Szanowny Panie K.,
W dniu 22 marca 2000 r. złożył Pan skargę w imieniu IFHOH Europe do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w związku z jej decyzją o zwrocie części dotacji przyznanej na projekt dla osób niedosłyszących i ogłuszonych dorosłych.
W dniu 30 marca 2000 r. przekazałem skargę Komisji, aby mogła ona przedstawić swoje uwagi.
Komisja przesłała swoją opinię na temat Pańskiej skargi w dniu 16 czerwca 2000 r., a ja przekazałem ją Panu w dniu 22 czerwca 2000 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 3 lipca 2000 r. otrzymałem Pańskie uwagi dotyczące opinii Komisji.
W dniu 5 lipca 2000 r. uznałem za stosowne, abym skontrolował akta Komisji. Kontrola ta została przeprowadzona w dniu 14 września 2000 r.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W czerwcu/lipcu 1997 r. skarżący, Międzynarodowa Federacja Osób Niesłyszących, Region Europejski (IFHOH Europe), złożył wniosek o dotację na seminarium i dwa kursy dla osób niesłyszących (projekt 97/E3/II/047). Zgodnie z budżetem przedłożonym przez skarżącego koszty seminarium wyniosły € 14 300, podczas gdy koszty obu kursów miały wynieść € 50 560. Skarżący zwrócił się o dotację w wysokości 45 400 €, tj. 70 % całkowitych przewidywanych wydatków. Zdaniem skarżącego wniosek ten został uwzględniony przez Komisję.
Na początku 1998 r. skarżący otrzymał kwotę 22 700 €, tj. połowę całkowitego subsydium w wysokości 45 400 €. Skarżący poinformował następnie Komisję, że rzeczywiste koszty były niższe niż przewidywano i wyniosły jedynie € 36 323. W związku z tym skarżący oczekiwał od Komisji płatności końcowej w wysokości 2 726 € (tj. 70 % kwoty € 36 323 pomniejszonej o już otrzymaną kwotę € 22 700). Zamiast tego na początku 1999 r. skarżący otrzymał niedatowaną fakturę w języku francuskim, która nie zawierała żadnego odniesienia do projektu. Na fakturze podano "rzeczywisty udział" € 21 078,30 (który stanowił 89,7943 % "rzeczywistych kosztów") i odjęto tę kwotę od kwoty już zapłaconej przez Komisję. Skarżący został poproszony o zwrot salda € 1 621,69.
Po tym, jak skarżący zakwestionował tę fakturę, Komisja wyjaśniła w piśmie z dnia 16 marca 1999 r., że obliczenia były prawidłowe. Według Komisji w momencie podpisywania umowy postanowiono nie uwzględniać wydatków poniesionych przez € 14 300 na organizację seminarium. W rezultacie w odniesieniu do tej pozycji dodano słowa „montant rejeté”, a przedstawiciel skarżącego podpisał wówczas tę stronę umowy.
Skarżący zwrócił następnie odpowiednią kwotę, ale kilkakrotnie pytał (zwłaszcza w piśmie z dnia 15 czerwca 1999 r.), dlaczego zastosowano opis "kursy szkoleniowe i seminarium dla osób niedosłyszących", dlaczego pierwsza rata dotacji została oparta na całkowitych szacunkowych kosztach projektu i dlaczego Komisja podniosła później kwestię dotyczącą seminarium, gdyby seminarium to w ogóle nie było częścią projektu. Skarżący poprosił również o kopię strony wymienionej w piśmie Komisji z dnia 16 marca 1999 r.
W krótkim piśmie z dnia 11 stycznia 2000 r. Komisja potwierdziła swoje stanowisko, wskazując, że do celów obliczenia subsydium zaakceptowała jedynie szacunkowe koszty dwóch kursów € 50 560.
W skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący przedstawił następujące zarzuty:
1) Komisja powinna była dokonać kolejnej płatności w wysokości 2 726 € na rzecz skarżącego, zamiast domagać się zwrotu kwoty 1 621,69 €.
2) Komisja nie przedstawiła wystarczających wyjaśnień, dlaczego zażądała zwrotu kwoty 1 621,69 €.

WNIOSEK

Opinia Komisji W
swojej opinii Komisja stwierdziła, że zgodziła się na przyznanie dotacji w maksymalnej wysokości € 45 400, przy czym koszty projektu oszacowano na € 50 560. Pierwsza rata w wysokości 50 % tej kwoty została wypłacona zgodnie z art. 4 umowy. Umowa, podpisana przez obie strony, obejmowała okres od dnia 16 czerwca 1997 r. do dnia 16 maja 1998 r. Przy określaniu całkowitych kosztów rzeczywistych wzięto pod uwagę jedynie wydatki poniesione w tym okresie. Seminarium zaplanowano na 30-31 maja 1997 r., tj. poza omawianym okresem. W związku z tym koszty seminarium zostały odjęte od kosztów, które należy uwzględnić.
Komisja wskazała ponadto, że preliminarz budżetowy określony w załączniku II do umowy stanowi jego integralną część. Na odpowiedniej stronie wykluczono koszty seminarium, dodając do pozycji słowa „montant rejeté”. Przedstawiciel skarżącego podpisał wówczas tę stronę umowy.
Komisja dostarczyła kopię umowy i wspomniała, że oryginał znajduje się w jej posiadaniu.
Komisja twierdziła, że kilkakrotnie wyjaśniała te fakty skarżącemu.
Uwagi skarżącego W
swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i wskazał, że kopia umowy dostarczona przez Komisję nie dowodzi, że została podpisana przez jego przedstawiciela.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

Z uwagi na fakt, że kopia umowy dostarczona przez Komisję nie zawierała podpisu przedstawiciela skarżącego, Rzecznik przystąpił do wglądu w akta sprawy. Przy tej okazji pracownikom Rzecznika pokazano pierwotną umowę, do której odniosła się Komisja.

DECYZJA

1 Niedokonanie przez Komisję kolejnej płatności na rzecz € 2 726
1.1 Skarżący uważa, że Komisja powinna była dokonać kolejnej płatności na rzecz € 2 726 zamiast domagać się zwrotu kwoty € 1 621,69.
1.2 Komisja twierdzi, że zgodziła się przyznać dotację w maksymalnej wysokości 45 400 €, przy czym koszty projektu oszacowano na 50 560 €. Zdaniem Komisji nie można było uwzględnić kosztów seminarium, ponieważ zostało ono zaplanowane na 30–31 maja 1997 r., podczas gdy zgodnie z umową, która obejmowała okres od dnia 16 czerwca 1997 r. do dnia 16 maja 1998 r., uwzględniono jedynie wydatki poniesione w tym okresie. Wreszcie Komisja twierdzi, że koszty seminarium zostały wyłączone, ponieważ na odpowiedniej stronie umowy dodano słowa "montant rejeté" i ponieważ przedstawiciel skarżącego podpisał tę stronę.
1.3 Kontrola pierwotnego porozumienia między skarżącym a Komisją prowadzi Rzecznika do wniosku, że stanowisko Komisji wydaje się słuszne. Umowa ta została podpisana w dniu 27 listopada 1997 r. przez Christinę Wahrolin w imieniu skarżącego. Wszystkie strony umowy i załączników do niej zostały parafowane i wydaje się, że inicjały te brzmią "CW".
1.4 Zgodnie z art. 3 umowy Komisja zgodziła się przyznać dotację w maksymalnej wysokości 45 400 €, podczas gdy koszty projektu oszacowano na 50 560 €. Kwota dotacji była proporcjonalna do szacunkowych kosztów projektu i miała zostać proporcjonalnie zmniejszona, jeżeli rzeczywiste koszty miałyby być niższe niż szacunkowe koszty. Artykuł 2 umowy stanowi, że przy określaniu kosztów uwzględniane są jedynie wydatki poniesione w okresie, na który umowa została zawarta (od dnia 16 czerwca 1997 r. do dnia 16 maja 1998 r.). Jednakże zgodnie z harmonogramem zawartym w załączniku I do umowy seminarium miało się odbyć w dniach 30–31 maja 1997 r.
1.5 Szacunki budżetowe przedstawiono w załączniku II do umowy, który stanowi jej integralną część (por. art. 3 umowy). Na drugiej stronie niniejszego załącznika obok kwoty € 50 560 za oba kursy dodano słowa „éléments considérés”, a obok kwoty € 14 300 za seminarium – słowa „éléments rejetés”. Odpowiednia strona w kopii umowy skontrolowanej przez Rzecznika Praw Obywatelskich wydawała się kserokopią. Strona ta (podobnie jak wszystkie pozostałe strony umowy i załączników do niej) została parafowana biro. Wydaje się zatem oczywiste, że wyżej wymienione słowa zostały dodane przed parafowaniem strony.
1.6 W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że stanowisko przyjęte przez Komisję wydaje się zgodne z warunkami umowy.
1.7 W związku z powyższym wydaje się, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do pierwszego zarzutu przedstawionego przez skarżącego.
2 Nieprzedstawienie wystarczających wyjaśnień 2.1
Skarżący twierdzi, że Komisja nie przedstawiła wystarczających wyjaśnień, dlaczego zażądała zwrotu kwoty 1 621,69 €.
2.2 Komisja odpowiada, że kilkakrotnie wyjaśniała skarżącemu istotne fakty.
2.3 Rzecznik zauważa, że Komisja rzeczywiście przedstawiła główny powód, dla którego w piśmie z dnia 16 marca 1999 r. zwróciła się do skarżącego o zwrot części subwencji. W piśmie tym wskazano, że po podpisaniu umowy postanowiono pominąć wydatki poniesione przez € 14 300 na organizację seminarium i że w związku z tym w pozycji tej dodano słowa „montant rejeté”. Komisja wyjaśniła ponadto, że przedstawiciel skarżącego podpisał wówczas tę stronę umowy.
2.4 Należy jednak zauważyć, że skarżący przedstawił następnie kilka pytań dotyczących uzasadnienia decyzji Komisji w piśmie z dnia 15 czerwca 1999 r. i zwrócił się w szczególności o dostarczenie kopii strony porozumienia, do której odwoływała się Komisja. Wydaje się, że jedyną pisemną odpowiedzią na to pismo było krótkie pismo wysłane w dniu 11 stycznia 2000 r., w którym Komisja jedynie potwierdziła swoje stanowisko. Żadne z pytań skarżącego zawartych w piśmie z dnia 15 czerwca 1999 r. nie zostało rozpatrzone. Ponadto wydaje się, że skarżący nigdy nie otrzymał kopii strony, o którą prosił w tym piśmie.
2.5 Dobrą praktyką administracyjną jest udzielanie odpowiedzi na otrzymane pisma w rozsądnym terminie i w odpowiedni sposób. Zdaniem Rzecznika standard ten nie został spełniony w przedmiotowej sprawie, biorąc pod uwagę, że Komisja odpowiedziała na pismo skarżącego na piśmie dopiero po upływie sześciu miesięcy od jego wysłania, nie odpowiedziała na zawarte w nim pytania i nie dostarczyła dokumentu, o który wnioskował skarżący.
2.6 W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że sposób, w jaki Komisja potraktowała pismo skarżącego z dnia 15 czerwca 1999 r., stanowi przypadek niewłaściwego administrowania. Rzecznik uważa zatem, że konieczne jest sformułowanie krytycznej uwagi w tym względzie.
3 Wnioski Na
podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy sformułować następującą uwagę krytyczną:

Dobrą praktyką administracyjną jest udzielanie przez administrację odpowiedzi na otrzymane pisma w rozsądnym terminie i w odpowiedni sposób. Zdaniem Rzecznika standard ten nie został spełniony w przedmiotowej sprawie, biorąc pod uwagę, że Komisja odpowiedziała na pismo skarżącego na piśmie dopiero po upływie sześciu miesięcy od jego wysłania, nie odpowiedziała na zawarte w nim pytania i nie dostarczyła dokumentu, o który wnioskował skarżący.

Biorąc pod uwagę, że ten aspekt sprawy dotyczy procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. Rzecznik zamyka zatem sprawę.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem
Jacob SÖDERMAN