1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 23/02/2022

2. Numer referencyjny: 1/2022

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburg Cedex

Kontakt:

Dyrektor ds. zapytań

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Francesca Pavesi

Inspektor ochrony danych (IOD)

Nicholas Hernanz

Zastępca inspektora ochrony danych

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego:

Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora (współadministratorów):

Nie dotyczy

7. Cel(e) przetwarzania:

Zgodnie z art. 11 TUE Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich organizuje konsultacje z zainteresowanymi stronami, których celem jest poinformowanie Rzecznika o opiniach osób, których dotyczą tematy strategicznych dochodzeń i inicjatyw o znaczeniu publicznym.

Konsultacje publiczne w kontekście strategicznych dochodzeń i inicjatyw zasadniczo składają się z następujących etapów:

• zaproszenie do zgłaszania uwag zostało opublikowane na stronie internetowej EO,
• każdy jest proszony o wniesienie wkładu do określonego terminu,
• odpowiedzi można przesyłać za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila lub poczty,
• wszystkie odpowiedzi są publikowane na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich, oraz
• sporządza się sprawozdanie podsumowujące wkłady.

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725).

Dane osobowe są również wykorzystywane do komunikacji z autorami.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Kategorie osób, których dane dotyczą

Każda osoba fizyczna lub prawna może uczestniczyć w konsultacjach z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich.

Kategorie danych osobowych

Gromadzone i dalej przetwarzane dane osobowe to dane niezbędne do udziału w konsultacjach, a mianowicie:

• imię,
• nazwisko,
• tytuł stanowiska
• adres e-mail,
• język, w którym chcesz otrzymać odpowiedź,
• w innym języku, w którym można by przyjąć odpowiedź,
• temat (tytuł konsultacji) i treść (w przeważającej części poglądy danej osoby lub organizacji na dany temat).

Niektóre odpowiedzi mogą również zawierać dane osobowe osób trzecich, chociaż osoby przekazujące dane są proszone o unikanie włączania niepotrzebnych danych osobowych do swoich odpowiedzi. Zasadniczo nie należy uwzględniać szczególnych kategorii danych ^[1]. W odniesieniu do danych osobowych osób trzecich Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stosuje w dochodzeniu politykę udzielania informacji osobie trzeciej, której dane dotyczą (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usunięcia:

Uwagi są przechowywane w odpowiednich aktach sprawy zgodnie z polityką zatrzymywania danych w systemie zarządzania sprawami Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres dziesięciu lat po zamknięciu sprawy ^[2]. Obejmuje to podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, adres e-mail) oraz preferencje językowe i indywidualne odpowiedzi. Następnie zostaną one zarchiwizowane zgodnie z polityką Rzecznika w zakresie archiwizacji ^[3].

Dane osobowe osób przekazujących dane są usuwane z wersji odpowiedzi, która jest podawana do wiadomości publicznej na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na żądanie.^[4] Adresy e-mail są zawsze usuwane. Jeżeli dane osobowe osób trzecich zostaną włączone do odpowiedzi, które podmioty przekazujące dane są proszone o unikanie tego, również zostają utajnione.

Dokumenty przedłożone w ramach konsultacji, takie jak dokumenty przedstawiające stanowisko lub dokumenty referencyjne, zostaną upublicznione po ich otrzymaniu. W związku z tym, jeżeli takie zgłoszenia obejmują dane osobowe osób trzecich, dokonuje się odpowiednich utajnień.

W przypadku masowych wysyłek, tj. gdy grupa uczestników przesyła identyczne odpowiedzi, odpowiedzi są zapisywane w odpowiednich aktach sprawy przez okres 10 lat, po czym mogą być archiwizowane. Są one przechowywane w systemie poczty elektronicznej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przez trzy miesiące, po czym są usuwane. Jeden z takich wpisów jest podawany do wiadomości publicznej na stronie internetowej Rzecznika, ze wskazaniem, że Rzecznik otrzymał kilka innych o tej samej treści.

10. Odbiorcy danych:

Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzenie tej operacji przetwarzania oraz upoważnieni pracownicy na zasadzie ograniczonego dostępu, tacy jak pracownicy działu ICT odpowiedzialnego za zarządzanie danymi przekazanymi na stronie internetowej Rzecznika.

W ramach postępowania wyjaśniającego Rzecznik przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym UE wszystkie otrzymane uwagi.

Aby uniknąć nadużyć, podmioty przekazujące dane muszą zidentyfikować siebie lub organizację, w imieniu której udzielają odpowiedzi. Anonimowe odpowiedzi na konsultacje nie są akceptowane.

Uczestnicy proszeni są o unikanie włączania do swoich wypowiedzi zbędnych danych osobowych, w szczególności danych osobowych osób trzecich.

W trosce o przejrzystość Rzecznik podaje do wiadomości publicznej uwagi otrzymane w ramach konsultacji. W przypadku uwzględnienia danych osobowych, osób przekazujących dane lub w inny sposób, dane te są usuwane (w odniesieniu do osób przekazujących dane, wyłącznie na żądanie).

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?

Nie dotyczy ^[5]

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

Większość odpowiedzi na konsultacje z zainteresowanymi stronami prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich jest przekazywana drogą elektroniczną na specjalne skrzynki pocztowe przeznaczone do konsultacji. Uczestnicy są proszeni o wypełnienie formularza kontaktowego na stronie internetowej Rzecznika, który kieruje odpowiedzi na specjalną skrzynkę pocztową konsultacji.

Odpowiedzi przesłane pocztą są skanowane i dodawane do pliku cyfrowego przez właściwego urzędnika dochodzeniowego. Następnie papierowa kopia wkładu zostaje zniszczona.

Wkład w konsultacje z zainteresowanymi stronami jest przechowywany w „systemie zarządzania sprawami” Rzecznika Praw Obywatelskich. Dostęp do danych osobowych osób przekazujących dane mają pracownicy Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzenie tej operacji przetwarzania oraz upoważnieni pracownicy na zasadzie ograniczonego dostępu.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich dąży do zapewnienia odporności systemów i usług przetwarzania danych oraz, w stosownych przypadkach, ochrony poufności danych.

13. Informacje o tym, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

Po przesłaniu danych za pośrednictwem formularza kontaktowego, współtwórcy otrzymują wiadomość e-mail z kopią swoich danych podlegających przetwarzaniu.

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki je wykorzystujemy. Mają również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych ich dotyczących. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami mają prawo zażądać, abyśmy usunęli ich dane osobowe lub ograniczyli ich wykorzystanie.

W każdej chwili osoby, których dane dotyczą, mogą zwrócić się do nas o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych pocztą elektroniczną na adres EO@ombudsman.europa.eu (adres e-mail właściwego urzędnika dochodzeniowego będzie również dostępny na stronie konsultacyjnej na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich). Odpowiedzi na wnioski osób, których dane dotyczą, udziela się jak najszybciej, a w każdym razie w terminie jednego miesiąca.

Osoby, których dane dotyczą, mogą również skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Jeżeli chcą złożyć skargę dotyczącą postępowania Rzecznika z ich danymi osobowymi, mogą skontaktować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych (www.edps.europa.eu) pod następującym adresem: EDPS@edps.europa.eu

Organizując konsultacje z zainteresowanymi stronami, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje uczestnikom następujące informacje dotyczące ich prywatności: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Oświadczenie o ochronie prywatności

W odniesieniu do konsultacji z Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich w kontekście strategicznych dochodzeń i inicjatyw ^[6]

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności opisuje, w jaki sposób Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich chroni Twoje dane osobowe, gdy udzielasz odpowiedzi na konsultacje z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, oraz gdzie jako taki Rzecznik Praw Obywatelskich pełni rolę administratora danych. Niniejsze oświadczenie określa również, jakie prawa przysługują Państwu jako osobom, których dane dotyczą.

W szczególności wyjaśnia powód gromadzenia i przetwarzania danych; sposób, w jaki Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi i przetwarza przekazane dane oraz zapewnia ich ochronę; oraz jakie prawa mogą wykonywać podmioty przekazujące dane w odniesieniu do ich danych.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Uczestnicy wypełniają formularz kontaktowy na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, który kieruje uwagi na specjalną skrzynkę pocztową konsultacji. Uwagi można również przesyłać listownie lub pocztą elektroniczną. Właściwi pracownicy biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przetwarzają wkłady.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może skontaktować się z uczestnikami w celu uzyskania wyjaśnień lub rozpowszechnienia wyników konsultacji/dochodzenia. Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zapytanie znajdują się w zaproszeniu do udzielenia odpowiedzi na konsultacje.

Gromadzone i dalej przetwarzane dane osobowe to dane niezbędne do udziału w konsultacjach, a mianowicie: imię, nazwisko, adres e-mail, opis stanowiska i preferowany język dalszej korespondencji, inny język, w którym można zaakceptować odpowiedź, oraz treść (w przeważającej części poglądy danej osoby lub organizacji na dany temat).

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie dać społeczeństwu i zainteresowanym stronom możliwość wyrażenia swoich poglądów w kontekście strategicznych dochodzeń i inicjatyw, które skorzystałyby z wkładu zewnętrznego, i w związku z tym może rozpocząć konsultacje publiczne.

3. Jaka jest podstawa prawna i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawą prawną przedmiotowej operacji przetwarzania jest art. 11 TUE.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725).

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zarządza danymi przekazanymi na stronie internetowej. Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzanie konsultacji publicznych oraz upoważnieni pracownicy, na zasadzie ograniczonego dostępu, będą dalej przetwarzać dane przekazane przez podmioty przekazujące dane.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzenie tej operacji przetwarzania mają dostęp do Państwa danych osobowych; a także innych upoważnionych pracowników Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na zasadzie ograniczonego dostępu.

W ramach postępowania wyjaśniającego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym UE wszystkie otrzymane uwagi. W trosce o przejrzystość Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia publiczne uwagi otrzymane w ramach konsultacji.

Uczestnicząc w konsultacjach, musisz zidentyfikować siebie i organizację, w imieniu której wnosisz wkład. Anonimowe odpowiedzi na konsultacje nie są akceptowane. Ma to na celu uniknięcie nadużyć.

W trosce o przejrzystość Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje uwagi publiczne, które otrzymała w odpowiedzi na konsultacje publiczne. Państwa dane osobowe nie zostaną podane do wiadomości publicznej. Należy unikać umieszczania w swoich odpowiedziach niepotrzebnych danych osobowych, w szczególności danych osobowych osób trzecich. Jeśli takie dane zostaną uwzględnione, zostaną one usunięte z wersji podanej do wiadomości publicznej.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Uwagi są przechowywane w odpowiednich aktach sprawy zgodnie z polityką zatrzymywania danych w systemie zarządzania sprawami Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres dziesięciu lat po zamknięciu sprawy ^[7]. Obejmuje to podstawowe dane osobowe (imiona, nazwiska, adres e-mail), preferencje językowe i odpowiedzi. Odpowiedzi są archiwizowane zgodnie z polityką Rzecznika w zakresie archiwizacji ^[8].

7. Jak chronimy Twoje dane?

Dane elektroniczne są przechowywane na serwerach Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Dane te są chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w celu ochrony integralności i poufności mienia elektronicznego instytucji.

Dostęp do danych osobowych jest chroniony poprzez zarządzanie prawami dostępu, które są ściśle ograniczone i oparte na zasadzie ograniczonego dostępu.

Adresy e-mail nigdy nie są podawane do wiadomości publicznej, ale są przechowywane i mogą być wykorzystywane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do korespondencji związanej z udzieloną odpowiedzią.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Uczestnicząc w konsultacjach, możesz zdecydować, czy Twoje dane osobowe powinny zostać opublikowane na naszej stronie internetowej.

Jako „osoba, której dane dotyczą”, masz również szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania w przypadku, gdy Twoje dane osobowe są niedokładne lub niekompletne. Pod pewnymi warunkami masz prawo do usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

Ponadto mają Państwo prawo w każdej chwili odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, jeżeli uważają Państwo, że Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich naruszył Państwa prawa wynikające z rozporządzenia 2018/1725 w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

Pytania dotyczące ochrony danych w związku z konsultacjami publicznymi prowadzonymi przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich można w każdej chwili kierować na poniższy adres: EO@ombudsman.europa.eu

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Zob. art. 10 rozporządzenia 2018/1725.

[2] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Dane osobowe publikowane na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich są dostępne na całym świecie. Sądy UE uznały, że zamieszczenie danych osobowych na stronie internetowej nie stanowi przekazania danych osobowych (zob. wyrok Trybunału z dnia 6 listopada 2003 r. w sprawie C-101/01 Lindqvist).

[6] Dostępne na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.