Kontekst skargi

1. W dniu 26 października 2017 r. skarżący, działając w imieniu międzynarodowej sieci organizacji pozarządowych, zwrócił się do Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) o udzielenie mu publicznego dostępu do „deklaracji interesów kierownictwa operacyjnego EFSA”.

2. W dniu 20 listopada 2017 r. EFSA udzieliła publicznego dostępu do deklaracji o braku konfliktu interesów dyrektora wykonawczego EFSA i czterech kierowników departamentów, które zostały już opublikowane na stronie internetowej EFSA.

3. W dniu 21 listopada 2017 r. skarżący odpowiedział na decyzję EFSA, wyjaśniając, że wniosek dotyczył deklaracji o braku konfliktu interesów wszystkich pracowników szczebla zarządzania operacyjnego EFSA, co oznacza, że wniosek dotyczył również deklaracji o braku konfliktu interesów, które nie zostały opublikowane na stronie internetowej EFSA.

4. Po zarejestrowaniu wyjaśnień skarżącego jako nowego wniosku o publiczny dostęp do dokumentów EFSA odmówił dostępu do pozostałych deklaracji interesów w dniu 15 grudnia 2017 r. EFSA uzasadnił swoją decyzję tym, że dokumenty zawierały dane osobowe zainteresowanych osób i że w związku z tym zastosowanie mają przepisy UE dotyczące ochrony danych osobowych.[1] Urząd zauważył, że dokumenty zawierające dane osobowe mogą zostać ujawnione tylko wtedy, gdy stwierdzono uzasadnioną konieczność ich ujawnienia.[2] W tym kontekście EFSA zwrócił się do skarżącego o opisanie EFSA konieczności ujawnienia danych osobowych.

5. W dniu 23 stycznia 2018 r. skarżący wyjaśnił EFSA swoją opinię na temat uzasadnionej konieczności ujawnienia dokumentów zawierających dane osobowe.

6. Po przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi EFSA odmówiła publicznego dostępu do deklaracji interesów w dniu 9 marca 2018 r.

7. W dniu 16 marca 2018 r. skarżący złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie decyzji odmownej, tzw. „ponowny wniosek”[3].

8. W dniu 11 kwietnia 2018 r. EFSA potwierdził swoją pierwotną decyzję o odmowie dostępu.

9. Niezadowolony z tego wyniku skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 9 maja 2018 r.

10. Rzecznik wszczęła dochodzenie w sprawie odmowy udzielenia przez EFSA publicznego dostępu do deklaracji o braku konfliktu interesów pracowników średniego szczebla kierowniczego i przedstawiła EFSA propozycję rozwiązania [4]. Zwróciła się również do EFSA o udzielenie odpowiedzi na obawy dotyczące ogólnego sposobu rozpatrywania wniosków o udzielenie dostępu.

11. Rzecznik zauważył, że EFSA początkowo argumentował, że opublikował na swojej stronie internetowej wszystkie oświadczenia, których podanie do wiadomości publicznej jest obowiązkowe zgodnie z ramami prawnymi leżącymi u podstaw prac EFSA.[5] Według EFSA zasadami mającymi zastosowanie do pracowników EFSA niebędących pracownikami naukowymi są regulamin pracowniczy UE [6], który nie wymaga ujawniania deklaracji interesów. Zdaniem EFSA skarżący nie przedstawił żadnego ważnego argumentu wskazującego na konieczność przekazania mu danych osobowych, jak wymaga tego rozporządzenie 1049/2001 w celu zapewnienia zgodności z unijnymi przepisami o ochronie danych.

12. W toku dochodzenia EFSA poinformował jednak Rzecznika Praw Obywatelskich, że zmienił swoją politykę dotyczącą publikowania deklaracji o braku konfliktu interesów pracowników, przyjmując nową decyzję w sprawie zarządzania konkurencyjnymi interesami [7]. Od lipca 2018 r. EFSA publikuje deklaracje o braku konfliktu interesów wszystkich członków operacyjnego zespołu zarządzającego EFSA. Dotyczy to nie tylko dyrektora wykonawczego EFSA, ale także kierowników departamentów i kierowników działów [8].

13. W swojej propozycji rozwiązania Rzecznik z zadowoleniem przyjęła tę zmianę i zauważyła, że publikując deklaracje o braku konfliktu interesów szefów departamentów i kierowników działów, EFSA poczyniła ważny krok w kierunku zwiększenia przejrzystości.

Propozycja Rzecznika Praw Obywatelskich dotycząca rozwiązania

14. W oparciu o swoje dochodzenie i w celu znalezienia rozwiązania skargi Rzecznik przedstawiła EFSA propozycję rozwiązania.

15. Rzecznik zauważył, że skarżący w swoim wniosku o publiczny dostęp do deklaracji o braku konfliktu interesów członków zespołu zarządzania operacyjnego EFSA rozumiał, że w skład zespołu zarządzania operacyjnego wchodzą główny naukowiec, starszy koordynator naukowy, starszy doradca polityczny, kierownik zespołu i urzędnik ds. zaangażowania zainteresowanych stron.

16. W tym względzie Rzecznik uznał, że główny naukowiec EFSA, starszy koordynator naukowy i starszy doradca polityczny odgrywają wpływową rolę w ustalaniu polityki EFSA, ponieważ pełnią rolę doradców i zapewniają bezpośrednie wsparcie dyrektorowi wykonawczemu.

17. W związku z tym Rzecznik zaproponował, aby EFSA publikowała również deklaracje interesów tych osób, podobnie jak deklaracje kierowników departamentów i kierowników działów.

18. Jeżeli chodzi o rozpatrywanie przez EFSA wniosków o dostęp do dokumentów, skarżący argumentował, że fakt, iż ponowny wniosek musi zostać wysłany do tej samej osoby w EFSA, co pierwotny wniosek, sprawia, że procedura przeglądu staje się bezskuteczna.

19. W toku dochodzenia Rzecznik ustalił, że wnioski wstępne i potwierdzające w EFSA są rozpatrywane przez różnych pracowników. Ponadto EFSA zmieniła swoją standardową procedurę działania [9], tak że ponowne wnioski muszą być przesyłane bezpośrednio do dyrektora wykonawczego EFSA. Ta zmiana proceduralna ma odzwierciedlać znaczenie nadane przez EFSA procesowi decyzyjnemu związanemu z rozpatrywaniem wniosków potwierdzających.

20. Ponieważ wyjaśnienia te zostały ustalone w trakcie dochodzenia i nie zostały przekazane skarżącemu, Rzecznik zasugerował jednak, aby EFSA przekazała te informacje skarżącemu.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich po przedstawieniu propozycji rozwiązania

21. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności zaakceptował propozycję Rzecznika dotyczącą rozwiązania. EFSA opublikował na swojej stronie internetowej deklaracje o braku konfliktu interesów głównego naukowca i starszego doradcy politycznego EFSA. EFSA poinformował Rzecznika, że w EFSA nie pełni już funkcji starszego koordynatora ds. nauki. W związku z tym nie opublikowano żadnego oświadczenia o braku konfliktu interesów dotyczącego tego stanowiska.

22. Ponadto EFSA wdrożyła sugestię Rzecznika, aby przekazać skarżącemu więcej informacji na temat systemu stosowanego przez nią do rozpatrywania wniosków wstępnych i ponownych na podstawie rozporządzenia 1049/2001. EFSA wystosowała pismo do skarżącego, w którym wyjaśniła nowe procedury EFSA dotyczące przetwarzania i rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów w EFSA. Stanowią one, że wstępne wnioski o publiczny dostęp do dokumentów są rozpatrywane przez jej służby prawne i asekuracyjne, natomiast decyzje w sprawie ponownych wniosków podejmuje sam dyrektor wykonawczy.

23. Rzecznik zwróciła się do skarżącej o przedstawienie uwag dotyczących jej propozycji rozwiązania oraz odpowiedzi EFSA na tę propozycję.  Jeżeli chodzi o zmienioną politykę EFSA w zakresie rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów, skarżący zwrócił uwagę Rzecznikowi, że jego zdaniem zmieniona procedura pozostaje niezadowalająca. Skarżący twierdził, że nowa procedura nie gwarantuje, że ponowny wniosek zostanie rozpatrzony przez innego pracownika lub inny departament niż pierwotny wniosek. Jego zdaniem, aby procedura była skuteczna, ponowny wniosek powinien zostać rozpatrzony przez „neutralny podmiot trzeci”.

24. Rzecznik uważa, że zmieniona procedura wprowadzona przez EFSA, polegająca na rozpatrywaniu wniosków potwierdzających w inny sposób niż wniosków wstępnych, jest zadowalająca. Rzecznik ufa, że taki system zapewni wystarczający poziom obiektywności procesu przeglądu.

25. W związku z powyższym Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje pozytywną reakcję EFSA na jej propozycję rozwiązania i sugestię. Składająca petycję uważa, że skarga została rozwiązana i w związku z tym zamyka sprawę.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

Rzecznik zamyka sprawę zgodnie z rozstrzygnięciem, ponieważ Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności zaakceptował i wdrożył propozycję Rzecznika dotyczącą rozwiązania.

Skarżący i Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 18.06.2019 r.

[1] Zgodnie z rozporządzeniem 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Wspólnotę

instytucje i organy oraz swobodny przepływ takich danych, dostępne pod adresem https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:en:PDF oraz z rozporządzeniem 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, dostępnym pod adresem http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Artykuł 8 lit. b) rozporządzenia 45/2001

[3] Zgodnie z art. 8 rozporządzenia 1049/2001

[4] Pełny tekst wniosku dotyczącego rozwiązania jest dostępny pod adresem:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Zob. rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności, dostępne pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Rozporządzenie nr 31 (EWG), 11 (EWEA) ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, dostępne pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Decyzja dyrektora wykonawczego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności w sprawie zarządzania konkurującymi interesami, dostępna pod adresem: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Art. 24 ust. 1 lit. a) ppkt (iv) decyzji dyrektora wykonawczego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności w sprawie zarządzania konkurencyjnymi interesami

[9] Dostępne pod adresem: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf