w dniu 14 czerwca 2002 r. W dniu 8 lipca 2002 r. ICCR przesłał z własnej inicjatywy pełną opinię na temat sprawozdania Trybunału Obrachunkowego urzędnikowi finansowemu Komisji.

W piśmie skierowanym do Komisji z dnia 12 lipca 2002 r. ICCR zwrócił się o formalne wyjaśnienia dotyczące statusu płatności końcowej w ramach umowy. W sierpniu 2002 r. Komisja przesłała nieopatrzoną datą odpowiedź, w której stwierdziła, że płatność zostanie zawieszona na podstawie art. 3 ust. 2 załącznika II do umowy. W dniu 29 sierpnia 2002 r. ICCR poinformował Komisję, że nie może zaakceptować art. 3.2 jako powodu zawieszenia płatności końcowej. Według skarżących Komisja nie odpowiedziała na to pismo.

W dniu 24 października 2002 r. skarżący złożyli skargę w imieniu ICCR do Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej i Trybunałowi Obrachunkowemu. Skarga dotyczy zaległej płatności końcowej w wysokości 80 671,61 EUR z tytułu umowy dotyczącej sieci tematycznej nr 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” oraz kontroli przeprowadzonej przez Trybunał.

W odniesieniu do Komisji Europejskiej skarżący przedstawili następujące zarzuty:

1) brak informacji dotyczących statusu audytu i płatności końcowej; oraz

2) Niepłacenie zaległej płatności końcowej w wysokości 80 671,61 EUR.

Skarżący domagają się rozliczenia płatności końcowej z odsetkami oraz oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej w sprawie kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy oraz procedur stosowanych przez obie instytucje.

W odniesieniu do Trybunału Obrachunkowego skarżący twierdzą, że w sprawozdaniu wyciągnięto fałszywe wnioski i zignorowano informacje przekazane przez Centrum oraz że złożono sprawozdanie Komisji z nieuzasadnionym opóźnieniem.

WNIOSEK

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja poczyniła następujące uwagi:

W kontekście zarządzania pośrednimi działaniami BRT w ramach piątego programu ramowego Trybunał Obrachunkowy przeprowadził kontrolę umowy sieci tematycznej nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" w ICCR w Wiedniu. W sprawozdaniu audytora poruszono pewne złożone i poważne kwestie, które wymagały starannego rozważenia przez służby finansowe Komisji.

Trybunał Obrachunkowy doszedł do wniosku, że niektóre zadeklarowane koszty były niekwalifikowalne i nie zawierały dowodów potwierdzających. Obejmowały one w szczególności: zawyżanie przez beneficjenta kosztów zestawień poniesionych wydatków; nieprzestrzeganie umowy przez beneficjenta w odniesieniu do stosowania stawek budżetowych; zleconego konsultanta zadeklarowanego jako pracownik zatrudniony na czas nieokreślony.

Na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego Komisja podjęła decyzję o zawieszeniu płatności na rzecz beneficjenta do czasu ostatecznego zbadania dodatkowych dokumentów dostarczonych przez beneficjenta.

W dniu 28 lutego 2002 r. Komisja poinformowała ICCR o sytuacji dotyczącej płatności końcowej i jej badaniu w kontekście niniejszego audytu. Trwające rozmowy z ICCR rozpoczęły się latem 2002 r. W międzyczasie jesienią 2002 r. zakończono rozmowy między Komisją a Trybunałem Obrachunkowym. Podejmując te dodatkowe dochodzenia, Komisja potwierdziła ICCR w sierpniu 2002 r., że wszystkie płatności zostały zawieszone. Pismem z dnia 5 grudnia 2002 r. Komisja zwróciła się o dodatkowe informacje. Otrzymano odpowiedź ICCR z dnia 24 stycznia 2003 r., a Komisja poinformowała ICCR, że odpowiedź ta jest badana w celu szybkiego rozwiązania kwestii płatności końcowej.

W dniu 13 maja 2003 r. Komisja poinformowała ICCR, że płatność końcowa wynosi 50 821 EUR. 03 została zrealizowana. Zdaniem Komisji kwota 29 799,63 EUR nie mogła zostać uwzględniona, ponieważ wiązałoby się to z przeniesieniem między kategoriami kosztów, które wymagają uprzedniego zezwolenia.

Uwagi skarżących dotyczące opinii Komisji

Podsumowując, skarżący podnieśli następujące kwestie:

Niniejsza sprawa dotyczy ogólnych kwestii związanych z opóźnieniami instytucji wspólnotowych w udzielaniu odpowiedzi na ponawiane wnioski o udzielenie informacji oraz z długością procesu. Zdaniem skarżących zasada przejrzystości wymaga zajęcia się tymi ogólnymi kwestiami.

W następstwie odpowiedzi skarżących udzielonej Komisji w dniu 27 maja 2003 r. Komisja przystąpiła do zapłaty pozostałej kwoty w wysokości 20 447,79 EUR.

Opinia Trybunału Obrachunkowego

Podsumowując, Trybunał Obrachunkowy stwierdził, co następuje:

Dokumentem, którego dotyczy niniejsza skarga, nie jest sprawozdanie przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy, lecz pismo sektorowe. Celem pisma sektorowego jest przedstawienie wstępnych ustaleń uzyskanych w trakcie audytu podmiotowi poddanemu audytowi, którym w obszarze polityki wewnętrznej jest Komisja. Po dalszej analizie reakcji Komisji na informacje merytoryczne i związane z nimi uwagi zawarte w piśmie sektorowym ustalenia te mogą następnie stanowić podstawę uwag przedstawionych w sprawozdaniach Trybunału Obrachunkowego. W niektórych przypadkach może również wymagać działań naprawczych ze strony Komisji. Ponieważ ustalenia i uwagi mają charakter przygotowawczy na etapie pisma sektorowego i co do zasady podlegają dalszym pracom weryfikacyjnym, pozostają one poufne między Trybunałem a Komisją.

W przedmiotowej sprawie pismo sektorowe nr 740/02 zawierające ustalenia z audytu wynikające z audytu umowy „TRANS-TALK” zostało skierowane do komisarza odpowiedzialnego za DG ds. Energii i Transportu (TREN). Zgodnie z normalną praktyką elektroniczna wersja tego pisma sektorowego została następnie wysłana do oficera łącznikowego w DG TREN. Wydaje się jednak, że elektroniczna kopia poufnego pisma sektorowego została następnie przekazana do ICCR przez urzędnika Komisji.

Jeżeli chodzi o zarzut fałszywych wniosków, kontrolerzy Trybunału przestrzegają zasad i standardów kontroli Trybunału (CAPS) oraz uznanych na szczeblu międzynarodowym standardów kontroli, takich jak standardy Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI). Ponadto procedury Trybunału przewidują szeroko zakrojoną wewnętrzną kontrolę jakości przed przedłożeniem audytowanemu ustaleń i uwag. Te normy i procedury były przestrzegane w niniejszej sprawie.

Jeżeli chodzi o zarzut, że wkład wniesiony przez ICCR został zignorowany, zespół audytowy uwzględnił wszystkie informacje przekazane przez skarżących w zakresie uznanym za istotny dla audytu. Wszystkie ustalenia zawarte w piśmie sektorowym skierowanym do Komisji są poparte wystarczającymi i odpowiednimi dowodami z audytu, opartymi na informacjach zgromadzonych i otrzymanych w trakcie audytu i po jego zakończeniu w siedzibie ICCR, a także od Komisji.

W odniesieniu do zarzutu nieuzasadnionej zwłoki w podręczniku kontroli Trybunału stwierdza się, że pismo sektorowe powinno zostać wysłane w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia wizyty kontrolnej. Ta wewnętrzna zasada nie ma jednak wiążącego charakteru dla Trybunału w odniesieniu do skarżących. Ponadto fakt, że pismo sektorowe zostało wysłane w niniejszej sprawie z niewielkim opóźnieniem, którego w żadnym wypadku nie można uznać za nienależne, w żaden sposób nie wpływa na interesy skarżących.

Uwagi skarżących dotyczące opinii Trybunału Obrachunkowego

Podsumowując, skarżący poczynili następujące uwagi:

Według skarżących audytor Trybunału Obrachunkowego poinformował ICCR, że to do Komisji należy decyzja, czy sprawozdanie (1) zostanie przekazane ICCR.

Skarżący utrzymują, że audytorzy nie wzięli pod uwagę punktów widzenia ICCR.

Skarżący podkreślają, że ICCR nigdy nie twierdził, że opóźnienie w rozpatrywaniu ich sprawy było wyłącznie winą Trybunału Obrachunkowego, ale raczej łącznym skutkiem nieprzejrzystych procedur Komisji i Trybunału Obrachunkowego oraz ich interfejsów. Skarżący utrzymują, że opóźnienia wpłynęły na interesy ICCR, ponieważ niniejsza sprawa nie została rozstrzygnięta później niż rok po przeprowadzeniu audytu.

Dalsze zapytania

W dniach 14 października i 5 listopada 2003 r. sekretariat Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktował się telefonicznie z jednym ze skarżących, który wypowiadał się w imieniu obu skarżących w sprawie uwag otrzymanych w dniu 29 września 2003 r. Skarżący potwierdzili, że Komisja przystąpiła do wypłaty zaległej płatności końcowej. Skarżący zaakceptowali interpretację Komisji dotyczącą przesunięć między kategoriami kosztów, które wymagają uprzedniego zezwolenia zgodnie z art. 17 ust. 4 warunków ogólnych (2). W związku z tym kwota około 9 000 EUR nie mogła zostać uwzględniona w płatności końcowej. Skarżący poinformowali sekretariat Rzecznika Praw Obywatelskich, że MKCK nie przesłał żadnych uwag do pisma Komisji z dnia 14 lipca 2003 r., w którym Komisja zaproponowała ugodę i poinformowała, że o ile nie otrzyma uwag od skarżących w ciągu jednego miesiąca, projekt zostanie oficjalnie zamknięty i nie będzie można domagać się żadnych dalszych kosztów. Skarżący potwierdzili, że nie komentując oferty ugodowej złożonej przez Komisję, ICCR de facto zaakceptował fakt, że za zawieszoną płatność końcową nie zostaną wypłacone żadne odsetki. Skarżący był zadowolony z rozliczenia płatności końcowej.

DECYZJA

1 Uwaga wstępna

1.1 Skarżący twierdzą w swoich uwagach, że sprawa ta dotyczy ogólnych kwestii związanych z opóźnieniami dwóch instytucji wspólnotowych w udzielaniu odpowiedzi na ponawiane wnioski o udzielenie informacji oraz z długością procesu.

1.2 Rzecznik rozumie, że skarżący są zaniepokojeni ogólną kwestią procedur, w których dwie lub więcej instytucji wspólnotowych prowadzi jednocześnie dochodzenia lub procesy mające wpływ na prowadzenie sprawy. Rzecznik uważa, że ta ogólna kwestia nie może być skutecznie rozwiązana w ramach niniejszego dochodzenia. Skarżący mają możliwość złożenia nowej skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich, jeżeli sobie tego życzą.

2 Domniemany brak informacji ze strony Komisji na temat statusu audytu i płatności końcowej

2.1 Skarżący twierdzą, że Komisja nie przekazała informacji na temat statusu audytu i płatności końcowej.

2.2 Według Komisji Komisja poinformowała skarżących w dniu 28 lutego 2002 r. o sytuacji dotyczącej płatności końcowej i jej badaniu w kontekście niniejszego audytu po wysłaniu przez skarżących wiadomości e-mail w dniu 26 lutego 2002 r. Trwające rozmowy z ICCR zainicjowano latem 2002 r. W dniu 12 lipca 2002 r. skarżący zwrócili się o informacje na temat statusu płatności końcowej. W sierpniu 2002 r. Komisja potwierdziła skarżącym, że wszystkie płatności zostały zawieszone z powodu kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy. W dniu 29 sierpnia 2002 r. skarżący zwrócili się do Komisji z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie ich sprawy. W dniu 5 grudnia 2002 r. Komisja zwróciła się do skarżących o dodatkowe informacje. W dniu 11 lutego 2003 r., po otrzymaniu żądanych dodatkowych informacji, Komisja przesłała potwierdzenie odbioru zawierające pismo o zatrzymaniu. W dniu 13 maja 2003 r. Komisja poinformowała skarżących, że wszczęła postępowanie w sprawie płatności końcowej.

2.3 Rzecznik uważa, że Komisja przekazała skarżącym informacje na temat statusu kontroli w zakresie, w jakim kontrola wpłynęła na procedurę Komisji dotyczącą dokonania zaległej płatności końcowej. Ponadto wydaje się, że Komisja odpowiednio poinformowała skarżących o zawieszeniu płatności końcowej. W związku z tym wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego zarzutu.

3 Rzekomy brak zapłaty zaległej płatności końcowej wraz z odsetkami i roszczeniem o ugodę

3.1 Skarżący twierdzili, że Komisja nie dokonała zaległej płatności końcowej w wysokości 80 671,61 EUR z tytułu umowy dotyczącej sieci tematycznej nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" w ramach piątego programu ramowego.

3.2 Komisja stwierdza, że płatność końcowa wynosi 50 821 EUR. 03 została zrealizowana w dniu 13 maja 2003 r. Zdaniem Komisji kwota 29 799,63 EUR nie mogła zostać uwzględniona, ponieważ wiązałoby się to z przeniesieniem między kategoriami kosztów, co wymaga uprzedniego zezwolenia.

3.3 W uwagach skarżący informują Rzecznika, że w następstwie odpowiedzi udzielonej Komisji w dniu 27 maja 2003 r., Komisja przystąpiła do zapłaty kwoty 20 447,79 EUR.

3.4 Sekretariat Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktował się telefonicznie z jednym ze skarżących, który wypowiadał się w imieniu obu skarżących w sprawie uwag. Skarżący zaakceptowali interpretację Komisji dotyczącą przesunięć między kategoriami kosztów, które wymagają uprzedniego zezwolenia zgodnie z art. 17 ust. 4 warunków ogólnych. W związku z tym kwota około 9 000 EUR nie mogła zostać uwzględniona w płatności końcowej. Skarżący poinformowali Rzecznika, że nie przesyłając Komisji żadnych uwag dotyczących oferty ugodowej, ICCR de facto zaakceptował, że od zawieszonej płatności końcowej nie zostaną wypłacone żadne odsetki. Skarżący byli zadowoleni z ugody.

3.5 Na podstawie informacji przekazanych przez Komisję Europejską i skarżących Rzecznik stwierdza, że Komisja rozstrzygnęła sprawę i tym samym rozpatrzyła skargę.

4 Wniosek o oficjalne stanowisko Komisji w sprawie audytu i zastosowanych procedur

4.1 Skarżący twierdzą, że Komisja powinna zająć oficjalne stanowisko w sprawie audytu i stosowanych procedur.

4.2 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że ten aspekt sprawy jest objęty ugodą zgłoszoną w części 3 decyzji.

5 Zarzuty wobec sprawozdania (3) Trybunału Obrachunkowego

5.1 Skarżący twierdzą, że w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego wyciągnięto fałszywe wnioski i zignorowano informacje przekazane przez ICCR.

5.2 Trybunał Obrachunkowy twierdzi, że uwzględnił wszystkie informacje dostarczone przez skarżących w zakresie uznanym za istotny dla kontroli oraz że wszystkie ustalenia zawarte w piśmie sektorowym są poparte wystarczającymi i odpowiednimi dowodami kontroli. Trybunał Obrachunkowy twierdzi również, że nie doszedł do błędnych wniosków.

5.3 Rzecznik uważa, że nie ma dowodów na to, że Trybunał Obrachunkowy zignorował uwagi skarżącego. Ponadto nic nie wskazuje na to, że wnioski Trybunału były błędne lub nieracjonalne. W związku z tym wydaje się, że nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tych aspektów sprawy.

6 Rzekoma nieuzasadniona zwłoka ze strony Trybunału Obrachunkowego

6.1 Skarżący twierdzą, że przedłożenie Komisji sprawozdania Trybunału Obrachunkowego (4) nastąpiło z nieuzasadnionym opóźnieniem. Według skarżącego wizyta kontrolna została zakończona w dniu 18 stycznia 2002 r., a sprawozdanie audytora z dnia 15 kwietnia 2002 r.

6.2 W swojej opinii Trybunał Obrachunkowy stwierdza, że jego podręcznik kontroli przewiduje, że pismo sektorowe powinno zostać wysłane w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia misji. Trybunał przyznaje, że pismo sektorowe zostało wysłane w niniejszej sprawie z niewielkim opóźnieniem, ale opóźnienia tego nie można uznać za nadmierne.

6.3 Rzecznik zauważa, że Podręcznik kontroli Trybunału Obrachunkowego jest nieopublikowanym przewodnikiem wewnętrznym, który nie ma na celu ustalenia żadnych należności dla osób trzecich. W tych okolicznościach Rzecznik nie uważa niewielkiego opóźnienia stwierdzonego przez Trybunał Obrachunkowy za niewłaściwe administrowanie.

6.4 Rzecznik nie stwierdza zatem niewłaściwego administrowania w tym aspekcie sprawy.

7 Wnioski

Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania w odniesieniu do pierwszego zarzutu skarżących wobec Komisji Europejskiej. Jeżeli chodzi o drugi zarzut skarżących i ich twierdzenie, z informacji dostarczonych przez Komisję Europejską i skarżących wynika, że Komisja rozstrzygnęła sprawę i tym samym zadowoliła skargę. Ponadto Rzecznik nie stwierdza niewłaściwego administrowania przez Trybunał Obrachunkowy. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

O decyzji tej zostaną również poinformowani przewodniczący Komisji Europejskiej i Trybunału Obrachunkowego.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że skarżący używają terminu „sprawozdanie” w odniesieniu do tego, co Trybunał Obrachunkowy określa jako pismo sektorowe.

(2) Zgodnie z art. 17 ust. 4 warunków ogólnych główni wykonawcy mogą dokonywać przesunięć między sobą oraz między kategoriami kosztów do 20 % całkowitej kwoty bez uprzedniej zgody Komisji Europejskiej.

(3) W swojej opinii Trybunał Obrachunkowy wskazał, że przedmiotowy dokument jest pismem sektorowym.

(4) W swojej opinii Trybunał Obrachunkowy wskazał, że przedmiotowy dokument jest pismem sektorowym.