Szanowny Panie,

W dniu 3 sierpnia 2000 r. złożył Pan skargę przeciwko Komisji Europejskiej do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich wraz z profesorami Comella Carnicé i Costa Leja z Centre de Transferència de Tecnologia (CTT) Uniwersytetu w Lérida (Hiszpania). Skarga dotyczyła straty finansowej poniesionej przez Pana w wyniku rzekomego braku należytej staranności ze strony Komisji przy dokonywaniu płatności na rzecz projektu realizowanego przez CTT (projekt LIFE97/ENV/E/260) i finansowanego w ramach programu LIFE WE.

W dniu 30 sierpnia 2000 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Otrzymałem opinię Komisji w dniu 11 grudnia 2000 r., którą przekazałem Panu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag. W dniu 4 października 2000 r. przesłał mi Pan dodatkowe informacje. W dniach 25 stycznia i 12 lutego 2001 r. przesłał mi Pan swoje uwagi. W dniu 14 marca 2001 r. skierowałem pismo do przewodniczącego Komisji Europejskiej w celu uzyskania dalszych informacji. Komisja przesłała swoją drugą opinię w dniu 27 kwietnia 2001 r., którą przekazałem Panu. Otrzymałem Pańskie uwagi dotyczące drugiej opinii Komisji w dniu 3 września 2001 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, w imieniu CTT, zwrócili się o pomoc finansową z programu LIFE WE na opracowanie projektu obejmującego wzrost roślin leczniczych na obszarach wiejskich w pobliżu Pirenejów. Komisja zgodziła się sfinansować maksymalnie 132 479 € całkowitych kosztów projektu [decyzja Komisji z dnia 17 lipca 1997 r. (projekt LIFE 97-ENV/E/000260)].

Pierwsza płatność w wysokości 40% wkładu WE została dokonana w listopadzie 1997 r. Zgodnie z przepisami załącznika 2 (Warunki administracyjne, techniczne i finansowe) do decyzji Komisji, w dniu 25 września 1998 r. skarżący przedłożyli sprawozdanie śródokresowe z wnioskiem o płatność pośrednią odpowiadającą 40 % wkładu Wspólnoty (52 991 €).

Mimo że biuro pomocy technicznej odpowiedzialne za program LIFE w Hiszpanii (Proymasa) poinformowało skarżących, że druga płatność zostanie dokonana pod koniec marca 1999 r., na ten dzień nie dokonano żadnego przeniesienia. Skarżący skontaktowali się z właściwymi służbami Komisji w maju 1999 r. i zostali nieformalnie poinformowani, że płatność została już dokonana. Faksem z dnia 17 maja 1999 r. te same służby poinformowały skarżących, że płatność jest nadal w toku ze względu na „ocenę projektów Life z 1999 r., która rozpoczęła się w styczniu”, chociaż powinna zostać dokonana w ciągu kilku tygodni.

W momencie zakończenia projektu w lipcu 1999 r. nie otrzymano żadnego przelewu na płatność pośrednią. W dniu 1 lipca 1999 r. skarżący zwrócili się pisemnie do dyrektora generalnego DG ENV, p. Currie, a także do dyrektor odpowiedzialnej za program LIFE, p. Adinolfi. Na żadne z tych pism nie otrzymano odpowiedzi.

W dniu 9 lipca 1999 r. właściwe służby Komisji przeprowadziły kontrolę techniczną projektu, która, jak twierdzili skarżący, zakończyła się zadowalająco, jak donosi prasa lokalna.

Ponieważ skarżący nie otrzymali odpowiedzi na swoje wnioski, pismem z dnia 19 października 1999 r. zwrócili się do komisarz ds. środowiska Margot Wallström. Wyjaśnili jej, że po złożeniu ponad rok temu wniosku o płatność pośrednią jedyną odpowiedzią, jaką otrzymali, była obojętność, zniewaga słowna i groźby ze strony Komisji. Odpowiedź członka jej gabinetu z dnia 25 stycznia 2000 r. zapewniła skarżących, że DG ENV wkrótce podejmie niezbędne środki.

CTT przedłożyło ostateczny projekt w dniu 28 października 1999 r. Komisja odpowiedziała pismem z dnia 2 grudnia 1999 r., w którym zażądała szeregu informacji i dokumentów dotyczących realizacji projektu, aby można było sprawdzić zgodność z klauzulami finansowymi i administracyjnymi umowy. W dniu 22 marca 2000 r. skarżący przekazali wymagane informacje.

Wobec braku dalszych informacji ze strony Komisji skarżący złożyli skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 3 sierpnia 2000 r. W swojej skardze podniosły one, że Komisja nie:

1) wywiązywali się z warunków umowy;

2) wpłacił w odpowiednim czasie kwoty odpowiadające płatnościom pośrednim i końcowym

w odniesieniu do projektu;

3) odpowiedzi na wnioski skarżącego o udzielenie informacji;

4) zapewniła odpowiednie zachowanie swoich służb wobec skarżących.

WNIOSEK

Opinia Komisji

Komisja wyjaśniła w swojej opinii, że beneficjent przesłał sprawozdanie okresowe i wniosek o płatność pod koniec września 1998 r. Sprawozdanie wraz z dokumentami potwierdzającymi zostało przeanalizowane przez służby Komisji, które doszły do wniosku, że informacje były niekompletne. Beneficjent został następnie poproszony o przedstawienie brakującego zaświadczenia jako warunku drugiej płatności. Poświadczenie to służby Komisji otrzymały pięć miesięcy później. W międzyczasie zasoby ludzkie odpowiedzialne za zarządzanie programem zostały włączone w ocenę projektów LIFE przedłożonych w 1999 r. Komisja wskazała, że beneficjent był w pełni świadomy tej sytuacji roboczej zarówno za pośrednictwem służb Komisji, jak i pomocy technicznej na rzecz programu LIFE w Hiszpanii (PROYMASA).

W dniu 14 lipca 1999 r. właściwe służby Komisji wraz z grupą pomocy technicznej przeprowadziły kontrolę projektu. W wyniku wizyty monitorującej służby Komisji stwierdziły możliwe ryzyko podwójnego finansowania, w związku z czym zawieszono decyzję w sprawie sprawozdania okresowego.

Beneficjent przedłożył sprawozdanie końcowe w listopadzie 1999 r., jak również wniosek o płatność końcową i pośrednią. W dniu 2 grudnia 1999 r. Komisja zwróciła się o dodatkowe informacje w celu zweryfikowania niektórych aspektów projektu. Żądana dokumentacja została przekazana Komisji w dniu 22 marca 2000 r., czyli cztery miesiące od daty złożenia wniosku.

Komisja przyznała, że w tym przypadku wystąpiły opóźnienia w wyniku procedury oceny programu LIFE z 1999 r., jak również długi czas reakcji beneficjenta na wnioski Komisji. Instytucja wskazała, że jej służby pracują nad usprawnieniem swoich procedur w celu usprawnienia rozpatrywania spraw oraz że należy oczekiwać usprawnień w następstwie proponowanych reform finansowych („Wytyczne dotyczące terminów płatności Komisji”).

Na zakończenie Komisja wskazała, że:

1) Odpowiedzialność za opóźnienie płatności pośrednich i końcowych spoczywała zarówno na Komisji, jak i na beneficjencie.

2) Komisja udzieliła prawidłowej odpowiedzi na wszystkie wnioski przesłane przez skarżących, czy to w formie formalnych pism, czy to w drodze rozmów telefonicznych lub osobistej wymiany informacji.

3) Płatność końcowa za projekt została dokonana w dniu 19 września 2000 r.

Dalsze informacje od skarżącego

4 października 2000 r. skarżący napisali do Rzecznika Praw Obywatelskich, wyjaśniając, że 21 września 2000 r. otrzymali od Komisji kwotę 79 487 € odpowiadającą płatnościom pośrednim i końcowym (60% wkładu WE w projekt). Ponieważ kwota ta nie obejmowała odsetek za zwłokę w spłacie raty pośredniej, skarżący formalnie zażądali zapłaty tych odsetek w dniu 3 października 2000 r.

Uwagi skarżącego

W dniach 25 stycznia i 12 lutego 2001 r. skarżący przesłali swoje uwagi dotyczące opinii Komisji. W pierwszym piśmie skarżący wyrazili sprzeciw wobec uzasadnienia przedstawionego przez instytucję. Zwrócili się do Komisji o (i) zapłacenie odsetek za opóźnienia w płatnościach rat pośrednich i końcowych, ponieważ tylko ich służby miały zostać uznane za odpowiedzialne za opóźnienia; oraz (ii) formalnie przeprosić za nieprawidłowe zachowanie swoich służb, ponieważ instytucja nie była w stanie przedstawić żadnych dowodów, które mogłyby podważyć staranność skarżących.

Skarżący dokładnie wyjaśnili swoje wcześniejsze zarzuty w drugim piśmie, które zawiera szereg materiałów pomocniczych. Wskazały one, że Komisja nigdy formalnie nie sprzeciwiła się ich wnioskowi o płatność pośrednią z dnia 25 września 1998 r. Dowiedzieli się o potrzebie dodatkowych dokumentów dopiero po rozmowie telefonicznej z właściwymi służbami Komisji na początku 1999 r. W dniu 3 lutego 1999 r. skarżący przekazali wnioskowane świadectwo, które, jak podkreślili, zostało już uwzględnione w ich pierwotnym oświadczeniu.

Jeżeli chodzi o obawy Komisji dotyczące ewentualnego podwójnego źródła finansowania w następstwie kontroli projektu, skarżący wyrazili zdziwienie, że właściwe służby nie przedstawiły żadnych dowodów na poparcie tych ustaleń, o których nie zostali poinformowani. Na podstawie tych rozważań stwierdziły one, że jedynie Komisja ponosi odpowiedzialność za opóźnienia w płatnościach.

Skarżący zamieścili w swoich uwagach pismo służb Komisji z dnia 31 stycznia 2001 r., w którym instytucja zgodziła się zapłacić odsetki, ale tylko te związane z płatnością końcową. Ponieważ ta ostatnia płatność została zatwierdzona w dniu 19 czerwca 2000 r., ale została dokonana dopiero w dniu 19 września 2000 r., Komisja uznała, że odsetki powinny być wypłacane wyłącznie z 47-dniowym opóźnieniem (623 €). W piśmie z dnia 12 lutego 2001 r. skarżący zakwestionowali rozumowanie Komisji i twierdzili, że instytucja powinna również zapłacić odsetki odpowiadające 371-dniowemu opóźnieniu odpowiadającemu płatności pośredniej (3,280 €).

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

Zdaniem Rzecznika skarżący zgłosili w swoich uwagach dwa dodatkowe wnioski: zwrot wszystkich odsetek za opóźnienie w płatnościach pośrednich i końcowych; (ii) przeprosiny ze strony Komisji za nieprawidłowe zachowanie jej służb. Ponieważ kwestie te były ściśle związane z zarzutami przedstawionymi w pierwotnej skardze, w dniu 14 marca 2001 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji z prośbą o dodatkowe informacje na temat wniosków skarżących.

Druga opinia Komisji

W swojej drugiej opinii Komisja w pierwszej kolejności uzasadniła opóźnienia w płatności pośredniej z powodu niewłączenia przez skarżącego zaświadczenia do załączonych dokumentów, dużego nakładu pracy związanego z oceną projektów Life z 1999 r. oraz konieczności zweryfikowania potencjalnego podwójnego finansowania projektu.

Komisja podkreśliła, że wniosek o płatność pośrednią przesłany przez skarżących nie zawierał zaświadczenia. Dokument ten został przekazany zaledwie kilka miesięcy później, w dniu 4 marca 1999 r. Podkreśliła, że służby Komisji zwróciły się do beneficjenta zarówno telefonicznie, jak i pocztą elektroniczną o dostarczenie brakującego zaświadczenia. Biuro pomocy technicznej LIFE w Hiszpanii również kilkakrotnie zwracało się o wydanie zaświadczenia telefonicznie.

Komisja wskazała również, że w następstwie kontroli przeprowadzonej przez jej służby w lipcu 1999 r. stwierdzono ewentualne ryzyko podwójnego finansowania beneficjenta. Ryzyko to wynikało z faktu, że projekt został opracowany wspólnie z organizacją publiczną „Centro Tecnológico Forestal de Catalunya”, która była również finansowana ze środków WE (FEOGA). W związku z tym służby Komisji rozpoczęły wewnętrzną weryfikację. Zgodnie z art. 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie ubezpieczeń na życie beneficjentowi nie przekazano żadnych informacji, ponieważ proces ten wymagał pewnego stopnia swobody uznania.

Nie wyciągnięto jeszcze ostatecznych wniosków, ponieważ weryfikacja ta zajmuje dużo czasu. Służby Komisji wskazały również, że mając świadomość czasu potrzebnego na przeprowadzenie tej procedury, postanowiły dokonać płatności pośrednich i końcowych, aby uniknąć trudności dla beneficjenta. Gdy tylko ustalenia z weryfikacji będą gotowe, Komisja powinna być w stanie rozważyć, czy zastosować przepisy przewidziane w art. 11 rozporządzenia (zmniejszenie, odzyskanie lub zawieszenie przez Komisję pomocy finansowej).

Komisja wyjaśniła, że zapłaciła już odsetki za zwłokę w wysokości 623,33 € na podstawie całkowitych wydatków na projekt (w tym wniosku okresowego). W odpowiedzi na wniosek skarżących o odsetki w związku z opóźnieniami w płatności pośredniej Komisja przedstawiła wniosek w sprawie dodatkowej płatności w wysokości 1 144 €. Po odliczeniu już zapłaconych odsetek kwota ta odpowiadałaby 197-dniowemu opóźnieniu od dnia otrzymania przez Komisję wszystkich dokumentów dotyczących sprawozdania okresowego (4 marca 1999 r.) do dnia dokonania płatności (19 września 2000 r.).

Jeśli chodzi o wniosek skarżących o przeprosiny, Komisja nalegała na poprawność swoich działań. Podkreśliła, że podejście jej służb do skarżących było adekwatne, wyjaśniając swoje działania. Ponieważ instytucja uznała, że jej służby dostarczyły pełnych dowodów na sytuację, stwierdziła, że zarzuty skarżących nie były uzasadnione. W tym kontekście Komisja dodała jednak, że niektóre przepisy rozporządzenia Life mogły nie być przestrzegane przez skarżących, a zatem instytucja mogła zostać skłonna do zastosowania art. 11 rozporządzenia (zmniejszenie, odzyskanie lub zawieszenie przez Komisję pomocy finansowej).

Uwagi skarżącego dotyczące drugiej opinii Komisji

Skarżący zakwestionowali argumenty przedstawione przez Komisję i powtórzyli niektóre zarzuty zawarte w skardze.

Podkreśliły one, że zaświadczenie, na które powołuje się Komisja w celu częściowego uzasadnienia opóźnienia, zostało faktycznie włączone do ich pierwotnego wniosku. Załączyli oni kopię pisma od LISU („Logistica Serveis Universitaries”), niezależnej firmy wynajętej przez Uniwersytet w Lleidzie, która potwierdziła to roszczenie. Ponadto wyjaśniły one, że Komisja nigdy formalnie nie powiadomiła ich o potrzebie brakujących świadectw. W styczniu 1999 r. instytucja ograniczyła się do poinformowania LISU telefonicznie o zaistniałej sytuacji. Skarżący przesłali zaświadczenie faksem w dniu 3 lutego 1999 r. i tego samego dnia przesłali je przesyłką ekspresową.

Jeżeli chodzi o ryzyko podwójnego finansowania, skarżący wskazali, że kwestia ta została już podniesiona przez służby Komisji (pismo pana Rouama, kierownika działu DG ENV.B.4 z dnia 2 grudnia 1999 r.). Wyjaśniły one, że wszystkie niezbędne wyjaśnienia oraz wymagane dokumenty zostały już przesłane w odpowiedzi w dniu 22 marca 2000 r.

Skarżący podsumowali, podkreślając, że odsetki zaproponowane przez Komisję nie zostały obliczone na podstawie odpowiednich dat. Wskazały one jednak, że muszą zaakceptować ofertę złożoną przez Komisję ze względu na zbyt długi czas trwania tej procedury.

DECYZJA

1. Zgodność z umową: opóźnienia i odsetki odpowiadające płatności pośredniej

1.1 Skarżący twierdzą, że Komisja nie przestrzegała warunków umowy, ponieważ płatności pośrednie i końcowe na rzecz projektu nie zostały dokonane w odpowiednim czasie. W związku z tym domagają się zapłaty odsetek za to opóźnienie.

1.2 Komisja wyjaśniła, że zapłaciła już odsetki za zwłokę w wysokości 623,33 euro na podstawie całkowitych wydatków na projekt. W odpowiedzi na wniosek skarżących o odsetki od płatności pośredniej Komisja zgodziła się na dokonanie dodatkowej płatności w wysokości 1 144 €. Po zdyskontowaniu już zapłaconych odsetek kwota ta odpowiadałaby 197-dniowemu opóźnieniu.

1.3 Rzecznik zauważa, że skarżący zaakceptowali propozycję Komisji dotyczącą wypłaty dodatkowych odsetek. Rzecznik stwierdza zatem, że Komisja podjęła kroki w celu usatysfakcjonowania skarżących w odniesieniu do tego aspektu sprawy.

2. Wniosek Komisji o formalne przeprosiny

2.1 Skarżący twierdzą, że Komisja nie odpowiedziała na wszystkie ich wnioski o udzielenie informacji (pisma do służb Komisji z dnia 1 lipca 1999 r.) i skarżyli się na zachowanie jej służb. Wskazały one, że służby Komisji zakwestionowały ich staranność, nie przedstawiając żadnych dowodów na poparcie tych twierdzeń. Skarżący zwrócili się zatem do Komisji o formalne przeprosiny.

2.2 Komisja formalnie nie przeprosiła skarżących i nalegała na poprawność swoich działań. Podkreśliła, że stosunek jej służb do skarżących zawsze był adekwatny, ponieważ wyjaśniała swoje działania i przedstawiała pełne dowody sytuacji.

Instytucja przyznała, że wystąpiły opóźnienia w realizacji tego projektu, ale zasugerowała, że skarżący również ponosili pewną odpowiedzialność. Wskazała również na możliwość nieprawidłowego podwójnego finansowania ze strony skarżących, co może prowadzić do zastosowania art. 11 rozporządzenia Life do projektu (zmniejszenie, odzyskanie lub zawieszenie przez Komisję pomocy finansowej).

2.3 Rzecznik zauważa, że nie udzielono odpowiedzi na niektóre z pism skierowanych przez skarżących do Komisji w celu zweryfikowania etapu ich wniosku o płatność pośrednią, a mianowicie na ich pisma z dnia 1 lipca 1999 r. skierowane zarówno do dyrektora generalnego DG ENV, pana Currie, jak i do dyrektor odpowiedzialnej za program LIFE, pani Adinolfi. Komisja nie wspomniała o tym w żadnej ze swoich odpowiedzi i nie przeprosiła za to.

Dobrym postępowaniem administracyjnym jest udzielanie odpowiedzi na pisma obywateli w odpowiednim czasie, jak stwierdzono w pkt 4 Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego Komisji. W tym przypadku Komisja nie udzieliła pisemnej odpowiedzi na pisma ze skargami z dnia 1 lipca 1999 r. skierowane zarówno do dyrektora generalnego DG ENV, pana Currie, jak i do dyrektor odpowiedzialnej za program LIFE, pani Adinolfi. Rzecznik Praw Obywatelskich skieruje zatem do Komisji uwagę krytyczną dotyczącą tego aspektu sprawy.

2.4 Jeśli chodzi o obsługę projektu i informacje przekazywane skarżącym, należy najpierw przypomnieć odpowiednie przepisy prawne.

Podstawę prawną stanowi również decyzja Komisji z dnia 17 lipca 1997 r., która przyznała fundusze LIFE na projekt CTT. Załącznik II do decyzji określa mające zastosowanie warunki administracyjne, techniczne i finansowe. W pkt 3.4 załącznika II opisano procedurę, którą należy stosować w odniesieniu do płatności:

„Płatności zostaną dokonane w terminie 60 dni od daty otrzymania wniosku [ ]. Niemniej jednak Komisja, po uprzednim powiadomieniu beneficjenta, może odroczyć płatność, jeżeli ma zastrzeżenia co do działań związanych z tym wnioskiem o płatność [] W takich przypadkach beneficjent nie będzie uprawniony do żadnych odsetek ani rekompensaty ze strony Komisji].

2.5 Na podstawie dowodów przedstawionych w toku dochodzenia Rzecznik zauważa, że Komisja najwyraźniej nie zastosowała się do wymogów określonych w powyższych przepisach:

i) w odniesieniu do niewłączenia zaświadczenia do wniosku skarżących o płatność pośrednią z dnia 15 września 1998 r., Komisja nie była w stanie przedstawić żadnych dowodów, które mogłyby wykazać, że formalnie zawiadomiła skarżących o swoich zastrzeżeniach;

(ii) w odniesieniu do konieczności zweryfikowania potencjalnego podwójnego finansowania projektu Komisja uznała, że skarżącym nigdy nie dostarczono żadnych informacji, co stanowi naruszenie obowiązków określonych w pkt 3.4 załącznika II do decyzji. Uzasadnił swoje działania tym, że proces ten wymagał pewnego stopnia swobody uznania, jak określono w art. 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie życia (1). Przepis ten ma jednak zastosowanie wyłącznie do kontroli na miejscu, a nie do ogólnych dochodzeń, takich jak potrzeba weryfikacji potencjalnego podwójnego finansowania.

2.6 Nie przestrzegając odpowiednich przepisów, Komisja nie rozpatrzyła sprawy z należytą starannością. W związku z tym przeprosiny byłyby dobrym zachowaniem administracyjnym. Rzecznik Praw Obywatelskich skieruje zatem do Komisji uwagę krytyczną dotyczącą tego aspektu sprawy.

3. Wnioski

Na podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się konieczne sformułowanie następujących uwag krytycznych:

Dobrym postępowaniem administracyjnym jest udzielanie odpowiedzi na pisma obywateli w odpowiednim czasie, jak stwierdzono w pkt 4 Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego Komisji. W tym przypadku Komisja nie udzieliła pisemnej odpowiedzi na pisma ze skargami z dnia 1 lipca 1999 r. skierowane zarówno do dyrektora generalnego DG ENV, pana Currie, jak i do dyrektor odpowiedzialnej za program LIFE, pani Adinolfi.

Na podstawie dowodów przedstawionych podczas dochodzenia Rzecznik zauważa, że Komisja najwyraźniej nie zastosowała się do wymogów określonych w decyzji Komisji z dnia 17 lipca 1997 r. (pkt 3.4 załącznika II do tej decyzji). Nie przestrzegając tych zasad, Komisja nie rozpatrzyła sprawy z należytą starannością. W związku z tym przeprosiny byłyby dobrym zachowaniem administracyjnym.

Biorąc pod uwagę, że te aspekty sprawy dotyczą procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Art. 10 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1404/96 z dnia 15 lipca 1996 r. zmieniającego rozporządzenie (EWG) nr 1973/92 ustanawiające instrument finansowy na rzecz środowiska (Life) [Dz.U. L 181 z 20.07.1996, s. 1]: „Komisja informuje beneficjenta o kontroli na miejscu, chyba że istnieją uzasadnione powody, by podejrzewać nadużycia finansowe lub niewłaściwe wykorzystanie”.