Okoliczności powstania skargi

1. Sprawa dotyczy odrzucenia przez Komisję wniosku o publiczny dostęp do dokumentów na podstawie rozporządzenia 1049/2001 [1].

2. Skarżący uczestniczył w konkursie otwartym EPSO/AD/148/09 - RO. W dniu 4 maja 2010 r. zwrócił się on do Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) z wnioskiem o udzielenie dostępu do dokumentów dotyczących: (i) pewne informacje statystyczne dotyczące liczby kandydatów; oraz (ii) bibliografii wykorzystanej przez członków komisji konkursowej do oceny testów.

3. W wiadomości e-mail z dnia 7 maja 2010 r. EPSO odrzuciło ten wniosek. W szczególności EPSO odpowiedziało, że statystyki mogą być tworzone w interesie służby, ale nie na wniosek kandydatów. Jeśli chodzi o bibliografię, EPSO oparło swoją odmowę na zasadzie tajności prac komisji konkursowej.

4. W tym samym dniu skarżący wysłał do EPSO kolejną wiadomość e-mail z wyjaśnieniem, że zwrócił się o dostęp do istniejących dokumentów. Skarżący wyjaśnił, że nie zwrócił się o sporządzenie nowych statystyk. Ponadto podniósł on, że EPSO nie może powoływać się na zasadę tajności prac komisji konkursowej w celu uzasadnienia odmowy udzielenia dostępu do bibliografii.

5. W związku z tym EPSO zwróciło się do skarżącego o ponowne złożenie wniosku i przesłanie go na konkretny adres, co uczynił w dniu 12 maja 2010 r.

6. W dniu 28 maja 2010 r. EPSO odrzuciło ponowny wniosek o dostęp do dokumentów. W odniesieniu do pierwszego aspektu wniosku EPSO wskazało, że żaden istniejący dokument nie zawiera wymaganych informacji w formie, która mogłaby zostać ujawniona [2].

7. W odniesieniu do drugiego aspektu wniosku skarżącego EPSO stwierdziło, że zasada tajności prac komisji konkursowej ma zastosowanie do wnioskowanej bibliografii. Ponadto EPSO podniosło, że art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego, który należy uznać za lex specialis, wyklucza stosowanie rozporządzenia 1049/2001, które, jak potwierdza orzecznictwo [3], jest lex generalis. Zdaniem EPSO lex specialis powinno stanowić odstępstwo od stosowania lex generalis w przypadku takim jak niniejszy. EPSO poinformowało jednak skarżącego, że może złożyć do Komisji ponowny wniosek o publiczny dostęp do dokumentów.

8. W dniu 10 czerwca 2010 r. skarżący złożył ponowny wniosek do Komisji, która w dniu 15 czerwca 2010 r. przesłała potwierdzenie odbioru.

9. W dniu 30 czerwca 2010 r. Komisja poinformowała skarżącego, że nie była w stanie zebrać wszystkich informacji niezbędnych do podjęcia decyzji w sprawie jego wniosku o publiczny dostęp do dokumentów. W związku z tym Komisja przedłużyła pierwotny termin rozpatrzenia ponownego wniosku o 15 dni roboczych, zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001. Komisja poinformowała, że podejmie decyzję w sprawie ponownego wniosku do dnia 23 lipca 2010 r.

10. W dniu 22 lipca 2010 r. Komisja poinformowała skarżącego, że niestety nie będzie w stanie podjąć decyzji przed upływem terminu. Komisja dodała, że nie należy tego interpretować jako dorozumianego odrzucenia wniosku potwierdzającego. Przeprosiła za to dodatkowe opóźnienie i zaznaczyła, że dołoży wszelkich starań, aby jak najszybciej podjąć decyzję.

11. W tym samym dniu skarżący wysłał do Komisji e-mail, w którym wyraził niezadowolenie z faktu, że Komisja nie podjęła decyzji w sprawie jego ponownego wniosku. Ponadto wskazał, że pisma Komisji z dnia 30 czerwca 2010 r. i 22 lipca 2010 r. nie zostały należycie uzasadnione. Skarżący dodał, że w każdym razie dodatkowe przedłużenie terminu w piśmie z dnia 22 lipca 2010 r. jest sprzeczne z rozporządzeniem 1049/2001.

12. W dniu 28 lipca 2010 r. skarżący złożył niniejszą skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich.

13. W dniu 6 sierpnia 2010 r. Komisja podjęła decyzję w sprawie ponownego wniosku. Chociaż udzieliła ona dostępu do niektórych dokumentów związanych z informacjami statystycznymi, odmówiła dostępu do wszelkich dokumentów dotyczących bibliografii.

Przedmiot dochodzenia

14. Skarżący w skardze do Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawił zasadniczo następujące zarzuty i zarzuty, które zostały uwzględnione w dochodzeniu Rzecznika Praw Obywatelskich:

Zarzuty:

(1) Komisja nie uzasadniła swojej odpowiedzi z dnia 22 lipca 2010 r.

(2) Pismem z dnia 22 lipca 2010 r. Komisja niesłusznie przedłużyła termin udzielenia odpowiedzi na ponowny wniosek.

Roszczenie:

Komisja powinna udzielić skarżącemu natychmiastowego dostępu do żądanych dokumentów.

W przedmiocie dochodzenia

15. W dniu 14 września 2010 r. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie zarzutów i skargi oraz zwrócił się do Komisji o wydanie opinii.

16. W tym samym dniu Rzecznik poinformował skarżącego, że niektóre aspekty jego skargi, opisane w pkt 17–19 poniżej, nie zostaną zbadane.

17. Po pierwsze, skarżący twierdził, że EPSO niesłusznie zwróciło się do niego o złożenie wniosku o dostęp do właściwych służb, zamiast przekazywać go bezpośrednio do tych służb. Wydaje się jednak, że skarżący nie podjął wcześniej działań administracyjnych wobec EPSO w odniesieniu do tego zarzutu. W związku z tym Rzecznik stwierdził, że zarzut ten jest niedopuszczalny.

18. Po drugie, skarżący twierdził, że EPSO niesłusznie odrzuciło jego wniosek o udzielenie dostępu z dnia 12 maja 2010 r. Skarżący skorzystał jednak z możliwości zwrócenia się o ponowne rozpatrzenie tej decyzji, składając ponowny wniosek. W związku z tym nie było wystarczających podstaw do zbadania tego zarzutu.

19. Po trzecie, skarżący twierdził, że Komisja nie uzasadniła swojego pisma z dnia 30 czerwca 2010 r. i w drodze tego pisma niesłusznie przedłużyła pierwotny termin na podjęcie decyzji w sprawie jego ponownego wniosku. We wspomnianym piśmie z dnia 30 czerwca 2010 r. Komisja wskazała, że nie była w stanie zebrać wszystkich elementów niezbędnych do podjęcia decyzji. Ponadto Komisja oparła się na art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001, aby przedłużyć termin 15 dni roboczych na podjęcie decyzji. W związku z tym Rzecznik stwierdził, że nie ma wystarczających podstaw do zbadania tego zarzutu.

20. W dniu 17 grudnia 2010 r. Komisja poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, że nie będzie w stanie przesłać swojej opinii do dnia 31 grudnia 2010 r., zgodnie z pierwotnym wnioskiem Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformował o tym skarżącego.

21. W dniu 1 lutego 2011 r. Komisja przekazała swoją opinię Rzecznikowi Praw Obywatelskich, który w dniu 8 lutego 2011 r. przekazał ją skarżącemu w celu przedstawienia uwag.

22. Skarżący nie przedstawił żadnych uwag.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. Zarzut, że Komisja nie przedstawiła uzasadnienia i w odpowiedzi z dnia 22 lipca 2010 r. niesłusznie przedłużyła termin na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

23. Po pierwsze, skarżący twierdził, że Komisja nie uzasadniła swojej odpowiedzi z dnia 22 lipca 2010 r., w której po raz drugi przedłużyła termin na podjęcie decyzji w sprawie jego ponownego wniosku.

24. W swojej opinii dotyczącej dochodzenia Rzecznika Komisja wyjaśniła, że to dodatkowe przedłużenie jest konieczne do przeprowadzenia badań dotyczących dokumentów będących w posiadaniu EPSO oraz do anonimizacji dokumentów zawierających informacje statystyczne dotyczące kandydatów biorących udział w konkursie. Komisja dodała, że ponowny wniosek zbiegł się z przeniesieniem EPSO do innych pomieszczeń, co spowodowało, że dokumenty znajdujące się w posiadaniu EPSO były przez pewien czas niedostępne. Ponadto ponowny wniosek został złożony w okresie letnim, w czasie gdy zarówno EPSO, jak i Komisja zatrudniały mniej pracowników.

25. Po drugie, skarżący twierdził, że w odpowiedzi Komisji z dnia 22 lipca 2010 r. niesłusznie przedłużono termin na podjęcie decyzji w sprawie ponownego wniosku. Stwierdził, że to dodatkowe przedłużenie terminu jest sprzeczne z rozporządzeniem 1049/2001.

26. Komisja przyznała w swojej opinii, że zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001 nie mogła po raz drugi przedłużyć terminu na podjęcie decyzji w sprawie ponownego wniosku. Zauważyła, że przeprosiła już w swojej odpowiedzi z dnia 22 lipca 2010 r. i ponownie przeprosiła za to opóźnienie w opinii, którą przedstawiła w kontekście niniejszego dochodzenia.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

27. W odniesieniu do pierwszego zarzutu skarżącego Rzecznik zauważa, że zgodnie z art. 296 TFUE „akty prawne zawierają uzasadnienie”. Ponadto zgodnie z utrwalonym orzecznictwem dotyczącym art. 296 TFUE „uzasadnienie wymagane przez to postanowienie powinno być dostosowane do charakteru danego aktu i przedstawiać w sposób jasny i jednoznaczny rozumowanie instytucji, która wydała dany akt, pozwalając zainteresowanym poznać podstawy podjętej decyzji, a Trybunałowi dokonać jej kontroli. Nie jest konieczne, aby uzasadnienie wyszczególniało wszystkie istotne okoliczności faktyczne i prawne, ponieważ ocena, czy uzasadnienie aktu spełnia wymogi [art. 296 TFUE], winna opierać się nie tylko na jego brzmieniu, ale także uwzględniać okoliczności jego wydania, jak również całość przepisów prawa regulującego daną dziedzinę"[4].

28. W piśmie z dnia 22 lipca 2010 r. Komisja poinformowała skarżącego, że nie zdołała zakończyć oceny wniosku potwierdzającego i że w związku z tym nie będzie w stanie podjąć decyzji przed upływem terminu. Komisja ograniczyła się zatem do stwierdzenia, że nie będzie w stanie udzielić odpowiedzi na ponowny wniosek w przedłużonym terminie. Zarzut skarżącego wobec Komisji, że nie przedstawił on żadnych powodów, jest zatem uzasadniony.

29. W swojej opinii w sprawie niniejszej skargi Komisja wyjaśniła, że nie była w stanie dotrzymać terminu wyznaczonego na dzień 23 lipca 2010 r., ponieważ (i) musiała przeprowadzić badania dotyczące dokumentów będących w posiadaniu EPSO i dokonać ich anonimizacji, (ii) przeprowadzka EPSO do innych pomieszczeń spowodowała, że dokumenty były przez pewien czas niedostępne oraz (iii) ponowny wniosek został złożony w okresie letnim, w czasie gdy zarówno EPSO, jak i Komisja zatrudniały mniej pracowników.

30. Rzecznik zauważa, że powyższe wyjaśnienia dotyczące powodów drugiego przedłużenia terminu zostały przedstawione dopiero po wydaniu zaskarżonej decyzji w sprawie wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów.

31. W każdym razie Rzecznik zauważa, że zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia 1049/2001 termin 15 dni roboczych na ocenę ponownego wniosku o dostęp do dokumentów może zostać przedłużony o kolejne 15 dni roboczych. Ponadto zgodnie z orzecznictwem „termin 15 dni roboczych, który może zostać przedłużony, w którym instytucja musi udzielić odpowiedzi na ponowny wniosek, zgodnie z art. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 1049/2001, jest obowiązkowy.”[5] Jest zatem jasne, że rozporządzenie nr 1049/2001 dopuszcza tylko jedno przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi na ponowny wniosek.

32. W świetle jednoznacznego brzmienia rozporządzenia 1049/2001, zgodnie z jego wykładnią dokonaną w orzecznictwie, Rzecznik uważa, że Komisja nie mogła przedłużyć terminu po raz drugi poza dzień 23 lipca 2010 r., tak jak uczyniła to w piśmie z dnia 22 lipca 2010 r. Jak wskazano powyżej, Komisja nie kwestionuje tego wniosku.

33. Rzecznik zauważa jednak, że Komisja przeprosiła skarżącego. Zauważa on ponadto, że skarżący nie przedstawił żadnych uwag na temat opinii Komisji. W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w sprawie zarzutów skarżącego.

B. Twierdzenie, że Komisja powinna udzielić skarżącemu natychmiastowego dostępu do żądanych dokumentów

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

34. Skarżący twierdził, że Komisja powinna udzielić mu natychmiastowego dostępu do: i) dokumenty zawierające określone informacje statystyczne dotyczące kandydatów biorących udział w konkursie EPSO/AD/148/09 - RO; oraz (ii) dokumentów zawierających bibliografię wykorzystywaną przez członków komisji konkursowej do oceny egzaminów pisemnych.

35. W odpowiedzi na ponowny wniosek Komisja udzieliła dostępu do niektórych dokumentów dotyczących informacji statystycznych, którymi zainteresowany był skarżący. Stwierdził jednak również, że żądane dokumenty albo nie istnieją, albo nie mogą zostać ujawnione.

36. W odniesieniu do (i) pierwszego aspektu wniosku potwierdzającego Komisja przekazała skarżącemu trzy zanonimizowane dokumenty, które jej zdaniem umożliwiłyby skarżącemu uzyskanie większości informacji statystycznych, o które się ubiegał. Komisja poinformowała jednak również skarżącego, że EPSO nie posiada żadnych dokumentów dotyczących liczby kandydatów zaproszonych do testów wstępnych przedstawionych zgodnie z wyborem drugiego języka.

37. W odniesieniu do (ii) drugiego aspektu wniosku potwierdzającego Komisja wskazała, że EPSO nie prowadzi „bibliografii” jako takiej w rozumieniu listy dokumentów referencyjnych, którą członkowie komisji konkursowej powinni wykorzystać do oceny egzaminów pisemnych. EPSO przygotowuje a) wewnętrzne notatki do wykorzystania przez członków komisji konkursowej oraz b) tabelę oceny dla każdego pytania. Zdaniem Komisji te dwa dokumenty były jednak objęte zasadą tajności prac komisji konkursowej. W tym względzie Komisja odniosła się do art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego, który stanowi, że „[p]ostępy komisji konkursowej są tajne”.

38. W swojej opinii przedstawionej w kontekście dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja stwierdziła, że argument wysunięty przez skarżącego stał się bezprzedmiotowy, ponieważ w międzyczasie Komisja uwzględniła wniosek skarżącego w zakresie, w jakim mógł on zostać zaspokojony.

39. Skarżący nie przedstawił żadnych uwag do opinii Komisji.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

40. Rzecznik zauważa, że Komisja wyjaśniła, iż dokumenty, do których skarżący chciał uzyskać dostęp, nie istniały. Wyjaśnienia te wydają się wiarygodne. Rzecznik zauważa ponadto, że skarżący nie zakwestionował oświadczeń Komisji. W tych okolicznościach Rzecznik stwierdza, że nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do roszczenia skarżącego.

41. Rzecznik z zadowoleniem zauważa, że Komisja nie ograniczyła się do powyższych stwierdzeń, ale udzieliła dostępu do niektórych dokumentów związanych z informacjami statystycznymi, które były interesujące dla skarżącego. Zauważa on również, że Komisja zwróciła uwagę skarżącego na dwa dokumenty dotyczące prac komisji konkursowej, wyjaśniając, że dokumenty te są poufne. Biorąc jednak pod uwagę, że skarżący nie wskazał, że chciałby uzyskać dostęp do tych dokumentów, Rzecznik uważa, że w przedmiotowej sprawie nie musi oceniać, czy stanowisko Komisji jest prawidłowe.

C. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującymi wnioskami:

Nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do twierdzenia skarżącego. Co się tyczy pozostałej części zarzutu, nie ma podstaw do dalszych dochodzeń.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 18 stycznia 2012 r.

[1] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. 2001, L 145, s. 43).

[2] Skarżący zapytał o: a) liczbę kandydatów zaproszonych na testy wstępne przedstawionych zgodnie z wyborem drugiego języka, b) liczbę kandydatów zaproszonych na testy pisemne przedstawionych zgodnie z wyborem drugiego języka oraz c) liczbę kandydatów zaproszonych na testy ustne przedstawionych zgodnie z wyborem drugiego języka.

[3] Sprawa T-371/03 Le Voci przeciwko Radzie, Zb.Orz.SP s. I-A-209 i II-957.

[4] Sprawa C-501/00 Hiszpania przeciwko Komisji, Zb.Orz. 2004, s. I-6721, pkt 73.

[5] Sprawy połączone T-355/04 i T-446/04 Co-Frutta przeciwko Komisji, wyrok z dnia 19 stycznia 2010 r. (dotychczas nieopublikowany), pkt 56.