Kontekst skargi

1. W sierpniu 2021 r. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO), poprzednik Agencji Unii Europejskiej ds. Azylu (EUAA) (zwanej dalej „EUA”), opublikował zaproszenie do wyrażenia zainteresowania w celu sporządzenia listy ekspertów zewnętrznych oddelegowanych do zespołów wsparcia UE ds. azylu (EASO/2021/885)[1]. Zaproszenie, które będzie otwarte do maja 2024 r., obejmuje 76 różnych profili zawodowych [2]. Kandydaci mogą ubiegać się o maksymalnie osiem profili.

2. Skarżący złożył wniosek o szereg profili, w tym profil nr 16 dla „starszych ekspertów ds. spraw” (zwany dalej profilem 16). Zgodnie z wymogami tego profilu osoby ubiegające się o ochronę międzynarodową muszą posiadać „pięć lat udokumentowanego doświadczenia w dziedzinie migracji i azylu, z czego co najmniej trzy lata udokumentowanego doświadczenia w prowadzeniu rozmów o udzielenie azylu i sporządzaniu opinii”.

3. 7 marca 2022 r. AUEA poinformowała skarżącą, że nie umieściła jej na liście ekspertów do profilu 16, ponieważ nie spełniła powyższego wymogu dotyczącego minimalnego doświadczenia zawodowego. AUEA zachęciła skarżącą do ponownego złożenia wniosku po osiągnięciu minimalnego okresu odpowiedniego doświadczenia zawodowego.

4. Tego samego dnia skarżący skierował pismo do AUEA. Twierdziła, że jej doświadczenie spełnia odpowiednie kryterium, jak wskazano w jej życiorysie. Utrzymywała, że mogło dojść do nieporozumienia, i zwróciła się do EUAA o zbadanie tej sprawy. Skarżąca zwróciła się również do AUEA o informacje na temat sposobu aktualizacji jej wniosku.

5. Tego samego dnia skarżąca zwróciła się również do Rzecznika Praw Obywatelskich, aby złożyć skargę na decyzję AUEA o nieumieszczeniu jej na liście ekspertów do profilu 16. Skarżąca twierdziła również, że odpowiednie narzędzie do składania wniosków online AUEA nie pozwoliło jej zaktualizować wniosku, mimo że zaproszenie do składania wniosków było nadal otwarte.

W przedmiocie dochodzenia

6.  W czasie, gdy skarżąca zwróciła się do Rzecznika Praw Obywatelskich, nie dała ona jeszcze AUEA wystarczająco dużo czasu na udzielenie odpowiedzi na jej wniosek o dokonanie przeglądu [3]. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zauważył jednak, że AUEA nie potwierdziła jeszcze otrzymania wniosku skarżącego o dokonanie przeglądu, mimo że upłynął odpowiedni termin [4].

7. Zespół  dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zidentyfikował również pewne problemy w procedurze wyboru, które wydawały się problematyczne lub wymagały wyjaśnienia. W szczególności nie było jasne, czy AUEA posiadała mechanizm odwoławczy, a jeśli tak, to w jaki sposób został on przekazany wnioskodawcom i działał w praktyce. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyraził również zaniepokojenie, że dostępne kandydatom informacje na temat systemu rekrutacji związanego z zaproszeniem do składania wniosków były niewystarczające.

8. Rzecznik wszczęła dochodzenie i zwróciła się do AUEA o potwierdzenie otrzymania wniosku skarżącego o dokonanie przeglądu oraz o przekazanie jej orientacyjnych ram czasowych na udzielenie merytorycznej odpowiedzi. Rzecznik zwróciła się również o spotkanie z AUEA w celu wyjaśnienia wyżej wymienionych aspektów procedury wyboru.

9. W kwietniu 2022 r. AUEA potwierdziła otrzymanie wniosku skarżącego o dokonanie przeglądu i przekazała skarżącemu orientacyjny termin udzielenia merytorycznej odpowiedzi (maj 2022 r.). W czerwcu 2022 r. zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami AUEA [5].

Sposób, w jaki AUEA oceniła wniosek skarżącego

Odpowiedź AUEA skierowana do skarżącego

10. Na początku maja 2022 r. AUEA poinformowała skarżącą, że analizując jej wniosek o dokonanie przeglądu, stwierdziła rozbieżność między informacjami zawartymi przez skarżącą w internetowym narzędziu do składania wniosków AUEA a informacjami zawartymi w jej życiorysie w odniesieniu do doświadczenia zawodowego. W szczególności okazało się, że chociaż odpowiednie doświadczenie zawodowe skarżącego obejmowało wiele ram czasowych, nie wszystkie z tych ram czasowych zostały odpowiednio odzwierciedlone w internetowym narzędziu do składania wniosków. EUAA dodała, że chociaż obowiązkiem wnioskodawców jest prawidłowe wypełnienie ich wniosków, komisja selekcyjna zgodziła się na ponowną ocenę wniosku skarżącego. Skarżący zostanie wkrótce poinformowany o wyniku ponownej oceny.

11. Pod koniec maja 2023 r. AUEA ponownie skontaktowała się ze skarżącym. Stwierdziła ona, że komisja selekcyjna stwierdziła, iż zamiast stosować osobny wpis dla każdego przedziału czasowego doświadczenia zawodowego (jak wymaga tego narzędzie do zgłaszania kandydatur online), skarżąca uwzględniła wiele przedziałów czasowych w jednym wpisie (błędnie wymieniając wszystkie pozostałe doświadczenia zawodowe w „opisie” zadań w tym pojedynczym wpisie). Ponieważ jednak internetowe narzędzie do składania wniosków automatycznie obliczało dokładną liczbę lat, miesięcy i dni dla każdego doświadczenia zawodowego na podstawie dat rozpoczęcia i zakończenia zadeklarowanych przez samych wnioskodawców, to inne doświadczenie zawodowe nie zostało uwzględnione. 

12. Jeżeli chodzi o wynik ponownej oceny, EUAA poinformowała skarżącą, że w ocenie wstępnej komisja selekcyjna stwierdziła, że spełnia ona wymóg dotyczący pięcioletniego doświadczenia, ale nie wymóg dotyczący trzyletniego doświadczenia.[6] Po ponownej ocenie stwierdzono, że skarżąca spełnia również wymóg dotyczący trzyletniego doświadczenia. AUEA przekazała skarżącej szczegółowy wykaz sposobów oceny jej doświadczenia zawodowego zarówno w kontekście wstępnej oceny, jak i ponownej oceny.

13. W związku z powyższym AUEA postanowiła umieścić skarżącego na liście laureatów profilu 16. Aby jednak uniknąć podobnych problemów w przyszłości, AUEA zwróciła się do skarżącej o aktualizację jej wniosku online w prawidłowy sposób, tak aby odpowiednio odzwierciedlał on wszystkie ramy czasowe doświadczenia zawodowego, które uznała za istotne dla profili, o które się ubiegała.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich΄s

14. AUEA szczegółowo wyjaśniła skarżącej, w jaki sposób komisja selekcyjna oceniła jej doświadczenie zawodowe i dlaczego początkowo odrzuciła jej wniosek o przyznanie konkretnego profilu. Rzecznik uważa wyjaśnienia AUEA za rozsądne i odpowiednie.

15. Następnie AUEA dokonała ponownej oceny doświadczenia zawodowego skarżącego i umieściła go na liście laureatów profilu 16. Rzecznik uważa zatem ten aspekt skargi za rozstrzygnięty.

Ogólne aspekty procedury wyboru

Kwestie wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich

16. Jak wspomniano powyżej [7], Rzecznik wskazał pewne problemy w procedurze wyboru, które wydawały się problematyczne lub wymagały wyjaśnienia. Zostały one szczegółowo określone w decyzji zamykającej Rzecznika Praw Obywatelskich w równoległej sprawie 574/2022/KT, która dotyczyła tej samej procedury wyboru [8]. Aby dokładnie opisać te kwestie, Rzecznik odwołuje się zatem do tej decyzji [9].

17. Zespół  dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich poruszył te kwestie podczas spotkania z przedstawicielami AUEA. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich wyraził między innymi obawę, że dla wnioskodawców może nie być wystarczająco jasne, że przy ocenie ich doświadczenia zawodowego uwzględnione zostaną wyłącznie informacje przedstawione w elektronicznym formularzu wniosku. W szczególności informacje dostępne w tamtym czasie mogły skłonić wnioskodawców do przekonania, że komisja selekcyjna oceni ich doświadczenie zawodowe na podstawie informacji zawartych zarówno w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, jak i w życiorysie (które wnioskodawcy byli również zobowiązani załadować).

18. Podczas spotkania AUEA stwierdziła między innymi, że pracuje nad udoskonaleniem obowiązujących w tym czasie procedur wewnętrznych, a także sposobu komunikowania się z wnioskodawcami.

Działania podjęte przez AUEA w trakcie dochodzenia

19. Podczas gdy dochodzenie było w toku, Rzecznik zwrócił się do AUEA o aktualne informacje na temat kwestii omawianych podczas posiedzenia.

20.  W swojej odpowiedzi AUEA przedstawiła wyczerpujący wykaz działań podjętych w międzyczasie w celu rozwiązania problemów wskazanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich. Zostały one szczegółowo opisane w decyzji zamykającej Rzecznika Praw Obywatelskich w równoległej sprawie 574/2022/KT [10], do której Rzecznik ponownie się odwołuje.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

21. Jak przyznał Rzecznik w decyzji zamykającej równoległą sprawę 574/2022/KT, AUEA podjęła konkretne kroki w celu poprawy wewnętrznych i zewnętrznych aspektów swojej procedury wyboru EASO/2021/885, a w szczególności sposobu komunikowania się z wnioskodawcami na wszystkich etapach procedury (etap składania wniosków, ocena, odwołania).

22. EUAA zaktualizowała między innymi przewodnik dla wnioskodawców poświęcony zaproszeniu, który jest publikowany na jej stronie internetowej ^[11]. Przewodnik zawiera szczegółowe instrukcje krok po kroku dla wnioskodawców dotyczące sposobu wypełniania i składania wniosków za pomocą internetowego narzędzia do składania wniosków.

23. Ponadto w zaktualizowanych najczęściej zadawanych pytaniach (FAQ) związanych z zaproszeniem do składania wniosków wyraźnie stwierdzono, że „wszystkie wnioski są oceniane wyłącznie na podstawie odpowiednich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia wyszczególnionych przez wnioskodawców w różnych polach informacyjnych zawartych w internetowym narzędziu do składania wniosków. Co do zasady nie będą brane pod uwagę żadne dodatkowe informacje zawarte w innych częściach wniosku wnioskodawcy (np. w załączonych życiorysach).”^[12]

24. W równoległej sprawie 574/2022/KT AUEA wyjaśniła również, że w oparciu o swoje potrzeby operacyjne przeprowadza oceny dla różnych profili w ciągu roku. W dniu, w którym komisja selekcyjna podejmie decyzję o przeprowadzeniu oceny pod kątem konkretnego profilu, lista kandydatów zostaje „zamrożona”; oznacza to, że nie ocenia się kolejnych wnioskodawców pod kątem tego konkretnego profilu. Komisja selekcyjna bierze zatem pod uwagę tylko tych kandydatów, którzy w tym dniu granicznym wyrazili zainteresowanie konkretnym profilem i spełnili wymogi tego profilu. W związku z tym AUEA zachęca wnioskodawców do regularnego aktualizowania swoich wniosków o wszystkie najnowsze doświadczenia zawodowe i kwalifikacje ^[13].

25. Rzecznik rozumie, że to „zamrożenie” wykazu wnioskodawców w czasie, gdy AUEA przeprowadza ocenę różnych profili, wyjaśnia, dlaczego próba aktualizacji wniosku przez skarżącą w tym samym dniu, w którym otrzymała pismo odmowne AUEA, nie powiodła się. W każdym razie Rzecznik zauważa, że w przypadku pytań lub trudności technicznych związanych z internetowym narzędziem do składania wniosków AUEA wnioskodawcy mają obecnie możliwość skontaktowania się z AUEA za pośrednictwem funkcyjnej skrzynki pocztowej poświęconej danej procedurze wyboru.

26. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że ten aspekt dochodzenia również został rozstrzygnięty.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem [14]:

Agencja Unii Europejskiej ds. Azylu (EEUA) rozstrzygnęła kwestie objęte dochodzeniem.

Skarżący i AUEA zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.[15]

Tina Nilsson

Kierownik Działu ds. Rozpatrywania Spraw

Strasburg, 18 lipca 2023 r.

[1] Dostępne pod adresem: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Zob. https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Zgodnie z Europejskim kodeksem dobrego postępowania administracyjnego („ECGAB”) (art. 17) (dostępnym pod adresem https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) „decyzja w sprawie każdego wniosku lub skargi do instytucji podejmowana jest w rozsądnym terminie, niezwłocznie, a w każdym razie nie później niż dwa miesiące od daty ich otrzymania”.

[4] Zgodnie z art. 14 ECGAB „[k]ażde pismo lub skarga skierowane do instytucji otrzymują potwierdzenie odbioru w terminie dwóch tygodni, chyba że odpowiedź merytoryczna może zostać przesłana w tym terminie”.

[5] Spotkanie w tej sprawie odbyło się łącznie ze spotkaniem w sprawie 574/2022/KT dotyczącej tej samej procedury naboru.

[6] Zob. pkt 2 powyżej.

[7] Zob. pkt 7.

[8] Decyzja jest dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411

[9] Zobacz pkt 15–18 tej decyzji.

[10] Zobacz pkt 21-30 tej decyzji.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Zobacz FAQ 4 (podkreślenie w oryginale).

[13] Zob. FAQ 9.

[14] Niniejsza skarga została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.

[15] Pełne informacje na temat procedury i praw związanych ze skargami można znaleźć pod adresem: 

  https://www.ombudsman.europa.eu/pl/document/70707