Okoliczności powstania skargi

1. Skarżący, zamieszkały w Zjednoczonym Królestwie, uczestniczył w konkursie otwartym EPSO/AD/207/11 dla administratorów w dziedzinie audytu. Wniosek został zatwierdzony w dniu 13 kwietnia 2011 r. Kolejnym krokiem w tym konkursie było zarezerwowanie terminu i miejsca testu komputerowego ("CBT"). Na wstępie warto zauważyć, że Zjednoczone Królestwo znajduje się w strefie średniego czasu Greenwich (GMT), podczas gdy Bruksela, w której znajduje się siedziba EPSO, znajduje się w strefie czasu środkowoeuropejskiego (CET). CET jest godzinę przed GMT.

2. Skarżący otrzymał za pośrednictwem swojego konta EPSO następujący kanał informacyjny: „Test CBT można zarezerwować od 20.04.2011 r. do 26.04.2011 r., godz. 12.00. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat tych testów komputerowych, przeczytaj uważnie załączony komunikat. ... W przypadku niedotrzymania terminu zgłoszenie zostanie uznane za wycofane, a udział w tym konkursie/wyborze zakończy się. Podczas konkursu lub procedury naboru kandydat jest zobowiązany do sprawdzania informacji istotnych dla zgłoszenia na swoim koncie EPSO co najmniej dwa razy w tygodniu.”

3. W dniu 26 kwietnia 2011 r. o godz. 11.25 czasu GMT skarżący zalogował się na swoje konto i próbował dokonać rezerwacji CBT. W notatce na jego koncie EPSO poinformowano go, że nie jest to już możliwe.

4. Tego samego dnia skarżący zwrócił się pisemnie do EPSO z wnioskiem o zezwolenie na rezerwację CBT. Wyjaśnił, że okres rezerwacji zbiega się z przerwą wielkanocną w biurze, w którym pracował, oraz że biuro było zamknięte w dniach 21–26 kwietnia 2011 r. Skarżący podkreślił, że informacje, które otrzymał na temat okresu rezerwacji, nie określały strefy czasowej. Jego zdaniem kandydaci ze strefy GMT byli zatem traktowani nierówno. Na koniec wskazał, że przypomnienie zostało wysłane do kandydatów biorących udział we wszystkich innych konkursach organizowanych przez EPSO, ale nie do kandydatów biorących udział w konkursie EPSO/AD/207/11.

5. EPSO udzieliło odpowiedzi w dniu 3 maja 2011 r. Podkreślił on, że wkrótce po zatwierdzeniu powiadomienia na ekranie powiadomiono skarżącego o tym, że link, który umożliwiłby mu dokonanie rezerwacji CBT, zostanie dodany do jego konta w ciągu 48 godzin i że powinien on szybko zareagować na ten link, ponieważ okres rezerwacji był ograniczony w czasie. Historia logowania wykazała, że skarżący przeczytał pismo informujące go o okresie rezerwacji dopiero w dniu 26 kwietnia 2011 r. o godz. 12.28 czasu środkowoeuropejskiego, czyli po zakończeniu okresu rezerwacji. Przed tą datą uzyskał dostęp do swojego konta dopiero w dniu 14 kwietnia 2011 r., mimo że przewodnik EPSO po konkursach [1] nakazuje kandydatom sprawdzanie ich kont co najmniej dwa razy w tygodniu. EPSO wskazało ponadto, że w piśmie informującym skarżącego o okresie rezerwacji wskazano, że termin rezerwacji upływa o godz. 12.00 czasu środkowoeuropejskiego. W związku z tym EPSO odrzuciło wniosek skarżącego o zezwolenie mu na zarezerwowanie CBT.

6. W dniu 18 maja 2011 r. skarżący zwrócił się do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

7. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następującego zarzutu i roszczenia:

Zarzut:

EPSO niesłusznie wykluczyło skarżącego z konkursu EPSO/AD/207/11. Na poparcie swojego zarzutu skarżący podniósł, że: (i) CBT musiał zostać zarezerwowany podczas przerwy wielkanocnej (21-25 kwietnia), a okres na to był bardzo krótki; (ii) nie wysłano mu przypomnienia oraz (iii) EPSO nie sprecyzowało, że obowiązującą strefą czasową w odniesieniu do terminu rezerwacji jest CET [2].

Roszczenie:

EPSO powinno określić, która strefa czasowa ma zastosowanie w terminie rezerwacji CBT, i umożliwić skarżącemu zarezerwowanie CBT.

W przedmiocie dochodzenia

8. W dniu 28 czerwca 2011 r. Rzecznik wszczął dochodzenie i zwrócił się do EPSO o wydanie opinii w sprawie skargi. Rzecznik zapytał również EPSO, czy może przedstawić dowody na to, że w piśmie informującym skarżącego o okresie rezerwacji jako obowiązującą strefę czasową wskazano czas środkowoeuropejski.

9. W dniu 14 września 2011 r. EPSO przedstawiło swoją opinię, która została przekazana skarżącemu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag.

10. Skarżący nie przedstawił żadnych uwag w odpowiednim terminie.

11. W dniu 14 grudnia 2011 r. służby Rzecznika bezskutecznie próbowały skontaktować się ze skarżącym. Zostawili wiadomość na jego automatycznej sekretarce, pytając, czy nadal zamierza przedstawić uwagi i kontynuować swoją sprawę. Skarżący nie zareagował jednak na ten komunikat.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Domniemane nieprawidłowe wykluczenie skarżącego z odpowiedniej konkurencji i powiązane twierdzenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

12. Skarżący twierdził, że EPSO niesłusznie wykluczyło go z konkursu. Na poparcie swojego zarzutu argumentował, że (i) CBT miał zostać zarezerwowany podczas przerwy wielkanocnej (21–25 kwietnia), a okres na to był bardzo krótki; (ii) nie wysłano mu przypomnienia oraz (iii) EPSO nie sprecyzowało, że strefą czasową mającą zastosowanie do rezerwacji jest CET. Stwierdził, że EPSO powinno określić, która strefa czasowa ma zastosowanie do terminu rezerwacji CBT, i umożliwić mu zarezerwowanie CBT.

13. W swojej opinii EPSO podkreśliło, że w następstwie dochodzenia z własnej inicjatywy OI/9/2010/RT Rzecznik zmienił swoje podejście do konkursów i wprowadził „nową procedurę”. Gdy tylko kandydaci zatwierdzą zgłoszenie, EPSO wysyła do nich wiadomość e-mail z informacją o okresie rezerwacji. Kandydat, który waliduje bardzo wcześnie, może być zatem jednym z pierwszych, którzy zarezerwują datę testu. W związku z tym terminy różnią się w zależności od daty zatwierdzenia. Podczas gdy niektórzy kandydaci mogą już siedzieć ich CBT, inni kandydaci mogą nadal być na etapie rejestracji. W każdym razie każdy kandydat ma dokładnie tyle samo czasu na zarezerwowanie testu. EPSO dodało, że usprawniło komunikację z kandydatami, zlecając wykonawcy odpowiedzialnemu za testy wysyłanie pism przypominających 24 godziny przed terminem rezerwacji. EPSO stwierdziło, że w dniu 13 kwietnia 2011 r. na jego koncie opublikowano pismo informujące skarżącego o zatwierdzeniu jego zgłoszenia i zapraszające go do zarezerwowania terminu CBT między 20 kwietnia a 26 kwietnia 2011 r. (godz. 12.00 czasu środkowoeuropejskiego). W piśmie tym wskazano odpowiednią strefę czasową.

14. Stwierdził ponadto, że chociaż skarżący zalogował się na swoje konto w dniu 14 kwietnia o godz. 12.22, przeczytał pismo z dnia 13 kwietnia 2011 r. dopiero w dniu 26 kwietnia o godz. 12.28 czasu środkowoeuropejskiego, czyli po upływie terminu na dokonanie rezerwacji CBT. EPSO stwierdziło, że testy można rezerwować 24 godziny na dobę z dowolnego połączenia internetowego. W związku z tym fakt, że okres rezerwacji przypadał w okresie świąt wielkanocnych, nie miał wpływu na dostępność systemu rezerwacji. EPSO podkreśliło, że w przewodniku po konkursach wyraźnie stwierdza się, że to kandydaci są odpowiedzialni za sprawdzanie swojego konta EPSO co najmniej dwa razy w tygodniu. Ponadto powtórzyła, że na adres e-mail podany przez kandydata w zgłoszeniu wysłano przypomnienie. Wiadomość ta poinformowała go, że nie zarezerwował jeszcze testu. Wobec braku problemów z łącznością EPSO podtrzymało swoją decyzję o nieprzedłużaniu terminu rezerwacji. EPSO podkreśliło, że przestrzegało wszystkich procedur i w odpowiednim czasie poinformowało każdego kandydata o procedurze rezerwacji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. W odniesieniu do pierwszego argumentu skarżącego, zgodnie z którym okres rezerwacji CBT był zbyt krótki i zbiegł się z wakacjami wielkanocnymi w jego biurze, Rzecznik zauważa, że EPSO wyjaśniło, iż kandydaci są informowani o okresie rezerwacji CBT, gdy tylko zatwierdzą swoje zgłoszenie. EPSO dodało, że chociaż obowiązywały różne okresy rezerwacji, każdy kandydat dysponował, w zależności od daty zatwierdzenia, taką samą liczbą dni na dokonanie rezerwacji CBT. Mając na uwadze, że konkursy powinny być również rozpatrywane szybko, Rzecznik uważa, że okres, który był dostępny skarżącemu w celu zarezerwowania jego CBT, nie był jako taki nieracjonalny. Zauważa on również, że skarżący znajdował się w tej samej sytuacji co inni kandydaci w tym zakresie. Biorąc pod uwagę, że okres księgowania ustala się na podstawie daty zatwierdzenia, fakt, że okres ten zbiegł się w tym przypadku z okresem wielkanocnym, był konsekwencją wyboru przez skarżącego daty zatwierdzenia jego wniosku. Chociaż skarżący twierdził, że jego biuro było zamknięte w okresie świąt wielkanocnych, nic nie wskazuje na to, że nie miał on dostępu do Internetu, a tym samym do swojego konta EPSO, z miejsca znajdującego się poza jego biurem.

16. W odpowiedzi na drugi argument skarżącego, zgodnie z którym EPSO nie wysłało mu przypomnienia, EPSO podkreśliło, że wysłało przypomnienie pocztą elektroniczną na adres e-mail podany przez skarżącego w formularzu zgłoszeniowym. Skarżący nie zakwestionował tego stwierdzenia.

17. W odniesieniu do trzeciego argumentu skarżącego, zgodnie z którym EPSO nie sprecyzowało, że obowiązującą strefą czasową jest CET, Rzecznik zauważa, że kanał informacyjny, który skarżący otrzymał, rzeczywiście nie zawierał informacji o obowiązującej strefie czasowej dla okresu rezerwacji. Z informacji udostępnionych Rzecznikowi wynika jednak, że w dniu 13 kwietnia 2011 r., tj. w dniu zatwierdzenia zgłoszenia przez skarżącego, EPSO udostępniło na jego koncie EPSO pismo, w którym stwierdzono, że skarżący został poproszony o dokonanie rezerwacji CBT w okresie od dnia 20 kwietnia do dnia 26 kwietnia 2011 r. (godz. 12.00 czasu środkowoeuropejskiego). Rzecznik zauważa, że w piśmie tym wyraźnie wskazano obowiązującą strefę czasową. Nie ulega zatem wątpliwości, że EPSO dostarczyło istotnych informacji na koncie EPSO skarżącego.

18. Zdaniem Rzecznika nie jest nieracjonalne, aby EPSO oczekiwało, że kandydat podejmie niezbędne kroki w celu sprawdzenia informacji dostarczonych przez niego w związku z procedurą rezerwacji, zwłaszcza że kandydaci są wyraźnie ostrzegani o tym, że niedokonanie rezerwacji terminu CBT skutkowałoby uznaniem zgłoszenia za wycofane.

19. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że skarżący nie wykazał, iż EPSO dopuściło się niewłaściwego administrowania w odniesieniu do jego zarzutu.

20. W przypadkach, w których nie stwierdzono niewłaściwego administrowania, Rzecznik Praw Obywatelskich może jednak nadal identyfikować możliwości podniesienia ogólnej jakości postępowania administracyjnego w instytucjach, organach, urzędach i agencjach UE.

21. W tym kontekście Rzecznik przypomina, że pierwsze zdanie wiadomości, które otrzymał skarżący, brzmiało następująco: „Test CBT można zarezerwować od 20.04.2011 r. do 26.04.2011 r., godz. 12.00. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat tych testów komputerowych, przeczytaj uważnie załączony komunikat". W świetle tego sformułowania nie można całkowicie wykluczyć, że skarżący mógł błędnie zrozumieć odpowiedni komunikat jako oznaczający, że „załączony komunikat” zawierał informacje o samym CBT, a nie o okresie, w którym musiał zarezerwować swój CBT. W związku z tym lepiej byłoby wyjaśnić, że komunikat ten zawierał również informacje na temat okresu rezerwacji. Alternatywnie fakt, że czasy wskazane w kanale informacyjnym opierały się na czasie środkowoeuropejskim, można było z pożytkiem wspomnieć w samym tym kanale informacyjnym. Rzecznik Praw Obywatelskich zwróci zatem jeszcze jedną uwagę w tym względzie.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

W tej sprawie nie stwierdzono niewłaściwego administrowania.

Skarżący i EPSO zostaną poinformowani o tej decyzji.

Dalsza uwaga

W celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień przydatne byłoby, aby EPSO dokonało przeglądu sposobu, w jaki informuje kandydatów o okresie, w którym muszą zarezerwować termin egzaminu komputerowego.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 30 maja 2012 r.

[1] Punkt 3.1 przewodnika EPSO po konkursach otwartych (Dz.U. 2010, C 184 A, s. 1) ma następujące brzmienie: „Właściwe jest sprawdzanie konta EPSO w regularnych odstępach czasu – co najmniej dwa razy w tygodniu – w celu śledzenia postępów w konkursie i sprawdzania informacji istotnych dla zgłoszenia”.

[2] Warto zauważyć, że chociaż skarżący wspomniał w piśmie z dnia 26 kwietnia 2011 r. skierowanym do EPSO, że jego biuro było zamknięte w dniach 21–26 kwietnia 2011 r., w swojej skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich stwierdził, że przerwa wielkanocna w jego miejscu pracy trwała od 21 do 25 kwietnia 2011 r.