De heer Geert Dancet Uitvoerend Directeur Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) Postbus 400 Annankatu 18 FIN-00121 Helsinki FINLANDE

 

Straatsburg, 17.09.2012

Bezoek van het Agentschap OI/12/2012/EIS – Bezoek aan het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA)

Geachte heer Dancet,

In mei 2011 heb ik een programma van bezoeken aan EU-agentschappen gelanceerd, met als doel beste praktijken in hun betrekkingen met burgers in kaart te brengen en te verspreiden. Ik heb in eerste instantie drie "proefbezoeken" gebracht aan de EU-agentschappen in het Verenigd Koninkrijk, namelijk de Europese Bankautoriteit, het Europees Geneesmiddelenbureau en de Europese Politieacademie. Vervolgens heb ik op 1 juni 2011 een ontmoeting gehad met de hoofden van alle EU-agentschappen in Brussel en de gelegenheid gehad hen meer in detail met dit initiatief vertrouwd te maken. In oktober en november 2011 bezocht ik respectievelijk het Europees Milieuagentschap in Kopenhagen, het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving en het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid in Lissabon. In februari 2012 bezocht ik het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding in Thessaloniki en in mei bezocht ik de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden in Dublin. In juni 2012 bezocht ik Eurojust en Europol in Den Haag en het Europees Comité voor systeemrisico's in Frankfurt. Tot slot heb ik in juli 2012 een bezoek gebracht aan het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (ENISA) in Iraklion, Kreta. Informatie over mijn eerdere bezoeken aan de EU-agentschappen is beschikbaar op de volgende pagina van mijn website:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ik zal op 5 oktober 2012 in Helsinki zijn en zou van deze gelegenheid gebruik willen maken om ECHA te bezoeken en zou graag relevante leden van het managementteam van het Agentschap ontmoeten. Gezien de aard van een dergelijk bezoek lijkt het passend mij tot u als uitvoerend directeur van ECHA te richten. Om u te helpen bij de voorbereiding van wat ik zeker weet dat een nuttige en constructieve gedachtewisseling zal blijken te zijn, voeg ik bij deze brief een bijlage met a) het ontwerpprogramma voor onze vergadering en b) informatie over de procedurele aspecten van dit soort bezoeken.

Ik merk op dat, na informele contacten tussen onze kantoren, vrijdag 5 oktober 2012 (9.30 - 12.30 uur) is overeengekomen als een voor beide partijen geschikte datum voor onze vergadering, waarop, naar ik begrijp, uw adjunct-directeur, de heer Jukka Malm, bij uw afwezigheid het management van ECHA zal vertegenwoordigen.

Tijdens mijn bezoek aan ECHA zal ik worden vergezeld door mevrouw Eija Salonen, juridisch medewerker, die zal optreden als contactpersoon voor de organisatorische aspecten van onze vergadering. Haar contactgegevens zijn: [e-mail], tel.: + 33 3 88 17 24 29. Uit de informele contacten tussen onze kantoren begrijp ik ook dat mevrouw Minna Heikkilä van uw Agentschap zal fungeren als contactpersoon bij ECHA die contact zal onderhouden met mevrouw Salonen voor alle noodzakelijke voorbereidingen.

Houd er rekening mee dat ik na onze vergadering ook het personeelscomité van ECHA wil ontmoeten. Dit volgt op een verzoek van de Vergadering van personeelscomités van het Agentschap (AASC) dat ik systematisch vergader met de personeelscomités van de EU-agentschappen die ik bezoek in het kader van onderzoeken op eigen initiatief.

Ik wil u nogmaals bedanken voor het feit dat u ermee instemt dit bezoek te organiseren, en kijk ernaar uit om (in uw afwezigheid) uw adjunct-directeur en uw collega's te ontmoeten en met u allen samen te werken in wat naar ik weet vruchtbare gedachtewisselingen zullen zijn over de verschillende kwesties die in de ontwerpagenda voor onze vergadering zijn opgenomen. Verder wil ik het management van ECHA bedanken voor het organiseren van de praktische aspecten van mijn vergadering met het personeelscomité van het Agentschap.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos Diamandouros

Aanhangsel: 1

BIJLAGE: Procedurele aspecten en ontwerpagenda van het bezoek

Betreffende de procedurele aspecten

De bezoeken van de Europese Ombudsman worden formeel uitgevoerd op basis van zijn bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. De correspondentie met betrekking tot dit bezoek zal daarom voorzien zijn van een registratiereferentienummer voor dergelijke onderzoeken op eigen initiatief (OI/12/2012/EIS). De Ombudsman zou het op prijs stellen als ECHA dit referentienummer zou kunnen vermelden in zijn correspondentie over het bezoek.

Een onderzoek op eigen initiatief houdt onder meer in dat de gebruikelijke procedurele waarborgen met betrekking tot dergelijke onderzoeken van toepassing zijn. Deze omvatten het recht van het agentschap om de Europese Ombudsman te verzoeken informatie en documenten vertrouwelijk te behandelen - zie de artikelen 5.1, 5.2 en 14.2 van de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

De Ombudsman informeert het te bezoeken agentschap niet alleen over de kwesties die hij voornemens is aan de orde te stellen, maar kan het ook vragen om vooraf bepaalde relevante informatie en/of documenten te verstrekken.

Na elk bezoek stelt de Ombudsman het agentschap schriftelijk in kennis van zijn bevindingen. Indien hij specifieke suggesties doet, zal hij het agentschap normaliter verzoeken hem op de hoogte te stellen van eventuele vervolgmaatregelen die het voornemens is te nemen. Afhankelijk van het antwoord van het agentschap zal de Ombudsman overwegen het onderzoek af te sluiten of verdere stappen te ondernemen, bijvoorbeeld door formele aanbevelingen te doen.

De voorbereidende brief voor dit bezoek en deze bijlage zullen op de website van de Europese Ombudsman worden gepubliceerd. Indien de Ombudsman na zijn bezoek besluit suggesties aan het Agentschap te doen, zal de mededeling met dergelijke suggesties ook op die pagina worden gepubliceerd, evenals het antwoord van het Agentschap, eventuele verdere correspondentie en de definitieve schriftelijke conclusies van de Ombudsman. Deze uitwisselingen zullen verschijnen op de volgende pagina van de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Betreffende de agendapunten

 Met betrekking tot de inhoud van het bezoek van 5 oktober 2012 wil de Europese Ombudsman de volgende thema's bespreken:

• de beginselen van de openbare dienst;
• de eerste contacten van ECHA met het publiek;
• Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht ;
• aanwerving;
• Inschrijvingen en contracten;
• belangenconflicten; en
• Klokkenluiden.

De specifieke kwesties die de Ombudsman onder elk thema zou willen behandelen, zijn de volgende:

1.De beginselen van de openbare dienst

Op 10 juli 2012 heb ik ECHA in kennis gesteld van de publicatie van vijf beginselen van openbare dienstverlening die als leidraad moeten dienen voor het gedrag van EU-ambtenaren. Ik zou graag vernemen of het Agentschap stappen heeft ondernomen of van plan is te ondernemen om a) ervoor te zorgen dat alle personeelsleden op de hoogte worden gebracht van de beginselen en b) de beginselen op zijn website beschikbaar te stellen, zodat het publiek ervan in kennis wordt gesteld dat het Agentschap ze onderschrijft.

2. Eerste contacten met het publiek

Een van de fundamentele taken van de Ombudsman is ervoor te zorgen dat de EU-administratie open, servicegericht en efficiënt omgaat met contacten met burgers. De relevante basisbeginselen zijn vastgelegd in de Europese Code van Goed Administratief Gedrag (ECGAB). Het probleem blijft belangrijk in onze dagelijkse werkzaamheden, wat erop wijst dat de EU-administratie op dit gebied nog steeds voor een aantal uitdagingen staat. In voorkomend geval probeert de Europese Ombudsman snel een oplossing te vinden voor klachten die betrekking hebben op klachten over de eerste contacten van een burger met de administratie. Meestal betekent dit dat mijn diensten telefonisch contact opnemen met de betreffende persoon.

Ik heb begrepen dat alle EU-agentschappen ermee hebben ingestemd de Europese code van goed administratief gedrag aan te nemen tijdens een bijeenkomst van de hoofden van de agentschappen in oktober 2008 in Lissabon. Ik heb op de website van ECHA een link gevonden naar zijn eigen code van goed administratief gedrag [1] (hierna "de ECHA-code" genoemd). Op het eerste gezicht lijkt de ECHA-code voornamelijk de beginselen van de Europese code van goed administratief gedrag (ECGAB) weer te geven. In de ECHA-code ontbreekt echter bijvoorbeeld een verwijzing naar de Ombudsman met betrekking tot de bepaling die overeenkomt met artikel 19 van de ECGAB (vermelding van de beroepsmogelijkheden). In dit verband zou ik het op prijs stellen als ECHA zou kunnen verduidelijken hoe het de relatie tussen de twee codes ziet en of het voornemens is ook de ECGAB op zijn website te publiceren. Ik zou ook graag meer willen weten over hoe ECHA ervoor zorgt dat het personeel van ECHA de beginselen van de code naleeft. Ik heb geen verwijzingen naar deze kwestie op de website van ECHA kunnen vinden en zou daarom dankbaar zijn voor een presentatie over dit onderwerp.

3. Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht

De Europese Ombudsman hecht ook veel belang aan het bevorderen van transparantie en het vergroten van de verantwoordingsplicht in de EU-administratie. Dit vereiste komt onder meer tot uiting in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, waarin de Ombudsman uitdrukkelijk als toetsingsinstantie wordt genoemd. Het komt ook tot uiting in de uitgebreide onderzoeksbevoegdheden van de Ombudsman, die ons in staat stellen de feiten en kwesties die in onze onderzoeken aan de orde worden gesteld, grondig te verduidelijken.

Ik zou het dan ook op prijs stellen meer te weten te komen over de volgende kwesties:

a) Ik merk op dat de website van ECHA een hoofdstuk bevat over de toegang tot documenten die in het bezit zijn van het agentschap. Ik zou echter graag willen weten hoe ECHA in de praktijk omgaat met verzoeken om toegang van het publiek tot documenten. Wat zijn de regels, richtsnoeren en/of praktische regelingen voor de behandeling van dergelijke verzoeken? Geef voorbeelden, zoals de belangrijkste correspondentie bij de behandeling door het Agentschap van de laatste drie verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die zijn behandeld in het kader van de desbetreffende ECHA-regels en/of Verordening (EG) nr. 1049/2001. (De inhoud van de besluiten van ECHA in deze voorbeelden zal niet worden onderzocht, aangezien dit niet het doel van dit bezoek is.)

b) Stelt ECHA een (intern of extern) jaarverslag op over de wijze waarop het omgaat met de toegang van het publiek tot documenten?

c) Werkt ECHA een openbaar register in de zin van artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 of is het voornemens dit te doen?

d) ECHA verwerkt een enorme hoeveelheid informatie en gegevens. De website is gebruiksvriendelijk en bevat een grote hoeveelheid gegevens, publicaties en informatie over de belangrijkste activiteiten van ECHA. Verordening 1049/2001 is strikt genomen alleen van toepassing op "documenten". Hoe gaat ECHA om met verzoeken om informatie? Gelieve ons informatie te verstrekken over de feedback die de diensten van ECHA ontvangen van gebruikers en belanghebbenden met betrekking tot de toegang tot informatie.

4. Selectie en werving

Wat de inhoud van de selectie- en aanwervingsbesluiten betreft, volgt de Ombudsman een aanpak die vergelijkbaar is met die van de rechterlijke instanties van de EU. Dit betekent onder meer dat hij de zeer ruime discretionaire bevoegdheden van de administratie bij de selectie van haar personeel erkent.

Wat de procedurele aspecten van selectie en aanwerving betreft, heeft de Ombudsman zeer actief gewerkt aan het vergroten van de transparantie van de aanwerving in de EU. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot meer transparantie met betrekking tot de namen van de juryleden en tot meer gedetailleerde evaluatieformulieren die kandidaten een beter inzicht geven in de wijze waarop zij zijn beoordeeld.

ECHA heeft op zijn website, onder de rubriek "Banen", informatie gepubliceerd over zijn aanwervingsbeleid en zijn aanwervingsprocedures voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten (ECHA heeft momenteel geen vaste ambtenaren). Ik zou graag aanvullende verduidelijking ontvangen over de volgende kwesties:

a) Hoe zorgt ECHA voor een doeltreffende communicatie met kandidaten over de status van hun sollicitaties en/of het resultaat van de selectieprocedure?

b) Zijn de namen van de juryleden bekend bij de kandidaten?  In hoeverre biedt ECHA kandidaten toegang tot de beoordeling van hun sollicitaties?

c) In hoeverre streeft ECHA naar snellere en minder formele middelen om geschillen over selectie- en aanwervingsbesluiten op te lossen dan die waarin artikel 90 van het Statuut voorziet?

d) Deelt ECHA kandidaten in zijn correspondentie systematisch mee dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman, zoals bepaald in artikel 19 van de bovengenoemde Europese Code van goed administratief gedrag en de Code van goed administratief gedrag van ECHA?

5. Inschrijvingen en contracten

Op het niveau van de toetsing worden geschillen met betrekking tot aanbestedingsbesluiten en contractuele relaties meestal door de rechter behandeld. Een aanzienlijk deel van de zaken van de Ombudsman had in de loop der jaren echter ook betrekking op deze gebieden. Met betrekking tot aanbestedingen laat de Ombudsman zich inspireren door de benadering van de Rekenkamer, die erin bestaat de ruime discretionaire bevoegdheid van de administratie bij de beoordeling van de inhoudelijke aspecten van aanbestedingsvoorstellen te erkennen, en tegelijkertijd zorgvuldig na te gaan of zij haar besluiten op geldige en toereikende wijze heeft gemotiveerd en of zij de toepasselijke procedures en informatierechten naar behoren in acht heeft genomen. Met betrekking tot contractuele geschillen beoordeelt de Ombudsman als zodanig niet of er sprake is van contractbreuk. Hij onderzoekt echter grondig of de administratie haar standpunt goed heeft gemotiveerd en kijkt ook naar de billijkheid van de administratieve handelingen of nalatigheden.

Ik merk op dat de website van ECHA een rubriek "Aanbestedingen"bevat. In dit verband zijn mijn vragen:

a) Hoe behandelt ECHA geschillen met betrekking tot deze gebieden?

b) Worden inschrijvers en contractanten ervan in kennis gesteld dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman?

6. Belangenconflicten

Het vermijden van belangenconflicten is een belangrijk aspect van het tweede beginsel van openbare dienstverlening: Integriteit. Belangenconflicten doen zich voor wanneer personen die voor het openbaar bestuur werken, kunnen worden geacht een ongepast persoonlijk belang te hebben bij een aangelegenheid waarmee zij te maken hebben. Dergelijke conflicten moeten op passende wijze worden aangepakt om objectieve besluitvorming te waarborgen en het vertrouwen van het publiek in de overheid te vergroten. Uit recente gebeurtenissen en zaken blijkt dat de EU-administratie niet duidelijk het volle vertrouwen van het publiek in deze kwestie geniet.

Ik merk op dat het ECHA op zijn website, onder de rubriek "Procedures en beleid", zijn beleid voor het beheer van potentiële belangenconflicten [2] en de jaarlijkse belangenverklaringen van de directeuren, managers en andere personeelsleden op hoog niveau van het ECHA heeft gepubliceerd.

In het licht van deze overwegingen zou ik graag willen weten welke verdere concrete maatregelen ECHA toepast om belangenconflicten op de volgende gebieden te voorkomen:

a) Aanwerving van personeel, met inbegrip van leidinggevend personeel

b) Huidige en voormalige personeelsleden, met name met betrekking tot externe activiteiten tijdens en na hun dienst bij het ECHA (zie bijvoorbeeld de artikelen 11, 11 bis, 12 ter en 16 van het Statuut).

7. Klokkenluiden

De artikelen 22 bis en 22 ter van het Statuut worden gewoonlijk "klokkenluidersbepalingen" genoemd. Deze bepalingen hebben een tweeledige structuur, namelijk a) de verplichting om ernstige misstanden te melden aan de eigen instelling van de klokkenluider of, onder bepaalde voorwaarden, aan OLAF, en b) het recht om de zaak ook te melden aan de ambtsdragers van bepaalde andere EU-instellingen, mits aan specifieke vereisten wordt voldaan [3]. De artikelen 22 bis en 22 ter omschrijven de omstandigheden waarin klokkenluiders worden beschermd tegen represailles door de instelling waarvoor zij werken. Volgens artikel 22 bis mag de betrokken instelling geen maatregelen nemen ten nadele van de ambtenaar die de informatie heeft verstrekt, indien hij redelijk en eerlijk heeft gehandeld. Artikel 22 ter breidt deze bescherming uit tot de ambtenaar die verdere informatie verstrekt aan een of meer van de vijf daarin genoemde ambtsdragers, dat wil zeggen aan de voorzitters van het Europees Parlement, de Commissie, de Raad, de Rekenkamer of de Europese Ombudsman.

Ik zou het op prijs stellen als ECHA informatie zou kunnen verstrekken over eventuele regelingen die het heeft getroffen voor interne klokkenluiders en over eventuele ervaringen met klokkenluiders.