1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 05/06/23

2. Numer referencyjny: 05/2023

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora danych: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Właściwy dział:

Dyrekcja ds. Administracji (personel ICT) i zespół projektowy (jeden członek sekretarza generalnego i szef zespołu ds. zasobów ludzkich)

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Francesca Pavesi – zastępczyni inspektora ochrony danych: Nicholas Hernanz

Adres poczty elektronicznej: pocztą elektroniczną na adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego: zewnętrzne przedsiębiorstwo odpowiedzialne za opracowanie odpowiedzi na ankietę i sporządzenie sprawozdania podsumowującego:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

Adres poczty elektronicznej: gcomhaire@incidence.be lub info@incidence.be

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora (współadministratorów): Nie dotyczy

7. Cel(e) przetwarzania:  Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich za pośrednictwem LimeSurvey (wewnętrznego narzędzia ankietowego) zamierza przeprowadzić ankietę wśród pracowników, aby zebrać od nich informacje zwrotne na temat organizacji biura, warunków pracy, środowiska pracy oraz kwestii etycznych i związanych z dobrostanem. Celem jest zidentyfikowanie obszarów postrzeganych jako funkcjonujące w sposób zadowalający, a także obszarów, które mogą wymagać działań następczych, oraz, w miarę możliwości, porównanie wyników w czasie i z wynikami innych instytucji.

Podstawą prawną procedury jest art. 1e ust. 2 i 3 regulaminu pracowniczego ^[1].

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy Biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (urzędnicy, pracownicy zatrudnieni na czas określony lub pracownicy kontraktowi). Stażyści Biura EO nie biorą udziału w ankiecie wśród pracowników.

- Kategorie danych osobowych:

Ankieta jest anonimowa. Zapis odpowiedzi na ankietę nie zawiera żadnych informacji identyfikujących respondentów. Podczas dokonywania komentarzy w polu tekstowym respondenci mogą dodawać informacje. W takich przypadkach istnieje możliwość zidentyfikowania niektórych respondentów lub ujawnienia przez nich danych osobowych osób trzecich, w zależności od treści informacji, które zdecydują się przekazać.

EO przetwarza profesjonalne adresy e-mail pracowników, aby móc wysłać link do ankiety. EO przetwarza również odpowiedzi z badań. Te dane osobowe mogą być przetwarzane przez firmę zewnętrzną i przez Urząd EO.

Zewnętrzna firma odpowiedzialna za raport przetwarza opinie pracowników zebrane na podstawie ankiety.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usunięcia:

EO będzie przechowywał adresy e-mail respondentów ankiety tak długo, jak będzie to konieczne do przesłania ankiety pracowniczej z 2023 r. zainteresowanym pracownikom.

EO zachowa odpowiedzi na ankietę, w tym wszelkie potencjalne dane osobowe przekazane przez respondentów w polach tekstowych, przez okres maksymalnie pięciu lat. Następnie dane zostaną usunięte.

Przedsiębiorstwo zewnętrzne będzie przechowywać odpowiedzi udzielone przez respondentów tak długo, jak będzie to konieczne do sporządzenia sprawozdania z badania, a maksymalnie przez pięć lat ^[2]. Następnie dane zostaną usunięte. Zakłada się, że wszystkie odpowiedzi są anonimowe, z wyjątkiem pól tekstowych, jeżeli respondenci podają w nich dane osobowe.

10. Odbiorcy danych:

Odbiorcą jest firma zewnętrzna odpowiedzialna za sporządzenie raportu z badania.

Ogólne wyniki (dane zanonimizowane) zostaną również udostępnione pracownikom.

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych? Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

EO używa „LimeSurvey”, aby wysłać ankietę do respondentów i zebrać odpowiedzi. LimeSurvey jest wewnętrznym narzędziem ankietowym zapewniającym, że wszystkie przetwarzane dane pozostają na bezpiecznym serwerze Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich oraz że dane są chronione za pomocą ścisłych zasad bezpieczeństwa.

Odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie uniemożliwiają identyfikację osób, których dane dotyczą, z wyjątkiem niektórych przypadków, w których respondenci mogą dodać informacje w polu tekstowym.

Ankieta zawiera następujące zastrzeżenie prawne: „Aby zachować anonimowość uczestników, zapewniamy, aby odpowiedzi były ustrukturyzowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób. Należy jednak pamiętać, że niektóre pola tekstowe pozwalają osobom fizycznym na swobodne wprowadzanie wszelkich wybranych przez siebie informacji, w tym danych osobowych siebie lub innych osób. Zdecydowanie zachęcamy uczestników do powstrzymania się od ujawniania jakichkolwiek danych osobowych w tych polach.”

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

W odniesieniu do adresów e-mail pracowników EO:

Pracownicy mogą zwrócić się o dostęp do własnych danych osobowych oraz do odpowiednich informacji na temat sposobu, w jaki EO je wykorzystuje. Mogą również zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych ich dotyczących. Pod pewnymi warunkami mają oni prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych przez END z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją, a także prawo zwrócić się do END o usunięcie ich danych osobowych lub ograniczenie ich wykorzystywania.

EO odpowie na wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

W odniesieniu do odpowiedzi na ankietę:

Gdy respondenci przekażą swoje odpowiedzi na ankietę, stają się one anonimowymi informacjami. W związku z tym prawa osób, których dane dotyczą, wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 nie mają zastosowania do odpowiedzi na ankietę. Zastrzeżenie prawne powyżej pól tekstowych zawiera wystarczającą ilość informacji dla respondentów na temat ryzyka związanego z podaniem danych osobowych w ich odpowiedziach. Ponieważ ankieta jest przeprowadzana anonimowo, z technicznego punktu widzenia nie jest możliwe określenie „kto zareagował na co” ani przyznanie respondentom prawa dostępu, sprostowania, sprzeciwu, usunięcia lub ograniczenia ich odpowiedzi.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma jednak prawo dostępu do danych osobowych zawartych w jednym z pól tekstowych, do ich sprostowania, wniesienia sprzeciwu, usunięcia lub żądania ograniczenia, jeżeli dane te jej dotyczą, pod pewnymi warunkami określonymi w rozporządzeniu. Wnioski te należy kierować do firmy zewnętrznej przetwarzającej odpowiedzi na ankietę (info@incidence.be) lub do EO.

W każdej chwili pracownicy mogą zwrócić się do biura o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej (EO@ombudsman.europa.eu) lub kontaktując się z Dyrekcją Administracji. Służby odpowiedzą na ich wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. Mogą również skontaktować się z inspektorem ochrony danych biura pod adresem:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jeżeli chcą złożyć skargę na postępowanie END z ich danymi osobowymi, mogą skontaktować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych (www.edps.europa.eu) pod następującym adresem: EDPS@edps.europa.eu

Oświadczenie o ochronie prywatności w związku z badaniem opinii pracowników z 2023 r. w Biurze Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia przyczynę przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych.

Kontrolerem jest EO. Podmiot przetwarzający jest firmą zewnętrzną odpowiedzialną za opracowanie odpowiedzi na ankietę i sporządzenie sprawozdania podsumowującego.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Ankieta jest anonimowa. Zapis odpowiedzi na ankietę nie zawiera żadnych informacji identyfikujących respondentów.

EO przetwarza profesjonalne adresy e-mail pracowników, aby móc otrzymać link do ankiety.

Stażyści Biura EO nie biorą udziału w ankiecie wśród pracowników.

W niektórych przypadkach respondenci mogą dodać informacje w polu tekstowym. 

Instrukcje dotyczące ankiety będą zawierały specjalne zastrzeżenie dotyczące następujących kwestii: Aby zachować anonimowość uczestników, zapewniamy, że odpowiedzi są skonstruowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób. Należy jednak pamiętać, że niektóre pola tekstowe pozwalają osobom fizycznym na swobodne wprowadzanie wszelkich wybranych przez siebie informacji, w tym danych osobowych siebie lub innych osób. Zdecydowanie zachęcamy uczestników do powstrzymania się od ujawniania jakichkolwiek danych osobowych w tych polach.

Podczas dokonywania komentarzy w polu tekstowym respondenci mogą dodawać informacje. W takich przypadkach istnieje możliwość zidentyfikowania niektórych respondentów lub ujawnienia przez nich danych osobowych osób trzecich, w zależności od treści informacji, które zdecydują się przekazać.

Te dane osobowe mogą być przetwarzane przez firmę zewnętrzną i przez Urząd EO.

Sprawozdanie z badania zostanie sporządzone przez firmę zewnętrzną i przekazane pracownikom i zespołowi zarządzającemu.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Jak stwierdzono w poprzednim punkcie, badanie zachowuje anonimowość. Pracownicy mają jednak możliwość dobrowolnego ujawnienia swoich danych osobowych lub danych osobowych osób trzecich w polach tekstowych. Tylko w takich przypadkach Rzecznik Praw Obywatelskich może przypadkowo przetwarzać dane osobowe.

Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zamierza przeprowadzić ankietę wśród pracowników, aby zebrać od nich informacje zwrotne na temat organizacji biura, warunków pracy, środowiska pracy oraz kwestii etycznych i związanych z dobrostanem. Celem jest zidentyfikowanie obszarów postrzeganych jako funkcjonujące w sposób zadowalający, a także obszarów, które mogą wymagać działań następczych, oraz, w miarę możliwości, porównanie wyników w czasie i z wynikami innych instytucji.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Przetwarzanie jest niezbędne na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a) (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym).

Podstawą prawną jest art. 1e ust. 2 i 3 regulaminu pracowniczego .

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Pierwsza kategoria danych osobowych, a mianowicie adresy e-mail wszystkich pracowników, jest przetwarzana przez Dyrekcję ds. Administracji (członkowie personelu ICT) i zespół projektowy (jeden członek sekretarza generalnego i kierownik zespołu ds. zasobów ludzkich).

Druga kategoria danych osobowych, a mianowicie te, które mogą zostać wprowadzone przez pracowników w uwagach w wolnym tekście ankiety, może być przetwarzana przez firmę zewnętrzną odpowiedzialną za sporządzenie sprawozdania z ankiety, Dyrekcję Administracji (personel ICT) i zespół projektowy (jeden członek SG i szef zespołu HR). Zakłada się, że ta zewnętrzna firma przetwarza tylko anonimowe dane, z wyjątkiem pól tekstowych, jeśli respondenci podają dane osobowe o sobie lub innych osobach.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Odbiorcą jest firma zewnętrzna odpowiedzialna za sporządzenie raportu z badania. Ogólne wyniki (dane zanonimizowane) zostaną również udostępnione pracownikom.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Rzecznik będzie przechowywać dane osobowe wymienione w pkt 1 powyżej (adresy e-mail respondentów ankiety) tak długo, jak będzie to konieczne do przesłania ankiety pracowniczej z 2023 r. zainteresowanym pracownikom.

Zewnętrzne przedsiębiorstwo będzie przechowywać odpowiedzi udzielone przez respondentów tak długo, jak będzie to konieczne do sporządzenia sprawozdania z badania, a maksymalnie przez pięć lat . Następnie dane zostaną usunięte. Zakłada się, że wszystkie odpowiedzi są anonimowe, z wyjątkiem pól tekstowych, jeżeli respondenci podają w nich dane osobowe.

7. Jak chronimy Twoje dane?

EO używa „LimeSurvey”, aby wysłać ankietę do respondentów i zebrać odpowiedzi. LimeSurvey jest wewnętrznym narzędziem ankietowym zapewniającym, że wszystkie przetwarzane dane pozostają na bezpiecznym serwerze Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich oraz że dane są chronione za pomocą ścisłych zasad bezpieczeństwa.

Odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie uniemożliwiają identyfikację osób, których dane dotyczą, z wyjątkiem niektórych przypadków wymienionych w części 1, w których respondenci mogą dodać informacje w polu tekstowym.

Zostanie dodane następujące zastrzeżenie prawne: „Aby zachować anonimowość uczestników, zapewniamy, aby odpowiedzi były ustrukturyzowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób. Należy jednak pamiętać, że niektóre pola tekstowe pozwalają osobom fizycznym na swobodne wprowadzanie wszelkich wybranych przez siebie informacji, w tym danych osobowych siebie lub innych osób. Zdecydowanie zachęcamy uczestników do powstrzymania się od ujawniania jakichkolwiek danych osobowych w tych polach.”

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

W odniesieniu do pierwszej kategorii danych osobowych, a mianowicie adresów e-mail wszystkich pracowników:

Przysługuje Państwu prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki EO je wykorzystuje.

Pod pewnymi warunkami masz również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych dotyczących Ciebie. Dane identyfikacyjne można skorygować w dowolnym momencie. W każdej chwili masz prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych przez EO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Pod pewnymi warunkami mają Państwo prawo zażądać od EO usunięcia Państwa danych osobowych lub ograniczenia ich wykorzystania.

EO odpowie na wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

W odniesieniu do drugiej kategorii danych osobowych, a mianowicie odpowiedzi na ankietę:

Gdy respondenci przekażą swoje odpowiedzi na ankietę, stają się one anonimowymi informacjami. W związku z tym prawa osób, których dane dotyczą, wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725 nie mają zastosowania do odpowiedzi na ankietę. Zastrzeżenie prawne powyżej pól tekstowych zawiera wystarczającą ilość informacji dla respondentów na temat ryzyka związanego z podaniem danych osobowych w ich odpowiedziach. Ponieważ ankieta jest przeprowadzana anonimowo, z technicznego punktu widzenia nie jest możliwe określenie „kto zareagował na co” ani przyznanie respondentom prawa dostępu, sprostowania, sprzeciwu, usunięcia lub ograniczenia ich odpowiedzi.

Każda osoba, której dane dotyczą, ma jednak prawo dostępu do danych osobowych zawartych w jednym z pól tekstowych, do ich sprostowania, wniesienia sprzeciwu, usunięcia lub żądania ograniczenia, jeżeli dane te jej dotyczą, pod pewnymi warunkami określonymi w rozporządzeniu. Wnioski te należy kierować do przedsiębiorstwa zewnętrznego przetwarzającego odpowiedzi na ankietę.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili mogą Państwo przesłać pytania związane z ochroną danych dotyczące organizacji ankiety pracowniczej z 2023 r. do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na poniższy adres:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Możesz skontaktować się z firmą zewnętrzną przetwarzającą odpowiedzi na ankietę pod adresem:

Pan Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgia

gcomhaire@incidence.be

Należy zauważyć, że co do zasady spółka zewnętrzna przetwarza jedynie informacje anonimowe, a mianowicie informacje, które nie odnoszą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej lub do danych osobowych zanonimizowanych w taki sposób, że osoba, której dane dotyczą, nie jest możliwa do zidentyfikowania lub przestała być możliwa do zidentyfikowania.

Możesz również skontaktować się z inspektorem ochrony danych w biurze EO pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EIOD@edps.europa.eu

 

[1] art. 1e ust. 2 i 3 „2. Urzędnikom czynnie zatrudnionym zapewnia się warunki pracy zgodne z odpowiednimi normami bezpieczeństwa i higieny pracy, co najmniej równoważne minimalnym wymaganiom mającym zastosowanie na mocy środków przyjętych w tych dziedzinach zgodnie z Traktatami. 3. Środki o charakterze socjalnym przyjęte zgodnie z niniejszym artykułem są wdrażane przez każdą instytucję w ścisłej współpracy z Komitetem Pracowniczym, na podstawie proponowanych działań wieloletnich. Proponowane działania są co roku przekazywane władzy budżetowej w ramach procedury budżetowej”.

[2] Zob. art. 21.2.13 ogólnych warunków zamówienia: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en