Szanowny Panie,

W dniu 21 października 2000 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu EeC Ab Education dotyczącą obsługi programu Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC przez Komisję Europejską.

W dniu 28 listopada 2000 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 12 marca 2001 r. Przekazałem go Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 21 kwietnia 2001 r. W dniu 30 maja 2001 r. zwróciłem się do Komisji o dodatkowe informacje. W dniu 3 września 2001 r. złożył Pan kolejne uwagi. W dniu 26 września 2001 r. przekazałem Panu dodatkowe informacje przekazane przez Komisję wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. Wydaje się, że nie otrzymano od Pana żadnych uwag.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W swojej skardze skarżący wyjaśnia, że EeC Ab Education jest partnerem w programie Leonardo da Vinci. Według skarżącego EeC Ab Education nie otrzymało płatności w wysokości 200 000 SEK od swojego partnera POPON w Polsce. Eec Ab Education skontaktował się zarówno z polskim partnerem POPON, jak i z Komisją Europejską. Komisja wyjaśniła, że ma jedynie ograniczone uprawnienia do kontrolowania działań partnerów i że może jedynie przystąpić do audytu. W rezultacie Komisja przeprowadziła kontrolę nie zainteresowanego polskiego partnera, lecz Krajowej Jednostki Koordynacyjnej (NCU) w Warszawie. Skarżący jest zdania, że audyt powinien był zostać przeprowadzony w ramach polskiego partnera POPON.

Skarżący twierdzi, że Komisja powinna kontrolować właściwe zarządzanie środkami programu i nadzorować płatność faktur należnych Eec Ab Education.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja poczyniła następujące uwagi:

Skarga dotyczy projektu Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, wybranego w ramach pierwszej fazy programu Leonardo da Vinci.

Celem programu Leonardo da Vinci jest wdrożenie wspólnotowej polityki kształcenia zawodowego, która wspiera i uzupełnia krajowe inicjatywy i działania w dziedzinie kształcenia zawodowego. Program jest otwarty dla państw członkowskich, państw EFTA, państw Europy Środkowej i Wschodniej oraz Cypru. Projekty można składać w ramach szeregu różnych środków, pogrupowanych w cztery komponenty. W każdym kraju władze krajowe ustanawiają jedną lub więcej struktur koordynacyjnych w celu zapewnienia realizacji programu na szczeblu krajowym, w tym administrowanie stażami transnarodowymi i wymianą w ramach mobilności w ramach komponentu I – tzw. „krajowych jednostek koordynacyjnych” (NCY).

W praktyce realizacja mobilności w ramach komponentu I opiera się na globalnej dotacji przyznawanej co roku przez Komisję każdemu krajowi na podstawie „planu zarządzania operacyjnego”. W związku z tym co roku zawierana jest umowa między Komisją a krajowymi urzędami koordynacji danego państwa. W ten sposób NCU staje się w pełni odpowiedzialna za administrowanie i zarządzanie funduszami przeznaczonymi na realizację działania; obejmuje to ocenę złożonych wniosków projektowych, wybór, zawieranie umów oraz faktyczną administrację i działania następcze w związku z projektami (w tym płatności, sprawozdawczość itp.).

Projekt Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC został przedłożony i wybrany przez Polską Krajową Jednostkę Koordynacyjną w 1999 r. w ramach mobilności w ramach komponentu I. Projekt miał na celu zorganizowanie 30-dniowych staży zawodowych w Szwecji dla grupy polskich osób niepełnosprawnych. Promotorem projektu, a wykonawcą polskiej NCU była polska organizacja POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych). Organizacją przyjmującą w Szwecji była Eec Ab Education. Zgodnie z obowiązującymi przepisami NCU zawarła umowę z organizacją promotora, korzystając ze wzoru przedstawionego przez Komisję. Z kolei zgodnie z warunkami tej umowy POPON był zobowiązany do dokonania niezbędnych ustaleń dotyczących umów zawieranych z partnerami i organizacjami przyjmującymi. POPON i Eec Ab Education zawarły porozumienie w dniu 17 maja 1999 r.

W dniu 4 stycznia 2000 r. dział Dyrekcji Generalnej ds. Edukacji i Kultury (DG EAC) odpowiedzialny za realizację programu Leonardo da Vinci otrzymał od skarżącego pismo, w którym skarżył się na trudności napotkane podczas realizacji projektu.

W nocie wyjaśniono, że ze względu na szereg problemów i nieporozumień, które wystąpiły podczas realizacji staży, współpraca między POPON i Eec Ab Education została zakończona przed uzgodnionymi terminami umownymi oraz że przejęła ją inna szwedzka organizacja, EET-consulting. Problemy, które doprowadziły do tego wcześniejszego zakończenia, obejmowały fakt, że POPON wysłał do Szwecji osoby, których niepełnosprawność i umiejętności językowe różnią się od uzgodnionych, co uniemożliwiło EeC Ab Education prowadzenie programu edukacyjnego zgodnie z pierwotnym planem.

Według skarżącego po przerwaniu współpracy POPON i EeC Ab Education osiągnęłyby porozumienie w sprawie zwrotu wydatków poniesionych przez EeC Ab Education podczas staży. Skarżący twierdził, że pomimo tego niektóre faktury nie zostały zwrócone.

Służby DG EAC natychmiast nawiązały nieformalne kontakty ze skarżącym w celu uzyskania dodatkowych informacji na temat sprawy. Ponieważ przedmiotowy projekt dotyczył całkowicie zdecentralizowanego środka, przypomniano skarżącemu, że pełny nadzór nad projektem może zapewnić jedynie polska NCU. Niemniej jednak DG EAC zobowiązała się do jak najdokładniejszego śledzenia tej kwestii w celu ułatwienia znalezienia rozwiązania.

W okresie od stycznia do lutego 2000 r. służby DG EAC nawiązały intensywne kontakty z polską NCU. NCU poinformowała służby DG EAC, że bez powodzenia próbowały działać jako mediator między obiema stronami. NCU wyjaśniła również, że POPON nie zamierzał zwrócić niektórych faktur, ponieważ rzekomo odnosiły się one albo do usług, które nie zostały wykonane, albo do wydatków poniesionych poza okresem obowiązywania umowy, oraz że POPON był zdecydowany bronić swojej sprawy i w razie potrzeby wnieść ją do sądu. Polska NCU poinformowała również służby DG EAC, że postanowiły zwolnić pracownika, ponieważ zebrano dowody na to, że osoba ta współpracowała z POPON. Współpraca ta rozpoczęła się jednak dopiero po wyborze projektu.

W dniu 3 marca 2000 r. do skarżącego wysłano oficjalną odpowiedź, w której powtórzono już przedstawione wyjaśnienia i poinformowano go o podjętych krokach.

Na początku kwietnia 2000 r. DG EAC przeprowadziła audyt polskiej NCU: nie stwierdzono nieprawidłowości w zarządzaniu funduszami wspólnotowymi. Ponadto przeprowadzono również nieformalne wizyty w pomieszczeniach POPON, ale nie przeprowadzono żadnego oficjalnego audytu projektu.

W dniu 22 lipca 2000 r. służby DG EAC otrzymały nową notę od skarżącego, w której stwierdził on, że jego spór z POPON jest nadal nierozwiązany, i wezwał Komisję do podjęcia działań. W odpowiedzi z dnia 4 września 2000 r. podkreślono, że ze względu na decentralizację przedmiotowego środka Komisja nie jest uprawniona do bezpośredniej interwencji w przedmiotowy spór umowny. Zwrócono uwagę na postanowienia dotyczące rozstrzygania sporów zawarte w umowie.

Służby DG EAC ponownie rozważyły potrzebę przeprowadzenia audytu projektu.

Komisja uważa, że zrobiła to, za co była odpowiedzialna. Nie istnieje żaden stosunek umowny między Komisją a promotorami projektów i nie może ona w żaden sposób interweniować bezpośrednio w spory związane z realizacją umowy. Za nadzór nad projektem odpowiada polska NCU. Jeżeli nie uda się osiągnąć polubownego rozwiązania, spór powinien zostać rozstrzygnięty przez właściwy sąd w siedzibie organizatora.

Komisja ponosi ogólną odpowiedzialność za kontrolę sposobu realizacji programu. Obejmuje to zarówno bardziej „związane z treścią” działania monitorujące w celu ustalenia, czy działania i procedury prowadzone na szczeblu krajowym przez NCU są zgodne z zasadami i kryteriami Leonardo da Vinci, jak i uprawnienie do kontrolowania zarówno NCU, jak i poszczególnych projektów w celu sprawdzenia, czy fundusze wspólnotowe zostały wykorzystane zgodnie z przepisami. Obowiązki te zostały w pełni wykonane w sprawie przedstawionej w skardze. DG EAC interweniowała od początku w sprawie polskiej NCU w celu uzyskania wyjaśnień i ułatwienia roli NCU jako mediatora w sporze między EeC Ab Education a POPON. Jak dotąd wyjaśnienia i informacje otrzymane od polskiej NCU wydawały się zadowalające.

Jeśli chodzi o możliwość przeprowadzania kontroli audytowych, audyt polskiej NCU nie wykazał żadnych nieprawidłowości. Nieformalna wizyta w POPON nie wykazała żadnych szczególnych problemów. Służby DG EAC rozważają jednak przeprowadzenie formalnego audytu projektu.

Skarżący wskazał, że zrozumiał, iż spór pomiędzy polskim partnerem POPON a EeC Ab Education musi zostać rozstrzygnięty przed właściwym sądem. Skarżący rozumiał, że Rzecznik nie może interweniować w sprawie sądowej w Polsce. Skarżący zażądał jednak, aby Komisja i DG EAC przystąpiły do audytu polskiego partnera POPON.

Po dokładnym rozważeniu opinii Komisji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o wydanie opinii uzupełniającej w sprawie tego, czy służby DG EAC rozpoczęły kontrolę przedmiotowego projektu, jak wspomniano w opinii Komisji.

W kwietniu 2001 r. służby finansowe DG EAC zgodziły się rozpocząć doraźny audyt projektu. W przypadku braku wystarczających zasobów wewnętrznych audyt zostanie przeprowadzony przez firmę zewnętrzną. Procedura wyboru i zawierania umów z przedsiębiorstwem zewnętrznym rozpoczęła się w maju 2001 r. i powinna zostać zakończona latem 2001 r. Oczekuje się, że kontrola zostanie przeprowadzona jesienią 2001 r.

Celem audytu jest sprawdzenie, czy środki wspólnotowe zostały wykorzystane przez projekt zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z zakresem zadań audyt obejmie weryfikację kosztów kwalifikowalności, w szczególności w odniesieniu do wydatków poniesionych przez partnerów, oraz weryfikację ich zgodności z postanowieniami odpowiednich umów. Prace obejmą audyt polskiego projektu PL/99/10004/I.1.2.b/FPC w siedzibie promotora w Polsce (POPON), a w razie potrzeby również wizytę w siedzibie partnera w Szwecji (EeC Ab Education).

Wydaje się, że skarżący nie przesłał swoich uzupełniających uwag.

DECYZJA

1.1 Według skarżącego EeC Ab Education nie otrzymało płatności w wysokości 200 000 SEK od swojego partnera POPON w Polsce. Eec Ab Education skontaktował się zarówno z polskim partnerem POPON, jak i z Komisją Europejską. Skarżący twierdzi, że Komisja powinna kontrolować właściwe zarządzanie środkami programu i nadzorować płatność faktur należnych Eec Ab Education. Skarżący jest zdania, że audyt powinien był zostać przeprowadzony w ramach polskiego partnera POPON.

1.2 W swojej opinii Komisja stwierdziła, że ponosi ogólną odpowiedzialność za kontrolowanie sposobu realizacji programu. Obejmuje to zarówno bardziej „związane z treścią” działania monitorujące w celu ustalenia, czy działania i procedury prowadzone na szczeblu krajowym przez NCU są zgodne z zasadami i kryteriami Leonardo da Vinci, jak i uprawnienie do kontrolowania zarówno NCU, jak i poszczególnych projektów w celu sprawdzenia, czy fundusze wspólnotowe zostały wykorzystane zgodnie z przepisami. Zdaniem Komisji obowiązki te zostały w pełni wykonane w sprawie przedstawionej w skardze. DG EAC interweniowała od początku w sprawie polskiej NCU w celu uzyskania wyjaśnień i ułatwienia roli NCU jako mediatora w sporze między EeC Ab Education a POPON. Jak dotąd wyjaśnienia i informacje otrzymane od polskiej NCU wydawały się zadowalające. Jeśli chodzi o możliwość przeprowadzania kontroli audytowych, audyt polskiej NCU nie wykazał żadnych nieprawidłowości. Nieformalna wizyta w POPON nie wykazała żadnych szczególnych problemów. Służby DG EAC rozważają jednak przeprowadzenie formalnego audytu projektu.

1.3 W swoich uwagach skarżący wskazał, że rozumie, iż spór pomiędzy polskim partnerem POPON a EeC Ab Education musi zostać rozstrzygnięty przed właściwym sądem. Skarżący zażądał jednak, aby DG EAC Komisji przeprowadziła audyt polskiego partnera POPON.

1.4 Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o dodatkowe informacje na temat tego, czy służby DG EAC rozpoczęły kontrolę przedmiotowego projektu, jak wspomniano w opinii Komisji.

1.5 W uzupełniającej opinii Komisja wskazała, że w kwietniu 2001 r. służby finansowe DG EAC zgodziły się na rozpoczęcie audytu ad hoc projektu. Celem audytu jest sprawdzenie, czy środki wspólnotowe zostały wykorzystane przez projekt zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oczekuje się, że kontrola zostanie przeprowadzona jesienią 2001 r. Zgodnie z zakresem zadań audyt obejmie weryfikację kosztów kwalifikowalności, w szczególności w odniesieniu do wydatków poniesionych przez partnerów, oraz weryfikację ich zgodności z postanowieniami odpowiednich umów. Prace obejmą audyt polskiego projektu PL/99/10004/I.1.2.b/FPC w siedzibie promotora w Polsce (POPON), a w razie potrzeby również wizytę w siedzibie partnera w Szwecji (EeC Ab Education).

1.6 Na podstawie dochodzeń Rzecznika Praw Obywatelskich wydaje się, że Komisja wykonała swoje obowiązki i przeprowadziła kontrolę w Krajowej Jednostce Koordynacyjnej (NCU) w Warszawie. Komisja działała zatem w granicach swoich uprawnień prawnych i wydaje się, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN