# Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek op eigen initiatief OI/12/2011/(JSA)JF betreffende het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD)
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: 2013-05-27T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/visit-document/nl/52012)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/nl/52012)
---
Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek op eigen initiatief OI/12/2011/(JSA)JF betreffende het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving

De achtergrond van het onderzoek
--------------------------------

**1.** De Europese Ombudsman heeft in mei 2011 een programma van bezoeken aan de agentschappen van de Europese Unie (de "EU") gelanceerd met als doel goed bestuur te bevorderen en beste praktijken tussen deze EU-entiteiten uit te wisselen. Deze bezoeken worden formeel uitgevoerd op basis van de bevoegdheid van de Ombudsman om op eigen initiatief onderzoeken uit te voeren op grond van artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Zij bieden de Ombudsman en de agentschappen de gelegenheid een constructieve dialoog aan te gaan om een administratieve cultuur van dienstverlening aan de burgers te bevorderen en te versterken[\[1\].](#_ftn1 ""){#_ftnref1}

**2.** Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) is in 1993 opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93[^^van de Raad \[2\].^^](#_ftn2 ""){#_ftnref2} Het is gevestigd in Lissabon, Portugal en is in 1995 van start gegaan. De verordening van 1993 is herhaaldelijk en ingrijpend gewijzigd. Aangezien verdere wijzigingen noodzakelijk leken, werd het in december 2006 herschikt bij Verordening (EG) nr. 1920/2006[^^\[3\]^^](#_ftn3 ""){#_ftnref3} ter wille van de duidelijkheid en om het Centrum te helpen beter te reageren op nieuwe uitdagingen op het gebied van drugs. Hoewel deze wijzigingen voornamelijk organisatorisch van aard waren, brachten zij ook fundamentelere wijzigingen met zich mee met betrekking tot de prioritaire werkterreinen en taken van het Centrum.

**3.** De Ombudsman bezocht het EWDD op 22 november 2011.

Onderwerp van het onderzoek
---------------------------

**4.** De vergadering met het management van het EWDD was gericht op de volgende kwesties:

* Eerste contacten van het EWDD met het publiek
* Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht
* Aanwerving
* Inschrijvingen en contracten
* Belangenconflicten.

Bevindingen en suggesties van de Ombudsman na zijn bezoek aan het EWDD
----------------------------------------------------------------------

**5.** Op 15 mei 2012 zond de Ombudsman een verslag aan het EWDD met zijn bevindingen van het bezoek en de volgende suggesties[\[4\].](#_ftn4 ""){#_ftnref4}

**a.** In het licht van het streven van het Centrum naar openheid en met het oog op de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001[\[5\]](#_ftn5 ""){#_ftnref5} stelde de Ombudsman voor dat het Centrum de mogelijkheid zou overwegen om in zijn jaarlijks beheersplan voor 2013 de taak op te nemen om de verplichting om een openbaar register van documenten op te zetten en een jaarverslag te publiceren over de gevallen waarin het weigerde toegang tot documenten te verlenen, te onderzoeken en uit te voeren.

**b.** Uit de documenten (oproepen tot het indienen van sollicitaties) die het Centrum bij de Ombudsman heeft ingediend, bleek niet duidelijk of het de identiteit van de juryleden openbaar maakt. Het Centrum werd derhalve verzocht deze vraag te verduidelijken in zijn antwoord aan de Ombudsman. De Ombudsman herinnerde eraan dat de bekendmaking van de identiteit van de leden van de jury ook een voorwaarde is voor burgers om zich ervan te kunnen vergewissen dat er bij selectieprocedures geen belangenconflicten zijn die bepaalde leden van de jury raken.

**c.** De Ombudsman herinnerde er ook aan dat het EWDD zich er tijdens het bezoek toe heeft verbonden in zijn aanbestedingen uitdrukkelijk te vermelden dat de Europese Ombudsman een mogelijk toetsingsmechanisme vormt in geval van geschillen. Hij verklaarde dat hij het daarom zou toejuichen als het EWDD in zijn reactie op zijn verslag zou verwijzen naar eventuele ontwikkelingen op dit gebied.

**d.** De Ombudsman was van mening dat het EWDD zijn personeel concrete richtsnoeren kon geven met betrekking tot de verplichtingen die in het Statuut zijn vastgelegd voor ambtenaren en personeelsleden die de dienst verlaten. Bovendien zou zij ervoor kunnen zorgen dat de door haar deskundigen en personeelsleden ondertekende verklaringen dat er geen sprake is van een belangenconflict voldoende gedetailleerd en inhoudelijk zijn en dat zij daadwerkelijk door het Centrum zelf worden gecontroleerd en afgesloten, zodat wordt voorkomen dat de verklaringen louter tegen de nominale waarde en zonder passend onderzoek worden aanvaard. Tot slot stelde de Ombudsman voor dat het Centrum hem kopieën toezendt van a) bijgewerkte aangifteformulieren en van bijgewerkte schriftelijke procedures voor de behandeling en afsluiting van dergelijke verklaringen, alsmede b) de interne richtsnoeren voor het personeel met betrekking tot hun verplichtingen bij beëindiging van de dienst.

Follow-up door het EWDD van de suggesties van de Ombudsman
----------------------------------------------------------

**6.** Op 28 augustus 2012 heeft het EWDD een antwoord gestuurd waarin het de follow-upmaatregelen toelichtte die het had genomen nadat de Ombudsman zijn suggesties had gedaan. Zij lichtte haar standpunt ten aanzien van elk van de suggesties van de Ombudsman als volgt toe.

Wat suggestie **a.** betreft, heeft het EMCCDA toegelicht dat het in zijn ontwerpwerkprogramma voor 2013 de instelling van een openbaar register van documenten zou opnemen en dat het van plan was in zijn volgende uitgave van zijn jaarlijks gepubliceerde algemeen activiteitenverslag een verslag op te nemen over de gevallen waarin het weigerde toegang tot documenten te verlenen.

Met betrekking tot suggestie **b.** heeft het EWDD de aandacht gevestigd op de privacyverklaring die is gepubliceerd op zijn wervingswebpagina[\[6\]](#_ftn6 ""){#_ftnref6}, waarin wordt verklaard dat sollicitanten "op*schriftelijk verzoek toegang hebben tot de namen van de leden van het selectiecomité die voor de betrokken selectieprocedure zijn benoemd ...".*

Wat suggestie**c.** betreft, verwees het EWDD naar zijn nieuwe model voor het aanbestedingsdocument, dat de door de Ombudsman voorgestelde informatie bevat. Het benadrukte ook dat in zijn recente aanbestedingen al expliciet werd aangegeven dat de Europese Ombudsman een mogelijk toetsingsmechanisme vormt in geval van geschillen. Zij wees erop dat in alle aanbestedingen van het EWDD reeds een soortgelijke verklaring was opgenomen met een geraamde waarde van meer dan 60 000 EUR. Het EWDD heeft de Ombudsman verwezen naar de kopie van een aankondiging van opdracht die het bij zijn antwoord had gevoegd en naar zijn webpagina over aanbestedingen[\[7\].](#_ftn7 ""){#_ftnref7}

Met betrekking tot suggestie**d.** heeft het EWDD toegelicht dat het "Interne richtsnoeren voor de uitreisprocedure voor personeel dat het EWDD verlaat" heeft aangenomen, die het ook bij zijn antwoord aan de Ombudsman heeft gevoegd. Hij benadrukte dat deze herziene richtsnoeren voorzien in een verklaringsformulier, dat een verklaring van geen belangenconflict bevat, en in geactualiseerde schriftelijke procedures voor de behandeling en afsluiting van dergelijke verklaringen.

Het EWDD sprak de hoop uit dat de bovenstaande ontwikkelingen aan de verwachtingen van de Ombudsman voldoen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman
--------------------------------------

### Beoordeling door de Ombudsman

**7.** Wat suggestie **a.** betreft, is de Ombudsman van mening dat het EWDD volledig aan die suggestie heeft voldaan.

Wat suggestie **b.** betreft, is de praktijk van het EWDD om kandidaten op schriftelijk verzoek de namen van de juryleden mee te delen, niet onverenigbaar met de suggestie van de Ombudsman, ook al zou de bekendmaking idealiter openbaar moeten zijn en niet beperkt moeten blijven tot kandidaten die daar uitdrukkelijk om vragen. Niettemin merkt de Ombudsman op dat de kwestie van de openbaarmaking van de namen van de juryleden een aantal vragen heeft opgeroepen in het kader van zijn bezoeken aan de verschillende agentschappen. Sommige agentschappen hebben de Ombudsman om advies gevraagd over de beste aanpak die in dit verband kan worden gevolgd[\[8\].](#_ftn8 ""){#_ftnref8} De Ombudsman is derhalve van mening dat de beste manier om vooruitgang te boeken is een onderzoek op eigen initiatief in te stellen met betrekking tot de openbaarmaking van de namen van de juryleden. Met het oog op het onderwerp zal de Ombudsman in zijn onderzoek alle EU-agentschappen opnemen, en dus ook het EWDD.

Met betrekking tot suggestie **c.** merkt de Ombudsman op dat het EWDD in de bij zijn antwoord gevoegde aankondiging van opdracht, alsook in de "*specificaties* " betreffende andere aanbestedingen die beschikbaar zijn op zijn aanbestedingswebsite, onder de titel "*Beroepsprocedure "* verwijst naar zowel het Gerecht van de Europese Unie, dat wordt aangeduid als het "*orgaan dat verantwoordelijk is voor beroepsprocedures* ", als de Europese Ombudsman, dat wordt aangeduid als het "*orgaan dat verantwoordelijk is voor bemiddelingsprocedures*". Het verheugt de Ombudsman dat het EWDD nu expliciet verwijst naar de Europese Ombudsman als een mogelijk mechanisme voor geschillenbeslechting in de documenten die het ter beschikking stelt van inschrijvers. Hij zou het echter op prijs stellen als de gebruikte formulering zodanig zou worden gewijzigd dat de Ombudsman wordt aangeduid als een alternatief voor de rechtbanken. Hoewel de Europese Ombudsman ernaar streeft vriendschappelijke oplossingen te vinden voor de geschillen die in de bij hem ingediende klachten zijn uiteengezet, is hij niet "bemiddeld" in de strikte zin van het woord "bemiddeling".

Wat suggestie **d.** betreft, heeft de Ombudsman de "Interne richtsnoeren voor de uittredingsprocedure voor personeelsleden die het EWDD verlaten" van 27 augustus 2012 onderzocht. Hij merkt op dat het EWDD het personeel in deze richtsnoeren duidelijk informeert over de verplichtingen die het Statuut oplegt aan het personeel dat de dienst verlaat[\[9\].](#_ftn9 ""){#_ftnref9} Evenzo wordt in het document "Verklaring en ontvangstbevestiging \[betreffende\] de wettelijke verplichtingen van de personeelsleden van het EWDD bij vertrek" uitdrukkelijk verwezen naar de relevante bepalingen van het Statuut die van toepassing zijn op personeelsleden die het Centrum verlaten, namelijk met betrekking tot belangenconflicten[\[10\].](#_ftn10 ""){#_ftnref10} Voorts bevat de nota van het EWDD waarin de aandacht wordt gevestigd op de "statutaire verplichtingen van de personeelsleden van het EWDD bij vertrek", die eveneens bij het antwoord van het Centrum is gevoegd, aanvullende toelichtingen met betrekking tot de verplichtingen van de personeelsleden bij hun vertrek uit het Centrum[\[11\]](#_ftn11 ""){#_ftnref11}, en zijn de desbetreffende bepalingen van het Statuut die op hen van toepassing zijn volledig overgenomen[\[12\]](#_ftn12 ""){#_ftnref12}. De Ombudsman acht deze initiatieven bevredigend.

### Conclusie

Op basis van zijn onderzoek sluit de Ombudsman het af met de volgende conclusie:

**De Ombudsman is ingenomen met de uitvoering door het EWDD van de suggesties die na zijn bezoek aan het Centrum zijn gedaan. De Ombudsman zou het echter op prijs stellen als de formulering in de aankondigingen van opdrachten en de specificaties voor inschrijvers van het EWDD zodanig zou worden gewijzigd dat de Europese Ombudsman wordt aangeduid als een alternatief voor de rechtbanken.**

**De Ombudsman merkt op dat de bekendmaking van de namen van de juryleden een aantal vragen heeft doen rijzen in het kader van zijn bezoeken aan de verschillende agentschappen. Sommige agentschappen hebben de Ombudsman om advies gevraagd over de beste aanpak die in dit verband kan worden gevolgd** [\[13\].](#_ftn13 ""){#_ftnref13}**De Ombudsman zal op eigen initiatief een onderzoek instellen naar de bekendmaking van de namen van de juryleden en, met het oog op het onderwerp, zal hij ook het EWDD bij zijn onderzoek betrekken.**

De directeur van het EWDD zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 27.5.2013  

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Informatie over eerdere bezoeken aan de EU-agentschappen is beschikbaar op de volgende pagina van de website van de Ombudsman: [www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces)  
[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad van 8 februari 1993 tot oprichting van een Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (PB L 36, blz. 1).  
[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Verordening (EG) nr. 1920/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 betreffende het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (herschikking), PB L 376, blz. 1.  
[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} Voor een meer gedetailleerd verslag van het bezoek en de bevindingen en suggesties van de Ombudsman, zie het verslag van de Europese Ombudsman na zijn bezoek aan het Europees Centrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) - OI/12/2011/(JSA)JF, beschikbaar op: [http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/12414/html.bookmark](/nl/activities/visitreport.faces/nl/12414/html.bookmark)  
[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145, blz. 43).  
[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} <http://www.emcdda.europa.eu/about/jobs>  
[\[7\]](#_ftnref7 ""){#_ftn7} <http://www.emcdda.europa.eu/about/procurement>  
[\[8\]](#_ftnref8 ""){#_ftn8} Zie bijvoorbeeld de follow-up van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging naar aanleiding van het verslag van de Europese Ombudsman (OI/11/2012/ANA), beschikbaar op:

[http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49236/html.bookmark](/nl/activities/visitreport.faces/nl/49236/html.bookmark)  
[\[9\]](#_ftnref9 ""){#_ftn9} "\[S\]*leden hebben een levenslange geheimhoudingsplicht, zelfs nadat zij hun relatie met het EWDD hebben beëindigd. Dit geldt voor alle informatie die onder het beroepsgeheim valt. Personeelsleden moeten zich na het verlaten van het EWDD integer en discreet gedragen.*

*Bovendien heeft het EWDD, overeenkomstig het Statuut, het recht om beperkingen op te leggen aan de aanstelling nadat personeelsleden het EWDD hebben verlaten \[...\]. Om aan het genoemde artikel te voldoen en om het risico van een conflict met de legitieme belangen van het EWDD te beoordelen, verbinden personeelsleden zich ertoe het tot aanstelling bevoegde gezag van het EWDD in kennis te stellen van alle elementen die verband houden met de activiteit die zij voornemens zijn te ontplooien na het verlaten van het EWDD. Het tot aanstelling bevoegde gezag kan, rekening houdend met het belang van de dienst, het personeelslid verbieden de dienst te verrichten of zijn goedkeuring verlenen onder de voorwaarden die het passend acht.*

*Personeelsleden die het EWDD verlaten, mogen de vaardigheden gebruiken die zij tijdens hun dienstverband bij het EWDD hebben verworven, mits dit geen afbreuk doet aan hun geheimhoudingsplicht. Dit is met name bedoeld om inbreuken op de vertrouwelijkheid te voorkomen die het algemeen belang, de belangen van het EWDD of de EU-instellingen en de lidstaten zouden schaden.*  
[\[10\]](#_ftnref10 ""){#_ftn10} "Ondergetekende*verklaart dat:*

*- Ik ben in kennis gesteld van de bepalingen betreffende de verantwoordelijkheden van de personeelsleden en met name van de artikelen 16, 17, 17 bis, 19 en 86 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en ik verklaar mij ertoe te verbinden deze na te leven.*

*Met name en in overeenstemming met artikel 16 zal ik het EWDD in kennis stellen van alle al dan niet bezoldigde activiteiten die ik voornemens ben te ontplooien binnen twee jaar na beëindiging van de dienst van het EWDD. Ik neem er ook nota van dat, indien deze activiteit verband houdt met de werkzaamheden die ik gedurende de laatste drie dienstjaren heb verricht en zou kunnen leiden tot een conflict met de legitieme belangen van het EWDD, het tot aanstelling bevoegde gezag van het EWDD, rekening houdend met het belang van de dienst, mij kan verbieden deze te verrichten of zijn goedkeuring kan verlenen onder de voorwaarden die het passend acht."*  
[\[11\]](#_ftnref11 ""){#_ftn11} "Bij*het verlaten van het EWDD dient uw aandacht te worden gevestigd op bepaalde verplichtingen die zijn vastgelegd in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, alsmede op de regels die van toepassing zijn op andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, verplichtingen die op u betrekking hebben en die u dient na te leven. Het betreft de artikelen 17, 17 bis, 19 en 86 van genoemde verordening.*

*In geval van schending van de verplichtingen kunnen de gevolgen de gevolgen zijn die zijn opgesomd in artikel 86 van de verordening.*

*Na beëindiging van de dienst blijft u verplicht om zich integer en discreet te gedragen bij de aanvaarding van bepaalde afspraken of voordelen (artikel 16 van de verordening).*

*Nadat u het EWDD hebt verlaten, moet u zeer discreet zijn met alle informatie die u tijdens de uitvoering van uw taken bent tegengekomen; u mag in geen geval documenten of informatie die niet eerder openbaar zijn gemaakt, bekendmaken aan een onbevoegde persoon (artikel 17 van de verordening).*

*Bovendien mag u zonder toestemming van het EWDD, ongeacht de omstandigheden, voor gerechtelijke procedures geen informatie openbaar maken die u tijdens de uitvoering van uw taken bent tegengekomen. Deze regels zijn echter niet van toepassing op een ambtenaar/ambtenaar die als getuige optreedt bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen. In het geval van een gevolmachtigde of gewezen gevolmachtigde van de drie Europese Gemeenschappen (artikel 19 van de verordening)."*  
[\[12\]](#_ftnref12 ""){#_ftn12} Namelijk de artikelen 16, 17, 17 bis, 19 en 86.  
[\[13\]](#_ftnref13 ""){#_ftn13} Zie bijvoorbeeld de follow-up van het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging naar aanleiding van het verslag van de Europese Ombudsman (OI/11/2012/ANA), waarnaar in voetnoot 8 wordt verwezen.