Kontekst skargi

1. W lipcu 2019 r. skarżący, dziennikarz, zwrócił się do Komisji o publiczny dostęp ^[1] do zaproszeń i innych dokumentów związanych z wydarzeniem korporacyjnym zorganizowanym przez przedsiębiorstwo wielonarodowe w kwietniu 2019 r. W wydarzeniu tym uczestniczyli liczni pracownicy Komisji oraz były kierownik działu Komisji.

2. W sierpniu 2019 r. Komisja udzieliła skarżącemu odpowiedzi, udzielając pełnego dostępu do trzech dokumentów i częściowego dostępu do 18 dokumentów, utajniając wszystkie dane osobowe.

3. Skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu swojej decyzji poprzez złożenie tzw. „wniosku potwierdzającego”. Skarżący oświadczył, że jest zainteresowany rolą byłego kierownika działu Komisji podczas tego wydarzenia. Skarżący stwierdził, że były kierownik działu objął stanowisko w firmie organizującej przedmiotowe wydarzenie i że bada potencjalny konflikt interesów tej osoby. Osoba ta pracowała nad kwestiami mającymi bezpośrednie znaczenie dla przedsiębiorstwa wielonarodowego, gdy była urzędnikiem służby cywilnej UE. Skarżący chciał zbadać, czy osoba ta naruszyła obowiązki byłego urzędnika służby cywilnej UE, kontaktując się z byłymi bliskimi współpracownikami Komisji.

4. We wrześniu 2019 r. Komisja potwierdziła swoją pierwotną decyzję, opierając się w szczególności na potrzebie ochrony prywatności i integralności osoby fizycznej.^[2] Komisja uznała, że skarżący nie wykazał potrzeby przekazania mu przedmiotowych danych osobowych. Komisja uznała ponadto, że istnieje rzeczywiste i niehipotetyczne ryzyko, że publiczne ujawnienie danych osobowych zaszkodziłoby prywatności zainteresowanych osób, które mogłyby stać się przedmiotem „niezamówionych kontaktów zewnętrznych”.

5. Skarżący, niezadowolony z odpowiedzi Komisji, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik Praw Obywatelskich zapytał Komisję o odmowę ujawnienia nazwiska byłego kierownika działu zawartego w dokumentach. Zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał niezredagowane wersje żądanych dokumentów.

Propozycja Rzecznika Praw Obywatelskich dotycząca rozwiązania

6. Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że warunki umożliwiające przekazanie danych osobowych przez administratora (Komisję) odbiorcy (skarżącemu) zostały spełnione.^[3] W szczególności skarżący wykazał potrzebę przekazania danych osobowych w konkretnym celu leżącym w interesie publicznym, a mianowicie w celu oceny, czy istnieje ewentualny konflikt interesów i czy Komisja przestrzegała własnych zasad etyki. Rzecznik uznał również, że ewentualny interes byłego kierownika działu w usunięciu jego nazwiska z dokumentów nie może zostać uznany za „uzasadniony interes”. Wynikało to z faktu, że użycie nazwy w kontekście jednego dokumentu dotyczyło bezpośrednio kwestii, czy były kierownik działu i Komisja rzeczywiście przestrzegali ograniczeń w kontaktach między nimi.

7. Rzecznik zaproponował zatem, aby Komisja dostarczyła skarżącemu kopię żądanych dokumentów bez utajniania nazwiska byłego kierownika działu ^[4].

8. Komisja odrzuciła propozycję Rzecznika dotyczącą rozwiązania, powtarzając, że potrzeba przedstawiona przez skarżącego ma charakter ogólny, i argumentując, że wyłącznie ona jest odpowiedzialna za kontrolę działalności (byłych) pracowników Komisji. Komisja uznała również, że interesy byłego kierownika działu są uzasadnione i mogą zostać naruszone poprzez ujawnienie jego danych osobowych ^[5].

Zalecenie Rzecznika Praw Obywatelskich

9. Rzecznik zauważył, że dany kierownik działu zajmował wcześniej stanowisko kierownicze w Komisji i w związku z tym miał pewien stopień stażu pracy w służbie cywilnej UE. W związku z tym, biorąc pod uwagę, że osoba ta objęła następnie funkcję publiczną w spółce prowadzącej działalność w tym samym obszarze obowiązków, w którym pracowała w Komisji, Rzecznik Praw Obywatelskich uznał, że osoba ta musi zaakceptować pewien zakres kontroli publicznej.

10. Rzecznik uznał również, że skarżący przedstawił wystarczające powody przekazania danych osobowych byłego kierownika działu. Rzecznik uznał również, że nie istnieją bardziej odpowiednie lub mniej inwazyjne środki służące osiągnięciu celu przedstawionego przez skarżącego.

11. Rzecznik uznał zatem, że uporczywa odmowa udzielenia przez Komisję publicznego dostępu do żądanych dokumentów bez utajnienia nazwiska byłego kierownika działu stanowiła niewłaściwe administrowanie. W związku z tym wydała następujące zalecenie:^[6]

Komisja powinna dostarczyć skarżącemu kopię żądanych dokumentów bez utajniania nazwiska byłego kierownika działu Komisji [7].

12. Komisja odrzuciła zalecenie Rzecznika i podtrzymała swoje stanowisko, zgodnie z którym nie może udzielić dostępu do nazwiska zainteresowanej osoby ^[8].

13. Komisja powtórzyła, że przedstawione przez skarżącego dowody wskazujące na konieczność przekazania danych były niewystarczające do spełnienia rygorystycznego kryterium prawnego przewidzianego w przepisach o ochronie danych ^[9]. Skarżący nie wykazał, w jaki sposób przekazanie było konieczne do zapewnienia odpowiedniej kontroli publicznej domniemanego konfliktu interesów, a w szczególności w jaki sposób przegląd ten zaradziłby domniemanym niedociągnięciom istniejącego mechanizmu kontroli Komisji w tej konkretnej sytuacji.

14. Komisja argumentowała, że ujawniając dane osobowe, były kierownik działu mógłby narazić się na poważne naruszenie reputacji, ponieważ kontrola mediów wyciągnęłaby wnioski wyłącznie z odpowiednich dokumentów, a nie na podstawie ogólnego obrazu. Komisja uznała również, że zainteresowana osoba nie jest osobą publiczną w rozumieniu obowiązującego orzecznictwa ^[10].

15. W swoich uwagach do odpowiedzi Komisji skarżący podkreślił, że jako dziennikarz pełni szczególną funkcję strażniczą polegającą na zapewnieniu publicznej kontroli kwestii takich jak konflikty interesów. Złożył wniosek jako strażnik publiczny, korzystając zarówno z prawa dostępu do dokumentów, jak i z prawa do wolności wypowiedzi i informacji. Odmawiając dostępu do tych informacji, Komisja „tworzy przeszkody w korzystaniu z wolności wypowiedzi i informacji”.

16. Skarżący podkreślił również, że uważa byłego kierownika działu Komisji za znaną osobę w konkretnym obszarze wiedzy fachowej w dziedzinie polityki, która miała kilka wystąpień publicznych jako prelegent na wydarzeniach branżowych. Wyeksponowanie tej osoby w konkretnym obszarze specjalizacji było powodem, dla którego została ona zatrudniona przez prywatną spółkę. Zdaniem skarżącego to właśnie rola publiczna tej osoby zasługiwała na kontrolę.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich po wydaniu zalecenia

17. Rzecznik podtrzymuje swoje stanowisko, że odmowa ujawnienia przez Komisję nazwiska byłego kierownika wydziału w spornych dokumentach stanowiła niewłaściwe administrowanie.

18. Kiedy pracownicy opuszczają służbę cywilną UE, aby objąć stanowiska w sektorze prywatnym, co prowadzi do tzw. efektu „drzwi obrotowych”, często pojawiają się obawy dotyczące niewłaściwego wykorzystania dawnej roli służby publicznej. Jest to wyzwanie dla wielu administracji publicznych. Chociaż takie posunięcia można postrzegać jako normalną część życia zawodowego, mogą one prowadzić do sytuacji potencjalnego konfliktu interesów. Kontrola publiczna w tej dziedzinie jest nie tylko rozsądna, ale także konieczna w demokratycznym społeczeństwie. Umożliwienie właściwej kontroli publicznej zwiększa zaufanie obywateli do administracji publicznej i jej legitymację ^[11].

19. W tym przypadku skarżący przedstawił konkretne dowody na to, że wydarzenie było organizowane przez nowego pracodawcę byłego kierownika działu, a uczestniczył w nim były kierownik działu i obecni urzędnicy Komisji, z którymi pracował na poprzednim stanowisku. Sytuacja ta doprowadziła do powstania co najmniej postrzeganego konfliktu interesów i podważyła skuteczne egzekwowanie przepisów, którym podlegają urzędnicy służby cywilnej UE.

20. Celem przekazania żądanych danych było zatem umożliwienie skarżącemu i innym obywatelom UE sprawdzenia, czy przestrzegano przepisów ustanowionych w celu uniknięcia konfliktu interesów. Ostatecznie ta kontrola publiczna może pomóc w zapewnieniu zaufania publicznego do administracji UE, albo poprzez potwierdzenie, że nie ma dowodów na konflikt interesów, albo poprzez ułatwienie zaangażowania publicznego w administracji publicznej, aby pomóc pociągnąć ją do odpowiedzialności.

21. Rzecznik uważa również, że ujawnienie spornych danych osobowych mogło leżeć w interesie byłego kierownika działu:  mogło to pomóc rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące uczciwości danej osoby.

22. Gdyby ujawnienie informacji wykazało, że wątpliwości te były uzasadnione, interes byłego kierownika działu w nieujawnianiu informacji byłby prawdopodobnie nieuzasadniony.

23. Jeżeli chodzi o obawy Komisji, że ujawnienie danych osobowych nie zapewniłoby opinii publicznej pełnego obrazu sytuacji, mogła ona zdecydować się na dostarczenie skarżącemu wszelkich dodatkowych informacji, które uzna za istotne dla ułatwienia mu wyciągnięcia prawidłowych wniosków.

24. Rzecznik wielokrotnie zwracał uwagę na trudności związane z egzekwowaniem warunków związanych z efektem „drzwi obrotowych” urzędników. Zapewnienie najwyższego poziomu przejrzystości ma zasadnicze znaczenie dla identyfikowania i rozwiązywania problemów. Brak pełnego publicznego ujawnienia informacji przez Komisję w tym przypadku nie pomoże w zakresie zaufania publicznego do zarządzania przez Komisję sytuacjami związanymi z efektem „drzwi obrotowych”.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

Odmowa Komisji Europejskiej dostarczenia skarżącemu kopii żądanych dokumentów bez utajnienia nazwiska byłego kierownika działu Komisji stanowiła niewłaściwe administrowanie.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 11 grudnia 2020 r.

[1] Zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Zgodnie z art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001.

[3] Zgodnie z art. 9 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Dalsze informacje na temat skargi oraz pełny tekst propozycji rozwiązania przedstawionej przez Rzecznika Praw Obywatelskich są dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/129972

[5] Pełny tekst odpowiedzi Komisji na wniosek dotyczący rozwiązania jest dostępny pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/135762

[6] Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[7] Dalsze informacje na temat skargi oraz pełny tekst zaleceń Rzecznika Praw Obywatelskich są dostępne pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/129973

[8] Pełny tekst odpowiedzi Komisji na to zalecenie jest dostępny pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/135763

[9] Artykuł 9 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2018/1725

[10] Wyrok Sądu z dnia 15 lipca 2015 r. w sprawie T-115/13, Dennekamp przeciwko Parlamentowi, pkt 119-121. http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=regulation+1049%252F2001&docid=165829&pageIndex=0&doclang=EN&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=336586#ctx1

[11] Zob. również decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w dochodzeniu strategicznym OI/3/2017/NF w sprawie sposobu, w jaki Komisja Europejska zarządza efektem „drzwi obrotowych” w odniesieniu do swoich pracowników, dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.