Szanowna Pani A.,

W dniu 8 lutego 2001 r. złożył Pan w imieniu Europejskiego Forum na rzecz Dobrostanu Dziecka skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą postępowania Komisji Europejskiej w sprawie umowy o udzielenie dotacji nr JAI.1999/DAP/004/WC.

W dniu 15 lutego 2001 r. przekazałem skargę Komisji, aby mogła ona przedstawić swoje uwagi.

W dniu 13 marca 2001 r. przesłał mi Pan kopię pisma, które skierował Pan do Komisji w dniu 12 marca 2001 r.

Komisja przesłała swoją opinię w sprawie Pańskiej skargi w dniu 20 kwietnia 2001 r.

W dniu 9 maja 2001 r. przedłożył Pan kopie pisma Komisji z dnia 21 marca 2001 r. oraz odpowiedzi z dnia 19 kwietnia 2001 r.

W dniu 14 maja 2001 r. przekazałem Panu opinię Komisji z prośbą o przedstawienie uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 26 czerwca 2001 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.

W dniu 18 lipca 2001 r. zwróciłem się do Komisji z prośbą o udzielenie dalszych informacji. Komisja przesłała swoją odpowiedź w dniu 26 września 2001 r., a ja przekazałem ją Panu w dniu 1 października 2001 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy.

W dniu 29 listopada 2001 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące odpowiedzi Komisji.

Piszę teraz, aby poinformować Państwa o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący jest nienastawioną na zysk brukselską siecią organizacji pozarządowych działających na rzecz dobrostanu dzieci i młodzieży w potrzebie w całej Europie. W 1999 r. złożyła ona do Komisji wniosek o finansowanie projektu o nazwie: „Wykaz wykwalifikowanych zasobów w UE w celu zaspokojenia, po odpowiednim przeszkoleniu, potrzeb dzieci i kobiet cierpiących z powodu przemocy w Kosowie”. Środki te miały zostać sfinansowane w ramach realizowanego przez Komisję projektu Daphne, który wspiera środki zwalczania przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet.

Pierwotny wniosek został złożony w dniu 11 czerwca 1999 r. Trzej eksperci oceniający (w tym pani Kane), którym Komisja powierzyła badanie skargi, podnieśli różne zarzuty. Po rozmowach ze służbami Komisji w dniu 6 września 1999 r. przedłożono zmieniony wniosek. W dniu 28 września 1999 r. skarżący został poinformowany przez Komisję, że jego wniosek został przyjęty do finansowania, pod warunkiem przedłożenia zmienionego budżetu oraz jego kontroli i akceptacji przez służby kontroli finansowej Komisji. W dniu 4 października 1999 r. skarżący przedłożył zmieniony budżet.

15 listopada 1999 r. Komisja poinformowała skarżącego, że podjęła decyzję o przyznaniu jej wkładu finansowego w maksymalnej wysokości 32 000 € na organizację wyżej wymienionego projektu. Odpowiednia umowa o udzielenie dotacji (nr referencyjny JAI.1999/DAP/004/WC) została podpisana przez Komisję i skarżącego w dniu 15 listopada 1999 r. Zgodnie z umową projekt miał rozpocząć się w dniu 15 listopada 1999 r. i zakończyć się nie później niż w dniu 15 listopada 2000 r.

Artykuł 8 umowy stanowił, że ogólne warunki mające zastosowanie do umów o udzielenie dotacji Wspólnot Europejskich (zwane dalej "ogólnymi warunkami") określone w załączniku II do umowy stanowią jej integralną część.

Artykuł 3 ogólnych warunków dotyczących rozwiązania umowy zawiera następujące postanowienia:

Komisja może wypowiedzieć umowę, jeżeli beneficjent, bez ważnego lub technicznego powodu, nie wywiąże się z jednego ze zobowiązań wynikających z umowy i po otrzymaniu listu poleconego w celu wywiązania się z tych zobowiązań, nadal nie wywiązał się z tego obowiązku w terminie jednego miesiąca od otrzymania tego listu.

W takim przypadku Komisja pokrywa jedynie koszty faktycznie poniesione przez beneficjenta w momencie rozwiązania umowy i nie ponosi żadnych kosztów związanych z już zawartymi umowami, lecz z wykonaniem umowy po dniu rozwiązania umowy.”

Zgodnie z art. 9 warunków ogólnych Sąd Pierwszej Instancji Wspólnot Europejskich jest właściwy do rozpatrywania skarg na decyzje Komisji dotyczące stosowania lub interpretacji porozumienia.

W dniu 16 marca 2000 r. pan Simpson, urzędnik Komisji prowadzący program Daphne, poinformował skarżącego (i inne organizacje), że w dniu 1 kwietnia 2000 r. przejdzie na emeryturę w Komisji, i przedstawił swojego następcę, pana Troussona. W wiadomości e-mail wysłanej w dniu 28 marca 2000 r. pan Simpson pogratulował skarżącemu „dotychczasowych postępów w realizacji projektu”.

W dniu 10 maja 2000 r. pani Kane, ekspert techniczny programu Daphne, odwiedziła biuro skarżącego w celu dokonania przeglądu dotychczasowych prac. Ekspertka sporządziła następnie sprawozdanie, w którym zaleciła Komisji rozważenie zakończenia projektu. Wstępna kopia projektu sprawozdania została przesłana skarżącemu, który przedstawił szczegółowe uwagi na jej temat w piśmie do Komisji z dnia 5 czerwca 2000 r. W piśmie tym skarżący wyraził ponadto opinię, że istnieje pilna potrzeba rozwiązania tej kwestii i że w związku z tym skorzysta z okazji na spotkanie. Skarżący zaproponował kilka terminów takiego spotkania. W dniu 22 czerwca 2000 r. do Komisji wysłano pocztą elektroniczną przypomnienie.

W piśmie z dnia 14 lipca 2000 r. pan Trousson (kierownik działu A/1 w Dyrekcji Generalnej ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych Komisji Europejskiej) skierował pismo do skarżącego w celu poinformowania go, że jego zdaniem projekt w jego obecnej formie nie może być kontynuowany. Podał trzy powody tego stanowiska: 1) głównymi beneficjentami projektu nie były osoby wymienione w pierwotnym projekcie, tj. dzieci i kobiety, lecz agencje terenowe, które same dysponowały środkami na wykonanie tej pracy; 2) nie było wystarczających dowodów na to, że proponowana baza danych została utworzona zgodnie ze standardowymi praktykami oraz 3) projekt wykraczał poza wytyczne inicjatywy Daphne, które przewidywały, że projekty nie powinny prowadzić do działań ani wydatków poza Wspólnotami. Biorąc jednak pod uwagę zaangażowanie i reputację skarżącego oraz jako oznakę dobrej wiary, pan Trousson zgodził się, że skarżący powinien mieć możliwość zdefiniowania właściwie zaprojektowanego i wykonanego projektu bazy danych. Wspomniano o kilku warunkach, w szczególności o tym, że ponownie określony plan prac i budżet powinny zostać przedłożone i zatwierdzone przez Komisję do końca lipca 2000 r.

Zdaniem skarżącego krytyka wyrażona przez pana Troussona była nieuzasadniona.

W dniu 24 lipca 2000 r. skarżący przedłożył jednak nowy plan prac i budżet. W odpowiedzi z dnia 18 sierpnia 2000 r. pan Trousson poinformował skarżącego, że niektóre punkty nowego planu prac nadal wymagają poprawy „zanim sfinalizujemy oficjalne dodatkowe porozumienie w sprawie Pańskiej umowy z nowym planem prac i budżetem”. W dniu 4 października 2000 r. skarżący przedłożył zmienioną wersję planu prac i budżetu.

W dniu 16 listopada 2000 r. skarga zwróciła się do Komisji (faksem i pocztą elektroniczną) o udzielenie odpowiedzi na jej propozycję z dnia 4 października 2000 r. Kolejne przypomnienie zostało wysłane w dniu 29 listopada 2000 r.

Pismem z dnia 30 listopada 2000 r., wysłanym listem poleconym, Komisja poinformowała skarżącego, że nie może pozwolić mu na wznowienie prac i że w związku z tym projekt powinien zostać wstrzymany. Komisja zwróciła się również do skarżącego o przedłożenie ostatecznego sprawozdania finansowego wraz z poniesionymi dotychczas wydatkami. Podkreśliła jednak, że można uwzględnić jedynie bezpośrednie koszty związane z działaniami prowadzonymi do czasu „pierwszego wniosku Komisji o wprowadzenie zmian (sierpień 2000 r.)”.

Skarżący zwrócił się następnie do dyrektora generalnego DG ds. Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych. Jednakże Komisja potwierdziła swoje stanowisko w piśmie z dnia 5 lutego 2001 r.

Ze skargi wynika, że skarżący uważa, iż jego problemy wynikają głównie ze zmiany personelu Komisji zajmującego się zamówieniem.

Skarżący podniósł w istocie następujące zarzuty:

Decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy stanowiła przypadek niewłaściwego administrowania, ponieważ warunki określone w art. 3 ogólnych warunków mających zastosowanie do umów o udzielenie dotacji Wspólnot Europejskich nie zostały spełnione.

Skarżący zwrócił się do Rzecznika o pomoc w mediacji z Komisją w celu a) otrzymania zaległych płatności za koszty projektu oraz b) rekompensaty zarówno za poświęcony czas, jak i wynikające z niego poważne trudności finansowe nałożone na małą organizację pozarządową, taką jak ona sama.

WNIOSEK

Skarga została przekazana Komisji do zaopiniowania.

Opinia Komisji

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Projekt skarżącego należał do 53 projektów, które zostały zaakceptowane w 1999 r. Każdy z tych projektów był przedmiotem oceny śródokresowej, której podwójnym celem było wykrycie wszelkich problemów w realizacji projektu oraz doradzanie beneficjentom dotacji w zakresie możliwych rozwiązań ich trudności. Najbardziej niepokojące ze wszystkich było sprawozdanie monitorujące dotyczące projektu skarżącego.

W tygodniach następujących po ocenie śródokresowej Komisja dołożyła szczególnych starań, aby dać skarżącemu możliwość reorientacji projektu w sposób, który mógłby umożliwić jego kontynuację. Po dwóch próbach dostosowania skarżący nadal nie był w stanie skutecznie reorientować swojego projektu.

Zmiana koordynatora programu Daphne nie wpłynęła na zarządzanie sprawą.

Komisja zastosowała się do art. 3 ust. 2 warunków ogólnych. Poważne powody (techniczne, zarządcze i administracyjne) przemawiały za zakwalifikowaniem projektu skarżącego jako „niewykonującego jednego ze zobowiązań wynikających z umowy”, a mianowicie za właściwym wykonaniem zadań wymienionych w programie prac w określonych ramach czasowych wspomnianej umowy. W związku z tym po sześciu miesiącach negocjacji i doradztwa warunki stosowania art. 3 ust. 2 warunków ogólnych zostały wyraźnie spełnione.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący przedstawił następujące uwagi dotyczące opinii Komisji:

W momencie przeprowadzania oceny śródokresowej projekt osiągnął cele określone w umowie. Odniesienia Komisji do jej wysiłków na rzecz "reorientacji" projektu uwypukliły zamiar Komisji zmiany pierwotnego projektu, który wprawdzie nie był typowym projektem Daphne, ale mimo to został zatwierdzony i podpisany. Skarżący podjął jednak ogromne wysiłki w celu ponownego zdefiniowania projektu, tak aby spełnić żądania Komisji.

Nie było jasne, czy zakończenie całego projektu było środkiem proporcjonalnym. W każdym razie Komisja nie wezwała skarżącego listem poleconym do wypełnienia swoich zobowiązań.

Spotkanie oceniające nie było obiektywne, a oceniający był krytyczny od samego początku spotkania.

Sprawozdanie z monitorowania, do którego odniosła się Komisja, nie zostało przesłane skarżącemu.

Biorąc pod uwagę, że projekt był w rzeczywistości sparaliżowany przez siedem miesięcy po wizycie eksperta technicznego, rzeczywiste koszty poniesione po sierpniu 2000 r. pokrywały minimalne koszty personelu i administracji związane z utrzymaniem projektu.

Dalsze zapytania
Wniosek o udzielenie dalszych informacji

Po otrzymaniu uwag skarżącego Rzecznik uznał, że potrzebuje dalszych informacji w celu rozpatrzenia skargi. W związku z tym zwrócił się on do Komisji o wyjaśnienie, w jaki sposób spełniła ona wymóg powiadomienia listem poleconym, o którym mowa w art. 3 ust. 2 warunków ogólnych, oraz o przedłożenie kopii odpowiedniego pisma.

Odpowiedź Komisji

W swojej odpowiedzi Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Artykuł 3 ust. 2 ogólnych warunków miał na celu zapewnienie, aby za pomocą mechanizmu listu poleconego nadawca wiedział na pewno, że zamierzony odbiorca otrzymał list, a tym samym przeczytał treść ostrzegającą odbiorcę o niewywiązaniu się z umowy i przyznającą mu miesiąc na wywiązanie się ze swoich zobowiązań. Mimo że przed dniem 30 listopada 2000 r. żadne pismo nie zostało wysłane listem poleconym, cel art. 3 ust. 2 został już osiągnięty. Rozległa wymiana pism i e-maili od maja do listopada 2000 r. wyraźnie pokazała, że skarżący otrzymał kilka pism i dokumentów informujących go i ostrzegających o konieczności wywiązania się ze swoich zobowiązań. W związku z tym, chociaż Komisja wyraziła ubolewanie z powodu braku wysłania listu ostrzegawczego listem poleconym, stwierdziła, że pominięcie to nie wyrządziło skarżącemu żadnej rzeczywistej szkody w szczególnych okolicznościach sprawy.

Komisja nigdy nie dążyła do zmiany projektu w jakikolwiek sposób, a jedynie do zapewnienia prawidłowego wykonania warunków umowy uzgodnionej między stronami. Zostało to wyraźnie wykazane w sprawozdaniu monitorującym. Twierdzenie skarżącego, że pełne sprawozdanie monitorujące i jego uwagi nie były dla niego dostępne, było całkowicie błędne. Kompletny dokument został przesłany skarżącemu, co zostało potwierdzone faksem od eksperta z dnia 19 maja 2000 r. oraz długą odpowiedzią skarżącego na ten dokument.

Zarzut stronniczości ze strony oceniającego był całkowicie bezpodstawny.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący przedstawił między innymi następujące uwagi:

Z pism Komisji z dnia 14 lipca 2000 r. i 18 sierpnia 2000 r. skarżący rozumiał poważny charakter obaw Komisji, ale nie zdawał sobie sprawy, że groźba rozwiązania umowy jest nieuchronna. Zakończenie projektu było bardzo poważną sprawą i skarżący oczekiwałby jasności w tym względzie. Jednakże w piśmie z dnia 18 sierpnia 2000 r. Komisja podziękowała skarżącemu za jego wysiłki na rzecz ponownego zdefiniowania projektu. Wskazało to skarżącemu, że zmierza we właściwym kierunku. Skarżący bardzo ubolewał nad niechęcią Komisji do wyrażenia zgody na spotkanie.

Skarżący nie zgodził się z twierdzeniem Komisji, że nie wypełniła ona swoich zobowiązań wynikających z umowy. Dwukrotnie przedstawiła ważne poprawki i podjęła ogromne wysiłki w celu rozwiązania tej sytuacji.

Nierozwiązanie umowy w drodze prawidłowej procedury spowodowało, wbrew twierdzeniom Komisji, rzeczywistą i znaczną szkodę. Szkody te dotyczyły pozostałych współfinansujących ten projekt. Gdyby sytuacja została wyjaśniona na wcześniejszym etapie, skarżący mógłby poinformować ich wcześniej i ograniczyć poniesioną w związku z tym szkodę finansową.

Skarżący nie widział sprawozdania monitorującego załączonego do opinii Komisji przed otrzymaniem go za pośrednictwem Rzecznika Praw Obywatelskich. Dokument, który otrzymał od oceniającego, był zasadniczo inny.

Krytyka skarżącego, że spotkanie oceniające nie było obiektywne, nie miała na celu osobistej krytyki podmiotu oceniającego. Wysłanie oceniającego w celu sporządzenia sprawozdania, który już na etapie składania wniosku wyraził sprzeciw wobec projektu, nie było jednak bezstronne.

27 września 2001 r. skarżący, ku swemu zaskoczeniu, otrzymał od Komisji notę debetową wzywającą do zapłaty kwoty 4 001,87 € tytułem "odzyskania części zaliczki". W dniu 9 listopada 2001 r. Komisja przedstawiła wyczerpujące wyjaśnienie na wniosek skarżącego. Chociaż skarżący oczekiwał od Komisji płatności w wysokości około 9 000 €, teraz zrozumiał, że stanowisko Komisji jest inne. Ponieważ współfinansujący projekt wpłacili swój wkład w całości i z góry, Komisja odjęła go od całkowitych kosztów projektu zaakceptowanych przez Komisję. Podejście to nie uwzględniało jednak przedwczesnego zakończenia projektu. Uwzględnione współfinansowanie należało zatem proporcjonalnie zmniejszyć w zależności od skróconego okresu realizacji projektu (8 z 12 miesięcy). W rezultacie kwota nadal należna Komisji od skarżącego wynosiła jedynie 390 euro.

Skarżący zrozumiał i zaakceptował, że jest winien Komisji pewne pieniądze, ale uważał, że nie powinny one przekroczyć kwoty 390 euro. Biorąc pod uwagę spowodowane niedogodności i szkody, skarżący miał nadzieję, że „Rzecznik Praw Obywatelskich uzna za stosowne odstąpienie od tej płatności końcowej”.

DECYZJA

1 Niewłaściwe rozwiązanie umowy

1.1 W listopadzie 1999 r. Komisja zawarła ze skarżącym porozumienie (nr referencyjny JAI.1999/DAP/004/WC) w ramach programu Daphne, w którym zgodziła się przyznać skarżącemu wkład finansowy w maksymalnej wysokości 32 000 € na organizację projektu pod nazwą "Wykaz wykwalifikowanych zasobów w UE w celu zaspokojenia, po odpowiednim przeszkoleniu, potrzeb dzieci i kobiet cierpiących z powodu przemocy w Kosowie". Skarżący twierdzi, że późniejsza decyzja Komisji o rozwiązaniu umowy, wydana pismem z dnia 30 listopada 2000 r., stanowiła przypadek niewłaściwego administrowania, ponieważ warunki określone w art. 3 ogólnych warunków mających zastosowanie do umów o udzielenie dotacji Wspólnot Europejskich ("ogólne warunki") nie zostały spełnione. Art. 3 ust. 2 niniejszych ogólnych warunków stanowi, że Komisja „może wypowiedzieć umowę, jeżeli beneficjent, bez ważnego lub technicznego powodu, nie wywiąże się z jednego ze zobowiązań wynikających z umowy i po otrzymaniu listu poleconego o wywiązaniu się z tych zobowiązań, nadal nie wywiąże się z tego obowiązku w terminie jednego miesiąca od otrzymania tego pisma”.

1.2 Komisja uważa, że rozwiązanie umowy było uzasadnione. Zdaniem Komisji art. 3 ust. 2 ogólnych warunków miał na celu zapewnienie, aby za pomocą mechanizmu listu poleconego nadawca wiedział na pewno, że zamierzony odbiorca otrzymał pismo, a zatem przeczytał jego treść, ostrzegając go o niewywiązaniu się z umowy i dając mu miesiąc na wypełnienie ciążących na nim obowiązków. Mimo że żadne pismo z dnia 30 listopada 2000 r. nie zostało wysłane listem poleconym, zdaniem Komisji cel art. 3 ust. 2 został już osiągnięty. Według Komisji obszerna wymiana pism i e-maili od maja do listopada 2000 r. wyraźnie pokazała, że skarżący otrzymał kilka pism i dokumentów informujących go i ostrzegających o konieczności wywiązania się ze swoich zobowiązań. W związku z tym, chociaż Komisja żałuje, że nie wysłała listu ostrzegawczego listem poleconym, twierdzi, że pominięcie to nie wyrządziło skarżącemu żadnej rzeczywistej szkody w szczególnych okolicznościach sprawy.

1.3 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący podtrzymuje swoją skargę. Twierdzi ona, że z pism Komisji z dnia 14 lipca 2000 r. i z dnia 18 sierpnia 2000 r. nie mogła wywnioskować, że groźba rozwiązania umowy jest nieunikniona. Skarżący twierdzi ponadto, że nie widział sprawozdania monitorującego załączonego do opinii Komisji przed otrzymaniem go za pośrednictwem Rzecznika Praw Obywatelskich. Dodaje ona, że w międzyczasie Komisja zwróciła się do niej o zwrot kwoty 4 001,87 €. Skarżący zwraca uwagę, że obecnie przyznaje, iż jest winien Komisji pewne pieniądze, ale uważa, że nie powinny one przekroczyć kwoty 390 €. Zdaniem skarżącego kwota ta powinna zostać umorzona, biorąc pod uwagę niedogodności i szkody, które zostały jej wyrządzone.

1.4 Niniejszy zarzut dotyczy zobowiązań wynikających z umowy zawartej między Komisją a skarżącym.

1.5 Zgodnie z art. 195 Traktatu WE Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do przyjmowania skarg "dotyczących przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji lub organów wspólnotowych". Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że niewłaściwe administrowanie ma miejsce, gdy organ publiczny nie działa zgodnie z wiążącym go przepisem lub zasadą (1). Niewłaściwe administrowanie można zatem stwierdzić również w przypadku wykonania zobowiązań wynikających z umów zawartych przez instytucje lub organy Wspólnot.

1.6 Rzecznik uważa jednak, że zakres kontroli, jaką może przeprowadzić w takich przypadkach, jest z konieczności ograniczony. W szczególności Rzecznik Praw Obywatelskich jest zdania, że nie powinien dążyć do ustalenia, czy doszło do naruszenia umowy przez którąkolwiek ze stron, jeżeli sprawa jest sporna. Kwestia ta mogłaby zostać skutecznie rozstrzygnięta jedynie przez właściwy sąd, który miałby możliwość wysłuchania argumentów stron dotyczących odpowiedniego prawa krajowego i oceny sprzecznych dowodów w odniesieniu do wszelkich spornych kwestii faktycznych.

1.7 Rzecznik uważa zatem, że w sprawach dotyczących sporów umownych uzasadnione jest ograniczenie dochodzenia do zbadania, czy instytucja lub organ wspólnotowy przedstawiły mu spójną i racjonalną podstawę prawną swoich działań i dlaczego uważa, że jego opinia na temat sytuacji umownej jest uzasadniona. W takim przypadku Rzecznik stwierdzi, że jego dochodzenie nie ujawniło przypadku niewłaściwego administrowania. Wniosek ten nie będzie miał wpływu na prawo stron do tego, aby ich spór umowny został zbadany i prawomocnie rozstrzygnięty przez właściwy sąd.

1.8 Dobrą praktyką administracyjną jest przestrzeganie przez administrację warunków zawartych umów. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że art. 3 ust. 2 ogólnych warunków stanowi, że przed rozwiązaniem umowy Komisja musiała powiadomić skarżącego listem poleconym o konieczności wywiązania się z jego obowiązków, a rozwiązanie umowy było możliwe tylko wtedy, gdy skarżący nadal nie uczynił tego miesiąc po otrzymaniu tego pisma. Prawdą jest, że niezależnie od brzmienia tej klauzuli, wezwanie do usunięcia uchybienia może być zbędne w szczególnych okolicznościach (2). Rzecznik uważa jednak, że Komisja nie wyjaśniła w odpowiedni sposób, dlaczego rozwiązanie umowy bez spełnienia wymogów określonych w art. 3 ust. 2 ogólnych warunków w niniejszej sprawie powinno było być uzasadnione (3). Jak słusznie zauważa skarżący, pismo Komisji z dnia 18 sierpnia 2000 r. w ogóle nie wskazywało na zamiar wypowiedzenia umowy przez Komisję. Wręcz przeciwnie, pismo to stwarza wrażenie, że pod warunkiem „poprawy” niektórych punktów Komisja przystąpi do sfinalizowania oficjalnego dokumentu dodatkowego do umowy [skarżącego] z nowym planem prac i budżetem. Wbrew temu, co twierdzi Komisja, skarżący nie został zatem wyraźnie poinformowany, że umowa zostanie rozwiązana, chyba że wywiąże się ze swoich zobowiązań umownych w terminie jednego miesiąca od otrzymania takiego ostrzeżenia. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja nie ustaliła, że sprawozdanie monitorujące sporządzone przez oceniającego zostało przesłane skarżącemu (4).

1.9 W świetle powyższych okoliczności Rzecznik uważa, że nieprzestrzeganie przez Komisję art. 3 ust. 2 ogólnych warunków stanowi przypadek niewłaściwego administrowania. W związku z tym zostanie poczyniona krytyczna uwaga w tym względzie.

2 Należności finansowe

2.1 W swojej skardze skarżący zwrócił się do Rzecznika o pomoc w uzyskaniu kwoty, która jego zdaniem nadal jest należna od Komisji, wraz z rekompensatą zarówno za poświęcony czas, jak i późniejsze trudności finansowe nałożone na niego przez Komisję. Ze stanowiska zajętego przez Komisję w jej opinii oraz z odpowiedzi na wniosek o udzielenie dalszych informacji wynika, że Komisja uważa, iż skarżącemu nie należą się żadne pieniądze.

2.2 W swoich uwagach dotyczących odpowiedzi Komisji na wniosek Rzecznika o udzielenie dalszych informacji skarżący przyznaje, że jest winien Komisji pewne pieniądze. Twierdzi ona jednak, że należna kwota wynosi jedynie 390 €, a nie 4 001,87 €, o których zwrot Komisja zwróciła się do niej obecnie, oraz że należna kwota powinna w każdym razie zostać umorzona.

2.3 Rzecznik przypomina, że zakres jego dochodzenia w przypadku zarzutów niewłaściwego administrowania opartych na sporach umownych jest ograniczony (5). Zauważa on ponadto, że decyzja o odstąpieniu od roszczenia finansowego należy do Komisji (a nie do Rzecznika Praw Obywatelskich) oraz że Komisja nie miała jeszcze możliwości zajęcia stanowiska w sprawie tego wniosku. Rzecznik uważa zatem, że nie ma potrzeby kontynuowania dochodzenia w sprawie tego aspektu skargi. Ufa jednak, że Komisja uwzględni niniejszą decyzję przy rozpatrywaniu wniosku skarżącego o umorzenie wszelkich zaległych kwot.

3 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną:

Dobrą praktyką administracyjną jest przestrzeganie przez administrację warunków zawartych umów. Art. 3 ust. 2 ogólnych warunków mających zastosowanie do umowy ze skarżącym stanowi, że przed rozwiązaniem umowy Komisja musiała powiadomić skarżącego listem poleconym o konieczności wywiązania się z jego obowiązków, a rozwiązanie umowy było możliwe tylko wtedy, gdy skarżący nie uczynił tego w terminie jednego miesiąca od otrzymania tego pisma. Komisja nie wyjaśniła w odpowiedni sposób, dlaczego rozwiązanie umowy bez spełnienia wymogów określonych w art. 3 ust. 2 ogólnych warunków w niniejszej sprawie powinno było być uzasadnione. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

Biorąc pod uwagę, że te aspekty sprawy dotyczą procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Zob. sprawozdanie roczne za 1997 r., s. 22 sequ.

(2) W wyroku z dnia 11 października 2001 r. w sprawie C-77/99 (Komisja/Oder-Plan Architektur GmbH i in.) Trybunał Sprawiedliwości orzekł, w odniesieniu do klauzuli, która była praktycznie identyczna z art. 3 ust. 2 warunków ogólnych, że specjalne ogłoszenie nie było konieczne w świetle okoliczności sprawy (lok. cit., pkt 58).

(3) W sprawie rozstrzygniętej przez Trybunał wykonawca poinformował Komisję „w sposób definitywny i jednoznaczny, że projekt dobiegł końca”. Ponadto "zniszczony został stosunek zaufania między stronami umowy, będący warunkiem jego należytego wykonania" (loc. cit.).

(4) Z dokumentów przedłożonych Rzecznikowi wynika jedynie, że projekt sprawozdania został przesłany skarżącemu. Nic nie wskazuje na to, że sprawozdanie końcowe (które było znacznie dłuższe i dotyczyło zastrzeżeń skarżącego do wniosków zawartych w projekcie sprawozdania) zostało należycie przekazane skarżącemu.

(5) Zob. pkt 1.6 nast. powyżej.