Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman [1]

De achtergrond van het bezoek

1. De Europese Ombudsman heeft in mei 2011 een programma van bezoeken aan de EU-agentschappen gelanceerd om goed bestuur te bevorderen en beste praktijken tussen deze EU-entiteiten uit te wisselen. Deze bezoeken worden formeel uitgevoerd op basis van de bevoegdheid van de Ombudsman om op eigen initiatief onderzoeken uit te voeren op grond van artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Zij bieden de Ombudsman en de agentschappen de gelegenheid een constructieve dialoog aan te gaan om een administratieve cultuur van dienstverlening aan de burgers te bevorderen en te versterken [2].

2. Bij brief van 30 januari 2012 deelde de Ombudsman Cedefop mee dat hij in het kader van zijn programma van bezoeken aan agentschappen had besloten het Centrum op 22 februari 2012 te bezoeken.

3. Cedefop is opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad van 10 februari 1975 tot oprichting van een Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding [3], laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2051/2004 van de Raad [4]. Het heeft tot taak de ontwikkeling van Europees beleid inzake beroepsonderwijs en -opleiding te ondersteunen en bij te dragen tot de uitvoering ervan. De strategische doelstelling is de Europese samenwerking te versterken en de Commissie, de lidstaten en de sociale partners te ondersteunen bij het ontwerpen en uitvoeren van beleid voor een aantrekkelijk beroepsonderwijs en -opleiding dat excellentie en sociale inclusie bevordert. Cedefop heeft tot taak: geselecteerde documentatie en analyses van gegevens samen te stellen; bijdragen tot de ontwikkeling en coördinatie van onderzoek; informatie te exploiteren en te verspreiden; gezamenlijke benaderingen van problemen op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding aan te moedigen; een forum bieden voor debat en uitwisseling van ideeën.

4. Een ontwerpagenda met de specifieke kwesties die de Ombudsman wenste te bespreken, werd naar Cedefop gestuurd. Bovendien deelde de Ombudsman Cedefop mee dat hij, in antwoord op een toezegging die hij had gedaan naar aanleiding van een verzoek van de Vergadering van personeelscomités van het Agentschap (AASC), tijdens zijn bezoek ook een ontmoeting zou hebben met het personeelscomité van Cedefop. Bij gebrek aan een gekozen personeelscomité ontving de Ombudsman een verzoek om een vergadering van vertegenwoordigers van een vakbond in Cedefop, VS-Cedefop. De Ombudsman stemde ermee in de vakbondsvertegenwoordigers te ontmoeten. 

Het bezoek

5. De vergadering met de directie van Cedefop vond plaats op 22 februari 2012. Het begon met een korte presentatie door de waarnemend directeur, die de Ombudsman algemene informatie verschafte over Cedefop, zijn opdracht en organisatie. Op zijn beurt verduidelijkte de Ombudsman dat zijn bezoeken formeel worden uitgevoerd op basis van zijn bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. Hij wijst erop dat een onderzoek op eigen initiatief onder meer inhoudt dat de gebruikelijke procedurele waarborgen met betrekking tot dergelijke onderzoeken van toepassing zijn. Deze omvatten het recht van het agentschap om de Europese Ombudsman te verzoeken informatie en documenten vertrouwelijk te behandelen [5]. Na deze eerste presentaties gaven de hoofden van de verschillende eenheden presentaties om antwoorden te geven op de vragen die de Ombudsman in zijn brief van 30 januari 2012 had gesteld. Er werden ook een PowerPoint-presentatie en ondersteunende documenten aan de Ombudsman verstrekt.

6. De volgende onderwerpen vormden het onderwerp van discussie tussen de Ombudsman en de directie van Cedefop:

• Naleving van de Code van goed administratief gedrag en ethische normen
• Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht
• Selectie en werving
• Inschrijvingen
• Belangenconflicten
• Ontbreken van een personeelscomité

7. Na de vergadering met het management had de Ombudsman een ontmoeting met twee vertegenwoordigers van US-Cedefop. De vakbond stelde de kwestie aan de orde van het ontbreken van een personeelscomité en van problemen in de informatiestroom van het management naar het personeel. Zij wezen erop dat het personeel van Cedefop niet op de hoogte was gebracht van het bezoek van de Ombudsman. Zij stelden ook vragen over de toegang tot documenten en de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/20001. 

Bevindingen en suggesties van de Ombudsman na het bezoek

8. Op 27 april 2012 zond de Ombudsman Cedefop een verslag met zijn bevindingen van het bezoek en de volgende suggesties [6]:

a) Naast zijn toezeggingen om een speciale pagina voor verzoeken om toegang tot documenten te creëren en een jaarverslag over de behandeling van dergelijke verzoeken op te stellen, zou Cedefop kunnen overwegen formele procedures vast te stellen voor de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten. Dergelijke procedures moeten zowel initiële verzoeken als confirmatieve verzoeken omvatten. Op die manier zou Cedefop de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen kunnen naleven. De deelname van de juridisch adviseur aan de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten zou het meest geschikt en raadzaam zijn. De Ombudsman voegde daaraan toe dat hij Cedefop graag zou bijstaan bij het verstrekken van verdere opleiding over de toegang tot documenten en de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

b) De Ombudsman moedigde Cedefop aan om ten minste de homepage van zijn website en informatie over zijn functies en taalbeleid in alle 23 talen van het Verdrag beschikbaar te stellen. Door burgers die de website in hun eigen taal bezoeken te begroeten en hun de functies ervan uit te leggen, toont Cedefop duidelijk aan dat het erkent dat alle burgers van de Europese Unie een legitiem belang hebben bij zijn werk.

c) Met het oog op een verdere verbetering van de informatie die aan de kandidaten in selectieprocedures wordt verstrekt, moedigde de Ombudsman Cedefop aan de kandidaten te informeren over alle mogelijkheden waarover zij beschikken om een besluit tot uitsluiting van een vergelijkend onderzoek aan te vechten. De mogelijkheden tot externe betwisting zijn het recht om een klacht in te dienen bij de Ombudsman en het recht om een beroep tot nietigverklaring in te stellen bij de rechterlijke instanties van de EU.

d) De Ombudsman stelde voor dat Cedefop zijn standpunt over de bekendmaking van de namen van de juryleden zou heroverwegen. 

e) Cedefop zou kunnen overwegen inschrijvers te informeren over de mogelijkheid om verhaal te halen door een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

f) De Ombudsman moedigde Cedefop aan alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat een personeelscomité zou worden gekozen om de belangen van het personeel te behartigen.

Follow-up door Cedefop van de suggesties van de Ombudsman

9. Op 18 juli 2012 heeft Cedefop haar actieplan voor de follow-up van de suggesties van de Ombudsman toegezonden.

10. Het Cedefop heeft de Ombudsman met name meegedeeld dat het voornemens is op zijn website een speciaal gedeelte te creëren voor verzoeken om toegang tot documenten. De webpagina, die beschikbaar zal zijn in het Engels, Duits en Frans, zal onmiddellijk toegang bieden tot de "meest gevraagde documenten" van Cedefop en zal een aanvraagformulier bevatten dat kan worden gebruikt in gevallen waarin het gevraagde document niet online beschikbaar is. Verzoeken die juridisch advies nodig hebben om te worden beantwoord, worden doorgestuurd naar de juridisch adviseur. Het Agentschap heeft zich er ook toe verbonden jaarlijks een verslag te publiceren over zijn behandeling van verzoeken om toegang tot documenten.

11. Cedefop deelde de Ombudsman mee dat het vanaf augustus 2012 voornemens was de statische informatie van zijn officiële website, zoals informatie over zijn opdracht en zijn belangrijkste werkterreinen, alsook het navigatiemenu, in het Engels, Duits en Frans beschikbaar te stellen. In het kader van een mogelijke migratie naar een nieuwe technologische oplossing voor haar webportaal heeft zij zich er ook toe verbonden de mogelijkheid te onderzoeken van een meertalige website met informatie in de 23 officiële talen. Wegens budgettaire beperkingen kon dit project echter niet vóór 2014 van start gaan.

12. Cedefop voegde daaraan toe dat het vanaf juli 2012 zowel gegadigden in selectieprocedures als afgewezen inschrijvers begon te informeren over hun recht om een klacht in te dienen bij de Ombudsman en wees erop dat een verklaring in die zin nu in alle relevante documenten en mededelingen is opgenomen. Cedefop handhaafde zijn standpunt om de namen van de juryleden niet bekend te maken.

13. Tot slot deelde zij de Ombudsman mee dat na de verkiezingen op 12 juni 2012 een nieuw personeelscomité zijn verantwoordelijkheden op zich nam.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

14. De Ombudsman is ingenomen met de constructieve aanpak en bereidheid van Cedefop om de meeste van zijn suggesties uit te voeren. Hij stelt met name met voldoening vast dat Cedefop zijn suggesties met betrekking tot het verstrekken van informatie aan inschrijvers en gegadigden in personeelsselectieprocedures reeds heeft uitgevoerd. In dit verband merkt hij op dat de kennisgevingen van vacatures die onlangs op de website van Cedefop zijn gepubliceerd, informatie bevatten over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Ombudsman, onder het kopje "beroepsprocedures". Hij vertrouwt erop dat soortgelijke informatie is opgenomen in de brieven aan afgewezen inschrijvers.

15. De Ombudsman is ook ingenomen met de proactieve aanpak van Cedefop met betrekking tot de toegang tot documenten. Zoals de Ombudsman herhaaldelijk heeft benadrukt, vereist goed bestuur dat het recht van toegang van het publiek tot documenten aldus wordt begrepen dat het niet alleen betrekking heeft op de noodzaak voor de instellingen, organen en instanties van de EU om verzoeken om toegang van het publiek tot documenten correct te behandelen, maar ook op de eis dat informatie en documenten gemakkelijk en proactief ter beschikking van het publiek worden gesteld [7]. De toezegging van Cedefop om rechtstreekse toegang te verlenen tot een aantal documenten waarvan is vastgesteld dat zij van belang zijn voor het publiek, is zeer welkom.  

16. De Ombudsman is ook ingenomen met de toezeggingen van Cedefop met betrekking tot zijn taalbeleid. Hij verheugt zich over de inspanningen van het Agentschap om de homepage van zijn website in alle 23 officiële talen beschikbaar te maken. Het standpunt van de Ombudsman is dat het, wat de externe communicatie van de Europese instellingen met de burgers betreft, ideaal zou zijn dat het materiaal dat voor dergelijke doeleinden is bestemd, in alle officiële talen wordt gepubliceerd. Om die externe communicatie doeltreffend te laten zijn, is het noodzakelijk dat de burgers de informatie begrijpen die hun door de instellingen wordt verstrekt [8].  

17. Aangezien hij de rol van personeelscomités als het belangrijkste formele communicatiekanaal tussen het management en het personeel van groot belang acht, is de Ombudsman bovendien ingenomen met het nieuws over de verkiezing van een personeelscomité.

18. Wat de openbaarmaking van de namen van de juryleden betreft, betoogde Cedefop tijdens het bezoek van de Ombudsman dat niet-openbaarmaking tot doel heeft de juryleden te beschermen tegen druk van buitenaf. Zij verzocht de Ombudsman rekening te houden met de geringe omvang en de ligging van het bureau. Zij merkte op dat haar personeelsleden zouden aarzelen om deel te nemen aan jury's indien hun namen bekend zouden worden gemaakt.

19. In zijn verslag van 27 april 2012 naar aanleiding van het bezoek heeft de Ombudsman deze argumenten zorgvuldig onderzocht en er als volgt op gereageerd.

31. Wat betreft het beleid van Cedefop om de namen van de juryleden niet bekend te maken, herinnert de Ombudsman eraan dat volgens vaste rechtspraak het geheim van de beraadslagingen en werkzaamheden van de jury's is ingevoerd om de onafhankelijkheid van deze jury's en de objectiviteit van hun werkzaamheden te waarborgen, door hen te beschermen tegen elke inmenging en druk van buitenaf. De Ombudsman heeft zich steeds op het standpunt gesteld dat het recht om de individuele standpunten van de juryleden geheim te houden, echter niet hetzelfde is als het geheimhouden van hun identiteit [10].

32. De Ombudsman merkt op dat de opvattingen van de instellingen over het juiste evenwicht tussen openheid en de legitieme behoefte aan vertrouwelijkheid bij de werkzaamheden van de jury’s zijn geëvolueerd in de richting van meer aandacht voor openheid [11]. Hij herinnert eraan dat zowel EPSO als de Commissie een vaste praktijk hebben, waarbij zij de namen van de juryleden bekendmaken. Volgens de Ombudsman garandeert een dergelijke praktijk transparantie in de selectieprocedures, draagt zij bij tot het opbouwen en in stand houden van het vertrouwen van het publiek in de instellingen, organen en instanties van de EU en verzekert zij de kandidaten dat de selectieprocedure niet is aangetast door belangenconflicten.

20. Het antwoord van Cedefop op de suggesties van de Ombudsman ging niet in op de bovenstaande punten. Het Agentschap herhaalde slechts dat het er de voorkeur aan geeft de namen van de juryleden niet bekend te maken.

21. De Ombudsman betreurt het standpunt van het Agentschap en is van mening dat, wat betreft de kwestie van de bekendmaking van de namen van de juryleden, het optreden van Cedefop, dat wil zeggen zowel het verzuim om de argumenten van de Ombudsman over deze kwestie aan te pakken als het antwoord zelf, blijk geeft van een onwil om een constructieve dialoog met de Ombudsman aan te gaan op een manier die bevorderlijk is voor het koesteren en versterken van een administratieve cultuur van dienstverlening aan de burgers.

22. De Ombudsman heeft de inhoudelijke vraag derhalve verder onderzocht en handhaaft de in punt 15 hierboven aangehaalde analyse. Bovendien wijst de Ombudsman erop dat ieder lid van het publiek dat met een ambtenaar te maken heeft, het recht heeft de naam van die ambtenaar te kennen. Dit is een fundamenteel beginsel van behoorlijk bestuur. Een administratie zonder gezicht en naam is vervreemdend [12]. Bovendien is het geheimhouden van de standpunten van de juryleden niet hetzelfde als het geheimhouden van hun identiteit. De eerste beschermt de juryleden tegen druk van buitenaf, terwijl de tweede bijdraagt tot een klimaat van geheimhouding en wantrouwen.

23. De Ombudsman merkt ook op dat de bekendmaking van de namen van de leden van de jury's gepaard gaat met de verwerking van persoonsgegevens door de betrokken instelling, het betrokken orgaan of de betrokken instantie van de EU en derhalve leidt tot de toepasselijkheid van Verordening (EG) nr. 45/2001. De Ombudsman gaat ervan uit dat openbaarmaking van de namen verenigbaar zou zijn met het recht op gegevensbescherming, mits de betrokken instelling aan een aantal wettelijke vereisten voldoet. Deze omvatten i) de vaststelling van een besluit waarin de rechtsgrondslag, het doel en de modaliteiten van een dergelijke openbaarmaking worden gespecificeerd en ii) het waarborgen van de bescherming van de rechten van de betrokkene, met inbegrip van het recht om vooraf duidelijke en volledige informatie over de openbaarmaking te ontvangen en het recht om bezwaar te maken uit hoofde van artikel 18 van de verordening [13].

24. In het licht van het bovenstaande doet de Ombudsman een ontwerpaanbeveling aan Cedefop, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

De ontwerpaanbeveling

Op basis van bovenstaande bevindingen doet de Ombudsman het Cedefop de volgende ontwerpaanbeveling:

Om de transparantie van de selectieprocedures te waarborgen, moet het Cedefop een nieuw beleid vaststellen dat het in staat stelt de namen van de juryleden openbaar te maken op een wijze die in overeenstemming is met de regels inzake gegevensbescherming.

Het Cedefop zal van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld.  Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman brengt het Cedefop uiterlijk op 31 januari 2013 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het uitvoerig gemotiveerde advies kan bestaan uit de aanvaarding van de ontwerpaanbeveling en een beschrijving van de wijze waarop deze is uitgevoerd.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 17.10.2012